Rapport Sportcentrum definitief voor raad

De vraag of er in de toekomst andere voorzieningen niet kunnen worden gerealiseerd door deze investering, is niet te beantwoorden.

24 Inkoopbeleid gemeente Kapelle 2017-2021, doelstelling 1.b, p. 4.

Sportcentrum Kapelle

30

Het langere antwoord is dat de gemeentelijke financiën een behoorlijke mate van onzekerheid kennen, die grotendeels wordt veroorzaakt door extern beleid (m.n. van het rijk). Het is dan ook heel lastig uitspraken te doen over toekomstige situaties. Hoe is de raad geïnformeerd over de potentiële risico’s? Tijdens de aanbesteding is de raad met nieuwsbrieven op de hoogte gehouden van het verloop van de aanbesteding. De raad is op hoofdlijnen geïnformeerd over de risico’s. Omdat men geen risicodossier heeft vastgelegd, is niet na te gaan of alle geïdentificeerde en besproken risico’s met de raad zijn gedeeld. De gemeente heeft één risico genomen: tot de start van de bouw (maart 2020) waren de prijsstijgingen voor bouwstoffen (bouwindex) etc. voor risico van de gemeente (o.b.v. BDB-index). Na de start van de bouw kwamen de prijsstijgingen voor rekening van de opdrachtnemer. Het meer- en minderwerk is binnen het budget gebleven. De post “onvoorzien” is toereikend gebleken. De prijsstijging voor de bouwstoffen (bouwindex) is hierin de grootste post. In de jaarlast is een energieverbruik van € 49.564 opgenomen. Vaessen heeft een inschatting gemaakt van dit energieverbruik (KWh, water, chemicaliën) o.b.v. de uitgangspunten van de gemeente. Een uitgangspunt is daarbij het verwachte bezoekersaantal. Meerkosten (b.v.

door stijging van de bezoekersaantallen) zijn voor rekening van de opdrachtnemer, de meerkosten als gevolg van schommelingen in de energieprijzen zijn voor rekening van de gemeente.

4.2.2

Beantwoording van de hoofdvraag Zijn de potentiële risico’s van de investering afdoende getoetst en worden deze voldoende beheerst? Deze vraag kan niet volledig worden beantwoord. Door het ontbreken van een risicodossier kan niet worden vastgesteld dat potentiële risico’s voldoende zijn getoetst. De uitkomst van het investeringstraject lijkt positief. Er is een nieuw sportcentrum gerealiseerd voor een lager bedrag aan jaarlasten dan vooraf geschat. De belangrijkste risico’s lijken goed te worden beheerst.

Sportcentrum Kapelle

31

5

Aanbevelingen Naar aanleiding van de bevindingen en conclusies komen we tot de volgende aanbevelingen. Omdat het hier een evaluatieonderzoek betreft hebben de aanbevelingen vooral betrekking op verbeteringen voor de aanpak en uitvoering van toekomstige investeringen.

5.1

5.2

5.3

Kaders 

Neem als basis voor besluiten (in casu ver- of nieuwbouw) het door de gemeenteraad vastgestelde beleid.



Zie toe op nakoming van de in de beleidstukken vastgestelde evaluaties en acties.



Laat altijd een geobjectiveerde analyse uitvoeren (in casu van het gebruik c.q. de bezettingsgraad en bezoekersaantallen van de gemeentelijke accommodaties en het vaststellen van knelpunten in de afstemming van vraag en aanbod).



Laat een gedegen en objectief marktonderzoek/benchmark uitvoeren.



Zorg voor toepassing van de juiste regelgeving.

Projectmatig 

Werk met verslagen, actiepunten- en besluitenlijsten. Gelet op wisselingen en afwezigheid van bepaalde personen is verslaglegging wenselijk/noodzakelijk zodat de uitgangspositie/voortgang voor eenieder duidelijk is. Ook wordt dan inzichtelijk wie, wat, en wanneer heeft besloten.



Richt bij projecten een (standaard) projectadministratie in. Hiervoor zijn meerdere goed bruikbare standaards voorhanden, ook voor kleinere organisaties. Minimaal worden vastgelegd de genomen besluiten en waar nodig –bijvoorbeeld indien deze juridische consequenties kunnen hebben– de vastgelegde onderbouwing daarvan.

Risico’s 

Maak gebruik van gestructureerde methoden voor risicobeheersing. Deze bevatten vaak checklists e.d. waardoor de kans op over het hoofd zien van risico’s verkleind wordt. De administratieve last daarvan is beperkt. Tevens is voor iedereen inzichtelijk welke risico’s er zijn gesignaleerd en welke maatregelen er zijn getroffen.

Sportcentrum Kapelle

32

6

Wederhoor college van burgemeester en wethouders

Sportcentrum Kapelle

33

Sportcentrum Kapelle

34

7

Reactie en nawoord rekenkamer Het college meldt in haar wederhoorreactie een aantal onjuistheden c.q. onvolkomenheden. Hieronder geven wij aan op welke wijze wij met de betreffende constatering zijn omgegaan. Punt

Reactie rekenkamer

Op pagina 14 van de rapportage staat dat er van de beoordelingscommissie geen verslagen, actiepunten- en besluitenlijsten zijn opgesteld. Dit is in onze ogen geen goede dan wel volledige weergave van de gevoerde procedure en kan de indruk wekken dat de procedure niet juist gevoerd is. Deze indruk willen wij graag wegnemen, omdat dit op zichzelf weer een risico kan vormen en geen recht doet aan onze inspanningen om een zorgvuldige procedure te doorlopen.

Er is door de rekenkamer expliciet gevraagd naar dergelijke verslagen, actiepunten- en besluitenlijsten. Uit deze reactie blijkt dat ze niet aanwezig zijn. In par. 4.1.4 wordt toegelicht waarom dit van belang is; een aantal vragen is nu niet goed te beantwoorden.

Overeenkomstig de vigerende (wettelijke) bepalingen zijn alle inschrijvers schriftelijk geïnformeerd over de resultaten van de beoordeling van hun inschrijving. Deze brieven bevatten een volledig weergave van de beoordeling die door de commissie is uitgevoerd en fungeren in die zin als verslag en besluitenlijst. Deze brieven zijn opgenomen in het inkoopdossier dat aan u is toegestuurd. Op pagina 18 staat dat er zowel een inkoper van de gemeente als van het inkoopbureau West-Brabant betrokken was. Voor de goede orde merken wij op dat wij inderdaad gebruik maken van de dienstverlening van het inkoopbureau West-Brabant, maar dat wij geen eigen inkoper in dienst hebben. Bij dit project is dus alleen een inkoopadviseur van het inkoopbureau West-Brabant betrokken geweest.

Dit is correct en overeenkomstig paragraaf 3.3 (organisatie en besturing). Pagina 18 is gecorrigeerd.

Op pagina 22 wordt gesteld dat de overeenkomst een looptijd tot 31 maart 2025 kent en dat wij in 2023 gaan beoordelen op welke wijze en door wie

Dit is ons tijdens een interview medegedeeld.

Sportcentrum Kapelle

35

de exploitatie vanaf 2025 dient plaats te vinden. In de vigerende overeenkomst met de exploitant wordt echter uitgegaan van een stilzwijgende verlenging met telkens een aansluitende periode van vijf jaar. Mede om deze reden hebben wij richting de huidige exploitant onze intentie uitgesproken om de bestaande huur- en exploitatieovereenkomst voor in elk geval twee periodes van 5 jaar te continueren. Op pagina 22 wordt vermeld dat de tarieven voor het gebruik door scholen en verenigingen de instemming van de gemeenteraad nodig hebben. Deze weergave is niet volledig en kan daardoor voor misverstanden zorgen. Volgens artikel 9 lid 2 worden de tarieven voor verenigen en scholen jaarlijks per 1 januari geïndexeerd via een specifieke berekening. Indexatie die overeenkomstig deze bepalingen wordt doorgevoerd door de exploitant wordt dus niet ter instemming aan de gemeenteraad voorgelegd. Op pagina 27 wordt aandacht besteed aan de discussie die in de gemeenteraad is gevoerd over het aanvullende krediet dat voor realisatie van het sportcentrum benodigd was. Door u wordt ten onrechte gesteld dat de beantwoording namens ons college door de portefeuillehouder onjuist was. U stelt dat de realisatie ook zonder de duurzaamheidsinvesteringen had kunnen plaatsvinden.

U gaat hierbij voorbij aan de door de gemeenteraad gestelde kaders voor de aanbesteding op jaarlasten van het nieuwe sportcentrum en de fase waarin de aanbesteding zich op dat moment bevond. De aanbesteding van de opdracht had al plaatsgevonden en de definitieve gunning kon alleen plaatsvinden als door de gemeenteraad het aanvullende krediet werd gevoteerd. Kortheidshalve verwijzen wij naar de

Hiervan is tijdens ons onderzoek niets gebleken. Mogelijk heeft dit na afronding van ons onderzoek plaatsgevonden. De uitgesproken intentie is opgenomen in het rapport. Op pagina 22, onderdeel 3.6.2. is de tekst opgenomen zoals deze in artikel 9, lid 1 is vermeld. In artikel 9, lid 2 gaat het niet om een wijziging, maar om indexering. Voor de jaarlijkse stijging van de tarieven in verband met loonstijging en de Consumenten Prijs Index is geen instemming van de gemeenteraad nodig. Wij hebben een verduidelijking in de tekst van het rapport opgenomen.

Uit ons onderzoek is niet gebleken dat, zonder aanvullend krediet, geen definitieve gunning had kunnen plaatsvinden. Zoals bij onderdeel 3.6 van dit rapport is vermeld betrof het een duurzaamheidsinvestering die een lagere jaarlast tot gevolg heeft gehad. Ook zonder het aanvullend krediet had de jaarlast onder het door de

Sportcentrum Kapelle

36

adviezen die de gemeenteraad op 26 mei en 16 juni 2020 heeft behandeld.

gemeenteraad vastgestelde maximum (kader) gebleven.

Op pagina 29 wordt gesteld dat er geen analyse van de bezettingsgraad heeft plaatsgevonden.

Dit is slechts een gedeeltelijke weergave van de conclusie op pagina 29.

De bezettingsgraad van de sportaccommodaties was wel in beeld en er heeft samen met Optisport een analyse plaatsgevonden over de vraag en aanbod wanneer alle sportactiviteiten in de Bloesem geconcentreerd zouden worden. De conclusie hieruit was dat bij een nieuwe accommodatie meer groepen tegelijkertijd zouden kunnen sporten.

De motivering van de conclusie treft u aan in onderdeel 3.1 - Speerpunt 3, toekomstbestendig aanbod van sportaccommodaties- op pagina 11.

Sportcentrum Kapelle

37

Bijlage I: Geïnterviewde personen

Naam De heer F. W. Leijnse De heer J. C. Mondeel De heer A. Maas De heer J. H. Herselman Fractie CDA

Functie Afdelingshoofd Leefomgeving (contactpersoon) Beleidsmedewerker Financiën Beleidsmedewerker Leefomgeving (projectleider) Wethouder M. Hage, E. Franken, L. Overdevest

Twee fracties hebben geen gehoor gegeven aan het (herhaald) verzoek tot een interview.

Sportcentrum Kapelle

38