B.3b AB Zienswijzen Archief

AB 08-12-2025 Onderwerp: Overdracht VTH archieftaken De werkgroep stelt voor om het besluit over het mandateren van de archieftaken aan de RUD Zeeland uit te stellen. Het voorstel is om het besluit en de onderliggende stukken in 2026 verder uit te werken, zodat het voorgenomen besluit per 1 januari 2027 in werking kan treden. Aanleiding: Op 14 april 2025 heeft het dagelijks bestuur van de RUD Zeeland ingestemd om het voorstel ‘Overdracht VTH Archieftaken’ en besloten dit ter zienswijzen aan de deelnemers voor te leggen. In de periode daarna zijn de inhoudelijke stukken ambtelijk verder voorbereid en is actief gezocht naar draagvlak bij de deelnemende overheden. Het zienswijzetraject heeft een langere periode in beslag heeft genomen dan verwacht. De laatste zienswijze is in oktober 2025 ontvangen. Uit de ingediende zienswijzen blijkt dat er op verschillende punten kritische kanttekeningen zijn geplaatst bij het voorstel. De werkgroep acht het van belang om deze reacties zorgvuldig en in gezamenlijkheid met de betrokken organisaties te bespreken. De beantwoording van de zienswijzen is hieronder opgenomen. Reden voor uitstel: De belangrijkste reden om het besluit uit te stellen, is de geplande invoering van de nieuwe Archiefwet per 1 juli 2026.

De nieuwe wet introduceert nieuwe begrippen, rollen en verplichtingen die gevolgen hebben voor de juridische onderbouwing en inrichting van de archieftaken. Als het besluit nu al zou worden genomen, zou medio 2026 een herijking noodzakelijk zijn om het voorstel in lijn te brengen met de nieuwe wetgeving. Dat zou leiden tot dubbele ambtelijke en bestuurlijke inspanning, wat onwenselijk is. Daarnaast bevatten de zienswijzen waardevolle aandachtspunten die nader overleg vragen. De werkgroep wil deze opmerkingen benutten om het voorstel in 2026 gedegen en breed gedragen uit te werken, samen met de deelnemende organisaties. Ten slotte speelt binnen de RUD Zeeland momenteel capaciteitsdruk door lopende werving- en selectieprocedures binnen andere organisatieonderdelen. Het nu uitvoeren van het besluit zou de organisatie verder belasten. Uitstel biedt ruimte om in 2026 de noodzakelijke voorbereiding en personele inbedding zorgvuldig te realiseren. Dit uitstel zorgt ervoor dat de besluitvorming zorgvuldig, juridisch juist en organisatorisch haalbaar kan plaatsvinden, met een robuuste basis voor de gezamenlijke uitvoering van de archieftaken binnen Zeeland.

Beantwoording zienswijzen Waarom maakt de archivering van VTH-dossiers geen deel uit van de PIOFAC-taken? (Zienswijzen: Sluis, Terneuzen, Hulst en Veere) De RUD Zeeland vormt in de uitvoering van haar taken twee soorten archieven: • Archieven die ontstaan in het kader van de VTH-taken voor de aangesloten deelnemers. Sinds de oprichting van de RUD Zeeland in 2014 hebben de colleges van Burgemeester en Wethouders en Gedeputeerde Staten VTH-taken aan de RUD gemandateerd. De archieftaken zijn echter niet gemandateerd. De colleges zijn zelf zorgdrager, dat wil zeggen verantwoordelijk, voor de zorg voor deze archieven. Dat maakt géén deel uit van de PIOFAC-taken. Over deze archieven gaat dit voorstel.

• Archieven die ontstaan in het kader van de eigen bedrijfsvoering. Hiervoor is RUD Zeeland zelf zorgdrager. Deze archieven vallen wél onder de PIOFAC-taken en maken onderdeel uit van de bestaande dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de Provincie Zeeland. Over deze archieven gaat dit voorstel dus niet. Indien de Provincie Zeeland de archieftaken binnen de PIOFAC-afspraken zou moeten uitvoeren, dan zou dit een uitbreiding betekenen van de huidige afspraken en dus een nieuw capaciteits- en financieel vraagstuk opleveren. Daarnaast dienen de colleges van de gemeenten de archieftaken dan te mandateren aan de provincie Zeeland, wat neerkomt op de uitvoering van gemeentelijke taken door een provinciale organisatie. Juridisch en bestuurlijk is dit onwenselijk. Waarom is er structureel 3 fte nodig voor de uitvoering van de archieftaken? (Zienswijzen: Sluis, Terneuzen en Hulst) De formatie van 3 fte is de minimale noodzakelijke capaciteit om te voldoen aan de wettelijke archiefverplichtingen. Sinds 2014 zijn structurele archieftaken zoals vernietiging, kwaliteitscontroles, overbrenging en migratie niet uitgevoerd.

De 3 fte worden ingezet voor: • Adviseur informatiebeheer: beleid, borging van wet- en regelgeving, advisering aan colleges en management; • Twee informatiebeheerders: ordening, vernietiging, overbrenging en toegankelijk maken van VTH-dossiers; • Kwaliteitsmedewerker: steekproeven, kwaliteitscontroles en ondersteuning bij juiste dossiervorming. Naast structurele taken is er een forse achterstand (circa 175.000 dossiers zonder vernietiging of kwaliteitscontroles sinds 2014) ontstaan. Deze inhaalslag maakt deel uit van de structurele inzet die geleidelijk opgelost kan worden. Voor de onderbouwing van de benodigde capaciteit is gekeken naar de Omgevingsdienst MiddenHolland (ODMH). Zij hebben een vergelijkbare situatie op soortgelijke wijze ingevuld. Hun ervaringen zijn benut bij de bepaling van de formatie bij RUD Zeeland. • •

ODMH zet 6,4 fte in voor circa 18.000 dossiers en 114.000 documenten (12.500 bedrijven). RUD Zeeland vraagt 3 fte voor circa 175.000 dossiers (9.000 bedrijven).

Hoewel de ODMH ook bedrijfsvoeringarchief doet (wat bij de RUD Zeeland niet aan de orde is), laat dit zien dat de gevraagde formatie zeer beperkt en sober is in verhouding tot de omvang van de archieflast. Er is geen begrotingswijziging toegevoegd aan het voorstel. Onduidelijk is of de financiële consequenties in een aparte begrotingswijziging zouden worden ondergebracht. (Zienswijzen: Sluis, Terneuzen en Hulst) De zienswijzeprocedure is ingezet om commitment van de deelnemers te verkrijgen t.a.v. de besluitvorming om de archieftaken wel of niet over te dragen. De eerste stap is het bepalen van de richting, de tweede het verkrijgen van de middelen. Neem een vergelijking op tussen de urenbesteding die nodig is als de deelnemers zelf deze taken blijven uitvoeren (zoals het tot op heden zou moeten) en de nieuwe situatie. (Zienswijze: Provincie Zeeland)

De colleges van B&W en GS zijn zorgdrager voor de VTH-archieven, maar hebben de archieftaken tot op heden niet uitgevoerd. In de huidige situatie zou iedere deelnemer deze archieftaken dus zelf moeten organiseren, inclusief ordening, vernietiging, kwaliteitsborging, overbrenging en ondersteuning bij Woo-verzoeken. . Daarnaast wordt niet één applicatie door alle deelnemers gebruikt, wat extra technische werkzaamheden oplevert ten opzichte van de nieuwe situatie. Doordat er tot op heden door deelnemers geen archieftaken zijn uitgevoerd, is het niet mogelijk om een betrouwbare indicatie te maken. Daarmee lopen de colleges van de deelnemers risico’s op juridische aansprakelijkheid, financiële schade en imagoschade richting burgers en bedrijven. Het centraal uitvoeren van de archieftaken door de RUD Zeeland zorgt ervoor dat: • versnippering van capaciteit en kennis wordt voorkomen; • kwaliteit en naleving van de Archiefwet uniform geborgd zijn; • er verwachte lagere kosten voor de deelnemers zijn vanwege schaalvoordelen. Instemmen met het advies vooruitlopend op te maken formele en praktische afspraken en er is onvoldoende zicht op de randvoorwaarden voor het uitvoeren van de archieftaken in volledig mandaat door de RUD. (Zienswijzen: Vlissingen en Veere) Na besluitvorming worden praktische afspraken opgesteld over onder meer vernietiging en overbrenging.

Voor het maken van formele afspraken zullen zowel een conceptvoorstel voor de aanvulling op de DVO tussen de RUD Zeeland en de deelnemers als een concept voorstel voor de aanvulling op de mandaatregelingen van de deelnemers toegevoegd worden als bijlage bij het besluit. Er zijn zorgen aangaande de continuïteit van de RUD, daarom is het onduidelijk of het mandateren van de archieftaken aan de RUD de gewenste voordelen zal opleveren. (Zienswijze: Veere) De RUD Zeeland loopt geen risico’s op het gebied van continuïteit. Integendeel, de uitvoering van de archieftaken binnen RUD Zeeland maakt de organisatie robuuster, zorgt voor structurele borging van kwaliteit en ondersteunt deelnemers bij het voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Gemeente Tholen heeft een positieve zienswijze gegeven