2. Bijlage 2. Jaarverslag 2020 en jaarplan 2021 (1855557)

Rekenkamercommissie

Jaarverslag 2020 en Jaarplan 2021

van de Rekenkamercommissie gemeente Katwijk

1

1

WAT DOET DE REKENKAMERCOMMISSIE? De gemeenteraad van elke gemeente bepaalt de beleidskaders en controleert of het college het beleid goed uitvoert. Op grond van de Gemeentewet zijn gemeenten vanaf 2006 verplicht een rekenkamer of rekenkamercommissie in te stellen om de raad te helpen bij zijn kaderstellende en controlerende werkzaamheden. De rekenkamercommissie doet dit door onafhankelijk en objectief te onderzoeken in hoeverre de gemeente haar ambities en beoogde doelstellingen daadwerkelijk bereikt (doeltreffendheid), in welke mate dit op een manier gebeurt dat er een goede verhouding tussen de kosten en opbrengsten is (doelmatigheid) en of de gemeente zich daarbij houdt aam de geldende weten, regels en besluiten (rechtmatigheid). Als dat nodig is geeft de rekenkamer(commissie) ook oplossingsrichtingen aan voor verbetering.

2

SAMENSTELLING REKENKAMERCOMMISSIE Rekenkamers zijn er in verschillende soorten en maten en de rekenkamerfunctie wordt op verschillende manieren georganiseerd. In 14% van de gevallen kiezen gemeenten voor een rekenkamer. In de overige gevallen hebben gemeenten besloten tot het instellen van een zogenoemde rekenkamercommissie. De meeste rekenkamercommissies in Nederland bestaan uit een volledig externe commissie (43%) of een gemengde commissie met zowel externe leden als raadsleden (28%). Overigens wordt door ongeveer één op de zeven rekenkamer(commissie)s voor meerdere gemeenten of provincies gewerkt in een gemeenschappelijke rekenkamer, maar daar is in Katwijk geen sprake van. In Katwijk bestaat de rekenkamercommissie alleen uit externe leden; raadsleden mogen geen deel uitmaken van de rekenkamercommissie. Dit heeft de raad bij de instelling eind 2006 vastgelegd in de verordening rekenkamercommissie. De raad heeft deze keuze onderbouwd door aan te geven dat een commissie van externe leden een betere garantie voor onafhankelijkheid is en dat politiek getinte discussies daarmee mogelijk worden voorkomen. De leden van de rekenkamercommissie worden benoemd voor een periode van vier jaar.

Om te voorkomen dat de continuïteit in de werkzaamheden van de rekenkamercommissie onderbroken wordt als gevolg van het ontstaan van meerdere vacatures tegelijkertijd heeft de rekenkamercommissie ervoor gekozen de benoeming van de leden trapsgewijs te laten plaatsvinden. Dat heeft echter niet kunnen voorkomen dat door onvoorziene omstandigheden in 2020 kort na elkaar twee afzonderlijke sollicitatieprocedures noodzakelijk zijn geweest.

2

De raad heeft op 21 december 2017 de heer M.A. van Hesteren per 1 januari 2018 voor de periode van 4 jaar benoemd als lid van de rekenkamercommissie Katwijk. De raad heeft op 19 december 2019 de heer C.M. de Graaf herbenoemd als lid, met ingang van 1 januari 2020 tot en met 30 juni 2020, als ook mevrouw K.J.M. Putter herbenoemd als lid, met ingang van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2023. Vanaf 1 januari 2018 heeft de heer De Graaf de taak van voorzitter op zich genomen. De raad heeft op 16 april 2020 de heer De Graaf ontslag op eigen verzoek verleend, met ingang van 1 mei 2020 en mevrouw A.K. Kühler benoemd als lid, met ingang van 1 mei 2020 tot en met 30 april 2024. Vanaf 1 mei 2020 heeft de heer Van Hesteren de taak van voorzitter op zich genomen. De raad heeft op 8 oktober 2020 mevrouw Putter ontslag op eigen verzoek verleend, met ingang van 15 oktober 2020 en de heer J.F.H. Molema benoemd als lid met ingang van 15 oktober 2020 tot en met 14 oktober 2024. De rekenkamercommissie wordt sinds 1 april 2019 bijgestaan door de ambtelijk secretaris, mevrouw A. van Schaik – van der Wiel, werkzaam op de griffie van de gemeente Katwijk. Als gevolg van de pandemie is in 2020 in deze samenstelling uitsluitend digitaal vergaderd.

Van links naar rechtsboven en rechtsonder: de heer Molema, mevrouw Kühler, de heer Van Hesteren en mevrouw Van Schaik

3

FORMELE BASIS Op basis van de Gemeentewet heeft de raad van de gemeente Katwijk de ruimte genomen om zelf regels vast te stellen voor de rekenkamercommissie. In de verordening is voorgeschreven dat de rekenkamercommissie haar werkzaamheden en de orde van de vergaderingen vastlegt in een Reglement van Orde. De rekenkamercommissie van de gemeente Katwijk heeft ervoor gekozen om een splitsing te maken in twee afzonderlijke documenten. Het Reglement van Orde bevat daardoor de voorschriften om de vergaderingen van de commissie goed te laten verlopen. De werkzaamheden van de commissie, en dan vooral in relatie tot de uit te voeren onderzoeken, zijn opgenomen in een 3

Nota van Werkwijze. Hierin wordt op de volgende aspecten van het rekenkamerwerk ingegaan: 

De doelstelling van de rekenkamercommissie



Het onderzoeksprogramma



De criteria om te komen tot een selectie van onderzoeksonderwerpen



Een beschrijving van het onderzoek van begin tot eind.

De bedoeling van deze Nota is dat de rekenkamercommissie een uniforme werkwijze hanteert, zowel met betrekking tot het selecteren van onderzoeksonderwerpen als de procesmatige gang van zaken bij de uitvoering van onderzoeken. De wens van een uniforme werkwijze heeft de rekenkamercommissie ook geprojecteerd op de ondersteuning door externe onderzoeksbureaus. Voor een soepele uitvoering van een onderzoek en de gewenste verwerking van de bevindingen in een rapportage zijn goede afspraken een vereiste. Dit besef heeft geleid tot onder meer een door de rekenkamercommissie opgesteld format voor onderzoeksrapporten, de Nota Kwaliteitseisen Rapportages. Onderzoeksbureaus worden vervolgens gevraagd zich te committeren aan zowel de Nota Kwaliteitseisen Rapportages als de Nota van werkwijze. De rekenkamercommissie houdt met enige regelmaat ook het eigen functioneren tegen het licht. Aan de hand van de ervaringen van de afgelopen jaren zijn de Nota Kwaliteitseisen Rapportages en de Nota van Werkwijze op onderdelen aangepast.

4

SELECTIE ONDERZOEKSONDERWERPEN Zoals vermeld is de rekenkamercommissie een onafhankelijke commissie die onderzoeken uitvoert ten behoeve van de gemeenteraad. De onafhankelijkh eid van de rekenkamercommissie betekent concreet dat zij zelf bepaalt welke onderwerpen onderzocht gaan worden. Tegelijkertijd is de rekenkamercommissie niet ongevoelig voor de suggesties die gedaan worden om specifieke onderwerpen nader te onderzoeken. Echter, niet alle suggesties kunnen leiden tot een onderzoek. Om een keuze te kunnen maken uit alle aanwezige onderzoeksonderwerpen is een lijst met selectiecriteria opgesteld. Lang niet altijd zullen onderzoeksonderwerpen op alle criteria kunnen scoren. Het formuleren van selectiecriteria maakt het voor de rekenkamercommissie wel mogelijk om een zorgvuldige afweging te maken bij de keuze van een onderzoeksonderwerp. De volgende selectiecriteria spelen een rol bij de totstandkoming van de onderzoeksagenda van de rekenkamercommissie:

4

1.

Maatschappelijk belang

Het onderzoeksonderwerp kan betrekking hebben op een zaak die de samenleving als geheel sterk raakt of belangen raakt van omvangrijke of bepaalde doelgroepen. 2.

Bruikbaarheid aanbevelingen / resultaten

Het uiteindelijke onderzoeksrapport heeft een toegevoegde waarde. Dat betekent dat het onderzoek toegankelijke, bondige en actuele informatie oplevert waarover de gemeente in die vorm nog niet beschikt. De aanbevelingen kunnen tot verbeteringen leiden in het handelen van de gemeente. 3.

Toekomstgericht

Samen met de praktische aanbevelingen zal de informatie die uit het onderzoek naar voren komt leiden tot leerprocessen en vervolgens tot verbeterprocessen. 4.

Financieel substantieel belang

Een onderzoek kan een onderwerp betreffen waar behoorlijke bedragen mee gemoeid zijn. Dat kan zijn omdat de gemeente veel geld uitgeeft om een bepaalde problematiek aan te pakken, maar het kan ook te maken hebben met grote financiële risico’s die de gemeente loopt bij bepaalde projecten. 5.

Spreiding over de organisatie

Er wordt gestreefd naar variatie in de onderwerpen van opeenvolgende onderzoeken. Zo wordt voorkomen dat bepaalde afdelingen teveel belast worden door het werk van de rekenkamercommissie. 6.

Geen zelfstandige beslissingsbevoegdheid

Op sommige beleidsterreinen kan de gemeente het beleid niet zelfstandig opstellen en uitvoeren. De gemeenteraad zal de grip echter op alle besluitvorming willen vasthouden. De rekenkamercommissie kan onderzoeken of de raad daar voldoende mogelijkheden voor heeft. 7.

Relatie met andere onderzoeken

Onderwerpen die recentelijk al door gemeenteraad, college of accountant zijn onderzocht, of waarvan bekend is dat die onderzocht gaan worden, zullen in beginsel niet betrokken worden in een onderzoek door de rekenkamercommissie. 8.

Relatie tussen inspanning en resultaat

Het is van belang dat de resultaten van het onderzoek in verhouding staan tot de inspanning die met een onderzoek geleverd wordt, zowel financieel als qua tijdsbeslag.

5

De rekenkamercommissie houdt er rekening mee dat het niet interfereert in een lopende discussie tussen bijvoorbeeld gemeenteraad en college. Ook waakt de rekenkamercommissie er voor om onderzoeken op te starten die zich begeven op het werkterrein van de accountant. In de Gemeentewet is vastgelegd dat een onderzoek naar de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur geen controle van de jaarrekening mag bevatten. Daarnaast moet voorkomen moet worden dat de rekenkamercommissie en het college, dat in het kader van artikel 213a van de Gemeentewet doelmatigheidsonderzoeken dient uit te voeren, tegelijkertijd een onderzoek uitvoeren over hetzelfde onderwerp. De rekenkamercommissie heeft verder voor zichzelf vastgelegd om circa twee jaar na het uitvoeren van een onderzoek te bekijken of en in welke mate de gemaakte aanbevelingen van een onderzoeksrapport zijn opgepakt. Dit heeft gelukkig niet vaak tot een vervolgonderzoek hoeven leiden.

5

UITGEVOERDE ONDERZOEKEN 2020 Ondanks de ingrijpende en noodzakelijk corona-maatregelen die ook op het rekenkamerwerk zijn weerslag hebben gehad, de sollicitatieprocedures en daarmee de wisselingen in de samenstelling van de rekenkamercommissie, sluit de productie van de rekenkamercommissie Katwijk aan bij het landelijk gemiddelde voor onderzoeken door een externe commissie van 1,25 en 1,5 rapporten per jaar. Vanaf het begin is de rekenkamercommissie betrokken geweest bij 15 onderzoeken. Zowel de ‘harde’ als de ‘zachte’ sector zijn daarbij onderwerp van onderzoek geweest. Er is veel ervaring opgedaan met de begeleiding van de feitelijke uitvoering van onderzoeken, met het afbakenen van onderzoeken, het formuleren van vraagstellingen, het analyseren van bevindingen, het trekken van conclusies en het formuleren van aanbevelingen. In 2020 heeft de rekenkamercommissie het onderzoek naar Schuldhulpverlening afgerond en bij de raad aangeboden. Daarnaast is het onderzoek naar Digitale dienstverlening/toegankelijkheid website gestart en grotendeels afgerond. Op 13 februari heeft met betrekking tot het jaarverslag 2019 en het (voorgenomen) jaarplan 2020 overleg met de auditcommissie plaatsgevonden. Mede naar aanleiding van dat overleg is het onderwerp ‘Afvalstoffen-/grondstoffenbeleid i.c.m. circulaire economie’ van de onderzoeksagenda voor 2020 afgehaald.

Vanwege de (langdurige) afwezigheid van het lid Putter en het vertrek van het lid De Graaf is aangegeven dat het tweede onderwerp voor de onderzoeksagenda zou worden bepaald op een moment van nieuwe c.q. volledige samenstelling van de rekenkamercommissie. Dat heeft geresulteerd in een in december opgestart onderzoek naar (Europese) subsidies.

6

5.1

SCHULDHULPVERLENING De rekenkamercommissie heeft op 30 januari 2020 haar onderzoeksrapport Schuldhulpverlening aangeboden aan de raad, waarbij is opgemerkt dat de rekenkamer benieuwd is naar de benodigde concretiseringslag van de MAG zodanig dat de raad ook daadwerkelijk inzicht krijgt en kan sturen op de schuldenaanpak. In de raadscommissie van 12 maart 2020 heeft de heer Van Hesteren de raad nogmaals met name geadviseerd te waken voor te abstracte doelen en indicatoren. In zijn algemeenheid merkt de rekenkamercommissie op, dat veel van de toekomstige uitvoering van de aanpak van schulden gaat afhangen van de MAG en de herziening van de toegang in het sociaal domein. De rekenkamercommissie vraagt daarom nadrukkelijk aandacht voor die zaken die bij de uitwerking van de MAG en de herziening van de toegang aan de orde moeten komen zoals: een grondige analyse van de opgaven rondom schulden, het daaruit formuleren van indicatoren en sturingsdoelen voor de raad, het vertalen van deze opgaven in samenhangende uitvoeringsopdrachten van de partners en het investeren in vroegsignalering

5.2

DIGITALE DIENSTVERLENING In maart 2020 is de rekenkamercommissie een onderzoek gestart naar hoe inwoners en ondernemers de vindbaarheid en kwaliteit van informatie op de website van de gemeente Katwijk beoordelen. Daarbij is ook de verwachting van de bezoekers over de digitale dienstverlening van de gemeente meegenomen. Het perspectief van de bezoeker staat daarmee centraal en de aandacht is minder gericht op het gemeentelijk beleid zelf. Ondersteund door onderzoeksbureau PBLQ heeft de rekenkamercommissie het onderzoek inmiddels afgerond. Het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor heeft plaatsgevonden. In de vergadering van de rekenkamercommissie van 19 januari is het rapport definitief vastgesteld en bij de raad aangeboden.

5.3

SUBSIDIES In december 2020 is de rekenkamercommissie vooruitlopend op het overleg met de auditcommissie over de onderzoeksagenda, een onderzoek gestart naar (Europese) subsidieprogramma’s. De rekenkamercommissie wil onderzoeken welke (EU) subsidies aansluiten op de gemeentelijke agenda en of de gemeente voldoende is toegerust voor het succesvol verwerven van de subsidies. Voor de uitvoering van het onderzoek wordt de rekenkamercommissie bijgestaan door onderzoeksbureau Vindsubsidies(.nl).

7

6

BUDGET Het budget van de rekenkamercommissie bedraagt € 35.000 (excl. vergoeding ambtelijk secretaris). De vergoeding van de leden van de rekenkamercommissie is gebaseerd op de vergadervergoeding voor commissieleden zoals genoemd in het Rechtspositiebesluit raadsen commissieleden. Het totaal van de vergoedingen van de rekenkamercommissieleden bedraagt voor 2020, als gevolg van een periode van onderbezetting lager dan was voorzien, rond de € 7.750,00. Die vergoedingen komen ten laste van het budget van € 35.000, evenals de kosten van contributie van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies en het plaatsen van twee keer een vacaturetekst via Binnenlands Bestuur (3 keer een bedrag a € 750,00). Voor het inhuren van externe onderzoeksbureaus voor de ondersteuning bij onderzoeken is nog ongeveer € 25.000 beschikbaar, waarvan in 2020 ondanks alle interne (vacatures) en externe (corona) ontwikkelingen in totaal ongeveer €20.500 is benut. Wij blijven ernaar streven om, ook binnen de huidige budgettaire voorwaarden, zoveel als mogelijk is uitvoering te geven aan de afspraken die vóór de structurele verlaging van het budget zijn gemaakt met de raadsfracties om de onderzoekfrequentie verder te verhogen en tegelijkertijd invulling te geven aan de wens om meer betrokkenheid van de raad te creëren bij de werkzaamheden van de rekenkamercommissie.

7

BETROKKENHEID VAN DE RAAD De rekenkamercommissie hecht zeer aan de betrokkenheid van de raad en daarom wordt ook met voldoening terug gekeken op de afgelopen periode. De betrokkenheid van de raad is essentieel voor het functioneren van de rekenkamercommissie. De rekenkamerfunctie is en blijft tenslotte een instrument van de raad. Het onderwerp (EU) subsidies als uit te voeren onderzoek is ook gekozen nadat het vanuit de raad bij de rekenkamercommissie is aangedragen. Om de betrokkenheid van de raad mogelijk verder te kunnen vergroten, is in de raadscommissie van 26 september 2019 door het onderzoeksbureau B&A namens de rekenkamercommissie door middel van een infographic de tussenopbrengst lopende het onderzoek al aan de raad gepresenteerd. Het onderzoek naar digitale dienstverlening en de bijzondere (vergader)omstandigheden van het jaar 2020 hebben er helaas voor gezorgd dat deze werkwijze nog geenvervolg heeft genoten, maar wellicht is dit voor de toekomst een werkwijze die vaker met gewenst resultaat kan worden toegepast.

8

8

SAMENWERKING EN SCHOLING Gemeenten maar ook provincies zijn verplicht een rekenkamerfunctie in te stellen en, hoewel niet verplicht, hebben ook veel waterschappen een rekenkamercommissie ingesteld. Dat betekent dat er in Nederland heel veel rekenkamers zijn die dezelfde soort werkzaamheden uitvoeren bij verschillende overheidsorganisaties. In de regio Holland Rijnland vinden al jaren bijeenkomsten plaats waar rekenkamer(commissie)s ervaringen en kennis met elkaar delen. Soms leidt dit ertoe dat gezamenlijk uit te voeren onderzoeken zijn opgestart. Deze onderzoeken onderscheiden zich van de eigen onderzoeken door de focus die daarbij op de regio ligt (bijvoorbeeld onderzoeken naar het beheer van het Regionaal Investeringsfonds bij het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en naar de uitvoering van de Leerplichtwet door het regionaal Bureau Leerplicht). Voorlopige uitkomst van de jaarlijkse bijeenkomst in Leiderdorp in september 2019 was dat één keer per jaar een symposium wordt georganiseerd en één keer per jaar een gezamenlijke vergadering. Vanwege alle maatregelen om de verspreiding van Covid 19 zoveel als mogelijk te voorkomen, is er voor gekozen om de gezamenlijke vergadering en het symposium tot nader order uit te stellen.

Om het leereffect van het delen van kennis en ervaringen verder te versterken heeft de ambtelijk secretaris zich aangesloten bij een regionale intervisiegroep voor rekenkamercommissies. Deze bijeenkomsten vinden in principe twee keer per jaar plaats. Op 7 april en 13 oktober hebben de bijeenkomsten, vanwege de pandemie, digitaal plaats gevonden. De intervisiegroep heeft bovenal de functie als vraagbaak bij voorkomende zaken en maakt collegiaal overleg op een eenvoudige wijze mogelijk. Vanwege de nieuwe samenstelling van de rekenkamercommissie en gezien de wens voor een startbijeenkomst is in oktober contact gezocht met de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (nvrr). Dat heeft ertoe geleid dat onder leiding van de voorzitter van de nvrr, de heer De Ridder, op digitale wijze een eerste bijeenkomst heeft plaatsgevonden. Dit krijgt in ieder geval een vervolg tijdens de vergadering van 19 januari. Daarnaast bestaat de wens/het voornemen van de leden Molema en Kühler om deel te nemen aan de Verdiepende module P&C-cyclus voor gemeentelijke rekenkamer(commissies) welke wordt georganiseerd op initiatief van de nvrr.

9

9

ONDERZOEKSAGENDA 2021 De rekenkamercommissie heeft, vooruitlopend op het overleg met de auditcommissie, vooralsnog voor 2021 de volgende onderwerpen op de onderzoeksagenda geplaatst: -

(Europese) subsidies

-

De nieuwe werkwijze omtrent de rechtmatigheidsverantwoording in relatie tot externe factoren (als bijvoorbeeld de Coronapandemie)

-

DoeMee-onderzoek 2021: de praktijk van de Wob nog mogelijk?

10