B.13 D23.292417 Commun Overzicht veelgestelde vragen onjuiste toepassing verdeelsleutel begroting VRZ

Versie 19 september 2023

Onderwerp: Veelgestelde vragen onjuiste toepassing verdeelsleutel begroting VRZ 1. Hoe is de fout met de verdeelsleutel ontstaan? Een belangrijk deel van de gemeentelijke bijdragen aan VRZ wordt gedekt uit het gemeentefonds. Het gemeentefonds wordt door de Rijksoverheid periodiek herijkt. Door wijzigingen in het gemeentefonds in de afgelopen jaren zijn de inkomsten voor gemeenten veranderd en daarmee de onderlinge verhoudingen in de totale gemeentelijke bijdrage aan VRZ. De wijzigingen in het gemeentefonds hebben onterecht invloed gehad op de mitigatiebijdrage en de ingroeiregeling, terwijl dit vaste bedragen zijn die zijn berekend door verschil te bepalen tussen historische kosten en verhouding in het cluster Orde & Veiligheid uit het gemeentefonds in 2013. Meer achtergrondinformatie over de opbouw van de verdeelsleutel en de ontstane fout vindt u in de bijlagen. Het gaat om een interne fout, die mede door de ingewikkelde berekeningswijze van de gemeentelijke bijdragen in de gemeenschappelijke regeling, tot interpretatieverschillen heeft geleid en daardoor niet is opgemerkt. Deze fout is helaas zowel intern als extern niet opgemerkt. 2. Wat betekent dit voor mijn gemeente? Onderstaande tabel geeft weer wat de gevolgen per gemeente zijn over de periode 2017-2022. Indien uw gemeente te weinig betaald heeft over de jaren 2017-2022, ontvangt uw gemeente een factuur.

Indien uw gemeente te veel betaald heeft over de jaren 2017-2022, ontvangt uw gemeente een creditnota.

3. Is het zeker dat de bedragen nu wel kloppen? Ja, VRZ heeft een herberekening gemaakt. Deze bedragen zijn gecontroleerd door een extern adviesbureau, Bosland Advies & Projectmanagement. Het adviesbureau concludeert dat de gemeentelijke bijdragen voor de periode 2017 t/m 2022 op basis van de gekozen interpretatie correct zijn weergegeven. Voor 2016 kan niet tot een oordeel gekomen worden, omdat de in 2016 geldende Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zeeland onvoldoende duidelijk is. Om die reden heeft het algemeen bestuur ervoor gekozen de correctie over 2016 achterwege te laten.

Versie 19 september 2023 4. Waarom is de werkgroep Verbonden Partijen van de VZG om advies gevraagd? Op verzoek van het algemeen bestuur is de werkgroep betrokken om een onafhankelijk advies te krijgen over hoe de fout aangepakt moest worden. 5. Waarom is gekozen voor volledige verrekening terwijl er geen juridische verplichting is? Het algemeen bestuur heeft besloten dat de fout in het kader van rechtvaardigheid en solidariteit gecorrigeerd dient te worden. Het gaat om bedragen die in het verleden wel verschuldigd waren maar achteraf gezien ten onrechte niet zijn gefactureerd of juist ten onrechte wel in rekening zijn gebracht. Het algemeen bestuur is van mening dat hieruit een morele verplichting volgt om een ontstane fout uit het verleden recht te zetten. 6. Moeten gemeenten het bedrag in een keer betalen? Ja, gemeenten moeten het bedrag in een keer betalen. Afhandeling vindt plaats in het boekjaar 2023. Het algemeen bestuur heeft dit besloten op basis van het advies van de werkgroep Verbonden Partijen. Het verrekenen over meerdere jaren heeft een aantal nadelen, waaronder renteverrekening. Ook kan er een probleem ontstaat bij het verrekenen zolang nog niet alle bedragen ontvangen zijn door VRZ. In de jaarrekeningen 2023 van de diverse gemeenten worden de schulden en vorderingen verwerkt. 7.

Wanneer ontvangen we de factuur? De factuur of creditnota over de periode 2017 t/m 2022 wordt verstuurd na 27 september. Op 27 september vindt ook een persmoment plaats en worden de gemeenteraden via de colleges van burgemeester en wethouders geïnformeerd. Daarna vindt uitvoering plaats. De factuur of creditnota over 2023 wordt verstuurd na vaststelling van de tweede begrotingswijziging 2023 die wordt behandeld in het AB van 15 december 2023. In deze begrotingswijziging, die voor zienswijze bij u voor ligt, is de correctie voor de cao opgenomen en de herverdeling 2023. 8. Zijn er gevolgen voor de begrotingen van VRZ? Nee, alle begrotingen zijn vastgesteld door het algemeen bestuur en de omvang van de begroting blijft ongewijzigd. Dit gaat over hoe de gemeentelijke bijdrage aan VRZ in de begroting onderling verdeeld is. Dat een onjuiste verdeelsleutel is toegepast heeft geen invloed (gehad) op de totale gemeentelijke bijdrage aan VRZ. 9. Mocht de jaarrekening van VRZ wel vastgesteld worden terwijl 2022 nog niet gecorrigeerd was? Ja, dit mocht. Aan de accountant is gevraagd of dit kan en of er rechtmatigheidsaspecten vastzitten aan de onjuiste berekening van de gemeentelijke bijdrage in de jaarrekening 2022.

De accountant heeft aangegeven dat er geen rechtmatigheidsaspecten vastzitten aan de onjuiste berekening en dat de jaarstukken vastgesteld kunnen worden zonder de fout over 2022 te corrigeren. De accountant heeft gecontroleerd bij de jaarrekeningcontrole of de gemeentelijke bijdrage in rekening is gebracht in overeenstemming met de begroting 2022. Dit is het geval. 10. Wat is de rol van de gemeenteraad? Kan de gemeenteraad nog in bezwaar? Het algemeen bestuur van VRZ heeft opdracht gegeven om alle Zeeuwse colleges van burgemeester en wethouders op de hoogte te stellen. Het is aan het college om hun eigen gemeenteraad hierover op de hoogte te stellen en eventueel nader te bespreken.

Versie 19 september 2023 11. Waarom heeft de afhandeling/communicatie lang geduurd? Het onderzoek naar de onjuiste toepassing van de verdeelsleutel is een zeer ingewikkeld proces en verlangt daarom zorgvuldigheid. Nadat in eerste instantie het probleem aan het licht kwam, zijn eerst het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur geïnformeerd. Vervolgens is de opdracht gegeven om door een onafhankelijke partij te laten onderzoeken of de constatering van een fout in de verdeelsleutel juist geconcludeerd was. Daarna is advies ingewonnen over wat de juridische consequenties zijn en hoe met de fout omgegaan moest worden. Vlak voor het zomerreces is de werkgroep Verbonden Partijen benaderd om een voorstel voor de afwikkeling van het probleem op te stellen. De grote mate van zorgvuldigheid die verwacht mag worden bij dit proces, de complexiteit van het probleem en de zomerperiode, hebben gemaakt dat het langer duurde om alle adviezen op te stellen. Zodra de adviezen beschikbaar waren zijn deze gedeeld met het algemeen bestuur. 12.

Wie is (bestuurlijk) verantwoordelijk bij de afwikkeling van het probleem? Voor de afwikkeling van de fout zijn verschillende partijen verantwoordelijk: - Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het besluit om vanuit het oogpunt van rechtvaardigheid en solidariteit tot volledige verrekening over te gaan; - De colleges van burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor het voldoen aan de betalingsverplichting die daaruit voortvloeit. Ook zijn de colleges verantwoordelijk voor de correcte afwikkeling binnen hun eigen gemeentelijke P&C-cyclus. Ook de gemeenteraden hebben hier vanzelfsprekend een verantwoordelijkheid in; - VRZ draagt de verantwoordelijkheid voor het verzenden van facturen dan wel creditnota's. Ook dient VRZ erop toe te zien dat de verschuldigde bedragen ontvangen worden vanuit gemeenten die in het verleden te weinig hebben betaald en het verdelen van de ontvangen bedragen over de gemeenten die in het verleden te veel hebben betaald. 13. Hoe voorkomen we dat dit in de toekomst nogmaals voorkomt? We realiseren ons dat de ontstane situatie impact heeft voor uw gemeente en dat betreuren wij. Uiteraard zullen we intern kritisch kijken om een dergelijke fout in de kostenverdeling in de toekomst te voorkomen. 14. Waar is meer informatie te vinden? Voor alle overige informatie verwijzen we naar de bijlagen.

Hier staan de rapporten van Cooperación, de werkgroep Verbonden Partijen van de VZG en Bosland Advies & Projectmanagement. Voorzitter VRZ Erik van Merrienboer en waarnemend directeur Joke Gaemers organiseren op 27 september een persmoment, nadat de colleges en gemeenteraden zijn geïnformeerd.