10. Bijlage 5. Samenvatting conclusies tussentijdse evaluatie samenwerking (37947)

Bijlage 4: Samenvatting conclusies tussentijdse evaluatie samenwerking In juni 2021 hebben de partners de samenwerking HSIB tussentijd geëvalueerd. De bestuurders hebben elkaar op zeven vragen geïnterviewd. De leden van de ambtelijke vertegenwoordiging hebben schriftelijk aan gereageerd op de vragen. De uitkomsten zijn verwerkt in een verslag, waaruit hieronder per vraag de belangrijkste conclusies zijn samengevat.

Vraag 1 over Co-creatie: Co-creatie is een vorm van samenwerking, waarbij alle deelnemers invloed hebben op het proces en het resultaat van dit proces, zoals een plan, advies of product. Kenmerken van co-creatie zijn dialoog, 'common ground', enthousiasme, daadkracht en focus op resultaat -

Hoe heeft u het doorlopen proces van Hoornes Samen in Beweging in co-creatie ervaren. Heeft u voldoende gelegenheid gehad om bij te dragen aan het doorlopen proces en resultaat. Wat ging goed en wat kan naar uw mening worden verbeterd?

Samenvatting reacties: •

Samenwerken is in het algemeen als positief ervaren.

•

Kanttekening; gemeente stuurde teveel op het proces.

•

Er was voldoende gelegenheid voor inbreng om bij te dragen aan het proces en het resultaat.

Wat kan beter? Co creatie zou beter werken als •

De verwachtingen aan de voorkant meer helder waren geweest.

•

Proces duurde over het algemeen lang en zou sneller en effectiever mogen.

•

Een externe partij had het proces kunnen begeleiden met goede afspraken aan de voorkant.

Vraag 2 over Doelstellingen HSIB: Sinds het starten van HSIB hebben we met elkaar afgetast hoe het werken volgens de nieuwe Omgevingswet en de Maatschappelijke Agenda zou kunnen uitpakken. Sinds de ondertekening van de intentieovereenkomst (zie bijlage) zijn we met elkaar aan de slag gegaan. -

Weet u nog welke doelstellingen er onderdeel zijn van deze pilot? Had u achteraf andere doelstellingen willen formuleren? Zijn de doelstellingen helder genoeg geweest? En zouden we bij een vervolg daar meer bij moeten stilstaan?

Samenvatting reacties: •

De doelstellingen van HSIB waren helder

•

Het is niet nodig om andere doelstellingen te formuleren.

•

Belangrijkste; het fysieke en sociale met elkaar te verbinden.

Wat kan beter? •

Doelstellingen zouden meer concreet gemaakt kunnen worden.

•

Met elkaar in gesprek blijven over de doelstellingen om betrokkenheid van de partners te behouden.

Vraag 3 over proces en organisatie HSIB / wijze van continuering HSIB HSIB heeft de afgelopen jaren gewerkt met een ambtelijk en bestuurlijk platform, waarin de partners samen hebben gewerkt aan de beoogde producten. Dit proces is begeleid door een gemeentelijk kernteam. Met de oplevering van de DIM start een nieuwe fase voor het samenwerken in de wijk. In de DIM wordt als inspanning voorgesteld het instellen van een kernteam, dat zorg gaat dragen voor de verbinding in de wijk en dat zal toezien op en het uitvoeren van de voorgestelde inspanningen in de wijk. -

Hoe heeft u de inbreng en rol van uw organisatie ervaren in de eerste fases van HSIB? Wat had u anders willen zien of zou u in het vervolg anders aanpakken? Hoe heeft u de inspanningen van andere partners ervaren in de afgelopen periode? Welke stakeholders in de wijk dienen naar uw mening een plaats te krijgen in het nieuwe kernteam? Wie heeft u gemist als deelnemer? Bent u zelf beschikbaar voor het nieuwe kernteam en waarom (niet)?

Samenvatting reacties: •

De gemeente heeft een (te) grote rol gehad in het proces.

•

Door het proces anders (en eenvoudiger) in te richten zouden partners meer taakeigenaarschap en commitment tonen.

•

Niet iedereen was even betrokken, o.a. door de drukte in de eigen organisatie of door de hoeveelheid regie van de gemeente.

Toekomstige organisatie •

Partners staan over het algemeen open voor deelname aan nieuwe kernteam.

•

Enkele partners hebben aangegeven niet te kunnen door de omstandigheden in de eigen organisaties of door hun rol.

•

Belangrijk is om helder te krijgen hoe het vervolg eruit gaat zien voordat partners zich committeren.

Vraag 4 over taakeigenaarschap en budgetverantwoordelijkheid; bijdragen aan HSIB In de DIM staan inspanningen opgenomen met een specifieke taakeigenaar (Dunavie, gemeente etc.) Deze partners voelen zich verbonden aan de inspanning en hebben voor de realisering middelen (capaciteit, geld etc.) uitgetrokken in hun eigen begrotingen. -

-

Om de doelen te behalen is er voor projecten geld nodig. Voor out of pocket kosten, communicatiemiddelen etc. Hoe denkt u over de totstandkoming van begrotingen en het te bepalen aandeel van uw organisatie? Hoe zou dit geld wijselijk kunnen worden beheerd binnen het vervolg? Heeft u een idee welke inspanningen aan tijd en financiën uw organisatie jaarlijks zou kunnen bijdragen? Hoe zorgen we met elkaar dat het taakeigenaarschap wordt uitgevoerd, gecontroleerd en er gezamenlijk terug gekoppeld wordt?

Samenvatting reacties: Hoe samenwerken? • Zoveel mogelijk samenwerken op doelen/ projecten, die aansluiten op eigen doelen / projecten • Inspanningen integreren (synergie, samen optrekken) • Partners meer in de lead zijn • Prioriteren van de uitvoering Bijdrage partners afhankelijk van: • Of resultaat inspanning ten goede komt aan de eigen doelgroep • Of andere partners ook bijdragen • Subsidies (bv MAG opdracht)

Vraag 5 over participatie en communicatie Co-creatie is een vorm van participatie, waarin de deelnemers invloed uit hebben kunnen oefenen op het resultaat. Daarnaast is er in het proces bij de oplevering van producten geparticipeerd met de gemeenteraad. Er is een communicatie werkgroep ingesteld vanuit en door de partners. Op verschillende momenten en met verschillende werkvormen is gecommuniceerd over de resultaten. Daarnaast is de wijkraad op een aantal momenten betrokken en binnenkort worden de bewoners in een online enquête in de gelegenheid gesteld om kenbaar te maken welke inspanningen uit de DIM belangrijk worden gevonden. -

Hoe heeft u de participatie en communicatie rondom HSIB ervaren. Wat ging er goed en wat kan er worden verbeterd? Hoe dient het communicatie proces worden georganiseerd als HSIB als kernteam haar activiteiten continueert?

Samenvatting reacties: Werkgroep communicatie heeft meerwaarde; voortzetting is wenselijk mits: •

Betere verdeling van de workload plaatsvindt; vorm een communicatieteam van meer partners en maak afspraken over de regie.

•

Participatie met de inwoners van de wijk eerder wordt georganiseerd (ideefase)

•

Ieder draagt bij aan de communicatie (tijd, geld en kopij).

Vraag 6 over de resultaten HSIB De afgelopen tijd zijn er diverse activiteiten ontplooid. Zowel binnen het platform (de DIM) als daarbuiten (soepzakjes, cadeaus in december). Daarnaast is er gewerkt aan de relatie onderling, zijn er nieuwe samenwerkingen ontstaan tussen partners en hebben we elkaar leren kennen. We hebben samen resultaten bereikt. -

Kunt u aangeven welke resultaten er volgens u zijn bereikt en welke u belangrijk vond? Wat heeft u gemist en bent u tevreden met het resultaat? Wat is de motivatie van uw organisatie om de resultaten zoals gesteld in de DIM, met elkaar te behalen?

Samenvatting reacties: •

Er is een beter beeld ontstaan van het gebied, partners en ieders opgave.

•

Verbinding; partners weten elkaar te vinden en trekken samen op

•

DIM: op weg naar een betere wijk in de toekomst.

Gemist •

Niet alle partners actief/ aanwezig.

•

Aanpak zichtbare en merkbare resultaten (< 1 jaar).

Vraag 7 over integraal gebiedsgericht werken Hoornes De Hoornes is een wijk waar de komende jaren veel staat te gebeuren. Denkt u aan de aanleg van het warmtenet, de ontwikkelingen in Hoornes Noord-Oost, de bouw van het Integraal Kindcentrum + het het project IGA, waarin de riolering wordt vervangen. Een van de doelstellingen van HSIB is het integraal gebiedsgericht werken. Dit betekent, dat in de voorbereidingen, uitvoering en communicatie van lopende projecten en initiatieven in de wijk wordt bezien of er koppelkansen zijn en conflicten worden vermeden dan wel verkleind. Een belangrijk doel is daarnaast het voorkomen van overlast voor bewoners vanwege allerlei werkzaamheden die plaatsvinden in de wijk. Wat vindt u belangrijk dat er wordt bereikt met integraal gebiedsgericht werken? Samenvatting reacties: -

Verbinding fysieke en sociale domein

-

Gericht op één gebied

-

Samen met bewoners en partners

-

Afstemming projecten en planning

-

Zo min mogelijk overlast bij uitvoering van werkzaamheden in de wijk

-

Inspanningen die meerdere doelen hebben/ krijgen prioriteit