14. Bijlage 1. Notitie Frauderisico 2021 (1895019)

Notitie Frauderisico-analyse (april 2021)) Opsteller: J.A.C. Roeleveld Aanleiding In 2015 is intern met het MT een uitvoerige frauderisico-analyse verricht om een beeld te krijgen van de frauderisico’s waar de gemeente mogelijk mee van doen heeft. Die frauderisico-analyse is begin maart 2020 geactualiseerd om met Deloitte accountants door te spreken. Deze notitie is het resultaat van een periodieke herijking. Daarnaast is 2021, mede ook na de intrede van COVID-19 in 2020, een natuurlijk moment om de bestuurlijke relevantie van de frauderisico-analyse, nogmaals met elkaar aan de orde te stellen. De externe omgeving van Katwijk is meer dan ooit veranderd met mogelijk ook invloed op het frauderisicoprofiel van de gemeente. Tot slot zijn nog andere, meer algemene, aspecten die een update van de frauderisico-analyse rechtvaardigen: 1. Organisaties die anticiperen op potentiële risico’s zijn minder kwetsbaar; 2. Toename van digitalisering, berichtenverkeer, Cloud toepassingen, etc.; 3. Managen van frauderisico’s geeft een voorsprong; 4. Ook voor fraude geldt: ‘voorkomen is beter dan genezen’ en ‘een beetje integer bestaat niet’.

Opzet De opzet van de frauderisico-analyse is als volgt; - Documentanalyse - Omgevingscan Katwijk, - Interviewronde - Afsluiting en voorstel De opzet van de frauderisico-analyse staat aan de basis van het resultaat: algemene tendens en factoren, een beeld van de mogelijke frauderisico’s en de set aan instrumenten die de gemeente ter beschikking staan om een eventuele fraude te voorkomen. De focus in Katwijk spitst zich toe op een breed scala van aandachtsgebieden. Uitgaande van een grove benadering gebaseerd op praktijkvoorbeelden in de publieke sector, zijn dat ten minste (niet limitatief):

Interne administratie

Ict. en Aut.

Projecten en RO

Bijstand

Vergunningen

Etc.

Figuur 1: De initiële scan frauderisico praktijkvoorbeelden publieke sector

Definitie fraude: Algemeen Fraude is een breed begrip. Het is een verzamelnaam. Er valt namelijk van alles onder. Denk aan belastingfraude, examenfraude, toeslagenfraude of fraude met verzekeringen. Ook al valt er veel onder het begrip, fraude is altijd een vorm van bedrog. Zaken worden anders voorgesteld dan ze werkelijk zijn. Er is altijd opzet in het spel. En er is altijd iemand de dupe. NBA Controlestandaard 240 (Perspectief accountants) Fraude: een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen.

Context frauderisico-analyse en ‘stakeholdersanalyse’  Actualiteit fraude Fraude is een gevoelig onderwerp en juist in de publieke sector is de impact groot als een fraude de publiciteit haalt. De laatste voorbeelden zijn: Financiële administratie gemeente Amsterdam, Bijstandsuitkering Enschede, vermoeden van fraude van Haagse wethouders en illegale verhandeling van privégegevens uit de coronasystemen van de GGD. Allemaal voorbeelden die aantonen dat de publieke sector niet vrij is van fraude. Dat wordt nog eens bevestigd met voorbeelden in het vakblad Binnenlands Bestuur en de vraag is dan ook: Kan het ook Katwijk treffen?  Bewustzijn en cultuur Het inzien van fraude-risico’s en het dempen of voorkomen van een fraude is in sterke mate gerelateerd aan (het bewustzijn van) de individu en heersende cultuur binnen een organisatie.

Het fraudebewustzijn wordt mede beïnvloedt door cultuuraspecten waaronder ‘tone at the top’. De keuze om te frauderen ligt echter altijd bij het individu, en die laat zich leiden in de fraudedriehoek: 1.) Motivatie / druk, 2.) Rationalisatie en 3.) Gelegenheid. Het is daarmee niet eenvoudig fraude te voorkomen.

 Maatschappelijk effect (imago) Het maatschappelijk effect van een fraude is groter dan op het eerste oog wordt ingeschat. In geval van een fraude verliest de burger het vertrouwen in / geloofwaardigheid van de gemeente en betekent over het algemeen een direct beslag op de schaarse middelen (budget). De public governance is in Nederland gestoeld op: onbaatzuchtigheid, integriteit, objectiviteit, rekenschap en openheid. De frauderisicodiscussie is een natuurlijk onderdeel van die governance.

 Kalenderjaar 2020 De intrede van COVID-19 heeft effect op meerdere terreinen. Misschien niet de eerste ingeving, maar ook is het frauderisicoprofiel van de gemeente door COVID-19 verandert. De organisaties in

en om Katwijk hebben het financieel lastiger, de continuïteit van de bedrijfsvoering staat onder druk en zoeken naar oplossingen om het hoofd boven water te houden. Die omstandigheden kunnen maken dat het frauderisico is toegenomen, een uitgangspunt om in 2021 rekening mee te houden.

 De accountant Ook voor de extern accountant speelt fraude (hoewel beperkt) een rol in de uitvoering van zijn controle-opdracht. De accountant bevestigt jaarlijks dat zijn controle niet specifiek is ingericht op het herkennen of signaleren van fraude. De NBA is zich evenwel bewust dat hier een taak voor de accountant is weggelegd en het maatschappelijk verkeer vraagt steeds dringender om extra aandacht voor het voorkomen van fraude.

De aandacht voor de frauderisico-analyse maakt duidelijk dat het ook vanuit perspectief van de accountant gaat om een belangrijk onderwerp. In de managementletter 2020 onderstreept de accountant het belang van een gedegen frauderisicoanalyse. Die relevantie is mede het vertrekpunt om het bewustzijn te vergroten en met zorg en aandacht een frauderisico-analyse op te stellen (en te agenderen op de bestuurstafel).

Interviewronde Ten behoeve van deze frauderisico-analyse zijn verschillende interviews gehouden. In de selectie van de key-functionarissen is aansluiting gezocht bij de initiële scan en eerdere resultaten van de frauderisicoanalyse uit 2015 (Beheer en Vastgoed, Projecten, ICT, Samenleving – Sociaal Domein). Dat zorgt voor behoud van focus en een consistente lijn in de PDCA-cyclus. Gelet op die omstandigheid en de

opgavekalender van Katwijk is extra aandacht voor sociaal domein, cyberrisico’s en projecten goed verdedigbaar. De volgende key-functionarissen zijn geïnterviewd: 1.) Chief information en security officer 2.) Clustermanager Planmatig Beheer 3.) Medewerker bedrijfsvoering Toegang (AO-IC medewerker) 4.) Clustermanager Informatie & automatisering 5.) Project Directeur PLV 6.) Manager cluster Dagelijks beheer 7.) Projectcontroller – senior adviseur De oogst uit de interviewronde is de basis voor de kennis over Katwijk: wat speelt wel en wat speelt niet. De key-functionarissen hebben een dusdanige positie in de organisatie dat het gevraagde kennisniveau in de frauderisico-analyse gewaarborgd is. In het eerste kwartaal van 2021 zijn de frauderisico’s opnieuw geïnventariseerd. Resultaten interviews In de beoordeling van frauderisico’s zijn de interviews van belangrijke betekenis geweest. Tijdens de interviews werd duidelijk dat de opvatting en beleving van frauderisico’s (en wat daaronder te verstaan) flink uiteenloopt. Daarnaast zijn met nieuwe inzichten vanuit perspectief clustermanager, medewerker, etc. diverse aspecten aan de orde geweest. Daaronder te verstaan: dagelijkse bedrijfsvoering, snelheid van handelen, rol management en bestuur, vertrouwensbasis, etc. Met die aspecten is het inzicht rondom het onderwerp ‘frauderisico’ verbreed / verrijkt.

De rode lijn: het is duidelijk geworden dat elk van de actoren in praktijk handelt vanuit het eigen perspectief, met soms beperkende factoren als ‘politieke werkelijkheid’, ‘beschikbaarheid van informatie’, ‘waan van de dag’, etc.

Onderstaand een korte weergave van de resultaten uit de interviews (interviewperiode eind januari – begin maart 2021): Actoren # Medewerkers # Management # Bestuur # Leveranciers

Gedrag # Rollen # Cultuur # Druk # Veiligheid

Processen

Overig

# Investeringen # Politiek druk # Vergunningverlening # Prestatiedruk # Inkoop / aanbesteden# Vertrouwen # Bijstandsverlening # Objectief adviseren # Subsidieverstrekking # Urenregistratie

Beste aanpak # Voorlichting # 1 op 1 gesprek # Aandacht individu # Aandacht voor tips en toeval

Bovenstaande laat zien dat frauderisico van vele kanten benaderd kan worden en een plek heeft in een flinke dynamiek. Het dempen of zelfs voorkomen van frauderisico is daarmee niet eenvoudig en niet alleen rule-based op te lossen. Daarbij is het bovendien van belang om bij de periodieke frauderisico-analyse te waken voor een benadering die teveel neigt naar wantrouwen en achterdocht.

Frauderisico’s van de gemeente Katwijk (niet limitatief) Tijdens de interviewronde is een aantal maal een voorbeeld geschetst van een situatie die in de gemeente Katwijk kan voorkomen. De voorbeelden zijn toegespitst en maatwerk voor elk van die taakvelden en clusters. Let wel: de conclusie is hier niet dat fraude plaatsvindt of dat sprake is van een voorbeeld uit ervaring. Het is een lijst met kwetsbare gebieden of voorbeelden van medewerkers die met verhoogde druk te maken kunnen krijgen. De diversiteit en de eenvoud (voor de hand liggend) is leerzaam in het licht van

frauderisico en bewustwording bij medewerkers: frauderisico bestaat altijd, soms overigens in de categorie ‘onbewust onbekwaam handelen’. Zie bijlage 1 voor de uitwerking van de interviewronde.

De instrumenten van de gemeente: Het inventariseren van frauderisico’s is belangrijk voor het inzicht in de set van mogelijke risico’s waarmee de gemeente zich geconfronteerd ziet. In die lijn past ook een beoordeling van de instrumenten of beheermaatregelen die de gemeente ter beschikking staan om dergelijke risico’s te dempen of te voorkomen. In de totaalanalyse kan dan beter beoordeeld worden of (kans) en zo ja in welke mate (impact) de gemeente zich geconfronteerd gaat zien met een daadwerkelijke fraude. Voor de gemeente is nader bezien welke instrumenten en maatregelen voorzien in een schild tegen het optreden van een fraude. Dat leidt tot de volgende opsomming: 1. Klokkenluidersregeling 2. Beleid Misbruik en oneigenlijk gebruik 3. Verwerkersovereenkomst met derden (Privacy en data) 4. Budgethoudersregeling (Financiën) 5. Maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing 6. Mandaatregeling en functiescheiding 7. Register van verwerkingen AVG 8. Organisatiestatuur en sturingsprincipe 9. Privacy en informatiebeveiliging (ICT) Het samenstel van deze instrumenten en maatregelen optimaliseert een professionele werkomgeving en creëert de basis voor integer handelen.

De insteek van dit pakket is niet alleen het formeel regelen van noodzakelijke instrumenten, het draagt in de basis bij aan een organisatie die duidelijkheid schept in wat wel en niet als norm is gesteld. Die duidelijkheid levert een bijdrage aan het stellen van grenzen en wat wel en niet geaccepteerd wordt in de dagelijkse praktijk. Overigens leert ons die praktijk en ervaring (volgens diverse analyse en publicaties) dat fraude bij toeval aan het licht komt. De meeste organisaties treffen dus de nodige maatregelen om fraude te voorkomen, maar de fraudeur in kwestie past zich telkens al naar gelang de situatie aan. Dat past ook bij het karakter van het handelen van de fraudeur: gericht op voorkomen van herkenning. De fraudeur wenst onder de radar te blijven en is gespitst op veranderingen die dat in gevaar brengen. Dat brengt ons bij het nut van extra maatregelen: het helpt in bewustzijn en het opwerpen van een barrière; veelal niet in het stoppen van de fraudeur en zijn/haar frauduleuze handelingen.

Afsluiting en aanbeveling Deze frauderisico-analyse is het resultaat ‘uit de organisatie’. Tegelijk is wellicht nog winst te behalen als het gaat om ‘aandacht en bewustzijn’. Het niveau aandacht en bewustzijn is indirect en intrinsiek binnen de gemeente Katwijk lijkt van voldoende niveau. De kritische vraag die daarbij hoort, is ook: is het voldoende? Het antwoord op die vraag is niet even zwart/wit als aanvankelijk verondersteld. Bovendien is het vraag of de recente organisatieverandering hierin nog een rol speelt. Het daarom verstandig die afweging breed te maken en afhankelijk daarvan eventueel vervolgstappen te nemen. Dat kan bijvoorbeeld door een periodieke herijking (jaarlijks) van het profiel en faciliteren van een fraudediscussie in het management (Katwijk Hub) met als concrete vraagstelling: 1.) Op welk vlak bestaat het hoogste risico op fraude? 2.) Heeft Katwijk voldoende aandacht (instrumentarium) voor frauderisico’s?

Bijlage 1: Uitkomsten analyse van frauderisico’s (resultaat interviewronde).

Potentieel frauderisico

Organisatieonderdeel

Effect COVID-19

Laten verdwijnen van kasgeld Lobby en sponsoring Toezeggingen en rechten Zorgfraude en fraude in sociaal domein Subsidieverstrekking Afspraken met leveranciers en vrijkomend voordeel onderling delen Verlenen van rechten / vergunningen buiten de gangbare procedure Niet rechtmatig besteden van subsidiegeld

Dienstverlening Management en bestuur Management en bestuur Inclusieve samenleving Inclusieve samenleving Dienstverlening

Nee Ja

Leefbaarheid – Vergunningen Toezicht en Handhaving Inclusieve samenleving – Beleid sociale leefomgeving Leefbaarheid – Dagelijks en planmatig beheer Dienstverlening – Financiën Unit Inkoop en juridische zaken Dienstverlening – Financiën Projecten, programma’s en opgaven

Ja

Allen

Nee

Leefbaarheid – Dagelijks beheer

Nee

Leefbaarheid – Vergunningen Toezicht en Handhaving Projecten, programma’s en opgaven Planmatig beheer Dienstverlening Informatie & Automatisering Dienstverlening Informatie & Automatisering Allen

Ja

Allen HRM, Allen

Nee Nee

Bedrijfsafval verwerken zonder financiële tegenprestatie Boekhoudfraude – verslaggevingsfraude Aanbestedingsfraude Urenverantwoording Doeluitkeringen en onjuist declaratiegedrag (Inkomende subsidies) Om niet gebruiken / privé gebruik van gemeentelijke faciliteiten Niet verantwoorden opbrengsten snippergroen Toezicht op straat en niet handhaven Prestatielevering in projecten Informatiefraude Cyberrisico en cybercriminaliteit Declaratie van de kosten die niet gemaakt zijn Gemeentelijke eigendommen Plichtsverzuim

Ja Ja Ja

Ja Ja Ja Nee Ja Ja

Ja Ja Ja Nee

NB: bovenstaande is niet limitatief, het betreft de volledige weergave van de interviewresultaten en de frauderisico’s die eerder onderkend en nog actueel zijn (zie ook uitkomst mentimeter openbare KatwijkHub 21 april 2021).