1. Projectplan 2e fase Warmtenet Hoornes (1788174)

Voorstel

Aan

: Burgemeester en Wethouders

Kenmerk

: 1788174

Status

: Openbaar / Ter besluitvorming

Datum

: 21 december 2020

Afdeling

: Projecten Programma's en Opgaven

Raad

: Ja

Medewerk(st)er

: M. Gravemaker

Ter kennisgeving

Telefoonnummer

: 071 406 5928

Or

: Nee

Portefeuillehouder

: Knape (Wethouder), J.C. (Jacco)

Communicatie

: Ja

Bijlage(n)

:5

Evaluatie

: Nee

Onderwerp:

Projectplan 2e fase Warmtenet Hoornes.

Samenvatting:

De raad heeft in december 2020 een groen licht besluit genomen voor de volgende stap naar realisatie van het warmtenet in samenwerking met bewoners voor een duurzame warmte in Kalkoven in de wijk Hoornes. Met dit besluit is er formeel een einde aan de definitiefase gekomen en gaat het project over naar de ontwerpfase. Ter voorbereiding van de nieuwe fase is een projectplan opgesteld, waarin in beeld is gebracht welke acties worden ondernomen om het gestelde doel te bereiken en zijn het participatieplan, de risicoanalyse, de planning enz. geactualiseerd op de recente ontwikkelingen. Tevens heeft een 1e toets gate review plaatsgevonden. In de toelichting treft u een uiteenzetting aan.

Gevraagde beslissing:

1. 2.

Vaststellen van het gate review document ter afsluiting van de definitiefase van het project Hoornes aardgasvrij. Het project overeenkomstig het aangescherpte projectplan voor de ontwerp/voorbereidingsfase continueren en de stukken ter kennisgeving aanbieden aan de gemeenteraad.

Intern advies

juridisch, fin, comm, kernteam

Extern advies

DWTM/Greenvis

Besluit:

Deze versie is met portefeuillehouder afgestemd op:

21 december 2020

vrijdag 26 februari 2021

Kenmerk Programma Onderwerp

: 1788174 : Volksgezondheid en milieu : Projectplan 2e fase Warmtenet Hoornes

Aanleiding en doel De raad heeft in december 2020 een groen licht besluit genomen voor de volgende stap naar realisatie van het warmtenet in samenwerking met bewoners voor een duurzame warmte in Kalkoven in de wijk Hoornes. Met dit besluit komt er formeel een einde aan de definitiefase en gaat het project over naar de ontwerpfase. Ter voorbereiding van de ontwerp/voorbereidingsfase is een projectplan opgesteld, waarin als beoogd doel is vastgelegd: Het realiseren van een warmtenet voor de wijk de Hoornes met inzet van alternatieve warmtebronnen voor een duurzaam en betaalbaar alternatief voor aardgas voor gebouwen. Hierbij gaat de eerste aandacht uit naar aquathermie. Als onderdeel van de op te stellen warmte visie, waarbij het streven is dat 70% van de gebouwen in het gebied in 2030 zijn aangesloten op het warmtenet. De bewoners en belanghebbenden in Kalkoven bepalen uiteindelijk met hun deelname of het warmtenet er komt. In het projectplan is in beeld gebracht welke acties worden ondernomen om het gestelde doel te bereiken en zijn het participatieplan, de risicoanalyse, de planning enz. geactualiseerd op de recente ontwikkelingen. Tevens heeft een 1e toets gate review plaatsgevonden. Als onderdeel van het risicomanagement zijn voor de ontwerpfase de risico’s in kaart gebracht die een mogelijke realisatie van geformuleerde doelstellingen kunnen verhinderen.

In het geval een risico daadwerkelijk optreedt, kan het becijferde risicobedrag worden bekostigd uit de decentralisatie uitkering. Zodra de aanbesteding rond is, liggen de risico’s voor het ontwerpen, bouwen, financieren, onderhoud en exploitatie bij de concessiehouder. Op dit moment wordt er gewerkt aan de oprichtingsakte voor de op te richten BV, waarin het juridische eigendom van de assets van het warmtebedrijf wordt ondergebracht. Daarbij zullen de denkbare scenario’s in beeld worden gebracht van de toekomstige taken van de BV( de organisatie van de volgende aanbesteding over 15 jaar, toezicht en monitoring warmtebedrijf gedurende de looptijd) en wordt een financiële doorkijk worden gegeven over de kosten op langere termijn, de mogelijk risico’s en hoe de dekking zal worden geregeld vanuit de businesscase of anderszins. Tevens wordt bezien de toekomstige positie van de BV in onze organisatie in relatie tot de Transitievisie Warmte /buurtuitvoeringsplan. Het concept projectplan is met onze partners Hoogheemraadschap van Rijnland en woningcorporatie Dunavie besproken in het bestuurlijke overleg van 10 februari jl.. Als bijlage 1 treft u het projectplan met de bijlagen en het gate review formulier aan.

21 december 2020

Indicatoren (facultatief) Overgang van aardgas naar een alternatieve warmtebron en noodzakelijke aanpassingen in /aan de woningen te verrichten om deze geschikt te maken voor een andere wijze van verwarming, warmwatervoorziening en koken. Motivering voorstel 1.1. Bij gate review wordt getoetst of het project in control is In het projectplan zijn doelstellingen vastgelegd over het project. Bij de gate review is getoetst of de daarin vastgestelde (meetbare) doelstellingen zijn bereikt onder de daarvoor vastgestelde randvoorwaarden. 1.2 Iedere fase wordt gestart met een formeel go or no go moment De gemeenteraad heeft in december jl. ingestemd met voortzetting van het project. Na de oplevering van het beoogde resultaat is de projectdocumentatie geactualiseerd en wordt deze thans ter besluitvorming voorgelegd aan de opdrachtgevers voor de volgende fase van het project. 2.1. Vaststelling van het projectplan als product van de ontwerpfase van het project. In het projectplan is vastgelegd wat de eisen en wensen zijn ten aanzien van het eindresultaat en de wijze van aanpak om de gewenste doelstellingen van het project te bereiken. Na de goedkeuring van het projectplan zal geleidelijk verder vorm worden gegeven aan het project.

2.2 Geraamde kosten 2021 passen binnen budget voorbereidingskosten 2021 project De raad heeft voor 2021 voor de inzet en inhuur van de noodzakelijke capaciteit vanuit de organisatie, de inhuur van expertise en het laten verrichten van onderzoeken een bedrag beschikbaar gesteld voor 2021 van € 450.000,--. De meerjarenraming is geactualiseerd en daarin worden de kosten voor 2021 geraamd op € 408.054,-. Deze kosten worden gedekt uit de bestemmingsreserve ‘’aardgasvrije wijken’’, die is gevormd vanuit de van het Rijk ontvangen decentralisatie uitkering Programma Aardgasvrije Wijken.

Kanttekeningen 1.1 Projectkosten 2020 hoger, dan verwacht. Ten tijde van de gate review is vastgesteld dat de uitgaven in 2020 hoger lagen dan oorspronkelijk werd geraamd. Het verschil wordt in de jaarrekening ten laste van de reserve aardgasvrije wijken gebracht. Op basis van de feitelijke kosten 2019 en 2020 en het geraamde budget 2021 blijven de projectkosten als totaal wel binnen de ramingen van de desbetreffende jaren. 1.2. Dekking toekomstige organisatiekosten warmtenet Naar verwachting wordt de aanbesteding eind 2021 afgerond. Samen met de concessiehouder wordt dan een half jaar uitgetrokken om de drempelwaarde van het aantal benodigde aansluitingen voor het warmtenet te behalen. Als de drempelwaarde (minimaal 200 woningen) is bereikt, start de concessiehouder met de uitrol van het warmtenet medio 2022. Voor de dekking van de projectkosten is in 2022 naar verwachting voldoende ruimte binnen reserve aardgasvrije wijken. Voor de kosten van de ondersteuning erna wordt voorafgaande aan de oprichting van de BV een financiële doorkijk worden gegeven over de kosten op langere termijn, de mogelijke risico’s en hoe de dekking zal worden geregeld vanuit de businesscase of anderszins. 1.3 Dekking van risico’s na de ontwerpfase niet uit decentralisatie uitkering.

Als onderdeel van het risicomanagement zijn de risico’s in kaart gebracht die een mogelijke realisatie van geformuleerde doelstellingen kunnen verhinderen en deze zijn vastgelegd in de risico analyse. De in beeld 3

gebrachte risico’s voor de ontwerpfase zijn uitgedrukt in een risicobedrag (% kans van optreden x maximaal risicobedrag) van in totaal ongeveer € 170.000,-. Dat bedrag kan – in het geval het risico daadwerkelijk optreedt, worden bekostigd uit de decentralisatie uitkering.

Middelen De gemeente heeft van het Rijk een decentralisatie-uitkering ontvangen van € 5,2 mln. voor het Uitvoeringsplan Smartpolder / wijk Hoornes Aardgasvrij. Initieel € 4,8 mln. in 2018. Door het Rijk werd via de decembercirculaire van 2019 nog € 400.000,- voor proces- en capaciteitskosten aan de uitkering toegevoegd. De decentralisatie-uitkering is gestort in de daartoe ingestelde reserve aardgasvrije wijken. Een deel van het bedrag, € 1,25 miljoen, is gereserveerd voor interne/externe kosten (niet als subsidievoorwaarde, maar als raming in het plan van aanpak). Na aftrek van deze geoormerkte middelen resteert € 3,95 mln. voor investeringen. In het kader van het ELENA-Programma Duurzame Wijkwarmte Zuid-Holland is voor Hoornes Aardgasvrij een budget van € 300.000,- beschikbaar gemaakt voor onderzoeken, planvorming, communicatie en overige adviezen ter voorbereiding van de investeringen in de woningen en het warmtenet. Uit deze subsidie kan de gemeente een deel van de planvormings- en voorbereidingskosten dekken, op voorwaarde dat ook daadwerkelijk tot uitvoering wordt overgegaan voor oktober 2023. In december 2020 heeft de raad ten behoeve van het project een budget van € 2,8 mln. voor tegemoetkoming in de kosten van de aanpassing van de woningen, een budget van € 0,8 mln. beschikbaar gesteld voor voorfinanciering van o.a.

het IKC+ en zijn de nog niet gereserveerde € 350.000 geoormerkt voor het revolving fund. Projectkosten In het projectplan 2019 is destijds een meerjarenraming opgesteld, waarin de proces/projectkosten voor de eerste vier jaar in beeld zijn gebracht). Voor de jaren 2019, 2020 en 2021 werd daarin rekening gehouden met een bedrag van in totaal € 1.25 miljoen. Boven op dit bedrag is € 0.3 miljoen extra beschikbaar gekomen uit de Elena subsidie. Onderstaand treft u een overzicht aan, waarin de meerjarenraming is afgezet tegen de feitelijke projectkosten in de jaren 2019, 2020 en de ramingen voor 2021 en 2022.

Doelgerichte uitkering / reserve aardgasvrije wijken gelabeld voor voorbereidings- en onderzoekskosten Elena subsidie totaal budget voorbereiding en onderzoek onderzoek kosten 2019 kosten 2020 raming 2021 rest voor 2022 en verder totaal kosten voorbereiding en onderzoek onderzoek gelabeld voor tegemoetkoming aanpassing woningen gelabeld voor voorfinanciering IKC gelabeld voor revolving fund

€ 5.200.000 € 1.250.000

€ 1.250.000 € 300.000 € 1.550.000 € 133.595 € 542.082 € 450.000 € 424.323 € 1.550.000

€ 2.800.000 € 800.000 € 350.000 € 5.200.000 4

Voor het jaar 2020 bedroegen de uiteindelijke € 53.000 (afgerond) hoger dan geraamd. De extra kosten zijn veroorzaakt door het intensieve traject tot besluitvorming, waarin allerlei informatieve vragen, moties en amendementen in hoog tempo afgewikkeld dienden te worden. Er bleek behoefte aan aanvullende advisering over de governance, klantaanbod, instellen van een Vereniging van Afnemers, terugvalscenario’s etc.. Als koploper in de warmtetransitie wordt bovendien in toenemende mate beroep op onze gemeente gedaan om bij te dragen aan kennisdeling. Bij de jaarrekening zal het vastgestelde verschil ten laste worden gebracht van de reserve aardgasvrije wijken. Op basis van de feitelijke kosten 2019 en 2020 en het geraamde budget 2021 blijven de projectkosten als totaal binnen de ramingen van de desbetreffende jaren. Voor de volgende fases na 2021 resteert een bedrag van ongeveer € 424.000 (dit inclusief Elena subsidie). In de loop van dit jaar zal duidelijk worden welke activiteiten moeten worden gedaan onder de vlag van het project en wanneer de overdracht plaatsvindt aan de organisatie. Onderzocht wordt welke andere kosten ten laste van het Elena programma kunnen worden gebracht.

Uitvoering Als het projectplan is vastgesteld, zal er worden aangevangen met de verdere uitwerking van het project volgens de daarin uitgezette stappen en beslismomenten in de definitiefase. De afspraken, die worden gemaakt met het Hoogheemraadschap en Dunavie voor de samenwerking zijn inmiddels vastgelegd in een daartoe opgesteld ambitiedocument. Planning Als bijlage van het projectplan is een mijlplanning opgesteld voor de ontwerpfase. Deze planning zal per mijlpaal nog in detail worden uitgewerkt. Risico analyse Risicomanagement ondersteunt het op een gestructureerde manier het behalen van doelstellingen en het opleveren van projectresultaten. Dit kan door risico’s expliciet te maken, beheersmaatregelen aan risico’s te koppelen en door deze beheersmaatregelen uit te voeren en deze te monitoren. De risico’s, die zich kunnen voordoen tijdens het project zijn geïnventariseerd en beoordeeld op kans van optreden en impact in geld en tijd. Voor ieder risico zijn beheermaatregelen voorgesteld. Gedurende het project zal gestuurd worden om de risico’s te vermijden, verkleinen, accepteren, enz. Communicatie Als bijlage van het projectplan treft u aan het participatieplan. Binnen de keuze voor het aanleggen van een warmtenet is nog voldoende ruimte voor bewoners van de wijk Hoornes om mee te denken over oplossingen rondom de overgang naar en inpassing van dit warmtenet.

Hiervoor wordt gebruik gemaakt van online tool CitizenLab. Bewoners kunnen het beste aangeven wat in hun ogen de impact zal zijn. Samen met de concessiehouder gaan we op zoek naar oplossingen. Bijlage(n) 1. Projectplan Hoornes aardgasvrij met bijlagen: 1.1 Participatieplan 1.2 Mijlpalenplanning 1.3 Risicoanalyse 1.4 Projectorganisatie 2. Gate review

5