18. Brief van de voorzitter van de raad van 27 januari 2022 inzake ondertiteling video's raad(scommissie)vergaderingen (2803492)

Postbus 589 – 2220 AN Katwijk

Contactpersoon:

Gemeenteraad Katwijk

W. Duineveld Afdeling:

Griffie Te bereiken op:

071- 406 5302 griffie@katwijk.nl Ons kenmerk:

Z2803492D2803493 Bijlage(n): Verzenddatum:

27-01-2022

Uw kenmerk: Onderwerp: Ondertiteling video’s raad(scommissie)vergaderingen Katwijk, 27 januari 2022 Geachte leden van de raad, Op 14 juli 2016 is het VN-verdrag voor de rechten van mensen met een handicap in Nederland geratificeerd. Het verdrag heeft als doel om de positie van mensen met een beperking te verbeteren. Hier wordt ook door de gemeente Katwijk aan gewerkt. Digitale informatie en -dienstverlening is één van de onderwerpen waar toegankelijkheid voor mensen met een beperking een rol speelt. Dit geldt ook voor de informatie op de website van de gemeenteraad. De video’s van de vergaderingen van de raad en raadscommissies (hierna raadsvergaderingen) zijn één onderdeel van de website. Volgens de wettelijke toegankelijkheidseisen zouden de opgenomen video’s ondertiteld moeten zijn. Dit is op dit moment niet het geval. Daarom gaat er gezorgd worden dat de video’s van de raadsvergadering in de toekomst ondertiteld worden. Hier is structureel budget voor nodig. In deze brief ga ik in op het wettelijk kader, wat dit betekent voor de video’s van de raadsvergaderingen, mogelijkheden voor ondertiteling, kosten en aanpak voor het vervolg.

Wettelijk kader en betekenis voor de video’s van de raadsvergaderingen Volgend uit het VN-verdrag voor mensen met een handicap heeft de EU een richtlijn opgesteld voor de toegankelijkheid van websites en mobiele applicaties van overheidsinstanties; Europese richtlijn 2016/2102. Deze richtlijn is vertaald in het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid (hierna het besluit), dat in werking is getreden in juli 2018. De inhoud van het tijdelijke besluit wordt overgenomen in de Wet Digitale Overheid waarvan de vroegst mogelijke inwerkingtreding 1 juli 2022 is. De wet- en regelgeving stelt dat overheidsinstanties (blijvend) moeten werken aan het toegankelijk maken van hun websites en mobiele applicaties op basis van eisen die opgenomen zijn in een gemeente Katwijk: Koningin Julianalaan 3, 2224 EW Katwijk, Postbus 589, 2220 AN Katwijk, website: www.katwijk.nl, (T) 071 - 406 5000, (F) 071 - 406 5065, IBAN: NL13BNGH0285120271, BIC: BNGHNL2G, KvK: 27.37.09.56 Op alle opdrachten zijn, tenzij anders overeengekomen, de algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten gemeente Katwijk 2017 van toepassing. Deze zijn te raadplegen op www.katwijk.nl en www.overheid.nl

*2803493*

2/4

Ons kenmerk: Z2803492D2803493

Europese standaard1. Het doel is om te gaan voldoen aan alle daarin opgenomen toegankelijkheidseisen (op een bepaald niveau). Er zijn eisen die specifiek van toepassing zijn op beeld en/of geluid. Hier vallen video’s onder. Een van deze eisen is het ondertiteld aanbieden van video’s voor doven en slechthorenden. Hier gelden enkele uitgangspunten bij: -

-

-

Live video’s en vooraf opgenomen video’s: Er wordt onderscheid gemaakt tussen live video’s en vooraf opgenomen video’s in het besluit: o Op het moment van de vergadering worden de uitzendingen van de raadsvergaderingen beschouwd als live video’s. Live video’s bij uitzending ondertiteld aanbieden scoort wel hoog op gebied van toegankelijkheid, maar is niet wettelijk verplicht (Artikel 2, lid 2, sub c van het besluit); o Video’s die na uitzending beschikbaar komen of blijven op een website, worden door de wet- en regelgeving als vooraf opgenomen video’s beschouwd (Europese richtlijn 2016/2102, overweging 27). Het ondertiteld aanbieden van deze video’s is wettelijk verplicht (toegankelijkheidsnorm WCAG 2.1, paragraaf 1.2, succescriterium 1.2.2.) Termijn van beschikbaarheid: De vooraf opgenomen video’s moeten maximaal binnen 14 dagen na publicatie toegankelijk gemaakt zijn (Europese richtlijn 2016/2102, overweging 27). Publicatie voor en na 23 september 2020: De eisen voor het ondertitelen van vooraf opgenomen video’s gelden vanaf 23 september 2020. (Artikel 2, lid 2, sub b van het besluit). Dat betekent dat de video’s van de raadsvergaderingen vanaf 23 september 2020 ondertiteld moeten zijn. Eisen aan de ondertiteling zelf: “Het gaat hier om een speciale vorm van ondertiteling bedoeld voor doven en slechthorenden.

Deze ondertitels bevatten niet alleen de gesproken tekst, maar beschrijven ook andere dingen die te horen zijn.”2

Uitzondering Het uitgangspunt is om zoveel mogelijk te voldoen aan de toegankelijkheidseisen en anders te zorgen voor zo toegankelijk mogelijke alternatieven. In het besluit staat dat een overheidsinstantie alleen mag afwijken van de toegankelijkheidseisen als het voldoen aan de eisen een zogenaamde ‘onevenredige last’ met zich meebrengt. Dit moet de instantie dan goed onderbouwen. Bij de beoordeling van onevenredigheid moet rekening gehouden met de relevante omstandigheden, zoals de aard, omvang en financiële middelen en de geraamde kosten en baten voor de instantie in verhouding tot de geraamde voordelen voor personen met een beperking, daarbij rekening houdend met de frequentie en de duur van het gebruik van de website of applicatie. Bij het beroepen op een onevenredige last, moet de overheidsinstantie ook wel een toegankelijk alternatief bieden (Artikel 3, lid 2,3 en 4 van het besluit). Er is overigens geen verplichting om video’s van raadsvergaderingen te publiceren, de Gemeentewet (artikel 23, lid 5) geeft alleen aan dat er een besluitenlijst openbaar gemaakt moet worden. Als de video’s echter worden gepubliceerd, dan moet er wel aan de eisen worden voldoen.

1

hoofdstuk 9 van de Europese standaard EN 301 549. Deze eisen zijn identiek aan toegankelijkheidsnorm WCAG 2.1, niveau A + AA 2

website Digitoegankelijk, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

3/4

Ons kenmerk: Z2803492D2803493

Huidige werkwijze De raad publiceert naast de besluitenlijst en de video’s, uitgebreid samenvattende notulen van de vergaderingen. De video’s zijn niet ondertiteld. De uitgebreid samenvattende notulen zijn weliswaar niet op hetzelfde niveau van toegankelijkheid als ondertiteling, maar zouden op dit moment wel als een toegankelijk alternatief beschouwd kunnen worden. Om volledig te voldoen aan de eis van ondertiteling zouden niet alleen toekomstige video’s, maar ook met terugwerkende kracht naar inschatting 50 vergaderingen ondertiteld moeten worden (23 september 2020 t/m december 2021). Soorten ondertiteling Er zijn verschillende opties om raadsvergaderingen te laten ondertitelen; automatisch ondertitelen op basis van software, ondertiteling op basis van een audiotranscript (achteraf) en live ondertiteling. Dit laatste is de hoogste standaard van toegankelijkheid, maar niet verplicht. Dit zorgt ook voor enige vertraging van de uitzending en fouten kunnen moeilijk direct gecorrigeerd worden. Automatische ondertiteling is het meest foutgevoelig; bijvoorbeeld interpunctie, afkortingen of lokale termen en uitspraken worden slecht herkend, ook articulatie en snelheid van spreken spelen een rol. Er zijn voorbeelden van videovergaderingen van andere gemeenten waaruit dit blijkt. De foutgevoeligheid moet in de loop der tijd afnemen, omdat de software een lerend systeem is.

100 % nauwkeurige ondertiteling is mogelijk door het achteraf ondertitelen op basis van een audiotranscript en handmatige uitwerking of correctie. Er wordt in het vervolgproces contact opgenomen met andere gemeenteraden om uitgebreider hun ervaringen op te halen met het werken met ondertiteling. Bijvoorbeeld in Den Haag, Zoetermeer, Capelle aan de IJssel en Arnhem wordt er ondertiteling ingezet. Indicatie kosten Een eerste indicatie van de kosten gebaseerd op nauwkeurige ondertiteling achteraf op basis van audiotranscript op het aantal vergaderingen en vergaderuren uit 2019 en 2020 levert een inschatting op van € 30.000,- per jaar. Hier zijn de uren die de griffie zal moeten besteden aan de begeleiding van dit proces niet opgenomen. Minder nauwkeurige ondertiteling (live en achteraf) is goedkoper. De vraag is echter of de ondertiteling van waarde is voor de doelgroep als deze foutgevoelig is. Vervolg Katwijk heeft toegankelijkheid en mee kunnen doen door alle inwoners hoog in het vaandel staan. Het college geeft hier uitvoering aan en rapporteert hierover aan de gemeenteraad. Zie ingekomen stuk A26. Brief van het college van B&W van 8 april 2021 inzake rapportage Inclusieve samenleving (1879041) bij de raad van 22 april 2021.

Ook in uw raad is er regelmatig aandacht voor het onderwerp in den brede, zoals nog bij de laatste behandeling van de begroting (zie notulen, raadsvergadering 4 november 2021). In 2019 heeft de raad een informatieve sessie over toegankelijkheid gehouden. Bij die bovengenoemde inzet van de gemeente horen ook zo toegankelijke opnames van de raadsvergaderingen bij voor doven en slechthorenden. Het is dan ook een logische stap om over te gaan op het ondertitelen van video’s van raadsvergaderingen. Hier zijn wel structurele kosten aan verbonden, die afhankelijk zijn van voor welk soort ondertiteling wordt gekozen. Er zal dus ook een realistische financiële afweging moeten worden gemaakt. In de uitwerking wordt daarom onder andere onderscheid gemaakt tussen toekomstige vergaderingen en

4/4

Ons kenmerk: Z2803492D2803493

het voldoen aan de eis met terugwerkende kracht. Voor vergaderingen die vanaf 23 september 2020 met terugwerkende kracht ondertiteld moeten worden wordt expliciet onderzocht of dit een evenredige inspanning betreft of niet. Het vraagt namelijk extra eenmalige kosten en inspanning, maar zorgt er aan de andere kant wel voor dat maximale toegankelijkheid wordt geboden op dit gebied. De vraag die daarbij echter wel gesteld moet worden is of de kosten opwegen tegen het gebruik van de video's uit het verleden. Daar wordt nader onderzoek naar gedaan en de ervaringen betrokken van de mensen die het betreft: hebben zij en in welke mate behoefte aan ondertiteling van vergaderingen met terugwerkende kracht? In welke mate worden de nu gepubliceerde notulen als toegankelijk alternatief ervaren? Onder andere hierover zal contact worden opgenomen met het Platform Gehandicaptenbeleid. Bij de uitwerking zal de griffie gebruik maken van expertise binnen en zo nodig buiten de gemeentelijke organisatie op het gebied van toegankelijk en ICT, gebruik maken van ervaringen bij andere gemeenten en in contact treden met het Platform Gehandicaptenbeleid om bij hen ervaringen op te halen en oplossingsrichtingen te toetsen.

In het tweede kwartaal van 2022 kom ik bij u met een concreet voorstel met financiële onderbouwing om de ondertiteling van raadsvergaderingen mogelijk te maken, waarna ik verwacht dat er zo snel

mogelijk tot uitvoering moet kunnen worden overgegaan. Parellel werkt de griffie aan andere onderdelen van toegankelijkheid van de informatie op de website van de raad voor mensen met een beperking. Hier wordt u separaat over geïnformeerd indien hier ontwikkelingen over te melden zijn. Erop vertrouwende u hiermee voor nu voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

De Or

C Ir. C.L. Visser

Kopie: College van burgemeester en wethouders