B.9 Raadsinformatiebericht Samenwerking en huisvesting GGD RUD VRZ

Raadsinformatiebericht Toelichting adviesrapport traject samenwerking en huisvesting GGD, RUD en VRZ

Beste leden van de gemeenteraden en Provinciale Staten, Hierbij ontvangt u een raadsinformatiebericht over de ontwikkelingen in de samenwerking tussen GGD Zeeland, RUD Zeeland en Veiligheidsregio Zeeland. In januari en februari hebben wij u hierover geïnformeerd met een raadsinformatiebrief en een webinar. Graag brengen wij u met deze brief op de hoogte van de stand van zaken en informeren wij u over het vervolgtraject. Op 1 juli en 5 juli bespreken de algemeen besturen van respectievelijk RUD Zeeland, GGD Zeeland en Veiligheidsregio Zeeland de resultaten van het project Samenwerking en verkenning gezamenlijke huisvesting GGD, RUD en VRZ. De stukken voor deze vergaderingen zijn openbaar. Om te zorgen voor gelijktijdige informatievoorziening, ontvangt u van ons nu rechtstreeks het adviesrapport en deze raadsinformatiebrief met Q&A. Voor de volledigheid vindt u in de bijlagen ook de raadsinformatiebrief van januari 2024. Hierin staat uitgebreid de voorgeschiedenis van dit traject beschreven. Uitvoering traject tot nu toe In september 2023 gaven de dagelijks besturen van GGD, RUD en VRZ de directeuren de opdracht tot: 1. Het opstellen van een inhoudelijke samenwerkingsagenda; 2. Het opstellen van een agenda voor gemeenschappelijke bedrijfsvoering(staken); 3. Het uitvoeren van een gezamenlijke gebiedsverkenning voor huisvesting in Goes-West; 4.

Het inrichten van de beschikbare ruimte in het pand van VRZ in Middelburg (Segeerssingel 10) als (tijdelijke) gemeenschappelijke ontmoetings-/werk-/overlegruimte. Voor de uitvoering van opdrachten 1 t/m 3 heeft projectleider Jac Rooijmans in de voorbijgaande periode veel uitgezocht, gesprekken gevoerd en op basis daarvan een adviesrapport geschreven over de mogelijkheden voor verdere samenwerking en gezamenlijke huisvesting. Ook heeft gedurende het traject regelmatig afstemming plaatsgevonden met de ondernemingsraden van de drie organisaties en de ambtelijke en bestuurlijke vertegenwoordigers van de Zeeuwse gemeenten en provincie Zeeland. Het adviesrapport is opgeleverd aan

de algemeen besturen van RUD, GGD en VRZ [omdraaien gelet op de volgorde van de bijeenkomsten] en wordt besproken op respectievelijk 1 en 5 juli. Opdracht 4 is in april afgerond. In de ruimte van de voormalige meldkamer in het kantoorpand van VRZ aan de Segeerssingel in Middelburg is een samenwerkingsruimte gerealiseerd. Conclusies adviesrapport De Moe(T)d tot Samenwerken Projectleider Jac Rooijmans start zijn rapport met een terugblik op de lange geschiedenis van dit traject. Hij heeft voor zijn adviesrapport vele gesprekken gevoerd met bestuurders en overige betrokkenen. In zijn onderzoek heeft hij ook eerdere (externe) rapporten en onderzoeken uit de periode 2016-2023 geïnventariseerd. Zijn conclusie is dat veelvuldig is nagedacht over samenwerking en dat de voordelen ervan door velen worden gezien. Toch concludeert hij dat dit nog niet heeft geleid tot werkbare besluitvorming, terwijl de urgentie wel wordt gevoeld. In het adviesrapport trekt projectleider Jac Rooijmans de volgende conclusies over de drie onderwerpen.

1. Inhoudelijke samenwerkingsagenda Voorgesteld wordt om de inhoudelijke samenwerkingsagenda van GGD, RUD en VRZ voor de komende vijf jaar vast te stellen conform bijlage 1 van het adviesrapport. Dit biedt voordeel voor inwoners, ondernemers en overheden in Zeeland.

2. Agenda voor gemeenschappelijke bedrijfsvoering Het advies is om bedrijfsvoering van GGD en VRZ samen te voegen in de vorm van ‘institutionele integratie’. Dit samenwerkingsmodel betekent één nieuwe, samengevoegde gemeenschappelijke regeling waarvan de organisaties onderdeel zijn met één Algemeen Bestuur. Doordat wordt toegewerkt naar één gemeenschappelijke regeling vermindert de bestuurlijke druk en versterkt de grip op de gemeenschappelijke regelingen. Het advies is de RUD niet te betrekken bij de samenvoeging, zolang het proces tot de vorming van een robuuste RUD nog loopt. Dit maakt de samenvoeging te kwetsbaar en is ook voor de RUD een te risicovol scenario. Een tweede optie die wordt genoemd is het inbestedingsmodel.

3. Gezamenlijke gebiedsverkenning Goes-West Geconcludeerd wordt dat de locatie Goes-West in meerdere opzichten een geschikte locatie is. Het advies ten aanzien van de gezamenlijke gebiedsverkenning is om op de locatie in Goes-West te kiezen voor het totale scenario 1 zonder de RUD. Hierbij ervan uitgaande dat een andere partij de

bedrijfsvoering van de RUD op zich neemt, inclusief huisvesting. Mocht deze andere partij bedrijfsvoering zonder huisvesting bieden, kan het scenario ontstaan dat de RUD wel wordt gehuisvest in Goes-West. Reflectie directies op adviesrapport De Moe(T)d tot Samenwerken De directeuren van GGD, RUD en VRZ onderschrijven de conclusies van het adviesrapport. De discussie over samenwerken is niet nieuw. Inhoudelijk dienen de organisaties eenzelfde publiek doel voor een gezond, schoon en veilig Zeeland. Een krachtige bedrijfsvoering is daarnaast van niet te onderschatten waarde voor kwaliteit en efficiency in het primaire proces. De kwetsbaarheid van de relatief kleine organisaties, in een omgeving met steeds toenemende eisen, wordt dagelijks ervaren. Samenwerking is noodzakelijk om in de toekomst op efficiënte wijze te kunnen blijven voldoen aan wat van de organisaties wordt verwacht. Het biedt een duidelijke meerwaarde voor de burgers, medewerkers en bestuurders van betrokken organisaties. Het zal leiden tot betere dienstverlening, meer publieke waarde en een sterkere Zeeuwse overheid. Daarom spreken de directies de wens uit dat een besluit wordt genomen over de onderwerpen samenwerken en huisvesting, zodat de organisaties zich kunnen richten op de toekomst.

Zienswijze ondernemingsraden De ondernemingsraden van GGD, RUD en VRZ hebben een gezamenlijke zienswijze gestuurd aan de directies van de organisaties. Inhoudelijk zijn zij het eens met het adviesrapport. Daarnaast doen ook de gezamenlijke ondernemingsraden het dringende verzoek om een besluit te nemen. Zij geven aan dat de organisaties een besluit verdienen dat richting geeft aan waar de organisaties op de korte termijn naartoe gaan. Verder vinden de drie ondernemingsraden het belangrijk dat de communicatie en participatie naar alle medewerkers tegelijkertijd en transparant plaatsvinden, met name waar het gaat over de personele gevolgen. Besluitvorming Op 18 april jl. hebben de gezamenlijke DB-en kennisgenomen van het rapport ‘De Moe(T)d samenwerken’ van projectleider Jac Rooijmans en van de visie van de directeuren daarop. De DB-en onderschrijven op hoofdlijnen de visie van de directeuren en zien het eindadvies nadrukkelijk als een kans om de samenwerking in Zeeland te intensiveren. Volgend uit de conclusies van het adviesrapport, zijn de gevraagde beslispunten voor de RUD afwijkend ten opzichte van de beslispunten voor GGD en VRZ. Hieronder wordt dit uitgesplitst weergegeven. GGD en VRZ De algemeen besturen GGD en VRZ worden gevraagd:

1. In te stemmen met de voorgestelde inhoudelijke samenwerkingsagenda GGD, RUD en VRZ voor de komende vijf jaar (2024-2029) conform bijlage 1 van het adviesrapport. Hierbij moet aandacht zijn voor een jaarlijkse planning, goede voortgangsbewaking en sturing op resultaat. 2. In te stemmen met het samenvoegen van de bedrijfsvoering van GGD en VRZ vanuit het principe ‘gezamenlijk tenzij…’, met gebruikmaking van de bouwstenen van bijlage 3 van het adviesrapport. De directies van GGD en VRZ krijgen de opdracht hiervoor een implementatieplan uit te werken. Dit implementatieplan, inclusief monitoringsmomenten, wordt in april 2025 ter besluitvorming voorgelegd aan de algemeen besturen. Daarnaast worden de directies van GGD en VRZ gevraagd een voorstel voor de governance uit te werken, in zorgvuldige samenspraak met de besturen en ambtelijk adviseurs van de gemeenten, en dit voorstel op te leveren in april 2025 aan de algemeen besturen. 3. In te stemmen met de keuze voor Goes-West als locatie voor gezamenlijke huisvesting van GGD en VRZ. Voor de RUD is het nu niet realistisch om aan te haken bij de locatie Goes-West. Bij de uitwerking van de gezamenlijke huisvesting wordt, voor zover mogelijk, ermee rekening gehouden dat de RUD op termijn alsnog kan aanhaken.

Zoals in het adviesrapport is geformuleerd heeft samenwerking met GGD en VRZ voor bedrijfsvoering en huisvesting op termijn ook voor de RUD synergievoordelen. Concreet wordt gevraagd om: a. De directies van GGD en VRZ opdracht te geven voor de uitwerking van een businesscase. In de huidige fase is een aantal zaken buiten de scope gebleven (bijlage 5 van het adviesrapport). De opdracht is deze verder uit te werken en hierbij financiële deskundigen uit de gemeenten te (blijven) betrekken zodat een helder en volledig (financieel) beeld ontstaat. b. De businesscase in april 2025 ter besluitvorming voor te leggen aan de algemeen besturen. RUD Het algemeen bestuur van RUD Zeeland wordt gevraagd: 1. Het adviesrapport De Moe(T)d tot samenwerken ter kennisname aan te nemen. 2. Conform het adviesrapport in te stemmen met de voorgestelde inhoudelijke samenwerkingsagenda GGD, RUD en VRZ voor de komende vijf jaar (2024-2028) volgens bijlage 1 van het adviesrapport. 3. Conform het adviesrapport momenteel niet verder te participeren in de samenwerking wat betreft gemeenschappelijke bedrijfsvoering.

4. Conform het adviesrapport momenteel niet verder te participeren in de samenwerking wat betreft gezamenlijke gebiedsverkenning locatie GoesWest. Vervolgtraject Wij benadrukken dat de algemeen besturen nog moeten besluiten op de in deze brief opgenomen gevraagde beslispunten. Dit gebeurt op 1 juli voor de RUD en op 5 juli voor de GGD en VRZ. Direct na de zomervakantie vinden informatiebijeenkomsten plaats voor alle raadsleden en Provinciale Staten. In deze bijeenkomsten gaan wij in op de door de algemeen besturen genomen besluiten en de rol van de gemeenteraden en Provinciale Staten in het vervolgtraject. Wij plannen deze bijeenkomsten in afstemming met de griffies. Zodra de exacte data gepland zijn, ontvangt u een uitnodiging. Met vriendelijke groet,

S.G.P. Suij

J.G. Smit

H.J.A. van Merrienboer

Voorzitter Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zeeland

Voorzitter Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland

Voorzitter Veiligheidsregio Zeeland

Bijlage: Q&A traject Samenwerking en huisvesting Samenwerking op inhoud en samenwerking op bedrijfsvoering 1.

Uit eerder onderzoek door bureau Berenschot kwam de aanbeveling de samenwerking tussen de organisaties organisch tot stand te laten komen. Waarom is dit niet voldoende gelukt? Hoewel organisch doorontwikkelen als leidend principe sympathiek klinkt, is het tempo naar een wendbare, schaalbare en krachtige bedrijfsvoering in het huidige tempo te laag. Terugkijkend op de afgelopen jaren zien wij dat: • de geringe bezetting organische doorontwikkeling in de weg staat. De waan van de dag regeert: dringende/actuele vraagstukken van de eigen organisatie krijgen, om begrijpelijke redenen, prioriteit; • door de fysieke afstand tussen de organisaties weegt de winst van samenwerken niet of onvoldoende op tegen de investeringen die daarvoor nodig zijn, zeker in combinatie met de extra energie die nodig is om het te onderhouden; • de bedrijfsvoeringsthema's per organisatie krijgen geen gelijktijdige urgentie/aandacht. Een succesvolle implementatie vraagt om bestuurlijke en organisatorische sturing vanuit gezamenlijk belang. 2. De RUD sluit nu niet aan bij de samenwerking op Bedrijfsvoeringen

gezamenlijke huisvesting, in verband met het eigen vraagstuk omtrent de robuustheid. Bij de GGD loopt het traject Basis op Orde. Waarom wordt gedurende dit traject wél de samenwerking met VRZ verkend? Tussen GGD en VRZ wordt de samenwerking verkend omdat we de kwetsbaarheid willen verminderen en verder oplopende kosten willen dempen. Basis op Orde is een inhaalslag die de GGD nu maakt omdat zowel op primair proces als op bedrijfsvoering en management de afgelopen jaren te sterk was bezuinigd. Bij Basis op Orde is aangegeven dat dit zorgt voor de uitvoering van taken zoals dat van ons verwacht mag worden. Het is echter geen oplossing voor robuustheid op de lange termijn. 3. Gaat de RUD bedrijfsvoering zelfstandig robuust organiseren? De RUD gaat op zoek naar een partner die kan ondersteunen op PIOFACHtaken én passende huisvesting biedt.

4. Waarom wordt niet eerst afgewacht of de RUD een partner kan vinden

voor ondersteuning op PIOFACH-taken én passende huisvesting? De RUD heeft een robuustheidsvraagstuk. Dit proces maakt de samenvoeging erg kwetsbaar. Samenwerken op bedrijfsvoeringstaken levert op dit moment risico’s op voor zowel het succes van de samenwerking als voor de RUD zelf. Uitgangspunt voor de RUD is dat de bedrijfsvoering en huisvesting samengaan. Aanhaken bij het proces van de samenvoeging van de bedrijfsvoering van GGD en VRZ is in dat licht bezien voor RUD niet realistisch: het proces van realisatie hiervan door de GGD en VRZ zal meer tijd in beslag nemen. Niettemin heeft RUD op termijn oog voor de synergievoordelen wat betreft samenwerking met GGD en VRZ in de bedrijfsvoering. Daarom dient er – voor zover mogelijk – rekening mee gehouden te worden dat de RUD op een later moment alsnog deelneemt in deze samenwerking. 5. In het rapport wordt verwezen naar regio's waar gekozen is voor het

samenvoegen van de GGD en veiligheidsregio. Wat valt hierover te concluderen? Diverse regio’s in Nederland hebben besloten tot samenwerking, vaak in verband met de kwetsbaarheid en efficiency (het voorkomen van stijgende kosten). Voor de organisaties geldt dat een sprong voorwaarts nodig is om de kwaliteit op niveau te houden, aan nieuwe wet- en regelgeving te (blijven) voldoen, continuïteit van de ondersteuning te kunnen waarborgen (kwetsbaarheid verminderen), medewerkers behouden en/of aantrekken en stijgende kosten voor gemeenten en provincie te kunnen beperken. Uit de praktijk blijkt dat de verschillende verantwoordelijkheden van de organisaties overeind blijven en goed geborgd zijn. Eigen bestuurders blijven verantwoordelijk. 6. Wordt rekening gehouden de ontwikkelingen rondom IJZ? Omtrent IJZ loopt een governance vraagstuk. Indien IJZ uit de GR GGD stapt, is de robuustheid des te belangrijker. Blijft IJZ binnen de GR GGD dan heeft dit vanwege het relatief kleine aantal medewerkers geen substantiële impact op bedrijfsvoering. IJZ is nu meegenomen in de berekening voor de huisvesting inclusief groeiverwachtingen. Daarnaast zullen er altijd andere ontwikkelingen zijn rondom de GR-en. Wachten op besluitvorming van de een, maakt dat we voor het andere traject niet tot besluitvorming komen.

Huisvesting/ Goes-West 7. Waarom wil VRZ ´warme’ bij ´koude´ functies organiseren? Het organiseren van warm bij koud is een wens van Veiligheidsregio Zeeland en is opgenomen in de huisvestingsvisie, welke door het Algemeen Bestuur is vastgesteld op 13 oktober 2022. Het organiseren van warme functies bij koude functies heeft meerdere voordelen. Allereerst heeft het tot gevolg dat mensen uit de koude organisatie verbonden zijn met de warme organisatie en daardoor goed weten wat de crisisorganisatie nodig heeft. Daarnaast vraagt het zijn van een 24-uurs organisatie nabijheid van ondersteunend personeel, zoals facilitair en ICT. Warm en koud samen betekent ook dat de paraatheid overdag ontlast kan worden (medewerkers bedrijfsvoering die ook vrijwilliger zijn). Dit laatste is voor Zeeland des te belangrijker omdat veel medewerkers in zowel de koude als warme organisatie een rol hebben. 8. Wanneer heeft het AB van de GGD besloten dat ze in Goes willen blijven? Op 7 juli 2023 heeft het AB van de GGD het besluit genomen een tweesporenbeleid te willen volgen: (1) participeren in de door VRZ te entameren gebiedsverkenning Goes-West; (2) zelfstandig op zoek te gaan naar een eigen GGD-pand, hetzij nieuwbouw hetzij huur van een geschikt pand elders in Goes.

Met het oog op centrale ligging, bereikbaarheid met openbaar en eigen vervoer en bereikbaarheid vanuit West-Brabant (groot arbeidspotentieel) is het voor GGD belangrijk in Goes te blijven. 9. Wat is de onderbouwing voor de huisvestingsproblematiek van VRZ? Het is een optelsom van omstandigheden. Het pand aan de Segeerssingel is onder andere onvoldoende toegerust voor de crisisbeheersing (RCC) en het gebouw is moeilijk én slechts tegen hoge kosten toekomstbestendig te maken in termen van duurzaamheid. In Goes-West wordt door gemeente Goes een nieuwe brandweerpost gebouwd. Naast deze kazerne is nog veel ruimte beschikbaar. Nu zowel VRZ als GGD een huisvestingsvraagstuk hebben doet zich de unieke kans voor om gezamenlijk nieuw te bouwen. Zie bijlage 5 bij het adviesrapport 'De Moe(T)d tot Samenwerken' voor de financiële doorrekening op hoofdlijnen. 10. Heeft het financiële consequenties voor de huisvesting als de RUD op dit

onderdeel een eigen spoor gaat bewandelen? De optie GGD en VRZ samen in nieuwbouw Goes-West zonder RUD/DCMR is meegenomen en financieel doorgerekend. De conclusie hiervan is dat ook zonder deelname van de RUD in de nieuwbouw het een

financieel gunstig perspectief is voor zowel GGD als VRZ. Zie bijlage 5 bij het adviesrapport 'De Moe(T)d tot Samenwerken' voor de financiële doorrekening. Bestuursvorm / Governance 11. Wat zijn de consequenties van de oprichting van één GR voor GGD en

VRZ? En wat betekent dit voor gemeenten? Het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur, en in het verlengde daarvan de raden, blijven volledig in positie. Ook blijven de eigen bestuurders verbonden aan de domeinen GGD en VRZ zodat volledige verantwoordelijkheid genomen kan worden en verantwoording afgelegd kan worden. Eén gemeenschappelijke regeling met één algemeen bestuur vermindert de bestuurlijke drukte en versterkt de grip van de gemeenteraden op de gemeenschappelijk regeling. Zo is bijvoorbeeld sprake van één begroting en één jaarrekening. Proces 12. Is het proces omkeerbaar? Het bestuur wil in goed overleg, een zorgvuldig gelopen proces en met een financieel kader richting bepalen. Afspraken over de voortgang worden bewaakt. De randvoorwaarden en monitoring worden als een van de 1e stappen na positieve besluitvorming nader uitgewerkt en bestuurlijk voorgelegd.

Rol raden en colleges/ vervolgtraject 13. Waar vindt besluitvorming plaats? Wat zijn de posities van de DB’s, AB’s,

colleges en raden?

Besluitvorming vindt plaats volgens het gebruikelijke proces. De voorbereiding van de AB-vergaderingen wordt gedaan door de Dagelijks Besturen, in haar rol als agendacommissie. De AB-vergaderingen worden voorbesproken met de ambtelijk adviescommissies en voorbereid in de afzonderlijke colleges. Besluitvorming vindt plaats in de ABvergaderingen van juli 2024. In juli 2024 ligt geen voorstel voor om te komen tot één GR. De Algemeen Besturen wordt een duidelijke richting gevraagd. Afhankelijk van de besluitvorming door de Algemeen Besturen volgt nog een (besluitvormings)traject richting de colleges en raden.