6.1 Bijlage 3. advies doorrekening kostprijscalculatiemodel in jaarrekening 2020 BSGR (1910021)

Algemeen bestuur Advies

steller

Leiden

J. van Wijk/R. Vroonland

1 april 2021

Onderwerp Doorrekening jaarcijfers 2020 in kostprijscalculatiemodel Inleiding In de vergadering van het algemeen bestuur van 16 juni 2016 is ingestemd met het invoeren van een zuiver kostprijscalculatiemodel (KPC-model) als bekostigingsgrondslag voor de BSGR. Bijgaand treft u het resultaat aan van de doorrekening van de vast te stellen jaarcijfers 2020 en een toelichting op de wijzigingen in het KPC-model ten opzichte van de vorige doorrekening. Verkorte toelichting op de doorrekening van de jaarcijfers 2020 De doorrekening van de jaarcijfers 2020 betreft, evenals de doorrekening van de jaarcijfers 2019, de nog niet vastgestelde cijfers uit de jaarrekening. Immers de nu gehanteerde bedragen zijn gebaseerd op de uitkomst van de nog aan het algemeen bestuur voor te leggen jaarrekening 2020. Ten opzichte van de doorrekening van de jaarcijfers 2019 zijn enige wijzigingen in de doorrekening van de jaarcijfers 2020 doorgevoerd. -

Ten opzichte van 2019 bij Heffen: o De belangrijkste wijziging bij de doorrekening van de kosten van de afdeling Heffen betreft de uitwerking van het besluit van het algemeen bestuur van 2 april 2020. Besloten is om met betrekking tot enige met name genoemde heffingen 1 (hierna kortheidshalve aangeduid als ‘exoten’) de kosten die zijn gemoeid met de behandeling van bezwaarschiften door te berekenen aan de deelnemer die het betreft. Dit geldt ook voor de daarmee gemoeide proceskostenvergoedingen. Deze lijn is daarna, logischerwijs, ook doorgetrokken voor wat betreft de beroepszaken die een gevolg zijn geweest van deze bezwaarschriften. Nb. gelet op het feit dat de proceskostenvergoedingen bij deze beroepszaken (in totaal slechts € 450,- voor griffierechten) niet regulier bij Heffen worden verantwoord, maar bij de WOZ, is er voor gekozen gezien het geringe bedrag deze bij de WOZ te laten om daarmee de toerekening van kosten niet nodeloos ingewikkeld te maken. o In 2019 is een drietal gemeenten qua afvalstoffenheffing overgestapt naar de DIFTAR methodiek (‘ADFI’). Ten behoeve van de implementatie van dat project zijn in 2019 direct uren toegeschreven aan dat project. Dit is in 2020 niet meer van toepassing.

Verder wordt opgemerkt dat dit het tweede jaar is dat de doorrekening van het kostprijscalculatiemodel volledig als basis wordt gebruikt voor de deelnemersbijdrage. In 2018 was er nog een compensatie van toepassing. Bij de uiteindelijke deelnemersbijdrage over 2018 was nog

1 Te weten: begraafrechten c.q. lijkbezorgingsrechten, haven- en bruggelden, leges, marktgelden,

precariobelasting en parkeerbelasting.

Pagina 2/8 Advies algemeen bestuur doorrekening jaarcijfers 2020 in KPC-model

rekening gehouden met een gemitigeerde variant bij het bepalen van de deelnemersbijdrage. Met ingang van 2019 wordt het kostprijscalculatiemodel ‘zuiver’ gehanteerd, dat wil zeggen dat de kosten van de afgenomen producten volledig één op één aan de betreffende deelnemer worden toegerekend. Daarnaast betreft dit een bruto bijdrage aan de BSGR. Tegenover de bijdrage aan de BSGR moeten de aan de deelnemers, via de BSGR, geïnde invorderingsopbrengsten in mindering worden gebracht. Op deze wijze resulteert een netto bedrag voor de uitvoering van de belastingtaak. Onderstaand wordt allereerst een vergelijking gemaakt tussen de door de BSGR aan de deelnemers toegerekende kosten in 2019 en 2020.

Totaal Lasten 2019 1. Rijnland 5.025.527 2. Gouda 1.202.855 3. Leiden 1.778.091 4. Wassenaar 375.356 5. Voorschoten 338.416 6. Zoeterwoude 151.063 7. Oegstgeest 306.502 12. Katwijk 853.371 13. Bodegraven-Reeuwijk 559.235 14. Waddinxveen 431.119 15. Leiderdorp 11.021.534 Totaal Deelnemer

Totaal Lasten verschil 2020 4.891.990 -133.537 1.293.278 90.423 1.946.040 167.949 412.770 37.414 372.894 34.478 166.488 15.425 338.054 31.552 955.478 102.107 606.764 47.529 484.550 53.431 389.679 389.679 11.857.984 836.450

De totaal hogere kosten van de BSGR in 2020 ten opzichte van 2019 bedragen ruim € 836K. Twee van de drie afdelingen, te weten Informatie & Inning en de WOZ, zijn ten opzichte van 2019 in 2020 geconfronteerd met hogere kosten. Naast de reguliere indexaties zijn nog enige specifieke punten te benoemen waarom deze afdelingen met hogere kosten werden geconfronteerd. De hogere kosten bij de afdeling Informatie & Inning bedragen ca. € 140K. Dit wordt veroorzaakt doordat ca. € 80K minder wordt doorberekend vanuit het budget van de afdeling aan de frontoffice activiteiten. Werden vorig jaar nog de volledige kosten van een volledige Fte teamcoördinator aan de frontoffice activieiten toebedeeld, in 2020 is dat nog slechts de helft. Tevens zijn er lagere kosten ten aanzien van scannen, verwerken van de mail en de telefoon aan de frontoffice activiteiten toeberekend. Daarnaast valt het bedrag dat aan generieke overhead aan de afdeling Informatie & Inning is toededeeld ca. € 70K hoger uit dan in 2019. Tenslotte zijn de directe uitvoeringskosten verhoogd als gevolg van het toesturen van betalingsherinneringen. Dit heeft tot gevolg dat de kosten van de aanslagbiljetten ten opzichte van 2019 ca. 9% hoger uitvallen. Bij de afdeling Heffen zijn de kosten ca. 200K lager dan in 2020.

Dit is het resultaat van lagere kosten van inhuur derden ten behoeve van de eigen werkzaamheden op de afdeling Heffen (ca. € 100K). Dit

Pagina 3/8 Advies algemeen bestuur doorrekening jaarcijfers 2020 in KPC-model

geldt niet voor de kosten van inhuur voor applicatiebeheer, maar deze kosten worden op basis van inzet verdeeld naar de betreffende afdelingen, waardoor er ten opzichte van 2019 hogere bedragen worden doorberekend aan de andere afdelingen ten aanzien van automatisering. Per saldo betekent dit dat de gemiddelde prijs per aanslagregel ca. 7,5% lager is dan in 2019. De hogere kosten van de WOZ zijn, zoals bekend, een gevolg van de grotere personele inzet benodigd ten behoeve van de behandeling van WOZ-bezwaren en –beroepen. Daarnaast zijn ook de uitbetaalde proceskostenvergoedingen naar aanleiding van gehonoreerde bezwaar-/beroepszaken ingediend door no cure no pay bureaus sterk gestegen. Dit resulteert dan ook in een hogere prijs per eenheid product (woningen/niet-woningen, resp. + 15% en + 5% ten opzichte van 2019). Opm. Voor wat betreft de doorrekening van de overhead wordt opgemerkt dat bij de budgetten die hierin worden doorgerekend op basis van het aantal fte’s uit wordt gegaan van het aantal formeel vastgestelde formatieplaatsen bij de BSGR per 31 december (staat ook zo benoemd in de uitgangspunten). Dat wil dus zeggen dat er met betrekking tot die budgetten geen overhead aan inhuur wordt toebedeeld voor zover het aantal ingehuurde medewerkers uitstijgt boven het formeel aantal vastgestelde formatieplaatsen.

In concreto wil dat zeggen dat een afdeling die vanwege inhuur meer personeel heeft zitten dan de formele formatie in principe te weinig overhead toebedeeld krijgt. De toebedeling van de overhead aan de WOZ is daarmee te laag maar wel in lijn met de vastgestelde uitgangspunten. Verder kan bij de doorrekening van de jaarcijfers 2020 op individueel niveau bij de deelnemers ten opzichte van 2019 nog het volgende worden opgemerkt. Rijnland De totaal lagere kosten van Rijnland zijn een gevolg van de gemiddeld lagere prijzen per aanslagregel van de voor Rijnland opgelegde heffingen. De hogere kostprijzen van de aanslagbiljetten van ca. 9% hebben tot gevolg dat de kosten van Informatie & Inning hoger uitvallen dan in 2019. Daarnaast hebben de hogere kosten voor de WOZ een neerwaarts effect op de bijdrage van Rijnland. Gouda De hogere bijdrage van de gemeente Gouda in 2020 ten opzichte van 2019 wordt voornamelijk veroorzaakt door de hogere kosten van de WOZ. De totale kosten die worden doorberekend voor Heffen (inclusief de kosten van bezwaar en beroep met betrekking tot de exoten) zijn in 2020 ca. 5K hoger dan in 2019. Doordat er in 2020 ca. 50% minder aanslagregels parkeerbelasting zijn opgelegd en bijna 9% minder aanslagregels leges, blijft een verdere stijging van de kosten van Heffen ten opzichte van 2019 beperkt.

Dit laatste werkt ook door in de kosten van Informatie & Inning die als gevolg van het lagere aantal opgelegde aanslagbiljetten dus ook lager uitvallen dan in 2019. Katwijk De hogere kosten van Katwijk zijn bijna volledig veroorzaakt door de hogere kosten per product van de WOZ. Daarnaast vallen de kosten van Heffen ten opzichte van 2019 ca. € 10K hoger uit met name

Pagina 4/8 Advies algemeen bestuur doorrekening jaarcijfers 2020 in KPC-model

als gevolg van de toerekening van de kosten van bezwaar en beroep van exoten. De hogere kosten van Informatie & Inning zijn geheel te wijten aan de hogere kosten per aanslagbiljet. Leiden De toename in de kosten van Leiden is een gevolg van de hogere kosten van de WOZ en een hogere woningvoorraad van ca. 500 stuks ten opzichte van 2019. Bij de kosten van Heffen wordt verder opgemerkt dat het aantal aanslagen OZB niet-woningen is afgenomen met ca. 900 stuks. Wassenaar De hogere kosten van Wassenaar zijn volledig toe te rekenen aan de hogere kosten van de producten van de WOZ. Voorschoten Ook voor Voorschoten geldt dat de hogere kosten volledig zijn toe te rekenen aan de hogere kosten van de producten van de WOZ. Zoeterwoude Evenals in 2019 moet ook over het jaar 2020 nog een inhaalslag met betrekking tot de aanslagoplegging van de diftar worden gemaakt; de betreffende aanslagen voor 2020 zijn, conform daarover gemaakte afspraken, nog niet opgelegd omdat door Zoeterwoude geen correcte bestandsuitlevering van de gegevens voor het opleggen van het variabele deel van de diftar kon plaatsvinden. Dit werkt ook door in de kosten van Informatie & Inning, het aantal unieke aanslagbiljetten ligt dan ook nog steeds beduidend lager dan in de jaren vóór 2019 (- 40%).

Als de achterstand in 2021 wordt ingelopen wil dat zeggen dat dit in 2021 dus voor Zoeterwoude een extra kostenpost tot gevolg heeft. Oegstgeest Het hogere aandeel van Oegstgeest in de kosten van de BSGR is een gevolg van de hogere kosten van de producten van de WOZ en een zeer beperkte toename van de woningvoorraad met ca. 150 objecten. Bodegraven-Reeuwijk In Bodegraven-Reeuwijk is het aantal woningen met ruim 160 objecten toegenomen, het aantal nietwoningen is met ca. 40 objecten toegenomen. In combinatie met de hogere kosten van de WOZ verklaart dit de totaal hogere kosten van deze gemeente. Waddinxveen De stijging van ca. € 50K komt volledig voor rekening van de kosten van de WOZ. Het aantal woningen is met bijna 2,5% toegenomen, daarnaast is ook het aantal niet-woningen met ca. 12% gestegen.

Pagina 5/8 Advies algemeen bestuur doorrekening jaarcijfers 2020 in KPC-model

Leiderdorp De aan de gemeente Leiderdorp gevraagde bijdrage in de kosten van de BSGR bedroeg € 318K. Ten opzichte van het aantal door Leiderdorp opgegeven objecten op basis waarvan de offerte is berekend, is sprake van een toename van 2%. Dit in combinatie met de sterk gestegen prijs voor de producten van de WOZ en de doorwerking van het groter aantal objecten in de kosten van Heffen en Informatie & Inning resulteert dit in een bijdrage die ca. € 70K hoger uitkomt.

Verschil Begroting 2020 uitkomst rekening 2020 per deelnemer

Deelnemer

Totaal Lasten 2020

Deelnemersbijdrage cf begroting 2020

1. Rijnland 2. Gouda 3. Leiden 4. Wassenaar 5. Voorschoten 6. Zoeterwoude 7. Oegstgeest 12. Katwijk 13. Bodegraven-Reeuwijk 14. Waddinxveen 15. Leiderdorp

€ 4.891.990 € 1.293.278 € 1.946.040 € 412.770 € 372.894 € 166.488 € 338.054 € 955.478 € 606.764 € 484.550 € 389.679

€ 5.291.722 € 1.196.356 € 1.816.631 € 393.795 € 347.580 € 166.038 € 315.324 € 867.372 € 566.872 € 424.422 € 318.000

Totaal

€ 11.857.984

€ 11.704.112

Verschil -€ 399.733 € 96.922 € 129.409 € 18.975 € 25.314 € 450 € 22.730 € 88.105 € 39.892 € 60.128 € 71.679 € 153.872

Het verschil is exclusief inkomsten in 2020 ad € 9.690; per saldo resteert een tekort ad € 144.182. Opgemerkt wordt verder dat er hierbij sprake is van een bruto bijdrage aan de BSGR. In 2017 is besloten om de invorderingsopbrengsten die de BSGR in de dwanginvorderingfase ontvangt vanaf 2018 direct aan de deelnemers te doen toekomen. Dat wil zeggen dat, om een zuiver beeld te krijgen van de prijs die de deelnemers betalen voor de door de BSGR uitgevoerde belastingtaken, deze ‘opbrengsten’ in mindering moeten worden gebracht op de kosten van de BSGR. Dit geeft het volgende beeld:

Pagina 6/8 Advies algemeen bestuur doorrekening jaarcijfers 2020 in KPC-model

Deelnemer

Totaal Lasten 2020

1. Rijnland 2. Gouda 3. Leiden 4. Wassenaar 5. Voorschoten 6. Zoeterwoude 7. Oegstgeest 12. Katwijk 13. Bodegraven-Reeuwijk 14. Waddinxveen 15. Leiderdorp

€ 4.891.990 € 1.293.278 € 1.946.040 € 412.770 € 372.894 € 166.488 € 338.054 € 955.478 € 606.764 € 484.550 € 389.679

Totaal

€ 11.857.984

In 2020 uitbetaalde invorderingopbrengsten

netto lasten voor deelnemer

€ € € € € € € € € € €

€ 3.698.215,39 € 1.173.836,45 € 1.794.610,80 € 374.290,04 € 354.098,47 € 159.197,47 € 318.936,35 € 909.495,57 € 571.585,94 € 444.745,68 € 378.569,93

-1.193.774,24 -119.441,66 -151.429,30 -38.479,54 -18.795,86 -7.290,33 -19.117,84 -45.982,07 -35.177,84 -39.804,49 -11.108,71 -€ 1.680.402

€ 10.177.582

Gebruik uitkomsten kostprijscalcualtiemodel De uitkomsten van de doorrekening van de lasten in het kostprijscalculatiemodel 2020 worden als verdeelsleutel gebruikt voor de berekening van de te ramen bijdragen van de deelnemers in de begroting van 2022-2025. Hierbij is ervan uitgegaan dat het negatieve resultaat ad € 144K ten laste van de algemene reserve wordt gebracht.

1. Rijnland 2. Gouda 3. Leiden 4. Wassenaar 5. Voorschoten 6. Zoeterwoude 7. Oegstgeest 12. Katwijk 13. Bodegraven-Reeuwijk 14. Waddinxveen 15. Leiderdorp

Totaal % Lasten € 4.891.990 41,2548% € 1.293.278 10,9064% € 1.946.040 16,4112% € 412.770 3,4809% € 372.894 3,1447% € 166.488 1,4040% € 338.054 2,8509% € 955.478 8,0577% € 606.764 5,1169% € 484.550 4,0863% € 389.679 3,2862%

Totaal

€ 11.857.984

Deelnemer

100%

Pagina 7/8 Advies algemeen bestuur doorrekening jaarcijfers 2020 in KPC-model

Uitgaande van een verdeling van de inkomsten ad € 9.690 op vergelijkbare wijze als in voorgaande jaren, dus op basis van de procentuele verhouding in de lasten resulteert dit in de navolgende bedragen 2020 van de individuele deelnemers.

Overige Opbrengsten

Totaal benodigde bijdrage op basis van Actuals 2020

41,25%

-€ 3.998

€ 4.887.992

€ 1.293.278

10,91%

-€ 1.057

€ 1.292.221

Deelnemer

Totaal Lasten

%

1. Rijnland

€ 4.891.990

2. Gouda 3. Leiden

Bijdrage deelnemer na onttrekking tekort uit algemene reserve

€ 4.828.509 € 1.276.496 € 1.920.788 € 407.413 € 368.056 € 164.327 € 333.667 € 943.079

€ 1.946.040

16,41%

-€ 1.590

€ 1.944.450

4. Wassenaar

€ 412.770

3,48%

-€ 337

€ 412.432

5. Voorschoten

€ 372.894

3,14%

-€ 305

€ 372.590

6. Zoeterwoude

€ 166.488

1,40%

-€ 136

€ 166.352

7. Oegstgeest

€ 338.054

2,85%

-€ 276

€ 337.778

12. Katwijk 13. BodegravenReeuwijk

€ 955.478

8,06%

-€ 781

€ 954.697

€ 606.764

5,12%

-€ 496

€ 606.268

14. Waddinxveen

€ 484.550

4,09%

-€ 396

€ 484.154

15. Leiderdorp

€ 389.679

3,29%

-€ 318

€ 389.360

€ 598.890 € 478.262 € 384.622

€ 11.857.984

100%

-€ 9.690

€ 11.848.294

€ 11.704.110

Totaal

Ten slotte Door het algemeen bestuur is besloten om de accountant te laten toetsen of de toerekening van de kosten (ten behoeve van de deelnemersbijdrage) op een juiste wijze heeft plaatsgevonden, waarbij ook aandacht is gevraagd voor de uitwerking van het besluit van 2 april 2020 aangaande de toerekening van de kosten van bezwaar van de exoten aan de betreffende deelnemers. De uitkomsten van deze controle, uitgevoerd door onze accountant BDO, zijn als bijlage toegevoegd. Bijlagen: -

1. Cijfermatige uitkomst van de doorrekening van de jaarcijfers 2020 via het KPC model.

-

2. Beschrijving ‘Kostprijsmodel Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (3 maart 2021)’.

-

3. Rapportage BDO m.b.t. doorrekening jaarcijfers 2020.

Pagina 8/8 Advies algemeen bestuur doorrekening jaarcijfers 2020 in KPC-model

Advies Het algemeen bestuur wordt gevraagd: 

kennis te nemen van en in te stemmen met: o de doorgevoerde aanpassingen in het kostprijscalculatiemodel bij de doorrekening van de kosten van de afdeling Heffen; o de uitkomsten van de doorrekening van de vastgestelde jaarcijfers 2020 via het kostprijscalculatiemodel; o de uitkomst van de berekening van de deelnemersbijdrage over 2020.

Besluit

Besloten conform advies De voorzitter De secretaris

Ja