14. Frauderisicoanalyse gemeente Katwijk 2021 (1895019)

Voorstel

Aan

: Burgemeester en Wethouders

Kenmerk

: 1895019

Status

: Openbaar /

Datum

: 28 april 2021

Afdeling

: Concernzaken en Advies

Raad

: Ja, ter kennisname

Medewerk(st)er

: J.A.C. Roeleveld

Ja

Telefoonnummer

: 071 406 5639

Or

: Nee

Portefeuillehouder

: Helden (Wethouder), van A.Z. (Adger)

Communicatie

: Nee

Bijlage(n)

:2

Evaluatie

: Nee

Onderwerp:

Frauderisicoanalyse gemeente Katwijk 2021

Samenvatting:

Een gemeente heeft te maken met flink wat beleidsontwikkelingen, voortdurend veranderende omstandigheden en staat in het handelen voor maatschappelijke bijdrage(n). In al dat alles werkt de gemeente met een aantal normen en waarden, waaronder transparantie, integriteit, deugdelijk openbaar bestuur, ethisch gedrag. Die waarden worden geschonden als sprake is van een frauduleus handelen. Met enige regelmaat zijn op dit vlak voorbeelden bekend in zowel de publieke als de private sector: een fraude komt aan het licht en is flink van invloed op het imago van de betreffende organisatie. Het management is daarom primair verantwoordelijk voor het vermijden en ontdekken van fraude. Om die reden is in de afgelopen periode een frauderisicoanalyse binnen de gemeente uitgevoerd. In dit voorstel het resultaat van die frauderisicoanalyse. Gevraagde beslissing:

1.

De notitie frauderisico Katwijk 2021 vast te stellen

Intern advies

FIN, Katwijk-Hub (Openbaar), FIN

Extern advies

Nee

Besluit:

Deze versie is met portefeuillehouder afgestemd op:

28 april 2021

vrijdag 16 april 2021

Kenmerk Programma Onderwerp

: 1895019 : Bestuur en ondersteuning : Frauderisicoanalyse gemeente Katwijk 2021

Aanleiding en doel

Geregeld haalt een fraude het (landelijke) nieuws. Katwijk is (nog) niet met een fraude geconfronteerd, maar gemeenten zijn even kwetsbaar als private organisaties als het gaat om een mogelijke fraude. Het is de verantwoordelijkheid van gemeenten om maatregelen te treffen om fraude te vermijden en ontdekken. Eén van die maatregelen is periodiek een frauderisicoanalyse uitvoeren, gericht op het herkennen van kwetsbare plekken die fraudegevoelig zijn. Deze nota en de notitie frauderisico-analyse is het resultaat van gerichte interviews en een openbare behandeling van dit onderwerp in Katwijk-hub. Indicatoren (facultatief) N.v.t. Motivering voorstel Voor de frauderisicoanalyse 2021 (2022 e.v.) van de gemeente is het van belang te kijken naar: 1.) Inleiding, aandacht in de voorgaande jaren 2.) Inzicht in de kwetsbaarheid van Katwijk 3.) De notitie frauderisico: analyse en dijkbewaking opnieuw gepeild Inleiding, aandacht in voorgaande jaren Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om fraude te vermijden en alert te zijn op mogelijke frauderisico’s. Dat gebeurt al in het reguliere proces (functiescheiding, procedures en richtlijnen), de gezamenlijke frauderisicoanalyse is een moment van verdieping en gerelateerde aspecten (prestatiedruk, individu, etc.).

Voorheen is eerder een uitgebreide MT-sessie geweest en in 2020 is in voor de eerste maal een frauderisicoanalyse opgesteld en aan de accountant ter beschikking gesteld. Inzicht in de kwetsbaarheid van Katwijk De frauderisicoanalyse is gericht op het herkennen van kwetsbare plekken die fraudegevoelig zijn (mens, informatie, omgeving, cijfers). Het inzicht in die kwetsbare plekken is noodzakelijk om gericht te kunnen bespreken of en in hoeverre werkelijk fraude aan de orde kan zijn en welke middelen ter beschikking staan die genoemde fraude ontdekken of vermijden (de dijkbewaking). De notitie frauderisico: analyse en dijkbewaking opnieuw gepeild De notitie frauderisico (Bijlage 1) is de uitkomst van een aantal interviews met sleutelfunctionarissen in de gemeente. Daarnaast is in het openbare Katwijk-hub een open dialoog gevoerd om het bewustzijn rondom frauderisico’s te vergroten. Met een tweetal gerichte vragen is gepolst wat de beleving binnen de gemeente is: 1.) Bestaat voldoende aandacht voor frauderisico en 2.) Op welk vlak de hoogste frauderisico’s bestaan (zie uitkomsten bijlage 2). Na de openbare risicosessie is de actuele analyse beschikbaar welke nu onderdeel is van de notitie frauderisico. De brede inschatting voor dit moment (Katwijk hub 21 april 2021) is dat de bestaande instrumenten voldoende dijkbewaking bieden om fraude te vermijden / voorkomen. 28 april 2021

Onder

Kanttekeningen

Frauderisico-analyse 2021 (2022 e.v.) De frauderisicoanalyse 2021 is de uitkomst van een proces met medewerkers en management. Gelet op de historie (zie eerder) is al meerdere malen aandacht gegeven aan het onderwerp ‘frauderisico’. Desondanks is het raadzaam, mede door voortdurende veranderingen in processen, bezetting en externe ontwikkelingen, geregeld een frauderisico-analyse (al is het in beperkte vorm) uit te voeren. Dat maakt het ook mogelijk de dialoog op dit punt te blijven voeren. COVID-19 Als gevolg van Covid-19 hebben gemeenten te maken met de uitvoering van steunmaatregelen en de daarmee gepaard gaande inkomende en uitgaande geldstromen. Ook heeft het Rijk een beroep gedaan op gemeenten om in de uitvoering van haar taken en de bejegening van burgers, bedrijven en instellingen coulance te betrachten om de gevolgen van Covid-19 en de maatregelen om het virus te bestrijden (onder meer de lockdown) te dempen. Dat kan inhouden dat er afgeweken is van bestaande regels, contracten en afspraken. Dit kan gevolgen hebben voor het frauderisico. Daarvan is de gemeente Katwijk zich bewust: zowel ten aanzien van de beschikbare middelen in de verschillende steunpakketten als de mogelijk extra kwetsbaarheid op uitvoeringsniveau.

Middelen Niet van toepassing.

Uitvoering Na behandeling in Katwijk-Hub in april jl. vraagt deze notitie frauderisico om enkele vervolgacties. Concreet en in chronologische volgorde zijn dat:  Vaststellen van de notitie door college (mei 2021)  De extern accountant informeren over de uitkomsten van de sessie frauderisico (mei 2021)  De frauderisicoanalyse periodiek herijken, bij voorkeur aansluitend in de P&C-cyclus (januari 2022) In de Katwijk-hub is gepeild op welke plekken de grootste risico’s op fraude bestaan. Dit totaalplaatje is in 2021 het vertrekpunt voor concerncontrol als het gaat om de toprisico's (en geeft de mogelijkheid om nader in te zoomen en het gesprek aan te gaan). 3

Juridisch advies

Niet van toepassing.

Communicatie

Niet van toepassing.

Bijlage(n)

 

Bijlage 1: Notitie frauderisico 2021 Bijlage 2: Uitkomsten bijeenkomst Katwijk-hub frauderisico clustermanagement april 2021

4