3. Auditplan 2023 van Deloitte van 12 oktober 2023 (3259932)

Deloitte Accountants B.V. Robonsbosweg 5 1816 MK Alkmaar Postbus 270 1800 AG Alkmaar Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9704 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Katwijk Postbus 589 2220 AN KATWIJK Onderwerp CONCEPT Auditplan 2023 Datum 5 oktober 2023 Kenmerk GEM00914

Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij onze ‘Routekaart audit 2023 gemeente Katwijk’ (hierna: auditplan) aan te bieden voor de controle van de gemeente Katwijk voor het boekjaar eindigend op 31 december 2023. Het doel van dit document is tweeledig, namelijk: • Een samenvatting geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2023 verrichten; en • Het bepalen en vastleggen van uw speerpunten c.q. specifieke aandachtspunten voor onze controlewerkzaamheden over 2023. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren, en onze offerte voor de accountantscontrole van de boekjaren 2018-2023. Het auditplan hebben wij op 26 oktober 2023 besproken met de Auditcommissie. De input uit deze bespreking is verwerkt in de voorliggende definitieve versie.

Het auditplan is een dynamisch document dat wij zonodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Katwijk hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. auditcommissie, uw college als de ambtelijke organisatie. Communicatie neemt zoals u van ons gewend bent sowieso een prominente plaats in binnen onze filosofie en controleaanpak. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in. Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: R.J.M. van Vugt RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing.

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Routekaart audit 2023 gemeente Katwijk Kernbegrippen van Katwijk geven richting aan accountantscontrole

Materialiteit Wij controleren de jaarrekening van de gemeente Katwijk (hierna: Katwijk) op basis van de volgende (voorlopige) materialiteitsberekening: •

Begrote lasten (incl. toevoegingen reserves) 2023:

€ 200.752.000

•

Materialiteit voor fouten: 1% x € 200.752.000 =

€ 2.000.000

•

Materialiteit voor onzekerheden: 3% x € 200.752.000 =

€ 6.000.000

•

Rapportagetolerantie:

Overwegingen risico’s interne beheersing, IT-omgeving en verslaggeving

Bestuurlijke waarden binnen de strategie Coalitieprogramma 2022-2026

Intensief samenwerken met Katwijk zodat we met elkaar een efficiënte controle(aanpak) met meerwaarde blijven realiseren.

€ 100.000

Betrouwbare informatievoorziening

Planning en communicatie Auditplan Managementletter Accountantsverslag Controleverklaring

Formele contactmomenten Duidelijke en frequente communicatie vormt een belangrijk onderdeel bij de prettige samenwerking tussen Katwijk en Deloitte.

Gemeente Katwijk

Onderwerpen

Auditcommissie

• • • •

Inrichting controle Uitkomsten interim-controle Uitkomsten jaarrekeningcontrole Actuele ontwikkelingen

x x x x x x x x x x x x

Portefeuillehouder financiën

• • •

Wederzijdse afstemming verwachtingen Afstemming bevindingen en adviezen Actuele ontwikkelingen

x x x x x x x x x x x x

Ambtelijke organisatie (ongoing)

• • • •

Inrichting controle Uitkomsten interim-controle Uitkomsten jaarrekeningcontrole Actuele ontwikkelingen

x x x x x x x x x x x x

Hechte samenwerking binnen de organisatie, en met sector en stakeholders

x x x x

x x x x

Verbeteren proces door o.a. duidelijkheid over en aanspreken op taken, rollen en verantwoordelijkheden

Digitalisering

Rechtmatigheidsverantwoording

IT- en procesbeheersing in samenhang beoordelen inclusief doorontwikkeling volwassenheid ITomgeving

Passende en betrouwbare IT-omgeving & applicaties

Rapportage

Opstel- en controleproces

Realisatiekracht

Ambities en realisatiekracht afstemmen, en zo voorspellende waarde begroting en tussentijdse rapportages vergroten

Rapportering over rechtmatige totstandkoming baten, lasten en balansmutaties (voorwaarden-, begrotings- en M&O-criterium)

Accenten samenwerking

√ •

Speerpunt(en) Auditcommissie:

Te bepalen/bespreken.

Samenwerking op basis van wederzijds commitment, waarbij we elkaar continu uitdagen nog beter te worden.

Inzicht in IT: ‘roadmap’ richting de verdere volwassenheid op het gebied van IT.

Efficiency in controle verhogen, door inzet data-analyse.

Formele contactmomenten In overleg met de ambtelijke organisatie werken we met afgebakende ‘sprints’ welke worden afgestemd op de P&C-cyclus. Maand

Onderwerp

Juli/September 2023

Evaluatie controleproces boekjaar 2022 en concept auditplan 2023

Oktober 2023

Bespreken auditplan 2023 met auditcommissie

Februari 2024

Bespreken managementletter 2023 met auditcommissie

Maart/April 2024

Uitvoering jaarrekeningcontrole 2023

Juni 2024

Toelichting accountant op jaarstukken en bespreken accountantsverslag 2023 met auditcommissie

Hoofdlijnen controleaanpak gebaseerd op de uitkomsten van de audit 2022 Risicogebied

Wij bevestigen dat wij onafhankelijk zijn van Katwijk overeenkomstig de ‘Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten’ (ViO).

Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het management, het college en de gemeenteraad. Een actuele frauderisicoanalyse van Katwijk is daarvoor de basis.

Impact

Aandachtsgebieden 2023

Management of college doorbreekt de interne beheersingsmaatregelen

•

Verondersteld frauderisico op grond van de geldende beroepsregels

Verantwoording transactiestromen binnen het sociaal domein

•

Verantwoording sociaal domein inclusief prestatielevering en derdenverantwoording

De grondexploitaties Kleipetten Zuid en De Horn zijn niet juist gewaardeerd doordat parameters, ramingen van kosten en/of ramingen van opbrengsten geen realistische inschatting betreffen

• •

Ontwikkelingen in de uitgangspunten, aannames en parameters Juiste en volledige doorrekening in de waardering van de grondexploitatie (incl. winst- en verliesneming in overeenstemming met het BBV)

Het naleven van de EU-aanbestedingsrichtlijnen

•

SiSa-bijlage inclusief samenhangende overlopende posten

• •

De WNT-publicatie is niet conform wet- en regelgeving

•

Specifieke en lage materialiteit op basis van de geldende wet- en regelgeving

Betrouwbaarheid en continuïteit IT-omgeving

•

Opzet en bestaan IT-omgeving en doorontwikkeling volwassenheid

Overige aangelegenheden Onafhankelijkheid

Kans

Rechtmatigheidsverantwoording

•

Rechtmatigheid gekozen aanbestedingsprocedure Specifieke wet- en regelgeving Omvang van het aantal regelingen

Getrouw beeld rechtmatigheidsverantwoording inclusief toereikende onderbouwing en interne controles/analyses

Risico-inschatting (kans en impact) is op basis van onze kennis van de sector en onze ervaringen vanuit voorgaande jaren bij de gemeente

Legenda

Hoog

Midden

Laag