1. Bijlage 1. Oplevering projectresultaten Toekomstbestendige Huisvesting (18841)

Oplevering projectresultaten Programma:

Bestuur en Ondersteuning

Projectnaam:

Toekomstbestendige Huisvesting

Projectnummer:

406828

Bestuurlijk opdrachtgever:

Rien Nagtegaal

Ambtelijk opdrachtgever:

Jelle van Wier

Projectleider:

Rick Verhaar (procesbegeleider Andrea Guijt)

1.

Projectomschrijving, gewenst resultaat

2. Gerealiseerd conform projectplan 3. Gerealiseerd afwijkend van projectplan (meer-/minderwerk) 4. Resterende verplichtingen 5.

Beheer en borging

6. Financiën 7.

Risicoparagraaf

8. Evaluatie 9. Overige zaken en/of toelichting 10. Ondertekening

1

1. Projectomschrijving, doelen en gewenste resultaten a. Doel: Het hoofddoel is als volgt geformuleerd: • • •

Het opstellen en realiseren van een toekomstbestendig huisvestingsconcept waarbij 1 locatie (voor het gemeentehuis en het Heerenhuys) en 0,7 werkplek per fte uitgangspunt is; Er moet een alternatieve invulling komen voor het Heerenhuys; Een verlaging van de huisvestingskosten van het Heerenhuys € 200.000,- ( per 01-01-2017) oplopend tot € 700.000,- (structureel) dit is exclusief de toename van de kapitaallasten van de investering in het gemeentehuis.

b. Resultaat: Het resultaat is als volgt geformuleerd: • Tevreden medewerkers: • 80 % van de medewerkers waardeert de huisvesting met 2.0 in het MTO; • De samenwerking wordt hoger gewaardeerd: dit resulteert in een 2.0 in het MTO score voor 90 % van de medewerkers; • Een op de locatie en het te kiezen kantoorconcept toegerust parkeerbeleid voor medewerkers en bezoekers passend binnen het algemeen geldende parkeerbeleid van Katwijk; • Een gemeentehuis waar klanten en bezoekers zich welkom voelen, professionaliteit uitstraalt en ruimte biedt voor de ontvangst van de diverse doelgroepen van de gemeente; • Een klanttevredenheidsscore voor wat betreft de wachtruimtes van 8.0; • Werkplekken die voldoen aan de moderne veiligheidsnormen, rekening houdend met de diverse doelgroepen van de gemeente; • Vergaderruimtes, incl. (geluids-)voorzieningen, voor de gemeenteraad die het vergadermodel van de raad faciliteren; • ICT-voorzieningen; • Het huisvestingsconcept ondersteunt de organisatiedoelstelling en sluit aan op de lean-filosofie.

2

2. Gerealiseerd conform projectplan Gerealiseerd

Omschrijving

Tevreden medewerkers

Dit kan pas gemeten worden als we daadwerkelijk met elkaar werken in het gemeentehuis. Hierover zijn in 2018 besluiten genomen door directie en MT. Met deze besluiten heeft ook de OR ingestemd. In het ontwerp is rekening gehouden met zowel onze interne als externe klanten. De indeling in het gebouw is zo transparant mogelijk gemaakt. Voor onze externe klanten hebben we de publieksbalies toegankelijker gemaakt. Dit kan pas gemeten worden als de publieksbalies weervolledig ingezet worden.

Parkeerbeleid/ woonwerkverkeer

‘Welkom’ uitstraling gemeentehuis

Klanttevredenheidsscore wachtruimte

Werkplekken/ veiligheidsnormen

Faciliteiten vergaderruimtes raad

ICT-voorzieningen

Organisatiedoelstellingen

De arbo-conforme werkplekken voldoen aan alle eisen die hieraan gesteld worden. Daarnaast dragen de keuzes die gemaakt zijn in de materialisatie (bijv. tapijt) bij aan het vergroten van het werkcomfort. Aan de zonering is veel aandacht besteed. De niet-publieke ruimtes zijn alleen met een toegangsdruppel bereikbaar. Er is een vergadercentrum op de begane grond gecreëerd. Deze ruimtes zijn representatief en worden voorzien van AVmiddelen. Voor fractievergaderingen kan het vergadercentrum, net als het werkcafé gebruikt worden door de raad. De Burgerzaal, A0.40 en de Raadzaal zijn ongewijzigd gebleven. Alle arbo-conforme werkplekken worden voorzien van 2 beeldschermen, een toetsenbord en dockingstation. In het werkcafé en in het vergadercentrum zijn voldoende stroompunten. De bekabeling is vernieuwd en er zijn nieuwe accespoints geplaatst. Het gemeentehuis is toekomstbestendig. Getoetst wordt of de uitgangspunten van het werkconcept van 2 jaar geleden nog passen bij de huidige (versnelde) ontwikkelingen. 3

Plandatum gereed (proj.plan) Voorjaar 2022

Werkelijke Reden afwijking datum planning gereed Buiten scope project, actie voor HRM bij een volgend MTO. Voorjaar 2018

6 april 2021

Voorjaar 2022

Juni 2021

Dit wordt gemonitord door facilitair. Dit heeft een aanknopingspunt met de uitgangspunten in visie dienstverlening. De inrichtingselementen vallen buiten de scope van het project en worden ‘in de lijn’ opgepakt.*

Juni 2021

De inrichtingselementen vallen buiten de scope van het project en worden ‘in de lijn’ opgepakt.*

Juni 2021

De inrichtingselementen vallen buiten de scope van het project en worden ‘in de lijn’ opgepakt.*

Q1 2022

Vraagstukken over het best passende werkconcept worden opgepakt binnen het team ‘Hybride werken’. Valt buiten de scope van het project.

*Bij de oplevering van het gemeentehuis zijn gebruiksinstructies gegeven over de installaties en bouwkundige onderdelen in het gebouw. Deze instructies, de opleverdocumenten en de revisietekeningen zijn opgeslagen in een map op de M-schijf. De projecgroepleden hebben toegang tot deze map.

Samenvatting van besluiten die i.h.k.v. het project zijn genomen Besluit

Genomen door (raad, college, directie, ……..) OR, MT, Directie en College College en Raad College College en Raad

Vaststelling Definitief Ontwerp Aanvraag aanvullend krediet- scenario uitwerkingen Vaststelling Ontwerp- en realisatieovereenkomst Aanvraag aanvullend krediet voor brandwering/ LBK en afronding project

Datum besluit

Nr. besluit

Nov 2017

1064505

Juni 2019 Dec 2019 Nov 2020

145084 1548991 Berap

3. Gerealiseerd afwijkend van Projectplan (meer-/minderwerk) De BAM heeft het gebouw volgens de ontwerp- en realisatieovereenkomst opgeleverd. Er is slechts een minimale overschrijding van het krediet. Deze overschrijding valt binnen de beslissingsbevoegdheid van het college.

4. Resterende verplichtingen Onderwerp

Verantwoordelijke

Opleverpunten voor BAM Inrichtings- en opleverpunten voor eigen organisatie

Rick Verhaar Gebouwbeheer, FZ, ICT Valt buiten de scope van het project

Verwachte datum gereed Juni 2021 Oktober 2021

5. Afronding en Beheer 5.1 Aan wie zijn de projectresultaten overgedragen? Onderwerp De formele oplevering van het gebouw heeft plaatsgevonden op 6 april 2021

Overgedragen (ja of n.v.t.)? Ja

Eigenaar / verantwoordelijke Gebouw: Team Vastgoed Installaties: Team Vastgoed

4

Opmerkingen Er is een complete documentatie set inclusief revisie tekeningen verstrekt.

5.2 Op welke manier zijn de projectresultaten afgestemd met Beleid Gehandicaptenbeleid

Wijze van afstemming of n.v.t. In het ontwerpproces is het Platform uitgebreid geraadpleegd. Op 20 april jl. heeft het Platform een rondleiding gekregen in de publieksruimte.

Integraal veiligheidsbeleid

Er is een BMI geplaatst waarbij er is gekozen om elke ruimte te detecteren. De serverruimte en de daaraan gekoppelde gasblusinstallatie is ook gekoppeld aan deze BMI. Er is een directe doormelding naar de brandweer. Inbraak en camera beveiliging is volledig vernieuwd en uitgebreid. De toegangscontrole in het gebouw heeft ook een update gekregen. Het ontruimingsplan en vluchtwegplattegronden zijn geactualiseerd. N.v.t. N.v.t. De ICT componenten zijn meegenomen in de verbouwing. Bij het inrichten van de werkomgeving is het ICT-beleid leidend. Dit wordt ‘in de lijn’ opgepakt. Voor de uitbreiding van de parkeergarage en de uitbouw hebben vooraf archeologische onderzoeken plaatsgevonden. BAM BAM heeft in dit project circulaire en duurzame oplossingen toegepast. Waar mogelijk is gekozen voor hoogwaardig hergebruik van bouwmaterialen. Zo zijn in het Gemeentehuis de bestaande plafondplaten, binnen kozijnen en deuren hergebruikt. Voor de vloerafwerkingen zijn tapijten toegepast die gemaakt zijn uit gerecycled materiaal. Voor de bestrating van de nieuwe en uitgebreide fietsenstalling is de bestrating van het plein gebruikt.

Handhavingsbeleid Wijkgericht werken ICT-beleid

Archeologie

Duurzaamheid

Daarnaast is alle verlichting vervangen door zuinige Led-verlichting. Voor de dakafwerking van de fietsenberging is gekozen voor Mos Sedum. Een duurzame oplossing die het regenwater absorbeert, de omgevingstemperatuur verlaagd en biodiversiteit verhoogt. Om de afvalstromen op het project zoveel mogelijk te beperken zijn tijdens de sloopwerkzaamheden diverse materialen als restmateriaal elders ingezet. Gemeente De inrichting van het gemeentehuis bestaat uit een mix van gerefurbished, hergebruikt én nieuw, duurzaam en circulair ontworpen meubilair. Bureaus worden bijvoorbeeld opgeknapt en ingezet in focusruimten, overige bureaubladen worden hergebruikt in banken en akoestische panelen. Ook de vergadertafels en – stoelen worden opgeknapt en hergebruikt. Overtollig meubilair krijgt elders een tweede leven.

5

Opmerkingen De rondleiding heeft een aantal opleverpunten opgeleverd. Deze worden op de interne opleverlijst geplaatst en wanneer het mogelijk is, opgepakt.

5.3 Projectdossier Bij wie is het projectdossier in beheer gegeven? Team Vastgoed

6. Financiën BESLUIT Overheveling voorbereidingskrediet uit 2016 Afronding Voorlopig Ontwerp

DATUM

PLANNING AFRONDING

KREDIET € 91.827,--

Raad

Apr-17

Jan 2020

€ 4.408.193,--

Tussenstand krediet

€ 4.500.000,--

Tussentijdse indexering

€ 23.000,--

Aanvraag aanvullend kredietscenario uitwerkingen Tussenstand krediet

Raad

Aanvraag aanvullend krediet voor brandwering afronding project

Raad

Aug-19

Aug 2020

€ 1.664.626,-€6.279.453,--

Nov-20

April 2021

€ 607.000,--

Tussentijdse indexering

€ 8.000,--

Eindstand krediet

€ 6.894.453,--

Totaalkosten

€ 7.052.353,-Saldo

Correctie administratieve begrotingswijzigingen

€ - 157.900 € 156.858,--

Eindsaldo

-€ 1.042,--

Het negatieve eindsaldo valt binnen de beslissingsbevoegdheid van het college.

7. Risicoparagraaf Niet van toepassing. Het project is afgerond.

8. Overige zaken en/of toelichting op bovenstaande Niet van toepassing.

9. Ondertekening

Ambtelijk opdrachtgever

Procesbegeleider

Naam: J. van Wier

Naam: A.E. Guijt

Datum: 30 november 2021

Datum: 29 november 2021

6