E.53a Kopie van D25.332854 Verbeterplan 2025

Risiconiveau per KPI

KPI NR

subKPI NR

Toelichting per veld

3

1.

1.1 - 1.2

1.3

1.5 - 1.7

1

2.

2.1 - 2.2 - 2.3

2.1 - 2.2 - 2.3

2.1 - 2.2 - 2.3

6

3.

3.1

3.1

3.1

3.3

3.4 - 3.5 2

4.

4.1

4

5.

5.2

5.2

5.9

5.11

5

6.

6.1

6.2

6.3

6.4

6.4

7

7. 7.1

Omschrijving probleem (knelpunt)

Risico

Prioriteit

Op basis van KPIzwaarte bepaal welk risiconiveau het probleem heeft: Hoog Middel Laag

Bepaal op basis van het risiconiveau de prioriteit (zie kolom A) of bepaal zelf het risiconiveau en beredeneer in kolom (D)

Lokale regelingen

Informatiebeheerplan opstellen

Middel

5

SIO taken verder uitwerken (indien noodzakelijk)

Laag

8

Voldaan Besluit Informatiebeheer inzake mandatering archiefbeheer

Middel

4

Middelen en mensen

Achterstand overbrenging papieren archief 1990 t/m 1999 en 2000 t/m Hoog 2014

1

Achterstand vernietiging

Hoog

1

Versterk de personele bezetting van team Informatiebeheer

Hoog

1

Beleid opstellen toegang archieftuimte

Laag

8

Inavigator koppelen aan zaaksysteem

Laag

10

Project M365

Hoog

1

Aansluiting e-depot

Middel

4

Calamiteitenplan actueel

Middel

6

Hoog

3

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Kwaliteitssysteem invoeren

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

MDTO implementeren (vak) applicaties

Middel

5

Meta-data zaaksysteem

Middel

4

Lijst vastellen toegestane opslagformaten (vak) applicaties

Middel

5

Autorisatiebeleid rollen/behandelaars

Middel

5

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Actualiseer vervangingsbesluit en handboek vervanging

Hoog

2

Vaststellen draaiboek migratie en conversie informatie

Middel

5

Hotspotmonitor vaststellen

Middel

5

Verbetering digitale vernietigingsproces

Middel

5

Werk bestaande achterstanden vernietiging bij (zie ook KPI2)

Hoog

1

Hoog

1

Overbrenging van archiefbescheiden

Achterstanden overbrenging wegwerken (zie ook KPI 2)

Omschrijving eindresultaat (oplossing)

HULPVRAGEN: -(SPECIFIEK) S: Wat moet er concreet worden bereikt? (zie kolom G) -(MEETBAAR) M: Hoe meet je of het doel is bereikt? (zie kolom H) -(ACCEPTABEL) A: Is het doel in overleg met betrokkenen vatgesteld? (zie kolom J) -(REALISTISCH) R: Is het haalbaar binnen de gegeven middelen en tijd? (zie kolom J, K en L) -(TIJDGEBONDEN) T: Wanneer moet het doel bereikt zijn? (zie kolom L)

We pakken dit op met de overige Bevelandse gemeenten. Dit gebeurt bij het gezamenlijk overleg Informatiebeheer Bevelandse gemeenten

Dit wordt meegenomen bij de uitwerking van het SIO en als we de informatieverordering en besluit informatiebeheer aanpassen bij het inwerkingtreden van de nieuwe Archiefwet. Bij elke nieuwe of wijziging van DVO's wordt de verantwoordelijkheid van archiefbeheer opgepakt.

Inventarissen zijn opgesteld voor 1990 t/m 1999 en 2000 t/m 2014 d.m.v. inhuur en is eind september 2024 volledig afgerond. Medewerkers informatiebeheer doen de materiële bewerking en daarna overbrenging aan het Zeeuws Archief. We werken nu aan 1990 t/m 1999. Achterstand 2020 t/m 2024: - 2020 is momenteel afgerond - 2021 is momenteel afgerond - 2022 is uitgezet naar de afdeling voor akkoord In september 2024 is de personele bezetting uitgebreid met 24 uur per week (medewerker informatiebeheer IV). Deze medewerker heeft inmiddels een cursus Recordsmanagement GO-opleidingen gevolgd. Medewerker informatiebeheer III van 36 uur heeft in juni 2025 de LARM bij VHIC afgerond. Momenteel zijn we bezig met project M365 Bevelandse gemeenten en heeft de bezetting Informatiebeheer onze aandacht voor uitbreiding. We weten wie toegang heeft tot de kluis en hebben een tagsysteem met een logging. Het koppelen van de Inavigator aan Join zaaksysteem is afgeraden omdat het dubbele zaken oplevert. Samen met de bevelandse gemeenten gekozen om niet te koppelen.

Projectgroep Bevelandse gemeenten opgeleverd projectplan en migratieplan. Adoptieplan, Beleidsplan en Beheeerplan zijn nog in conceptfase.

Een DVO wordt na de zomer 2025 afgesloten om aan te sluiten op het edepot van het Zeeuws Archief

Calamiteitenplan updaten en opnieuw vaststellen

We pakken dit op met de Informatiebeheer Bevelandse gemeenten. Dit gebeurt bij het gezamenlijk overleg Informatiebeheer Bevelandse gemeenten

We stellen een document op waarin staat waar een applicatie aan moet voldoen gezien wet en regelgeving. MDTO wordt ook meegenomen in het project M365. We hebben vaste velden in het zaaksysteem en ook de kwaliteit van registratie wordt gecontroleerd.

Lijst samenstellen voor vakapplicaties RX.Mission, iBurgerzaken e.d. en vaststellen

Autorisatiebeleid opstellen en we onderzoeken of dit gezamenlijk met de overige Bevelandse gemeenten kunnen oppakken.

Handboek vervanging kan geupdatet worden als onze multifuncitonal (scanner) aangepast is volgens het rapport audit routinematige vervanging Zeeuws Archief van 2021. Eindresultaat: we gaan zelf een scanner aanschaffen die aan de eisen voldoet.

Zeeuws Archief levert binnenkort een handreiking migratie op en wij kunnen deze dan gebruiken om vast te stellen

We hebben geen hospotmonitor vastgesteld maar informatie met historische waarde wordt al wel bewaard bijv. franse herdenking

Het proces is verbeterd. De verklaring van vernietiging wordt nu ook ondertekend door de archivaris van het Zeeuws Archief.

Achterstand 2020 t/m 2024: - 2020 is momenteel afgerond - 2021 is momenteel afgerond - 2022 is uitgezet naar de afdeling voor akkoord

Inventarissen zijn opgesteld voor 1990 t/m 1999 en 2000 t/m 2014 d.m.v. inhuur en is eind september 2024 afgerond. Team informatiebeheer doen de materiële bewerking en daarna overbrenging aan het Zeeuws Archief. We zijn in gesprek met het Zeeuws archief om de aanvullende archieven van voor 1989 over te brengen.

Aanpak op hoofdlijnen

Geef aan hoe je het doel(en) bereikt

Overleg Informatiebeheer Bevelandse gemeenten

In overleg met het Zeeuws Archief

Gezamenlijk met deelnemers van bijv. RUD en Informatiebeheer Bevelandse gemeenten voor GR P&O. Ligt aan het DVO met wie.

Datum aanbeveling archivaris Vul datum waarop de aanbeveling is toegekend

Betrokkenen

Start activiteit

Functies benoemen: -verantwoordelijke -uitvoerende

Adviseurs Q1 2026 Informatiebeheer Bevelandse gemeenten Adviseur Q3 2026 informatiebeheer, Zeeuws Archief Adviseur Q1 2025 informatiebeheer en betrokkenen DVO

Wekelijks worden hiervoor werkzaamheden uitgevoerd door het team Informatiebeheer.

Informatiebeheer

Q1 2025

We werken stapsgewijs om de achterstand in te halen. De verwachting is dat de achterstand in 2025 grotendeeld ingehaald kan worden.

Informatiebeheer

Q1 2025

Continu in overleg met MT

Adviseur informatiebeheer, Afdelingshoofd/MT

Q1 2025

Logging is opgevraagd bij de bode

Adviseur Informatiebeheer, Bode n.v.t.

Q3 2026

n.v.t.

Elke week overleg met projectgroep M365 met Bevelandse gemeenten en het Zeeuws Archief voor migratieplan M365. Inmiddels wordt het MT hierbij ook frequent betrokken.

Bevelandse Q4 2024 gemeenten: Adviseur informatiebeheer, adviseur informatievoorzienin g, Ciso, communicatie, ICT, projectleiders en Zeeuws Archief, MT

Het DVO ligt klaar ter ondertekening en wordt ondertekend door de Kapelse burgemeester en de directeur van het Zeeuws Archief

Adviseur Informatiebeheer, Afdelingshoofd, Burgemeester, Zeeuws Archief Adviseur informatibeheer

Q1 2025

Overleg Informatiebeheer Bevelandse gemeenten

Adviseurs Informatiebeheer Bevelandse gemeenten

Q1 2026

Met de Informatiebeheer Bevelandse gemeenten wordt dit document gezamenlijk opgesteld zodat het direct bij de aanbesteding meegenomen wordt.

Adviseurs Informatiebeheer Bevelandse gemeenten Informatiebeheer

Q1 2025

Adviseurs Informatiebeheer Bevelandse gemeenten CiSO, FG en PO gemeente Kapelle, Adviseurs Informatiebeheer Bevelandse gemeenten

Q2 2026

Calamiteitenplan bespreken met Adviseur Facilitaire zaken.

Informatiebeheer checkt elke week de afgehandelde zaken. Ook worden de registraties van de medewerkers van 6 dagen terug gecontroleerd en contact opgenomen met de medewerker voor evt. wijzigingen bijv. zaaktype, gehopt, mail en bijlagen apart e.d. Dit wordt opgepakt bij het overleg Informatiebeheer Bevelandse gemeenten

Overleg Informatie & Data en Informatiebeheer en overleg Informatiebeheer Bevelandse gemeenten.

Q2 2026

Q1 2025

Q2 2026

Gezamenlijk met Informatiebeheer Bevelandse gemeenten geprobeerd om onze huidige mulifunctional aan te laten passen, maar vanwege de nieuwe aanbesteding uitgesteld. Nu voor de aanbesteding in 2026 geprobeerd om de eisen op te laten nemen in pve maar volgens leveranciers van multifunctionals is het niet mogelijk om aan de eisen van HIP (metamorfoze light) te voldoen. Advies gevraagd aan het Zeeuws Archief en contact gelegd met andere overheden hoe zij dit doen. Aan de hand hiervan beslist dat we zelf een scanner aan gaan schaffen voor afdeling Informatiebeheer.

Adviseur informatiebeheer

Overleg Informatiebeheer Bevelandse gemeenten en Zeeuws Archief

Adviseur Q1 2025 informatiebeheers Bevelandse gemeenten, Zeeuws Archief Informatiebeheer Q1 2026

Medeweker IV heeft als eindopdracht van de cursus hotspotmonitor als onderwerp. We hopen dat dit een start is hier een begin mee te maken.

Q1 2025

Verbetering vernietigingsproces applicatie Jeugd is nog niet opgepakt i.v.m. capaciteit. Ook wordt er opnieuw aanbesteed en heeft archivering de aandacht bij plan van eisen. We pakken dit samen op met de Bevelandse gemeenten.

Adviseur informatiebeheers Bevelandse gemeenten

Q1 2026

2022 is uitgezet naar de afdelingen voor akkoord

Informatiebeheer

Q1 2025

Wekelijks worden hiervoor werkzaamheden uitgevoerd door het team Informatiebeheer.

Informatiebeheer

Q1 2025

Geplande Voortgang in % realisatie activiteit Wanneer 25 moet het doel bereikt zijn?

Q4 2026

Q4 2026

Q4 2025

Realisatie activiteit 50

75

100 Wanneer is het doel daadwerkelijk bereikt?

Q4 2026

Q4 2025

Q4 2026

Q4 2026

Q2 2026

Q2 2026

Q4 2026

Q4 2026

Q4 2026

Q4 2025

Q4 2026

Eventueel korte toelichting of status voortgang

RUD wordt 2025 afgerond. Momenteel zijn we bezig met DVO P&O van de GR.

Afhankelijk of er budget is of we de geplande realisatie halen.

Na bijwerken achterstand overdragen aan informatiemedewerker