B.12c Bijlage 3. Bestuursvoorstel GGD VRZ Samenwerking en huisvesting

AB NOTITIE Onderwerp Soort Datum Agendapunt

Samenwerking en huisvesting GGD, RUD en VRZ ☐ Hamerstuk 24 juni 2024

☒ Bespreekstuk Datum AB

☐ Informatiestuk 5 juli 2024

Kenmerk

Voorstel aan het AB In de voorbijgaande periode zijn de drie opdrachten van de drie dagelijks besturen aan de directeuren uitgewerkt in het Adviesrapport ‘De Moe(T)d tot samenwerken’. Uit dit adviesrapport volgt een aantal beslispunten, welke met dit voorstel worden voorgelegd aan de algemeen besturen van GGD en VRZ. 1.

Het AB wordt gevraagd: 1. In te stemmen met de voorgestelde inhoudelijke samenwerkingsagenda GGD, RUD en VRZ voor de komende vijf jaar (2024-2028) conform bijlage 1 van het adviesrapport. Hierbij moet aandacht zijn voor een jaarlijkse planning, goede voortgangsbewaking en sturing op resultaat. 2. In te stemmen om, met gebruikmaking van de bouwstenen van bijlage 3 van het adviesrapport, de bedrijfsvoering van GGD en VRZ samen te voegen vanuit het principe ‘gezamenlijk tenzij…’ en hiervoor een realistisch tijdpad af te spreken. Concreet wordt gevraagd om: a) De directies van GGD en VRZ de opdracht te verstrekken om hiervoor een implementatieplan uit te werken, met onder andere een tijdspad, financiële onderbouwing, risico’s, monitoringsmomenten en impactanalyse. Dit implementatieplan wordt in april 2025 ter besluitvorming voorgelegd aan de algemeen besturen. b) Hierbij vanuit de inhoud te werken. Geef de governance vorm langs deze lijn. In het onder punt a. genoemde implementatieplan worden monitoringsmomenten opgenomen, waarop de besturen en ambtelijk adviseurs worden meegenomen. Een voorstel voor de governance wordt in april 2025 opgeleverd aan de algemeen besturen. 3. In te stemmen met de keuze voor Goes-West als locatie voor gezamenlijke huisvesting van GGD en VRZ. Voor de RUD is het nu niet realistisch om aan te haken bij de locatie Goes-West.

Bij de uitwerking van de gezamenlijk huisvesting wordt, voor zover mogelijk, rekening gehouden dat de RUD op termijn alsnog kan aanhaken. Zoals in het adviesrapport is geformuleerd heeft samenwerking met GGD en VRZ voor bedrijfsvoering en huisvesting op termijn ook voor de RUD synergievoordelen. Concreet wordt gevraagd om: a) De directies van GGD en VRZ opdracht te geven voor de uitwerking van een businesscase. In de huidige fase is een aantal zaken buiten de scope gebleven (bijlage 5 van het adviesrapport). De opdracht is deze verder uit te werken en hierbij

financiële deskundigen uit de gemeenten te (blijven) betrekken zodat een helder en volledig (financieel) beeld ontstaat. b) De businesscase in april 2025 ter besluitvorming voor te leggen aan de algemeen besturen. 2.

Argumenten De directeuren onderschrijven de conclusies van het adviesrapport ‘De moe(T)d tot samenwerken’. Op 18 april hebben de gezamenlijke DB-en kennisgenomen van het rapport ‘De Moe(t)d van samenwerken’ van projectleider Jac Rooijmans en van de visie van de directeuren daarop. De DB-en onderschrijven op hoofdlijnen de visie van de directeuren en zien het eindadvies nadrukkelijk als een kans om de samenwerking in Zeeland te intensiveren. Hieronder per beslispunt de argumenten. Ad1. Inhoudelijke samenwerkingsagenda Samenwerken op inhoud gebeurt al en kan eenvoudig uitgebreid worden naar de onderwerpen benoemd in de inhoudelijke samenwerkingsagenda. Met beperkte inspanning kunnen de drie organisaties samen extra publieke waarde creëren, voor inwoners, ondernemers, de gemeenten en de provincie. Denk hierbij aan integrale advisering door de drie organisaties, waardoor gemeenten, ondernemers geen tegenstrijdige adviezen krijgen. De wettelijke grondslag voor samenwerking vanuit de Omgevingswet ondersteunt dit proces. Het huidige traject heeft de gesprekken over samenwerking op inhoud verder verdiept en de organisaties op inhoud nog dichter bij elkaar gebracht. Ad2. Agenda voor gemeenschappelijke bedrijfsvoering Het samenvoegen van de bedrijfsvoeringstaken vinden wij een hele belangrijke stap.

Wij ervaren de urgentie hiervan en zien dagelijks hoe kwetsbaar onze organisaties zijn op het gebied van bedrijfsvoering. Zeker gezien de beperkte Zeeuwse schaalgrootte en de doorwerking hiervan op de organisaties is samenwerking een must om kwaliteit van diensten te behouden en te verbeteren, om een aantrekkelijk werkgever te blijven en om kosten beheersbaar te houden. De organisaties zijn afzonderlijk niet in staat om alles zelf te kunnen blijven doen op een manier zoals mag worden verwacht. Ook toenemende (strenge) eisen op het gebied van informatieveiligheid en andere nieuwe regelgeving vragen om robuuste organisaties. Samenwerking zorgt voor een sterkere Zeeuwse overheid. Onze wens is dat niet wordt gekozen voor een suboptimaal scenario. De ervaring in regio’s die ons hierin zijn voorgegaan leert dat suboptimale oplossingen op langere termijn niet het gewenste resultaat geven. Functies als juridische ondersteuning, inkoop, ciso, functionaris gegevensbescherming en business intelligence zijn moeilijk te vervullen; deze dubbel invullen maakt het nog moeilijker. Een grotere omvang van bedrijfsvoering biedt voordelen. We kunnen uitval beter opvangen, we hebben minder (kwetsbare) eenpitsfuncties en functiedifferentiatie zorgt voor meer interne carrièrekansen. Dit versterkt onze positie op de arbeidsmarkt. Wij vragen de besturen te kiezen voor de lange termijn.

Hierbij vragen wij ook de inhoud voorop te zetten. Het is belangrijk een zorgvuldig intern en bestuurlijk proces te doorlopen, maar laat urgentie niet lijden onder langdurige processen over governance.

Alhoewel wij ook graag op bedrijfsvoeringstaken willen samenwerken met de RUD, onderschrijven wij de conclusie dat dit risico's oplevert voor zowel het succes van de samenwerking als voor de RUD zelf. Uitgangspunt voor de RUD is dat de bedrijfsvoering en huisvesting samengaan. Aanhaken bij het proces van de samenvoeging van de bedrijfsvoering van GGD en VRZ is in dat licht bezien voor RUD niet realistisch: het proces van realisatie hiervan door de GGD en VRZ zal meer tijd in beslag nemen. Niettemin heeft RUD op termijn oog voor de synergievoordelen wat betreft samenwerking met GGD en VRZ in de bedrijfsvoering. Daarom dient er – voor zover mogelijk – rekening mee gehouden te worden dat de RUD op een later moment alsnog deelneemt in deze samenwerking. Ad3. Gezamenlijke gebiedsverkenning Goes-West Met de bouw van de brandweerkazerne in Goes-West ontstaat een unieke mogelijkheid om te komen tot gezamenlijke huisvesting, die voldoet aan de wensen en de uitgangspunten uit de huisvestingsvisies van beide organisaties. Ook in financieel perspectief blijkt locatie Goes-West een goede keuze te zijn. In de huisvestingsvisie van VRZ, vastgesteld door het algemeen bestuur VRZ op 13 oktober 2022, is de wens opgenomen om warme functies bij koude functies te organiseren.

Voordeel hiervan is dat mensen uit de koude organisatie verbonden zijn met de warme organisatie en daardoor goed weten wat de crisisorganisatie nodig heeft. Daarnaast vraagt het zijn van een 24-uurs organisatie nabijheid van ondersteunend personeel. Warm en koud samen betekent ook dat de paraatheid overdag ontlast kan worden (medewerkers bedrijfsvoering die ook vrijwilliger zijn). Dit laatste is voor Zeeland des te belangrijker omdat veel medewerkers in zowel de koude als warme organisatie een rol hebben. Voor het algemeen bestuur van de GGD is een belangrijk uitgangspunt om gehuisvest te blijven in Goes. In alle studies naar huisvesting die sinds 2017 zijn uitgevoerd is Goes als vestigingslocatie van de GGD het uitgangspunt geweest. Het bestuur van de GGD heeft op 7 juli 2023 besloten tot Goes als locatie voor zowel de gezamenlijke huisvesting als een eigen GGD-pand. De centrale ligging van Goes, bereikbaarheid met OV en eigen vervoer en bereikbaarheid vanuit West-Brabant (groot arbeidspotentieel) is hierin voor de GGD doorslaggevend. De kans die zich nu voordoet op huisvesting ondersteunt de samenwerking. De samenwerking ontwikkelt zich het meest effectief wanneer er ook sprake is van samenwonen. Nabijheid vinden we belangrijk, voor onze inwoners maar ook voor onze medewerkers.

Elkaar ontmoeten, ook in de dagelijkse werksfeer en los van afspraken en geplande agenda's, bevordert en versnelt het proces van samenwerken. En zowel samenwerken op bedrijfsvoering als samenwonen in GoesWest levert structureel de meeste kostenefficiency op. De RUD zoekt met betrekking tot huisvesting voor 1 januari 2026 een oplossing. Ook hier geldt dat aanhaken bij locatie Goes-West momenteel voor de RUD niet realistisch is: het proces van realisatie van nieuwe huisvesting in Goes-West neemt meer tijd in beslag. Niettemin heeft de RUD oog voor de, zoals ook in het adviesrapport geformuleerd, synergievoordelen wat betreft samenwerking met GGD en VRZ voor bedrijfsvoering en huisvesting op termijn.

Het is daarom van belang dat hiermee rekening gehouden wordt, voor zover mogelijk, bij de verdere uitwerking van gezamenlijke bedrijfsvoering en huisvesting door GGD en VRZ. 3.

Argumenten en opmerkingen dagelijks- en algemeen besturen De bespreking van het rapport, de zienswijze van de directeuren en de Ondernemingsraden met de dagelijks besturen en de algemeen besturen levert de volgende argumenten en opmerkingen op. Ad1. Inhoudelijke samenwerkingsagenda Het belang van samenwerken op inhoud wordt door alle partijen onderschreven. Aandacht wordt gevraagd voor een goede (jaar)planning, voortgangsbewaking en effectmeting. Ad2. Agenda voor gemeenschappelijke bedrijfsvoering Werk het voorstel en de randvoorwaarden hiervoor verder uit in een implementatieplan. Werk hierbij vanuit de inhoud. Geef governance vorm langs deze lijn, in zorgvuldige samenspraak met de besturen en ambtelijk adviseurs van de deelnemers. Heb aandacht voor goede communicatie richting de gemeenteraden over de inrichting van de samenwerking. Ad3. Gezamenlijke gebiedsverkenning Goes-West De financiële onderbouwing is nog niet volledig uitgewerkt. Werk de zaken uit die in de huidige fase buiten de scope is gebleven, zoals definitieve ruimtelijke inpassing, financieringsopties en eigendomsconstructie. Betrek hierbij de financiële deskundigen uit de gemeenten zodat een helder en volledig (financieel) beeld ontstaat.

4.

Toelichting op het voorstel (samenvatting) Al sinds 2016 wordt het gesprek gevoerd over nauwere samenwerking en mogelijke samenvoeging van de bedrijfsvoeringstaken van GGD en VRZ. Sinds 2018 is ook de RUD bij dit gesprek betrokken. Samenwerking wordt door de organisaties ook gezien als een logische en belangrijke stap. Inhoudelijk dienen we eenzelfde publiek doel voor een gezond, schoon en veilig Zeeland. Daarnaast ervaren we dagelijks de kwetsbaarheid van onze relatief kleine organisaties, in een omgeving met steeds toenemende eisen. Samenwerking is noodzakelijk om in de toekomst op efficiënte wijze te kunnen blijven voldoen aan wat van onze organisaties wordt verwacht. Het biedt een duidelijke meerwaarde voor de burgers, medewerkers en bestuurders van betrokken organisaties. Het is de afgelopen jaren lastig gebleken deze samenwerking organisch tot stand te laten komen. Daarvoor is meer sturing gewenst. De directeuren zijn dan ook blij met de bestuurlijke opdracht van de drie DB-en (september 2023) waarbij het volgende aan de directeuren werd gevraagd: • Het opstellen van een inhoudelijke samenwerkingsagenda voor de komende 5 jaar; • Een agenda voor gemeenschappelijke bedrijfsvoering; • Een gezamenlijke gebiedsverkenning in Goes-West; • Het inrichten van de vrije ruimte van Segeerssingel 10 als samenwerkingsruimte.

Voor opdrachten 1 t/m 3 is projectleider Jac Rooijmans aangetrokken. Hij heeft in de voorbijgaande periode veel uitgezocht, gesprekken gevoerd en op basis daarvan een

adviesrapport geschreven over de mogelijkheden voor verdere samenwerking en gezamenlijke huisvesting. Op 18 april hebben de dagelijks besturen gezamenlijk gesproken over het adviesrapport en de reflectie van de directies hierop. In de daaropvolgende afzonderlijke opiniërende AB-overleggen op 6 mei (RUD) en 13 mei (GGD en VRZ) is het adviesrapport besproken, evenals de oplegnotitie van de directeuren en de zienswijze van de drie Ondernemingsraden op het adviesrapport. De reacties, vragen en opmerkingen van de algemeen besturen zijn terug te lezen in de verslagen van beide bijeenkomsten. Nu wordt het definitieve rapport inclusief voorliggend bestuursvoorstel door de dagelijks besturen aangeboden voor besluitvorming in de reguliere AB-vergaderingen in juli 2024. 5.

Procesvoorstel vervolg De richting voor wat betreft samenwerking en gezamenlijke huisvesting wordt in dit bestuursvoorstel gekozen. Het implementatieplan voor de samenvoeging van de bedrijfsvoering van GGD en VRZ én de businesscase voor huisvesting in Goes-West worden in april 2025 opgeleverd aan de algemeen besturen. Het is belangrijk hiervoor de tijd te nemen en de uitwerking van beide documenten te laten plaatsvinden in nadrukkelijke samenspraak met de medewerkers, de ondernemingsraden, managementteams, algemeen besturen en ambtelijk adviseurs van de deelnemers. Hierbij is ook aandacht voor goede communicatie richting de gemeenteraden over de samenwerking. Afhankelijk van de voorstellen die in april 2025 aan de algemeen besturen worden voorgelegd volgt eventueel een (besluitvormings)traject richting de colleges en gemeenteraden.

6.

Communicatie Er is een separaat communicatiewerkplan opgesteld. Hiermee wordt invulling gegeven aan het informeren van de interne en externe doelgroepen over het besluit dat in juli wordt genomen door de algemeen besturen. Hierbij staat de boodschap centraal wat dit precies betekent voor de organisaties (intern) en deelnemers (extern) en hoe aan de besluiten invulling wordt gegeven. Hierbij is speciale aandacht voor het gelijktijdig en volledig informeren van de gemeenteraden en Provinciale Staten.

Het adviesrapport en de raadsinformatiebrief met Q&A worden in de week van 10 juni aan de colleges aangeboden. Op 18 juni vindt bespreking plaats in de colleges, waarna de colleges op 19 juni de documenten aanbieden aan de gemeenteraden. Op 19 juni worden de vergaderstukken voor het AB van de RUD geplaatst. Daarmee zijn de vergaderstukken openbaar.

Na de algemeen besturen van 1 en 5 juli ziet de tijdlijn in communicatie naar colleges, staten en gemeenteraden er als volgt uit:

7.

Datum Week 28

Wat Na besluitvorming op 1 en 5 juli: informeren van colleges, gemeenteraden en provinciale staten via een aanbiedingsbrief over het besluit van de algemeen besturen van GGD, RUD en VRZ ten aanzien adviesrapport en vervolg samenwerking en huisvesting.

Week 34/35

Informatiebijeenkomsten GGD en VRZ voor gemeenteraden over vervolgtraject samenwerking bedrijfsvoering en huisvesting.

Bijlagen: 1. Adviesrapport De Moe(T)d tot samenwerken 2. Was-Wordt lijst bij Adviesrapport De Moe(T)d tot samenwerken 3. Q&A bij Adviesrapport De Moe(T)d tot samenwerken n.a.v. gezamenlijk AB GGD en VRZ d.d. 13 mei 2024 4. Zienswijze ondernemingsraden GGD, RUD en VRZ

Datum

Vergadering

Besluit