A.61 D23.294121 Intern controleplan 2023 Intern controleplan 2023

*Z01E9459349* Zaaknummer Documentnummer

Z23.017750 D23.294121

Intern controleplan 2023

Vastgesteld door het college d.d. 31 oktober 2023 Ter kennisname aan de gemeenteraad dd. 14 november 2023.

Intern controleplan 2023

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ...................................................................................................................... 2 1.

Algemeen ....................................................................................................................... 3 a.

Inleiding ...................................................................................................................... 3

b.

Doelstellingen ............................................................................................................. 3

c.

Leeswijzer................................................................................................................... 3

2.

Normen .......................................................................................................................... 4 a.

Rechtmatigheidscriteria .............................................................................................. 4 i.

Negen criteria van rechtmatigheid ........................................................................... 4

ii.

Begrotingscriteria .................................................................................................... 4

iii.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium ................................................................. 4

iv.

Voorwaardencriterium .......................................................................................... 5

v.

Getrouwheid van rechtmatigheid ............................................................................. 5

b.

Procesbeschrijvingen .................................................................................................. 5

c.

Ambitieniveau ............................................................................................................. 6

d.

Parameterisering ........................................................................................................ 7

3.

i.

Goedkeuringstolerantie ........................................................................................... 7

ii.

Verantwoordingsgrens ............................................................................................ 7

Rollen ............................................................................................................................. 8 a.

Gemeenteraad ............................................................................................................ 8

b.

College van burgemeester en wethouders .................................................................. 8

c.

Accountant.................................................................................................................. 8

d.

Organisatie ................................................................................................................. 8

4.

Interne controle .............................................................................................................10 a.

Voorgeschiedenis ......................................................................................................10

b.

Theoretisch kader en inrichting ..................................................................................10

c.

Planning.....................................................................................................................11

d.

Proces .......................................................................................................................11

e.

Rapportage en verantwoording ..................................................................................12 i.

Management/ portefeuillehouder financiën .............................................................12

ii.

Accountant .............................................................................................................12

iii.

Gemeenteraad .......................................................................................................12

2

Intern controleplan 2023

1. Algemeen a. Inleiding Op basis van de controleverordening volgens artikel 213 van de gemeentewet verplicht het college zorg te dragen voor een getrouwe en rechtmatige informatieverstrekking. In het verlengde hiervan stelt de gemeente Kapelle jaarlijks een intern controleplan op. Dit plan bevat de concrete uitwerking over hoe we in de gemeente Kapelle omgaan met (financiële) risico’s, rechtmatigheid, preventie en beheersmaatregelen.

In het boekjaar 2021 is voor het eerst gestart met interne controlewerkzaamheden binnen de gemeente Kapelle. Hiermee wordt door het college voorgesorteerd op het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording. De interne controle zal daar namelijk een belangrijke plaats in krijgen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college zal worden ingevoerd vanaf het boekjaar 2023. Het boekjaar 2022 is gebruikt voor te bereiden op de daadwerkelijke invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Tegelijkertijd maakt de accountant al gebruik van de interne controles voor zijn controle en wordt het bewustzijn rond interne controle verder vergroot binnen de organisatie.

b. Doelstellingen De doelstelling van dit document is om aan te tonen hoe de gemeente Kapelle “in control” wil blijven. Om dit doel te bereiken dienen normen, rollen, procedures en controles gedefinieerd te worden. De nadruk bij het bereiken ligt op preventie en controle vooraf in plaats van repareren en controle achteraf. De gedachte hierachter is dat dit zorgt voor een efficiëntere werkwijze.

Nieuw in dit controleplan is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders vanaf boekjaar 2023. In 2021 en 2022 heeft de gemeente Kapelle al verschillende voorbereidingen getroffen voor de invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording, waardoor de overgang hier naartoe eenvoudiger zal zijn.

c. Leeswijzer In hoofdstuk 2 worden de verschillende normen per paragraaf besproken. In hoofdstuk 3 volgen beschrijvingen van de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende stakeholders. Aangezien de beschrijving van de aanpak van de interne controle zeer specifiek is, zal deze worden besproken in een apart hoofdstuk. Tussen de verschillende hoofdstukken zal er logischerwijs veel samenhang zijn, waardoor enige overlap onvermijdelijk zal zijn.

3

Intern controleplan 2023

2. Normen a. Rechtmatigheidscriteria i. Negen criteria van rechtmatigheid In de literatuur en wetsgeschiedenis worden negen rechtmatigheidscriteria onderscheiden, namelijk: -

Aanvaardbaarheidscriterium

-

Adresseringscriterium

-

Calculatiecriterium

-

Leveringscriterum

-

Valuteringscriterium

-

Volledigheidscriterium

-

Begrotingscriterium

-

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

-

Voorwaardencriterium

In de huidige situatie controleert de accountant alle negen criteria op getrouwheid en rechtmatigheid. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college zal de accountant nog slechts controleren op getrouwheid; de controle op rechtmatigheid zal binnen de gemeentelijke organisatie zelf plaats gaan vinden. De eerste zes criteria worden met de controle op getrouwheid ook afgedekt op rechtmatigheid. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zijn de onderste drie, dikgedrukte criteria dus essentieel. ii. Begrotingscriteria Het begrotingscriteria stelt dat alle baten, lasten en balansposten in overeenstemming tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s. Het vaststellen van deze begroting gebeurt jaarlijks door de gemeenteraad. Indien er overschrijdingen zijn en deze alsnog vastgesteld worden in de jaarrekening, is de overschrijding alsnog rechtmatig. iii. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium De gemeente dient actief beleid te voeren om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Het gaat hierbij om situaties waarbij overheidssubsidies en uitkeringen ten onrechte worden verstrekt of heffingen niet (volledig) worden betaald (misbruik) of waarin wel de regelgeving tekort schiet en daardoor in strijd is met het doel en de strekking van de regelgeving

4

Intern controleplan 2023 (oneigenlijk gebruik). Bestaande procedures worden regelmatig geëvalueerd en getoetst op misbruik en oneigenlijk gebruik en zo nodig aangepast. iv. Voorwaardencriterium Dit criteria gaat om de vraag of de besteding en inning van gelden door de gemeente gebeurt volgens bepaalde voorwaarden. Deze voorwaarden liggen vast in de wet- en regelgeving, alsook in de gemeentelijke verordeningen en collegebesluiten. Interne regels van college naar ambtelijke organisatie zijn geen onderdeel van deze regels. Een compleet overzicht van deze normen is terug te vinden in bijlage 1. v. Getrouwheid van rechtmatigheid De accountant blijft de getrouwheid van de jaarrekening vaststellen. In de nieuwe situatie zal ook de rechtmatigheidsverantwoording hiervan onderdeel worden. Deze zal door de accountant ook worden getoetst op getrouwheid, evenals de rest van de jaarrekening. Eventuele beheersmaatregelen met betrekking tot rechtmatigheid, zullen onderdeel worden van het jaarverslag. De accountant toetst hier slechts marginaal, wat wil zeggen op verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

b. Procesbeschrijvingen Om de drie rechtmatigheidscriteria en de normen concreter te maken, is de gemeente Kapelle gestart met het beschrijven van processen in Microsoft Excel. Naar de toekomst zal ook het softwareprogramma Engage hiervoor worden ingezet. Tegelijkertijd zal er ook een actualisatie worden doorgevoerd van de verschillende processen.

De procesbeschrijvingen dienen als praktisch handvat voor het volgen van een proces volgens de norm. De uiteindelijke norm blijft uiteindelijke de wet- en regelgeving. Tevens helpt het beschrijven van een proces ook met het onderkennen van risico’s en waar deze zich voor kunnen doen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer er een bepaalde schakel wegvalt en hoe kunnen medewerkers daar op inspelen?

Met de invoering van het zaaksysteem JOIN heeft de organisatie al kennis gemaakt met procesgericht werken. De inrichting van de interne controle zal hier nauw op aansluiten.

5

Intern controleplan 2023 De gemeente Kapelle onderscheidt de volgende processen: Proces Investeringen Belastingen en heffingen Gemeenschappelijke regelingen Rente en Kapitaal Grondexploitaties •

Grondaankopen

•

Bouwrijp maken

•

Grondverkopen

Subsidies Inkopen Verhuur en Pacht Treasury Overheidsbijdragen Leges en vergunningverlening Overige opbrengsten Memoriaal

c. Ambitieniveau In het vaststellen van de ambities voor de rechtmatigheidsverantwoording worden grofweg drie ambitieniveaus onderscheiden, oplopend in volwassenheid. Het eerste ambitieniveau is basis. Hiermee wordt voldaan aan alle wettelijke normen. Vervolgens is er het ambitieniveau basisplus. Dit is gelijk aan basis, maar er wordt hierbij gekozen om bepaalde relevante processen en thema’s meer aandacht te geven. Tot slot is er het In Control Statement. Hierbij is de verantwoording

gericht

op

brede

bedrijfsvoering

in

navolging

van

internationale

ontwikkelingen. Uiteraard gaan met grotere ambities ook meer werkuren en dus hogere kosten gepaard.

Voor 2023 wordt ervoor gekozen om het ambitieniveau vast te stellen op het niveau basis. Hiermee voldoen we ten minste aan alle wettelijke normen en eisen. Het ambitieniveau zal volgend jaar weer worden heroverwogen bij het opstellen van het nieuwe controleplan.

6

Intern controleplan 2023

d. Parameterisering i. Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.

Het vaststellen van de goedkeuringstoleranties is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Deze tolerantie komt namelijk terug in de controleverklaring van de accountant en bepaald hoe de gemeenteraad een oordeel kan vormen over de jaarrekening.

In het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn minimumeisen gesteld voor de te hanteren goedkeuringstoleranties. Hoewel deze scherper vastgesteld kunnen worden door de gemeenteraad, gebeurt dit in de praktijk nauwelijks. De minimumeisen zijn: Oordeel Goedkeurend Beperking Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening ≤ 1% >1%<3% (% lasten) Onzekerheden in de ≤3% >3%<10% controle (% lasten)

Onthouding

Afkeurend

-

≥ 3%

≥10%

-

Voorgesteld wordt om deze goedkeuringstoleranties over te nemen voor de gemeente Kapelle. ii. Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld percentage, waarboven het college van B&W de afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt tussen de bandbreedte van 0% en 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief dotaties aan de reserves.

De verantwoordingsgrens wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Zowel voor fouten als onduidelijkheden wordt hetzelfde percentage vastgesteld. Deze mogen ook niet bij elkaar worden opgeteld.

Voor de jaarrekening 2023 wordt er voorgesteld een verantwoordingsgrens te hanteren van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief dotaties aan de reserves. Deze grens komt ook terug in de financiële verordening.

7

Intern controleplan 2023

3. Rollen a. Gemeenteraad De kaderstellende rol van de gemeenteraad komt tot uitdrukking in het vaststellen van het ambitieniveau, normenkader en de parameters voor de interne controles. Daarnaast gaat het college met de gemeenteraad in gesprek over de rechtmatigheidsverantwoording en de eventuele beheersmaatregelen. Hiermee kan de gemeenteraad invulling geven aan zijn controlerende rol.

b. College van burgemeester en wethouders Het college is verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. Hieruit volgt dat zij ook verantwoordelijk zijn om beleid te maken rond financieel beheer. Een belangrijk onderdeel hiervan is het treffen van (financiële) beheersmaatregelen. Dit plan is een onderdeel hiervan.

c. Accountant De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een controleverklaring waarin hij een oordeel geeft over rechtmatigheid en getrouwheid. Zoals reeds besproken in hoofdstuk 2, paragraaf a, zal de accountant zich in de nieuwe situatie beperken tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording). De accountant zorgt voor een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in een verslag.

De werkzaamheden van de interne controle worden vooraf afgestemd met de accountant. Zo kan er samen gezorgd worden voor een maximale aansluiting tussen de beide werkzaamheden. Dit draagt bij aan een minimalisering van ad-hoc werkzaamheden en efficiëntie.

d. Organisatie De ontwikkeling van (interne) controle binnen de gemeente Kapelle sluit ook aan op het traject van organisatieontwikkeling. Dit traject kent als speerpunten: -

Samen de goede dingen doen

-

Verbeteren dienstverlening

-

Zaakgericht werken aan maatschappelijke opgaven.

In het verleden vonden de controlewerkzaamheden door de accountant vaak plaats tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole. Dit zorgde voor een piekbelasting bij veel werknemers binnen de organisatie. Uitgangspunt is om door middel van interne controle deze drukte meer te spreiden, zodat de pieken zullen afnemen. Dit zal leiden tot betere focus en het doen van de 8

Intern controleplan 2023 goede dingen. Bovendien worden bestaande processen tegen het licht gehouden om te kijken waar verbetering mogelijk is.

De werking van de interne controle in verhouding tot de organisatie wordt nader besproken in hoofdstuk 4.

9

Intern controleplan 2023

4. Interne controle a. Voorgeschiedenis Tot en met 2019 waren er bij de gemeente Kapelle geen interne controlewerkzaamheden. De controle door de accountant op getrouwheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties gebeurde voornamelijk achteraf. Vooruitlopend op de veronderstelde invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 door het college en het verminderen van de piekmomenten die de accountantscontrole meenam, is er een project opgestart om interne controle op te zetten.

Voor de interne controle van 2021 is een samenwerking gestart met Adlasz. De samenwerking tussen de gemeente Kapelle, Adlasz en de accountant is prettig verlopen. Gedurende vier kwartalen werden de bevindingen van tussentijdse controles besproken met het management. Hieruit is een lijst met actiepunten opgemaakt.

Vanuit de wens om interne controle aanwezig te laten zijn op de werkvloer en te borgen binnen de organisatie, is in mei 2022 een werknemer aangenomen voor het uitvoeren van de controles. Voor de controle van het boekjaar 2022 is er voor het eerst gesteund op deze werkzaamheden.

b. Theoretisch kader en inrichting Gegevens moeten systematisch verzamelt, vastgelegd en verwerkt worden zodat het mogelijk wordt om goed overwogen keuzes te maken en daar verantwoording over af te leggen. Om dit te waarborgen, worden interne beheersingsmaatregelen genomen. Tegengestelde belangen dienen te worden voorkomen. Idealiter zijn daarom de volgende taken gescheiden: -

Beschikken: het aangaan van verplichtingen

-

Uitvoeren: het uitvoeren van een taak conform de norm

-

Registreren: het vastleggen van een uitgevoerde taak

-

Controleren: vaststellen of het proces conform de norm is verlopen

Werknemers binnen de organisatie worden actief betrokken bij het meedenken en vormgeven van deze scheidslijnen. Dit gebeurt in het kader van de procesbeschrijvingen zoals opgenomen in paragraaf 2b. Dit komt ook weer het lerend vermogen van de organisatie ten goede. De concerncontroller en medewerker interne controle hebben een adviserende rol.

10

Intern controleplan 2023

c. Planning Voor 2023 wordt uitgegaan van de volgende planning: Omschrijving

Tijdvak

Verbijzonderde interne controles Q1

Augustus- September 2023

Verbijzonderde interne controles Q2

September- Oktober 2023

Procesgerichte controles

November 2023

Verbijzonderde interne controles Q3

November 2023

Interim controle accountant

November/ December 2023 Januari – februari 2024

Verbijzonderde interne controles Q4 Opmaak eindconclusie in jaarrekening 2023 en interne Maart - april 2024 evaluatie Controle jaarrekening boekjaar 2023 accountant

April 2024

Anders dan in 2022, is er dit jaar voor gekozen in deze per kwartaal een integrale controle op alle genoemde processen uit te voeren. Dit bleek te zorgen voor een betere spreiding en is verlicht daarmee de piekmomenten verder. Daarnaast zijn er dit jaar ook procesgerichte controles opgenomen. Dit zijn controles die het proces als geheel onder de loep nemen en minder gericht zijn op specifieke casussen.

Het opvolgen van eerder benoemde actiepunten (zie paragraaf 4a) en het verfijnen van de procesbeschrijvingen (zie paragraaf 2b) worden gezien als een doorlopend, continue proces.

d. Proces Uitgangspunt van de controles is dat als er geen bewijs voor is, het ook niet is gebeurd. Leidend hierin zijn het ERP-systeem Key-to-Financiën (hierna: K2F) en JOIN. De interne controles worden ook compleet vastgelegd. De interne controles zijn enkel toegankelijk voor de afdeling control.

De steekproeven vinden plaats op basis van een export uit K2F. Deze export wordt nader ingedeeld op basis van de verschillende processen. Dit gebeurt aan de hand van grootboeknummers en kostensoorten. Vervolgens wordt dit bestand verder opgesplitst naar proces.

Om de grootte van de steekproef te bepalen, wordt de SRA steekproefmethode v2.72 gebruikt. De parameters “Populatietotaal”, “Topstratum” en “Negatieve posten” zijn gebaseerd op de parameters afkomstig uit het selectieblad. De materialiteit is vastgesteld op 11

Intern controleplan 2023 1% van de begrote omvang van het proces. De uitvoeringsmaterialiteit is vastgesteld op 85% van de materialiteit. De integrale controlegrens wordt vastgesteld op 50% van de uitvoeringsmaterialiteit. Er wordt een zekerheidsparameter van 95% meegenomen. Tot slot heeft het geïdentificeerde risico betrekking op het voorkomen/bestaan en is de risicoinschatting/controlestrategie “Laag – Gegevensgericht”.

Tot slot worden via de computer willekeurige nummers geselecteerd totdat de gewenste steekproefgrootte is bereikt. Deze rijen worden vervolgens geselecteerd en gecontroleerd.

e. Rapportage en verantwoording i. Management/ portefeuillehouder financiën Indien er uit een gecontroleerd proces onregelmatigheden voortvloeien, zullen deze worden gedeeld en besproken met de betrokken werknemer(s). Indien nodig worden actiepunten geformuleerd. In samenwerking met de concerncontroller en de coördinator financiën zullen deze actiepunten nader worden ingevuld en opgevolgd. Het managementteam en het college van B&W worden hiervan schriftelijk op de hoogte gehouden. De concerncontroller en medewerker interne controle zijn eindverantwoordelijk voor het stellen van beheersmaatregelen en aanbevelingen. In de praktijk zal echter worden gestreefd naar consensusgerichte oplossingen. ii. Accountant De accountant wordt in een vroeg stadium betrokken bij de werking van de interne controles. De gemeente Kapelle heeft bovendien de intentie om de accountant bij de interim- en eindcontrole zoveel mogelijk te laten steunen op de interne controles, ten einde een belasting van de organisatie in piekmomenten te minimaliseren. iii. Gemeenteraad De rapportages van de interne controle zal resulteren in een rechtmatigheidsverantwoording. Deze vormt een onderdeel van de jaarrekening 2023 en zal in juli 2024 aangeboden worden aan uw raad.

12

*Z01E9459349* Zaaknummer Documentnummer

Z23.017750 D23.294121