5. Accountantsverslag gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst West-Holland ontvangen op 25 mei (1909412)

Concept Accountantsverslag Omgevingsdienst West-Holland Boekjaar 2020

30/03/2021

© Baker Tilly

1

Aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst West-Holland Vondellaan 55 2332 AA LEIDEN Den Haag, 30 maart 2021

Geacht bestuur, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van de opdracht om de jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst West-Holland (hierna: ODWH) te controleren. Dit accountantsverslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening van ODWH. In dit verslag lichten wij toe welke overwegingen plaats hebben gevonden bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de werkzaamheden die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening. In het boekjaar constateren wij dat de ODWH nieuwe stappen heeft gemaakt in haar interne beheersing en kwaliteit van dossiervorming. Dit resulteert onder andere in ons voornemen om een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2020 af te geven.

Wij bedanken de medewerkers van de ODWH voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage. Tot het verstrekken van nadere toelichting zijn wij graag bereid.

Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. R. Buitenhuis RA Director Audit

Wij hebben bij de jaarrekening over boekjaar 2020 een goedkeurende controleverklaring verstrekt ten aanzien van getrouwheid en de rechtmatigheid. De bevindingen in dit verslag doen dan ook geen afbreuk aan ons oordeel over de jaarrekening. Wij hebben het accountantsverslag toegelicht en besproken met de directie en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie.

2

Inhoudsopgave

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing en automatiseringsomgeving Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording

4 7 15 19

Bijlagen Bijlage A – SiSa-bijlage Bijlage B – Reikwijdte van de controlewerkzaamheden Bijlage C – Onafhankelijkheid Bijlage D – Controleaanpak Bijlage E – Detailbevindingen interne beheersing Bijlage F – Controleverschillen

23 24 25 26 27 28

3

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 4

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Conclusies jaarrekeningcontrole 2020 Kernpunt

Uitkomst

Goedkeurend oordeel ten aanzien van getrouwheid

Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de ODWH een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva per 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

Goedkeurend oordeel ten aanzien van rechtmatigheid

Op basis van onze werkzaamheden is voor een bedrag aan € 36.154 aan onrechtmatige bestedingen geconstateerd. Deze onrechtmatigheden inkopen die onterecht niet Europees zijn aanbesteed. Het totaal van de geconstateerde onrechtmatigheden overschrijdt de materialiteitsgrens van 1% niet, waardoor dit geen effect heeft op de strekking van de controleverklaring. De onrechtmatigheden zijn opgenomen in bijlage G.

Geen bevindingen ten aanzien van de WNT-verantwoording

Wij hebben de WNT-verantwoording van de ODWH gecontroleerd met inachtneming van het controleprotocol WNT. Wij kunnen concluderen dat de opgenomen toelichting in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen. In onze controleverklaring is een specifieke alinea opgenomen ter benadrukking van aangelegenheden. Deze bepaling komt terug in alle controleverklaringen met betrekking tot de WNT 2020, omdat de cumulatiebepaling met betrekking tot beloning van topfunctionarissen door accountants niet controleerbaar is.

Geen bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage

Interne beheersing

Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de opgenomen specifieke uitkeringen geen bevindingen geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Wij hebben de processen van interne beheersing in het kader van de verantwoording van de jaarrekening beoordeeld. Hieruit blijkt dat er met betrekking tot de processen inkoop & aanbesteding, de urenautorisatie en het betalingsproces effectieve maatregelen zijn, waarop wij kunnen steunen in het kader van de jaarrekeningcontrole. Een aantal maatregelen, zoals de autorisatie van de uren, dekken niet volledig het risico. Door het uitvoeren van aanvullende steekproeven en overige controlewerkzaamheden hebben wij voldoende zekerheid over de processen ten behoeve van de jaarrekeningcontrole gekregen.

5

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Conclusies jaarrekeningcontrole 2020 Kernpunt

Uitkomst In 2020 is de geactualiseerde nota planning & control 2020-2023 van kracht geworden. De financiële beheersverordening, de controleverordening die onderdeel zijn van het normen- en toetsingskader voldoen nog niet aan de huidige wet- en regelgeving

Normenkader

Wij adviseren om een analyse uit te voeren op het normenkader en toetsingskader en op basis daarvan te beoordelen welke (interne) beleidsdocumenten, waaronder de financiële beheersverordening en de controleverordening, aangepast moeten worden. Dit is ook van belang in relatie tot de rechtmatigheidsmededeling die vanaf 2021 afgegeven moet worden door het bestuur.

Rechtmatigheidsverantwoording

Over 2021 zal het dagelijks bestuur zich in de jaarrekening moeten verantwoorden over de rechtmatigheid van de gemeenschappelijke regeling. De ODWH heeft hiervoor reeds enkele voorbereidingen getroffen.

Automatiseringsomgeving

Wij hebben de automatiseringsomgeving getoetst in het kader van de jaarrekeningcontrole. Hieruit blijkt dat de logische toegangsbeveiliging voldoet aan de daaraan te stellen eisen om op te kunnen steunen in het kader van de jaarrekeningcontrole.

Financiële positie

De algemene reserve (inclusief gerealiseerd resultaat) per ultimo boekjaar is € 594.305. Dit is circa 3% van de totale baten en ligt daarmee binnen de norm van maximaal 5% van de totale baten. Als er naar de verhouding ten opzichte van het weerstandsvermogen wordt gekeken dan blijkt dat de algemene reserve nagenoeg gelijk is aan het benodigde weerstandsvermogen. De financiële positie is hiermee als toereikend aangemerkt.

Jaarverslag is opgesteld in overeenstemming met het BBV en bevat geen materiële inconsistenties met de jaarrekening

Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is en het jaarverslag in het licht van de tijdens het onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip omtrent de Gemeenschappelijke Regeling en haar omgeving geen materiële onjuistheden bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

6

Belangrijkste bevindingen uit onze controle 7

Het oordeel bij uw jaarrekening Een goedkeurende verklaring over getrouwheid en een goedkeuring ten aanzien van de rechtmatigheid De door ons geconstateerde ongecorrigeerde controleverschillen inzake getrouwheid blijven binnen de door u gestelde goedkeuringstoleranties. De geconstateerde afwijkingen ten aanzien van de rechtmatigheid zijn is kleiner dan 1%, waardoor dit geen effect heeft op het oordeel. Daarom geeft onze controleverklaring de volgende oordelen: Getrouwheid

Goedkeurend

Rechtmatigheid

Goedkeurend

De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het BBV De directie en het bestuur hebben in de jaarrekening 2020 de voorschriften van het BBV gevolgd. Dit betekent dat geen materiële alternatieve verwerkingswijzen zijn gehanteerd. Daarnaast zijn naar onze mening de door directie en het bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening. De ODWH heeft gedurende 2020 geen vrijwillige wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. De wijzigingen van verslaggevingsgrondslagen die het BBV met ingang van 2018 voorschrijft zijn door de Gemeenschappelijke Regeling opgevolgd.

Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig de Wet op de gemeenschappelijke regelingen is opgesteld en verenigbaar is met de jaarrekening. Verder hebben wij vastgesteld dat de verplichte paragrafen zijn toegevoegd. Gemaakte schattingen in de jaarrekening Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het bestuur belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het bestuur heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende toelichting. Voor wat betreft de belangrijkste schattingen die ook in het voorgaande jaar relevant waren, is onze conclusie dat deze gebaseerd zijn op consistente uitgangspunten en veronderstellingen. Gemaakte schatting

2020

2019

Waardering van uw materiële vaste activa













Toelichting: Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de materiële vaste activa een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw materiële vaste activa. Overlopende activa en passiva Toelichting: De gemaakte schattingen met betrekking tot de overlopende activa en passiva zijn evenwichtig. Wij hebben geen controleverschillen geconstateerd met betrekking tot deze posten. Nauwkeurigheid en volledigheid van de voorzieningen Toelichting: Wij kunnen ons vinden in de gemaakte schattingen ten aanzien van de nauwkeurigheid en de waardering van de voorzieningen. Wij hebben geen controleverschillen geconstateerd met betrekking tot deze post.

Legenda status:  = evenwichtig  = optimistisch  = voorzichtig  = controleverschil 8

De financiële positie van de ODWH Resultaat nader besproken Het gerealiseerd resultaat over het jaar 2020 bedraagt € 208.807 voordelig ten opzichte van het een begroot resultaat van nihil. Hieronder hebben wij de verschillen tussen de gewijzigde begroting en realisatie weergegeven. Tabel resultaat 2020 ten opzichte van de gewijzigde begroting (x € 1.000)

Afwijking (x € 1.000) 1. Lagere lasten Inhuur vacatie / ziekte / salaris 2. Lagere huurkosten als gevolg van

Gewijzigde begroting

Jaarrekening

Verschil

ontbinding huurcontract

Totale lasten

-23.052

-19.566

-3.486

3. Niet compleet uitvoeren RRE-project (per

Totale baten

22.198

19.297

2.901

saldo)

855

270

-585

4. Niet volledig uitvoeren werkplan spoed- en

Totaal saldo van baten en lasten Mutatie in de reserves

-855

-479

376

Gerealiseerd resultaat

-

209

209

Voordelig 355

228

320

24

nazorglocaties (per saldo) 5. Lagere bijdrage gemeente

441

6. Lagere subsidiebaten BSV/ISV (per saldo)

De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting zijn uitgebreid toegelicht in de paragraaf 5.5 van de jaarrekening. De belangrijkste en meest opvallende posten welke leiden tot het gerealiseerde resultaat zijn hiernaast weergegeven.

9

7. Niet begrote overige inkomsten

283

8. Overige

137

Totaal Rekeningresultaat

Nadelig

1.003

794

209

9

De financiële positie van de ODWH Het eigen vermogen van uw Gemeenschappelijke Regeling daalt Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2020 volgens de jaarrekening € 0,5 miljoen en heeft zich de afgelopen jaren als volgt ontwikkeld:

Weerstandsvermogen en risicobeheersing In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2020 is gevoerd.

Grafiek ontwikkeling eigen vermogen (x € 1.000)

De door de ODWH berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt, inclusief het voorstel tot resultaatbestemming € 594.305 (2020: € 704.000). Er is sprake van een daling van de beschikbare weerstandscapaciteit in 2020 ten opzichte van 2019.

2.500 2.000

De ODWH heeft op basis van een risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Hieruit volgt een gekwantificeerd bedrag aan benodigde weerstandscapaciteit van € 650.500 (2019: € 446.000). De grootste door de ODWH geïdentificeerde risico’s zijn: − Robuustheid organisatie (€ 300.000); − Corona-virus (€ 133.750);

1.500 1.000 500 0 2016

2017

2018

2019

2020

-500 Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat

Van de totale reserves ter hoogte van € 594.305 is € 385.498 opgenomen als algemene reserve. Het saldo van deze reserve is ten opzichte van voorgaand jaar gedaald met € 318.812. Dit wordt in belangrijke mate veroorzaakt door de aanwending van de algemene reserve voor de verhuizing. De bestemmingsreserve afschrijving verbouwing is in 2020 aangewend.

Grafiek weerstandscapaciteit (in € 1.000) € 800,0 € 700,0 € 600,0 € 500,0 € 400,0 € 300,0 € 200,0 € 100,0 € 0,0 2016

2017

2018

2019

2020

Benodigde weerstandscapaciteit Beschikbare weerstandscapaciteit

De grafiek van de ontwikkeling van het totale eigen vermogen laat over de langere termijn een dalende trend zien. De algemene reserve is in 2020 afgenomen door de aanwending in het kader van de verhuizing. Op basis van interne analyses blijkt dat de investering leidt tot een besparing, en daarmee een versterking van het eigen vermogen, in de komende jaren. Om dit te realiseren zal in de komende begrotingen rekening gehouden moeten worden met dit spaarelement. 10

Rechtmatigheid Europese aanbestedingsrichtlijnen In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Uit onze controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijkt dat voor enkele inkooptrajecten met een inkoopwaarde van in totaal € 36.154 niet de juiste procedure is gevolgd. Op basis van onze controle komt naar voren dat deze inkopen Europees aanbesteed hadden moeten worden. Wij hebben dit bedrag als rechtmatigheidsfout aangemerkt en opgenomen in de foutenevaluatie.

Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV.

Wij adviseren het bestuur om de interne beheersing op de aanbestedingen aan te scherpen. Dit kan door bijvoorbeeld aan de voorkant van het proces vast te leggen op basis van welke argumentatie / aanbestedingswetgeving er is gekozen voor de aanbestedingsprocedure.

In de toelichting op de staat van baten en lasten is door het bestuur een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Het bestuur stelt uw algemeen bestuur voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2020. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid.

Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2010, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

In de kadernota is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma.

Wij constateren dat de overschrijdingen op lastenniveau volledig worden gecompenseerd door baten, daarmee is er geen sprake van overschrijdingen ten opzichte van de gewijzigde begroting

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur.

11

Rechtmatigheid Kredieten Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de algemeen bestuur geautoriseerde kredieten. Wij constateren dat er in de begroting 2020 voldoende rekening is gehouden met investeringen. In totaal is € 405.000 besteed aan investeringen in de materiële vaste activa, waarbij in de begroting rekening is gehouden met € 450.000. De investeringen zijn door het algemeen bestuur geaccordeerd en daardoor is er geen sprake van kredietoverschrijdingen. Normenkader In 2019 is de geactualiseerde Nota planning & control 2020-2023 door het algemeen bestuur vastgesteld. Naast de Nota planning & control is ook de financiële beheersverordening en de controleverordening van belang voor de inrichting van de interne beheersing en de communicatie over financiële beheersing met het bestuur. De huidige laatst gewijzigde versie van de financiële beheersverordening komt uit 2007. Deze verouderde versie voldoet niet meer aan de huidige wettelijke richtlijnen.

Niet financiële beheersingshandelingen Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw Gemeenschappelijke Regeling heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.

Om er voor te zorgen dat alle interne verordeningen up-to-date zijn adviseren wij om een analyse uit te voeren op het normenkader en toetsingskader. Op basis van dee analyse adviseren wij om vast te stellen welke (interne) beleidsdocumenten, waaronder de financiële beheersverordening en de controleverordening, aangepast moeten worden. Dit is ook van belang in relatie tot de rechtmatigheidsmededeling die vanaf 2021 afgegeven moet worden door het dagelijks bestuur. Op pagina 19 is meer informatie opgenomen over de laatste ontwikkelingen in de rechtmatigheidsmededeling.

12

Bevindingen Huurcontract De ODWH heeft in het kader van haar verhuizing naar de Vondellaan een huurcontract afgesloten voor 12 jaar. De huurlasten die samenhangen met het contract worden jaarlijks opgenomen in de exploitatie. In het huurcontract is een bepaling voor huurkorting opgenomen. Deze huurkorting bestaat in totaliteit uit een korting van 12 maanden. De verdeling van de huurkorting is verdeeld over de eerste zeven jaar van het huurcontract. In de verantwoording van de lasten van het huurcontract in de jaarrekening en de begroting is het verplicht om de verkregen huurkorting aan de volledige contractperiode toe te rekenen. Dit betekent dat de verkregen huurkorting van 12 maanden ieder jaar één maand ten gunste van de exploitatie mag komen. Eventuele vooruitontvangen huurkorting, zoals die bijvoorbeeld wordt verkregen in het derde jaar, zal op de balans moeten worden opgenomen als vooruitontvangen bedrag. De bevinding heeft geen gevolgen voor de jaarrekening van de ODWH 2020, maar wel voor komende jaren. Wij hebben begrepen dat dit in de concept begroting 2022 is verwerkt en middels een begrotingswijziging in 2021 wordt aangepast.

Verplichting oude huurcontract Als gevolg van de verhuizing naar de Vondellaan is locatie Schipholweg leeg komen te staan. Dit huurcontract loopt nog door tot 31 december 2021. Gedurende 2020 is veelvuldig contact geweest met de verhuurder. Dit heeft geresulteerd een gedeeltelijke beëindiging van het huurcontract per 1 november 2020. Voor het resterende deel, bestaande uit de 2e, 3e en 4e etage, loopt het contract en de hiermee samenhangende huurlasten nog door. De resterende huurverplichting bedraagt € 372.000. Het bestuur is hierover gedurende het boekjaar reeds geïnformeerd en heeft middels een bestuursbesluit de verwerking van de effecten via de algemene reserve geautoriseerd. In 2021 is een gedeelte van de 4e etage verhuurd aan de RDOG, hierdoor wordt een gedeelte van de verplichting gecompenseerd. Voor het saldo van de resterende huurverplichting en de onderverhuring is een voorziening gevormd van € 267.000. Deze post is in de jaarrekening als overige schuld verantwoord. Wij hebben vastgesteld dat de verantwoording van de resterende verplichting in overeenstemming met het BBV is verantwoord.

13

SiSa-bijlage en WNT SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: − € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; − 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; − € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is.

WNT verantwoording Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd.

Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden.

In het kader van de jaarrekening 2020 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

De SiSa-bijlage dient door uw Gemeenschappelijke Regeling samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage A bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.

Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden.

De naleving van de anticumulatiebepaling maakt geen onderdeel meer uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. Om die reden hebben alle accountants hiervoor een paragraaf ter benadrukking van aangelegenheden in de controleverklaring opgenomen. Dit hebben wij daarom ook bij de ODWH gedaan.

14

Interne beheersing en automatiseringsomgeving 15

Interne beheersing Algemeen Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2020 van uw Gemeenschappelijke Regeling hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie van uw gemeenschappelijke regeling, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van interne beheersmaatregelen onderzocht, voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. Fraude en naleving wet- en regelgeving Zowel de het bestuur en de directie is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van wet- en regelgeving. Het is van belang dat de directie, onder toezicht van de algemeen bestuur, sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft.

Wij hebben de volgende frauderisico’s bij uw Gemeenschappelijke Regeling onderkend: Gesignaleerde frauderisico’s Beheersingsmaatregelen

Systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden

Doorbreking van de beheersmaatregelen door het management bij de totstandkoming van de significante schattingsposten in de jaarrekening van de ODWH

Interne review van de uitgangspunten en aannames van schattingsposten in de jaarrekening door de diverse control lagen binnen de gemeente.

Detailcontrole van de aannames en uitgangspunten ten aanzien van de significante schattingsposten in de jaarrekening van de ODWH

Onrechtmatige betalingen

Interne functiescheiding tussen uitvoeren en controleren van de betalingen.

De interne beheersingsmaatregelen omtrent de betalingen zijn getoetst op effectiviteit.

Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraude hebben ontdekt.

16

Interne beheersing Bevindingen interim-controle Als onderdeel van deze interim-controle 2020 hebben wij de relevante processen met betrekking tot de werkorganisatie in kaart gebracht. Onze relevante bevindingen over deze processen delen wij met u middels deze managementletter. Wij wijzen u erop dat een managementletter van nature kritisch van aard is, omdat deze zich richt op te verbeteren aspecten binnen uw organisatie. Deze managementletter is gebaseerd op de interim-werkzaamheden voor het onderzoek van de jaarrekening 2020. Dit onderzoek heeft zich niet verder uitgestrekt dan dat noodzakelijk is om tot een oordeel te komen over de jaarrekening 2020. Het onderzoek is dus niet primair gericht op het signaleren van alle aandachtspunten in de administratieve organisatie en interne beheersing. Hieronder vallen ook die procedures die zijn gericht op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatiesystemen. Verder is onze jaarrekeningcontrole niet specifiek gericht op het ontdekken van mogelijke onregelmatigheden waaronder fraudes. Als wij een specifiek onderzoek hadden ingesteld, dan hadden wij mogelijk aanvullende zaken gevonden die wij zouden hebben gerapporteerd. In het overzicht hiernaast zijn de bevindingen per proces opgenomen, met daarin tevens de impact voor de jaarrekeningcontrole.

Een overzicht met de detailbevindingen is opgenomen in bijlage E bij dit accountantsverslag.

Proces

Bevindingen

Uitgevoerde controlewerkzaamheden / conclusie

Inkoop & aanbesteding

- Er zijn onrechtmatige contracten geconstateerd in de spend-analyse

- Op basis van de uitgevoerde spendanalyse is EUR 36.154 aan rechtmatigheidsfouten geconstateerd.

Opbrengsten

- De vakmanagers controleren wekelijks in AFAS en maandelijks via de Marap.

- Door het uitvoeren van analyses op uren, in combinatie met de (relatief) beperkte afhankelijkheid van urenverantwoording op bijdragen van deelnemende gemeenten is toereikende zekerheid verkregen over de opbrengsten.

Betalingen

- Bij het invoeren van de betalingen in de bankapplicatie is het mogelijk om tussentijds het XML-bestand te wijzigen.

- De interne controles zijn zichtbaar gemaakt door middel van paraaf/emailbevestiging, waardoor het risico op wijzigingen in het XML-bestand beperkt is. Als gevolg daarvan hebben wij voor boekjaar 2020 kunnen steunen op de interne beheersingsmaatregelen.

17

Interne beheersing Naleving wet- en regelgeving en overige Wij informeren het algemeen bestuur over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke nietnakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin de algemeen bestuur in staat is haar taken te vervullen. Corruptie en omkopingsrisico’s Uw Gemeenschappelijke Regeling maakt onderdeel uit van de overheidssector waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren (vastgoed, constructie, infrastructuur et cetera). Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen. Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen uw Gemeenschappelijke Regeling te voorkomen.

Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om eventuele effecten van dit risico ten behoeve van onze controle van de jaarrekening te mitigeren: − Detailcontrole op de inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat alle inkopen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed. − Door middel van een steekproef vaststellen of voor alle inkopen welke in rekening zijn gebracht aan de Gemeenschappelijke Regeling ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen. 18

Automatiseringsomgeving Automatisering Onze controle is niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Uit de beoordeling van de IT-omgeving door onze IT-auditor zijn een aantal bevindingen naar voren gekomen op het gebied van beleid en inrichting van de beheersingsmaatregelen en de back-up procedure. Beleid Binnen de ODWH is geen (zichtbaar) uitgewerkt IT beleidsplan aanwezig, waarin de uitgangspunten voor IT beheer en ontwikkelingen zijn beschreven. Hierdoor bestaat het risico dat het beleid niet volledig in de IT-omgeving is ingericht. Om in de toekomst monitoring van de IT-omgeving mogelijk te maken adviseren wij om een beleidsplan uit te werken zodat een complete Plan-Do-Check-Act – cyclus kan worden ingericht. Uitvoering beheersingsmaatregelen IT Op verschillende vlakken worden (nog) geen toetsbare beheersingsmaatregelen uitgevoerd binnen uw organisatie.

Denk aan: -Procedure rondom uitgifte en controle op unieke en individuele gebruikersnamen -Periodieke controle op actieve gebruikers -Periodieke controle op inrichting van wachtwoordbeleid -Procedure voor het gestructureerd toekennen, wijzigen en ontnemen van rechten -Periodieke controle op inrichting van rechten in het systeem conform beleid

Back-up procedure In het kader van de controle hebben wij specifieker gekeken naar de back-up procedure van de ODWH. In dit kader zijn de omvang van de herstellen gegeven en de tijd waarin deze gegevens kunnen worden teruggebracht relevant. Recovery Point Objective (RPO) De RPO is het punt in de tijd tot waar men minimaal de gegevens moet kunnen herstellen. Het is dus de acceptabele hoeveelheid aan dataverlies uitgedrukt in tijd. Wij hebben vernomen dat back-ups periodiek en incrementeel worden gemaakt en extern worden opgeslagen door systeembeheerder. De back-up van het netwerk is geregeld in de SLA. Recovery Time Objective (RTO) Een RTO is de tijd waarna een proces/middel na een onderbreking moet teruggebracht zijn op een aanvaardbaar niveau, om een onacceptabele impact op de organisatie te vermijden Recovery: Wij hebben geen volledige recovery test kunnen vaststellen. Hierdoor beschouwen wij het risico op dataverlies en downtime voor uw IT organisatie als verhoogd. Uitwijk: Wij hebben niet kunnen vernemen dat er sprake is van een uitwijkmogelijkheid. Hierdoor beschouwen wij het risico op dataverlies en downtime voor uw IT organisatie als verhoogd. Wij adviseren om het proces van back-up en recovery nader te beoordelen en vanuit dat perspectief te bepalen wat de benodigde tijd en omvang van de te herstellen gegevens moet zijn voor de ODWH.

Op basis van deze analyse adviseren wij om de back-up procedure in te richten.

Deze procedures en daaruit volgende controlemaatregelen zorgen ervoor dat uw organisatie grip houdt op de IT-omgeving en faciliteren dat de randvoorwaarden, die de effectiviteit van ingerichte beheersingsmaatregelen beïnvloeden, van voldoende niveau zijn. Wij adviseren om, vanuit een IT-risico analyse te bepalen welke (aanvullende) IT-Beheersingsmaatregelen ingericht moeten worden. 19

Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording

Voorbereiding rechtmatigheisverantwoording Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van het boekjaar 2021 moet een gemeenschappelijke regeling een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De accountant dient vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording te toetsen. De bewijslast inzake de rechtmatigheid wordt hiermee verplaatst van de accountant naar de gemeenschappelijke regeling. De belangrijkste aandachtspunten ter voorbereiding zijn: Positionering van de (verbijzonderde) interne controle in de organisatie; Afstemming reikwijdte met de bestuur; Juiste opzet normenkader en toetsingskader; Adequaat vastleggen van procesbeschrijvingen; Opzetten controle-plan inclusief uitwerking risicoanalyse; Wij hebben begrepen dat de ODWH momenteel bezig is met het verder op orde brengen van deze punten. Op de volgende slide hebben wij aanvullende toelichting opgenomen aangaande de rechtmatigheidsverantwoording en de invulling van het three lines model dat hiervoor gebruikt kan worden. Hierbij wordt vanuit de visie van het dagelijks bestuur invulling gegeven aan de controle.

Three lines model Wij rapporteren via de 3 lines model. Dat willen zeggen dat wij binnen de processen nagaan op welk niveau in de organisatie de interne beheersmaatregelen worden ondervangen. De volgende niveaus worden hierbij onderkend: -1e lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. -2e lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren. -3e lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf. Indien de beheersmaatregelen in de 1e en/of 2e lijn adequaat zijn ingericht dan is de organisatie optimaal in control en is een voornamelijk systeemgerichte controleaanpak mogelijk. Indien dit niet het geval is kan dit gecompenseerd worden door de gegevensgerichte werkzaamheden van de VIC. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording dient in ieder geval de 3e lijn (VIC) toereikend te zijn. Wij hebben geen specifiek onderzoek gedaan naar het functioneren van het 3lines model. Op basis van de onze algemene kennis van de ODWH en de verkregen documenten hebben wij wel een beeld kunnen vormen over de invulling hiervan. Op de volgende pagina hebben wij in de tabel inzicht in de processen inkopen, betalingen, financieel beheer en begrotings- en kredietwijzigingen.

Voorbereiding rechtmatigheisverantwoording 1e lijn

2e lijn

3e lijn

Nr.

Proces

Opmerking / toelichting

1

Inkopen en betalingen







De huidige interne controle wordt voor een belangrijk deel ingezet als aanvullende interne beheersingsmaatregel, waarbij deze control als 2e lijn fungeert. Hiermee is nog niet voor alle onderdelen sprake van een onafhankelijke beoordeling van het inkoop- en betalingsproces. De 3e lijn is daardoor nog niet compleet ingericht.

2

Personeel







Het personeelsproces is nog geen onderdeel van de verbijzonderde interne controle, de 3e lijn is daardoor als niet aanwezig aangemerkt.

3

Gemeentelijke bijdragen







De verantwoording van uren en de analyse hierop vormt de basis voor de verantwoorde gemeentelijke bijdragen. De belangrijkste stap die hier nog genomen moet worden bestaat uit het inrichten van een VIC op de uitgevoerde controles.

4

Financieel beheer







De functiescheiding en (zichtbare) interne controle op het proces van financieel beheer is nog niet ingeregeld.

5

Begrotings- en kredietwijzigingen







De functiescheiding en (zichtbare) interne controle op het proces van begrotingen kredietwijzigingen is nog niet ingeregeld.

Uit bovenstaande beeld komt naar voren dat de belangrijkste verbeterpunten liggen op het niveau van de 2e en 3e lijn. Het gaat hierbij over het zichtbaar maken (in opzet en bestaan) van de controles in de 2e lijn en daarnaast het invoeren van een VIC-controle ter verificatie van de aanwezige interne controles. Op basis van de huidige inrichting verwachten wij een primair gegevensgerichte aanpak. In de opmerking / toelichting is duiding gegeven over de kwalificatie per proces en lijn. Wij bespreken uiteraard graag met u de mate van beheersing en uw gewenste ambitieniveau. Legenda status:  = geen bevindingen, enkel aanbeveling ter verdere optimalisatie  = één of enkele bevindingen resteren  = aanpassingen zijn nog noodzakelijk.

Bijlagen 23

Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw Gemeenschappelijke Regeling samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2021 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Nummer

Specifieke uitkering

E3

Subsidie sanering verkeerslawaai

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Goedkeurend

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

-

-

nvt

24

Bijlage B – Reikwijdte van de controlewerkzaamheden Op grond van het Bado stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast, die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Bij de jaarrekening is het normenkader ter kennisname ingebracht, ten aanzien van toleranties zijn geen wijzigingen aangebracht. Op grond van de jaarrekening 2020 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 196.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 590.000 (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden. Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is bepaald op € 9.800.

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

< 1%

> 1 < 3%

-

> 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

< 3%

> 3 < 10%

> 10%

-

Verantwoordelijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2020 van ODWH gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het normenkader en het controleprotocol Wet normering topinkomens 2020 vallen. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Bevestiging bij de jaarrekening Wij hebben het algemeen bestuur gevraagd om een bevestiging bij de jaarrekening. Er zijn geen aanvullende bevestigingen toegevoegd aan de bevestiging bij de jaarrekening op grond van de specifieke situatie van de ODWH.

25

Bijlage C – Onafhankelijkheid Wij zijn onafhankelijk van ODWH De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2014 is op alle assuranceopdrachten onder Nederlands recht de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO, die wij hieronder hebben opgenomen betreffen: − langdurige betrokkenheid − samenloop van dienstverlening − geschenken en giften Een strikte scheiding tussen controle- en adviesdiensten was al van kracht voor OOB’s (organisaties van openbaar belang) vanaf 1 januari 2014 en kantoorroulatie is verplicht voor financiële jaren van OOB’s vanaf 2016. Daarnaast kent de Europese verordening vanaf controlejaar 2016 striktere onafhankelijkheidseisen, maar ook nadere bevestigingen over onafhankelijkheid ter communicatie aan interne toezichthouders. Op 17 juni 2016 is een gewijzigde ViO van kracht geworden vanwege de implementatie van Verordening (EU) nr. 537/2014 van het Europees Parlement en het algemeen bestuur van 16 april 2014 betreffende specifieke eisen voor de wettelijke controles van financiële overzichten van organisaties van openbaar belang.

Wij bevestigingen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de ODWH in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit het afgelopen jaar niet is aangetast.

Langdurige betrokkenheid Om alle schijn van afhankelijkheid te vermijden, kunnen de externe accountant en (senior) managers in het team maximaal zeven achtereenvolgende jaren in het team actief zijn. Daarna zullen zij intern roteren. Onze betrokkenheid in jaren laat het volgende beeld zien: − Director betrokken als verantwoordelijk accountant sinds de controle van de jaarrekening 2018. − Senior Manager betrokken als manager sinds de controle van de jaarrekening 2016. Samenloop van dienstverlening Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurancediensten. Voor niet-OOB’s, zoals ODWH, is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurancedienst niet van materiële invloed is op het assuranceobject. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurancedienst niet: − subjectief of niet-routinematig is of; − een verwerkingswijze in het assuranceobject ten gevolge heeft waarvan het assuranceteam twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; of − leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging. Wij bevestigen u dat onze non-assurancediensten voldoen aan bovengenoemde criteria.

Geschenken en giften Zoals met u is overeengekomen, informeren wij u hierbij over de door ons ontvangen respectievelijk verstrekte geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid boven € 100. Wij bevestigen u dat dergelijke geschenken niet door ons verstrekt zijn dan wel ontvangen.

26

Bijlage D – Controleaanpak Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Daarnaast gaan wij in de volgende paragrafen van deze bijlage nog nader in op de samenwerking met de andere accountants en de ingeschakelde experts. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2020 onderkend: − schattingen en toelichtingen in de jaarrekening; − aanbestedingen; − WNT-bijlage.

Significante uitdagingen/moeilijkheden tijdens de controle Er zijn geen significante uitdagingen/moeilijkheden geweest tijdens de controle. Significante schattingsposten De belangrijkste schattingsposten binnen de jaarrekening van ODWH betreffen: − waardering van uw materiële vaste activa; − vorderingen op handelsdebiteuren; − waardering van de (reorganisatie)voorziening. De directie is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant van de gemeenschappelijke regeling beoordelen wij deze door het bestuur gemaakte schattingen. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden concluderen wij dat de gemaakte schattingen door de directie aanvaardbaar zijn.

Inschakeling van externe deskundigen Wij hebben in het kader van onze controle geen gebruik gemaakt van de werkzaamheden van externe deskundigen.

27

Bijlage E – Detailbevindingen interne beheersing Status en prioriteit

Onderwerp

Bevinding, risico

Aanbeveling

2020.1

Betalingen:

Status: Opgelost

Mogelijkheid aanpassen betaalvoorstel

Bevinding: Wij hebben vastgesteld dat het mogelijk is om wijzigingen door te voeren in het XML-bestand van het (gecontroleerde) betaalvoorstel uit AFAS, voordat deze wordt ingelezen in de bankapplicatie. In de bankapplicatie verschijnt vervolgens geen melding dat er gegevens, zoals bankrekeningnummers, zijn gewijzigd ten opzichte van het originele bestand.

Aanbeveling: Wij adviseren u om zichtbaar het controlegetal (hashtotal) op de opdrachtbrief uit AFAS te controleren met het controlegetal, zoals deze in de bank is weergegeven. Wanneer dit aansluit zijn er geen wijzigingen doorgevoerd ten opzichte van het gecontroleerde betaalvoorstel.

Prioriteit: Hoog

Risico: Betalingen zijn mogelijk onrechtmatig en/of onjuist doordat deze niet toereikend zijn gecontroleerd.

Reactie management: Tijdens de controle van de betaling in de bankapplicatie wordt het controlegetal vergeleken met de opdrachtbrief uit AFAS. Dit wordt middels paraaf of goedkeuring per email vastgelegd.

28

Bijlage F– Geconstateerde controleverschillen Ongecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het bestuur en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Wij hebben de ongecorrigeerde verschillen met de directie besproken. Wij zijn van mening dat verschillen zoveel mogelijk door het bestuur/de directie moeten worden gecorrigeerd, echter wij kunnen instemmen met de overwegingen van het bestuur om deze verschillen niet te corrigeren, aangezien deze bedragen niet materieel zijn voor het inzicht van de jaarrekening. Rechtmatigheidsafwijkingen kunnen niet gecorrigeerd worden. De geconstateerde fouten ter hoogte van € 36.154 ten aanzien van rechtmatigheid zijn lager dan de door u vastgestelde materialiteit van € 196.000, waardoor dit geen effect heeft op de verklaring. Fouten Aard van de controleverschillen (in €)

Getrouwheid

Rechtmatigheid

Afwijking Europese aanbestedingsregels

-

36.154

Begrotingsonrechtmatigheid als gevolg van investeringen

-

-

Totaal gecorrigeerde controleverschillen

-

36.154

29

Contactgegevens drs. Robert Buitenhuis RA Director Audit r.buitenhuis@bakertilly.nl drs. Stefan Turenhout RA Director Audit s.turenhout@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Scheveningseweg 80-82 Postbus 85745 2517 KZ Den Haag +31 70 358 90 00

30