1. Afronding project Toekomstbestendige Huisvesting (18841)

Voorstel

Aan

: Burgemeester en Wethouders

Kenmerk

: Z18841D18857

Status

: Openbaar

Datum

: 11 januari 2022

Afdeling

: Projecten Programma's en Opgaven

Raad

: Ter kennisname

Medewerk(st)er Telefoonnummer

: Andrea Guijt : 071 406 5702

Or

:

Portefeuillehouder Bijlage(n)

: M. Nagtegaal :1

Evaluatie

:

Onderwerp: Afronding project Toekomstbestendige Huisvesting

Samenvatting: In het kader van risicobeheersing in projecten is afgesproken dat er gatereviews worden gehouden op belangrijke momenten in het proces. Het project toekomstbestendige huisvesting is gerealiseerd en opgeleverd. De overgang van de realisatie- naar de beheerfase vindt plaats middels een formulier met de opleverresultaten (bijlage 1). Het project sluit af met een gecorrigeerd minimaal financieel tekort van € -1.042,-. Dit tekort valt binnen de bevoegdheid van het college.

Gevraagde beslissing: 1. Het vaststellen van de projectresultaten en hierdoor instemmen met het beëindigen van het project toekomstbestendige huisvesting;

Afgestemd met

Communicatie, Vastgoed, Financiën

Extern advies

Besluit:

Deze versie is met portefeuillehouder afgestemd op:

28 december 2021

29 november 2021

Kenmerk Programma Onderwerp

: Z18841D18857 : Bestuur en ondersteuning : Afronding project Toekomstbestendige Huisvesting

Aanleiding en doel In het kader van risicobeheersing in projecten is afgesproken dat er gatereviews worden gehouden op belangrijke momenten in het proces. Het project toekomstbestendige huisvesting is gerealiseerd en opgeleverd. De overgang van de realisatie- naar de beheerfase vindt plaats middels een formulier met de opleverresultaten (bijlage 1). De administratieve stand van het project laat nu een tekort zien van € 157.900. Echter, dit tekort wordt verklaard door de systematiek van het administreren van kredieten van voor 2020. Indien deze begrotingswijzigingen uit de analyse worden geëlimineerd bedraagt het feitelijk tekort € 1.042,-. Voor 2020 werden jaarlijks kredietbedragen beschikbaar gesteld en per jaar afgesloten, waardoor tussentijds van het totaalkrediet bedragen zijn afgeraamd. Deze bedragen hadden de volgende jaren weer moeten worden bijgeboekt, maar dat is achterwege gebleven. Hierdoor is in totaal ten onrechte € 156.858 op het totaal beschikbaar gestelde krediet afgeboekt. Dit soort onvolkomenheden zullen niet meer voorkomen, omdat sinds vorig jaar de systematiek is gewijzigd en totaalkrediet beschikbaar worden gesteld in plaats van jaarschijven. Motivering voorstel Met dit voorstel wordt het project formeel afgerond en overgedragen naar cluster Planmatig Beheer.

Kanttekeningen Het inrichten en gebruikslaar maken van het gemeentehuis valt buiten de scope van het project. Middelen Zie bijlage 1: Opleverresultaten. Uitvoering Niet van toepassing, het project is opgeleverd. Communicatie Er is een persbericht gestuurd na de opening van de publieksbalies. De digitale opening voor de medewerkers heeft op 3 juni jl. plaatsgevonden. De raadsleden zijn eind augustus/ begin september rondgeleid in het gemeentehuis.

Bijlage(n) 1

11 januari 2022

2