5. Raadsvoorstel Uitwerking parkeerbeleid en digitalisering parkeerketen (1811180)

Kenmerk Programma Onderwerp

: 1811180 : Verkeer, vervoer en waterstaat : Uitwerking parkeerbeleid en digitalisering parkeerketen

Katwijk, 26 januari 2021 Aanleiding en doel De raad heeft in 2020 de Nota parkeerbeleid en de Nota Digitalisering parkeerketen vastgesteld. Deze twee trajecten zijn apart opgestart maar kennen een grote samenhang. Zowel intern als extern wordt nauwelijks tot geen onderscheid gemaakt. De planning van beide trajecten loopt nu gelijk op waardoor de parkeerproducten, die door het vastgestelde beleid en de digitalisering aangepast moeten worden, ‘live’ gaan als de applicatie, om digitale vergunningen af te kunnen, geven gereed is. Dit vraagt in een korte en intensieve periode de nodige inzet op het gebied van dienstverlening, communicatie en advisering, voorafgaand, tijdens en na de live-gang. Bij de nadere uitwerking van de Nota’s is gebleken dat de inzet die nodig is voor de live-gang zowel intensiever als complexer is dan vooraf was voorzien. Om de live-gang goed te laten verlopen, wordt daarom voorgesteld extra middelen beschikbaar te stellen. Motivering voorstel 1.1 Samen optrekken De twee trajecten parkeerbeleid en digitalisering zijn met elkaar verweven. Om de gebruikers van de parkeerproducten goed voor te bereiden op de aankomende veranderingen, is het nodig om één communicatiestrategie te bepalen en in te zetten. 1.2 Communicatiestrategie essentieel voor gebruikers Rond de live-gang worden veel vragen verwacht van de gebruikers van de parkeerproducten.

We anticiperen hier op door per doelgroep communicatiemiddelen in te zetten met informatie op maat, voorafgaand, tijdens en na de conversiedatum (analoog>digitaal). Dit lukt alleen met een communicatiestrategie die houvast biedt over wat er wanneer voor welke doelgroep ingezet wordt aan communicatiemiddelen. Het doel is alle doelgroepen op tijd voor te bereiden op de aankomende veranderingen en daarbij alle vragen van belanghebbenden tijdig, efficiënt en duidelijk te beantwoorden. 1.3 Externe expertise Voor Katwijk is de inhoudelijke kennis voor digitalisering van de parkeerketen onvoldoende in de organisatie beschikbaar. Verdere externe ondersteuning van een partij die deze specifieke markt goed kent, is nodig om de juiste keuzes te maken en de gebruikers van de parkeerproducten te helpen. Door de recent ontstane vacature van de interne parkeerregisseur is de noodzaak voor externe expertise alleen maar groter geworden. We willen dat de digitalisering goed verloopt, zodat parkeerders en gebruikers zo min mogelijk hinder ondervinden van de overgang van analoog naar digitaal. Daarvoor is extra specialistische inzet nodig. 1.4 Inhoudelijke vragen Om de digitaal minder vaardige gebruikers van de vergunningapplicatie te helpen, wordt via de leverancier een helpdesk ingericht.

Het beantwoorden van inhoudelijke vragen over de parkeerproducten ligt niet bij de leverancier maar organiseren wij zelf. Het gaat hier om het wijzigen van de vergunningsvoorwaarden die voortvloeien uit het aanpassen van het parkeerbeleid en het digitaliseringsproces. De vergunningen worden allemaal op kenteken overgezet en zijn in het vervolg 1 jaar geldig in plaats van 2 jaar. Daarnaast worden bestaande vergunningen gewijzigd en worden nieuwe vergunning typen geïntroduceerd. 2

Er komt voor de relatief eenvoudige parkeervragen een FAQ. Voor het beantwoorden van complexere vragen wordt inhoudelijke expertise ingezet. Dit expertise team wordt in de periode rond de live-gang ingezet om de vragen van de gebruikers efficiënt en duidelijk te beantwoorden. Dit draagt bij aan een soepele en klantvriendelijke overgang. 1.5 Medewerkers publieksbalies Voor al onze producten willen we goede service (blijven) bieden aan onze klanten. De huidige werksituatie, waarbij de publieksbalies tijdelijk gesloten zijn voor parkeerproducten vanwege COVID-19, heeft effect op de inzet van dienstverlening op het uitgeven van de parkeerproducten. Met de voorbereidingen op de live-gang van de vergunningapplicatie, neemt dit effect op de ondersteuning van de parkeerproducten verder toe. Om de goede service te blijven verlenen op alle producten van de gemeente is het nodig om medewerkers vrij te maken voor het aanpassen van de parkeerproducten en de conversie naar de vergunning applicatie. Het ‘gat’ in de bezetting die hierdoor ontstaat, wordt opgevangen door het tijdelijk inhuren van publieksbaliemedewerkers. 1.6 Digitalisering parkeren heeft een positief financieel effect Het digitaliseren van de parkeerproducten heeft als doel om een klantvriendelijker proces aan te bieden voor onze klanten.

De digitalisering heeft intern een positief financieel effect omdat de processen efficiënter worden ingericht en naar verwachting de betalingsbereidheid groter wordt. De onderbouwing van het positieve financiële effect is terug te vinden in het voorstel digitalisering parkeerketen (1544975) dat begin 2020 is vastgesteld door de raad. Ook met het ophogen van de investering blijft het positieve financiële effect gewaarborgd. Kanttekeningen -

Middelen Voor digitalisering parkeren is een krediet beschikbaar gesteld. In totaal is € 190.000 extra nodig voor de inhuur van inhoudelijke expertise, inhuur voor ondersteuning dienstverlening en het uitrollen van de communicatie per doelgroep. Het totaal aan benodigde middelen is als volgt opgebouwd: Inhuur expertise € 110.000 Inhuur dienstverlening € 50.000 Totaal inhuur € 160.000 Communicatiestrategie/ communicatiemiddelen € 30.000 Totaal extra benodigd € 190.000 Het benodigde bedrag voor de waarborging van de expertise en de dienstverlening (€ 160.000) wordt gezien als investering. Deze wordt in 4 jaar afgeschreven waardoor de afschrijvingslasten van deze verhoging € 40.000 per jaar (2022 t/m 2025) bedragen. Dit bedrag wordt onttrokken uit de reserve parkeren en gestort in de reserve afschrijvingen, ter dekking van de jaarlijkse afschrijvingslasten. De extra middelen voor communicatie van € 30.000 worden direct als last genomen en gedekt uit de reserve parkeren. De stand van de reserve parkeren wordt door deze mutaties als volgt: Stand per 31-12-2020 na najaarsbestuursrapportage 2020 Onttrekkingen ten gevolge van digitalisering parkeren in 2021 Geactualiseerde stand

€ 663.000 € 190.000 € 473.000

3

De stand van de reserve afschrijvingen wordt door deze mutatie als volgt: Stand per 31-12-2020 na najaarsbestuursrapportage 2020 € 13.708.000 Toevoeging vanuit reserve parkeren in 2021 € 160.000 Geactualiseerde stand € 13.868.000 Samenhang bezuinigingen De raad heeft met de notitie bezuinigingen besloten het gesloten systeem parkeren op te heffen per 2021. Dit besluit staat los van de reserve parkeren zelf. De reserve parkeren bestaat nog steeds alleen wordt deze niet meer gevoed door het voordeel wat door parkeren ontstaat in de exploitatie. De onttrekking uit de reserve parkeren in dit voorstel is daarom mogelijk en de hoogte van de reserve biedt hier in 2021 nog voldoende ruimte voor. Uitvoering De aanbesteding van de vergunningapplicatie is eind november 2020 gestart. Volgens planning is de leverancier van de applicatie begin maart bekend. Samen met de leverancier wordt invulling gegeven aan de implementatie van de applicatie. De inzet van de communicatiemiddelen wordt hier ook op afgestemd. Naar verwachting vindt de live-gang digitalisering parkeerketen in juni 2021 plaats. Communicatie Zoals in het voorstel is aangegeven, is er een communicatiestrategie in voorbereiding. Deze strategie richt zich op de verschillende doelgroepen die gebruik maken van de parkeerproducten.

Voorafgaand, tijdens en na de live-gang worden gerichte communicatiemiddelen ingezet om de gebruikers tijdig, efficiënt en eenduidig van informatie op maat te voorzien. Bijlage(n) 1

Burgemeester en wethouders van Katwijk, De secretaris De burgemeester

4

Raadsbesluit Kenmerk Programma Onderwerp

: 1811180 : Verkeer, vervoer en waterstaat : Uitwerking parkeerbeleid en digitalisering parkeerketen

De raad van de gemeente Katwijk; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Katwijk van 26 januari 2021; gelet op artikel 192 Gemeentewet;

BESLUIT: 1.a. De advisering en de dienstverlening tijdens en na de livegang waarborgen door in 2021 een aanvullend krediet beschikbaar te stellen van € 160.000; 1.b. Dit bedrag te onttrekken uit de reserve parkeren en te storten in de reserve afschrijvingen ter dekking van de afschrijvingslasten vanaf het jaar 2022 gedurende 4 jaar; 1.c. De communicatieaanpak voor parkeerbeleid en digitalisering parkeerketen verder uit te werken en hiervoor in 2021 een bedrag van € 30.000 beschikbaar te stellen; 1.d. Dit bedrag te dekken uit de Reserve Parkeren; 2. De bijbehorende begrotingswijziging nummer 6 vaststellen.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Katwijk in zijn openbare vergadering van De griffier

De voorzitter

5