E.11 20250131 Raadsinformatiebrief voortgang Basis op Orde ABGGD JGae SSuij

Uw kenmerk

:-

Uw brief van

:-

Ons kenmerk

: 20250131/SdL/JGae

Datum

: 31 januari 2025

Onderwerp

: Voortgang Basis op orde GGD Zeeland 2024

Aan de gemeenteraadsleden van de 13 Zeeuwse gemeenten

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij willen wij u informeren over de voortgang van de implementatie van het traject ‘Basis op Orde’ binnen GGD Zeeland. In december 2022 heeft het Algemeen Bestuur (AB) van de GGD ingestemd met het voorstel (1e begrotingswijziging 2023) om de basis van de GGD op orde te brengen. Bij dit besluit is tevens afgesproken om het AB en de gemeenteraden periodiek te informeren over de implementatie hiervan. Het AB van de GGD heeft op 13 december 2024 de Tussenevaluatie Basis op Orde behandeld. Op basis hiervan ontvangt uw raad op verzoek van het AB de voorliggende voortgangsbrief, waarmee we u op hoofdlijnen informeren, ook op basis van de voortgangsrapportage 2024 Basis op Orde. Tussenevaluatie Basis op Orde De scope van de Basis op Orde omvat het versterken van organisatiebrede bedrijfsvoeringsprocessen en de primaire uitvoeringstaken die vallen onder de afdeling Algemene Gezondheidszorg (AGZ). Op basis van diverse onderzoeken en analyses is een voorstel gedaan om te investeren in structurele capaciteitsuitbreiding en materiële posten. Het traject heeft als doel de kernactiviteiten van de GGD te versterken tot een duurzaam basisniveau. In het voorstel was een externe tussenevaluatie opgenomen, die plaats moest vinden in Q3 2024 met een rapportage aan het AB in Q4 2024.

Lysias advies heeft de opdracht tot de uitvoering van de tussenevaluatie Basis op Orde aangenomen en uitgevoerd. De evaluatie moet inzicht geven in de voortgang van: 1. De uitvoering van de Basis op Orde; 2. Het verminderen van de bestuurlijke risico’s; gespecificeerd naar de volgende onderwerpen: a. Primair proces: worden de wettelijke taken tijdig en goed uitgevoerd? b. Bedrijfsvoering: voldoet de GGD aan de wettelijke vereisten? c. Goed werkgeverschap: is het GGD-personeel gemotiveerd en voldoende gekwalificeerd? d. Financieel: is de financiële positie van de GGD voldoende?

Lysias heeft gesprekken gevoerd met GGD-medewerkers, MT-leden en leden van het DB en een documentenanalyse uitgevoerd. Hun bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn beschreven in hun bestuurlijke notitie van 22 november, zie bijlage 1. De conclusies van Lysias luiden in het kort als volgt:

1. De organisatie gaat vooruit en moet haar cadans nog vinden. Er is voortvarend gestart met het uitbreiden van de benodigde capaciteit (ruim 75% behaald), het ontwikkelen van harde sturingsinstrumenten en de overgang van zelfsturing naar lijnorganisatie als sturingsprincipe is als basis ingericht. De GGD maakt vaart en geeft invulling aan de verwachtingen van Basis op Orde.

2. Voortgang op het verminderen van de bestuurlijke risico’s a. Primair proces: Worden de wettelijke taken tijdig en goed uitgevoerd? Door de uitbreiding van de AGZ-capaciteit is de kwaliteit van de uitvoering verbeterd. Het is goed om op te merken dat de GGD Zeeland een smalle basis heeft qua capaciteit. Zeeland telt relatief weinig inwoners en bedient een groot verzorgingsgebied. b. Bedrijfsvoering: voldoet de GGD aan de wettelijke vereisten? Het risico is gedeeltelijk onder controle gebracht. De organisatie heeft het leidinggevend kader versterkt, een proces ingericht voor klachtenafhandeling en gewerkt aan het invullen van een aantal wettelijke taken, zoals de Arbowetgeving en informatieveiligheid. Momenteel voldoet de organisatie nog niet aan de eisen van Archiefwet en Woo. De GGD heeft er voor gekozen de prioriteit te leggen bij andere verbetermaatregelen, omdat het niet mogelijk is alle maatregelen in korte tijd te implementeren. c. Goed werkgeverschap: is het GGD-personeel gemotiveerd en voldoende gekwalificeerd? De GGD is erin geslaagd een groot deel van de capaciteitsopgave te realiseren, waardoor de druk op taakuitvoering is verminderd. Ook het werken volgens de principes van een lijnorganisatie dragen hieraan bij. Medewerkers ervaren meer aandacht voor structuur. Het langer ‘binden en boeien’ vormt nog steeds een uitdaging.

Met de extra capaciteit en het inrichten van lijnsturing in plaats van zelforganisatie zijn belangrijke stappen in Basis op Orde gezet. Het is belangrijk ons te realiseren dat de cultuurverandering die deze transitie van sturingsfilosofie vraagt niet in dit tijdsbestek gerealiseerd kan worden. d. Financieel: is de financiële positie van de GGD voldoende? Het jaarresultaat van 2023 was positief en de algemene reserve is op orde gebracht. Daarnaast is een bestemmingsreserve aangemaakt voor de Basis op Orde. Ook is de P&C-cyclus uitgebreid en wordt gewerkt aan verdere verbetering hiervan. Dergelijke inspanningen dragen bij aan het verminderen van de financiële kwetsbaarheid van de GGD.

2

De voortgangsrapportage Q3/Q4 2024 Basis op Orde bevestigt bovenstaand beeld. Besluitvorming over het resultaatvoorstel 2023 heeft plaats gevonden in het AB in oktober 2024. Het AB heeft besloten een bestemmingsreserve voor Basis op Orde 2025 te vormen. Lysias formuleert ook een aantal aanbevelingen, waaronder het doorontwikkelen van de ingezette koers met Basis op Orde, waardoor de lijnorganisatie ook daadwerkelijk meer toegerust is om de taken van de GGD uit te voeren. Lysias beveelt aan de uitvoering in de resterende tijd van Basis op Orde met focus te organiseren. Tenslotte raadt ze ons aan de voortgangsrapportages aan te passen van de huidige instrumentele rapportage naar een rapportage met focus op bestuurlijke informatie. De rapportage geeft op deze wijze een beeld van de investering in de Basis op Orde waarin duidelijk wordt op welke wijze Basis op Orde effectiever kan bijdragen aan een robuuste, financieel gezonde en toekomstbestendige organisatie die een actieve bijdrage levert aan de wettelijke en maatschappelijke Zeeuwse opgave voor de GGD Zeeland. De aanbevelingen over de rapportage nemen we ter harte. Voor de uitwerking van de andere aanbevelingen volgt in april 2025 een plan van aanpak, dat wordt voorgelegd aan het AB. De middelen voor de uitvoering van dit plan van aanpak worden onttrokken aan de eerder benoemde bestemmingsreserve Basis op Orde 2025.

Het algemeen bestuur van GGD Zeeland, namens dezen,

Voorzitter

Secretaris

S.G.P Suij

J. Gaemers

Bijlage: - Bestuurlijke notitie Lysias Tussenevaluatie Basis op Orde november 2024

3