36. Project Hoornes Samen in Beweging 2021 (1796537)

Voorstel

Aan

: Burgemeester en Wethouders

Kenmerk

: 1796537

Status

: Openbaar / Ter besluitvorming

Datum

: 9 november 2020

Afdeling

: Projecten Programma's en Opgaven

Raad

: Ja

Medewerk(st)er

: M. Gravemaker

Telefoonnummer

: 071 406 5928

Or

: Nee

Portefeuillehouder

: Mostert (Wethouder), I.G. (Gerard)

Communicatie

: Nee

Bijlage(n)

:2

Evaluatie

: Nee

Onderwerp:

Afronding fase 2 project HSIB en voorstel continuering project in 2021.

Samenvatting:

In het Samenwerkingsverband Hoornes Samen in Beweging werken elf partners samen om te komen tot een breed gedragen gebiedsgerichte aanpak voor een toekomstbestendige Hoornes. Als afronding van de 2e fase van het project wordt een concept DoelenInspanningen-Middelmatrix opgeleverd, waarin is gevisualiseerd hoe de ambities uit de Omgevingsvisie en de Maatschappelijke Agenda worden vertaald in concrete doelen en inspanningen in de komende jaren. Dit concept dient nog een aantal stappen te doorlopen voordat het definitief kan worden. Het is de basis voor de beoogde resultaten, die in de 3e en laatste fase van het project gepland staan, zoals o.a. een gebiedsvisie en een uitvoeringsprogramma. Voor de aanpak van de activiteiten in de 3e fase is een projectplan met als uitvoeringsjaar 2021 opgesteld. Continuering van het project in 2021 vraagt besluitvorming over de (proces)kosten. Gevraagde beslissing:

1. 2. 3.

Afronden fase 2 van het project HSIB met de vaststelling van de concept Doelen- Inspanningen Middelenmatrix als startpunt voor het in- en externe participatietraject. Vooruitlopend op de uitkomsten van de integrale ambtelijke afweging over de wijze van continuering van het project instemmen met voortzetting van het project in het 1e kwartaal 2021 De met punt 2 samenhangende kosten ad € 73.000 ten laste brengen van het bij de Najaarsrapportage naar 2021 overgehevelde budget ad € 80.000.

Intern advies

kernteam, raakvlakkenoverleg

Extern advies

Besluit:

Deze versie is met portefeuillehouder afgestemd op:

9 november 2020

maandag 7 december 2020

Kenmerk Programma Onderwerp

: 1796537 : Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing : Afronding fase 2 project HSIB en continuering project in 2021

Aanleiding en doel In december 2018 heeft de gemeenteraad de startnotitie Integraal Gebiedsgericht Werken Hoornes 1e fase vastgesteld. In deze notitie is de opdracht beschreven om de ambities, die zijn vastgelegd in Omgevingsvisie voor Katwijk (februari 2018) en de Maatschappelijke Agenda (mei 2019) te concretiseren en tot stand te brengen. Daarbij is voor een aanpak gekozen waarbij co-creatie met stakeholders het uitgangspunt is en de wijk Hoornes is gekozen om een begin te maken met een nieuwe aanpak. Het uiteindelijke doel van het project is te komen tot een integrale gebiedsgerichte aanpak in de wijk Hoornes, waarin partijen gebruik maken van elkaars expertise, meekoppel kansen vinden en benutten en komen tot een breed gedragen aanpak voor een toekomstbestendige Hoornes. In de 1e fase van het project is er gekomen tot oprichting van het samenwerkingsverband “Hoornes Samen in Beweging” (HSIB), waarin elf partijen nauw samenwerken om dit doel te realiseren. In de 2e fase van het project is gewerkt aan het vastleggen van het Beeld van de wijk (Inventarisatiefase) en het Verhaal van de wijk (analyse data). De resultaten daarvan zijn opgenomen in het Dromenboek en verwerkt in de stedenbouwkundige analyse, die is opgesteld ter afronding van de analysefase van het project. Het gezamenlijke DNA van de wijk is bepaald.

Vanaf maart 2020 hebben de ingestelde maakteams gewerkt aan de Doelen-Inspanningen- Middelenmatrix (DIM, waarin de ambities, doelen en inspanningen in samenhang zijn gebracht in een matrix). Hierin worden aanbevelingen gedaan, die bijdragen aan verbetering van de wijk. De concept DIM geeft de lezer inzicht welke veranderingen voor de wijk worden voorgesteld om deze gereed te maken voor de toekomst. Iedere ambitie is vertaald in operationele doelstellingen. Per operationeel doel zijn inspanningen genoemd die bijdragen aan het realiseren van de beoogde doelen. Per inspanning is aangegeven welke partner(s) taakeigenaar zijn/ verantwoordelijk voor de uitvoering van de inspanning voorzien van een globale indicatie van de kosten en het tijdvak van uitvoering. Als bijlage 1 treft u de concept DIM aan. Het document is nog een concept, omdat er nog een in- en extern participatietraject dient plaats te vinden met de collega’s van de verschillende vakdisciplines en de bewoners en andere stakeholders in de wijk. Het concept is op 3 december jl. vastgesteld in het bestuurlijk platform van de partners Hoornes Samen in Beweging (HSIB) ter afronding van 2e fase van het project en als vertrekdocument voor de 3e fase van het project. 3e fase Hoornes Samen in Beweging Omdat medio 2020, o.a.

vanwege de Corona maatregelen, werd voorzien, dat voor het bereiken van de beoogde projectresultaten meer tijd nodig is dan in de startnotitie van uit is gegaan, werd u bij de kaderbrief 2021-2024 voorgesteld het project te continueren in 2021 en de raad te adviseren hiervoor extra middelen in de begroting 2021 middelen beschikbaar te stellen. Dit voorstel is in verband met de keuze voor een beleidsarme begroting 2021 niet door uw college overgenomen. Gezocht is daarom naar andere mogelijkheden. In bijlage 2 “Nota HSIB 2021” treft u een toelichting aan op deze mogelijkheden. 9 november 2020

Begin volgend jaar zal u – na een integraal ambtelijke overweging van de mogelijkheden in de directie- en het clustermanagersoverleg een voorstel worden gedaan over de mogelijkheden voor het continueren dan wel beëindigen van het project. In afwachting hiervan wordt u voorgesteld het project tijdelijk te continueren in het 1e kwartaal 2021. In deze periode wordt gewerkt aan het realiseren van een definitieve DIM, die ter vaststelling zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad.

Indicatoren (facultatief)

Motivering voorstel 1.1 Vaststelling concept Doelen- Inspanningen-Middelenmatrix ter afsluiting van de 2e fase Samen met de stakeholders is in maakteams gewerkt aan een Doelen-Inspanningen-Middelenmatrix, waarin de ambities van de OV en de MAG voor heel Katwijk zijn vertaald in operationele doelen en inspanningen op wijkniveau in de Hoornes. De concept DIM geeft een prachtig overzicht wat de partners van HSIB menen wat nodig is om de Hoornes klaar te maken voor de toekomst. Daarmee komt een eind aan de 2 e fase van het project en kan er overgegaan worden naar de volgende fase om de DIM verder te verfijnen. 1.2. Vaststelling concept DIM als startdocument voor participatie in de wijk en interne kwaliteitstoets Als gevolg van de Coronabeperkingen is het dit jaar niet mogelijk geweest om bewoners en andere stakeholders in de wijk te betrekken bij de totstandkoming van de DIM. Omdat de deelname van anderen van groot belang is om te komen tot een breed gedragen aanpak voor de wijk is er nu voor gekozen om de participatie digitaal te organiseren. Naar verwachting komt begin januari 2021 hiervoor het participatietool CitizenLab beschikbaar. Nadat de concept DIM is vastgesteld kan deze voor participatie aan de bewoners en andere stakeholders worden voorgelegd en nader worden uitgewerkt in een definitieve DIM.

In de tussenliggende tijd zal ook de interne participatie plaatsvinden met de medewerkers van de betrokken vakdisciplines. 2.1 De DIM behoeft nadere verfijning voordat deze ter vaststelling aan de raad kan worden voorgelegd In de DIM zijn de ambities uit de Omgevingsvisie en de Maatschappelijke Agenda vertaald op wijkniveau. Per ambitie zijn operationele doelen geformuleerd. In totaal zijn er 108 inspanningen die bijdragen aan het realiseren van de ambities. Gezien deze omvang en de noodzaak om te komen tot een realistisch uitvoeringsprogramma dient een verfijningsslag te worden gemaakt. Daarin worden de inspanningen voorzien van een goede financiële onderbouwing en de beoogde kostendragers, een planning en worden criteria afgesproken op basis waarvan de inspanningen kunnen worden geprioriteerd. Na deze exercitie kan de DIM ter vaststelling worden aangeboden aan de raad. 2.2. Co creatie is een gezamenlijk ingezet proces Er is met Hoornes Samen in Beweging een beeld naar partners gecreëerd van langdurige verbinding. Er is veel tijd en aandacht aan de samenwerking met de partners besteed. De partners hebben aangegeven belang te hechten aan voortzetting van het proces in co creatie. Het is niet uitlegbaar als de gemeente eenzijdig de samenwerking zal beëindigen/ veranderen.

Als er geen opvolging plaatsvindt zal dat effecten geven, zoals verlies van partnerschap, eigenaarschap, imagoverlies / onbetrouwbare overheid. 2.3. Door de integraal gebiedsgerichte aanpak ontstaan kansen De interne gemeentelijke samenwerking is door de gebiedsgerichte aanpak aanzienlijk verbeterd. Het georganiseerde raakvlakkenoverleg en het kernteamoverleg voorzien in een integrale samenwerkingsbehoefte. Met de maatschappelijke partners is een basis gelegd om koppelkansen te verzilveren voor de lopende en 3

startende projecten in de Hoornes, zoals IGA Kalkoven, Hoornes Aardgasvrij, Hoornes- Noordoost en de Torenflats. Zowel qua inhoud als qua governance. De bijdrage vanuit het Sociaal Domein is tot nog toe beperkt gebleven en daar valt nog winst te behalen in de toekomst. 2.4 Integraal werken is een leerproces is dat leidt tot organisatieverbetering Het integraal gebiedsgericht werken in de Hoornes vindt plaats door regelmatig overleg en afstemming van de werkzaamheden tussen de projectleiders en beleidsmedewerkers, die actief zijn in het gebied. Hierdoor ontstaan en worden kansen genomen om werkzaamheden te combineren en mogelijke conflicten in de uitvoering worden verminderd of zelfs vermeden. De manier waarop er is vormgegeven aan het integraal gebiedsgericht werken in de Hoornes is nog geen standaard in onze organisatie. Het maakt onderdeel uit van onze organisatieontwikkeling. Na de afsluiting van het project zal dit ook georganiseerd moeten worden. Dit vergt goed nadenken over hoe dat gaat plaatsvinden. 3.1. De kosten voor de verfijning van de DIM dekken uit overgehevelde budget 2020 In de Najaarsrapportage is besloten het geraamde restantbudget van het project HSIB ad € 80.000 over te hevelen naar 2021, zodat dit kan worden ingezet ter dekking van de kosten voor het project in 2021. Deze bedragen naar verwachting ongeveer € 73.000.

In de middelenparagraaf wordt dit bedrag toegelicht.

Kanttekeningen 1.1. Project is ingesteld voor een looptijd van 2 jaar In het coalitieakkoord 2019-2022 is besloten dat we gaan oefenen en experimenteren met de Omgevingswet in de pilot Hoornes. De gemeente heeft in dit project een regisserende rol. Het project loopt nu 2 jaar en zou feitelijk eind dit jaar eindigen. Met dit voorstel wordt het project in het 1e kwartaal 2021 gecontinueerd tot het moment van besluitvorming van de raad over de vaststelling van de (verfijnde) DIM.

Middelen Kosten volledige voortzetting project Uit de uitgaven die tot nu toe zijn gedaan voor het project in de achterliggende jaren is gebleken, dat de kosten van het project zitten in de kosten van de interne organisatie, inhuur en voor communicatie en participatie. De kostenpost uren eigen organisatie is dan ook de grootste post. De urenopgave, die is opgenomen in het projectplan, heeft gelijktijdig plaatsgevonden met de uitvraag Sturen op Uren voor 2021. Vanuit de organisatie zijn in totaal 3.077 uren voor het project opgevoerd voor o.a. deelname aan het kernteam, het raakvlakkenoverleg etc. Omdat dit een zogenaamd exploitatie project is, geldt een uurtarief van € 69,-- per uur. Het totaal benodigde budget voor uren bedraagt op jaarbasis in totaal € 212.000 (afgerond) Omdat deze middelen niet beschikbaar zijn, wordt begin volgend jaar een voorstel aan de directie- en clustermanagers voorgelegd voor een alternatieve dekking. Kosten afronding DIM in Q1 2021 Voor de kosten van de verfijning van de DIM in het 1e kwartaal 2021 zijn naar verwachting als volgt: Kosten extern onderzoek: € 20.000 Communicatie en participatie € 5.000 Verwachte uren Q1 2021 700 uur € 48.000 Totaal Q1 2020

€ 73.000 4

Dekking kosten Q1 2020 In oktober jl. is een inschatting gemaakt op basis van de uitgaven tot dat moment van de in 2020 benodigde middelen. Op basis daarvan is bij de Najaarsrapportage 2020 een voorstel gedaan tot overheveling van het verwachte saldo. Het betreft een bedrag van € 80.000,-. De geraamde kosten Q1 2021 ad € 73.000 kunnen ten laste van dit budget worden gebracht.

Uitvoering Na uw besluit zullen de uitkomsten worden gedeeld met de partners en zal er worden gestart met de uitvoering van de verfijning van de DIM samen met de partners. Er wordt een traject ingezet van interne en externe participatie met bewoners en andere stakeholders in de wijk. Over de wijze waarop het project HSIB daarna wordt voorgezet volgt - op basis van de uitkomsten van de integrale ambtelijke afwegingen over de dekking - in het 1e kwartaal 2021 nadere advisering. Juridisch advies Geen.

5

Communicatie Op dit moment geen aanvullende communicatie nodig. Na vaststelling van de DIM volgt participatie hierover intern (medewerkers vakdisciplines), met bewoners en andere stakeholders. Bijlage(n) 1. 2.

Concept Doelen- Inspanningen-Middelen matrix Nota HSIB 2021

6