28. Bijlage 1. Uitwerking scenario's subsidieverwerving gemeente Katwijk (Bureau VIND subsidies) (2717028)

Professionalisering subsidieverwerving uitwerking scenario’s

gemeente Katwijk

26 oktober 2021 definitieve versie

INHOUDSOPGAVE Opdracht

Opdracht Achtergrond Uitkomsten interviewronde

Uitwerking scenario’s/businesscase subsidieverwerving

Scenario 1: Inzet eigen subsidieverwerving 2022-2024 Scenario 2: Uitbesteden van subsidieverwerving 20222024 Scenario 3: Beperkte eigen subsidieverwerving + deel inhuur subsidie-expertise 2022-2024

Conclusies en aanbeveling

Conclusies en aanbeveling Aansluiting bij rekenkameronderzoek Katwijk

Opdracht ▪

Wat is nodig voor het professionaliseren van het subsidiemanagement binnen Katwijk o Wat zijn de belangrijkste voorwaarden en wat moet er organisatorisch ingericht worden (intern of extern) en wat zijn hiervan de kosten (inschatting benodigde fte, en financieel op belangrijke onderdelen van aanvragen tot verantwoorden van subsidies). Dit wordt uitgewerkt in 3 scenario’s. De opdracht betreft vooral de clusters van de gemeente: Projecten, Planmatig Beheer en Inclusieve Samenleving.

▪

▪

Oplevering 3 scenario’s: 1.

Uitwerking van het scenario en businesscase voor het inzetten van 1 fte op subsidieverwerving. 1 fte verdeeld over 2 medewerkers om de kwetsbaarheid van de functie te verdelen.

2.

Uitwerking van het scenario en van de businesscase voor het inzetten van een extern adviesbureau voor subsidieverwerving en inzet op coachen van interne medewerkers en inzet op bewustwording van subsidies.

3.

Een combinatie van scenario 1 en 2.

Algemeen:

➢ Analyse en vertrekpunt onderzoeksrapport (22-04-2021) Rekenkamer commissie Gemeente Katwijk ➢ Deskresearch voorbeelden in publieke sector ➢ Er is een interviewronde gehouden met diverse betrokken vanuit de afdelingen HRM, Financiën, Control, Projecten, Planmatig Beheer, Sociaal Domein om rolduiding (wie doet wat en is waar voor verantwoordelijk binnen dit het subsidieproces) scherp te krijgen.

Achtergrond ❑ Katwijk heeft stevige beleidsambities voor de komende jaren (o.a. wonen, mobiliteit en duurzaamheid) en er staan grootschalige ontwikkelingen op de planning. Om alle opgaven te financieren is de gemeente deels afhankelijk van subsidies en externe financiering. Hoewel Katwijk op dit moment al gebruik maakt van externe financiële middelen, wil de gemeente steviger inzetten op subsidiewerving om optimaal gebruik te kunnen maken van kansen die zich de komende jaren bij de provincie, het rijk en in Europa zullen voordoen. Het onderzoeksrapport van de Rekenkamercommissie Katwijk (22-04-2021) toont aan dat meerdere kansen liggen op subsidie.

❑ Huidige organisatie van subsidieverwerving/belangenbehartiging binnen de gemeente Katwijk Momenteel wordt het subsidieproces gecoördineerd vanuit het domein Samenleving met een relatief beperkte formatieomvang. De focus ligt op subsidieverwerving van met name provinciale subsidies. Nog niet alle provinciale regelingen worden optimaal benut. Dit geldt ook voor nationale en Europese subsidiekansen. Hieruit kan geconcludeerd worden dat er weliswaar subsidies/financiering geworven worden, maar dit gebeurt weinig systematisch en veelal ad-hoc. In het bovengenoemde onderzoeksrapport is een uitgebreide beschrijving opgenomen hoe de gemeente Katwijk momenteel is georganiseerd.

❑ Het verkrijgen van externe financiering gebeurt niet systematisch genoeg. Het zit nog niet in de genen van de gemeente Katwijk. Dit is echter wel wat de gemeente voorstaat en wat ook nodig is om de (toekomstige) opgaven te realiseren. Daarbij moet niet alleen worden gehandeld vanuit de ambities, maar bestuurders en ambtenaren kunnen in dit kader meer batengericht gaan denken en doen.

Interviews 1 Marc de Gruijll

Clustermanager Beleid Sociale Leefomgeving

2 Marja Douve

Subsidiecoördinator

3 Albert Vooijs

Senior adviseur - projectcontroller (Cluster PPO)

4 Caroline Slagt

Clustermanager Projecten Programma's en Opgaven (PPO)

5 Annette van Beelen - Kuyt

Senior HRM Adviseur

6 Lex Offerman

Senior Beleidsmedewerker Financiën

7 Marcel v/d Bosch

Projectleider GOV/PLV

Uitkomsten interviewronde voor procesverbetering binnen de gemeente Voor het zomerreces is een interviewronde gehouden om (proces)verbeteringen inzichtelijk te krijgen voor subsidieverwerving binnen de organisatie. Het doel is om de gemeentelijke ambities optimaal te realiseren door op professionele en systematische wijze de financiële bijdragen van derden te optimaliseren / te werven.

uitkomsten interviewronde (1) De uitkomsten van de interviewronde zijn in de volgende 4 categorieën onderverdeeld: Proces •

Wees waakzaam voor het te lichtzinnig benaderen en invullen: 'Doe het er maar even bij' is een valkuil en levert te weinig resultaat’

•

Subsidie-aanvragen moeten voor de lijn geen / beperkt tijd kosten: de werkdruk is daarin de sleutel en is een bedreiging op potentieel aan subsidiekansen

•

Beschikbare kennis: Woningbouw, infrastructuur etc. Projectleiders zijn redelijk op de hoogte van wat beschikbaar is aan potentieel bij de provincie Zuid-Holland

•

Behoefte aan het opbouwen van expertise in de organisatie. Het organiseren van workshops en trainingen om bewustzijn en draagvlak rondom subsidieverwerving te vergroten

Resultaat •

Kritische succesfactor: 'goed samenwerken': alles op een rij en samenbrengen (inbreng) van de verschillende partners

•

Niet duidelijk op welke thema’s wordt ingezet om financiering binnen te halen

•

Behoedzaamheid voor gemeenten: niet in een te vroeg stadium rijk rekenen (ten dele in begin als 'kans' inrekenen).

•

Kennis en inzet: 'We 'weten dat het loopt' maar het aanvragen zelf laat men nog wel eens op zijn beloop.

•

Bijvoorbeeld GOV - Woningbouw - Infra als pilot , daar pionieren wat eerder kansrijk is.

uitkomsten interviewronde (2) Positionering subsidiecoördinatie •

Ontbreken van helderheid over verantwoordelijkheden en rollen bij subsidieverwerving tussen subsidiecoördinator en de afdelingen.

•

Subsidieaanvragen (scan) staat organisatiebreed ten dienste, dus meer centrale positionering (Unit Financiën / Bedrijfsvoering) heeft de voorkeur.

•

Subsidiecoördinator: moet als ‘Dichtbij’ voelen, zodra de functie(vervulling) niet zichtbaar is bestaat het risico op onvoldoende meerwaarde.

•

‘Binnen de organisatie wordt geen sturing ervaren vanuit het management om met het aanvragen van subsidies aan de slag te gaan’. ‘Hier wordt geen prioriteit aangegeven’.

Financieel - Business case

•

Verdient zijn of haar eigen geld: de gemoeide kosten zijn minimaal binnen te halen. In huis organiseren, wellicht eerst op tijdelijke basis.

•

Vooral investeren op de voorkant: op initiatiefase investeren, herkennen van subsidiemogelijkheden.

•

Subsidieverwerving betrekken in Gate review, (go or no go moment en fase-overgang), inhoudelijk en financiële (eind)verantwoording.

•

Zorg dat een ‘risk and reward’ analyse worden uitgevoerd, waarbij een afweging wordt gemaakt of financiële baten van een subsidie opwegen tegen de slagingskans en de personele inzet die nodig is voor het aanvragen ervan.

Uitgangspunten:

▪ Focus ligt op eigen subsidieverwerving. Reguliere provinciale en nationale subsidies worden benut. Ook inzet op verwerving van EU subsidie (inzet op 1 groot project, meer dan 1 miljoen EU subsidie).

Scenario 1: Inzet eigen subsidieverwerving 2022-2024 gemeente Katwijk

▪ Sturing door subsidiecoördinator (van subsidieverwerving). Agenderen van beleid/invulling regelingen externe financiering. ▪ Vraaggericht werken: De afdelingen zijn leidend bij het aanvragen van subsidies. De afdeling leveren

inhoudelijke bijdrage voor aanvragen.

Indicatie hoogte van subsidieverwerving/externe financiering in miljoenen

Overwegingen: ▪ Kansen voor subsidie ligt vooral binnen het fysieke domein. Om de subsidiecoördinatie te optimaliseren is het voorstel om met name subsidie te verwerven voor Katwijkse ambities binnen dit domein (voor de komende

twee jaar). Na bewezen meerwaarde kan gekozen worden om subsidiecoördinatie na 2 jaar ook voor ander domeinen in te zetten.

1

▪ Inzet van full time subsidiecoördinator. Om kwetsbaarheid weg te halen kan gekozen om subsidiecoördinatie bij 2 personen (of teamvorming) te beleggen. ▪ Positionering: momenteel is subsidiecoördinatie belegd binnen het domein Inclusieve Samenleving. Het heeft

3

de voorkeur om de functie meer centraal in de organisatie te positioneren (bijvoorbeeld Unit Dienstverlening) ▪ Professionalisering subsidieverwerving binnen organisatie: Zorg in dit scenario voor voldoende kennis en kunde op het gebied van subsidieregelingen (coaching subsidiecoördinator), aanvragen, rapportages en

2

eindverantwoording.

Provinciaal

Rijk

Europa

Indicatie kostenposten per jaar

schaal 10

schaal 12

-Subsidiecoördinator 1 fte

81.768

105.621

-Professionalisering eigen organisatie

50.000 p.j. Totaal

maximaal € 155.621 p.j.

Uitgangspunten:

Scenario 2: Uitbesteden van subsidieverwerving 2022-2024 gemeente Katwijk

▪ Focus ligt op subsidieverwerving door extern bureau. Inzet op nationale subsidies . Ook inzet op verwerving van EU subsidie (inzet op 1 groot project, meer dan 1 miljoen EU subsidie). Provinciale subsidies worden veelal door eigen organisatie aangevraagd. ▪ Extern bureau wordt gevraagd om voor een aantal toekomstige Katwijkse projecten en plannen een

screening uit te voeren. In de screening wordt aangeven welke subsidies kansrijk zijn.

Indicatie

▪ Gemeente Katwijk is zelf leidend om projectideeën te laten screenen.

hoogte van subsidieverwerving/externe financiering in miljoenen Overwegingen:

▪ De functie van fulltime subsidiecoördinator krijgt een meer administratief/ondersteunend karakter. De expertise over subsidiewerving wordt volledig ingehuurd door Katwijk.

1

▪ Kansen voor subsidie ligt vooral binnen het fysieke domein. Gericht inzet plegen gen om subsidies aan te vragen voor Katwijkse ambities binnen dit domein (voor de komende twee jaar).

3

▪ Professionalisering subsidieverwerving binnen organisatie: Zorg voor voldoende kennis en kunde op het

gebied van aanvragen, rapportages en eindverantwoording.

2

Provinciaal

Rijk

Europa

Indicatie kostenposten per jaar

schaal 10

schaal 12

-Subsidiecoördinator (administratief/ondersteunend karakter) 0,2 fte

16.353

21.124

-Inhuur extern bureau voor uitvoeren 10 screeningen p.j.

60.000 p.j.

-Professionalisering eigen organisatie

25.000 p.j.

Totaal

maximaal € 106.124 p.j.

Uitgangspunten:

Scenario 3: Beperkte eigen subsidieverwerving + deel inhuur subsidie-expertise 2022-2024 gemeente Katwijk

▪ Voor beperkt gedeelte wordt de eigen subsidieverwerving opgepakt. Daarna wordt extern bureau ingehuurd

Indicatie

▪ Vraaggericht werken: De afdelingen zijn leidend in het besluit tot aanvragen van subsidies.

hoogte van subsidieverwerving/externe financiering in miljoenen

om screening uit te voeren. Reguliere provinciale en nationale subsidies worden benut. Ook inzet op verwerving van EU subsidie (inzet op 1 groot project, meer dan 1 miljoen EU subsidie). ▪ Sturing door subsidiecoördinator: Besluit in samenwerking met de afdelingen welke opdrachten door het externe bureau worden opgepakt.

Overwegingen: ▪ Huidige formatie van subsidiecoördinatie wordt behouden binnen Katwijk. ▪ Positionering: Het heeft de voorkeur om subsidie meer centraal in de organisatie te positioneren (bijvoorbeeld

1

bij Unit Dienstverlening). ▪ Door beperkte inzet kan de toekomstige subsidiecoördinator ligt de keuze voor de hand om de subsidiecoördinator met name in te zetten om subsidie te verwerven binnen het fysieke domein. Daar liggen de grootste kansen voor Katwijk.

3 ▪ Professionalisering subsidieverwerving binnen organisatie: Zorg voor voldoende kennis en kunde op het

gebied van subsidieregelingen (coaching subsidiecoördinator), aanvragen, rapportages en

2

Provinciaal

eindverantwoording.

Rijk

Europa

Indicatie kostenposten per jaar

schaal 10

schaal 12

-Subsidiecoördinator 0,2 fte

16.353

21.124

-Inhuur extern bureau (uitvoeren 6 opdrachten)

36.000 p.j.

-Professionalisering eigen organisatie

25.000 p.j.

Totaal

maximaal € 82.124 p.j.

Conclusies en aanbevelingen •

Katwijk heeft stevige ambities voor de komende jaren. De woningbouwopgave, energietransitie, klimaatadaptatie en mobiliteit vragen om grootschalige investeringen. Het verzilveren van financiering door subsidies/financiering is daarbij belangrijk om op lange termijn doelen en ambities van Katwijk te realiseren.

•

Hoewel Katwijk op dit moment gebruik maakt van externe financiële middelen is ons advies om steviger in te zetten op subsidieverwerving om optimaal gebruik te kunnen maken van kansen die zich de komende jaren bij de provincie, het rijk en in Europa zullen voordoen.

Aanbeveling: Scenario 3 sluit het beste aan om subsidieverwerving binnen gemeente Katwijk te organiseren en optimaliseren: • Ons advies is om scenario 3 binnen Katwijk uit te werken. Dit scenario vraagt om de huidige subsidiecoördinatie te handhaven in de organisatie. Die is volgens ons noodzakelijk om de slagkracht in de organisatie te behouden en te verbeteren en daarmee meer subsidies te verwerven. Aanbeveling uitwerking scenario 3: 1) Het is wel noodzakelijk om dat de subsidiecoördinator een andere taakopvatting krijgt. De subsidiecoördinator dient veel actiever en zichtbaarder te zijn binnen de organisatie. In de toekomstige situatie kent de subsidiecoördinator de verschillende projectmanagers en hun inhoudelijke werkgebied goed waardoor proactief informatie over interessante subsidiemogelijkheden gericht doorgestuurd kan worden. 2) Laat dit scenario een pilot worden voor een periode van 2 jaar. Leg de focus qua subsidieverwerving /subsidiecoördinatie op het fysieke domein. Daar liggen de meeste kansen. Bij bewezen meerwaarde na 2 jaar kan dit scenario worden ingezet voor de gehele organisatie.

Aansluiting bij aanbevelingen rekenkameronderzoek Katwijk De keuze om te investeren van subsidieverwerving sluit direct aan bij de aanbevelingen van de rekenkamercommissie Katwijk (RCK)* De volgende aanbeveling heeft de RCK gedaan: ✓ Rol subsidiecoördinatie - meer inbedden in organisatie. Het voorstel is om de subsidiecoördinatie bij meerdere ambtenaren te beleggen. Daarmee kan een meer proactieve houding richting alle afdelingen worden ingenomen om hen uitgebreider te kunnen informeren en te adviseren over toekomstige subsidiemogelijkheden ✓ Vergroot draagvlak: Daarbij is het essentieel dat ook bestuur en management het belang van subsidieverwerving blijven uitdragen en dat dient ook in Katwijk te gebeuren. Het subsidiebewustzijn moet in de komende jaren in de organisatie toenemen ✓ Subsidiekansen verzilveren: er liggen divers regionale, nationale en Europese subsidieregelingen die aansluiten bij de toekomstige ambities van Katwijk. ✓ Opbouw subsidiekennis in de organisatie. Zorg voor voldoende kennis en kunde op het gebied van subsidies.

* Onderzoek Europese subsidies 2021-2027 Rekenkamercommissie Katwijk -21-04-2021