A.59 Informerend memo MZ inz taakstelling - oktober 2023
Tekst van het document
MEMO Aan:
colleges van B&W van de deelnemende gemeenten
Van:
dagelijks bestuur GR de Zeeuwse Muziekschool (h.o.d.n. Muziekschool Zeeland)
DD:
Middelburg, 5 oktober 2023
Onderwerp: informatie inzake proces rond taakstelling i.c. het herstelplan van MZ
In de algemeen bestuursvergadering van 7 september jl. zijn de gewijzigde begroting 2023 en begroting 2024 vastgesteld. De vanuit de deelnemende gemeenten toegezonden zienswijzen ten aanzien van de stukken worden door de organisatie ter harte genomen en belangrijke stappen ten aanzien van verbetering van de P&C cyclus worden al genomen. De leden van het algemeen bestuur hebben het dagelijks bestuur gevraagd om de gemeenten door middel van deze memo te informeren over de laatste ontwikkelingen en het proces dat de organisatie doorloopt. Deze memo leent zich voor verspreiding onder de gemeenteraden, mocht daar interesse voor zijn. Daarnaast is de heer Vroegindeweij altijd bereid om persoonlijk een nadere toelichting te geven. In de gewijzigde begroting 2023 en begroting 2024 is een taakstelling opgenomen. Voor de realisatie van die taakstelling is een herstelplan opgesteld dat is gedeeld met de colleges in juli jl.. Om tot een definitief herstelplan te komen is het belangrijk dat alle ondersteunende processen een volledig beeld van de situatie geven. Onmisbare onderdelen daarvan zijn: • een verbeterde P&C cyclus • instemming van de ondernemingsraad voor de definitieve aanpassing van de normjaartaakverdeling (lesgebonden uren en niet-lesgebonden uren taakverhouding van docenten).
• inhoudelijke toetsing; daarvoor wordt de audit ingezet vanuit de CBCT (Certificeringsorganisatie bibliotheekwerk, cultuur en taal) ten behoeve van de hercertificering. Daarnaast heeft een aantal gemeenten aangegeven te hechten aan toetsing van het herstelplan door een externe partij op algemene hardheid, haalbaarheid en realiteitswaarde. Daarvoor is op advies van de vergadering Rijkse Accountants en Adviseurs benaderd. Tijdens de vergadering van 7 september jl. is besloten dat de kosten van dit onderzoek, met een richtbedrag van € 9000, ten laste van de deelnemende gemeenten worden gebracht. De uitkomsten van het onderzoek en de instemming van de ondernemingsraad van Muziekschool Zeeland vormen belangrijke elementen voor de eindversie van het herstelplan dat in december aan het algemeen bestuur ter vaststelling wordt voorgelegd. Vervolgens is de eindversie van het herstelplan essentieel voor het opstellen van de gewijzigde begroting 2024 die ter zienswijze aan de gemeenteraden wordt voorgelegd. Voor de volledigheid volgt hierna een overzicht van de verschillende stappen verdeeld naar in- en externe processen, inclusief de al gerealiseerde elementen.
Muziekschool Zeeland (Intern) Actie
Timing & status
Verantwoordelijk/ betrokkenen
Ter kennisname toezenden conceptherstelplan naar de colleges deelnemende gemeenten
voor 15 juli 2023 | gerealiseerd
MZ
Verzoek aan Rijkse Accountants en adviseurs als externe partij om herstelplan op haalbaarheid en toekomstbestendigheid te toetsen | richtbedrag € 9000 voor rekening van de deelnemende gemeenten
Opdracht vanuit algemeen bestuursvergadering dd 7 september 2023 | afspraak gepland 13 oktober a.s.
MZ
Borgen P&C cyclus conform BBV
vanaf september 2023 | in werking
MZ
Concretiseren paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing
vanaf september 2023 | in werking
MZ
Onderzoek t.b.v. hercertificering (cyclus van 4 jaar) – dit wordt mede gebruikt voor beoordeling inhoudelijke hardheid herstelplan
September t/m november 2023 | in werking
MZ
Adviesverzoek aan OR inzake herstelplan
oktober 2023
MZ
Herstelplan klankborden met cultuurambtenaren
Overleg 19 oktober 2023
MZ & klankbordgroep
Bespreken kwartaalrapportage en herstelplan met leden van de begeleidingscommissie
Overleg 20 oktober 2023
MZ & begeleidingscie.
Verzoek tot instemming aan OR inzake uitvoer van definitieve aanpassing LU/NLU (belangrijk element voor haalbaarheid herstelplan)
november 2023
MZ
Uitkomst onderzoek Rijkse Accountants en Adviseurs
1 december 2023
Rijkse
Audit certificeringsbureau CBCT t.b.v. verlenging certificering
15 januari 2024
CBCT
Klankbordoverleg cultuurambtenaren
1 februari 2024
MZ & klankbordgroep
Kwartaaloverleg begeleidingscommissie
7 maart 2024
MZ & begeleidingscie.
2
Bestuurlijk (extern) Actie
Timing & status
Verantwoordelijk/ betrokkenen
Bespreking conceptherstelplan
bestuursvergadering 29 juni 2023 | gerealiseerd
Algemeen bestuur
Ter vaststelling voorleggen van gewijzigde begroting 2023, conceptbegroting 2024
vergadering 7 september 2023 | vastgesteld
Algemeen bestuur
Kwartaalrapportage t/m september 2023 incl. prognose 2023 & uitkomst onderhandelingen Rijkse over extern onderzoek
vergadering 19 oktober 2023
Dagelijks bestuur
Voorgenomen besluit tot vaststelling definitief herstelplan incl. uitkomsten onderzoek Rijkse
Vergadering 7 december 2023
Dagelijks bestuur
Ter vaststelling aanbieden herstelplan met onderliggend de externe toetsing op hardheid, haalbaarheid en realiteitswaarde.
vergadering 18 december 2023
Algemeen bestuur
Voorgenomen besluit tot vaststelling gewijzigde begroting 2024
Vergadering 1 februari 2024
Dagelijks bestuur
Ter zienswijze aanbieden gewijzigde begroting 2024 incl. taakstelling met herstelscenario aan deelnemende gemeenten.
februari 2024
Colleges B&W, gemeenteraden
Aanbieden conceptjaarrekening en jaarverslag 2023
Voor 15 april 2024
Colleges B&W, gemeenteraden
Ter zienswijze aanbieden conceptbegroting 2025 | inclusief herstel opbouw reserve overeenkomstig de richtlijnen van BBV ten behoeve van een robuuste organisatie en ter voorkoming van liquiditeitsproblemen – 20242026
voor 30 april 2024
Colleges B&W, gemeenteraden
Vaststellen gewijzigde begroting 2024 incl. i.c. investering frictiekosten op basis van uitvoeringsscenario.
bestuursvergadering 30 mei 2024
Algemeen bestuur
Vaststellen jaarrekening 2023 en begroting 2025
Voor 15 september 2024
Algemeen bestuur
3