B.12 202401108

Aan: Zeeuwse gemeenteraden Uw kenmerk

: -

Uw brief van

: -

Ons kenmerk

: 202401108

Datum

: 18 juli 2024

Onderwerp

: Besluitvorming traject samenwerking en huisvesting GGD, RUD en VRZ

Geacht college, Naar aanleiding van onze algemeen bestuursvergaderingen op 1 juli en 5 juli 2024 bieden wij u het adviesrapport ‘De Moe(T)d tot Samenwerken’ aan en geven wij u een toelichting op de genomen besluiten in het traject samenwerking en huisvesting GGD, RUD en VRZ. Wat vragen wij u? Wij vragen u deze brief met het adviesrapport ter kennisgeving door te geleiden naar uw gemeenteraad. Aanleiding: opdrachten samenwerking en huisvesting In 2016 al startte VRZ een verkenning naar (her)huisvesting van de hoofdlocatie. In 2018 begonnen de gesprekken tussen de drie organisaties over nauwere samenwerking op het primaire proces en bedrijfsvoering. De algemeen besturen van de drie organisaties gaven vervolgens in 2019 de opdracht om de samenwerking te verkennen. Het doel van deze verkenning was te onderzoeken of meer samenwerking de kwaliteit van de dienstverlening, de continuïteit en de slagkracht van de organisaties kon versterken, en hoe dit kon bijdragen aan een gezonder, schoner en veiliger Zeeland. Bureau Berenschot heeft in juli 2021 de verkenning afgerond en de resultaten gepresenteerd aan de drie algemeen besturen. Het groeiscenario bleek volgens Berenschot het meest kansrijk. In dit scenario zouden de drie organisaties op onderdelen meer gaan samenwerken, groeiden ze organisch verder naar elkaar toe en trokken ze vaker samen op.

In april 2022 gaven de algemeen besturen opdracht tot een verkenning naar mogelijkheden voor gezamenlijke huisvesting voor GGD, RUD en VRZ en een advies over de aanpak. De reden om naast samenwerking ook naar gezamenlijke huisvesting te kijken, was een huisvestingsvraagstuk van de drie organisaties. Voor deze verkenning zijn destijds gesprekken gevoerd met diverse stakeholders, waaronder de afzonderlijke algemeen besturen. Op 6 september 2023 namen de drie dagelijks

besturen de regie en gaven zij de (waarnemend) directeuren van GGD, RUD en VRZ de volgende opdrachten: 1. Het opstellen van een inhoudelijke samenwerkingsagenda voor de komende vijf jaar; 2. Het opstellen van een agenda voor gemeenschappelijke bedrijfsvoering(staken); 3. Het uitvoeren van een gezamenlijke gebiedsverkenning voor huisvesting in Goes-West; 4. Het inrichten van de beschikbare ruimte in het pand van VRZ in Middelburg (Segeerssingel 10) als (tijdelijke) gemeenschappelijke ontmoetings-/werk/overlegruimte (gerealiseerd). Adviesrapport In de voorbijgaande periode zijn opdrachten 1 t/m 3 door een externe projectleider uitgewerkt in het adviesrapport ‘De Moe(T)d tot samenwerken’ (bijlage 1). De directeuren onderschrijven de conclusies van het adviesrapport. Op 18 april hebben de drie dagelijks besturen gezamenlijk gesproken over het adviesrapport en de reflectie van de directies hierop. De dagelijks besturen onderschrijven op hoofdlijnen de visie van de directeuren en zien het eindadvies nadrukkelijk als een kans om de samenwerking in Zeeland te intensiveren. In de daaropvolgende afzonderlijke opiniërende overleggen van de algemeen besturen op 6 mei (RUD) en 13 mei (GGD en VRZ) is het adviesrapport besproken, evenals de oplegnotitie van de directeuren en de zienswijze van de drie Ondernemingsraden op het adviesrapport.

Op basis van het adviesrapport is vervolgens een aantal beslispunten geformuleerd, die op 1 juli 2024 zijn voorgelegd aan het algemeen bestuur van RUD en op 5 juli 2024 aan de algemeen besturen van VRZ en GGD. De beslispunten zoals ze zijn voorgelegd aan het algemeen bestuur van RUD wijken af van hoe ze zijn voorgelegd aan het algemeen bestuur van VRZ en GGD. Hieronder kort per beslispunt de argumenten. Voor de volledige onderbouwing verwijzen we naar bijgevoegde bestuursvoorstellen van de RUD (bijlage 2) en van de GGD/VRZ (bijlage 3). Beslispunt 1: Inhoudelijke samenwerkingsagenda Samenwerken op inhoud gebeurt al en kan eenvoudig uitgebreid worden naar de onderwerpen benoemd in de inhoudelijke samenwerkingsagenda. Met beperkte inspanning kunnen de drie organisaties samen extra publieke waarde creëren voor inwoners, ondernemers, gemeenten en de provincie. Beslispunt 2: Agenda voor gemeenschappelijke bedrijfsvoering Gezien de beperkte Zeeuwse schaalgrootte en de doorwerking hiervan op de organisaties is samenwerking een nodig om kwaliteit van diensten te behouden en te

verbeteren, om een aantrekkelijk werkgever te blijven en om kosten beheersbaar te houden. De organisaties zijn afzonderlijk niet in staat om alles zelf te kunnen blijven doen op een manier zoals mag worden verwacht. Ook toenemende (strenge) eisen op het gebied van informatieveiligheid en andere nieuwe regelgeving vragen om robuuste organisaties. Samenwerking zorgt voor een sterkere Zeeuwse overheid. Voor RUD is het uitgangspunt dat bedrijfsvoering en huisvesting samengaan. Aanhaken bij het proces van de samenvoeging van bedrijfsvoering van GGD en VRZ is in dat licht bezien voor de RUD niet realistisch: het proces van realisatie hiervan door GGD en VRZ zal meer tijd in beslag nemen. Niettemin heeft de RUD op termijn oog voor de synergievoordelen wat betreft samenwerking met GGD en VRZ in de bedrijfsvoering. Daarom dient er – voor zover mogelijk – rekening mee gehouden te worden dat de RUD op een later moment alsnog deelneemt in deze samenwerking. Beslispunt 3: Gezamenlijke huisvesting Goes-West De kans die zich nu voordoet op huisvesting ondersteunt de samenwerking. De samenwerking ontwikkelt zich het meest effectief wanneer ook sprake is van samenwonen. Nabijheid vinden we belangrijk, voor onze inwoners maar ook voor onze medewerkers. Zowel samenwerken op bedrijfsvoering als samenwonen in GoesWest levert structureel de meeste kostenefficiency op.

Daarnaast sluit de locatie Goes-West aan bij de huisvestingsvisies van GGD en VRZ. De RUD zoekt met betrekking tot huisvesting voor 1 januari 2026 een oplossing. Ook hier geldt dat aanhaken momenteel voor RUD niet realistisch is: het proces van realisatie nieuwe huisvesting in Goes-West neemt meer tijd in beslag. Niettemin heeft de RUD oog voor de synergievoordelen wat betreft samenwerking met GGD en VRZ voor bedrijfsvoering en huisvesting op termijn. Daarom wordt hier, voor zover mogelijk, rekening mee gehouden bij de verdere uitwerking. Besluitvorming Na behandeling van deze bestuursvoorstellen zijn door de algemeen besturen de volgende besluiten geformuleerd. Besluitvorming RUD, 1 juli 2024 Het algemeen bestuur RUD heeft besloten: 1. Uitvoering van de voorgestelde inhoudelijke samenwerkingsagenda GGD, RUD en VRZ voor de komende vijf jaar, conform bijlage 1 van het adviesrapport. 2. Conform het adviesrapport momenteel niet verder te participeren in de samenwerking wat betreft gemeenschappelijke bedrijfsvoering. 3. Conform het adviesrapport momenteel niet verder te participeren in de samenwerking voor wat betreft gezamenlijke huisvesting locatie Goes-West.

Besluitvorming GGD en VRZ, 5 juli 2024 De algemeen besturen van GGD en VRZ hebben besloten: 1. In te stemmen met de voorgestelde inhoudelijke samenwerkingsagenda GGD, RUD en VRZ voor de komende vijf jaar (2024-2028) conform bijlage 1 van het adviesrapport. Hierbij moet aandacht zijn voor een jaarlijkse planning, goede voortgangsbewaking en sturing op resultaat. 2. In te stemmen om een businesscase uit te werken om de bedrijfsvoering van GGD en VRZ samen te voegen vanuit het principe ‘gezamenlijk tenzij…’ en hiervoor een realistisch tijdpad af te spreken. Deze businesscase wordt in april 2025 ter besluitvorming voorgelegd aan de algemeen besturen van GGD en VRZ. De directies van GGD en VRZ krijgen de opdracht: a. Om deze businesscase uit te werken, met onder andere een tijdspad, financiële onderbouwing, risico’s, monitoringsmomenten en impactanalyse. b. Hierbij vanuit de inhoud te werken. Geef de governance vorm langs deze lijn met aandacht voor de gelijkwaardige positie van beide algemeen besturen. De algemeen besturen vragen hierbij aandacht om in de businesscase duidelijk gemarkeerde besluitvormings(momenten) op te nemen, waarop de bestuurders en ambtelijk adviseurs worden meegenomen. 3.

In te stemmen met de keuze voor gezamenlijke huisvesting voor GGD en VRZ en hiervoor een businesscase uit te werken en deze in april 2025 ter besluitvorming voor te leggen aan de algemeen besturen van GGD en VRZ. De directies van GGD en VRZ krijgen de opdracht: a. Een businesscase uit te werken voor Goes-West als locatie voor gezamenlijke huisvesting. b. Op verzoek van het AB VRZ daarin ook onderzoek te doen naar de Segeerssingel als alternatieve locatie voor gezamenlijke huisvesting. De huisvestingsvisies van beide organisaties moeten hierbij de basis blijven. c. In de businesscase de zaken die in de eerste fase buiten de scope gebleven zijn (bijlage 5 van het adviesrapport), verder uit te werken. Hierbij worden financiële deskundigen uit de gemeenten betrokken zodat een helder en volledig (financieel) beeld ontstaat. d. Bij de uitwerking voor gezamenlijke huisvesting wordt, voor zover mogelijk, rekening gehouden dat de RUD op termijn alsnog kan aanhaken. Reactie directie GGD en VRZ De directies GGD, RUD en VRZ hebben voorafgaand aan de besluitvorming aangegeven dat behoefte is aan een duidelijke richting voor de organisaties. Wij zijn blij dat nu een richtinggevende uitspraak is gedaan. De komende periode werken wij de businesscases voor samenwerking op bedrijfsvoering en huisvesting uit. We vinden

het belangrijk dat wij voldoende tijd hebben om onze medewerkers hierbij te betrekken. Ook zoeken wij in het komende traject wederom afstemming met de ambtelijk adviseurs en de besturen van GGD en VRZ. Reactie directie RUD Ook de directie RUD is blij dat er nu duidelijkheid bestaat via de richtinggevende uitspraken van de drie AB's. De inhoudelijke samenwerkingsagenda zal versterkt in gezamenlijkheid worden gecontinueerd. RUD Zeeland gaat zich nu richten op uitvoering van het Plan van Aanpak Robuust RUD Zeeland. Daarbij hecht de RUD eraan, zoals is overeengekomen met VRZ en GGD, dat met betrekking tot locatie GoesWest afstemming blijft plaats vinden met het oog op aanhaken op termijn. Vervolg Direct na de zomervakantie vinden informatiebijeenkomsten plaats voor alle gemeenteraadsleden. In deze bijeenkomsten gaan wij in op de door de algemeen besturen genomen besluiten en de rol van de gemeenteraden in het vervolgtraject. Wij plannen deze bijeenkomsten in afstemming met uw griffies. De algemeen besturen van Veiligheidsregio Zeeland, GGD Zeeland en RUD Zeeland.

H.J.A. van Merrienboer Voorzitter VRZ

J. Gaemers Secretaris VRZ

S.G.P. Suij Voorzitter GGD Zeeland

J. Gaemers Secretaris GGD Zeeland

A. Smit Voorzitter RUD Zeeland

G. van Hofwegen Secretaris RUD Zeeland (a.i.)