5. Nota van beantwoording schriftelijke vragenronde over Uitwerking parkeerbeleid en digitalisering parkeerketen (1811180)

Nota van beantwoording schriftelijke vragenronde over Uitwerking parkeerbeleid en digitalisering parkeerketen (1811180) 12 maart 2021 De antwoorden van het college van B&W op de vragen van de fracties staan schuin gedrukt onder de vraag. Nr. 1.

Pag.

Fractie

Vraag & Antwoord

SGP

De wethouder gaf in de commissie aan dat de twee trajecten vanuit de Nota Parkeerbeleid en Nota digitalisering parkeerketen een grote samenhang hebben gekregen en zo’n beetje 1 traject zijn geworden. Dit antwoord gaf hij mede als onderbouwing van de extra kosten, die nodig zouden zijn. Je zou echter ook kunnen verwachten dat juist een dergelijke samenhang goedkoper kan zijn en niet perse duurder. Kan toegelicht en onderbouwd worden waarom en waardoor deze samenhang en ontwikkeling tot 1 traject duurder zouden zijn? De klant ziet parkeren als één geheel en maakt geen onderscheid tussen beleidsaanpassingen enerzijds en het digitaliseren van de parkeerketen anderzijds. Om de communicatie van beide trajecten goed te faciliteren voor onze klanten wordt voorgesteld om een gezamenlijke communicatiestrategie op te stellen en te doorlopen voor zowel de beleidswijzigingen als het digitaliseren van de parkeerketen. De scope van het project digitalisering wordt hierdoor niet alleen vergroot maar ook complexer. Bij aanvang van het project digitalisering was de nota parkeerbeleid nog volop in wording en er kon dan ook geen rekening worden gehouden met de impact daarvan op het digitaliseringsproject (o.a. de gemaakte beleidskeuzes vertalen naar te digitaliseren producten en werkprocessen) bij het aanvragen van het krediet eind 2019.

Bij de vaststelling van de Nota Parkeerbeleid is verzuimd om aanvullende middelen te ramen voor het opstellen en uitvoeren van de communicatiestrategie. Bij elkaar maakt dit het samenvoegen van beide trajecten wel efficiënter maar niet goedkoper.

2.

SGP

Op het oorspronkelijke krediet van 262.300 euro (2018) volgde een aanvullende krediet van 266.695 euro (2020) en nu nog eens een tweede aanvullende kredietaanvraag van 190.000 euro. Dat is 2,7 x zoveel als het oorspronkelijke krediet. a. Kan toegelicht worden welke zaken bij de ramingen in 2018 en 2020 niet voorzien waren en welke ook niet voorzien konden worden? Waarom niet? Het bedrag in het MIP (2018) van € 262.300,- was sec bedoeld voor de vervanging en digitalisering van de bestaande vergunningapplicatie en niet voor het digitalisering van de hele parkeerketen. Eind 2019 vindt richting de raad de eerste kredietaanvraag voor het digitaliseren van de totale parkeerketen plaats. Onderstaande budgetraming was onderdeel van dit raadsvoorstel. Bij de keuze om de hele parkeerketen te digitaliseren is de bestaande reservering in het MIP opgehoogd om het project op te kunnen starten. Onderdeel van deze raming zijn de interne uren. In de praktijk is gebleken dat een deel van de inhoud te specialistisch was waardoor naast interne uren zwaarder ingezet moest worden op inhuur van externe partijen. 12 maart 2021

Nota van beantwoording schriftelijke vragenronde over Uitwerking parkeerbeleid en digitalisering parkeerketen (1811180)

Pagina 1 van 4

Nr.

Pag.

Fractie

Vraag & Antwoord Daarnaast bleek er niet voor alle geraamde uren capaciteit te zijn binnen de betrokken afdelingen. Ook hierdoor werd inhuur noodzakelijk. Voorts is door de effecten van het gewijzigde parkeerbeleid de scope van het digitaliseren van de parkeerketen groter en complexer geworden waardoor niet alles meer opgevangen kan worden binnen de in het krediet opgenomen urenbegroting. Daarnaast was er in binnen de exploitatie slechts € 10.000,- geraamd voor communicatiemiddelen. Dit blijkt onvoldoende om de gezamenlijke communicatiestrategie verder af te ronden en uit te voeren.

b. De wethouder had het ook erover dat er zaken “vergeten” waren. Welke zaken zijn vergeten bij de ramingen? De kosten van de externe adviseur blijken niet in het krediet te zijn meegenomen. Daarnaast zijn er zaken die niet waren voorzien of niet konden worden voorzien (zie 2a).

12 maart 2021

Nota van beantwoording schriftelijke vragenronde over Uitwerking parkeerbeleid en digitalisering parkeerketen (1811180)

Pagina 2 van 4

3.

SGP

Naar aanleiding van de opmerkingen van de griffie: Bij de aanvullende kredietaanvraag van 2020 van 266.995 euro was 50.000 euro gereserveerd voor communicatie, 10.000 euro voor communicatiemiddelen en 40.000 euro voor de benodigde 400 uur. In de Nota Digitalisering parkeerketen van 2020 worden ook nog andere zaken genoemd. a. Waar is dit krediet nu daadwerkelijk aan uitgegeven (volgens antwoord van college aan de griffie bijv ook aan de aangepaste parkeermeters) en is dat conform het besluit van de raad? Zo nee, wat zijn dan de afwijkingen op dat besluit?

In bovenstaande tabel is de totale investering weergegeven zoals in het raadsvoorstel was opgenomen. Uit de investering zijn tot nu toe de volgende uitgaven gedaan: Interne uren Het aanpassen van de parkeerautomaten naar kentekenparkeren De aanbesteding van de scanvoertuigen/ scanplatform De aanbesteding van de vergunningapplicatie Communicatiemiddelen voor het kentekenparkeren en voorbereidingen op de communicatiestrategie Inhuur externe expertise Bij de aanbesteding van de scanoplossing is gebleken dat de eenmalige investering hoger (€ 33.000) uitviel maar dat de jaarlijkse exploitatielasten lager passen binnen de begroting. Al eerder is genoemd dat de geraamde € 10.000,- voor communicatiemiddelen onvoldoende is. Dit geldt ook voor het communicatiebudget vanuit de Nota Parkeerbeleid. Het budget van € 10.000,- is volledig gebruikt om de wijzigingen te communiceren die per 1 augustus 2020 zijn doorgevoerd (nieuwe parkeertarieven, parkeertijden, samenvoegen parkeerzones), door een campagne in de krant, op de website, op social media en met een huis-aan-huis brief. b. Indien is afgeweken van het besluit van de raad, wat is dan de rechtvaardiging van het afwijken van dit besluit? Er is niet afgeweken van het besluit van de raad. Het project digitalisering parkeerketen is volgens het projectplan opgepakt.

Door een onjuiste inschatting van de benodigde specialistische inhuur, de te laag geraamde kosten van communicatiemiddelen, het onvoldoende beschikbaar zijn van interne uren voor de werkzaamheden (hetgeen inhuur noodzakelijk maakte) en de impact van het nieuwe parkeerbeleid zijn de kosten hoger uitgevallen dan vooraf is ingeschat. 4.

SGP

In de voorliggende nota bij het kopje Medewerkers publieksbalie blijkt dat er tijdelijk publieksbaliemedewerkers worden ingehuurd. De dekking vindt plaats vanuit de reserve parkeren.

Past het binnen de kaders van de raad en de discussies die daarover gevoerd zijn dat extra (tijdelijke) inhuur van publieksbaliemedewerkers, die dus service moeten verlenen op ALLE producten, deze kosten te dekken uit de reserve parkeren en niet gewoon uit het personeelsbudget?

12 maart 2021

Nota van beantwoording schriftelijke vragenronde over Uitwerking parkeerbeleid en digitalisering parkeerketen (1811180)

Pagina 3 van 4

Gezien het feit dat de extra werkzaamheden worden veroorzaakt door de wijziging van het parkeerbeleid en het project digitalisering parkeerketen is de aangegeven dekking vanuit de reserve parkeren in lijn met de bestemming van deze reserve. De raad heeft conform het budgetrecht de bevoegdheid om de reserve parkeren voor deze incidentele kosten aan te wenden. Deze werkzaamheden zouden door eigen personeel worden uitgevoerd echter door alle coronamaatregelen blijkt de geplande capaciteit van het eigen personeel niet langer beschikbaar en dient overgegaan te worden tot inhuur. Inhuur dat ten laste komt van het personeelsbudget is in de regel inhuur ter vervanging van vacatures. Vanuit het personeelsbudget vallen in dit geval middelen vrij omdat de salarisuitgaven achterblijven. Ook kan er worden ingehuurd vanuit het personeelsbudget in het geval van zwangerschapsverlof omdat daar een vergoeding vanuit het UWV tegenover staat. 5.

2

SGP

In het voorstel wordt gesproken over de noodzaak van externe expertise. a. Welke specifieke externe expertise is precies nodig? Het gaat om expertise ten aanzien van:  de aanbesteding van scanvoertuigen en de digitale parkeervergunningen (waaronder opstellen Programma van Eisen en Wensen en mede-beoordeling van de inschrijvingen)  het in overleg met de leverancier het vergunningenpakket inrichten naar onze (beleids)wensen  het vertalen van het parkeerbeleid, zoals alle vergunningtypes en -regels, naar het vergunningenpakket  het koppelen van het vergunningenpakket aan onze bedrijfsvoering (dienstverlening, financiën, handhaving)  het digitaliseren van het parkeren op straat (parkeerplaatsen, automaten, zonegrenzen, regelingen) b. Wat zijn daarvan de kosten? In 2020 is een bedrag van ca. € 55.000,- uitgegeven aan externe expertise. Voor 2021 is een bedrag van ca. € 45.000,- geraamd. c. Bij welke instantie wordt dit afgenomen? Arrivee d. Hoelang is deze expertise nodig, alleen in het voortraject of ook in de uitvoering? Deze expertise is nodig tot kort na de live-gang van de vergunningapplicatie.

12 maart 2021

Nota van beantwoording schriftelijke vragenronde over Uitwerking parkeerbeleid en digitalisering parkeerketen (1811180)

Pagina 4 van 4