3. Bijlage 1. Strategisch fiscaal beleidsplan (2749212)

STRATEGISCH FISCAAL BELEIDSPLAN 2021 – 2023

Versie 1.0 d.d. 11 oktober 2021

Strategisch Fiscaal Beleidsplan Gemeente Katwijk Versie 1.0: 11 oktober 2021

Inhoud

Inleiding en aanleiding .................................................................................................................................................. 2 Fiscale missie, doelstellingen en randvoorwaarden …………….................................................................................................................................... 3 Interne (fiscale) structuur, taken en verantwoordelijkheden ………………………………………………................................................................................................. 5 Borging fiscaliteit: kennis en structurele kennisdeling …………………………….................................................................................................................... 6 Fiscale beheersmaatregelen (Tax Control Framework) .................................................................................................................................................. 7 Beheer en onderhoud SFB en TCF ……............................................................................................................................................. 7 Interne audits & procesbeschrijvingen ………………………..........................................................................................................................

8 Relatie met de Belastingdienst ……………………….......................................................................................................................... 9 Evaluatie ……………………….......................................................................................................................... 9 Bijlage 1 ………………………........................................................................................................................ 10

1

Strategisch Fiscaal Beleidsplan Gemeente Katwijk Versie 1.0: 11 oktober 2021

Inleiding en aanleiding Het college van B&W van de gemeente Katwijk, eindverantwoordelijk voor de fiscaliteit, heeft op 28 november 2013 een convenant horizontaal toezicht (HT) met de belastingdienst gesloten. Dit convenant is een overeenkomst tussen de belastingdienst en de gemeente waarin afspraken worden vastgelegd omtrent de Nederlandse belastingheffing bij de gemeente Katwijk voor alle rijksbelastingen en op de invordering. Uitgangspunt hierin is dat partijen hun onderlinge relatie baseren op transparantie, begrip en vertrouwen. In dit convenant is de wijze waarop partijen met elkaar om wensen te gaan vastgelegd en zijn afspraken gemaakt ten aanzien van het indienen van aanvaardbare aangiften die vrij zijn van materiële fouten en het zorgdragen voor een systeem van interne beheersing en hoe de Belastingdienst en de Gemeente Katwijk fiscale zaken zo actueel en efficiënt mogelijk afhandelen. Als gevolg van een interne evaluatie van het HT door de Belastingdienst in 2020 en de manier waarop hier in de praktijk door zowel Belastingdienst als organisaties vorm en inhoud aan wordt gegeven, heeft de Belastingdienst besloten dat het HT ‘doorontwikkeld’ moet worden (DHT). De Gemeente Katwijk heeft van de Belastingdienst dan ook te horen gekregen dat het HT convenant in de huidige vorm eindigt op 31 december 2022.

De Gemeente Katwijk wenst de HT convenantrelatie met de Belastingdienst indien mogelijk voor te zetten, waarbij in de periode tot en met eind 2022 zal worden bezien of het haalbaar en in de praktijk uitvoerbaar is voor de gemeente om aan de verscherpte eisen voor een nieuw DHT-convenant te kunnen voldoen. Het doel van dit Strategisch Fiscaal Beleidsplan (SFB) is primair om fiscaal (aantoonbaar) in control te zijn als organisatie en secundair om te bezien of DHT mogelijk is als resultante. Het SFB draagt daarmee bij en geeft een positieve stimulans aan: - Het geven van de benodigde duidelijkheid over de wijze waarop de Gemeente Katwijk wenst om te gaan met de heffing van de rijksbelastingen, zijnde loonheffingen, omzetbelasting (btw/bcf) en de vennootschapsbelasting. - Het continue verbeteren en (verder) borgen van de fiscaliteit bij de Gemeente Katwijk (fiscale optimalisering beheersmaatregelen). - De wens om richting de relevante interne en externe stakeholders, waaronder het college van burgemeester en wethouders en de Belastingdienst, te laten zien dat er belang wordt gehecht aan het borgen van de fiscaliteit binnen de Gemeente Katwijk. - De kwaliteit van de (aankomende) rechtmatigheidsverantwoording c.q. het in control statement waar de Gemeente Katwijk zelf verantwoordelijk voor is.

Als gevolg van de doorontwikkeling van het horizontaal toezicht door de Belastingdienst, zal de gemeente Katwijk structureel extra inspanningen (moeten) gaan verrichten om toe te werken naar het mogelijk te sluiten (nieuwe) convenant DHT. Een van de voorwaarden voor een nieuw convenant is dat de organisatie een gedocumenteerde fiscale strategie heeft.1 1 De voorwaarden voor het sluiten van een nieuw HT-convenant en de wijze hoe de Belastingdienst

hiermee omgaat, zijn vastgelegd in de Leidraad Toezicht Grote Ondernemingen. Deze leidraad is hier te vinden.

2

Strategisch Fiscaal Beleidsplan Gemeente Katwijk Versie 1.0: 11 oktober 2021

De externe omgeving van de Gemeente Katwijk is voortdurend aan verandering onderhevig, bijvoorbeeld door veranderende wet- en regelgeving, de doorontwikkeling van het Horizontaal Toezicht en door politieke ontwikkelingen. De Gemeente Katwijk hecht er belang aan dat er in een veranderende omgeving (structureel) fiscale alertheid en signalering een continu proces is en blijft binnen de organisatie. Door het periodiek actualiseren van dit SFB, de periodieke fiscale risicoanalyse en het nader ontwikkelen van het Tax Control Framework, borgt de Gemeente Katwijk dat zij in de actualiteit werkt en rekening houdt met relevante wijzigingen in de externe omgeving. Dit SFB dient als basis/kapstok voor de verdere invulling van het Tax Control Framework (TCF) en DHT. Een TCF is kortgezegd het totaal van (fiscale) processen, interne beheersmaatregelen en controles die ervoor zorgen dat de gemeente aanvaardbare aangiftes indient en fiscale risico’s beheerst. Daarnaast wordt met dit SFB inzicht gegeven in de wijze waarop Gemeente Katwijk omgaat met fiscaliteit en wat de fiscale missie, doelstellingen en kaders zijn. Tevens zijn de interne (fiscale) structuur, taken, verantwoordelijkheden beschreven en wordt vastgelegd op welke wijze de Gemeente Katwijk fiscale kennis borgt en op peil houdt en hoe de goede relatie met de Belastingdienst wordt onderhouden.

Fiscale missie, doelstellingen en randvoorwaarden Gemeente Katwijk hanteert de volgende missie ten aanzien van de fiscaliteit binnen haar organisatie: Gemeente Katwijk is een betrouwbare, transparante en betrokken partner en streeft er te allen tijde naar om te voldoen aan fiscale wet- en regelgeving. Hierdoor is zij in staat om tijdig, juist en volledig verantwoording af te leggen over haar fiscale positie en wordt op een efficiënte en transparante wijze met fiscale risico’s omgegaan. Deze missie wordt verder uitgewerkt in de volgende doelstellingen: - Het inzichtelijk en beheersbaar maken van fiscale risico’s en kansen middels een periodiek uit te voeren risico analyse; - Het voldoen aan fiscale wet- en regelgeving en daarmee borgen van de fiscale verplichtingen waaronder ook de aangiften binnen de organisatie; - Het inrichten van een adequate administratie en archivering ten aanzien van fiscaliteit (bevoegdheden en verantwoordelijkheden); - Specifieke casuïstiek waarvan de fiscale duiding niet zeker is of waar inhoudelijk een verschil van mening kan ontstaan met de Belastingdienst worden vooraf in de reguliere bedrijfsvoering gesprekken besproken met de Belastingdienst, waarna mogelijke schriftelijke afstemming kan volgen; - Het uitvoeren van controles ten aanzien van de geïmplementeerde processen, waaronder de inrichting van fiscale steekproeven (bij voorkeur CAB-conform,

indien dit haalbaar is) - Het vormgeven van kennisborging/ontwikkeling en het vergroten van het fiscaal bewustzijn van de betrokken medewerkers op fiscaal gebied; - Het tijdig en op een correcte wijze voldoen aan de diverse fiscale verplichtingen; 3

Strategisch Fiscaal Beleidsplan Gemeente Katwijk Versie 1.0: 11 oktober 2021

-

Het hebben van een op transparantie en op vertrouwen gebaseerde relatie met de Belastingdienst; Een betrouwbare, transparante en betrokken partner voor de interne en externe stakeholders; Een jaarlijkse externe fiscale audit (laten) uitvoeren ten behoeve van de self-assessment in het kader van DHT.

Bij het uitvoering geven aan deze missie en doelstellingen is de Gemeente Katwijk zich bewust van het feit dat, naast interne ontwikkelingen, externe factoren en wijzigingen hierin van invloed kunnen zijn op haar fiscale positie. Hierbij wordt specifiek gedacht aan ontwikkelingen in wet- en regelgeving, jurisprudentie, standpunten van de Belastingdienst alsmede de implementatiegevolgen van het DHT. Om de doelstellingen te verwezenlijken is het vereist dat de gemeente binnen de opgestelde werkwijze opereert. De gemeente hanteert als randvoorwaarden van het fiscale beleid de volgende uitgangspunten: - De directie en het college zijn zich ervan bewust dat de fiscale doelstellingen alleen kunnen worden behaald met voldoende steun en middelen vanuit de organisatie; - Een breed draagvlak voor het fiscale beleid binnen de organisatie is noodzakelijk; - Fiscaliteit borgen in processen voorafgaand aan de besluitvorming en gedurende de uitvoering; - Fiscale vragen worden voorgelegd aan de fiscale werkgroep; - Heldere beschrijving en vastlegging van fiscale taken en verantwoordelijkheden; - Een duidelijke beschrijving van (fiscale) processen, als onlosmakelijk onderdeel van de bedrijfsprocessen; - Voldoende fiscaal bewustzijn binnen de organisatie, dat wil zeggen dat medewerkers op hoofdlijnen weten wat er speelt, zij mogelijke fiscale risico’s kunnen signaleren en weten waar zij terecht

kunnen met fiscale vragen; - Na signalering van mogelijke fiscale risico’s door de vak afdelingen treden de vakgroepen in overleg met de fiscale werkgroep. De fiscale werkgroep zorgt voor beoordeling en borging van de fiscale vraagstukken; - De verantwoordelijkheid om fiscale aandachtspunten (tijdig) te onderkennen en ter beoordeling neer te leggen bij de fiscale werkgroep, ligt bij de afdelingen/clusters/medewerkers die belast zijn met de inhoudelijke uitvoering. De vak afdelingen zien in de dagelijkse praktijk (tijdig) de fiscale risico’s en aandachtspunten. - De fiscale werkgroep zal waar zij dit nodig acht externe fiscale expertise inwinnen. - Het opstellen en nakomen van een fiscale kalender/jaarlijkse actielijst is belangrijk; dit leidt tot een gestructureerde manier van werken en aantoonbaar in control zijn/komen.

4

Strategisch Fiscaal Beleidsplan Gemeente Katwijk Versie 1.0: 11 oktober 2021

Interne (fiscale) structuur, taken en verantwoordelijkheden Het college van B&W is voor alle fiscale aangelegenheden uiteindelijk eindverantwoordelijk binnen de Gemeente Katwijk, hierbij wordt zij geadviseerd door de directie. Dit is ook de reden dat het college uiteindelijk de beslissing moet nemen met betrekking tot de vraag of de gemeente in aanmerking wenst te komen voor een nieuw HT-convenant. Het streven is om eind 2022 het traject naar een nieuw HT-convenant op een gestructureerde en inzichtelijke wijze vorm te geven. Om ervoor te zorgen dat de Gemeente Katwijk blijvend beschikt over actuele kennis die benodigd is voor het borgen van fiscaliteit in de organisatie, wordt door de gemeente veel belang gehecht aan borging van kennis, signalering en structurele kennisdeling, hierover verderop meer. De (fiscale) werkzaamheden binnen de Gemeente Katwijk zijn op dit moment als volgt vormgegeven en belegd: -

-

-

Omzetbelasting (btw/bcf) o Primair belegd bij: Cluster Financiën o Primaire fiscale taken en verantwoordelijkheden: Cluster Financiën is betrokken bij fiscale zaken op het gebied van de btw/bcf, danwel de vastlegging en verantwoording daarvan. Te denken valt aan het geven van BTW/BCF advies aan de vak afdelingen, het indienen van de btw aangifte en bcf opgave, inclusief eventuele suppleties. Cluster Financiën onderhoudt middels de financieel adviseurs een nauwe samenwerking met de clusters en units die zich bezig houden met o.a. overhead, grondzaken, subsidies, vastgoed, projecten, openbare ruimte en sociaal domein. Allerlei zaken en transacties die op deze terreinen spelen, (kunnen) van belang zijn voor de btw / BTW compensatiefonds. Vennootschapsbelasting (vpb) o Primair belegd bij: Cluster Financiën o Primaire fiscale taken en verantwoordelijkheden: Cluster Financiën is in de regel betrokken bij fiscale zaken op het gebied van de vpb, danwel de vastlegging en verantwoording daarvan. Te denken valt aan het indienen van (eventuele) vpb aangiftes, uitvoeren Quick scans en het uitvoeren van de bijbehorende winsttoetsen. Cluster Financiën onderhoudt middels de financieel adviseurs een nauwe samenwerking met de clusters en units die zich bezig houden met o.a. overhead, grondzaken, vastgoed, projecten, openbare ruimte en sociaal domein.

Allerlei zaken en transacties die op deze terreinen spelen, (kunnen) van belang zijn voor de vpb. Loonheffingen (LH) o Primair belegd bij: Unit HRM, waaronder salaris- en personeelsadministratie o Primaire fiscale taken en verantwoordelijkheden: Unit HRM is in de regel betrokken bij de meeste fiscale aandachtsgebieden op het gebied van de LH, te denken valt aan de aangifte loonheffingen, het bruto netto-traject, in- en uitdiensttreding en beleid ten aanzien van de werkkostenregeling. Unit HRM is verantwoordelijk voor de juistheid van en controle op gegevens die LH relevant zijn. De salaris- en personeelsadministratie heeft nauwe banden met het Cluster Financiën aangezien 5

Strategisch Fiscaal Beleidsplan Gemeente Katwijk Versie 1.0: 11 oktober 2021

bijvoorbeeld salariskosten in de financiële administratie verantwoord moeten worden. Tevens is de verantwoordelijkheid en controle op juistheid van WKR gerelateerde facturen/boekingen en de jaarlijkse IB-47 melding belegd bij het Cluster Financiën. Daarnaast zijn er LH gerelateerde aspecten belegd bij de Unit Inkoop, zoals Inhuur (keten- en inlenersaansprakelijkheid en Wet DBA). Vanuit het perspectief van integraal management blijven de clusters in de lijn primair verantwoordelijk voor de uitvoering en dagelijkse gang van zaken met betrekking tot de fiscale werkzaamheden.

Borging fiscaliteit: kennis en structurele kennisdeling Gemeente Katwijk hecht veel waarde aan borging van kennis, signalering en (structurele) kennisdeling als belangrijk onderdeel van de fiscale beheersing. In de visie van de Gemeente Katwijk is kennisdeling en -borging een randvoorwaarde om op een gedegen wijze uitvoering te kunnen geven aan haar fiscale missie en doelstellingen. De Gemeente Katwijk gaat hier in de praktijk uitvoering aan geven door onder meer: - Het stap voor stap toewerken naar een gestructureerde werkwijze en het planmatig inrichten en plannen van kennisdeling -borging en -vergroting. Hier wordt onder meer uitvoering aan gegeven door het faciliteren van inhouse cursussen voor betrokken medewerkers en het volgen van (interne danwel externe) seminars/workshops ten aanzien van relevante onderwerpen passend binnen het werkgebied van (groepen van) betrokken medewerkers.

Hiervoor wordt een fiscaal opleidingsplan opgesteld; - Medewerkers die betrokken zijn bij fiscaliteit informeren via mailings, nieuwsbrieven en intranet; - Het periodiek bijwonen en/of plannen van afdelingsoverleggen waarin fiscale aandachtspunten en wijzigingen kunnen worden besproken en toegelicht; - Fiscaliteit wordt een vast agendapunt in het clusteroverleg; - Oprichting van een fiscaal team/fiscale werkgroep: het fiscaal team/de werkgroep wordt samengesteld uit deelnemers met fiscale en/of financiële kennis. De werkgroep is verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van het TCF en de verbinding met de clusters; - Verankering van fiscaliteit in directie-, college- en/of raadsvoorstellen is op dit moment nog niet aanwezig. De mogelijke verankering kan door middel van het aanbrengen van een passage over fiscaliteit of dit als ‘verplichte’ toelichting opnemen als onderdeel van de middelen;

6

Strategisch Fiscaal Beleidsplan Gemeente Katwijk Versie 1.0: 11 oktober 2021

Fiscale beheersmaatregelen (Tax Control Framework) De Gemeente Katwijk heeft in het verleden een eerste aanzet gedaan voor het inrichten van een Tax Control Framework (TCF). Dit TCF wordt nu verder uitgewerkt en geïmplementeerd. Een TCF is een gestructureerd beheersingskader dat in de praktijk de uitvoering van het HT en de fiscale processen faciliteert. Het TCF maakt inzichtelijk of met alle interne beheersmaatregelen aanvaardbare aangiften worden ingediend, vrij van materiële afwijkingen. Een TCF is daarmee het totaal van fiscale processen, interne beheersmaatregelen en controles die ervoor moet zorgen dat fiscale risico’s bekend zijn en ook beheerst worden. Waarbij de organisatie door middel van de zogenaamde fiscale bouwstenen van controles en verbeteringen telkens de mate van de fiscale risicobeheersing verbetert. Het TCF omvat in beginsel alle op de betreffende organisatie van toepassing zijnde Rijksbelastingen, de vennootschapsbelasting (vpb), loonheffing (lh) en omzetbelasting (btw/bcf).

Gemeente Katwijk heeft tot en met 2022 de volgende doelstelling geformuleerd ten aanzien van de fiscale beheersing en het TCF: - Het zoveel als mogelijk beheersen van fiscale processen aan de voorkant; - Het (nader) in kaart te brengen en beschrijven van de bestaande fiscale beheersmaatregelen en nagaan waar eventuele verbeteringen nodig zijn; - Het structureel borgen van kennisdeling en -vergroting binnen de organisatie (zie het vorige hoofdstuk); - Het inrichten van een periodieke Controle Aanpak Belastingdienst (CAB) conforme steekproef, voor zover dit haalbaar en realistisch is. Om deze doelstellingen te realiseren en het TCF (verder) te verbeteren en te versterken, mede in het kader van DHT, worden tot en met 2022 een aantal acties uitgevoerd, te weten: 1. Het inventariseren van het huidige TCF, inclusief reeds aanwezige procesbeschrijvingen en de werking van bestaande beheersmaatregelen; 2. Het uitvoeren van een fiscale nulmeting; 3. Het opstellen van een geprioriteerde en realistische actielijst met bijbehorende planning, naar aanleiding van de nulmeting (zie 2.) 4. Het uitvoeren van de inhoudelijke acties en verbeteringen van de actielijst (zie 3.), waarmee het TCF wordt versterkt en geoptimaliseerd.

7

Strategisch Fiscaal Beleidsplan Gemeente Katwijk Versie 1.0: 11 oktober 2021

Beheer en onderhoud SFB en TCF Het beheer en onderhoud van het SFB en het TCF ligt primair bij het cluster Financiën. Dit betekent onder meer dat het uitwerken en de implementatie van te treffen beheersmaatregelen valt onder de verantwoordelijkheid van het cluster Financiën die hier een proactieve rol in zal nemen. Afhankelijk van het fiscale onderwerp kan de uitvoering in de praktijk door cluster Financiën worden gedelegeerd aan andere clusters/units. Cluster Financiën is tevens verantwoordelijk voor de periodieke evaluatie en indien nodig herijking van dit SFB.

Interne audits & procesbeschrijvingen Gemeente Katwijk wil structureel een vorm van interne controle gaan inrichten door middel het verder inrichten en uitvoeren van haar interne beheersingskader. Unit Concernzaken vervult hierbij een belangrijke rol en is verantwoordelijk voor de controle op de administratieve organisatie / interne controle (AO/IC) van het TCF. Unit Concernzaken maakt vanuit haar rol in het kader van de verbijzonderde interne controle (VIC) tevens deel uit van de fiscale werkgroep. Een andere doelstelling is het implementeren van een integrale steekproef gericht op alle belastingmiddelen (btw/bcf, vpb en lh), waarbij het doel is aan te sluiten bij de Controle Aanpak Belastingdienst (CAB). De uitkomsten en vervolgacties van de nader in te richten steekproef kunnen jaarlijks worden besproken met de Belastingdienst. Het beheersingskader van de Gemeente Katwijk bestaat uit verschillende elementen: - De interne beheersing en procesbeschrijvingen; - De interne beheersingsmaatregelen; - De interne beheersingsactiviteiten. Interne beheersing is het samenstel van beleid, werkafspraken en uitvoering van de fiscaliteit conform het door de directie gegeven kader. De interne beheersingsmaatregelen zijn beleidslijnen, werkafspraken en -procedures die moeten borgen dat de fiscaliteit conform wet- en regelgeving wordt verwerkt.

De interne beheersingsactiviteiten vormen de uitvoering van de interne beheersingsmaatregelen. Voor inzicht in de interne beheersingsmaatregelen moet duidelijk zijn: - Wie voert de maatregel uit? - Waarom wordt de maatregel uitgevoerd? - Hoe wordt de maatregel uitgevoerd? - Waarmee wordt de maatregel uitgevoerd? - Met welk doel wordt de maatregel uitgevoerd? Het bestaan en de werking van de interne beheersing zal in 2021/2022 worden getoetst door middel van de fiscale nulmeting (zie vorig hoofdstuk). Op basis van de uitkomsten hiervan, kan worden bepaald of verdere actie nodig is en welke maatregelen aanvullend genomen moeten worden. 8

Strategisch Fiscaal Beleidsplan Gemeente Katwijk Versie 1.0: 11 oktober 2021

Relatie met de Belastingdienst De Gemeente Katwijk heeft voor wat betreft de relatie met de Belastingdienst de volgende doelstellingen voor ogen c.q. streeft het volgende na: -

-

-

-

De Gemeente Katwijk wil graag de transparante werkwijze met de Belastingdienst voortzetten en de bestaande relatie verstevigen naar de toekomst; De Gemeente Katwijk overweegt het afsluiten van een (nieuw) convenant en beziet wat ervoor nodig is om te voldoen aan de DHT-vereisten en of dit haalbaar en passend is voor de organisatie; Ongeacht de keuze voor DHT is de doelstelling van de Gemeente Katwijk in ieder geval jaarlijks een gesprek te hebben met de klantcoördinator van de Belastingdienst. In dit overleg praten de Belastingdienst en Gemeente Katwijk elkaar bij op fiscaal gebied en delen zij ontwikkelingen met elkaar. Afspraken en actiepunten uit dit overleg worden schriftelijk vastgelegd, zodat voor beiden partijen duidelijk is wat er wordt afgesproken; De Gemeente Katwijk zal de Belastingdienst tijdig informeren wanneer zich fiscale materiële risico’s of verstoringen voordoen; De gemeente Katwijk zal afstemming zoeken met de Belastingdienst bij het opzetten van een CAB-conforme steekproef; De Gemeente Katwijk zal in gesprek blijven met de Belastingdienst over de voorwaarden voor DHT en de overwegingen van Gemeente Katwijk om wel of niet dit convenant te sluiten; De gemeente Katwijk wenst een zakelijke, open en constructieve werkrelatie met de Belastingdienst te onderhouden.

Dit betekent onder andere dat beide partijen op de hoogte zijn van, en rekening houden met elkaars belangen. Ook is van belang dat beide partijen zich bewust zijn van, en actief aan de slag zijn met hun verantwoordelijkheden in het toezicht.

Evaluatie Dit Strategisch Fiscaal Beleidsplan (SFB) maakt onderdeel uit van het plan van aanpak en de planning DHT, zoals in 2021 is besproken met Belastingdienst. Het doel van dit SFB is primair om fiscaal (aantoonbaar) in control te zijn als organisatie en secundair om te bezien of DHT mogelijk is als resultante. Ten aanzien van de evaluatie van dit fiscaal statuut gelden de volgende doelstellingen en richtlijnen: -

De fiscale werkgroep is verantwoordelijk voor de controle op naleving van de kaders zoals weergegeven in dit SFB en het bijbehorende TCF; Het SFB wordt eind 2022 en vervolgens tweejaarlijks geëvalueerd en waar nodig aangepast.

9

Strategisch Fiscaal Beleidsplan Gemeente Katwijk Versie 1.0: 11 oktober 2021

Bijlage 1 Fiscale structuur Volgt na de nulmeting.

10