E.53 D25.333224 1 - Besluit

Besluit B&W

Zaakkenmerk / Documentkenmerk Onderwerp Afdeling Steller

Z24.020170 / D25.333224 Verbeterplan Archief en Informatiebeheer 2025 gemeente Kapelle op basis van Interbestuurlijk toezicht provincie Zeeland 2023-2027 Middelen Koole, Linda

Portefeuillehouder

C.G. Jansen op de Haar

Besloten in de vergadering van

College d.d. 08 jul 2025

Besluit

Akkoord (Ongewijzigd besloten)

Toelichting besluit Samenvatting

Besluit

In 2024 heeft Provincie Zeeland voor het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) op het domein Archief- en Informatiebeheer een nulmeting laten uitvoeren door DocFactory bij alle Zeeuwse gemeenten, het Waterschap en het Zeeuws Archief. Op basis van deze nulmeting is per toezichtontvanger een specifiek rapport met aanbevelingen opgesteld, zie bijlage "DocFactory definitief verslag audit" (D25.324072). Op basis van het rapport van DocFactory dienen we voor het IBT voor het jaar 2025 een verbeterplan in te dienen, zie bijlage "Verbeterplan 2025" (D25.332854),. Dit verbeterplan wordt gebruikt om het toezicht binnen het domein Archief en Informatie te verbeteren en vorm te geven.

Het college besluit: 1. Het verbeterplan Archief en Informatiebeheer 2025 Gemeente Kapelle vast te stellen; 2. De raad hierover schriftelijk te informeren.

Inleiding

Een van de wettelijke taken van de Provincie is het houden van toezicht op de uitvoering van een aantal medebewindstaken door lokale overheden, dit noemen we het Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Het IBT heeft als doel bij te dragen aan de verbetering van de

kwaliteit van de taakuitvoering door lokale overheden. Ingrijpen gebeurt alleen wanneer wettelijke medebewindstaken niet correct worden uitgevoerd of besluiten in strijd zijn met het algemeen belang of recht. Het IBT wordt uitgevoerd vanuit het streven naar een evenwichtige balans tussen toezicht houden & adviseren en tussen leren & corrigeren. In 2023 heeft de Provincie Zeeland het beleidskader Generiek interbestuurlijk toezicht 2023-2027 (IBT) vastgesteld. Dit beleidskader beschrijft de hoofdlijnen van het toezicht en de beoordelingsmethodiek. Jaarlijks wordt een Uitvoeringsagenda IBT vastgesteld, zie bijlage "uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk toezicht 2025" (D25.324071), waarin wordt beschreven welke informatie dient aangeleverd te worden, wat de relevante wet- en regelgeving is, wat de speciale aandachtspunten zijn voor het IBT in dat jaar en welke beoordelingen (aan de hand van criteria) leiden tot een toezicht met lage, gemiddelde of hoge toezichtintensiteit. Conform de uitvoeringsagenda dient informatie per domein uiterlijk op 15 juli te worden aangeleverd. De beoordeling vindt plaats in de categorieën Goed, Redelijk of Onvoldoende op de domeinen Omgeving, Erfgoed en Archeologie, Archief en Informatie, zoals beschreven in de Uitvoeringsagenda IBT 2024.

Het belang van het toezicht is een goed georganiseerde en betrouwbare informatievoorziening voor transparantie, rechtszekerheid en een effectief openbaar bestuur. Toezicht op het domein Archief en Informatie helpt ervoor te zorgen dat wettelijke verplichtingen worden nageleefd en dat informatie zorgvuldig wordt beheerd. Dit is niet alleen van belang voor een goede taakuitvoering, maar ook om bestuurlijke besluitvorming te kunnen reconstrueren en verantwoording af te leggen. Door te focussen op maatregelen die risico’s zoals informatieverlies en gebrekkige toegankelijkheid voorkomen, draagt de provincie bij aan het versterken van het vertrouwen in de overheid en een toekomstbestendige informatiehuishouding. In 2024 heeft de provincie Zeeland gewerkt aan de doorontwikkeling van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) op het domein Archief en Informatiebeheer door een nulmeting te laten uitvoeren door DocFactory bij alle Zeeuwse gemeenten, het Waterschap en het Zeeuws Archief. Er is bewust gekozen voor een nulmeting omdat er een duidelijk beginpunt ontbrak waarmee de organisaties onderling konden worden vergeleken en beoordeeld. Hierbij is onderzocht in hoeverre KPI rapportages en bijbehorende beschrijvingen aanwezig waren bij de organisaties.

Op basis van deze nulmeting is per toezichtontvanger een specifiek rapport met aanbevelingen opgesteld, zie bijlage "DocFactory definitief verslag audit" (D25.324072). De resultaten worden gebruikt om het toezicht binnen het domein te verbeteren en vorm te geven. Hieronder vindt u de belangrijkste punten uit de managementsamenvatting van het rapport: • Gemeente Kapelle heeft een solide basis voor archiefbeheer door gebruik te maken van de iNavigator voor het zaaksysteem en vak applicaties.

• Er is een handboek informatiebeheer dat als uitgangspunt voor een kwaliteitssysteem en metagegevensschema kan dienen • Zorgpunt is de personele bezetting bij Informatiebeheer en dit heeft impact op het op orde brengen van de informatiehuishouding en lopende projecten • Technische inrichting en handboek vervanging voldoen niet aan de vereisten • Achterstanden papieren en digitale vernietiging Op basis van de onderzoekresultaten in het rapport van DocFactory is de Provincie Zeeland tot de conclusie gekomen dat de informatiehuishouding van Gemeente Kapelle “onvoldoende” op orde is, zie bijlage "Interbestuurlijk toezicht beoordeling gemeente Kapelle" (D25.324070). N.a.v. het rapport nulmeting van DocFactory dienen we voor het toezichtsjaar 2025 van de Provincie Zeeland een verbeterplan op te stellen, zie bijlage "Verbeterplan 2025" (D25.332854), waarin risicovolle thema’s worden genoemd met bijbehorende acties. Het verbeterplan is van belang voor het reflecteren op de eigen informatiehuishouding en om de risicovolle thema’s in kaart te brengen binnen de beschikbare capaciteit.

Relatie met strategisch beleid

Geen bijzonderheden.

Participatie

Geen bijzonderheden.

Argumenten

1.1 Dit verbeterplan met acties zorgt ervoor dat we weer voldoen aan het interbestuurlijk toezicht van de Provincie. Voor het toezichtsjaar IBT 2025 van Provincie Zeeland is een verbeterplan opgesteld op basis van de aanbevelingen uit het rapport van DocFactory nulmeting IBT 2024. De actie voor 2025 is om dit verbeterplan vast te stellen en te gebruiken voor verder toezicht en in gesprek gaan met de Provincie Zeeland. Een voorbeeld van de acties zijn: de achterstanden voor vernietiging en overbrenging bij te werken en aansluiting e-depot. 2.1 Voor het toezichtsjaar IBT 2025 van Provincie Zeeland dient het verbeterplan met daarin verbeteracties met de gemeenteraad te worden gedeeld. De provincie adviseert om in het kader van de horizontale verantwoording het verbeterplan te delen met de gemeenteraad.

Mogelijke risico's

Het onvoldoende op orde zijn van de informatiehuishouding brengt risico's met zich mee voor een gemeente. Gemeenten hebben een

wettelijke taak om zorgvuldig om te gaan met informatie, omdat ze een belangrijke rol spelen in het waarborgen van transparantie, dienstverlening en verantwoording naar burgers en andere stakeholders. Hieronder worden de belangrijkste risico's beschreven: • Verminderde dienstverlening: Burgers kunnen langer moeten wachten op antwoorden of diensten doordat informatie niet snel toegankelijk is. • Risico op datalekken: Onvoldoende beveiliging van gegevens kan leiden tot datalekken, wat de gemeente schade kan toebrengen. • Niet voldoen aan wetgeving: zoals de WOO, de Archiefwet en de AVG. Dit kan leiden tot boetes, sancties, reputatieschade of juridische procedures. • Verlies van vertrouwen: Burgers en andere belanghebbenden kunnen het vertrouwen in de gemeente verliezen. • Inefficiëntie: Medewerkers besteden meer tijd aan het zoeken naar informatie, wat de efficiëntie verlaagt. • Verlies van historische en beleidsinformatie: Slechte archivering kan leiden tot het verlies van waardevolle historische informatie of beleidsstukken. Hoewel de resultaten van het IBT onderzoek aangeven dat er verbeterpunten zijn, zijn wij van mening dat dit meer te maken heeft met de specifieke methode van toetsing dan met de kwaliteit van het werk. We zien het verbeterplan als een waardevolle kans om onze aanpak beter af te stemmen op de eisen van het IBT.

Financien

Geen bijzonderheden.

Communicatie

Het verbeterplan kan leiden tot persvragen en het is aan de portefeuillehouder om samen met communicatie hier inhoudelijk op te reageren.

Vervolg

Het verbeterplan wordt door de Provincie Zeeland gebruikt om de balans op te maken en te kijken welke verbeterpunten zijn opgepakt of minder goed zijn gegaan. Hierdoor kan het toezicht vanuit Provincie Zeeland binnen domein Archief en Informatiebeheer verbeterd worden en vorm worden gegeven. We delen het verbeterplan met de gemeenteraad via de LIS.