3. Accountantsverslag jaarrekening 2020 Gemeenschappelijke regeling werkvoorzieningschap KDB, ontvangen op 25 mei (1896297)

Accountantsverslag GR Werkbedrijven Kust-, Duin- en Bollenstreek Boekjaar 2020

03/05/2021

© Baker Tilly

1

Aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Werkbedrijven Kust- Duin en Bollenstreek Nijverheidsweg 22 2215 MH Voorhout

Den Haag, 3 mei 2021

Geachte directie en raad,

Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van de opdracht om de jaarrekening 2020 van de GR Kust-, Duin- en Bollenstreek (hierna: GR KDB). te controleren. Dit accountantsverslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening van de GR KDB.

Vanwege de Corona-maatregelen hebben wij afgelopen jaar de controles en werkzaamheden volledig digitaal uitgevoerd. Hierdoor gingen afstemmingen over bevindingen en het proces anders dan gebruikelijk. Wij danken de medewerkers voor de samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van ons accountantsverslag.

In dit verslag lichten wij toe welke overwegingen plaats hebben gevonden bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de werkzaamheden die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en lichten de inhoud van deze rapportage graag nader aan u toe.

Wij hebben u op 3 mei 2021 gemachtigd om onze goedkeurende controleverklaring op het gebied van rechtmatigheid en getrouwheid op te nemen onder de overige gegevens in uw jaarrekening 2020.

Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

Wij hebben het accountantsverslag toegelicht en besproken met de directie. drs. R. Buitenhuis RA Director Audit

2

Inhoudsopgave

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Financiële positie

Rechtmatigheid

Overige onderwerpen

Bijlagen

Belangrijkste bevindingen

3

Bestuurlijke samenvatting

1. Bestuurlijke samenvatting  De opdracht tot controle van de jaarrekening is uitgevoerd conform de met u gemaakte afspraken en omvat de jaarrekening 2020 van GR KDB  De gehanteerde materialiteit bij het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole is € 200.000. Bij het rapporteren van de afwijkingen is een rapportagedrempel van € 20.000 gehanteerd.  Wij zijn voornemens om op 3 mei 2021 gemachtigd om onze goedkeurende controleverklaring op het gebied van rechtmatigheid en getrouwheid op te nemen onder de overige gegevens in uw jaarrekening 2020.

 De impact van Corona is toereikend toegelicht in het jaarverslag.  Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de directie belangrijke schattingen en licht deze toe in de jaarrekening. Wij hebben de schattingen die het management heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2020 beoordeeld en gecontroleerd.

Opdracht scope Belangrijkste en uitkomsten controlebevindingen

Financiële positie

Rechtmatigheid

 Het rekeningresultaat is (afgerond) € 3,1 miljoen. Het positieve resultaat ten opzichte van de gewijzigde begroting wordt veroorzaakt door een hogere rijksvergoeding.  De hogere rijksvergoeding wordt veroorzaakt door een verhoging van de rijksvergoeding per SE naar € 27.016, de impact op de vergoeding is € 1,3 mln en een aanvullende corona-vergoeding voor SW-bedrijven van € 1,2 mln.  De Maregroep heeft in 2020, als gevolg van Corona, een sterk lager resultaat gehaald van € 0,3 mln (ten opzichte van € 1,8 mln begroot). Dit is nog niet zichtbaar in de dividenduitkering die in 2020 door de GR KDB ontvangen is, maar zal wel impact hebben op komend jaar.

 In de controle van de rechtmatigheid is voor € 93.000 aan onrechtmatigheden geconstateerd. Deze onrechtmatigheid is verdeeld in: - Opdrachtverlening zonder EUaanbesteding € 65.000; - Investeringen zonder krediet € 28.000.  Er zijn nog aanvullende maatregelen nodig om in 2021 te kunnen voldoende aan de eisen omtrent de rechtmatigheidsverantwoording.

5

Opdracht Scope en uitkomsten

2. Opdracht, scope en uitkomsten Controleopdracht De opdracht tot controle van de jaarrekening is uitgevoerd conform de met u gemaakte afspraken die zijn vastgelegd in de opdrachtbevestiging d.d. 16 december 2019. De jaarrekeningcontrole is gericht op het uitbrengen van een onafhankelijk oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening 2020 van GR KDB. Daarbij hebben wij gecontroleerd of de jaarrekening in alle van materieel belang zijnde opzichten is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV).

Opzet en reikwijdte controle Onze controle is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Niet uitgesloten is dat afwijkingen voorkomen die voor de jaarrekening als geheel niet van belang zijn. De gehanteerde materialiteit bij het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole is: • Materialiteit: € 200.000 • Uitvoeringsmaterialiteit: € 140.000 Bij het rapporteren van de afwijkingen is een rapportagedrempel van € 20.000 gehanteerd. In de bijlage is een overzicht opgenomen met alle gecorrigeerde en ongecorrigeerde verschillen. Ons onderzoek richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude.

7

2. Opdracht, scope en uitkomsten Controleverklaring Wij zijn voornemens om op 3 mei 2021 gemachtigd om onze goedkeurende controleverklaring op het gebied van rechtmatigheid en getrouwheid op te nemen onder de overige gegevens in uw jaarrekening 2020.

Grondslagen De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen, beoordeling van de grondslagen van de financiële verslaggeving en van belangrijke schattingen die bij het opmaken van de jaarrekening zijn gehanteerd.

Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel.

Wij hebben met de directie de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen en de consistente toepassing daarvan besproken. In dit kader komen tevens zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit van de jaarverslaggeving, zoals nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen, schattingen, beoordeling onzekerheden en bijzondere transacties.

Jaarverslag en overige gegevens Wij hebben het jaarverslag en de overige in het financieel verslag opgenomen informatie gelezen en op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen uit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of deze informatie materiële afwijkingen bevat. Hierbij hebben wij geen materiële afwijkingen geconstateerd. Tevens bevestigen wij dat het jaarverslag voldoet aan de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen.

Naar onze mening zijn de door de directie gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. In het verslagjaar 2020 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen.

8

2. Opdracht, scope en uitkomsten Administratieve Organisatie en Interne Beheersing In het kader van de controle van de jaarrekening 2020 hebben wij onder meer de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (hierna te noemen: AO/IB) beoordeeld. Hierbij is tevens de geautomatiseerde gegevensverwerking betrokken, voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole. Tijdens de uitvoering hebben wij ons gericht op het onderzoeken, beoordelen en toetsen van de AO/IB.

Opbouw en inzet controleteam Het controleteam heeft 640 uren aan de controle van de totale Maregroep (inclusief Maregroep N.V., Mareflex B.V. en GR KDB) besteed. Het verwachte aantal te besteden uren was 496. In de onderstaande tabel zijn deze uren uitgesplitst naar functieniveaus binnen het team.

Naar aanleiding van de beoordeling van de AO/IB hebben wij een managementletter geschreven welke gericht is aan de directie van de Maregroep. Deze managementletter hebben wij op 20 november 2020 besproken met de directie en daarna in definitieve vorm uitgebracht.

Partner

40

46

Manager

96

112

Overige teamleden

360

482

Geautomatiseerde gegevensverwerking Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de accountantscontrole van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Totaal

496

640

Overzicht bestede uren

Budget

Werkelijk

Deze teamopbouw en de inzet van het team heeft geleid tot een kwalitatief goede controle.

In onze managementletter hebben wij een aantal attentiepunten ten aanzien van de IT-omgeving opgenomen. U heeft aangegeven hieraan opvolging te willen geven.

9

Financiële positie

3. Financiële positie 3.1 Staat van baten en lasten Tabel resultaat 2020 ten opzichte van de (gewijzigde) begroting (x € 1.000) Begroting Totale lasten

- 19.680

Totale baten

Jaarrekening -

Verschil

19.228

452

19.680

22.323

2.643

Totaal saldo van baten en lasten

0

3.095

3.095

Mutatie in de reserves

-

-

-

Gerealiseerd resultaat

0

3.095

3.095

Opvallend ten opzichte van de wijzigde begroting is een sterk positief resultaat van (afgerond) € 3,1 miljoen. Deze ontwikkeling is nagenoeg volledig toe te rekenen aan een hogere rijksvergoeding. Ten eerste is in de meicirculaire 2020 besloten om de rijksvergoeding per SE te verhogen van € 25.905 in 2019 naar € 27.016 in 2020. Deze structurele verhoging van de Rijksvergoeding heeft het doel om lonen van Wsw-ers te verhogen. Naast de verhoging van de lonen van de Wsw-ers is er in 2020 een aanvullende Rijksvergoeding voor Corona-steun in de rijksvergoeding opgenomen.

Tabel afwijkingen ten opzichte van de begroting (x € 1.000) Afwijking (x € 1.000)

Toelichting Staat van baten en lasten

Voordelig

Nadelig

Rijksvergoeding: hoger Wsw-vergoeding

1.305

-

Rijksvergoeding: ontvangen Coronasteun

1.235

-

Lagere personeelslasten ambtelijk personeel

231

-

Overige

324

-

Totaal

3.095

-

Rekeningresultaat

3.095

-

Vanuit de Maregroep is in 2020 het dividend uitgekeerd naar aanleiding van het gerealiseerde resultaat 2019. Dit is in lijn met de begroting 2020. In 2020 is het gerealiseerde resultaat van de Maregroep € 0,3 mln. Dit is aanmerkelijk lager dan de begrote resultaat van € 1,7 mln.

11

3. Financiële positie 3.2 Balans Het eigen vermogen van uw Gemeenschappelijke Regeling stijgt Tabel vermogenspositie GR KDB

Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2020 volgens de jaarrekening € 6,2 miljoen.

7.000 6.000

2.000

Van de totale reserves ter hoogte van € 6,2 miljoen is € 2,1 miljoen opgenomen als algemene reserve. Het saldo van deze reserve is ten opzichte van voorgaand jaar gelijk gebleven. De stijging van het eigen vermogen vloeit direct voort uit het resultaat boekjaar. Het resultaat boekjaar 2020 is nog niet bestemd.

1.000

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

5.000 4.000 3.000

0 2015 2016

2017

2018

2019 2020

Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat

Grafiek weerstandscapaciteit (in EUR * 1.000) € 7.000 € 6.000 € 5.000 € 4.000 € 3.000 € 2.000 € 1.000 €0

In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2020 is gevoerd. De door de GR KDB berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt, inclusief het voorstel tot resultaatbestemming € 6,2 mln (2019: € 3,6 mln). Er is dus sprake van een stijging van de beschikbare weerstandscapaciteit in 2020 ten opzichte van 2019. Uw Gemeenschappelijke Regeling heeft op basis van een risicoinventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Hieruit volgt een gekwantificeerd bedrag aan benodigde weerstandscapaciteit van € 2,1 miljoen, (2019: € 2,1 miljoen). De grootste door de GR KDB geïdentificeerde risico’s zijn:

2016

2017

2018

2019

2020

Benodigde weerstandscapaciteit Beschikbare weerstandscapaciteit

•

Daling resultaat MareGroep (€ 273.000)

•

Personeelskosten Wsw (€ 1.645.000)

•

Personeelskosten SPW (€ 112.500) 12

Belangrijkste bevindingen

4. Belangrijkste bevindingen Vanuit onze controle van de jaarrekening van GR KDB hebben wij een aantal onderwerpen en/of bevindingen die wij specifiek aan u willen melden. Deze onderwerpen zijn het meest significant geweest voor onze controle.

Corona

Onderstaand is een uiteenzetting van deze onderwerpen opgenomen.

2020 heeft vanaf maart in het teken van Corona gestaan. Tijdens de eerste periode heeft dit zelfs tot gedeeltelijke staking van de activiteiten van de Maregroep geleidt. Het effect hiervan is zichtbaar in het resultaat van de Maregroep N.V. In de rijksvergoeding is de daling van de omzet voor SW-bedrijven gecompenseerd. Dit zorgt in 2020 voor een aanvullende bijdrage van EUR 1,2 mln. In het jaarverslag is de impact van Corona op de GR KDB toereikend toegelicht. Doordat de pandemie ook in 2021 nog niet is afgelopen is ook in de gebeurtenissen na balansdatum de impact nader toegelicht.

Management schattingen Schatting

Materiële vaste activa

Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de directie belangrijke schattingen en licht deze toe in de jaarrekening. Wij hebben de schattingen die het management heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2020 beoordeeld en gecontroleerd. De belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreffen;

Beoordeling 2020

Beoordeling 2019

Toelichting

De waardering van materiële vaste activa en de gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn toereikend onderbouwd. In de controle zijn geen bijzonderheden en/of schattingswijzigingen geconstateerd.

14

Rechtmatigheid

5. Rechtmatigheid Begrotingsrecht matigheid

Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV. In de kadernota is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. In de toelichting op de staat van baten en lasten is een algemene toelichting opgenomen dat er geen van belang zijnde begrotingsoverschrijdingen hebben plaatsgevonden. Wij zien (beperkte) overschrijdingen ten opzichte van de posten: • Uitvoeringskosten SPW; • Overige bedrijfskosten WSW. Deze overschrijdingen zijn gedurende het jaar via de tussentijdse informatie aan het Dagelijks Bestuur gemeld en geaccordeerd. Wij constateren dat de overschrijdingen op lastenniveau volledig worden gecompenseerd door baten, daarmee is er geen sprake van overschrijdingen ten opzichte van de gewijzigde begroting

16

5. Rechtmatigheid Rechtmatigheid In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Uit onze controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijkt dat voor enkele – Europese gemeentelijke inkooptrajecten met een inkoopwaarde van in totaal € 68.000 niet de juiste procedure is gevolgd. Op basis van onze controle komt naar voren dat deze inkopen Europees aanbesteed hadden moeten worden. Wij hebben aanbesteding dit bedrag als rechtmatigheidsfout aangemerkt.

Wij hebben begrepen dat er inmiddels maatregelen zijn genomen, middels het inhuren van een extern bureau, om de beheersing van rechtmatigheid met betrekking tot de Europese aanbestedingen te verbeteren. Hierbij benadrukken wij het belang om beslissingen omtrent aanbestedingen vooraf te beargumenteren en vast te leggen.

Rechtmatigheid Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door het algemeen bestuur geautoriseerde kredieten. - Kredieten In 2020 hebben er diverse investeringen plaatsgevonden voor een totaal van € 303.000, hiervan is voor € 28.000 geen budget aangevraagd en daardoor niet specifiek door het algemeen bestuur van de GR KDB goedgekeurd. Om die reden is de overschrijding van het krediet als onrechtmatig aangemerkt. De investeringen betreffen investeringen aan de verbouwing van het bedrijfspand. Wij constateren dat de investeringsbegroting 2021 wel is meegenomen in de vastgestelde begroting 2021. Wij adviseren daarnaast om bij het wijzigen van de financiële beheersverordening, het budgetrecht en informatie nadrukkelijker te omschrijven zodat rechten en plichten omtrent autorisatie en informatieverstrekking aan het algemeen bestuur duidelijker zijn geregeld.

Rechtmatigheid In 2017 en 2019 is bijlage 2 (aandachtspunten rechtmatigheidscontrole) van het controleprotocol herzien en daarmee voldoet deze aan de huidige wet- en regelgeving. Wij constateren dat een aantal documenten met betrekking tot het – Normen –en normenkader verouderd zijn, namelijk: toetsingskader • het controleprotocol (2012); • het treasurystatuut (2013); en • de financiële verordening (2014 opgesteld, geldig vanaf 2015).

Deze versies voldoen mogelijk niet meer aan de daaraan te stellen eisen, derhalve adviseren wij u, ook in het licht van 17 de rechtmatigheidsverantwoording, om deze documenten te herzien en waar nodig te actualiseren.

5. Rechtmatigheid Rechtmatigheid Niet financiële beheersingshandelingen Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door – Overige de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw Gemeenschappelijke Regeling heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.

18

Overige onderwerpen

6. Overige onderwerpen Rechtmatigheidsverantwoording

Three lines model

Met ingang van het boekjaar 2021 moet (als de wetgeving hierover wordt vastgesteld) een gemeenschappelijke regeling een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De accountant dient vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording te toetsen. De bewijslast inzake de rechtmatigheid wordt hiermee verplaatst van de accountant naar de gemeenschappelijke regeling.

Wij rapporteren via het three lines model. Dat wil zeggen dat wij binnen de processen nagaan op welk niveau in de organisatie de interne beheersmaatregelen worden ondervangen. De volgende niveaus worden hierbij onderkend: -

1e lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar.

-

2e lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren.

-

3e lijn: in uw verbijzonderde interne controle (VIC) achteraf.

De belangrijkste aandachtspunten ter voorbereiding zijn: •

Positionering van de (verbijzonderde) interne controle in de organisatie;

•

Afstemming reikwijdte met de bestuur;

•

Juiste opzet normenkader en toetsingskader;

•

Adequaat vastleggen van procesbeschrijvingen;

•

Opzetten controle-plan inclusief uitwerking risicoanalyse;

Wij hebben begrepen dat de GR KDB momenteel bezig is met het verder op orde brengen van deze punten. Op de volgende slide hebben wij een aanvullende toelichting opgenomen aangaande de rechtmatigheidsverantwoording en de invulling van het three lines model dat hiervoor gebruikt kan worden. Hierbij wordt vanuit de visie van het dagelijks bestuur invulling gegeven aan de controle.

Indien de beheersmaatregelen in de 1e en/of 2e lijn adequaat zijn ingericht dan is de organisatie optimaal in control en is een voornamelijk systeemgerichte controleaanpak mogelijk. Indien dit niet het geval is kan dit gecompenseerd worden door de gegevensgerichte werkzaamheden van de VIC.

20

6. Overige onderwerpen Rechtmatigheidsverantwoording - vervolg Uit de beoordeling van het AO-IB beeld komt naar voren dat de belangrijkste verbeterpunten liggen op het niveau van de 2e en 3e lijn. Het gaat hierbij over het zichtbaar maken (in opzet en bestaan) van de controles in de 2e lijn en daarnaast het invoeren van een VIC-controle ter verificatie van de aanwezige interne controles. Op basis van de huidige inrichting verwachten wij een primair gegevensgerichte aanpak. In de opmerking / toelichting is duiding gegeven over de kwalificatie per proces en lijn. Op basis van onze bespreking met u sluit deze aanpak op dit moment aan op uw visie op de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording. Nr.

Proces

1e lijn

2e lijn

3e lijn

Opmerking / toelichting

1

Inkopen en betalingen







De huidige interne controle wordt voor een belangrijk deel ingezet als aanvullende interne beheersingsmaatregel, waarbij deze control als 2e lijn fungeert. Hiermee is nog niet voor alle onderdelen sprake van een onafhankelijke beoordeling van het inkoop- en betalingsproces. De 3e lijn is daardoor nog niet compleet ingericht.

2

Personeel







Het personeelsproces is nog geen onderdeel van de verbijzonderde interne controle, de 3e lijn is daardoor als niet aanwezig aangemerkt.

3

Gemeentelijke bijdragen / opbrengsten







De functiescheiding en (zichtbare) interne controle op het proces van financieel beheer is nog niet ingeregeld. .

4

Financieel beheer







De functiescheiding en (zichtbare) interne controle op het proces van financieel beheer is nog niet ingeregeld.

5

Begrotings- en kredietwijzigingen







De functiescheiding en (zichtbare) interne controle op het proces van begroting- en kredietwijzigingen is nog niet ingeregeld.

Legenda status:  = geen bevindingen, enkel aanbeveling ter verdere optimalisatie  = één of enkele bevindingen resteren  = aanpassingen zijn nog noodzakelijk. 21

6. Overige onderwerpen Fraude en naleving wet- en regelgeving

Kwaliteitsborging

De directie is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken.

Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om haar onafhankelijkheid en die van haar medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: • Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners, professionals en ondersteunende stafdiensten; • Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten; • In- en extern kwaliteitsonderzoek; • Twee registeraccountants betrokken bij wettelijke controleopdrachten; • Reviews door partners die niet betrokken zijn bij de opdracht ter waarborging van een deugdelijk / deskundig oordeel.

Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het management gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij, in het kader van NV COS 240/250, de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van weten regelgeving en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en nietnaleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. In het kader van onze controle hebben wij [geen/de volgende] bevindingen te melden met betrekking tot fraude. Bevestiging onafhankelijke positie Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

22

6. Overige onderwerpen Zorgplicht voor een gezonde en veilige werkplek Nu het thuiswerken zo lang aanhoudt, wordt aandacht voor de verantwoordelijkheid en zorgplicht van de werkgever in relatie tot de werkplek steeds belangrijker. De Arbowet bepaalt namelijk dat werkgevers moeten zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor de werknemers. Dit geldt uiteraard voor de normale werkplek, maar nu er veel en structureel wordt thuisgewerkt, geldt dit ook voor de thuiswerkplek. Denk hierbij aan goed gebruik van een computer, juiste verlichting en een passende inrichting van tafel en stoel. Omdat elke thuiswerksituatie anders is, kunnen de eisen per werknemer enorm verschillen. De ene werknemer heeft een voetenbankje nodig om in de juiste houding te zitten, de andere een verstevigde bureaustoel. Twee belangrijk onderdelen van het voldoen aan de zorgplicht is dan ook maatwerk én voldoende voorlichting geven over wat een gezonde en veilige werkplek is. De ene werknemer ondervindt namelijk meer problemen bij het inrichten van een goede thuiswerkplek dan de ander.

Ook aandacht voor werkplek op werkvloer Ook voor werknemers die niet thuis kunnen werken, geldt dat u maatregelen en voorzieningen moet treffen om te zorgen dat werkplekken veilig toegankelijk moeten zijn en veilig moeten kunnen worden verlaten. In het Arbobesluit zijn voor de duur van de pandemie tijdelijke aanvullende eisen opgenomen in verband met het coronavirus. Tot deze tijdelijke maatregelen en voorzieningen behoren in ieder geval:

Nalatigheid zorgplicht kan tot boetes leiden Als u als werkgever niet of onvoldoende aan deze zorgplicht voldoet, kunt u een boete krijgen. De inspectie SZW controleert werkgevers naar aanleiding van klachten (die medewerkers via de website van de inspectie kunnen indienen) of al dan niet aan de eisen voor een thuiswerkplek wordt voldaan. Wie niet aan de eisen voldoet, moet rekening houden met boetes van € 430 tot € 13.500. De Inspectie SZW is zelfs bevoegd om thuiswerkplekken te controleren, ook als de werknemer geen toestemming geeft om zijn woning te betreden.

Boete en werk stilleggen De Inspectie SZW heeft de bevoegdheid heeft om bij herhaalde overtreding van bovenstaande maatregelen en voorzieningen het werk stil te leggen. Dat kunnen zij doen zonder voorafgaande waarschuwing. Daarnaast lopen werkgevers het risico dat de Inspectie SZW hen bij overtreding een bestuurlijke boete oplegt € 4.500. Tref dus voldoende maatregelen op de werkvloer om uw werknemers zo veel mogelijk te beschermen tegen besmetting van het coronavirus.

• • • •

Werkgever dient voldoende hygiënische voorzieningen te treffen. Werkgever dient voorlichting aan werknemers te geven over bestrijding van het coronavirus op de werkplek. Werknemers dienen de maatregelen na te leven en gebruik te maken van de beschikbare voorzieningen. Werkgever dient adequaat toezicht te houden op naleving van voorgaande maatregelen.

23

6. Overige onderwerpen Cybercrime Cybercrime is een toenemende bedreiging voor veel bedrijven. In 2020 is de cybercriminaliteit verder toegenomen en het einde van die trend is helaas nog niet in zicht. Reden genoeg om u nogmaals te wijzen op de risico’s van cybercrime. Er worden meer phishing mails verstuurd, sociale media wordt vaker ingezet om bijvoorbeeld malware te verspreiden en steeds meer bedrijven krijgen direct of indirect via hun leveranciers te maken met ransomware (gijzelsoftware) of phishing aanvallen. Thuiswerken Sinds maart werken veel mensen niet meer op kantoor en loggen vanuit huis in op het netwerk van het bedrijf waar ze werken. Via allerlei slinkse methoden proberen cybercriminelen de inloggegevens van medewerkers te stelen om zichzelf toegang tot het bedrijfsnetwerk te verschaffen. Bij menig medewerker blijkt de (privé) laptop of pc waarmee wordt ingelogd kwetsbaar voor diverse vormen van malware. Soms gaat dat via malware die toetsaanslagen bijhoudt tot vormen waarbij de complete computer wordt overgenomen, bijvoorbeeld het Remote Desktop Protocol. Wanneer criminelen toegang tot het bedrijfsnetwerk hebben kan de schade variëren van diefstal van bedrijfsgegevens tot fraude en het ontoegankelijk maken van gegevens en systemen. Tips: • Zorg voor tweetrapsauthenticatie (2FA of MFA) bij toegang tot het netwerk.

• Borg dat medewerkers antivirus software installeren en up-to-date houden. • Beveilig het dataverkeer tussen thuiswerkers en het bedrijfsnetwerk via VPN.

Phishing Cybercriminelen spelen al jaren handig in op de actualiteiten om mensen te verleiden op een linkje te klikken of een bijlage te openen. Aan het begin van de pandemie speelde men in op de behoefte aan informatie over maatregelen, besmettingsgevaar en producten als mondkapjes en bacteriële zeep. Naarmate er meer mensen werden besmet en stierven, ging men over op slinkse boodschappen zoals een besmetting bij buurtbewoners of collega’s. Nu een vaccin in aantocht is, verwachten we phishing mails en smsjes die inspelen op de behoefte aan een snelle levering met berichten als “wilt u niet wachten op het rijksvaccinatieprogramma?” Het doel blijft ongewijzigd, men probeert malware op uw computer of smartphone te installeren of uw persoonlijke gegevens of geld te ontfutselen. Voor phishing aanvallen wordt overigens niet alleen e-mail ingezet, maar bijvoorbeeld ook sms, WhatsApp en WeChat maar ook via social media. Deze kanalen blijken effectief voor cybercriminelen omdat de ontvangers vaak snel reageren en op linkjes klikken. Door een beroep te doen op uw emotie, kunnen criminelen heel overtuigend zijn waardoor u klikt. Kenmerken van veel phishing mails zijn urgentie (u moet snel reageren) en angst (we gaan uw pas of account blokkeren).

Tips: • Zorg voor bewustwording in uw organisatie en creëer awareness bij uw medewerkers dat ze niet klikken op links en bijlagen uit onbetrouwbare emails

24

6. Overige onderwerpen Ransomware Dit jaar is het aantal bedrijven dat slachtoffer is geworden van ransomware fors gestegen. Cybercriminelen slagen er steeds vaker in om dit type malware bij bedrijven naar binnen te smokkelen via phishing mails of door gebruik te maken van kwetsbaarheden of configuratiefouten in IT systemen, bij medewerkers of bij een van uw leveranciers. Door niet direct toe te slaan, maar eerst de back-up te besmetten komen bedrijven voor het blok te staan en wordt steeds vaker het geëiste losgeld betaald. Door kartelvorming bij cybercriminelen en services als ‘Ransomware as a Service’ wordt het gevaar helaas steeds groter. Tevens zien we dat criminelen vertrouwelijke gegevens verkopen op illegale marktplaatsen. Er is ook een trend waarbij bedrijven niet direct door cybercriminelen worden geraakt, maar via hun leveranciers. Door toenemende digitalisering en integratie van supply chains verwachten wij de komende jaren een verdere stijging te zien. Om die reden is het verstandig om hier met uw leveranciers aandacht aan te besteden.

Tot slot Absolute veiligheid bestaat niet. Goede voorbereiding en besluitvorming op het gebied van cybersecurity vormen echter onderdeel van de verantwoordelijkheid van het management. Wij adviseren u om dit thema met regelmaat en hoog op de bestuursagenda te zetten.

Tips • Houd uw software (Operating System, Antivirus en Firewall) up-todate. • Voer periodiek een virusscan uit, bij voorkeur via realtime scanners. • Verwijder software die u niet meer gebruikt. • Splits uw netwerk in aparte delen om te voorkomen dat het hele netwerk wordt geraakt. • Maak regelmatig een back-up en bewaar die apart van uw systeem en internet. Zorg er ook voor dat de back-up wordt getest zodat je zeker weet dat die gebruikt kan worden. • Zorg ervoor dat u een cyber response plan heeft.

25

Bijlagen

Bijlage: Fouten evaluatie Ongecorrigeerde verschillen Tijdens onze controle hebben wij de volgende ongecorrigeerde controleverschillen geconstateerd, die zowel individueel als in totaliteit niet van materiaal belang worden geacht in relatie tot de financiële overzichten als geheel.

EUR

Referentie

Activa EUR

Passiva EUR

Eigen vermogen EUR

Resultatenrek ening (bate) / last EUR

Rechtmatighei d

Onrechtmatige aanbestedingen

Pag. 17

65.000

Overschrijding investeringskrediet

Pag. 17

28.000

Totaal

93.000

27

Contactgegevens drs. Robert Buitenhuis RA Director Audit r.buitenhuis@bakertilly.nl drs. Stefan Turenhout RA Director Audit s.turenhout@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Scheveningseweg 80-82 Postbus 85745 2517 KZ Den Haag +31 70 358 90 00

28