23. Bijlage 2. Verslag van bevindingen VRHM (28611)

Verslag van bevindingen Veiligheidsregio Hollands Midden Boekjaar 2020

1

GR Veiligheidsregio Hollands Midden Postbus 1123 2302 BC Leiden

ONDERWERP: Verslag van bevindingen 2020

DATUM: 1 juni 2020

Geachte leden van het dagelijks en algemeen bestuur, In overeenstemming met de opdracht tot de controle van de jaarrekening 2020 van Veiligheidsregio Hollands Midden (Hierna: VRHM), zoals overeengekomen in onze opdrachtbevestiging d.d. 6 december 2018 en de overeengekomen verlenging van de controle voor het boekjaar 2020 d.d. 21 april 2020, bieden wij u hierbij het verslag van bevindingen aan. Het verslag van bevindingen bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden naar voren zijn gekomen. Het verslag van bevindingen is uitsluitend opgesteld voor uw gebruik en mag daarom zonder onze toestemming niet aan derden ter inzage worden verstrekt. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht. Wij hebben op 1 juni 2021 bij de jaarrekening over boekjaar 2020 een goedkeurende controleverklaring verstrekt ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. De bevindingen in dit verslag doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Indien en voor zover de jaarrekening niet door het algemeen bestuur wordt vastgesteld en leidt tot een aangepaste jaarrekening, dient ook bij deze aangepaste jaarrekening door ons toestemming te worden verleend tot het opnemen van onze controleverklaring.

Boekjaar 2020 is ons laatste controlejaar, aangezien de opdracht tot de controle van de jaarrekening aan een andere partij is gegund. Wij hebben met plezier met u gewerkt de afgelopen jaren. Wij danken de VRHM en haar medewerkers voor deze plezierige samenwerking. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten.

Hoogachtend, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

G.J. van Luyk AA Director

2

Inhoudsopgave CONTACT

G.J. (Fred) van Luyk AA Director Audit f.vanluyk@bakertilly.nl

L.A.H.C. (Linda) Holterman RA Senior Manager Audit l.holterman@bakertilly.nl

KANTOORGEGEVENS Papendorpseweg 99 3528 BJ Utrecht Postbus 85007 3508 AA Utrecht + 31 (0)30 258 70 00

1. Opdracht, scope en uitkomsten

4

2. Ontwikkelingen in de jaarcijfers

7

3. Controlebevindingen

10

4. Overige onderwerpen

15

Bijlagen

19

3

1. Opdracht, scope en uitkomsten

© Baker Tilly

4

1. Opdracht, scope en uitkomsten De opdracht tot controle van de jaarrekening is uitgevoerd conform de met u gemaakte afspraken die zijn vastgelegd in de opdrachtbevestiging d.d. 6 december 2018. De jaarrekeningcontrole is gericht op het uitbrengen van een onafhankelijk oordeel omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 van de VRHM. Daarbij hebben wij gecontroleerd of de jaarrekening in alle van materieel belang zijnde opzichten is opgesteld in overeenstemming met de BBV.

1.1. Opzet en reikwijdte controle Onze controle is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Niet uitgesloten is dat afwijkingen voorkomen die voor de jaarrekening als geheel niet van belang zijn. Ons onderzoek richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij de directie en het dagelijks bestuur van de VRHM. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. 1.2. Materialiteit Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden hanteren wij een goedkeuringstolerantie, ook wel materialiteit genoemd. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden inzake de jaarrekening hebben wij de goedkeuringstolerantie gehanteerd in overeenstemming met het Besluit Accountscontrole Decentrale Overheden (BADO). Hieruit volgt dat wij voor de jaarrekening een tolerantie voor fouten van € 550.000 (1% van de lasten) hebben gehanteerd en een tolerantie voor onzekerheden van € 1.650.000 (3% van de lasten). Wij hebben een rapporteringsdrempel gehanteerd van € 27.500. 1.3.

Grondslagen De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen, beoordeling van de grondslagen van de financiële verslaggeving en van belangrijke schattingen die bij het opmaken van de jaarrekening zijn gehanteerd. Wij hebben met de directie de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen en de consistente toepassing daarvan besproken. In dit kader komen tevens zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit van de jaarverslaggeving, zoals nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen, schattingen, beoordeling onzekerheden en bijzondere transacties. Naar onze mening zijn de door de directie gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. In het verslagjaar 2020 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. 1.4. Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel.

5

1. Opdracht, scope en uitkomsten (vervolg) 1.5. Administratieve Organisatie en Interne Beheersing In het kader van de controle van de jaarrekening 2020 hebben wij onder meer de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (hierna te noemen: AO/IB) beoordeeld. Hierbij is tevens de geautomatiseerde gegevensverwerking betrokken, voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole. Tijdens de uitvoering hebben wij ons gericht op het onderzoeken, beoordelen en toetsen van de AO/IB. Voor de details verwijzen wij naar de managementletter d.d. 15 januari 2021. 1.6. Geautomatiseerde gegevensverwerking Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de accountantscontrole van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. In onze managementletter d.d. 15 januari 2021 hebben wij een aantal attentiepunten ten aanzien van de IT-omgeving opgenomen. 1.7. Jaarverslag en overige gegevens De jaarstukken 2020 bestaan uit “het jaarverslag” en de “jaarrekening”. In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar.

Primair object van de accountantscontrole is de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten met toelichting, zoals in het boekwerk “jaarrekening” is opgenomen. Het jaarverslag valt hierdoor niet onder de accountantscontrole. Conform de gewijzigde wetgeving voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag en de overige documenten (bijlagen 3 tot en met 5) verenigbaar zijn met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag en de overige documenten alle informatie bevat die is voorgeschreven en volgens de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening. 1.8. Impact Covid-19 Vanaf het voorjaar 2020 heeft Nederland te maken gekregen met Corona en de impact die dit heeft op onze maatschappij. Voor de VRHM geldt dat de crisisorganisatie het merendeel van het boekjaar functioneerde op het hoogste regionale crisisniveau. Hoewel het grootste deel van het beleid en programma doorgang kon vinden, had Covid-19 een impact op de capaciteit in de organisatie, waardoor projecten naar achteren zijn geschoven.

Mede door minder trainingen, opleidingen en oefeningen bij de brandweer, is het resultaat over 2020 positief. Aangezien de minder uitgaven de meerkosten overschrijden kunnen de specifieke meerkosten Covid-19 boekjaar 2020 van de VRHM, conform de Verantwoordingsinstructie, niet bij het Ministerie van VWS worden gedeclareerd. Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij, voor zover van toepassing, rekening gehouden met de invloed die Covid-19 kan hebben op de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de waardering van materiele vaste activa en vorderingen juist is opgenomen. Tevens hebben wij vastgesteld dat de toelichting in het bestuursverslag voldoende toereikend is. 6

2. Ontwikkelingen in de jaarcijfers

© Baker Tilly

7

2. Ontwikkelingen in de jaarcijfers 2.1. Overzicht van de baten en lasten Het jaar 2020 was vanwege de Corona-crisis een uitzonderlijk jaar. Werkzaamheden zijn in 2020 voor een deel verschoven naar het beheersen van de crisis. Dit heeft invloed gehad op de baten en lasten in 2020.

Overzicht van baten en lasten

2020

Program m a begroting 2020

2019

Brandw eer en crisisbeheer

41.495

43.126

41.237

MBHM

1.185

859

1.528

554

615

587

Voor de MBHM geldt dat de bezetting, reeds jaren, hoger is dan de begrote formatie. Hier is in de begroting geen rekening mee gehouden, waardoor de lasten over 2020 voor MBHM ca. € 300.000 hoger zijn dan begroot.

Overhead

12.375

13.191

12.423

Totaal lasten

55.609

57.791

55.775

De totale kosten voor overhead bedragen ca. € 12,3 mln over 2020 en zijn hiermee lager dan begroot, maar liggen in lijn met voorgaand jaar. Ook zijn overall de personeelskosten lager uitgevallen vanwege niet opgevulde vacatures.

Baten Brandw eer

-54.498

-54.724

-53.333

GMK

-1.734

-1.545

-1.401

Oranje Kolom

-675

-675

-689

Totaal baten

-56.907

-56.944

-55.423

-459

-847

-781

-1.757

-

-118 -547

Het gerealiseerde resultaat in 2020 wijkt € 1.757.000 (positief) af van de begroting. Dit wordt veroorzaakt door lagere lasten, waar door corona veel trainingen en opleidingen geen doorgang konden vinden. Dit is onder andere de oorzaak van de onderschrijding op de kosten bij Brandweer en crisisbeheersing van ca. € 1,6 mln.

EUR x 1.000 Lasten

Oranje Kolom

Toevoegingen en onttrekkingen reserves Mutatie reserves Brandw eer Mutatie reserves GMK Gerealiseerd resultaat

8

2. Ontwikkelingen in de jaarcijfers (vervolg) 2.2. Activa De daling in de MVA komt naast de reguliere afschrijvingen door de verkoop van de grond aan de Schipholweg ad € 2,7 mln. De uitzettingen in ‘s Rijks schatkist zijn aanzienlijk gestegen met name als gevolg van het positieve resultaat boekjaar. 2.3. Passiva inclusief vermogenspositie De algemene reserve ultimo boekjaar ad € 920.000 is gelijk aan de risicoinventarisatie (weerstandsvermogen). Op basis hiervan is geen aanvullende dotatie van de algemene reserve noodzakelijk. Indien het bestuur instemt met de voorgestelde resultaatverdeling 2020 dan blijft de algemene reserve in lijn met het berekende weerstandsvermogen. Mede door het positieve resultaat zijn de kengetallen over 2020 verbeterd ten opzichte van voorgaand jaar. Zo is de netto schuldquote gedaald naar 18%, waarbij de solvabiliteit is gestegen naar 18%. De structurele exploitatieruimte bedraagt ultimo boekjaar 3,9% (2019: 1,4%)

Balans EUR x 1.000 Activa

31-12-2020

31-12-2019

Materiële vaste activa Financiële vaste activa Vaste activa

26.164 8.252 34.416

28.565 8.553 37.118

Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist Overige vorderingen Liquide middelen Overlopende activa Vlottende activa

201 6.151 6 311 931 7.600

323 3.219 0 307 1.187 5.036

Totaal activa

42.016

42.154

Algemene reserve Bestemmingsreserve uitvoering koers Gerealiseerd resultaat Voorzieningen Onderhandse leningen Vaste passiva

920 4.841 1.758 8.672 18.247 34.438

1.455 4.221 546 8.776 22.685 37.683

Overige schulden Overlopende passiva Vlottende passiva

6.496 1.082 7.578

3.343 1.128 4.471

Totaal passiva

42.016

42.154

Passiva

9

3. Controle Bevindingen

© Baker Tilly

10

3. Controlebevindingen 3.1. Voorziening Functioneel leeftijdsontslag (hierna: FLO) Vorig jaar heeft u in ultimo boekjaar de voorziening FLO gevormd, welke middels foutenherstel eveneens in de vergelijkende cijfers is opgenomen. Voor de verplichting die voortkomt uit het FLO-overgangsrecht dient een voorziening gevormd te worden indien het financieel risico bij de VRHM ligt. Voor de gemeente Gouda geldt dat zij de verplichting FLO heeft afgekocht en overgedragen aan de VRHM. In ruil hiervoor betaalt de gemeente Gouda 30 jaar lang een jaarlijks vast bedrag. Doordat hier sprake is van een ‘clean cut’ loopt de VRHM het risico dat de totale verplichting mogelijk hoger uitvalt dan de jaarlijks te ontvangen bedragen. Dit alles heeft tot gevolg dat de volledige verplichting (ultimo 2020 € 7,6 mln) op de balans komt als ‘voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico’s’ en de volledige last dient te worden verantwoord in de exploitatie. Hier tegenover staat een (langlopende) vordering berekend als de contante waarde van de te ontvangen betalingen die de komende jaren zullen worden ontvangen. Jaarlijks worden mutaties in de verplichting via het resultaat verwerkt. Voor de gemeenten Alphen a/d Rijn en Leiden hoeft, gelijk aan voorgaand jaar, geen voorziening te worden gevormd omdat het risico is overgedragen aan betreffende gemeenten.

Deze gemeenten betalen jaarlijks de kosten met betrekking tot de FLO en blijven dat doen over de hele looptijd van de regeling. Berekening van de voorziening De berekening van de FLO-voorziening is door een extern deskundige opgesteld. Wij hebben in dit kader de controlewerkzaamheden overeenkomstig standaard 500.8 uitgevoerd en geconcludeerd dat wij gebruik kunnen maken van de door de deskundige opgestelde berekening. De berekening is in 2017 opgesteld en wordt jaarlijks geactualiseerd. De uitgangspunten voor de berekening zijn toegelicht in de jaarrekening. De voorziening FLO dient jaarlijks geactualiseerd te worden vanwege (mogelijke) aanpassingen in het fiscale regime, regelgeving t.a.v. het FLO-overgangsrecht, salarismutaties en/of overige CAO-aanpassingen. Deze aanpassingen in de berekeningen hebben over 2020 geleid tot een hogere dotatie aan de voorziening, vanwege een stijging van de te verwachten lasten. Wij hebben tijdens de controlewerkzaamheden geconstateerd dat in de berekening van de FLO-voorziening per abuis op regelniveau een onjuiste formule is gehanteerd. Hierdoor is de FLO-voorziening voor die betreffende persoon onnauwkeurig berekend. Gezien de looptijd van de FLO leidt deze onjuiste formule tot een correctievoorstel van € 91.000.

Deze correctie is niet in de voorliggende jaarrekening verwerkt, maar wij kunnen vanwege de gehanteerde materialiteitsgrenzen hiermee instemmen.

11

3. Controlebevindingen (vervolg) 3.2. Wet Normering Topinkomens (WNT) De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) stelt maxima aan de bezoldiging van topfunctionarissen. In de WNT wordt het begrip topfunctionaris nader gedefinieerd; het wetsvoorstel ‘Aanpassingswet WNT’ benadrukt dat alleen sprake is van een topfunctionaris als sprake is van leidinggeven aan de gehele organisatie. In de WNT worden ook maxima aan bezoldiging van de topfunctionaris gesteld van € 201.000 (2019: € 194.000). De bezoldiging van topfunctionarissen in deeltijd of met een aanstelling korter dan 12 maanden in een boekjaar, wordt omgerekend naar een voltijdsbezoldiging. De WNT bevat een openbaarmakingsverplichting van de bezoldiging van topfunctionarissen via de jaarrekening van de organisatie en inzending aan de (vak)minister. Voor andere functionarissen geldt alleen een openbaarmakingsverplichting bij overschrijding van de bezoldigingsnorm. In de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling VRHM over boekjaar 2020 is op juiste wijze rekening gehouden met de bepalingen uit de WNT. Wij geven u wel in overweging, vanuit het controleprotocol WNT 2020, om voor het boekjaar 2020 een risicoanalyse uit te voeren en de IB-maatregelen aantoonbaar vast te leggen.

Anticumulatie bepaling WNT Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in het WNT controleprotocol opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren. In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. Ontwikkelingen – openbaar te maken informatie Vanaf 2020 dienen voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking de daadwerkelijk gewerkte uren gedurende de eerste twaalf kalendermaanden openbaar gemaakt te worden. Dit betekent dat u inzicht in en een registratie moet hebben van deze gewerkte uren door de topfunctionaris zonder dienstbetrekking. Voor topfunctionarissen die naast hun topfunctie: - tevens nevenwerkzaamheden vervullen bij uw organisatie, of - werkzaamheden verrichten bij aan uw organisatie gelieerde rechtspersonen, of - gelijktijdig leidinggevende topfunctionaris in dienstbetrekking is bij een andere rechtspersoon of instelling waarop de WNT van toepassing is, geldt dat vanaf de verantwoording 2020 de WNT-gegevens die op deze zogenaamde samenloop van werkzaamheden betrekking heeft openbaar moeten worden gemaakt.

Voor de openbaar te maken gegevens verwijzen wij naar artikel 5 van de Uitvoeringsregeling WNT die geldt vanaf 1 januari 2020.

12

3. Controlebevindingen (vervolg) 3.3. Europese Aanbestedingen Elk jaar controleren wij of de verplichtingen die zijn aangegaan in het boekjaar rechtmatig zijn. Hierbij controleren wij of er voldaan is aan de geldende aanbestedingsrichtlijnen. Dit doen wij door te controleren of de Europese aanbestedingen in 2020 conform de Europese Aanbestedingsrichtlijnen zijn verlopen en of alle andere verplichtingen terecht niet Europees zijn aanbesteed. Wij hebben vastgesteld dat er geen onrechtmatige verplichtingen zijn aangegaan in 2020 en dat de Europese aanbestedingen conform de Europese Aanbestedingsrichtlijnen zijn gegaan. Om voor de toekomst ook goed in control te zijn van het aanbestedingsproces adviseren wij u om een contractenregister aan te leggen en in het inkoopproces interne beheersingsmaatregelen te implementeren die toezien op het naleven van de aanbestedingsregels bij het aangaan van verplichtingen. Wij hebben van u vernomen dat u momenteel bezig bent met het aanleggen van een contractenregister. 3.4. Geen (materiële) afwijkingen die in het oordeel moeten worden betrokken in het kader van begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op Artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door het bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd.

Dit gebeurt door middel van de begroting, via de verordening op het financieel beheer en het controleprotocol. Het systeem van budgetbeheer en –bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het bestuur van budgetoverschrijdingen brengt het risico met zich mee dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het Algemeen Bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid die door de commissie BBV is uitgebracht. Een belangrijke inhoudelijke aanvulling betreft de vaststelling, dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat het bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij open-einde regelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant.

In die gevallen dat het bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven, worden betrokken. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In de jaarstukken 2020 legt het bestuur in de toelichting op het overzicht van baten en lasten verantwoording af over de realisatie van de lasten en baten ten opzichte van de begroting na wijziging. Uit de analyse blijkt een overschrijding van de begrote lasten in de programma’s Brandweer en crisisbeheersing en MBHM. Wij hebben vastgesteld dat deze juist in het jaarverslag en de jaarrekening zijn toegelicht.

13

3. Controlebevindingen (vervolg) 3.5. Vennootschapsbelasting Met ingang van 1 januari 2016 zijn overheidslichamen vennootschapsbelastingplichtig voor zover zij een onderneming drijven. Hiervan is sprake, indien aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan: • Er is sprake van een duurzame organisatie van arbeid en kapitaal; • Waarmee wordt deelgenomen aan het economisch verkeer; en • Waarmee structureel overschotten worden gerealiseerd. Indien aan het laatste vereiste niet of slechts incidenteel wordt voldaan, kan er toch sprake zijn van een onderneming in fiscale zin, indien met de betreffende activiteit in concurrentie wordt getreden met wel belastingplichtige partijen. Door BDO is in het verleden een scan uitgevoerd voor wat betreft de mogelijke vennootschapsbelastingplicht over boekjaar 2016. Op basis van de jaarrekening 2020 alsmede ervaringen uit de praktijk verwachten wij dat de impact van de invoering van de Vpb-plicht voor overheidsbedrijven voor VRHM gering zal zijn, doch wij kunnen de risico’s, niet volledig uitsluiten. Wij adviseren in ieder geval een analyse te (laten) maken en de in dat kader ingenomen standpunten en onderbouwingen op een deugdelijke wijze te verankeren in het Vpb-dossier. Uit dit dossier moet blijken dat de ingenomen standpunten in ieder geval pleitbaar zijn. Op die manier wordt in ieder geval het boeterisico beperkt.

In de toelichting is opgenomen dat de VRHM geen prestaties voert welke in aanmerking komen voor de VPB-plicht. Wij raden u aan jaarlijks een impacten risicoanalyse uit te laten voeren. 3.6. SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: • • •

€ 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is.

Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Tevens hebben wij vastgesteld dat de bijlage volledig is, door vast te stellen dat er geen andere verantwoordingen zijn opgenomen op de website van de Rijksoverheid. De SiSa-bijlage dient door uw Gemeenschappelijke Regeling samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlagen bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.

14

4. Overige onderwerpen

© Baker Tilly

15

4. Overige onderwerpen 4.1. Fraude en naleving wet- en regelgeving De directie is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. Het bestuur is verantwoordelijk voor het toezicht op de directie in de uitvoering van deze taken. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het management gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij, in het kader van NV COS 240/250, de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersings-maatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude.

4.3. Kwaliteitsborging Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om haar onafhankelijkheid en die van haar medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: •

Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners, professionals en ondersteunende stafdiensten;

•

Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten;

•

In- en extern kwaliteitsonderzoek; en

•

Reviews door partners die niet betrokken zijn bij de opdracht ter waarborging van een deugdelijk / deskundig oordeel.

4.2. Bevestiging onafhankelijke positie Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

16

4. Overige onderwerpen (vervolg) 4.4. Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van boekjaar 2021 Met ingang van boekjaar 2021 dient het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling zelf verantwoording af te leggen over het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen. Met ingang van 2021 beperkt het oordeel van de accountant zich tot een getrouwheidsoordeel. Daarnaast controleert de accountant vanaf 2021 ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de gemeentelijke jaarrekening. Deze verantwoording gaat onderdeel uitmaken van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling en als zodanig object van onderzoek worden voor de accountant in zijn opdracht om een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening af te geven. Het algemeen bestuur dient de materialiteits- en rapporteringsgrens te bepalen, mogelijk wel binnen een bepaalde wettelijke bandbreedte. De aanstaande wetswijziging veroorzaakt dat de bewijslast om aan te tonen dat de gemeenschappelijke regeling primair in control is op gebied van financiële rechtmatigheid en getrouwheid wordt verlegd van de accountant naar het dagelijks bestuur.

De intentie is dat de accountant hierbij als vierde lijn gaat functioneren. In onze optiek kan dit alleen worden bereikt als uw zelf controlerend vermogen in de 1ste, 2de en 3delijn binnen uw mogelijkheden en ambitieniveau optimaal is, waardoor wij alleen in de noodzakelijke processen en transacties hoeven te “spitten”. Waar de 2de en 3de lijncontrole goed is ingericht zullen wij in hogere mate steunen op uw deelwaarnemingen maar altijd in beperkte omvang zelfstandig werkzaamheden blijven uitvoeren. U mag van uw accountant verwachten dat hij zelfstandig een oordeel blijft vormen over de beheersing van de organisatie. Voor gebieden die minder belicht worden, zullen wij uitgebreidere werkzaamheden uitvoeren.

Om voorbereid te zijn op deze wetswijziging adviseren wij u om een kritische analyse uit te voeren op de huidige stand van zaken binnen uw gemeenschappelijke regeling. Allereerst is het van belang om terug te blikken, en na te gaan in hoeverre uw organisatie in de afgelopen jaren gesteund heeft op de werkzaamheden van de accountant of was het oordeel van de accountant een bevestiging van hetgeen reeds gecommuniceerd was door de 3de lijn (VIC: Verbijzonderde Interne Controle). Afhankelijk van de uitkomsten van deze analyse, dient u ambitie gericht op de wetswijziging te gaan bijstellen. Wij raden u aan om deze ambitie officieel vast te stellen, waarmee verankering in de organisatie wordt geborgd. In deze visie dient een beeld te worden geschetst hoe u de organisatie wenst te beheersen/ controleren. De visie dient een leidraad te bevatten voor de organisatie om te waarborgen en zichtbaar te maken dat binnen de gemeenschappelijke regeling getrouw en rechtmatig wordt gehandeld. Op basis van het gewenste ambitie niveau in de visie dient te worden bepaald of de randvoorwaarden voor realisatie van deze visie toereikend zijn binnen uw gemeenschappelijke regeling en wat dit eventueel betekent voor de huidige inrichting van de 1ste, 2de en 3de lijnscontrole, de positionering van de 3de lijn (VIC).

Ten aanzien van de positionering van de VIC is het belangrijk dat zij de positie krijgen om onafhankelijk te rapporteren over eventuele bevindingen. Uitgangspunten die bij een eventuele herziening/ herstructurering van uw organisatie in ogenschouw moeten worden genomen is een goed werkende bestuurlijke inrichting, actuele risicomanagement /beheersing per proces, juiste implementatie van de PDCA- cyclus (plan, do, check en act) en toezicht op de invoering van verbetermaatregelen. (vervolg op volgende pagina)

17

4. Overige onderwerpen (vervolg) (vervolg rechtmatigheidsverantwoording) Belangrijk is hierbij om na te gaan wat de (aangepaste) visie betekent voor uw processen en systemen. Indien er vele aanpassingen benodigd zijn om uw organisatie zichtbaar in control te krijgen op het gebied van getrouwheid en financiële rechtmatigheid heeft dit een behoorlijk impact op uw medewerkers. De aanpassingen dienen uiteindelijk te worden gedragen door de medewerkers van de gemeenschappelijke regeling op elke niveau binnen de organisatie. Hierbij is gedegen aanpak voor de implementatie essentieel. Iedere medewerker dient namelijk op zijn niveau te worden meegenomen in het gewenste risico management zoals dat is beschreven in de visie. Onze visie hierop is om medewerkers vooral aan de voorkant te betrekken bij de actualisatie van de het risicomanagement/beheersing per proces. Hierdoor creëer je bewustwording en draagvlak door de gehele organisatie. Onderstaand figuur geeft bovenstaande visueel weer

Teneinde hier grip op te krijgen is het zaak aandacht te hebben voor mensgerichte beheersinstrumenten. Het vaststellen van gewenst gedrag en het borgen van dit gedrag middels genoemde beheersinstrumenten zal daarbij helpen. De zogenaamde “Soft controls” zijn op te vatten als maatregelen die van invloed zijn op bijvoorbeeld de motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Soft controls vormen een onlosmakelijk onderdeel van de set beheersingsmaatregelen die het management treft om zeker te stellen dat de organisatiedoelstellingen worden gerealiseerd (De Heus en Stremmelaar, 2000).

18

5. Bijlagen

© Baker Tilly

19

Bijlage: niet-gecorrigeerde afwijkingen Hieronder volgt een overzicht van de niet-gecorrigeerde afwijkingen in onze controle.

Paragraaf

Omschrijving

3.1.

Onnauwkeurige berekening FLO-voorziening

Fout € 91.000

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Goedkeurend

Onzekerheid

Toelichting fout/onzekerheid -

Tijdens de jaarrekeningcontrole hanteren wij een tolerantie voor fouten van € 550.000 (1% van de lasten) en een tolerantie voor onzekerheden van € 1.650.000 (3% van de lasten). Wij hebben een rapporteringsdrempel gehanteerd van € 27.500.

20

Bijlage: SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door de VRHM samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Nummer

Specifieke uitkering

A2

Brede doeluitkering Rampenbestrijding (BDuR) (Beschikking 2766699 en 2917171)

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Goedkeurend

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

0

6.313.973

-

Het ministerie van BZK stelt uiterlijk in januari van het jaar volgend op het jaar waarover wordt verantwoord een standaard format voor de tabel beschikbaar (als Excel-bestand). In dit model kan het voorkomen dat voor een specifieke uitkering twee regels nodig zijn. Eén regel is dan voor het rapporteren van fouten en de andere voor onzekerheden. Het is verplicht om van dit standaard format gebruik te maken.

21

22