1. Managementletter 2020 van accountantskantoor Deloitte, ontvangen op 29 januari 2021 (1864151)

Managementletter 2020 Gemeente Katwijk

25 januari 2021

Deloitte Accountants B.V. Gustav Mahlerlaan 2970 1081 LA Amsterdam Postbus 58110 1040 HC Amsterdam Nederland

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Katwijk Postbus 589 2220 AN KATWIJK (ZH) Datum:

25 januari 2021

Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9737 www.deloitte.nl

Behandeld door:

drs. A.J. Schutgens RA 088 288 2476

Geachte leden van het college, Wij hebben conform onze opdrachtbevestiging d.d. 12 oktober 2020, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interimcontrole voor de gemeente Katwijk uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

Ons kenmerk:

2101177FAE/JO De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing, of over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel, en bestrijken daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. De bevindingen en aanbevelingen kunnen worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college, als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Graag lichten wij deze rapportage en onze bevindingen en aanbevelingen nader aan u toe. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. A.J. Schutgens RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. De Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland gelden niet indien er uitdrukkelijk schriftelijk door partijen is overeengekomen dat er andere (algemene) voorwaarden op de dienstverlening van toepassing zijn. In dat geval gelden enkel de bepalingen uit laatstgenoemde voorwaarden en eventuele uitzonderingen, aanvullingen en/of wijzigingen daarop, voor zover overeengekomen. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave Bestuurlijke samenvatting

4

Bevindingen interim-controle

10

Effecten COVID-19

19

Actualiteiten

25

Bijlage

35

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/3

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Katwijk Belangrijke aandachtsgebieden en speerpunten bij onze controle Belangrijke aandachtsgebieden In aansluiting op onze controle van voorgaand boekjaar, onze voorgaande rapportages en ons auditplan onderkennen wij de volgende relevante aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2020: •

Het naleven van de EU-aanbestedingsrichtlijnen.

•

De gevolgen van corona op financiën en bedrijfsvoering.

•

Beheersing en verantwoording van de bestedingen in het sociaal domein, waaronder Jeugd, uitbesteed aan Holland Rijnland.

•

Frauderisicoanalyse.

•

Cyberrisicoanalyse.

In deze managementletter besteden wij evenals vorig jaar aandacht aan de processen die ten grondslag liggen aan bovenstaande aandachtsgebieden. In deze managementletter gaan wij ook in op de opvolging van de aanbevelingen van vorig boekjaar hieromtrent, en zetten wij tevens de effecten van het nieuwe aandachtsgebied corona uiteen. Interne beheersing Wij hebben tijdens de interim-controle diverse interviews gehouden en onderbouwende controle-informatie verkregen, met het oog op het in kaart brengen van uw AO/IB (administratieve organisatie en interne beheersing). Deze interviews hebben online op afstand plaatsgevonden. De samenwerking met de gemeente Katwijk is de afgelopen maanden, ook in deze tijden dat wij op afstand met elkaar werken, prettig en constructief verlopen. Naast deze interviews hebben wij op een aantal onderwerpen werkzaamheden verricht op de controles van de VIC. Wij constateren op basis hiervan dat de kwaliteit van de AO/IB, voor zover van toepassing op de financiële processen die de jaarrekening en daarmee onze accountantscontrole raken, op orde is. Wij trachten daarnaast vooruit te kijken en proberen met uw organisatie in gesprek te gaan om in de komende jaren toe te werken naar een situatie waarbij wij in het kader van de jaarrekening controle meer kunnen steunen op interne beheersing van uw gemeente.

Dit is overigens geen vereiste, maar hierdoor ontstaat wel een situatie dat zichtbaar en toetsbaar is dat de gemeente ‘in control’ is ten aanzien van verschillende bedrijfsprocessen. Dit proces is mede van belang vanwege de rechtmatigheidsverantwoording die het college met ingang van 2021 moet afgeven. In deze managementletter gaan wij in op de belangrijkste bevindingen en aandachtsgebieden. Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/4

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Katwijk Opvolging eerdere aanbevelingen Status 2020

Nr.

Samenvatting bevinding/aanbeveling

Gebied

Pagina

1.

Europese aanbestedingen

Inkopen

2.

PGB, WMO en Jeugd

Sociaal Domein

12

3.

Frauderisicoanalyse

Algemeen

13

4.

Cyberrisicoanalyse

Algemeen

14

5.

Functiescheiding en prestatielevering

Inkopen & memorialen

15

6.

Automatiseringsomgeving & GITC’s

IT

16

10-11

Legenda: Nieuwe bevinding

Eerder gerapporteerde bevinding; aandachtspunt

Eerder gerapporteerde bevinding; herstel is gaande

Bevinding opgelost

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/5

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Katwijk COVID-19 De coronacrisis en de impact hiervan op gemeente Katwijk is een belangrijk thema bij onze controle. Wij hebben bij onze interim-controle inzicht verkregen van de impact van corona op de interne beheersing van de processen. Ondanks dat het werken vanuit huis nieuwe uitdagingen met zich meebrengt, stellen wij vast dat de impact op de interne beheersing beperkt is en voor onze controle niet tot additionele risico’s leidt. De belangrijke onvervangbare maatregelen van AO/IB, zoals functiescheidingen, zijn ook tijdens het thuiswerken behouden gebleven. Wij onderkennen daarnaast aandachtspunten voor financiële stromen door corona die invloed hebben op de jaarrekening en onze controle. Wij gaan in het hoofdstuk Effecten COVID-19 op deze aandachtspunten in. De gemeente heeft zelf reeds een analyse gedeeld om de impact van corona op de verschillende financiële stromen nader inzichtelijk te maken. Wij adviseren deze interne analyse met additionele diepgang te verrichten na afsluiting van het boekjaar, zodat alle corona-effecten voor de gemeente inzichtelijk zijn. Tevens vormt dit voor ons een uitgangspunt om de impact op de jaarrekeningcontrole verder uit te werken.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/6

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Katwijk General IT controls (GITC’s) Tijdens onze interim hebben wij inzicht verkregen in de general IT controls met betrekking tot relevante applicaties in het kader van de jaarrekening controle. Wij hebben ons hierbij gericht op de systemen Key2Finance en Civision. Voor deze applicaties hebben wij werkzaamheden verricht op de general IT controls (GITC’s) van toegangsbeveiliging, systeemverandering en authenticatie. Wij merken op dat deze systemen van belang zijn om in de toekomst te kunnen steunen op de interne beheersing en controls van uw gemeente. Het toetsen van de GITC’s vormt het startpunt om vast te stellen dat uitgevoerde controles die worden vastgelegd in het systeem of met data uit het systeem betrouwbaar zijn. Wij hebben additionele uitvragen gedaan om in februari/medio maart onze IT werkzaamheden af te ronden. Indien uit de afronding van onze werkzaamheden nog bevindingen blijken rapporteren wij hierover in het accountantsverslag. Op basis van de uitkomsten van onze werkzaamheden op de general IT controls willen wij met uw gemeente vooruit blikken op 2021 en 2022.

Wilt u bijvoorbeeld toewerken naar een IT-audit om meer zekerheid te verkrijgen over de interne beheersing van IT? Is het wenselijk om bij de jaarrekeningcontrole tot een systeemgerichte controleaanpak te komen in plaats van enkel gegevensgericht? Een systeemgerichte controleaanpak, waarbij wij steunen op de interne beheersing van uw organisatie geeft inzicht in de professionalisering van uw organisatie en waar mogelijke verbeterpunten in de processen liggen. Een IT-audit maakt daarvan deel uit, maar is mogelijk niet op alle stromen of posten van de jaarrekening efficiënt of effectief. Graag gaan wij hierover nader met uw organisatie in overleg om onze aanpak op de wensen van uw gemeente aan te sluiten.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/7

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Katwijk VIC De VIC heeft een belangrijke signalerende functie, die vanzelfsprekend repressief van aard is. Afwijkingen worden achteraf ontdekt en hersteld. Daardoor draagt de VIC bij aan de preventieve werking van de interne beheersing, en worden afwijkingen voorkomen in plaats van achteraf gesignaleerd en hersteld. Door de VIC-rapportages, de ingezette verbeteracties, en vooral de bereikte resultaten periodiek op de agenda te zetten van uw managementteam, bouwt u aan de betrouwbaarheid van uw sturingsinformatie. Met behulp van uw VIC signaleert u zelf afwijkingen, en krijgt u tijdig aanbevelingen inzake de toereikendheid van de inrichting en de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB). Wij hebben meerdere gesprekken met uw VIC gevoerd, onder andere om te kijken naar de mogelijke ontwikkelingen in de werkwijze en samenwerking in de komende jaren. Denk hierbij aan de mogelijkheden om de interne beheersing van IT-systemen een centralere rol te geven, om binnen processen meer focus op risicogebieden en de werking key controls te leggen en/of data-analyses uit te voeren op bepaalde stromen in de jaarrekening. Wij overleggen graag met uw organisatie om deze onderdelen verder te implementeren.

Het is overigens niet de bedoeling dat deze werkzaamheden bovenop de huidige werkzaamheden komen; deze dienen ter dynamisering en vervanging van de huidige VIC-werkzaamheden, en kunnen vanzelfsprekend gefaseerd worden ingevoerd.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/8

Bevindingen interim-controle #1 Europese aanbestedingen Aanbestedingsproces Wij constateren dat gemeente Katwijk de afgelopen drie jaren veel stappen heeft gemaakt ten aanzien van het aanbestedingsproces. In onze managementletter van 2019 hebben wij de belangrijkste stappen reeds benoemd: centralisering van de aanbestedingen, inzet van het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) voor externe inhuur, het intensiveren van de Spendanalyse en sturing vanuit het MT om de onrechtmatige uitgaven terug te dringen. Wij constateren vanuit onze interim controle in 2020 dat de gemeente Katwijk een degelijk aanbestedingsproces heeft ingericht. Nieuwe aanbestedingsfouten vanuit de jaarrekeningcontrole 2019 en onze verwachting voor 2020 Het aantal nieuwe fouten dat uit de jaarrekening controle 2019 naar voren kwam is beperkt. Van drie opdrachten constateerden wij in 2019 dat er sprake was van een nieuwe onrechtmatigheid. In twee gevallen ging het om een onverwachte verlenging van externe inhuur en in één geval om een situatie die reeds in 2018 bestond, maar waar vanuit Europa Decentraal pas in 2019 meer helderheid over is gegeven (en waaruit voor 2019 een onrechtmatigheid volgde). Overige onrechtmatige uitgaven hebben betrekking op doorlopende opdrachten met aanbestedingsfouten in het verleden. In de afgelopen jaren is een dalende trend te zien in de omvang van de totale onrechtmatige uitgaven.

Wij verwachten door de procesverbeteringen en de opvolging ten aanzien van de onrechtmatig aanbestede opdrachten dat deze dalende trend ook in 2020 doorzet.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/10

Bevindingen interim-controle #1 Europese aanbestedingen (vervolg) Spendanalyse en prognose 2020 Wij constateren dat de VIC reeds een prognose heeft gemaakt van de onrechtmatige uitgaven. Zij komen hierbij uit op € 1,3 mln. Deze prognose is gebaseerd op de tussenstand van de spendanalyse van de VIC. In de spendanalyse worden alle uitgaven van geselecteerde crediteuren integraal doorgenomen op eventuele aanbestedingsfouten in het kader van de Europese aanbestedingswet. De spendanalyse is tevens het eerste uitgangspunt voor de controle door ons als externe accountant. In de controle van 2019 hebben wij vastgesteld dat de spendanalyse over het algemeen grondig is voorbereid. Niettemin blijven er vanwege de complexiteit van de materie altijd een aantal discussiepunten. De internecontrolemedewerkers verrichten de spendanalyse tussentijds en updaten deze periodiek (maandelijks). Deze spendanalyse hebben wij nog niet gecontroleerd. Wij verrichten hier bij de jaareinde controle onze werkzaamheden op. Wij adviseren om, in geval van complexe niet eenduidige casuïstiek, tijdig met ons te overleggen, en ook tijdig uw eigen juridisch adviseur een standpunt te laten innemen over de juridische implicaties, zodat tijdig gedurende de eindejaarscontrole duidelijkheid bestaat over de totale omvang van de onrechtmatigheid.

Onze controle aanpak Ondanks dat de prognose van de totale onrechtmatige uitgaven onder onze controle materialiteit blijft en er in 2019 geen sprake was van een materiële afwijking, hanteren wij in 2020 wederom een uitgebreide controleaanpak. Dit omdat er een reëel risico bestaat dat de onrechtmatigheid in het kader van de Europese aanbestedingen in combinatie met andere onrechtmatigheden toch tot een totale afwijking rond de materialiteit leidt. Wij dienen derhalve voldoende controlezekerheid te verkrijgen om te voorkomen dat wij onterecht een verkeerde verklaring afgeven.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/11

Bevindingen interim-controle #2 Sociaal domein PGB & WMO In uw jaarrekening 2019 zijn onzekerheden onderkend voor wat betreft de getrouwheid en rechtmatigheid van de PGB-bestedingen voor zowel Jeugd als de WMO. Voor zorg in natura van de WMO maakt u gebruik van de controleverklaring van de accountant van de zorgaanbieders ten aanzien van de prestatielevering van de geleverde zorg. De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). In voorgaande jaren hebben wij u geadviseerd zelf werkzaamheden te verrichten om zelf voldoende en geschikte controle-informatie te krijgen over de PGB-bestedingen WMO en Jeugd. Uw organisatie voert zeker bepaalde werkzaamheden uit om zekerheid te krijgen over deze stromen. Deze werkzaamheden zijn nog niet dusdanig gestructureerd en gedocumenteerd, dat dit voor de jaarrekening al voldoende en geschikte controleinformatie oplevert. Wij adviseren daarom om hier een laatste verdiepingsslag aan te geven, en dit gestructureerd te documenteren, zodat u vanuit de gemeente de juistheid en rechtmatigheid van de PGB- en WMO-geldstromen kunt waarborgen, zonder te hoeven steunen op de controleverklaringen van de zorgaanbieders en de SVB. Jeugd Voor Jeugd is uw gemeente afhankelijk van TWO.

Uit vorige jaren is gebleken dat de controleverklaring bij de verantwoording van TWO voor de bestede Jeugdgelden in de regio pas relatief laat wordt verstrekt. Dit wordt mede veroorzaakt doordat TWO op haar beurt afhankelijk is van de oplevering van verantwoordingen door zorgaanbieders. Hierdoor ontstaat een behoorlijke druk op het verantwoordingsproces van de gemeente. In 2019 heeft dit geleid tot een ongecorrigeerde fout in de jaarrekening van € 136.000. Deze fout weegt in 2020 opnieuw mee in onze foutenevaluatie. Wij vragen uw blijvende aandacht voor dit verantwoordingsproces, en adviseren om in overleg te blijven met TWO om een eventuele versnelling in het verantwoordingsproces mogelijk te maken.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/12

Bevindingen interim-controle #3 Frauderisicoanalyse De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van (o.a. materiële) fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van een overtreding van wet- en regelgeving Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij uw organisatie gevraagd om inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad (of de Commissie voor de Rekeningen). U bent als college - tezamen met de gemeenteraad - primair verantwoordelijk voor het beoordelen van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van weten regelgeving. Wij constateren dat uw gemeente nog geen opvolging heeft gegeven aan onze bevinding uit 2019. Wel hebben wij vernomen dat hiervoor gesprekken gepland staan in begin 2021 met directie, college en auditcommissie. Wij adviseren de frauderisicoanalyse in het college te behandelen en in een jaarlijkse procescyclus uit te werken, waarbij het college jaarlijks de belangrijkste frauderisico’s bespreekt en de frauderisicoanalyse vaststelt.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/13

Bevindingen interim-controle #4 Cyberrisicoanalyse Aangezien iedere organisatie waardevolle informatie heeft te verliezen of ernstige schade kan lijden als de IT-infrastructuur (tijdelijk) niet meer beschikbaar is, adviseren wij tevens de cyberrisicoanalyse in een jaarlijkse procescyclus uit te werken, waarbij het college jaarlijks de belangrijkste risico’s bespreekt en de cyberrisicoanalyse vaststelt. Al met al zien wij dat de gemeente cyberrisico’s serieus neemt en diverse controles en maatregelen heeft opgezet en geïmplementeerd. Wij merken op dat de gemeente onder andere de volgende maatregelen heeft opgezet: •

Creëren van bewustzijn ten aanzien van cybersecurity risico’s bij medewerkers door middel van het aanbieden van verplichte E-learnings.

•

Uitvoeren van vulnerability testen en het uitvoeren van pentest (penetratietest).

•

Opstellen van een vernieuwd Strategisch Gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid voor de periode 2019-2022, gebaseerd op de BIO (Baseline Informatiebeveiligingsbeleid Overheid).

•

De gemeente verantwoordt zich over informatiebeveiliging middels de ENSIA-systematiek, voor 2020 waren de uitkomsten van de ENSIAverantwoording tijdens de interim nog niet beschikbaar.

Op basis van onze gesprekken met de gemeente constateren wij wel een aandachtspunt met betrekking tot de cyberrisico’s bij uitbestede diensten. Uw gemeente kiest ervoor om bepaalde diensten uit te besteden aan externe partijen. Hierbij blijft uw gemeente wel eindverantwoordelijke en dient na te gaan of cyberrisico’s op een juiste wijze worden geadresseerd. Wij merken op dat dit onderdeel van het proces voornamelijk is belegd bij de externe diensten. Wij adviseren derhalve om dit mee te nemen in de cyberrisicoanalyse en waar nodig uitkomsten van bijvoorbeeld een ISAE-3402assurance-verklaring van gebruikersorganisaties hierin te integreren.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/14

Bevindingen interim-controle #5 Functiescheiding en prestatielevering Inkopen In Key2Finance wordt geen functiescheiding afgedwongen tussen het plaatsen van een inkoopopdracht en het autoriseren van de prestatielevering. Dit kwam onder andere in 2019 ook reeds naar voren vanuit de werkzaamheden van de VIC. Vanuit gesprekken met de medewerkers interne controle blijkt dat het vaststellen van de prestatielevering decentraal belegd is in verschillende deelprocessen. Het is daardoor niet mogelijk om gerichte analyses uit te voeren om vast te stellen waar onvoldoende functiescheiding van toepassing kan zijn. De VIC heeft gegevensgerichte werkzaamheden verricht om na te gaan of de prestatielevering van inkoopopdrachten is vastgesteld. Hieruit zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen, die een indicatie geven dat er sprake is van inkopen zonder prestatielevering. Wij hebben hierop tevens werkzaamheden verricht en komen daarbij tot dezelfde conclusie. Memoriaalboekingen Er geldt een verplicht (verondersteld) frauderisico voor de accountant ten aanzien van management override of controls.

Het uitgangspunt hiervan is dat het management zich in een unieke positie bevindt om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne-beheersingsmaatregelen te doorbreken die anderszins effectief lijken te werken. Als gevolg van de onvoorspelbaarheid van de wijze waarop het management interne-beheersingsmaatregelen doorbreekt, vormt dit een risico op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude, en vormt het om die reden een significant risico. Wij constateren dat een deugdelijk functiescheiding voor memoriaalboekingen is ingericht, waarbij veelal een financieel adviseur een memoriaalboeking opstelt, die daarbij een akkoord van een budgethouder voegt en die indient voor inboeking in Key2Finance. Het is echter mogelijk dat een budgethouder zelf een (correctie op een) memoriaalboeking opstelt waardoor de controle technische functiescheiding doorbroken wordt. Omdat de functiescheiding in het proces niet rechtstreeks is ingericht in Key2Finance, is voor ons niet inzichtelijk of en hoe vaak deze inhoudelijke toetsing ontbreekt. Voor de jaarrekeningcontrole verrichten wij door het inzetten van data-analyse (in Spotlight) risicogericht werkzaamheden op de memoriaalboekingen om het risico van management override of controls af te dekken.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/15

Bevindingen interim-controle #6 Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Overeenkomstig artikel 2:393, lid 4 van het Burgerlijk Wetboek zijn wij verplicht om onze bevindingen te rapporteren met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle richt zij hierbij op de volgende drie gebieden van general IT controls (GITC’s): toegangsbeveiliging, systeemverandering en authenticatie. Tijdens onze interim hebben wij een start gemaakt met het verkrijgen van inzicht in de GITC’s met betrekking tot relevante applicaties in het kader van de jaarrekening controle. Wij hebben ons hierbij gericht op de systemen Key2Finance en Civision. Wij merken op dat deze systemen van belang zijn om de toekomst te kunnen steunen op de interne beheersing en controls van uw gemeente. Het toetsen van de GITC’s vormt het startpunt om vast te stellen dat uitgevoerde controles die worden vastgelegd in het systeem of met data uit het systeem betrouwbaar zijn. Wij hebben additionele uitvragen gedaan om in februari/medio maart onze IT werkzaamheden af te ronden.

Indien uit de afronding van onze werkzaamheden nog bevindingen blijken rapporteren wij hierover in het accountantsverslag. Op basis van de uitkomsten van onze werkzaamheden op de general IT controls willen wij met uw gemeente vooruit blikken op 2021 en 2022. Wilt u bijvoorbeeld toewerken naar een IT-audit om meer zekerheid te verkrijgen over de interne beheersing van IT? Is het wenselijk om bij de jaarrekeningcontrole tot een systeemgerichte controleaanpak te komen in plaats van enkel gegevensgericht? Een systeemgerichte controleaanpak, waarbij wij steunen op de interne beheersing van uw organisatie geeft inzicht in de professionalisering van uw organisatie en waar mogelijke verbeterpunten in de processen liggen. Een IT-audit maakt daarvan deel uit, maar is mogelijk niet op alle stromen of posten van de jaarrekening efficiënt of effectief. Het verrichten van een IT-audit zal overigens in het eerste jaar niet volledig gedekt worden met behaalde efficiëntie in het traject van de jaarrekeningcontrole. Graag gaan wij hierover nader met uw organisatie in overleg om onze aanpak op de wensen van uw gemeente aan te sluiten.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/16

Bevindingen interim-controle VIC De VIC heeft een belangrijke signalerende functie, die vanzelfsprekend repressief van aard is. Afwijkingen worden achteraf ontdekt en hersteld. Daardoor draagt de VIC bij aan de preventieve werking van de interne beheersing, en worden afwijkingen voorkomen in plaats van achteraf gesignaleerd en hersteld. Door de VIC-rapportages, de ingezette verbeteracties, en vooral de bereikte resultaten periodiek op de agenda te zetten van uw managementteam, bouwt u aan de betrouwbaarheid van uw sturingsinformatie. Met behulp van uw VIC signaleert u zelf afwijkingen, en krijgt u tijdig aanbevelingen inzake de toereikendheid van de inrichting en de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB). Wij hebben meerdere gesprekken met uw VIC gevoerd, onder andere om te kijken naar de mogelijke ontwikkelingen in de werkwijze en samenwerking in de komende jaren. Denk hierbij aan de mogelijkheden om de interne beheersing van IT-systemen een centralere rol te geven, om binnen processen meer focus op risicogebieden en de werking key controls te leggen en/of data-analyses uit te voeren op bepaalde stromen in de jaarrekening. Wij overleggen graag met uw organisatie om deze onderdelen verder te implementeren.

Het is overigens niet de bedoeling dat deze werkzaamheden bovenop de huidige werkzaamheden komen; deze dienen ter dynamisering en vervanging van de huidige VIC-werkzaamheden, en kunnen vanzelfsprekend gefaseerd worden ingevoerd. Wij hebben op een achttal processen die door de VIC zijn voorbereid onze interim-werkzaamheden verricht (aan- en verkopen grond, inkopen, betalingen, EU aanbestedingen, welzijnssubsidies, leges bouwvergunningen en investeringen). Een deel van deze werkzaamheden ondersteunen ons in het kader van de jaarrekeningcontrole in het uitvoeren van onze gegevensgerichte waarnemingen. Dit sluit aan met hetgeen wij vooraf besproken hebben. Hierbij is een overweging gemaakt voor de geselecteerde processen op basis van eigen risicoanalyse, onder andere op basis van de timing en de toegevoegde waarde van de werkzaamheden. De relevante bevindingen en uitkomsten in het kader van de jaarrekening controle zijn verwerkt in deze managementletter.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/17

Effecten COVID-19 Eén van de belangrijkste gebeurtenissen en ontwikkelingen in 2020 is de coronacrisis. Gemeenten hebben hierbij te maken met veel nieuwe ontwikkelingen en acute vraagstukken vanuit de lokale omstandigheden (zoals tijdelijke opschorting van verplichtingen voor huurders van gemeentelijke panden en extra subsidiebijdragen aan of financiering van maatschappelijke instellingen) en vanuit het rijk (zoals doorbetalingen in verband met omzetgaranties aan zorgaanbieders en diverse regelingen om onder andere zelfstandigen financieel te ondersteunen). De coronacrisis vraagt extra aandacht voor de financiële sturing en verantwoording van deze (nieuwe) geldstromen en de gevolgen ervan voor het verwachte resultaat en de benodigde financiering van de gemeente. Daarnaast leidt dit tot extra aandacht en vraagstukken bij de accountantscontrole van het boekjaar 2020, zoals de wijze waarop achteraf bepaalde prestaties zijn vast te stellen en hoe om te gaan met situaties waarin gemeenten zijn gevraagd door te betalen zonder dat er een prestatie geleverd wordt. Mogelijk heeft dit ook gevolgen voor de mate waarin achteraf de getrouw- en rechtmatigheid van bepaalde geldstromen is vast te stellen. Dit kan ook, afhankelijk van de omvang van de onzekerheden, gevolgen hebben voor de oordeelsvorming bij de jaarrekening 2020.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/19

Effecten COVID-19 Het COVID-19 virus heeft in 2020 een grote impact gehad op de Nederlandse samenleving. Ook de gemeente Katwijk ondervindt de gevolgen van dit virus. Wij hebben kennis genomen van uw voor- en najaarsrapportage 2020, waarin de eerste effecten en prognoses nader zijn toegelicht. Tijdens de interim-controle hebben wij samen met uw medewerkers stilgestaan bij de gevolgen voor enerzijds de processen binnen uw organisatie (zijn processen veranderd doordat medewerkers op afstand werken) en anderzijds de jaarrekening en de controle daarop. Ondanks dat het werken vanuit huis nieuwe uitdagingen met zich meebrengt, stellen wij vast dat de impact op de interne beheersing beperkt is en voor onze controle niet tot additionele risico’s leidt. Wij onderkennen daarnaast aandachtspunten voor financiële stromen door corona die invloed hebben op de jaarrekening en onze controle. Wij gaan in dit hoofdstuk op deze aandachtspunten in. Wij hebben op basis van de nu beschikbare informatie en rekening houdend met de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2020 de volgende onderwerpen benoemd waarvoor extra aandacht en/of werkzaamheden nodig zijn bij zowel de in- als externe controle: •

Tozo-regeling

•

Leningen u/g en gewaarborgde geldleningen

•

Debiteuren (invorderingsrisico’s en daarmee de waardering van vorderingen)

•

Subsidieverstrekking

•

Rechtmatigheid in het sociaal domein

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/20

Effecten COVID-19 #1 Tozo-regeling Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze regeling vult het inkomen van zelfstandige ondernemers aan tot het sociaal minimum indien het inkomen van de zelfstandig ondernemer door de coronacrisis onder het sociaal minimum daalt. Tozo 1.0 is in werking getreden per 1 maart 2020 en liep af op 1 juni. Vanaf 1 juni tot en met 30 september kunnen ondernemers een beroep doen op Tozo 2.0. Vanaf 1 oktober is Tozo 3.0 ingegaan. De uitvoering van Tozo is een taak van de gemeenten. Uw gemeente maakt grofweg twee categorieën kosten: de uitkeringskosten en uitvoeringskosten. Het rijk vergoedt in beginsel alle kosten die gemeenten moeten maken. De Tozo-regeling leidt hierdoor tot een last in de jaarrekening met daar tegenover de rijksvergoeding ervan. Verantwoording over de bestedingen vindt naar verwachting plaats via de SiSa-bijlage in de jaarrekening.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/21

Effecten COVID-19 #2 Leningen u/g en gewaarborgde geldleningen De gemeente Katwijk heeft diverse leningen verstrekt en staat daarnaast garant voor een groot aantal leningen. Voor de garantstellingen heeft uw gemeente reeds een indicatieve risico-inschatting gemaakt, met een onderverdeling in laag, middel of hoog risico. In het kader van de jaarrekening vragen wij u deze analyse verder uit te breiden. Wij verwachten in deze analyse tenminste een uiteenzetting over de impact van COVID-19 op de betreffende organisatie, de gebruikte steunmaatregelen door deze organisatie en de verwachting inzake de aflossingsverplichtingen en kredietwaardigheid van de betreffende onderneming voor het komende jaar. Zodoende houdt u voldoende grip op de bepaalde risicoprofielen en het al dan niet overgaan tot het treffen van een voorziening of het doen van een afwaardering op de kapitaalverstrekking. #3 Voorziening dubieuze debiteuren Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 zal de debiteurenpositie naar verwachting oplopen, bijvoorbeeld door het treffen van betalingsregelingen. Wij willen u in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 vragen om een uitgebreide analyse op te stellen inzake de waardering en inbaarheid van uw debiteurenpositie per balansdatum.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/22

Effecten COVID-19 #4 Subsidieverstrekkingen en vaststellingen De gemeente Katwijk verstrekt jaarlijks ruim € 9 miljoen aan subsidies aan verschillende instellingen. Mogelijk kunnen bepaalde activiteiten door COVID-19 geen doorgang vinden. In dat geval verstrekt u een subsidie waar geen daadwerkelijke prestatie tegenover staat. In dat geval moet overwogen worden om tot het (gedeeltelijk) terugvorderen van de subsidie over te gaan. Vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole 2020 willen wij u vragen om een risicogerichte analyse te maken en daarbij per doelgroep (cultuur, sport, welzijn, etc.) te evalueren of de betreffende groep geraakt is door COVID-19, waardoor mogelijke prestaties gekoppeld aan de subsidie niet zijn geleverd. Indien de gemeente overgaat tot het terugvorderen van (een deel van) de subsidie, vragen wij u om een beste schatting te maken per balansdatum van de terug te vorderen positie en daarvoor een nog te ontvangen bedrag in de balans op te nemen. Daarnaast gaat u mogelijk in bepaalde gevallen niet over tot terugvordering. Graag stellen wij in dat geval vast dat deze werkwijze conform de hardheidsclausule in de algemene subsidieverordening bekrachtigd is door het college.

#5 Rechtmatigheid in het sociaal domein Gedurende de crisis heeft het kunnen voorkomen dat bepaalde zorg aan huis niet heeft kunnen plaatsvinden, maar dat daar, al dan niet bewust, wel vergoedingen voor zijn verstrekt. Wij willen u verzoeken expliciet aandacht te besteden aan het thema rechtmatigheid in het kader van niet geleverde zorgverplichtingen.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/23

Actualiteiten Rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten Actuele ontwikkelingen bij de ontwikkeling en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording Uw gemeente moet naar verwachting vanaf het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. De Tweede Kamer behandelt het wetsvoorstel in december 2020. De tekst van de rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarrekening opgenomen moet worden, is reeds gepubliceerd door de commissie BBV. In de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag komt een nadere toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. De commissie BBV komt naar verwachting eind 2020 met een publicatie over wat in deze toelichting minimaal verplicht is en wat verder in de toelichting opgenomen kan worden. De uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn als volgt: •

De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening. Dit is een te hanteren standaardtekst waarin alleen op hoofdlijnen eventuele onrechtmatigheden boven de zogenaamde verantwoordingsgrens moeten worden opgesomd.

•

De toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording komt in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag. Het college heeft hier meer vrijheid om eventuele onrechtmatigheden toe te lichten.

•

De gemeenteraad stelt een verantwoordingsgrens tussen 0% en 3% vast. De verantwoordingsgrens is het bedrag waarboven het college de raad moet informeren over geconstateerde fouten en onduidelijkheden inzake rechtmatigheid.

•

De scope is gelijk aan de financiële rechtmatigheid zoals nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheidscriteria die geen getrouwe beeldcriteria zijn (voorwaarden-, begrotings-, misbruik- en oneigenlijk gebruik-criterium).

Onderstaand zijn de voornaamste gevolgen voor de accountantscontrole opgenomen: •

De accountant verklaart dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording getrouw is (met 1% goedkeuringstolerantie). Deze verklaring wordt onderdeel van het getrouwheidsoordeel. Het separate oordeel over rechtmatigheid, zoals wij dat kennen in de huidige controleverklaring, vervalt vanaf 2021.

•

Rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden hebben geen effect meer op het oordeel van de accountant. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden, uitgaande van de door de gemeenteraad vastgestelde verantwoordingsgrens, heeft dit invloed op het accountantsoordeel in de controleverklaring.

De voornaamste gevolgen voor de gemeente zijn: •

Het college van uw gemeente treedt in overleg met de raad over de te hanteren verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording.

•

Uw gemeente identificeert de belangrijkste rechtmatigheidsrisico’s in aansluiting op de toetsingscriteria, en neemt deze op in een controleplan. Voorts moet worden bepaald op welke wijze deze rechtmatigheidsrisico’s worden afgedekt (via systeemgerichte en gegevensgerichte (verbijzonderde) controles). Het controleplan moet met het college van B&W worden afgestemd en structureel worden ingebed in de P&C-cyclus.

•

Uw gemeente dient rekening te houden met eventuele verbonden partijen (m.n. gemeenschappelijke regelingen) waarvan de fouten en onzekerheden meegenomen moeten in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Dit geldt met name voor gemeenschappelijke regelingen die taken in mandaat uitvoeren, zoals het geval is bij serviceorganisaties (belastingen, salarissen) en bij gemeenschappelijke regelingen die zich richten op de uitvoering van de Participatiewet. Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/25

Actualiteiten Schattingen Actuele ontwikkelingen omtrent de schattingsposten Het management is primair verantwoordelijk voor de in de jaarrekening gemaakte schattingen en onderliggende veronderstellingen, waaronder gekozen inputvariabelen zoals de rentevoet, prijsstijgingen, etc. Ook is het college verantwoordelijk voor de beheersingsactiviteiten rond het maken van deze schattingen, inclusief de onderbouwing van uw veronderstellingen met betrouwbaar bewijsmateriaal. Deze activiteiten moeten borgen dat de schattingen in de gegeven omstandigheden redelijk zijn en op de juiste wijze zijn vastgelegd en toegelicht. De uitkomsten van de schattingen kunnen aanzienlijk van invloed zijn op de door uw gemeente gebruikte prestatiemaatstaven zoals het resultaat. Dit belang rechtvaardigt periodiek overleg tussen het college en de gemeenteraad, en een kritische houding ten opzichte van de wijze waarop de schattingen zijn gemaakt, de motivatie van de gebruikte waarderingsmethodiek en de redelijkheid van de belangrijkste veronderstellingen waarop het college de schattingen heeft gebaseerd.

Gevolgen voor de accountant Bij het uitvoeren van onze controle nemen wij de controlestandaarden in acht. In 2020 is de controlestandaard “540 De controle van schattingen en de toelichtingen daarop” aanzienlijk aangepast. Deze aanpassingen zijn erop gericht om meer handvatten te geven om toereikende controle-informatie te verkrijgen zodat de betrouwbaarheid van de gemaakte inschattingen vastgesteld kan worden. Per jaarrekeningcontrole zullen wij kennis nemen van de aanwezige schattingsposten. Hierbij valt te denken aan de aanwezige voorzieningen. Voor de onderhoudsvoorzieningen geldt hierbij het actuele onderhoudsplan dat afgezet wordt tegen de aanwezige voorziening. Afwijkingen dienen verklaard te worden. Tevens dienen wij middels backtesting aan te tonen in welke mate de geplande onderhoudsuitgaven zijn gerealiseerd. Als laatste dient de juistheid van het prijscomponent aangetoond te worden aan de hand van brondocumentatie.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/26

Actualiteiten Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz)

De nieuwe financieringssystematiek is gericht op selectiviteit bij het verstrekken van Bbz-kapitaal en op een adequaat kredietbeheer door gemeenten. De zogenaamde normbatenregeling voor de Bbz-kapitaalverstrekking komt te vervallen.

Actuele ontwikkelingen omtrent de Bbz Met ingang van 1 januari 2020 is het Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (Bbz 2004) gewijzigd. Deze wijziging heeft het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid op 28 september 2019 kenbaar gemaakt. In deze brief is een checklist opgenomen waarin is opgenomen wat er in de Bbz 2004 is gewijzigd en wat dit voor de gemeente betekent. Wij adviseren u kennis te nemen van de wijzigingen en, zover nog niet gedaan, de wijzigingen te implementeren in uw organisatie en uw beleid hierop aan te passen.

Belangrijk hierbij is te vermelden dat een adequate inrichting van de administratie noodzakelijk is . In de SiSa bijlage 2020 dient er een onderscheid gemaakt te worden in de baten van bedrijfskapitaal dat is verstrekt vóór 1 januari 2020 en vanaf 1 januari 2020. -

De belangrijkste wijzigingen betreffen: 1. De vernieuwing van de financieringssystematiek voor het Bbz 2004. -

-

Een belangrijke wijziging hierin betreft de middelen levensonderhoud. Deze middelen worden toegevoegd aan de gebundelde uitkering artikel 69 Pw. De verwerking van de baten vindt plaats volgens de verwerkingssystematiek van de gebundelde uitkering artikel 69 Pw. Dit betekent de ontvangen baten ten goede komen van het totaal van gebundelde uitkering artikel 69 Pw. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen ‘oude’ vorderingen (vóór 1 januari 2020) en ‘nieuwe’ vorderingen (vanaf 1 januari 2020). Bij het bepalen van de terugbetalingsverplichting aan het rijk per 31 december 2020 dient u rekening te houden met deze wijziging. Met ingang van 1 januari 2020 geldt er voor de Bbzkapitaalverstrekking een nieuwe, vereenvoudigde financieringssystematiek, waarin het financiële risico van het verstrekken van Bbz-kapitaal in belangrijke mate is verlegd van het Rijk naar de verstrekkende gemeente. Het betreft een budgettair neutrale wijziging, dus geen bezuiniging.

De middelen voor levensvatbaarheidsonderzoeken worden toegevoegd aan het gemeentefonds en zijn daarmee vrij besteedbaar.

2.

Afsluiten van de instroom bij centrumgemeenten voor Bbzbijstandsverlening aan ondernemers in de binnenvaart. Vanaf 2020 kan er bijstandsaanvraag meer worden ingediend. Er zal een aanvraag moeten worden ingediend in de woongemeente.

3.

Instroom van oudere zelfstandigen met een niet-levensvatbaar bedrijf is aangepast. Instroom is alleen mogelijk voor zelfstandigen die geboren zijn vóór 1 januari 1960.

4.

Verdere uniformering van het Bbz 2004 met de uitgangspunten van de Participatiewet, waarbij algemene bijstand niet wordt verstrekt in de vorm van een rentedragende lening alsmede geen bijstand niet met terugwerkende kracht wordt verleend.

In de brief van het ministerie zijn deze wijzigingen nader uitgewerkt. Tevens is hierin een vraag- en antwoordrubriek opgenomen.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/27

Actualiteiten VPB

•

Actuele ontwikkelingen omtrent de VPB Afgelopen Prinsjesdag zijn een aantal nieuwe fiscale maatregelen aangekondigd. Hierna zijn achtereenvolgens in het kort de maatregelen opgenomen ten aanzien van de vennootschapsbelasting die relevant zijn voor het Lokaal en Midden bestuur: •

Het toptarief van de vennootschapsbelasting wordt niet verlaagd naar 21,7% en blijft daarmee 25%. De schijf waarop het lage tarief vennootschapsbelasting op van toepassing is, wordt daarentegen wel geleidelijk uitgebreid van € 200.000 in 2020 naar € 245.000 in 2021, naar € 395.000 in 2022.

•

De belastingrente die normaliter 8% is, is vanwege de COVID-19crisis tijdelijk verlaagd tot 0,01%. Vanaf 1 oktober 2020 gaat deze rente weer omhoog naar 4%.

•

De fiscale coronareserve is geïntroduceerd. Dit is in feite een vervoegde fiscale carry-back. Als voorwaarde geldt dat het moet gaan om zogenaamd ‘coronagerelateerd verlies’.

•

Er is een toekomstige wijziging in de fiscale verliesverrekeningsregels aangekondigd. Indien de fiscale winst groter is dan 1 miljoen blijft de verrekening van verliezen beperkt tot maximaal 50% van de resterende winst. Het resterende verlies is echter wel onbeperkt in de tijd voorwaarts verrekenbaar.

Als laatst is een onderzoek naar een mogelijke verdere beperking van de aftrekbaarheid van rente op grond van de earningsstrippingmaatregel aangekondigd. Op grond van de earningsstrippingmaatregel is het saldo aan renten van een belastingplichtige tot slechts 30% van de fiscale EBITDA aftrekbaar. Het saldo aan renten bestaat uit het bedrag aan kosten uit hoofde van een geldlening minus de baten uit hoofde van een geldlening. Wel geldt binnen deze maatregel een MKB-drempel van een bedrag van € 1.000.000 tot waar het saldo aan renten altijd aftrekbaar is. Als mogelijkheid wordt onderzocht om de hiervoor genoemde drempel van 30% van het fiscale EBITDA te verlagen naar slechts 20% van de fiscale EBITDA. De gedachte is dat met de opbrengst van deze maatregel een zogenoemde ‘vermogensaftrek’ kan worden ingevoerd. Onder deze vermogensaftrek wordt een aftrekpost gecreëerd voor belastingplichtigen aan de hand van de hoogte van het eigen vermogen.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/28

Actualiteiten VPB (vervolg) Reclameactiviteiten Een reclameactiviteit houdt in dat de gemeente aan een derde het recht geeft (concessie) om in de openbare ruimte tegen vergoeding reclame te maken c.q. reclameobjecten aan te brengen op onder andere reclamezuilen, abri’s en rotondes. Het is de vraag of dit leidt tot een fiscale onderneming in de zin van de vennootschapsbelasting. Ons standpunt is dat hier geen sprake is van een fiscale onderneming, maar van (niet meer dan) normaal vermogensbeheer. Verder zien wij in de praktijk dat in enkele situaties een winststreven ontbreekt. Indien geconcludeerd wordt dat er toch sprake is van een fiscale onderneming dan kan de toepassing van de overheidstakenvrijstelling nog verder onderzocht worden. De Belastingdienst neemt primair het standpunt in dat sprake is van een fiscale onderneming en subsidiair dat de overheidstakenvrijstelling geen toepassing vindt. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten is samen met een aantal gemeenten op dit punt een (proef)procedure gestart. Momenteel stuurt de Belastingdienst vragenbrieven inzake de reclame activiteiten aan diverse gemeenten. De Belastingdienst corrigeert in gevallen op basis van de verstrekte informatie ode definitieve aanslag vennootschapsbelasting 2016 ter hoogte van het resultaat dat is behaald met de reclame activiteit.

Gemeenten kunnen dan vervolgens bezwaar maken tegen deze opgelegde aanslagen.

In 2019 is een nieuwe notitie gepubliceerd van de commissie BBV. In dit rapport wordt uitgebreid ingegaan op de behandeling van samenwerkingsverbanden tussen publiek en private partijen bij grondexploitaties. Ook volgt uit dit rapport dat de maximale looptermijn van een grondexploitatie 10 jaar bedraagt. Wel geldt dat hiervan gemotiveerd kan worden afgeweken. In dat geval gelden wel aanvullende voorwaarden die er op gericht zijn om de risico’s die gepaard gaan met een dusdanige lange looptijd te beperken. Parkeerbedrijf Het parkeerbedrijf van een gemeente bestaat onder andere uit het straatparkeren, parkeergarages en eventueel fietsparkeren. Of deze activiteiten al dan niet geclusterd moeten worden is belangrijk voor de vraag of sprake is van een fiscale onderneming. Het financiële belang kan fors zijn, ook in verband met COVID en de beperkte bezetting van de parkeergarages als gevolg hiervan. Wij nemen als standpunt in dat het afhangt van de feitelijke situatie of sprake is van een fiscale onderneming. Daarbij is het van belang of de activiteiten gelijksoortig zijn en/of voldoende verweven. De Belastingdienst neem het standpunt in dat vooralsnog geen clustering mogelijk is. Ten aanzien van het straatparkeren wordt in beginsel de overheidstakenvrijstelling toegepast, het gaat immers om een overheidstaak, waarmee niet in concurrentie wordt getreden.

Op dit punt wordt aangesloten bij de behandeling in de btw.

Grondbedrijf Het grondbedrijf is een onderdeel van de gemeente dat invulling geeft aan de actieve grondexploitatie, daarbij wordt als kerntaak van het grondbedrijf het transformeren van eigen gronden naar bouwrijpe gronden gezien. Het faciliterend grondbedrijf maakt hier voor de vennootschapsbelasting normaliter geen deel van uit.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/29

Actualiteiten VPB (vervolg) Afvalbedrijf Het afvalbedrijf van gemeenten bestaat uit de inzameling van huisafval, bedrijfsafval en eventuele reststromen. Eén en ander vindt plaats zowel binnen de gemeente als binnen samenwerkingsverbanden. De vennootschapsbelastingpositie van het afvalbedrijf zelf is redelijk duidelijk. Bij de inzameling van huisafval is namelijk geen sprake van deelname aan het economisch verkeer waardoor geen sprake is van een fiscale onderneming. De inzameling van huisafval als dienstverlening voor andere gemeenten kan echter wel een met vennootschapsbelasting belaste activiteit zijn. Afhankelijk van de organisatiestructuur kan de interne takenvrijstelling of de samenwerkingsvrijstelling hier van toepassing zijn. Ten aanzien van de belastbaarheid van de verkoop van reststromen is op landelijk niveau met de Belastingdienst onderhandeld. Het gevolg van deze onderhandelingen is een generieke afspraak om de fiscale winst te bepalen op 1% van de omzet uit reststromen. Hier hoeft geen rekening te worden gehouden met de omzet behaald uit de bijdragen van Nedvang.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/30

Actualiteiten Wet normering topinkomens (WNT)

•

Actuele ontwikkelingen omtrent de WNT Voor 2020 bedraagt de algemene maximale bezoldigingsnorm voor topfunctionarissen in dienstbetrekking € 201.000 op fulltime jaarbasis. Bij de berekening van het individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum voor topfunctionarissen buiten dienstbetrekking wordt enerzijds uitgegaan van het maximum op basis van het aantal kalendermaanden waarin is gewerkt. Voor interim-topfunctionarissen geldt in 2020 als norm per maand: • € 26.800 voor de eerste zes maanden van de functievervulling • € 20.300 voor de volgende zes maanden Er dient ook expliciet gekeken te worden naar het individueel bezoldigingsmaximum op basis van het aantal gewerkte en gedeclareerde uren * maximale uurtarief. Het maximale uurtarief in 2020 bedraagt € 193.

Wijzigingen verantwoording (artikel 5 Uitvoeringsregeling) Naar aanleiding van wijzigingen met betrekking tot de verantwoording in de Uitvoeringsregeling WNT is het standaard verantwoordingsmodel ook aangepast. Hierin zijn de volgende wijzigingen opgenomen: •

Indien sprake is van een overschrijding van het geldende bezoldigingsmaximum (bijvoorbeeld bij toepassing van het overgangsrecht), dient naast de reden van de overschrijding voortaan ook het bedrag van de overschrijding te worden opgenomen.

•

Bij topfunctionarissen buiten dienstbetrekking dient ook de omvang van het dienstverband in uren per kalenderjaar te worden vermeld.

•

Voor topfunctionarissen met meerdere functies binnen dezelfde WNT-instelling of gelieerde rechtspersoon met een totale bezoldiging van € 1.700 of meer dient een aantal aanvullende gegevens te worden opgenomen ten opzichte van de verantwoording in 2019.

•

Voor topfunctionarissen met een totale bezoldiging van meer dan € 1.700 waarop de anticumulatiebepaling van toepassing is, dient een aantal nieuwe gegevens te worden opgenomen.

Bij het bepalen of sprake is van een overschrijding dient, op basis van het nieuwe artikel 7a van de beleidsregels, van het laagste van deze twee individuele bezoldigingsmaxima te worden uitgegaan. Belangrijkste wijzigingen in wet- en regelgeving •

•

In het geval van een schrikkeljaar, zoals 2020, dient in de noemer van kalenderdagenbreuk niet met 365 maar met 366 kalenderdagen gerekend te worden. Met ingang van 2020 is in de Q&A op www.topinkomens.nl een aanpassing gedaan in het stappenplan voor de bepaling van de deeltijdfactor voor een topfunctionaris zonder dienstbetrekking. Dit betekent dat in sommige situaties de (lagere) deeltijdfactor mogelijk opnieuw moet worden vastgesteld.

Er zijn Q&A’s op www.topinkomens.nl toegevoegd om te verduidelijken hoe wordt omgegaan met de afkoop van nietopgenomen vakantiedagen bij beëindiging van het dienstverband.

Topfunctionaris binnen LMB bij waarneming (artikel 4 Beleidsregels WNT 2020) De wet bepaalt wie als topfunctionaris wordt aangemerkt bij organisaties waarover ministers financiële verantwoording afleggen, provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen voor beroep en bedrijf. Indien de functie van topfunctionaris wordt waargenomen op basis van een formele aanwijzing of formeel besluit, wordt de waarnemende topfunctionaris voor de duur van de waarneming eveneens aangemerkt als topfunctionaris.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/31

Actualiteiten Btw Actuele ontwikkelingen omtrent de btw Op 10 juli 2020 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan in een zaak over het recht op compensatie van btw op kosten gemaakt door een gemeente in het kader van re-integratie en outplacement. De Hoge Raad oordeelt dat de wetgever met de introductie van de uitsluitingsbepaling voor individuele verstrekkingen in de Wet op het BTW-compensatiefonds niet heeft bedoeld om in alle gevallen compensatie uit te sluiten voor goederen en diensten die een compensatiegerechtigd lichaam afneemt en die feitelijk worden gebruikt door een of meer individuele derden. Het recht op compensatie van btw dient enkel te worden uitgesloten indien het afnemen van goederen of diensten in overwegende mate plaatsvindt met het oog op het individuele belang van een derde. In zo’n situatie vervult de gemeente namelijk de rol van intermediair. In het geval dat een derde verplicht is de goederen en diensten van een gemeente af te nemen en de gemeente aan een weigering negatieve gevolgen kan verbinden, kan niet gesproken worden van het handelen als intermediair. In deze situatie is de Hoge Raad van oordeel dat de gemeente als eindverbruiker kan worden aangemerkt en dat de gemeente de goederen en diensten aanschaft in verband met het belang van haar eigen organisatie en bestuur dan wel het collectieve belang.

De btw op de gemaakte kosten in het kader van re-integratie en de btw op outplacementkosten komt zodoende eerder voor een bijdrage uit het BTW-compensatiefonds in aanmerking dan tot op heden werd aangenomen.

Nu voor het BTW-compensatiefonds tot vijf jaar terug om een nieuwe beschikking kan worden gevraagd, is het naar onze mening in beginsel mogelijk om op basis van de uitspraak alsnog btw op bepaalde kosten te compenseren die in het verleden voor re-integratietrajecten zijn gemaakt. Btw-correcties ten aanzien van de bijdragen van Stichting Afvalfonds Verpakkingen Begin 2020 is definitief duidelijk geworden dat gemeenten alsnog btw verschuldigd zijn over bijdragen die worden ontvangen van Stichting Afvalfonds Verpakkingen voor de gescheiden inzameling, sortering en/of verwerking van verpakkingsafval. Vanaf 2015 zullen gemeenten daarom alsnog btw moeten afdragen over de ontvangen bijdragen van Stichting Afvalfonds Verpakkingen. De btw die in rekening wordt gebracht aan Stichting Afvalfonds Verpakkingen kan door Stichting Afvalfonds Verpakkingen alsnog in aftrek worden gebracht waardoor Stichting Afvalfonds Verpakkingen per saldo geen financieel nadeel zal ondervinden. Tot op heden hebben gemeenten de btw op kosten voor de gescheiden inzameling, sortering en/of verwerking van verpakkingsafval gecompenseerd via het BTW-compensatiefonds. Nu de bijdragen btwbelast zijn, komt deze btw echter voor aftrek via de btw-aangifte in aanmerking. De ten onrechte gecompenseerde btw zal dus moeten worden gecorrigeerd.

Indien het corrigeren van de btw op kosten tot problemen leidt, kan op dit punt mogelijk praktische afspraken met de Belastingdienst worden gemaakt.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/32

Actualiteiten Btw (vervolg) Btw-sportvrijstelling en exploitatie van sportaccommodaties De wijziging van de btw-sportvrijstelling per 1 januari 2019 heeft behoorlijke impact op gemeenten. De vrijstelling is van toepassing op diensten die nauw samenhangen met de beoefening van sport of met lichamelijke opvoeding, mits deze diensten worden verricht door een instelling die geen winst beoogt. Een gemeente wordt in de regel aangemerkt als een niet-winstbeogende instelling waardoor de sportvrijstelling van toepassing is in het geval een gemeente zelfstandig sportaccommodaties exploiteert. Gemeenten hebben daardoor geen recht meer op aftrek van voorbelasting ten aanzien van gemaakte kosten en investeringen. Ter compensatie van de btw-schade die bij de gemeente ontstaat, is de zogenoemde SPUK (specifieke regeling uitkering sport) geïntroduceerd. Voor bepaalde bestedingen kunnen gemeenten een bijdrage aanvragen. Veel gemeenten hebben de exploitatie van sportaccommodaties (gedeeltelijk) uitbesteed aan derden. In de praktijk bestaat op dit moment nog onduidelijkheid over de vraag of de exploitatie door bepaalde derden (zoals commerciële exploitanten) binnen het bereik van de btw-sportvrijstelling valt.

Exploitatie van begraafplaatsen door gemeenten Op 19 juni 2020 heeft de Hoge Raad geoordeeld dat gemeenten bij de uitgifte van grafrechten geen recht hebben op een bijdrage uit het BTW-compensatiefonds. Dit oordeel wijkt daarmee af van het eerdere oordeel van het Hof Den Haag, waarin het Hof van mening was dat gemeenten als overheid handelen bij de exploitatie van gemeentelijke begraafplaatsen (waaronder de uitgifte van grafrechten) en zodoende recht hebben op een bijdrage uit het BTW-compensatiefonds. Naar het oordeel van de Hoge Raad hebben gemeenten weliswaar de opdracht om een gemeentelijke begraafplaats te hebben, maar dit betekent niet dat gemeenten voor het uitgeven van grafrechten op een gemeentelijke begraafplaats optreden als overheid. De bepalingen van de Wet op de lijkbezorging zijn ook van toepassing op derden die begraafplaatsen exploiteren. Voor het uitgeven van grafrechten hebben gemeenten dan ook geen overheidsbevoegdheden nodig. Uitspraak van gerechtshof Amsterdam volgt.

In afwachting van duidelijkheid hieromtrent, hebben gemeenten veelal zowel een SPUK-aanvraag ingediend en de btw op kosten ten aanzien van de sportaccommodatie in aftrek gebracht. Het is van belang om het verdere verloop van de discussie te volgen en vervolgstappen te nemen/correcties te maken zodra de btw-positie van de exploitanten duidelijk is.

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/33

Bijlagen

Managementletter 2020 | gemeente Katwijk

2021177FAE/JO/34

Bijlage A – Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2020, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Katwijk, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De jaarrekeningcontrole bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en het testen van de interne controle die is gerelateerd aan en relevant voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de internecontroleomgeving die relevant is voor ons oordeel over de jaarrekening. Dit rapport is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2020. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening.