1. Bijlage 1.4 Organisatiestructuur project Warmtenet Hoornes ontwerpvoorbereidingsfase (1788174)

Bijlage 1.4 Projectorganisatie Hoornes aardgasvrij Algemeen bestuur Gemeenteraad

Dagelijks bestuur College van burgemeester en wethouders

Bestuurlijk overleg Hoornes aardgasvrij Bestuurlijke overleg tussen samenwerkingspartners Hoornes aardgasvrij: Bestuurlijke vertegenwoordiging Gemeente - Hoogheemraadschap van Rijnland - Dunavie Bestuurlijk opdrachtgever gemeente:

Bestuurlijke vertegenwoordigers HHR:

Bestuurlijke vertegenwoordiger Dunavie:

Jacco C. Knape

Thea Fierens en Waldo Faber

Roland Marx

Frequentie: Het bestuurlijk overleg komt 1x per 3 maanden bijeen en tussentijds voor afstemming van belangrijke beslispunten. In 2021 wordt een ambitiedocument vastgesteld voor de taken/bevoegdheden van het bestuurlijke overleg. In het bestuurlijke overleg wordt de voortgang van het project besproken en vindt afstemming en waar wenselijk en nodig gezamenlijke koersbepaling plaats

Kern (IPM) team Warmtenet Hoornes o.l.v. de algemeen manager

Algemene omschrijving

Algemeen manager

De Algemeen Projectmanager is primair verantwoordelijk voor het bereiken van het projectresultaat binnen de vooraf gestelde randvoorwaarden ten aanzien van tijd, kwaliteit en geld. Hij/zij is het eerste aanspreekpunt voor het proces rondom het project. De Algemeen Projectmanager wordt hierop aangesproken door de interne ( ambtelijke ) opdrachtgever. De Algemeen Projectmanager stuur het project kernteam, bewaakt de onderlinge raakvlakken binnen het team en zorgt voor verbindend leiderschap. De algemeen Projectmanager is de primus inter pares. Dit betekent: eerste onder de gelijke. Alle rollen staan hiërarchisch naast elkaar, waarbij de technisch manager, contract manager, beheer manager en omgevingsmanager verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke taken en procesgang binnen hun omschreven functie binnen het project. De Algemeen Projectmanager is eerste aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het algemene proces om het project te bereiken binnen de gestelde kaders. De gezamenlijke rollen bepalen de stappen in het gehele proces.

Frequentie: Het kernteam komt 1 x per 1,5 week bijeen Deelnemers gemeente: Algemeen Manager: Merel Gravemaker m.gravemaker@katwijk.nl Technisch Manager: Ewald Slingerland ewald.slingerland@greenvis.nl Contractmanager: Werner Brouwer werner@interra.nl Omgevingsmanager: Gerwen van der Linden gerwen.van.der.linden@dwtm.nl Manager Projectbeheersing: Marcel Kennedy m.kennedy@katwijk.nl

Project assistent: Marja Boers-van der Meij m.boers-vandermeij@katwijk.nl

      

Organiseert en geeft leiding aan het project kernteam. Draagt zorg voor binding in het team. Is aanspreekpunt en adviseur voor de ambtelijk opdrachtgever en bestuurlijk opdrachtgever. Vertaalt de projectopdracht naar het projectplan en actualiseert deze waar nodig. Draagt zorg voor uitvoering van de projectopdracht. Initieert waar nodig scopewijzigingen. Coördineert proces omtrent verantwoordingsrapportages, bespreekt deze met AOG en BOG en voert de beheersmaatregelen uit.

Afstemmingstafel Hoornes aardgasvrij o.l.v. de algemeen manager

Algemene omschrijving Frequentie: De afstemmingstafel komt 1 x per 4 weken bijeen Gezien de gemaakte keuzes in de governance van het toekomstige warmtebedrijf wijzigt de betrokkenheid van de partners. Dunavie krijgt meer de rol van afnemer en het Hoogheemraadschap van vergunningverlener/warmteleverancier. Dit heeft gevolgen voor de samenstelling van het kernteam. In de plaats daarvan wordt een nieuw overleg geïntroduceerd met de werktitel “afstemmingstafel”, een soort bestuurlijk overleg op een lager niveau. Dit overleg is uitsluitend bedoeld om de afstemming tussen gemeente, Dunavie en hoogheemraadschap te regelen. Het gaat om onderwerpen als:  Planning/Stand van zaken/voortgang  Vergunning onttrekking warmte uit oppervlaktewater  Aansluitvoorwaarden / financiën  Techniek  Communicatie/participatie  Organisatieaspecten

Deelnemers: kernteam gemeente (zie hierboven)

Dunavie: Pieter Geene p.geene@dunavie.nl

Taken

Omgevingsteam o.l.v. de omgevingsmanager

HHR: Katinka Schipper Katinka.Schipper@rijnland.net

De omgevingsmanager brengt de belangen van de initiatiefnemer / opdrachtgever en diverse betrokken partijen in beeld. Door te luisteren en rekening te houden met ieders wensen en

belangen, inclusief de juridische mogelijkheden, probeert hij creatieve oplossingen en consensus te bereiken. De omgevingsmanager heeft een oprechte interesse in het belang van de stakeholders en zoekt naar winst voor alle betrokkenen. De omgevingsmanager behoudt het overzicht en de regie is de schakel tussen het projectteam en de omgeving. Het omgevingsteam komt 1 x per 2 weken bijeen. Deelnemers gemeente:

Deelnemers HHR:

Deelnemers Dunavie:

Omgevingsmanager: Gerwen van der Linde.

Gea Wolfslag Gea.Wolfslag@rijnland.n et

Chris Campfferman

gerwen.van.der.linden@dwtm .nl Communicatie adviseur k.hovens@katwijk.nl Project assistent: Marja Boers-van der Meij m.boersvandermeij@katwijk.nl

C.Camfferman@Dunavie.nl Buurtbeheerder; Ruud van Rijn R.vanRijn@Dunavie.nl> 06-53504493 Medewerker leefbaarheid = Patricia van Hilten P.vanHilten@Dunavie.nl 0 6 - 86863105 Medewerker leefbaarheid = Viola Elstgeest V.Elstgeest@Dunavie.nl> 06 – 51902396

 

      

Verzamelt en beheert de voor het project noodzakelijke inbreng vanuit de omgeving en stemt af met stakeholders. Analyse SOM Is verantwoordelijk voor de uitvoering van de benodigde publieke procedures zoals de MER en wijzigingen in het bestemmingsplan. Is verantwoordelijk voor de uitvoering van de benodigde vergunningen, grondverwerving en tijdige verlegging van kabels en leidingen. Taken omtrent de aanbestedingsprocedure behoren bij de contractmanager. Adviseert over de omgeving binnen het projectteam en verzamelt en beheert de noodzakelijke inbreng vanuit de omgeving. Netwerk opbouwen en onderhouden/Spil tussen project en omgeving/Werken aan relaties en vertrouwen/Proactief halen en brengen Bereidt de omgevingseisen voor/Tegenspraak organiseren Evalueert en toets of producten voldoen aan de omgevingseisen en afspraken. Legt omgevingseisen en afspraken vast in een geautomatiseerd systeem. Levert een actieve bijdrage aan de bestuurlijke voorgangsrapportages. Draagt binnen zijn vakgebied risico’s aan, actualiseert en beheerst deze en bewaakt uitvoeringsmaatregelen.

Daar waar belangen van de omgeving onder druk komen te staan binnen de kaders van het project zal er een drie gesprek plaatsvinden met de Algemeen Project Manager, Omgevingsmanager en AOG/BOG om tot integrale afstemming te komen.

Taken

Technisch team o.l.v. de technisch manager

De technisch manager is verantwoordelijk voor de technische inbreng in het project. Om dit goed te kunnen invullen moet de TM over vakkennis beschikken. Onder verantwoordelijkheid van deze manager worden de (technische en functionele) specificaties richting marktpartijen geformuleerd. Ook is de TM verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke inbreng tijdens de realisatiefase. Er liggen sterke samenwerkingsrelaties met omgevingsmanagement (wensen, eisen en beperkingen vanuit de omgeving) en contractmanagement (vertaling naar contractvoorwaarden). Het Technische team komt 1 x per week bijeen op dinsdag. Tijdstip bij voorkeur in aansluiting op het kernteam (ntb door technisch manager). Deelnemers gemeente:

Deelnemers HHR:

Deelnemers Dunavie:

Technisch manager: Ewald Slingerland

HHR krijgt vanaf deze fase meer de rol van vergunningverlener / bronhouder en maakt om deze reden geen deel meer uit van het technische team.

Dunavie krijgt vanaf deze fase meer de rol van afnemer en maakt om deze reden geen deel meer uit van het technische team.

ewald.slingerland@greenvis.nl Wegbeheer: Ron de Crean (op afroep) r.decraen@katwijk.nl Rioolbeheerder: (op afroep) Rex Jonathan r.jonathans@katwijk.nl Kees van Duin: (op afroep) c.m.vanduijn@katwijk.nl

   

Het inwinnen van civieltechnische randvoorwaarden bij beheer intern Het inrichtingsplan (VO, DO) (Gezien keuze DBFMO in dit project niet van toepassing) Het inhoudelijke deel van het civieltechnische bestek of functionele specificatie In beeld brengen van risico’s en beheersmaatregelen binnen het taakveld

Taken

Contract team o.l.v. de contractmanager

De contractmanager is verantwoordelijk voor de beheersing van het gehele proces van contractvoorbereiding, aanbesteding en uitvoering richting verschillende marktpartijen. In dit proces wordt het inkoopplan opgesteld met aanbestedingsstrategie en contractvorm, wordt de daadwerkelijke contractering begeleid (met de daarbij behorende aanbestedings- en

contractdocumenten) en wordt de contractuitvoering begeleid. Nauwe samenwerking met de andere onderdelen binnen het project is essentieel. De CM is ook degene die de dagelijkse contacten onderhoudt en zo nodig de onderhandelingen voert met marktpartijen. De CM is ook verantwoordelijk voor de directievoering in geval van een RAW bestek. De vergaderfrequentie wordt op basis van de nog vast te stellen planning bepaald. Deelnemers gemeente:

Deelnemers HHR:

Deelnemers Dunavie:

Contractmanager: Werner Brouwer

Geen vaste deelnemer

Geen vaste deelnemer

Werner@interra.nl Juridisch adviseur; S. Dosljak s.dosljak@katwijk.nl Inkoopadviseur: P. Kuijer p.j.r.kuijer@katwijk.nl        

Contracten aankoop gronden Contracten met ontwikkelaar Het inkopen van o.a. civieltechnisch advies (maken ontwerp en bestek; nvt in dit project) Het algemene deel van het civieltechnische bestek (aanbestedingsleidraad) Het proces van aanbesteden en gunnen De uitvoering en naleving van het civieltechnische bestek (meer- en minderwerk, bestek wijzigingen; nvt in dit project) Aansturing directievoerder en toezichthouder (nvt in dit project) De oplevering van het contract

Overdracht aan beheer (financiële afwikkeling)

Taken

Team projectbeheersing o.l.v. de manager projectbeheersing

De PBM is verantwoordelijk voor de processen van de aspecten tijd (planning), geld (budget), kwaliteit en risicobeheersing in een project. Inhoudelijk is hij voor deze aspecten niet verantwoordelijk, dat zijn de andere projectmanagers. Zo is hij verantwoordelijk voor het tijdig signaleren van een budgetoverschrijding, maar niet voor de oorzaak van de overschrijding en de oplossing die gevonden moet worden. Vanuit zijn kennis en ervaring zal hij wel ideeën aandragen voor oplossingen. De rol van manager projectbeheersing kan worden gezien als controleur, adviseur en soms regisseur. Hij bewaakt, toetst en zorgt voor het 4-ogen principe. Hij stelt steeds kritische vragen als wie, wat, wanneer, hoeveel en wijst proactief op de gevolgen van voorliggende keuzes op de beheeraspecten. Hij wijst projectdeelnemers op hun verplichtingen en verantwoordelijkheden. Het is ondoenlijk dat de manager projectbeheersing alle zaken waarvoor hij verantwoordelijk is zelf uitvoert. Hij zal daarom met een eigen team van specialisten samenwerken die onder zijn regie en verantwoording werkzaamheden uitvoeren, gegevens verzamelen en deze presentabel maken. Hij zorgt ervoor dat hijzelf en zijn team kunnen beschikken over de benodigde ondersteunende software om de werkzaamheden zo efficiënt en effectief mogelijk te kunnen doen.

De manager projectbeheersing zorgt voor tijdige terugkoppeling van informatie naar de projectmanagers en zo nodig de lijnmanagers. Dit gebeurt regulier in de rapportages in de Planning & Control cyclus en ad hoc als urgentie escalatie vereist. Hij is eerste aanspreekpunt voor in- en externe audits en controls (VIC en accountant). Deelnemers gemeente:

Deelnemers HHR:

Deelnemers Dunea:

manager projectbeheersing:

Geen

Geen

Marcel Kennedy m.kennedy@katwijk.nl Ron de Haas; financieel adviseur r.dehaas@katwijk.nl

Planner (inhuur via Elena programma)

 

zorgt voor haalbaarheidsanalyses zorgt voor een projectraming / de begroting

                   

bewaakt dat betalingen en ontvangsten tijdig plaatsvinden controleert of opdrachten binnen begroting vallen en overeenkomen met kengetallen. bewaakt of uitgaande facturen tijdig worden verstuurd controleert of inkomende facturen op prestatie zijn gecontroleerd en of deze tijdig worden betaald geeft zo nodig opdracht tot correcties in de financiële administratie zorgt dat op ieder moment een actueel overzicht van het beschikbare budget beschikbaar is. Bewaakt daarmee ook de verplichtingenadministratie bewaakt de projectscope / projectopdracht en geeft signalen af als opdrachten van de scope (ook kwaliteit) afwijken. identificeert en beheerst de risico’s door aansturing van het risicomanagementproces en het houden van risicosessies en het bewaken van de beheermaatregelen zorgt dat het risicodossier actueel is inventariseert met de andere managers de benodigde interne capaciteit en stelt hier een overzicht van op.

Bewaakt de personele inzet en rapporteert hierover bewaakt met de contractmanager de omvang en duur van de externe inhuur als interne capaciteit niet beschikbaar is (zie opmerking bij afwijkingen RWS model) zorgt voor een actuele integrale planning wijst in overleggen op mijlpalen en deadlines Taak is belegd bij specialist zorgt er voor dat documenten op een eenduidige en traceerbare wijze worden gearchiveerd zorgt er voor dat projectmedewerkers over de benodigde documenten kunnen beschikken maakt met andere projectmanagers en vakspecialisten afspraken over versiebeheer van documenten Door iedereen, waarbij de projectleider verantwoordelijk is dat het gebeurt Signaleren en aanspreken door manager projectbeheersing levert de algemeen projectmanager informatie aan voor de diverse P&C documenten en specifieke projectdocumenten (projectplan, jaarplan, voortgangsrapportages) en vult deze desgewenst in de betreffende formats in.