14. Brief van het college van 16 december 2021 inzake beantwoording vragen raadscommissie 2 december 2021 over digitalisering parkeervergunningen (2772459)

1/8

Ons kenmerk:

Postbus 589 – 2220 AN Katwijk De raad van de gemeente Katwijk Postbus 589 2220 AN KATWIJK

Contactpersoon: Reijer Kleijer Afdeling: Planmatig Beheer Beleid Fysieke Omgeving Te bereiken op: 071- 406 5000 Ons kenmerk: Bijlage(n): 1 Verzenddatum:16.12.2021

Uw kenmerk: Onderwerp: Beantwoording vragen raadscommissie 2-12-21 digitalisering parkeervergunningen

Katwijk, 16 december 2021 Geachte raad, In de oordeelsvormende sessie van de raadscommissie van 2 december 2021 heeft u gesproken over de digitalisering van de parkeervergunningen. U heeft het college gevraagd welke stappen er zijn genomen om de inwoners met minder digitaal vaardigheden te ondersteunen. Ook vroeg u op wat voor manieren de gemeente heeft gecommuniceerd over de digitalisering van parkeervergunningen en is er zorg uitgesproken over het aantal beschikbare bezoekersuren voor mantelzorgers. De wethouder heeft u toegezegd hier schriftelijk antwoord op te geven. Het digitaliseren van parkeren levert (op termijn) gebruikersgemak op. Zo kunnen ondernemers en inwoners hun parkeerzaken vanuit huis regelen en biedt het systeem ook de mogelijkheid om parkeerproducten slimmer in te zetten. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om bij een bezoekersvergunning, meerdere bezoekers tegelijk aan te melden. Voor de gemeente zorgt het digitaliseren van parkeren voor een efficiëntere inzet van de middelen, wat een kostendrukkende uitwerking heeft. Ook is het effect van het beleid beter op te volgen en kan er zo nodig sneller passend bijgestuurd worden. Aan de andere kant vraagt deze verandering ook gewenning. Het kost in het begin wat tijd van de gebruikers om uit te vogelen hoe het een en ander werkt.

Voor een bepaalde groep, de minder digitaal vaardige inwoners en mantelzorgers, levert de digitalisering problemen en/of zorgen op. In de voorbereidingen van het project hebben we aan deze groep aandacht besteed om hen ondersteuning op maat te kunnen bieden. In deze brief leest u meer over de te nemen stappen. We digitaliseren stapsgewijs de parkeervergunningen Zorgvuldigheid is van groot belang bij het digitaliseren van parkeervergunningen. We hebben daarom gekozen om de uitrol op een gecontroleerde wijze te doen, namelijk in kleine stappen. We zijn begin oktober gestart met de parkeervergunningen voor bedrijven, daarna de bewoners- en bezoekersvergunning en als laatste de parkeervergunningen voor kerken en verenigingen. De projectgroep komt minimaal tweemaal per week bij elkaar om aandachtspunten te bespreken en zo nodig bij te sturen.

2/8

Ons kenmerk:

We zetten gerichte communicatiemiddelen in Er zijn verschillende communicatiemiddelen ingezet om ondernemers, bewoners, kerken en verenigingen te bereiken. De gemeentelijke website voor parkeren is herzien. Er zijn animatievideo’s gemaakt om bewoners stap voor stap door het digitaliseringsproces te begeleiden. Ook houden we op de website de veel gestelde vragen en antwoorden bij en actueel. Ook is er een aparte flyer gemaakt over de aanmeldstappen van de digitale bezoekersvergunning. Per brief zijn de verschillende soorten parkeervergunninghouders geïnformeerd en heeft de gemeente-informatie gedeeld via social media. Tot slot gebruikt handhaving waarschuwingskaartjes, als zij tijdens hun ronde zien dat een bepaald kenteken nog niet geregistreerd is. De communicatiestrategie is zo opgezet dat alle betrokkenen op tijd en proactief geïnformeerd worden. Naast het inzetten van online en offline communicatiemiddelen is telefonische ondersteuning via het Klant Contact Center (KCC) en persoonlijke ondersteuning via verschillende wekelijkse spreekuren geregeld. We helpen de digitaal minder vaardige inwoner We weten dat er binnen de gemeente een groep inwoners is die minder-digitaal vaardig zijn. Tijdens de voorbereidingen hebben we goed nagedacht over hoe we deze groep zo goed mogelijk kunnen ondersteunen.

Onze aanpak bestaat uit het bieden van extra tijd en aandacht voor deze groep inwoners, hiervoor is ook ruimte gereserveerd in de uitvoering van het project. Toch wisten we van tevoren niet precies welke individuele personen deze ondersteuning nodig zouden hebben. Door het ontbreken van deze informatie hebben we gekozen voor een gecontroleerde en gelaagde aanpak, dat werkt als volgt: Het KCC helpt inwoners direct met het beantwoorden van eerstelijns vragen over het proces en de techniek van het nieuwe vergunningensysteem. Blijken de vragen bijvoorbeeld meer tijd te kosten, dan nemen we meer tijd om te helpen en plannen we een terugbelverzoek in. Of de collega’s van Dienstverlening (backoffice) nemen het gesprek over. Als tijdens het gesprek blijkt dat een fysieke afspraak op het gemeentehuis wenselijk is, dan plannen zij dat in. En als er veel beleidsvragen aan ten grondslag liggen, plannen zij een gesprek in tussen de klant en de beleidsafdeling. Op deze wijze werd duidelijk om welke individuen het gaat en wat de beste manier van ondersteuning is. DigiD is alleen nodig voor het parkeerloket, niet voor elke bezoekersactie DigiD staat voor Digitale Identiteit. Met DigiD wordt de aanvrager gevalideerd en daardoor bestaat de mogelijkheid om parkeerdiensten te regelen via internet. DigiD wordt alleen gebruikt voor het toekennen of wijzigen van een parkeerproduct.

Het gebruik van DigiD is maar enkele keren nodig. Voor het aan- en afmelden van de bezoekers is geen DigiD nodig. Voor het gebruik van de bezoekersvergunning kan de inwoner gebruikmaken van een meldcode met pincode of het Servicenummer (zie Telefoonnummer voor aan- en afmelden bezoekers). De parkeervergunninghouder kan ook naar de publieksbalie voor parkeervergunningen Als het digitale loket voor een parkeervergunninghouder niet vertrouwd is, of als het niet mogelijk is om een parkeervergunning via het digitale loket aan te vragen, te verlengen of te wijzigen, dan kan men langskomen in het gemeentehuis. Het is nog steeds mogelijk om voor parkeerproducten een afspraak te maken bij de publieksbalie. Telefoonnummer voor aan- en afmelden bezoekers Voor de inwoners met minder digitale vaardigheden en de groep inwoners waarbij digitale hulpmiddelen ontbreken, hebben we een telefoonnummer geïntroduceerd: het Servicenummer. We hebben deze groep inwoners vooraf wel benoemd, maar wisten (nog) niet de specifieke wensen en behoeften van deze groep. Nu blijkt dat het overgrote deel van deze groep uit inwoners van zeventigplus te bestaan. Deze groep heeft behoefte aan persoonlijk contact, dat goed bereikbaar is, echter wel met een vertrouwde oplossing. Dan kom je uit bij een persoonlijk dienst die telefonisch bereikbaar is.

Om dit te realiseren is een speciale dienst ingekocht dat 24 uur per dag en 7 dagen in de week beschikbaar is. Deze dienst is vanaf woensdag 8 december jl. op een speciaal telefoonnummer te bereiken. Vanaf dat moment krijgen de inwoners die bij ons bekend zijn dat zij gebruik willen maken van dit Servicenummer een brief met meer informatie. De inhoud hebben we afgestemd met de Algemene Ouderen Bond Katwijk. Deze brief vindt u in de bijlage.

Ons kenmerk:

3/8

Bijeenkomsten voor ouderen Tijdens de raadscommissie is gevraagd om de mogelijkheden te onderzoeken of er bijeenkomsten met ouderen georganiseerd kunnen worden. Met de huidige Coronamaatregelen is het op dit moment niet verantwoordelijk om fysieke bijeenkomsten te organiseren. Samen met de Algemene Ouderen Bond Katwijk houden we een vinger aan de pols of de hulp die aangeboden wordt voldoende is. Blijkt dat niet zo te zijn, dan moeten we bijsturen. Als om gezondheidsredenen een afspraak bij de publieksbalie niet mogelijk is, wordt ondersteuning door het wijkteam ingezet. We verspreiden in ieder geval de brief met informatie over het Servicenummer voor het aan- en afmelden van bezoekers in de wooncomplexen voor ouderen. Extra uren voor mantelzorg In de raadscommissie zijn ook zorgen geuit over de beschikbare uren voor mantelzorgers. In het huidige beleid is dat maximaal 500 extra uren, en dat is bij intensieve zorg mogelijk te weinig. We kiezen er daarom voor om royaal met extra uren mantelzorg om te gaan. Als de bewoner die mantelzorg ontvangt kan aantonen dat extra uren noodzakelijk zijn, dan kan hij of zij per aanvraag 500 extra uren krijgen, tot een maximum van 2500 uren. Dit is per direct doorgevoerd in het parkeersysteem. In de komende evaluatie van de bezoekersregeling (november 2022) beoordelen we of dit een goede oplossing is.

Overgangsperiode en handhaving In week 43 hebben de bewoners een brief gehad over de digitalisering van de parkeervergunningen. Hierin wordt onder andere aangegeven dat er een overgangsperiode geldt tot 15 december 2021. In week 49 is een herinneringsbrief verstuurd, naar alle inwoners die hun parkeervergunning(en) nog niet hebben gecontroleerd. In de afgelopen weken heeft handhaving waarschuwingskaartjes geplaatst als het kenteken nog niet bekend is in het digitaal systeem en als er geen geldige papierenvergunning aanwezig was. De overgangsperiode tot 15 december 2021, voor de inwoner met minder digitale vaardigheden, is te kort. Met handhaving zijn aanvullende werkafspraken gemaakt om tot 15 januari 2022 coulant te handhaven. Mocht er onverhoopt toch een naheffingsaanslag (betaald parkeren) of beschikking (vergunning parkeren) zijn opgelegd, dan kan er contact op worden genomen met de gemeente. Handhaving zal dan er zorg voor dragen dat de naheffingsaanslag of beschikking wordt geseponeerd. Na 15 januari 2022 wordt er weer op de gebruikelijke wijze gehandhaafd. We evalueren de digitalisering parkeren Twee trajecten zijn nauw met elkaar verweven, namelijk parkeerbeleid en digitalisering. Het effect van digitalisering en het nieuwe beleid is na een maand of twaalf zichtbaar. In november 2022 wordt de evaluatie aangeboden aan de raad.

In de evaluatie worden de onderstaande toezeggingen verwerkt:  toezegging 811: Evaluatie digitalisering parkeerketen, 16 /1/2020.  toezegging 853: bezoekersregeling monitoren en evalueren 9/7/2020  toezegging 850: Monitoring parkeerbeleid en effect maatregelen 9/7/2020.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Katwijk, de secretaris, de burgemeester,

mr. drs. R.T. Jie Sam Foek

ir. C.L. Visser

4/8

Bijlage: Brief Minder Digitaal vaardige burger

Ons kenmerk:

5/8

Ons kenmerk:

Postbus 589 – 2220 AN Katwijk Contactpersoon: Cluster Externe dienstverlening

en

interne

Te bereiken op: 071- 406 5000 info@katwijk.nl Ons kenmerk: Z7826D2763896 Bijlage(n): 1 Verzenddatum: Uw kenmerk: Onderwerp: Aan- en afmelden bezoekers Katwijk, 7 december 2021 Beste vergunninghouder, In oktober jl. heeft u een brief ontvangen dat uw huidige vergunning wordt omgezet naar een digitale vergunning in het digitaal parkeerloket. Dit geldt ook voor de bezoekersvergunning. Met de digitale bezoekersvergunning kunt u uw bezoek aan- en afmelden via uw mobiele telefoon, tablet of computer. U heeft aangegeven niet te beschikken over bovenstaande middelen en/ of hulp vanuit de directe omgeving. U kunt hierdoor uw bezoek niet digitaal aan- en afmelden. Servicenummer om uw bezoek aan- en af te melden Om de komst en het vertrek van uw bezoek door te kunnen geven, heeft de gemeente Katwijk een telefoonnummer beschikbaar gesteld. Het Servicenummer is te bereiken op 071 – 406 5400 en 24 uur per dag beschikbaar. U betaalt voor deze service alleen de gebruikelijke gesprekskosten. Om uw bezoek aan- en af te melden, belt u naar bovenstaand nummer. U wordt dan persoonlijk geholpen. Als u het nummer belt, wordt u gevraagd naar een meldnummer en postcode. Uw meldnummer is: XXXXXXX (zie ook vraag 10 van de veel gestelde vragen). Vervolgens geeft u de volgende gegevens door:  Het kenteken van uw bezoek  Wanneer uw bezoek komt  Wanneer uw bezoek verwacht te vertrekken.

6/8

Ons kenmerk:

U kunt meerdere bezoekers tegelijk aanmelden en voor één of meerdere dagen. Als u bezoekers voor meerdere dagen aanmeldt, dan worden alleen de uren in mindering gebracht tussen 9:00 en 21:00 uur. Wat als uw bezoek eerder of later vertrekt? Mocht uw bezoek eerder of toch later vertrekken, neem dan opnieuw contact op met het Servicenummer. Heeft u nog vragen? Heeft u vragen naar aanleiding van deze brief? Misschien staat uw vraag tussen de veel gestelde vragen die we hebben toegevoegd als bijlage bij deze brief. Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met de gemeente Katwijk via 071 – 406 5000. Wij helpen u graag. Met vriendelijke groet,

7/8

Ons kenmerk:

Bijlage: Veel gestelde vragen Hieronder vindt u antwoorden op veel gestelde vragen die inwoners aan de gemeente Katwijk stellen over het aan- en afmelden van bezoekers via het Servicenummer. 1. Wat zijn de kosten? U betaalt de gebruikelijke lokale belkosten. 2. Hoe moet het kenteken doorgeven? Als u belt naar het Servicenummer krijgt u een medewerker aan de lijn. Aan diegene kunt u het kenteken doorgeven. 3. Moet ik ook de medewerker van de thuiszorg, loodgieter of andere bedrijven aanmelden? Nee, een bedrijf is zelf verantwoordelijk om een vergunning aan te vragen. U hoeft de kentekens van deze bezoekers niet door te geven via het Servicenummer. 4. Hoe kom ik er achter hoeveel saldo ik nog heb? Bij het aan- en afmelden van uw bezoek, wordt ook uw resterende saldo doorgegeven. Het is ook mogelijk om naar het Servicenummer te bellen om alleen uw saldo op te vragen. 5. Wat als ik in de wachtrij kom en mijn bezoek is al binnen. Lopen zij dan niet de kans om een bekeuring te krijgen? Handhaving houdt rekening met eventuele wachttijden. 6. Moet ik bellen naar het Servicenummer als mijn bezoek komt EN als mijn bezoek gaat? Als u weet wanneer uw bezoek komt en vertrekt, dan kunt u dat in één keer doorgeven. 7. Moet ik bezoek na 21:00 tot ’s morgen 9:00 aan- of afmelden? Nee, dat is niet nodig. U meldt alleen bezoek aan tussen 9:00 en 21:00 uur via het Servicenummer. 8.

Wat als het bezoek de volgende dag vertrekt? Dat is geen probleem. U kunt dan aangeven dat uw gast de volgende dag bijvoorbeeld om 11:00 vertrekt. 9. Hoeveel bezoekers kan ik tegelijk aanmelden? U kunt meerdere bezoekers (en dus kentekens) tegelijk aanmelden. Er zit geen limiet op het aantal kentekens dat u aanmeldt. 10. Wat als mijn bezoek wil helpen met aan- en afmelden? Dat kan natuurlijk ook. Uw bezoek kan ook het Servicenummer bellen, alleen dan heeft uw bezoek heeft ook uw meldnummer en postcode nodig. Of uw bezoek meldt zich aan via de bezoekersapp (www.katwijk.nl/parkeeractie), dan heeft u de meldnummer XXXXXX en pincode XXXXXXX nodig. 11. Ik ben mijn meldcode kwijt, wat nu? Dat kan gebeuren. U kunt hiervoor contact opnemen met de gemeente Katwijk via 071 - 406 5000, we versturen uw meldcode naar u op per post.

8/8

Ons kenmerk: