14. Raadsvoorstel Rechtmatigheidsverantwoording 2021 (1872167) (versie 30 juni 2021)

Kenmerk Programma Onderwerp

: 1872167 : Bestuur en ondersteuning : Rechtmatigheidsverantwoording

Katwijk, 1 juni 2021.

Aanleiding en doel Het College van B&W (hierna het college) moet over het verslagjaar 2022 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van (financiële) wet- en regelgeving (normenkader). Het normenkader voor de financiële rechtmatigheidscontrole omvat alle, voor de financiële beheershandelingen, relevante externe Wet- en regelgeving en interne regelgeving (verordeningen, raadsbesluiten en (wettelijk verplichte) kaderstellende collegebesluiten). Het normenkader 2021 is in het 2e kwartaal van 2021 vastgesteld door de gemeenteraad. Het college is op dit moment al verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, maar het is de accountant die hierover nu nog verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. Na invoering van de rechtmatigheidsverantwoording gaat de gemeenteraad hierover in gesprek met het college en kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt straks ook waar de grens ligt. Wanneer wil de raad geïnformeerd worden? Voor iedere euro of boven een bepaald bedrag? Deze zogeheten verantwoordingsgrens – één getal – zal tussen de 0% en 3% van de lasten moeten liggen. De accountant zal nog steeds toetsen of de jaarrekening getrouw is. Oftewel, conform de realiteit.

Om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk te maken zijn wetsaanpassingen noodzakelijk en is parlementaire goedkeuring nodig. Op donderdag 24 juni verscheen de nieuwsbrief Interbestuurlijke Informatie (IBI), nummer 103 van juni 2021 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. In de nieuwsbrief (zie bijlage 4, onder 3) wordt aangegeven dat het niet meer haalbaar is om de rechtmatigheidsverantwoording in te voeren (en af te geven) over het verslagjaar 2021. Het is wenselijk om, vooruitlopend op de wetswijziging en parlementaire goedkeuring, te starten met de voorbereidingen voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring. De voorbereidingen omvatten het bepalen van de variant van verantwoording en verantwoordingsgrens (welke door de gemeenteraad wordt vastgesteld). Voor de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording zijn verschillende varianten mogelijk. Belangrijk is om aan te sluiten bij het huidige niveau van de gemeente en een groeimodel te hanteren om, mits mogelijk en wenselijk, een bredere verantwoordingsvariant en/of verantwoordingsgrens op termijn in te voeren. Jaarlijks wordt een evaluatie uitgevoerd op de variant van de verantwoording en verantwoordingsgrens. Deze evaluatie wordt jaarlijks besproken met de gemeenteraad en hiervoor wordt aansluiting gezocht bij de huidige P&C cyclus van de jaarrekening.

Indicatoren (facultatief) Niet van toepassing.

1 juni 2021

Motivering voorstel 1. Vroegtijdig voorbereidingen treffen is wenselijk Het is wenselijk om, vooruitlopend op de wetswijziging en parlementaire goedkeuring, te starten met de voorbereidingen voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring, zoals het bepalen van de mate van verantwoording en verantwoordingsgrens (welke door de gemeenteraad wordt vastgesteld). Besluitvorming door uw raad bijdraagt aan duidelijkheid voor het college en ambtelijke organisatie over de verantwoordingsgrens en de richting van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast maakt besluitvorming het mogelijk om tijdig te starten met de juiste voorbereidingen voor invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Bij Katwijk zijn de administratieve processen en de (verbijzonderde) interne controle van een goed niveau. Dit blijkt mede uit de rapportages (managementletter en accountantsverslag) van de accountant. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zal naar verwachting geen grote problemen met zich meebrengen. 2. Gesprek college en gemeenteraad over de hoogte verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.

De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Als de gemeenteraad kiest voor 0%, dan moet de gemeente elke rechtmatigheidsfout melden en dus van elke euro weten of die rechtmatig is uitgegeven. Dit is in de praktijk niet haalbaar, omdat het leidt tot onevenredig veel controlewerkzaamheden. In de huidige situatie is de grens voor de accountantscontrole 1%. Bij de keuze voor een verantwoordingsgrens van bijvoorbeeld 3% kan het zijn dat de gemeenteraad minder inzicht heeft in het rechtmatig handelen binnen de gemeente dan in de huidige situatie. Aangezien de controle voor de getrouwheid op dit moment op 1% van de lasten ligt, is het aan te nemen dat de interne controle op een toereikend niveau is om de rechtmatigheidsverantwoording ook met 1% van de lasten te controleren. Als de interne controle nu functioneert op 1% kan het wijzigen van de norm naar een hoger percentage zorgen voor meer accountantswerkzaamheden. Er kan ook worden gekozen voor een groeimodel in de verantwoordingsgrens. Zo kan de gemeenteraad het percentage in het eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording stellen op 3% (en worden alleen onrechtmatigheden boven die grens opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording) en dit in de opvolgende jaren afbouwen richting 1%.

Tijdens het gesprek over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording binnen de gemeente moet dan ook het gesprek over de hoogte van de verantwoordingsgrens plaatsvinden. Een lage verantwoordingsgrens gecombineerd met hoog risico binnen een proces zal leiden tot diepgaandere controlewerkzaamheden en meer detailwaarnemingen door de verbijzonderde interne controle dan waar een hogere verantwoordingsgrens en lage risico’s gelden. Geadviseerd wordt om voor het eerste jaar een verantwoordingsgrens te hanteren van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotatie aan reserves (ongewijzigd ten opzichte van de huidige verantwoordingsgrens). Met een percentage van 1% verandert er niets in de mate van verantwoording over de rechtmatigheid zoals dat nu door de accountant (in hun accountantsverslag) wordt gedaan. Daarnaast sluit het percentage aan bij de huidige situatie voor de accountantscontrole, de werkwijze van de verbijzonderde interne controle en zorgt voor eenduidigheid van normen en communicatie:  het percentage van 1% sluit aan bij de huidige situatie voor de accountantscontrole die ontleend zijn aan het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), ook wel de materialiteitsgrens van 1% genoemd.

Het is de diepgang van de door de accountant uit te voeren werkzaamheden;  een ander percentage dan 1% zorgt niet voor eenduidigheid van normen en communicatie. Het college moet bij een percentage groter dan 1% bijvoorbeeld uitleggen waarom iets door de bril van de 4



 

rechtmatigheid wel akkoord is, maar op basis van de materialiteit (van 1%) niet. Zie ook de kanttekeningen hieronder; het percentage van 1% sluit ook aan bij de huidige werkwijze van de (verbijzonderde) interne controle. Ook de verbijzonderde interne controle voert haar werkzaamheden uit op basis van de materialiteitsgrens van 1%. Een hoger percentage dan 1% houdt niet in dat de interne controle minder werkzaamheden uitvoert. Het is de diepgang van de door de verbijzonderde interne controle uit te voeren werkzaamheden; een percentage van hoger dan 1% zorgt ervoor dat de gemeenteraad minder inzicht krijgt in het rechtmatig handelen dan in de huidige situatie; een percentage van lager dan 1% zorgt daarnaast voor een toename van kosten voor de (verbijzonderde) interne controle. Bij een percentage lager dan 1% moet de verbijzonderde interne controle meer werkzaamheden uitvoeren. Zie ook de kanttekeningen hieronder.

3. Rechtmatigheidsverantwoording als groeimodel1 De rechtmatigheidsverantwoording heeft als doel om de kwaliteit van de gemeentelijke bedrijfsvoering te verbeteren. Het staat de gemeente vrij om naast de rechtmatigheidsverantwoording zich breder te verantwoorden. Dit past in een internationale lijn die zich ontwikkelt naar een zogenaamd in control statement (ICS). Voor de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording binnen gemeenten zijn diverse varianten mogelijk. Hieronder staan drie varianten genoemd. Deze varianten zijn zowel alternatieven als ambitieniveaus. Zichtbaar is een groeimodel in de volwassenheidsniveau van de rechtmatigheidsverantwoording van een verantwoording gericht op de financiële rechtmatigheid tot een zogenaamde In Control Statement. Belangrijk is om de variant aan te laten sluiten bij het niveau van de gemeente, waarbij jaarlijks de potentiële groeimogelijkheden van de variant wordt afgewogen tegen het niveau van de gemeente en wordt besproken met de gemeenteraad of de huidige variant nog aansluit bij het (ambitie)niveau. Het is wenselijk om jaarlijks een evaluatie te doen en te bespreken met de gemeenteraad. Voor deze jaarlijkse evaluatie wordt aansluiting gezocht bij de huidige P&C cyclus van de jaarrekening. Hierbij worden de consequenties van de geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen besproken.

Tijdens de evaluatie wordt ook opnieuw besproken (en besloten) of de huidige variant van de rechtmatigheidsverantwoording en verantwoordingsgrens nog aansluit bij het (ambitie)niveau van de gemeente. De gemeenteraad zal jaarlijks een besluit nemen over variant en verantwoordingsgrens.

1 Bron: “VNG: Invoering rechtmatigheidsverantwoording – Adviezen en best practices (hoofdstuk 4.1)

5

Geadviseerd wordt om, voor het eerste jaar dat de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd, de verantwoording te richten op de financiële rechtmatigheid en hantering van de wettelijke norm. Deze norm sluit goed aan bij het huidig niveau van de gemeente Katwijk. Jaarlijks wordt de (variant van) de rechtmatigheidsverantwoording geëvalueerd.

Kanttekeningen 1. Invoering(smoment) onder voorbehoud van wetswijziging en parlementaire goedkeuring De verwachting is dat gemeenten voor het verslagjaar 2022 voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording moeten opnemen in de jaarrekening. Ook het verslagjaar 2022 is nog onder voorbehoud van een wetswijziging en parlementaire goedkeuring. Uw raad wordt tijdig geïnformeerd over tussentijdse ontwikkelingen en de definitieve invoeringsdatum van de rechtmatigheidsverantwoording.

2. Elke keuze voor bandbreedte verantwoordingsgrens heeft gevolgen Het kan kostbaar en tijdrovend zijn om iedere euro die kan leiden tot een rechtmatigheidsfout of onduidelijkheid te controleren en te verantwoorden. Daarnaast wil de gemeenteraad sturen op hoofdlijnen en zal niet elke afwijking relevant vinden. Alleen over afwijkingen boven een bepaalde grens wil de raad informatie ontvangen. De gemeenteraad is vrij om binnen de genoemde bandbreedte tussen de 0% en 3%, het

percentage voor de verantwoordingsgrens vast te stellen. Elke keuze heeft echter gevolgen. In de onderstaande tabel staan enkele overwegingen opgenomen voor de bepaling van de hoogte van de verantwoordingsgrens2:

Onder de motivering is uiteengezet om een verantwoordingsgrens voor het eerste jaar te hanteren van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotatie aan reserves (ongewijzigd ten opzichte van de huidige verantwoordingsgrens).

2 Bron: Notitie Rechtmatigheidsverantwoording BADO / 20.03.2020 / versie 1.0 (hoofdstuk 2.2.2)

6

Voorstel voor raadsbehandeling (facultatief) Dit onderwerp is reeds toegelicht in de auditcommissie van 4 maart jl. Na interne afstemming met de griffie was het voorstel om na een korte inleiding van Wethouder van Helden en mogelijk de ambtelijke organisatie (Johan Kastanja) direct over te gaan naar het oordeelsvormende deel. Afhankelijke van de duur van de oordeelsvormende sessie is het mogelijk om daarna over te gaan tot besluitvorming. Op dit moment zijn er geen specifieke deadlines en is besluitvorming ook mogelijk na het zomerreces. Het presidium heeft inmiddels besloten om het voorstel over de rechtmatigheidsverklaring gelijk besluitvormend te behandelen. Dit betekent dat het 8 juli als bespreekpunt op de agenda van de plenaire raad staat.

Aanpassingen naar aanleiding van commissiebehandeling (Facultatief) Niet van toepassing

Middelen Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn vooralsnog geen extra middelen bemoeid, anders dan extra ambtelijke voorbereidingsuren. Hierbij wordt wel uitgegaan dat de gemeenteraad het advies van het college om een verantwoordingsgrens van (minimaal) 1% te hanteren en de verantwoording te richten op de financiële rechtmatigheid en hantering van de wettelijke norm overneemt.

Uitvoering De uitvoering loopt als volgt: 1. Planbespreking college over de verantwoordingsgrens en variant van de verantwoording; 2. Besluitvorming gemeenteraad op 8 juli a.s. over de verantwoordingsgrens en variant van de verantwoording. Nb. Op moment de verantwoordingsgrens niet wordt aangepast ten opzichte van de afgelopen jaren, is het op voorhand niet nodig om in overleg te treden met de accountant. Op moment de verantwoordingsgrens wel afwijkend wordt vastgesteld, zal het gesprek met de accountant geïnitieerd worden om de consequenties voor de jaarrekening te bespreken en af te stemmen. Concerncontrol start in het tweede kwartaal 2021 met de voorbereidingen voor (onder andere): 1. Het opstellen van een controleplan; 2. Het opstellen van een risicoanalyse; 3. Voorbereidingen voor de verbijzonderde interne controle; 4. Communicatie richting de directie en clusters en andere stakeholders.

Juridisch advies Niet van toepassing Communicatie Niet van toepassing 7

Bijlage(n) 1. 2. 3. 4.

Commissie BBV, jan. 2020 – Rechtmatigheidsverantwoording (model tekst en toelichting) VNG, okt. 2020 – Invoering rechtmatigheidsverantwoording (adviezen en best practices) Commissie BADO, mrt 2020 – Notitie Rechtmatigheidsverantwoording IBI-nieuwsbrief, nummer 103 (juni 2021) – Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties

Burgemeester en wethouders van Katwijk, De secretaris De burgemeester

8

Raadsbesluit Kenmerk Programma Onderwerp

: 1872167 : Bestuur en ondersteuning : Rechtmatigheidsverantwoording

De raad van de gemeente Katwijk; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Katwijk van 1 juni 2021;

BESLUIT: Het advies van het college over te nemen om voor het eerste jaar dat de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd: 1. de verantwoordingsgrens vast te stellen op 1% van de totale lasten van de gemeente (inclusief de dotatie aan reserves); 2. de rechtmatigheidsverantwoording te richten op de financiële rechtmatigheid en hantering van de wettelijke norm.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Katwijk in zijn openbare vergadering van 8 juli 2021 De griffier

De voorzitter

9