B.10 Samenvatting (5 maart 2025)

MEMO Datum

5 maart 2025

Onderwerp

Samenvatting eindrapportage Scan GR de Bevelanden.

Inleiding In 2024 is door het Dagelijks Bestuur van GR de Bevelanden opdracht gegeven voor een nader onderzoek naar GR de Bevelanden. Dit onderzoek past in de ontwikkelfase waarin GR de Bevelanden zich bevindt. Dit jaar viert zij haar 10-jarige bestaan. Het onderzoek is in 2024 afgerond en heeft geresulteerd in de eindrapportage Scan GR de Bevelanden. Onderzoek naar de regionale samenwerking, krachtenveld rond de directeurspositie en bijbehorende ontwikkelpunten. In de eindrapportage wordt aandacht besteedt aan het waarom van de opdracht, de randvoorwaarden voor succesvolle regionale samenwerking, de ontstaansgeschiedenis van GR de Bevelanden en het huidige beeld. Bij het huidige beeld van GR de Bevelanden wordt ingegaan op een aantal aandachtspunten in de huidige regionale samenwerking. De aandachtspunten hebben betrekking op de governance, de cultuur en de samenwerking. Er worden een 8-tal aanbevelingen gedaan voor verbetering van de samenwerking, de doorontwikkeling van GR de Bevelanden en er wordt een gewenst profiel van de (nieuwe) directeur geschetst. Momenteel wordt deze functie – zoals u weet - tijdelijk ingevuld. Deze overeenkomst loopt tot en met 31 december 2025 . Het Dagelijks Bestuur heeft de aanbevelingen vertaald in een 8-tal ontwikkellijnen. De aanbevelingen uit de eindrapportage zullen langs deze 8 ontwikkellijnen worden opgepakt.

Nadere uitwerking daarvan heeft inmiddels plaats gevonden in het Plan van Aanpak. In deze samenvatting worden de aanbevelingen, die de 8 ontwikkellijnen vormen waarlangs de eindrapportage zal worden opgepakt, kort toegelicht.

1. Gezamenlijk perspectief en commitment De rapportage geeft aan dat voor een succesvolle regionale samenwerking duidelijke gezamenlijke doelen een vereiste zijn. Daarbij is het essentieel dat de deelnemende gemeenten zich gezamenlijk committeren aan een gemeenschappelijk perspectief. Geadviseerd wordt een visiedocument met gezamenlijke ambities en strategische doelen op te stellen en hierover regelmatig in gesprek te gaan met elkaar.

2

2. Continuïteit – status en borging van afspraken Het waarborgen van gemaakte afspraken en het creëren van continuïteit zijn cruciaal voor de effectiviteit van de samenwerking. Dit kan worden bereikt door regelmatige evaluaties. Dit zorgt voor transparantie en het borgen van afspraken. In het verlengde daarvan wordt geadviseerd de aanbevelingen uit het rapport Berenschot opnieuw te bezien. Voorgesteld wordt de directeur en een gemeentesecretaris gezamenlijk verantwoordelijk te maken voor de uitwerking en implementatie daarvan.

3. Heldere afspraken en sturing Er is behoefte aan helderheid zowel binnen de organisatie, als ook bij partners, over de opdrachten, verantwoordelijkheden en opschaling. Deze helderheid kan worden verkregen door het opstellen van DVO’s op de domeinen ICT, HRM en WIZ, op een niveau van input/output, waarop duidelijk gestuurd kan worden. Daarbij is het van belang duidelijke afspraken te maken over de voorwaarden waaronder nieuwe ontwikkelingen wel en/of niet passend zijn. Daarnaast gaat het om duidelijke mandatering en duidelijke lijnen voor besluitvorming en uitvoering. Om scherpte te krijgen in de ambtelijke ruimte van handelen wordt voorgesteld dossiers proactief bij het bestuur te agenderen.

4. Bestuurlijke rolzuiverheid Om een effectieve samenwerking te waarborgen, is het van belang dat de rolverdeling binnen de organisatie helder is. Dit kan worden verbeterd door duidelijke rolomschrijvingen voor de leden van het Dagelijks Bestuur, Algemeen Bestuur, directeur en MT. Dit zorgt ervoor dat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent en zich aan de afgesproken taken houdt. Dit betekent ook dat dossiers op de juiste tafel worden geagendeerd. Ook wordt geadviseerd om in gesprek te gaan met elkaar over belangen, beelden en verwachtingen. Zodoende wordt duidelijk waar het verschil zit en waar je elkaar kan vinden.

5. Rol Regiegroep Er is een tekort aan eigenaarschap en sturing vanuit de gemeenten geconstateerd. De Scan roept op om de actieve betrokkenheid van de deelnemende gemeenten aan GR de Bevelanden te versterken en ziet daarbij een rol voor de Regiegroep, die bestaat uit de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten. De regiegroep speelt namelijk een cruciale rol in de interne borging van de samenwerking. Het is aan de directeur van de GR de Bevelanden om de Regiegroep actief te betrekken bij de uitvoering. Geadviseerd wordt regelmatig met elkaar te overleggen om voortgang, knelpunten en verbeterpunten te bespreken.

3

6. Profiel directeur Het wervingsprofiel dient nadrukkelijk gericht te zijn op zowel de interne als externe samenwerking. Het gewenste profiel betreft een leidinggevende met ervaring in een complexe, politiek-bestuurlijke omgeving en uitstekende vaardigheden verandermanagement, strategisch leiderschap, en samenwerking. Qua persoonlijkheid betreft het iemand die stevig, verbindend, communicatief vaardig, resultaatgericht en innovatief is. Een directeur die het vermogen heeft om te werken in een omgeving met veel verschillende stakeholders en een sterke focus heeft op professionalisering en toekomstbestendigheid.

7. Samenspel organisatie met gemeenten Om toegevoegde waarde te creëren voor de deelnemende gemeenten is het noodzakelijk dat GR de Bevelanden een open blik naar buiten heeft, een beeld heeft van de lokale behoefte per deelnemende gemeente en hierover het gesprek actief opzoekt. Hierin dient de organisatie (verder) te ontwikkelen. Het bevorderen van omgevingsbewustzijn binnen GR de Bevelanden is essentieel voor een goede samenwerking. Dit kan worden verbeterd door stakeholderanalyses en accountmanagement. Ook een goede informatievoorziening naar de deelnemende gemeenten toe is hierbij van belang.

8. Lerende organisatie met zelfreflectie en kwaliteit Geconstateerd is dat in de organisatie van GR de Bevelanden zowel een wens naar ontwikkeling richting de toekomst als ook een hang naar het oude aanwezig is. Dit behoudende karakter kan de innovatie en vernieuwing binnen de organisatie belemmeren. Daarnaast wordt geconstateerd dat medewerkers terughoudend kunnen zijn in het uiten van kritische feedback of het aankaarten van problemen, wat eveneens de ontwikkeling van de organisatie en de effectiviteit van de samenwerking in gevaar brengt. Geadviseerd wordt dan ook te investeren in het innovatief en strategisch vermogen vanuit het MT en in de persoonlijke en generieke ontwikkeling van medewerkers en de organisatie.