E.26 brief raden en Staten

Provinciale statenleden Zeeland Gemeenteraadsleden deelnemende gemeenten RUD-Zeeland

ons kenmerk document nr. contactpersoon tel. e-mail verzonden

: : 2025-000032 : W. Jochems : 06-15017015 : w.jochems@rud-Zeeland.nl : 27-03-2025

Terneuzen, 27 maart 2025, Betreft: Uitleg proces besluitvorming Algemeen Bestuur RUD-Zeeland inzake huisvesting en ondersteuning bedrijfsvoeringstaken (PIOFAC)

Geachte Raads- en Statenleden, Zoals u weet is de RUD Zeeland op zoek naar nieuwe huisvesting en ondersteuning op de bedrijfsvoeringstaken Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Administratie en Communicatie (PIOFAC). Op dit moment is – sinds de oprichting in 2014 - deze gemeenschappelijk regeling ondergebracht bij de gemeente Terneuzen. Gemeente Terneuzen heeft de periode van het huurcontract en de ondersteuning eerder verlengd tot 1 januari 2026. Zij heeft daarbij ook aangegeven dat nog een verlenging niet mogelijk is, omdat Terneuzen de ruimte zelf nodig heeft en de RUD ook gaat groeien. Om die reden is het nodig dat de RUD vanaf 1 januari 2026 op een andere wijze ondersteund wordt en elders gehuisvest. In 2023 en 2024 is een verkenning gedaan naar samenwerking en eventuele gezamenlijke huisvesting met GGD en VRZ, maar dat bleek in juli vorig jaar voor de RUD met de opgave om robuust te worden niet haalbaar. Vervolgens is onderzocht of er alternatieven zijn. Hiertoe is aan alle deelnemers van de GR gevraagd om een aanbod te doen om de PIOFACH taken voor de RUD te verzorgen. De Provincie Zeeland bleek de enige deelnemer van de GR die hiertoe bereid was. Daarop is in de AB-vergadering van juli 2024 besloten om aan de Provincie Zeeland te vragen om aanbod te doen voor huisvesting en ondersteuning.

Het was al langer bekend dat de ondersteuning versterkt moest worden om op goede manier invulling te kunnen geven aan de PIOFACH taken. De uitwerking daarvan had meer voeten in de aarde dan verwacht. Het Algemeen Bestuur is in de vergadering van maandag 24 maart 2025 akkoord gegaan met het voorstel om een huurovereenkomst voor 5 jaar in Middelburg aan te gaan en een overeenkomst aangaande ondersteunende taken met Provincie Zeeland eveneens voor 5 jaar. Dit besluit betekent dat de totale kosten stijgen met € 1.836.720 in 2026. Dit komt onder andere doordat er in het kader van robuust worden meer werkplekken moeten worden gerealiseerd en ook meer medewerkers ondersteund moeten worden. Ook zijn de eisen die aan de dienstverlening worden gesteld in de afgelopen 10 jaar significant zwaarder geworden in verband met o.a. informatiebeveiliging, privacy

waarborgen en andere wettelijke eisen. Deze wijzigingen in huisvesting en ondersteuning leiden tot structurele meerkosten voor alle deelnemers (de 13 Zeeuwse gemeenten en de provincie Zeeland). Deze worden verwerkt in de begroting van de RUD Zeeland voor 2026. Het aanbod van de Provincie is conform planning en afspraak opgeleverd en geagendeerd in de AB vergadering van 27 januari. In die vergadering is geen besluit genomen omdat er verduidelijkende vragen zijn gesteld. Vervolgens kwam het besluit op 24 maart opnieuw aan de orde. Gezien de financiële impact van dit besluit was een zienswijze procedure langs raden en staten benodigd, maar dat was niet meer mogelijk omdat de Provincie in april aan de slag moet met het voorbereiden (denk aan regelen van contracten en aanbestedingen) om de ondersteuning vanaf 1 januari te garanderen. Het was een worsteling voor alle bestuurders van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Zeeland om zonder zienswijzeprocedure een dergelijk besluit te moeten nemen. Het belang van de continuïteit van de dienst en de zorg voor de medewerkers heeft het AB doen besluiten dit voorstel aan te nemen zonder zienswijze procedure. Wat hierbij ook een rol speelde was de positieve zienswijze van de begeleidingscommissie.

Ook vanuit juridisch perspectief kunnen deze besluiten door het AB en DB rechtmatig genomen worden Als Dagelijks Bestuur en directie betreuren wij de wijze waarop het proces is verlopen en de positie waarin bestuurders en volksvertegenwoordiging zijn gebracht. Het traject van huisvesting en ondersteuning hadden we eerder moeten starten (parallel aan verkenning samenwerking GGD/VRZ). Dan hadden we impact en meerkosten eerder in beeld gehad, zodat een reguliere procedure gevolgd had kunnen worden. In de bij deze brief gevoegde bijlage kunt u meer lezen over de ontstaansgeschiedenis van de RUD Zeeland en de belangrijkste AB besluiten in de afgelopen 10 jaar. Het Dagelijks Bestuur en directie willen benadrukken dat we vanuit het belang van een schoon en veilig zeeland hebben gehandeld.

Hoogachtend,

Namens Dagelijks Bestuur en directie RUD-Zeeland,

J.G. Smit Voorzitter