B.3 Q&A raadsinformatiebijeenkomsten

Q&A n.a.v. raadsinformatiebijeenkomsten traject samenwerking bedrijfsvoering en huisvesting September/oktober 2024 Vervolgtraject Samenwerken op bedrijfsvoering en gezamenlijke huisvesting 1. Het uitgangspunt was met drie organisaties. Nu is besloten dat de RUD niet meedoet met samenwerken op bedrijfsvoering en gezamenlijke huisvesting. Kunnen jullie niet wachten tot de RUD voldoet aan hun robuustheidsopgave? De opgaven voor GGD/VRZ en de RUD zitten op verschillende thema’s. Voor GGD/VRZ zit de opgave vooral op het versterken van de bedrijfsvoering. Het grootste vraagstuk van de RUD zit niet op bedrijfsvoering, maar op de robuustheid. Daar moet de RUD zich nu op richten. Daarnaast speelt de discussie over samenwerken en gezamenlijk huisvesten al lange tijd, sinds 2016, we kunnen beslissingen op dit punt niet blijven uitstellen. Bij de uitwerking blijven we wel kijken naar eventueel op termijn aansluiting door de RUD. 2. Huisvesting is voor de RUD ook een opgave. Kan er niet los van de samenwerking bedrijfsvoering toch gekeken worden naar gezamenlijke huisvesting? We houden de deur voor samenwerking en huisvesting open, dat is ook verzocht door de algemeen besturen. De RUD heeft voor nu besloten huisvesting als onderdeel van de PIOFACH-taken uit te besteden. 3.

Waarom is het nodig om samen te werken op bedrijfsvoering, wat levert dat op? Onze bedrijfsvoering is kwetsbaar en samen kunnen we deze kwetsbaarheid verminderen. Een voorbeeld is specialistische éénpitsfuncties zoals een privacy officer, CISO, FG. We hebben moeite hiervoor mensen te vinden en willen elkaar niet beconcurreren. Als afzonderlijke organisaties kunnen we bovendien vaak geen fulltime functies aanbieden, maar alleen parttime. Door samen te werken, hebben we mensen meer te bieden en worden we een aantrekkelijker werkgever. 4. Brengt het extra kosten met zich mee om zulke specialistische functies samen te voegen? En wie moet die extra kosten dan betalen? Het gaat om het bij elkaar brengen van afzonderlijke snipperformatie en deze te combineren tot een volwaardige functie. Dit levert geen meerkosten op. 5. Is er ook effect te verwachten in het primair proces? Het primair proces en bedrijfsvoering gaan hand in hand. Het hoofddoel is het primair proces zo goed als mogelijk te ondersteunen. Daar is het primair proces van afhankelijk. Samenwerking zorgt voor meer bedrijfsvoeringskracht. Een robuuste bedrijfsvoering is van grote waarde voor de kwaliteit en efficiency (minder meer kosten op termijn) in het primaire proces. Wellicht kan op langere termijn een efficiëntieslag gemaakt worden, maar dat is niet het hoofddoel. 6.

Waarom beginnen jullie niet gewoon met samenwerken, zoals Berenschot adviseerde met het groeiscenario? Wij hebben ervaren dat organisch groeien niet werkt. Kaders blijken nodig te zijn, anders focust iedere organisatie zich toch op eigen ontwikkelingen en prioriteiten. Natuurlijk hebben we wel dingen samen opgepakt. Een voorbeeld is de samenwerking op gebied

van advisering vanuit de omgevingswet. Dit is terug te zien in de inhoudelijke samenwerkingsagenda. Hier gaan we verder mee en zullen over de voortgang rapporteren aan de besturen. 7. Eerder is gezegd dat eerst naar samenwerking moet worden gekeken en daarna pas naar huisvesting. Waarom dan nu toch tegelijk? Naarmate de tijd verstrijkt, neemt de urgentie voor het huisvestingsvraagstuk van beide organisaties verder toe. Daarom lopen de trajecten nu gelijktijdig. Daarnaast doet de kans zich voor nu op de locatie Goes-West - waar op dit moment een nieuwe brandweerkazerne wordt gebouwd en ruimte is – gezamenlijke huisvesting te bouwen die voldoet aan de wensen en de uitgangspunten uit de huisvestingsvisies. 8. Gaat samenwerking tot kostenbesparing leiden? Uiteindelijk op de lange termijn (bij gelijkblijvende takenpakket) wellicht wel minder meerkosten door efficiency. Maar het gaat er vooral om dat de medewerkers van Bedrijfsvoering goed hun werk kunnen doen en het primair proces hiermee optimaal ondersteunen. Beide organisatie zijn nu (te) dun georganiseerd en dit is kwetsbaar. 9. Is samenwerking met de RUD voor de Omgevingswet verplicht? Ja, op inhoudelijke taken verplicht. 10. Wat gebeurt er met IJZ als GGD en VRZ gaan samenwerken op bedrijfsvoering? IJZ neemt nu bij de GGD de bedrijfsvoeringstaken af, dat kunnen we nog steeds zo organiseren. Personeel 11.

Is voldoende aandacht voor de werkvloer en wat dit traject met mensen doet? Willen mensen nog graag werken bij de organisaties als deze samengaan? Rust in de organisaties is belangrijk zodat burgers goed geserviced worden. Hier is zeker aandacht voor. De Ondernemingsraden van de RUD, GGD en VRZ zijn bewust vanaf het begin meegenomen. Zij hebben aangegeven tevreden te zijn met de richting die het bestuur nu heeft gegeven, omdat het duidelijkheid biedt voor de medewerkers. Over de samenwerking en gezamenlijke huisvesting wordt tenslotte al heel lang gesproken. We realiseren ons dat elke verandering ingewikkeld is en niet iedereen deze verandering als positief ervaart. Zo zullen sommige mensen meer reistijd hebben als huisvesting in Goes komt. Anderzijds hebben anderen juist een kortere reistijd. In het vervolgtraject worden medewerkers nauw betrokken bij de uitwerking van de plannen. Huisvesting 12. Er is al huisvesting, dus waarom noodzakelijk daaraan nu zoveel aandacht te geven? De huisvesting van zowel VRZ als GGD voldoet op veel punten niet meer. Goede huisvesting heeft ook te maken met goed werkgeverschap, het zijn van een aantrekkelijk werkgever. Dat kunnen we op de beide locaties niet meer voldoende bieden. De panden en installaties zijn verouderd en dienen verduurzaamd te worden.

13. Waarom wordt toch nog de kantoorlocatie van VRZ in Middelburg onderzocht als huisvestingsoptie, als deze verouderd is? Het AB VRZ heeft in de AB-vergadering van 5 juli gevraagd deze locatie toch bij het onderzoek te betrekken. 14. Voldoet locatie Goes-West aan de criteria voor het Regionaal Crisiscentrum? In de huisvestingsvisie is hierover het volgende opgenomen: “Voor het RCC is het wenselijk om centraal, op de as Goes-Middelburg gehuisvest te zijn. Bij dreiging van of tijdens een ramp of crisis is het essentieel dat het RCC snel operationeel is. Daarom kiezen we voor een RCC dat in de reguliere situatie gebruikt wordt en kan worden opgeschaald in een crisissituatie. Voor alle werklocaties geldt dat in de nabijheid geen locatie-specifieke risico’s zijn.” In de uitwerking van de huisvestingslocatie in Goes-West wordt hier nader naar gekeken. 15. In het adviesrapport ‘De moe(T)d tot samenwerken’ wordt een aantal werkplekken genoemd. Mensen werken steeds vaker thuis. Is hiermee rekening gehouden bij het aantal genoemde werkplekken? Ja, hiermee is rekening gehouden. Zowel GGD als VRZ heeft in hun huisvestingsvisie een werkplekratio opgenomen. Governance 16. Hoe wordt het advies over governance opgesteld? De algemeen besturen hebben gevraagd om een businesscase uit te werken voor het ‘samenvoegen van de bedrijfsvoering, tenzij...’ en voor de gezamenlijke huisvesting.

Op basis van deze uitgewerkte plannen (vorm volgt inhoud) wordt aan de besturen een advies gegeven hoe de samenvoeging van de bedrijfsvoering kan worden vormgegeven. Hiervoor worden ook gesprekken gevoerd met GGD-en en Veiligheidsregio's in het land die al met elkaar samenwerken op het gebied van bedrijfsvoering en/of één organisatie vormen. 17. Wordt het door de samenwerking ingewikkelder of eenvoudiger voor raden? We zijn nog aan het onderzoeken hoe we slim kunnen samenwerken. Daar hoort ook governance bij. We kijken daarvoor naar andere regio’s die ons zijn voorgegaan in soortgelijke trajecten. 18. Welke regio’s werken al samen in 1 GR en hoe hebben zij hun governance georganiseerd? Er zijn vier regio’s waar de Veiligheidsregio en de GGD één organisatie vormen met 1 gemeenschappelijke regeling. Wij gaan met deze regio’s in gesprek over hun ervaringen. Ook gaan we met regio’s in gesprek die niet 1 organisatie vormen, maar wel samenwonen of samenwerken. De volgende regio’s vormen 1 organisatie met 1 GR. Via de weblink komt u op de pagina met informatie over de inrichting van het bestuur. Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden • 1 GR • Tweehoofdige directie: Directeur Publieke Gezondheid (DPG) en Directeur Brandweer

• Algemeen Bestuur: De burgemeesters van de gemeenten in Gelderland-Midden. Het algemeen bestuur vergadert samen met de bestuurscommissie veiligheid en gezondheid, bestaande uit de burgemeesters en de wethouders volksgezondheid. • Dagelijks bestuur: 5 burgemeesters en 2 wethouders Veiligheidsregio Limburg-Noord • 1 GR • 1 directeur • Algemeen Bestuur: de burgemeesters van de gemeenten in Veiligheidsregio LimburgNoord. Ook de wethouders volksgezondheid kunnen deelnemen aan de vergaderingen van het algemeen bestuur. • Bestuurscommissie GGD: de wethouders Volksgezondheid • Bestuurscommissie Veiligheid: de burgemeesters • Dagelijks Bestuur: de voorzitter van Veiligheidsregio Limburg-Noord, 3 leden uit de bestuurscommissie GGD en 3 leden uit de bestuurscommissie Veiligheid. Veiligheidsregio Fryslan • 1 GR • Drie directeuren: Algemeen directeur en directeur/commandant Brandweer, Directeur Publieke Gezondheid, Directeur Bedrijfsvoering. • Algemeen Bestuur: De burgemeesters. • Bestuurscommissie Veiligheid: de burgemeesters. • Bestuurscommissie Gezondheid : de wethouders Volksgezondheid. Veiligheidsregio Kennemerland • 1 GR • Tweehoofdige directie: Directeur Veiligheidsregio / Directeur Publieke Gezondheid (DPG), Directeur Veiligheidsregio / Commandant brandweer.

• Algemeen Bestuur: de burgemeesters van de 9 gemeenten in de regio • Dagelijks Bestuur: 3 burgemeesters, 2 portefeuillehouders Volksgezondheid. • Bestuurscommissie Openbare Veiligheid: de 9 burgemeesters • Bestuurscommissie Publieke Gezondheid en Maatschappelijke Zorg: de 9 wethouders Volksgezondheid. 19. Organisaties kunnen toch apart verantwoorden ondanks dat ze samenwerken? Een gezamenlijke begroting is toch niet nodig? Dat zou kunnen, de vorm is nu nog niet bekend. We gaan onderzoeken wat werkt voor onze organisaties en wat de ervaringen zijn bij andere regio’s die ons in dit traject zijn voorgegaan. 20. Bij IJZ kan 1 gemeente de ‘spelbreker’ zijn bij besluiten over de GR. Geldt dat ook voor de samenwerking op bedrijfsvoering? Ja, dat kan. Als we uitkomen op de samenwerkingsvorm van 1 GR, dan hebben de raden hierin ook een duidelijke stem. We richten ons nu eerst op de verdere uitwerking van de governance en kijken daarbij naar de ervaringen van andere veiligheidsregio’s en GGD-en die al nauw samenwerken.

Betrokkenheid gemeenteraden 21. In april 2025 vindt besluitvorming plaats. Welke invloed hebben de raden daarop? De invloed van de gemeenteraden is geborgd volgens de Wet gemeenschappelijke regeling. De wethouders of burgemeesters zijn degenen die het standpunt van de raden inbrengen in het algemeen bestuur. 22. In de herziene Wgr zijn mogelijkheden opgenomen tot meer invloed. Zoals een raadsadviescommissie. In Zeeland werken we daar niet mee. Kan dit worden ingesteld? Op grond van artikel 24a van de Wet gemeenschappelijke regelingen kunnen de raden van alle deelnemende gemeenten gezamenlijk voorstellen dat het algemeen bestuur een raadsadviescommissie instelt. In de notitie ''Samen kom je verder'' dat is opgesteld in opdracht van de VZG wordt geadviseerd om niet te kiezen voor een raadsadviescommissie. De 13 gemeenteraden kunnen gezamenlijk besluiten een raadsadviescommissie in te stellen. Het is aan de raden om te bepalen of, hoe en wanneer dit punt geagendeerd wordt tijdens uw vergaderingen. VRZ geeft met behulp van een raadsklankbordgroep invulling aan raadsparticipatie. De GGD is momenteel bezig met het inrichten van een raadsklankbordgroep. 23. Wordt de GGD aan de raadsklankbordgroep VRZ toegevoegd? Dit kan zeker worden overwogen, wanneer gekozen wordt voor een nauwe samenwerking tussen beide organisaties. 24.

Kijkend naar het besluitvormingsproces, kom je op eind 2025 voor een finaal besluit inclusief raden. Raden zijn dan aan hun laatste maanden bezig, verwacht je dan nog een besluit van de huidige raden? Of moet je dit doorschuiven naar de nieuwe raden? We snappen deze vraag en het is lastig vooruitkijken. Echter mag dit wat ons geen belemmering zijn voor het traject. Overig 25. Hoe is governance beschermd wonen/maatschappelijk opvang bij dit traject betrokken? Kan daar ook de deur voor open blijven staan? Dit is niet bij het lopende traject betrokken. Er zijn altijd ontwikkelingen, als je alles bij elkaar wilt leggen, ontstaat grote vertraging. 26. In hoeverre wordt ook gekeken naar de samenwerking met de politie? We zijn nu niet in gesprek met politie om op deze onderdelen samen te werken. De politie is ook anders georganiseerd (landelijk). Natuurlijk werkt vooral VRZ wel al veel samen met politie, op inhoud.