A.4 Werkwijze rekenkamer
Tekst van het document
De werkwijze van de gemeentelijke rekenkamers van Kapelle, Vlissingen en Middelburg
Inclusief het Onderzoeksprotocol en het Reglement van orde - versie januari 2026 -
Voorwoord Voor u ligt de geactualiseerde werkwijze van de rekenkamer Kapelle, de rekenkamer Vlissingen en de rekenkamer Middelburg (verder aangeduid als rekenkamer). Dit document geeft inzicht in het doel van de rekenkamer, welke producten zij levert, hoe zij haar werkzaamheden uitvoert en welke middelen hiervoor nodig zijn. De Werkwijze is primair bedoeld voor degenen die belast zijn met de uitvoering van de onderzoeksactiviteiten van de rekenkamer en de gemeenteraad voor wie zij in eerste instantie haar onderzoeken verricht. Daarnaast poogt de Werkwijze aan andere betrokkenen inzicht te geven in de werkwijze en de toegevoegde waarde, zoals die door rekenkamer wordt nagestreefd. In de animatie Animatie rekenkamerwerk — Vereniging van Rekenkamers en in de infographics vindt u een bondige samenvatting van het werk van de rekenkamer, het onderzoeksproces, het ambtelijk proces Zo-werkt-de-Rekenkamer-Ambtelijk-procesv4 en het bestuurlijk proces Zo-werkt-de-Rekenkamer-Bestuurlijk-proces-v4 . De leden van de rekenkamers zijn terug te vinden op de website RekenkamerKVM.nl. De rekenkamers zijn aangesloten bij de Vereniging van Rekenkamers.
Werkwijze rekenkamer
2
van 22
Inhoud VOORWOORD ....................................................................................................................................... 2 INHOUD ................................................................................................................................................. 3 1
WAT IS DE REKENKAMER? ........................................................................................................ 4 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
2
BESTAANSRECHT ................................................................................................................................... 4 MISSI/OPDRACHT .................................................................................................................................. 4 DOELGROEPEN ....................................................................................................................................... 4 ONAFHANKELIJKHEID ............................................................................................................................ 5 REIKWIJDTE............................................................................................................................................ 5
WAT DOEN WIJ? ........................................................................................................................... 6 2.1 HET ONDERZOEKSPROGRAMMA ............................................................................................................ 6 2.1.1 Werkwijze programmering .......................................................................................................... 6 2.2 ONDERZOEK ........................................................................................................................................... 7 2.3 VERANTWOORDING ............................................................................................................................... 7
3
WAT KOST DIT? ........................................................................................................................... 8
BIJLAGE A: ONDERZOEKSPROTOCOL............................................................................................. 9 A.1 A.2 A.3 A.4 A.5 A.6 A.7 A.8 A.9 A.10 A.11 A.12
INLEIDING ............................................................................................................................................... 9 KEUZE VAN HET ONDERZOEKSONDERWERP ........................................................................................ 9 ONDERZOEKSOPZET EN AANKONDIGING ........................................................................................... 10 SAMENWERKING MET EXTERNEN ...................................................................................................... 13 VOORTGANG EN DOSSIERVORMING .................................................................................................... 14 PRIVACY EN DE REKENKAMER ........................................................................................................... 15 ONDERZOEKSRAPPORT ....................................................................................................................... 16 WEDERHOOR ....................................................................................................................................... 17 PUBLICATIE EN PUBLICITEIT .............................................................................................................. 17 BEHANDELING IN DE GEMEENTERAAD ..........................................................................................
18 EVALUATIE ...................................................................................................................................... 18 ARCHIVERING .................................................................................................................................. 18
BIJLAGE B: REGLEMENT VAN ORDE ............................................................................................ 20
Werkwijze rekenkamer
3
van 22
1
Wat is de rekenkamer? In deze paragraaf gaan we in op het bestaansrecht, de missie en de doelgroepen van de rekenkamer. Ook staan we stil bij de onafhankelijkheid en de reikwijdte van haar onderzoeksgrenzen.
1.1
Bestaansrecht De oprichting van de rekenkamer is een gevolg van de Gemeentewet, art. 81 en 182-185. Hoe wij werken vindt u in dit document en in ons Onderzoeksprotocol (bijlage A) en Reglement van Orde (bijlage B). Dit reglement vloeit voort uit Gemeentewet art. 81i. Instelling van de rekenkamer is geregeld in de Verordening gemeentelijke rekenkamer 2024 bij de gemeenten Kapelle, Vlissingen en Middelburg.
1.2
Missi/Opdracht De basis van ons werk vormt de missie. Deze luidt als volgt:
1.3
Doel De rekenkamer heeft als doel het doeltreffend, doelmatig, rechtmatig en integer functioneren van de gemeente en de daarmee verbonden organen te toetsen en door het geven van adviezen te verbeteren;
Hoe Zij voorziet daartoe de gemeenteraad en degenen die verantwoordelijk zijn voor de gecontroleerde organen of onderwerpen van op onderzoeksfeiten gebaseerde informatie;
Wat Deze informatie bestaat uit onderzoeksbevindingen, conclusies en aanbevelingen over organisatie, beheer en beleid en is in beginsel publiek toegankelijk conform de Wet Open Overheid;
Samenwerking Daarnaast is het haar verantwoordelijkheid om een bijdrage te leveren aan een goed openbaar bestuur door kennisuitwisseling en samenwerking;
Kernkwaliteiten Feitelijk, betrouwbaar en bruikbaar ziet de rekenkamer als belangrijkste kenmerken van haar producten;
Kernwaarden Onafhankelijk, doelmatig, doeltreffendheid en transparant zijn de belangrijkste kenmerken van haar werkwijze en communicatie
Doelgroepen De gemeenteraad en de bevolking van de gemeente zijn de belangrijkste doelgroepen van de rekenkamer. De rekenkamer kan via haar producten de kaderstellende en controlerende taken van de gemeenteraad versterken.
Werkwijze rekenkamer
4
van 22
Voor de bevolking van de gemeente wil de rekenkamer zichtbaar maken hoe publiek geld wordt besteed en wat wordt gerealiseerd van de beleidsvoornemens van het gemeentebestuur. Tot de bevolking van de gemeente rekenen wij de individuele burgers, de ondernemingen en maatschappelijke organisaties. Daarnaast kunnen ook het College van Burgemeester en Wethouders, het ambtelijk apparaat of andere gemeentelijke organen of verbonden partijen profiteren van het werk van de rekenkamer.
1.4
Onafhankelijkheid De rekenkamer is onafhankelijk, wat tot uitdrukking komt in de onafhankelijkheid van de leden, de vrijheid van onderwerpkeuze, de onderzoeksaanpak, de oordeelsvorming en de rapportage. Deze onafhankelijkheid is verder gewaarborgd in de Gemeentewet (art. 81). Ook de beschikking over een eigen budget draagt bij aan de onafhankelijkheid.
1.5
Reikwijdte Het werkterrein van de rekenkamer strekt zich uit over alle organen (gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders en ambtenarenapparaat) en verbonden partijen. Dit is geregeld in hoofdstuk IXa van de Gemeentewet (art. 182-185).
Werkwijze rekenkamer
5
van 22
2
Wat doen wij? We willen onze doelstelling, zoals omschreven in onderdeel 1.2, verwezenlijken door het leveren van drie soorten producten: het onderzoeksprogramma voor het komende kalenderjaar, de verschillende rapporten die het sluitstuk vormen van elk onderzoek en de verantwoording over de uitvoering van ons onderzoeksprogramma.
2.1
Het onderzoeksprogramma De rekenkamer bepaalt zelf naar welke onderwerpen zij onderzoeken uitvoert, op welke wijze en op welk moment zij dat doet. Dat neemt niet weg dat zij open staat voor suggesties van de gemeenteraad, het college en de bevolking. Hieronder wordt beschreven hoe het onderzoeksjaarprogramma tot stand komt.
2.1.1
Werkwijze programmering Concreet komt het onderzoeksprogramma als volgt tot stand:
Inventarisatie De rekenkamer houdt zich voortdurend op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente. Bronnen zijn bijvoorbeeld de programmabegroting en de jaarrekening, vergaderingen van de raad en raadscommissies, berichten in de lokale media en vakpublicaties. Mede op basis hiervan stelt de rekenkamer een groslijst samen van potentiële onderzoeksonderwerpen;
Uitnodiging Daarnaast worden de raad en de bevolking in de gelegenheid gesteld en uitgenodigd om onderzoeksonderwerpen (voorzien van een motivatie) aan te dragen;
Onderwerpselectie Op basis van een afweging van alle mogelijke onderzoeksonderwerpen aan de hand van 9 criteria (zie Bijlage A onderzoeksprotocol, hoofdstuk A2) wordt het onderzoeksjaarprogramma vastgesteld door de rekenkamer. De onderwerpen in het programma zijn ‘onderzoekbaar’ binnen de randvoorwaarden van kwaliteit, tijd en geld. Het onderzoeksjaarprogramma wordt vastgesteld vóór 1 april van het jaar waarop het betrekking heeft en ter kennis gesteld aan de gemeenteraad. De gemeenteraad stelt het budget ter beschikking dat nodig is om het onderzoeksjaarprogramma te kunnen uitvoeren;
Flexibiliteit Ook gedurende het jaar kunnen verzoeken tot onderzoek worden ingediend. Dit gebeurt schriftelijk via een aan de voorzitter van de rekenkamer gericht verzoek. Deze verzoeken kunnen, in geval van urgentie, lopende het jaar worden gehonoreerd. Ook kan de rekenkamer zelf andere prioriteiten stellen indien uitvoering hiervan dringend wenselijk is.
Werkwijze rekenkamer
6
van 22
Raakvlakken De rekenkamer stemt zoveel mogelijk af met de andere onderzoeken die worden gehouden. Het betreft:
De zogenaamde 213a-onderzoeken, uit te voeren in opdracht van het college door de organisatie zelf;
De onderzoeken door de accountant, vanuit zijn wettelijke verplichting en eventueel aanvullende onderzoeken in opdracht van de raad;
Deze afstemming is gericht op een efficiënte onderzoeksinspanning met inachtneming van ieders eigen rol en verantwoordelijkheid.
2.2
Onderzoek De wijze waarop wij onderzoek doen is beschreven in het Onderzoeksprotocol (Bijlage A).
2.3
Verantwoording Over de realisatie van het afgelopen kalenderjaar wordt een jaarverslag opgesteld waarin verantwoording wordt afgelegd. Daarin wordt minimaal verantwoord welke onderzoeken zijn uitgevoerd en wat er is uitgegeven. Ook wordt een doorkijk gegeven naar de uit te voeren onderzoeken. Conform de Gemeentewet wordt het jaarverslag van de rekenkamer vóór 1 april van het daaropvolgende jaar aangeboden aan de raad.
Werkwijze rekenkamer
7
van 22
3
Wat kost dit? De rekenkamer beschikt over een budget dat jaarlijks wordt vastgesteld aan de hand van het middelenplan uit het onderzoekprogramma. Dit budget wordt door de gemeenteraad via de gemeentebegroting vastgesteld. Uit dit budget worden de kosten betaald voor de leden, onderzoek door externen en materiële middelen als papier en drukwerk. De hoogte van de vergoedingen voor de werkzaamheden van de leden wordt door de gemeente in de Verordening gemeentelijke rekenkamer vastgesteld.
Werkwijze rekenkamer
8
van 22
Bijlage A: Onderzoeksprotocol A.1 Inleiding Dit onderzoeksprotocol beschrijft de richtlijnen die de rekenkamer hanteert bij de inrichting en uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om de kwaliteit van de onderzoeken van de rekenkamer te waarborgen en te zorgen voor een goed verloop van het onderzoeksproces. Daarnaast wil de rekenkamer met dit protocol inzicht bieden in de werkwijze van de rekenkamer en helderheid verschaffen over de wijze waarop de rekenkamer haar taken uitoefent. In geval van een compact onderzoek – bijvoorbeeld QuickScan, rekenkamerbrief of vervolgonderzoek – kan de aanpak op onderdelen afwijken. Betekenis onderzoeksprotocol Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de rekenkamer en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de rekenkamer met dit protocol inzicht verschaffen in haar werkwijze en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de rekenkamer haar taken wil uitoefenen. Aan dit onderzoeksprotocol ligt de Gemeentewet, de ‘Verordening rekenkamer [Naam gemeente]’ (verder te noemen: verordening) en het reglement van orde ten grondslag.
A.2 Keuze van het onderzoeksonderwerp De rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de rekenkamer zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De rekenkamer houdt in haar onderzoeksprogrammering rekening met de actuele thema`s en behoeften vanuit de raad. Indienen van suggesties voor onderzoek Iedereen kan onderzoeksuggesties indienen bij de rekenkamer (inwoners, ondernemers, organisaties, raadsleden, enz.) De gemeenteraad kan tussentijds aan de rekenkamer vragen om een bepaald onderzoek uit te voeren. De rekenkamer beslist of aan dit verzoek wordt voldaan.
Selectiecriteria Bij de keuze van de onderwerpen geldt dat een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie en doelstelling van de rekenkamer wordt beoogd, gerelateerd aan de inzet van beperkte onderzoekscapaciteit. De rekenkamer kiest op basis van de volgende selectiecriteria: 1.
Het onderwerp dient te passen binnen de taakopdracht en bevoegdheden van de rekenkamer en moet relevant zijn voor het functioneren van de gemeenteraad;
2.
Het onderwerp is niet onlangs onderzocht door anderen (het college van B&W uit hoofde van artikel 213a, de accountant of een extern bureau) en er is geen dergelijk onderzoek gepland;
3.
Er zijn signalen/twijfels over doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid;
4.
Er is een groot maatschappelijk belang;
5.
Er is een (potentieel) groot financieel belang;
6.
Er is een (potentieel) groot risico m.b.t. het gemeentelijk imago;
7.
Er zijn leereffecten mogelijk (leerervaringen ook elders toepasbaar);
8.
Er is sprake van enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken.
9.
Contra-indicatie: de informatie is ook via andere, gemakkelijkere of voor de hand liggende weg te verkrijgen (b.v. vragen stellen aan het college van B&W, rondetafelconferentie met college van B&W en derden).
De rekenkamer stelt jaarlijks haar onderzoeksprogramma/onderzoeksplan vóór 1 april vast en stelt de gemeenteraad hiervan in kennis.
A.3 Onderzoeksopzet en aankondiging Vooronderzoek Er kan eerst een oriënterend vooronderzoek gedaan worden, voordat een onderwerp voor onderzoek wordt geselecteerd. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een analyse van relevante documenten en literatuur. Zo nodig kan de rekenkamer een aantal oriënterende gesprekken voeren met sleutelpersonen. Van een vooronderzoek wordt mededeling gedaan aan de gemeentesecretaris. Via de gemeentesecretaris, of een door hem/haar aangewezen functionaris, kunnen stukken voor een vooronderzoek uit de organisatie worden opgevraagd.
Werkwijze rekenkamer
10
van 22
Onderzoeksopzet Nadat de rekenkamer het onderzoeksonderwerp heeft bepaald, stelt zij een conceptonderzoeksopzet vast. De rekenkamer zal de gemeentesecretaris en/of manager van de betrokken afdeling en/of contactpersoon vragen om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen. De onderzoeksopzet omvat in elk geval de volgende onderdelen: 1. Aanleiding en achtergronden onderzoeksvraag 2. Doel van het onderzoek 3. Centrale vraagstelling en deelvragen 4. Normenkader 5. Onderzoek aanpak 6. Planning De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisneming toegezonden (bijvoorbeeld in de vorm van een brief) aan de gemeenteraad, het college van B&W, de ambtelijke organisatie en eventueel een derde partij (zoals andere rekenkamers uit de gemeenschappelijke regeling of andere onderzochte organisaties). Indien bekend, wordt dan ook al aangegeven wie het onderzoek zal uitvoeren. De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Mocht gaandeweg het onderzoek blijken dat de onderzoeksopzet niet (meer) opportuun is, dan behoudt de rekenkamer zich het recht voor deze aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan de gemeenteraad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie.
Onderzoek in eigen beheer Indien de rekenkamer besluit één of meer van haar leden te belasten met de uitvoering van onderzoek, wordt voorafgaand aan het onderzoek een raming van de te besteden uren en na afronding van het onderzoek een verantwoording van de bestede uren vastgesteld door de rekenkamer. Uitgangspunten en werkwijze van het onderzoek De rekenkamer hanteert de volgende uitgangspunten bij haar onderzoek: a) Objectiviteit: onpartijdige, niet vooringenomen en gedegen analyse van de bevindingen; b) Onderbouwing: conclusies worden genoegzaam onderbouwd door de geconstateerde bevindingen, en zo mogelijk van een normenkader; c) Consistentie: eenduidigheid van begrippen en redeneringen;
Werkwijze rekenkamer
11
van 22
d) Controleerbaarheid: de bevindingen zijn navolgbaar te controleren en te staven; e) Zorgvuldigheid: onafhankelijk en kwalitatief hoogwaardig onderzoek; f) Onafhankelijkheid: geen inmenging door belangen of wensen van derden, waaronder onderzochte personen of organisaties; g) Doelmatigheid: heldere afbakening, doelgerichte uitvoering, afgewogen op kosten en baten; h) Toegankelijkheid en bruikbaarheid: bondige en toegankelijke informatie in het onderzoeksrapport op een aantrekkelijke wijze gepresenteerd. Startgesprek Bij de start van een onderzoek vindt een gesprek plaats met de gemeentesecretaris/wethouder en/of manager van de betrokken afdeling en/of contactpersoon. In dit gesprek zal het lid van de rekenkamer - en indien van toepassing het extern bureau - een toelichting geven op de onderzoeksopzet en aanpak. De gemeentesecretaris en/of manager van de betrokken afdeling en/of contactpersoon kan, in overleg met de rekenkamer, medewerkers waarvan hij/zij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek, voor dit gesprek uitnodigen.
In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de rekenkamer de door haar benodigde informatie van de betrokken afdeling zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van de afdeling door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt. Het lid van de rekenkamer is het primaire aanspreekpunt gedurende het onderzoekstraject.
Werkwijze rekenkamer
12
van 22
A.4 Samenwerking met externen Keuze extern bureau Indien een extern bureau wordt ingeschakeld om het onderzoek uit te voeren, zal zo mogelijk meer dan één extern bureau worden benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet en/of een offerteverzoek een offerte te leveren, conform het gemeentelijke inkoopbeleid. De rekenkamer wijst de externe bureaus bij het offerteverzoek op het onderzoeksprotocol van de rekenkamer. Gekozen kan worden om de externe bureaus hun offerte te laten toelichten. Er kan ook voor gekozen worden bureaus, alvorens een offerte uit te laten brengen, een onderzoeksopzet toe te laten lichten en het bureau van voorkeur een offerte te laten uitbrengen. Uitgebrachte offertes worden beoordeeld door de rekenkamer op basis van de volgende criteria:
Ervaring/deskundigheid van het extern bureau en de onderzoekers;
De uitwerking van de probleemstelling en de operationalisering van de onderzoeksvragen;
De planning en de begroting van het onderzoek;
De wijze waarop de data worden verzameld en geanalyseerd;
De wijze waarop tussentijds wordt gerapporteerd;
De prijs-kwaliteitverhouding.
De externe bureaus zullen bij het offerteverzoek nadrukkelijk worden gevraagd of zij al werkzaam zijn of waren voor de gemeente. Wanneer dit het geval is en de rekenkamer vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende externe bureau kan worden verstrekt. De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de rekenkamer. De voorzitter ondertekent de opdrachtverlening. Het extern onderzoeksbureau neemt de privacyregels conform de AVG en aanvullende regelingen in acht. Het uitgangspunt is om de overdracht van data zoveel mogelijk te beperken. Indien nodig wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld. Een eventueel datalek wordt door het extern onderzoeksbureau terstond aan de Rekenkamer gemeld. De Rekenkamer zal in voorkomend geval in overleg treden met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en zo nodig een melding verzorgen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Bij de contractvorming met het extern bureau hoort ook een geheimhoudingsverkla ring.
Werkwijze rekenkamer
13
van 22
Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van het onderzoeksrapport bij de rekenkamer blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de rekenkamer worden genomen. De (inhoudelijke) begeleiding van het onderzoek ligt in handen bij de gemandateerde leden van de rekenkamer.
A.5 Voortgang en dossiervorming Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:
De verslagen van interviews worden ter goedkeuring aan de geïnterviewden voorgelegd;
De gespreksverslagen zullen vertrouwelijk worden behandeld door het extern bureau en rekenkamer; direct na publicatie van het rapport worden de gespreksverslagen vernietigd.
Het letterlijk citeren uit verslagen van interviews is slechts mogelijk met toestemming van de geïnterviewde.
In geval van samenwerking met een extern bureau kunnen aanvullend de volgende regels afgesproken worden: ▪
Het extern bureau rapporteert aan het gemandateerd lid van de rekenkamer periodiek over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua praktische werkzaamheden;
▪
Het extern bureau houdt een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden;
▪
De rekenkamerleden kunnen aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen;
▪
De onderzoekers kunnen aanwezig zijn bij de presentatie van het onderzoeksrapport c.q. tijdens een commissiebehandeling;
▪
De rekenkamer krijgt de beschikking over het gehele onderzoekdossier dat door het extern bureau wordt opgebouwd.
▪
Het extern bureau gaat tijdens het onderzoek vertrouwelijk om met de resultaten ervan. (bij voorkeur is dat van tevoren afgesproken in een geheimhoudingsverklaring, zie hiervoor)
▪
De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamer. Verzoeken van derden worden door het extern bureau naar de rekenkamer doorverwezen.
Werkwijze rekenkamer
14
van 22
Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamer een onderzoekdossier. Dit bestaat in elk geval uit: 1. Onderzoeksopzet 2. Offerte extern bureau plus opdrachtbevestiging 3. Concept-onderzoeksrapport 4. Schriftelijke stukken inzake ambtelijk wederhoor 5. Inhoudelijke reactie van het college van B&W 6. Nawoord van de rekenkamer 7. Aanbiedingsbrief gemeenteraad 8. Definitief onderzoeksrapport
A.6 Privacy en de Rekenkamer Hoe gaat de Rekenkamer om met privacy en persoonsgegevens? De Rekenkamer voert onafhankelijk onderzoek uit naar de doelmatigheid, doeltreffendheid, rechtmatigheid en integriteit van het gemeentelijk beleid. In het kader van deze onderzoeken verwerken wij soms persoonsgegevens. Wij doen dit altijd zorgvuldig en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Waarom verwerken wij persoonsgegevens? Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze wettelijke taak, zoals vastgelegd in de Gemeentewet (artikelen 182 t/m 185). In sommige gevallen vragen wij ook expliciet toestemming aan betrokkenen, bijvoorbeeld bij interviews of enquêtes. Welke gegevens verwerken wij? Afhankelijk van het onderzoek kunnen wij de volgende gegevens verwerken: • • •
Naam, functie en contactgegevens van medewerkers of betrokkenen; Informatie uit gemeentelijke documenten of systemen; Gegevens die door burgers of organisaties vrijwillig worden verstrekt in het kader van een onderzoek. Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is en er een wettelijke grondslag voor bestaat of wanneer u daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven. Hoe beschermen wij uw gegevens? Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Zo worden gegevens opgeslagen in beveiligde systemen, hebben alleen
Werkwijze rekenkamer
15
van 22
bevoegde medewerkers toegang tot de gegevens en worden gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van het onderzoek. Wij hanteren bewaartermijnen conform de Archiefwet en verwijderen of anonimiseren gegevens zodra dat mogelijk is. Delen wij uw gegevens? Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is of u daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. In onze rapporten worden geen persoonsgegevens opgenomen die tot u als persoon te herleiden zijn, tenzij u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Uw rechten U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. Neem hiervoor contact met ons op via info@rekenkamerkvm.nl of via de Functionaris Gegevensbescherming van de betreffende gemeente: privacy@kapelle.nl FG@Vlissingen.nl FG@middelburg.nl Indien u van mening bent dat wij niet correct omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of bij de griffier van de betreffende gemeente.
A.7 Onderzoeksrapport Het uitgangspunt in het onderzoeksrapport is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de rekenkamer tot haar eindoordeel komt. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Wanneer in de tekst wordt gerefereerd aan een bepaald document of een gesprek dan zal de bron worden vermeld. Bij het opstellen van het onderzoeksrapport wordt de volgende indeling als uitgangspunt genomen:
Samenvatting;
Inleiding: achtergrond, doelstelling en vraagstelling;
Onderzoekaanpak en normenkader;
Bevindingen met analyse;
Conclusies en aanbevelingen;
Bestuurlijke reactie;
Nawoord rekenkamer;
Bijlagen: bronnen.
Werkwijze rekenkamer
16
van 22
De rekenkamer hecht eraan dat het onderzoeksrapport bruikbaar en werkbaar is in de gemeentelijke bestuurs- en uitvoeringspraktijk. In zijn algemeenheid geldt dat wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. De rekenkamer is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het onderzoeksrapport. Dit betekent dat deze herkenbaar moet zijn als onderzoeksrapport van de rekenkamer. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit door het extern bureau vermeld.
A.8 Wederhoor De rekenkamer volgt normaliter voorafgaand aan de definitieve vaststelling van een onderzoeksrapport een procedure van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor zoals opgenomen in artikel 185, lid 2 van de Gemeentewet. Ambtelijk wederhoor De rekenkamer stelt in ieder geval het gemeentebestuur en andere onderzochte instellingen in de gelegenheid om voor de vaststelling en openbaarmaking van de nota van bevindingen zonder conclusies en aanbevelingen eventuele fouten te corrigeren. De termijn voor schriftelijk ambtelijk wederhoor bedraagt 3 weken. Zie de infographic Zo-werkt-de-Rekenkamer-Ambtelijk-proces-v4 Bestuurlijk wederhoor Vervolgens wordt overgegaan tot vaststelling van de conclusies en aanbevelingen. Het concept-onderzoeksrapport (inclusief conclusies en aanbevelingen) wordt aangeboden voor een bestuurlijke reactie met als reactietermijn van 3 weken. Via de bestuurlijke reactie wordt het college van B&W in de gelegenheid gesteld een inhoudelijke reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen van het conceptonderzoeksrapport. Het is mogelijk om het proces van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor samen te voegen. De bestuurlijke reactie van het college van B&W wordt opgenomen in het definitieve onderzoeksrapport of apart ter beschikking (bijvoorbeeld in een aanbiedingsbrief). Indien nodig wordt een nawoord van de rekenkamer toegevoegd.
Zie de infographic Zo-werkt-de-Rekenkamer-Bestuurlijk-proces-v4
A.9 Publicatie en publiciteit Met het aanbieden van het definitieve onderzoeksrapport aan de gemeenteraad kan de rekenkamer (afhankelijk van aard en onderwerp) ook een persbericht versturen. Het definitieve onderzoeksrapport en het persbericht worden op de website van de gemeente en/of van de rekenkamer geplaatst. De voorzitter van de rekenkamer is primair de woordvoerder die de media te woord staat.
Werkwijze rekenkamer
17
van 22
A.10 Behandeling in de gemeenteraad Het definitieve onderzoeksrapport wordt aangeboden aan de gemeenteraad, waarna ook het college van B&W en overige betrokkenen een afschrift van het onderzoeksrapport ontvangen. Het onderzoeksrapport wordt – indien van toepassing na behandeling in de relevante raadscommissie – binnen drie maanden geagendeerd voor de gemeenteraadsvergadering. Het gemandateerde lid en eventueel het extern bureau is bij de betreffende vergadering aanwezig om een toelichting te geven op het onderzoeksrapport. Het opstellen van een raadsvoorstel gebeurt in overleg met de griffie(s).
A.11 Evaluatie Interne effectiviteit Na afloop van elk onderzoek kan er een evaluatie plaatsvinden. In deze evaluatie wordt door de rekenkamer en (indien van toepassing) het extern bureau teruggeblikt en nagegaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Desgewenst kan de rekenkamer besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken. Een en ander wordt vastgelegd in het verslag van de vergadering of in een aparte evaluatienotitie. Bij de Vereniging van rekenkamers is een handreiking beschikbaar voor de evaluatie. Externe effectiviteit De rekenkamer kan na verloop van tijd onderzoeken in hoeverre de overgenomen aanbevelingen zijn uitgevoerd. Jaarlijks kan in overleg met de gemeenteraad en het college van B&W de voortgang besproken worden.
A.12 Archivering De rekenkamer houdt zich bij de bewaring van haar onderzoekdossiers, zoals hiervoor bedoeld, aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe toegankelijk voor derden voor zover zij geen persoonlijke en vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamer. Dergelijke verzoeken zullen door de rekenkamer worden beoordeeld op grond van de Wet open overheid (Woo). Na behandeling van het raadsvoorstel waarin de aanbevelingen van de rekenkamer worden besproken zullen de volgende zaken worden vernietigd: Persoonsgegevens (AVG/GDPR) ➢ Identificerende informatie (namen, adressen, BSN, IP-adressen) ➢ Gegevens van medewerkers, respondenten of betrokkenen
Werkwijze rekenkamer
18
van 22
Tijdelijke werkdocumenten en aantekeningen, zoals: ➢ Kladaantekeningen van onderzoekers ➢ Gespreks-, Conceptverslagen en conceptrapporten ➢ Interne e-mails Verzamelde onderzoeksdata die niet in het rapport is opgenomen ➢ Opnames (audio/video) van interviews of gesprekken ➢ Logs of ruwe data ➢ Foto’s of camerabeelden Toegangsmiddelen en hulpmiddelen ➢ Tijdelijke inloggegevens of wachtwoorden ➢ Externe opslagdragers (USB-sticks, externe schijven) ➢ Toegang tot interne systemen (moet worden ingetrokken) Wat wordt doorgaans wél bewaard: ➢ ➢ ➢ ➢
Het eindrapport Onderbouwing van conclusies (samengevatte data, geanonimiseerd) Audit trail/log van onderzoekshandelingen (voor verantwoording) Wettelijk verplichte archiefstukken
Werkwijze rekenkamer
19
van 22
Bijlage B: Reglement van orde Op grond van artikel 81i van de Gemeentewet, stelt de Rekenkamer als volgt vast: Artikel 1 De vergaderingen, beslotenheid en geheimhouding 1. De vergaderingen van de Rekenkamer worden in beslotenheid gehouden tenzij de Rekenkamer anders besluit. De vergaderstukken van de Rekenkamer zijn niet openbaar. 2. De rapporten die de rekenkamer uitbrengt, alsmede het onderzoeksplan en jaarverslag zijn openbaar. 3. De leden van de Rekenkamer houden de informatie over de lopende onderzoeken en zaken die in de vergaderingen zijn besproken geheim. Deze geheimhouding geldt tevens voor de secretaris en anderen die de vergaderingen bijwonen. Communicatie over onderzoeken loopt, tenzij anders afgesproken, via de voorzitter. 4. De Rekenkamer vergadert in de regel een keer per maand, met uitzondering van de vakantieperiode in de zomer. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven. 5. De voorzitter stelt de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de Rekenkamer vast. 6. De leden zijn bij toerbeurt verantwoordelijk voor de verslaglegging van de vergaderingen. De voorzitter is hiervan uitgezonderd. 7. De leden ontvangen de agenda en de bijbehorende stukken zoveel mogelijk uiterlijk een week voor de vergadering. 8.
Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te zenden. 9. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de voorzitter weten. 10. Bij verhindering van meer dan de helft van de leden, wordt de vergadering geannuleerd of verplaatst. 11. Een lid dat later bij de vergadering aansluit of vóór de sluiting de vergadering verlaat, laat dit vooraf aan de voorzitter weten. Hiervan maakt de notulist melding in het verslag.
Werkwijze rekenkamer
20
van 22
Artikel 2 Overige deelnemers De rekenkamer vergadert in beslotenheid, behalve wanneer anders wordt besloten. De voorzitter kan, na overleg met de leden van de rekenkamer, een of meer derden uitnodigen om (een deel van de) vergadering bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen. Artikel 3 – Vervallen Artikel 4 Besluiten 1. Alle besluiten van de Rekenkamer worden genomen bij meerderheid van stemmen, waarbij unanimiteit wordt nagestreefd. Bij stakende stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 2. De taken van de voorzitter worden bij diens afwezigheid, danwel wanneer de voorzitter terugtreedt ter vermijding van (de schijn van) belangenverstrengeling, uitgevoerd door de plaatsvervangend voorzitter. 3. De Rekenkamer kan, indien geen inhoudelijke behandeling noodzakelijk is, buiten de vergadering besluiten nemen, met dien verstande dat het besluit unaniem dient te zijn. Artikel 5 Verslaglegging 1. In het verslag van de vergadering wordt de aanwezigheid van de leden vermeld, de namen van de afwezige leden, een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest en de zakelijke conclusie van het besprokene. 2. De notulist zorgt zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering voor een concept-verslag ervan en stuurt deze rond voor commentaar. De leden reageren zo spoedig mogelijk op het concept-verslag.
Het concept-verslag wordt met eventuele wijzigingen de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Artikel 6 Gedragscode 1. In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling kan optreden, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden en ook niet aanwezig zijn bij de bespreking van dit onderzoek binnen de vergadering. 2. Een Rekenkamerlid, -voorzitter of extern ingehuurde onderzoeker vermijdt politiek of persoonlijk gedrag, dat aan het gezag van de Rekenkamer schade kan toebrengen. 3. Wanneer een rekenkamerlid, -voorzitter niet conform het reglement van orde handelt wordt dit in de vergadering besproken en afhankelijk van de uitkomst voorgelegd aan de griffier(s).
Werkwijze rekenkamer
21
van 22
Artikel 7 Opdrachtgeverschap Onderzoekers die door de Rekenkamer worden ingehuurd, tekenen waar nodig een geheimhoudingsverklaring of verwerkingsovereenkomst. Artikel 8 Onderzoeksprotocol De Rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de Rekenkamer bij de uitvoering van onderzoeken. Artikel 9 Slotbepalingen 1. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de Rekenkamer. 2. Het Reglement van orde wordt gepubliceerd op de website van de Rekenkamer en ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad. Aldus vastgesteld door de Rekenkamer van de gemeente Kapelle, Vlissingen, Middelburg op 19-11-2025 Voorzitter ir. S.M. Hoven
Werkwijze rekenkamer
22
van 22