E.46 Opvolging aanbevelingen subsidieonderzoek

AAN

Aan het college van Burgemeester en Wethouders van Kapelle door tussenkomst van de raadsgriffier en in afschrift aan de gemeenteraad

Onderwerp Opvolging aanbevelingen Rekenkamer 3 mei 2024 Geacht college, De rekenkamer heeft in oktober 2019 het rapport “Helpt het subsidiebeleid om de doelen te bereiken?” uitgebracht van onderzoek naar het subsidiebeleid en subsidieverlening in de gemeente Kapelle. Op 26 januari 2021 heeft de raad besloten om: 1. Aanbevelingen 1B, 1C, 2A, 2D en 2E over te nemen, rekening houdend met de wederhoorreactie van het college; 2. Een raadswerkgroep evaluatie subsidiebeleid in te stellen met de opdracht de overige aanbevelingen te betrekken bij de evaluatie van het subsidiebeleid. In het raadsadvies1 heeft het college de toezegging gedaan om de in 2020 voorgenomen evaluatie van het subsidiebeleid te starten en de overige aanbevelingen hierbij te betrekken. Door het college zal de werkgroep worden betrokken bij de voorbereiding van het plan van aanpak en bij de evaluatie van het subsidiebeleid. De rekenkamer onderzoekt nu hoe het college is omgegaan met de opvolging van de aanbevelingen uit het subsidie-onderzoek. Wij vernemen graag per aanbeveling op welke wijze en per welke datum de aanbeveling is geïmplementeerd. Tevens verzoeken wij de onderliggende documenten m.b.t. de implementatie te overleggen.

1

Zaaknummer Z19.000744; documentnummer D20.242034

De aanbevelingen in het onderzoeksrapport zijn voor de volledigheid opgenomen als bijlage bij dit schrijven. Uw reactie zien we graag voor 1 juni 2024 tegemoet, bij voorbaat dank daarvoor. Hoogachtend,

ir. S.M. Hoven Voorzitter rekenkamer Kapelle

Bijlage: Aanbevelingen uit rapport “Helpt het subsidiebeleid om de doelen te bereiken?”

Bijlage Aanbevelingen Aanbevelingen 1. Evalueer de ASV en de bijbehorende regelgeving a. Zoals bij de vaststelling van de ASV 2018 en de daarbij behorende beleidsregels is bepaald dient in 2020 een evaluatie van (de werking van) het nieuwe subsidiebeleid te worden uitgevoerd. Bij de (interne) evaluatie bestaat onder andere het voornemen om te beoordelen hoe het beleid uitpakt, wat is betaald en welke aanvragen zijn afgewezen. Wij bevelen aan om hierbij ook de wettelijk verplichte evaluatie, zoals in artikel 4.24 Awb is omschreven, te betrekken. b. Richt het subsidiebeleid op de te bereiken maatschappelijke effecten van de gemeente, met inachtneming van de financiële kaders. Dit betekent dat de financiële kaders opnieuw moeten worden bepaald. Overweeg om dit eens in de vier jaar te doen en in de andere jaren de budgetten te indexeren. De huidige onderbouwing van de subsidies veelal geënt op basis van historie en indexatie. c. Bepaal voor wie de administratieve last moet worden verminderd (gemeente en/of ontvanger) en op welke wijze. d. Pas de koptekst van artikel 22 ASV aan omdat dit artikel betrekking heeft op alle vormen van subsidie tot € 15.000. e. Bepaal bij artikel 24 ASV welke accountantsverklaring gewenst is. 2. Verbeter het subsidieproces en stel maatschappelijke doelen/effecten a.

Wij bevelen aan om integraliteit van beleid door te voeren door de subsidies aan de verschillende instellingen toe te kennen vanuit een overkoepelend beleidskader en daaraan eensluidende doelen en prestaties (output) en resultaten (outcome) te verbinden. Idealiter is er een samenhang in het bouwwerk van visies (waar wil je heen met de gemeente), de daaruit voortvloeiende visies, nota’s en programma’s op de verschillende beleidsterreinen en de instrumenten die je daarbij inzet om je beleidsdoelen te bereiken. Een van de mogelijke instrumenten is subsidie. Dat alles uiteraard zo SMART mogelijk, zodat glashelder is aan welk beleidsdoel een subsidie bijdraagt. b. Wanneer een beleidsnota wordt herzien, voorzie deze dan van de gewenste maatschappelijke effecten met (waar mogelijk) indicatoren. Verwerk dit in de afspraken en beschikkingen met de subsidieontvangers. c. Actualiseer de subsidieregels en maak ze zo SMART mogelijk. Verbind ze zo direct mogelijk met de beleidsdoelen in de beleidsnota’s. d. Stem het jaarlijkse subsidieoverzicht af met de financiële administratie en de begroting. Zorg er voor dat alle betaalde subsidiebedragen in het overzicht worden opgenomen. Betalingen aan gemeenschappelijke regelingen en betalingen wegens inkoop dienen niet in het subsidieoverzicht te worden opgenomen.

e. Stel een intern controleplan op en zorg dat er jaarlijks controle, met een materieel belang van het totale subsidiebedrag, op de subsidieverstrekking wordt uitgevoerd. Ook de juiste en volledige vastlegging in het subsidieoverzicht (Excelbestand) dient als onderwerp van controle te worden aangemerkt. Geef vervolgens uitvoering aan de aanbevelingen dit uit de interne controle naar voren komen. f.

Alle subsidieontvangers, ook die niet in het subsidieprogramma zijn opgenomen, dienen bij de selectie voor de interne controle te worden betrokken.

g. Leg, waar nodig, de werkprocessen binnen de gemeente expliciet vast.

3. Verbeter de informatievoorziening aan de gemeenteraad Om de raad in staat te stellen inhoud te geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol, dient de informatievoorziening te verbeteren. a. De verbeterde informatievoorziening dient te worden aangevuld met het meer en actief betrekken van de gemeenteraad. Belangrijk is om helder te hebben waarop de raad wil sturen, en hoe dat zich vertaalt in de rapportages die zij ontvangt. Wij bevelen dan ook aan dat de raad dit bij zichzelf nog eens nagaat en aangeeft hoe zij het hebben wil. b. Bundel de aanbieding van het subsidieoverzicht met de jaarlijkse begroting. Hierdoor is direct voor de raadsleden duidelijk wat zij goedkeuren. Ook is dan inzichtelijk welke maximale bedragen aan wie verstrekt zullen gaan worden. c. Het college dient periodiek, conform artikel 4.24 Awb, tenminste eenmaal in de vijf jaar een verslag te publiceren over de doeltreffendheid en de effecten van de verstrekte subsidies. Daarin wordt dan beoordeeld of de gewenste effecten met de subsidieverstrekking worden bereikt (monitorfunctie). Om de resultaten optimaal te kunnen gebruiken moet dit aansluiten op de cyclus van het periodiek herijken van beleidsnota’s.