A.4 LIS Onderzoeksplan doelmatigheids en doeltreffendheidsonderzoeken Kapelle 2024 art 213a Gemeentewet-onderzoeksplan

Onderzoeksplan onderzoeken doelma gheid en doeltreffendheid 2024 Gemeente Kapelle volgens Gemeentewet art. 213a. Aanleiding Ar kel 213a van de Gemeentewet schrij voor dat het college verplicht is om periodiek onderzoek te verrichten naar de doelma gheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. Anders dan de onderzoeken door de Rekenkamercommissie, gaat het hierbij om zelfonderzoek. Het college onderzoekt het eigen bestuur, zoals uitgevoerd door de ambtelijke organisa e. De verordening "onderzoeken doelma gheid en doeltreffendheid (art. 213a)" vormt de basis voor de uitvoering van deze onderzoeken. Op basis van deze verordening wordt aan de hand van de te actualiseren beleidsnota’s of specifieke thema’s van de risicoanalyse gericht op doelma gheid en doeltreffendheid een onderzoeksplan vast. Waarbij de financiële commissie een afschri krijgt van het onderzoeksplan. Daarnaast zijn recent de werkvelden van concern control herijkt, waarbij sterk behoe e is om de aandacht te richten op de monitoring van de implementa e van de nodige verbetermaatregelen. Het overzicht van de mogelijke ac viteiten, het zogenoemde audi nstrumentarium, tre u in bijlage 1 aan.

Doel Het doel van de onderzoeksac viteiten is om een bijdrage te leveren aan de verbetering van de effec viteit, efficiency en beheersing van gemeentelijke processen, instrumenten en werkwijze. Door de uitvoering van onderzoek wordt het inzicht in de eigen presta es vergroot: wat doet de organisa e goed en waar zijn verbeteringen mogelijk. Medewerkers worden bewust van kri sche stappen in processen en worden uitgedaagd om mee te denken in mogelijkheden om deze te verbeteren. Daarnaast wordt expliciet aandacht besteed aan de implementa e van verbetermaatregelen en aan de controle of verbetermaatregelen zijn doorgevoerd en leiden tot het gewenste effect.

De onderzoekscyclus De onderzoekscyclus van de gemeente Kapelle is ingericht op basis van de kwaliteitscirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act). Door middel van de onderzoekscyclus dragen we bij aan systema sche bewaking van de doelma gheid en doeltreffendheid van processen en aan verdere afstemming tussen beleid en uitvoering. Zo ontstaat er een cyclisch proces van leren en verbeteren.

Onderzoeksplan vaststellen

Onderzoeken en rapporteren Verbeterplan opstellen

Nieuw plan voorbereiden

Monitoren verbeterplannen

Reikwijdte De onderzoeken en overige auditac viteiten richten zich op processen, instrumenten, werkwijze en uitvoering van beleid. Het is niet de bedoeling beleidskaders ter discussie te stellen. Wel kunnen uit de onderzoeken adviezen voortvloeien die kunnen worden betrokken bij de actualisa e van beleid. De reikwijdte van iedere ac viteit strekt zich volgens de verordening in beginsel uit over alle organen, organisa e-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de ac viteiten geheel door de gemeente worden bekos gd. Eventuele inperking van de reikwijdte zal per onderzoek vooraf worden aangegeven.

Mate van diepgang Zowel de onderzoeken als de andere instrumenten richten zich primair op processen en procedures en de output hiervan. Er zal geen waardeoordeel worden gegeven over de kwaliteit van medewerkers, maar wel over de inrich ng en werking van processen en procedures dan wel over de output hiervan.

Betrokken actoren De onderzoeken worden uitgevoerd onder regie van de concerncontroller, die rechtstreeks verantwoording aflegt aan de gemeentesecretaris. Bij elk onderzoek wordt zij ondersteund door twee of meer collega's, samen vormend het controleteam. Voorbereiding en rapportage liggen per defini e bij de controller. Afstemmingsoverleg Sinds de invoering van de interne controle en de rekenkamercommissie is bij de gemeente sprake van vijf controleorganen: de accountant, de rekenkamercommissie, de concern controller en de interne controle medewerker. Jaarlijks vindt tussen hen afstemmingsoverleg plaats. Enerzijds kan worden gewaakt voor overlap, anderzijds kan ook de druk in acht worden genomen die al deze onderzoeken op de ambtelijke organisa e legt. Bevoegdheden, verantwoordelijkheden, opdrachtgeverschap De bevoegdheden, verantwoordelijkheden en opdrachtgeverschap in het kader van de interne onderzoeken naar doelma gheid en doeltreffendheid liggen als volgt:

▪ ▪

▪

▪

Verordening onderzoeken doelma gheid en doeltreffendheid ▪ Vaststellen: raad Onderzoeksplan ▪ Opstellen: Controller ▪ Vaststellen: college ▪ Kennisname: raad (uiterlijk 31 december) Uitvoering onderzoeken en terugkoppeling in de organisa e ▪ Opdrachtverlening via het plan van aanpak: college ▪ Uitvoering van het onderzoek: onderzoeksteam (onder regie van de concerncontroller) ▪ Terugkoppeling in de organisa e: Management Team/risicomanagement Rapportage onderzoeken

▪

Opstellen: concerncontroller

▪

Vaststelling: college

▪

Kennisname: raad

Doorloop jd en frequen e Er kan slechts een globale inscha ng worden gemaakt van de doorloop jd van de onderzoeken en de overige onderzoeksac viteiten. Het uitgangspunt is dat voor de concerncontroller 100 uur aan onderzoekscapaciteit hee per jaar. Daarnaast is het streven om andere ac viteiten, waaronder monitoring en coördina e van de verbeterplannen, jaarlijks uit te voeren.

Inventarisa e onderwerpen Jaarlijks inventariseert de concerncontroller onderwerpen binnen de organisa e voor een doelma gheiden/of doeltreffendheidonderzoek. De geïnventariseerde onderwerpen vormen de groslijst.

Selec e criteria In samenwerking met de concern controller en de gemeentesecretaris hee de concerncontroller de onderwerpen in de groslijst getoetst aan de volgende criteria:

     

Het onderwerp hee betrekking op de doelma gheid en/of doeltreffendheid van het beleid en/of processen (art. 213a) Het onderwerp hee prioriteit in het gemeentelijke beleid/de interne controle Het onderwerp is rijp voor een onderzoek (juiste ming) De resultaten van het onderzoek dragen bij aan verhoging van de kwaliteit van de procesbeheersing en verdere afstemming tussen beleid en uitvoering Het onderwerp is voor de bedrijfsvoering van belang Het onderwerp is vanuit financieel perspec ef relevant voor de gemeente. Er is sprake van spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in opvolgende onderzoeken Er is zo weinig mogelijk sprake van overlap met de onderzoeken van de rekenkamercommissie en de accountant.

Onderzoeksplan 2024 Op basis van het bovenstaande én van de stand van zaken interne onderzoeken is het voorstel aan uw college om de volgende auditac viteiten uit te voeren in het jaar 2024.

1) Afronding onderzoek SWVO leerlingenvervoer 2) Onderzoek "Inhuur versus vaste forma e" 3) Monitoring verbeterplannen, 1 keer per twee maanden

Werkwijze Per onderzoek zal worden aangegeven wat de methode van onderzoek is. Het daadwerkelijke onderzoek wordt gestart met een defini eve formulering van de onderzoeksopdracht:

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Waarom dit onderwerp Op welke specifieke aspecten wordt ingezoomd A akening van het object van onderzoek Wie is opdrachtgever en wie is geauditeerde Wat zijn de doelstellingen van het auditonderzoek (toetsen doelma gheid of doeltreffendheid) Wat zijn de randvoorwaarden / kaders waarbinnen het onderzoek moet plaatsvinden Hoe is de samenstelling van het onderzoeksteam Hoe ziet de doorloop jd eruit Wat is de termijn voor rapportage over de follow up van de aanbevelingen Zijn er specifieke afspraken over bijvoorbeeld vertrouwelijkheid

▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Als dit alles is vastgesteld, start het vooronderzoek. De volgende elementen maken deel uit van het vooronderzoek: Kennismaking onderzoeksteam met de proces- of programmaeigenaar Verzamelen van informa e (documenten, beleidsnota’s, strategische beleidsplannen, besturingsmodellen, managementcontracten, werkplannen, managementrapportages etc.) Bouwen van een referen emodel/normenkader/toetsingskader Wat denkt het onderzoeksteam aan te treffen jdens het veldonderzoek aan bijvoorbeeld kwaliteit van beheersingskaders, beheersingsmaatregelen en de werking daarvan Maken van een planning ten behoeve van het veldonderzoek en eventueel vooraf vragen opstellen voor de interviews.

Vervolgens start het veldonderzoek en vindt de analyse van de resultaten plaats:

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Het houden van interviews en verslaglegging daarvan Het verzamelen / inzien van bewijsstukken Verifica e van het referen emodel aan de hand van de aangetroffen situa e Hoe is de managemen nforma evoorziening geregeld Bespreken van de bevindingen en voorlopig oordeel met de proces- of programmaeigenaar

Tot slot wordt een onderzoeksrapport geschreven en in het MT/risicomanagement besproken. Het MT legt de uitwerking van de aanbevelingen in handen van de proces/programmaeigenaren. Deze zijn verantwoordelijk voor het verbeterplan. Het college stelt zowel het onderzoeksrapport als het bijbehorende verbeterplan vast en beide worden vervolgens (gelijk jdig) ter kennisname aan de raad voorgelegd.

Communica e Jaarlijks wordt het onderzoeksplan voor het daaropvolgende jaar ter kennisneming voorgelegd aan de raad. Tegelijker jd worden de proces- of programmaeigenaren op de hoogte gesteld van het feit dat zij het komende jaar betrokken zijn bij een organisa eonderzoek. In eerste instan e zal terugkoppeling van resultaten plaatsvinden door het MT/risicomanagement aan de proces- of programmaeigenaren. Zij ontvangen een uitgebreide rapportage van de onderzoeksresultaten en de aanbevelingen. Vervolgens zal door de proces- of programmaeigenaar een verbeterplan worden opgesteld, waarna beide documenten ter vaststelling worden voorgelegd aan het college. Na vaststelling door het college worden zowel het rapport van het doelma gheids- en/of doeltreffendheidonderzoek als het desbetreffende verbeterplan ter kennisname aangeboden aan de raad. Ook ontvangt de raad, bij de begro ng en het jaarverslag, informa e over de stand van zaken met betrekking tot de implementa e van de verbeterplannen en de overige onderzoeksac viteiten.

Follow up van de aanbevelingen Nadat de proces/ programma eigenaar de resultaten en de aanbevelingen van het MT risicomanagement teruggekoppeld hee gekregen, gee eerstbedoelde hierop een schri elijke reac e, waar mogelijk binnen acht weken. In het verbeterplan is opgenomen welke aanbevelingen op welke termijn zullen worden overgenomen respec evelijk welke maatregelen op welke termijn zullen worden getroffen. Als hierover intern overeenstemming is, vormt dit de basis voor het volgen van de follow-up van de onderzoeken.

Bijlage 1. Het audi nstrumentarium in de gemeente Het onderzoek instrumentarium is verruimd om flexibeler in te spelen op ontwikkelingen binnen en buiten de organisa e en de beschikbare jd zo effec ef en efficiënt mogelijk in te ze en. De doelma gheid- en doeltreffendheidonderzoeken zullen wij toepassen op de onderwerpen die daarom vragen. Voor andere onderwerpen kunnen wij gebruik maken van voor dat onderdeel effec evere en efficiëntere instrumenten. Het gaat dan om: lijncontroles, kaderstellend onderzoek, waarderend onderzoek, monitoring en coôrdina e verbeterplannen, afsluitende bijeenkomst/ workshop met procesbetrokkenen. ▪ ▪ ▪

▪

▪

▪

▪

▪ ▪

In een doelma gheidsonderzoek staat het realiseren van bepaalde presta es met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen centraal. Met een doeltreffendheidonderzoek wordt inzicht gegeven in de mate waarin de gewenste presta es en de beoogde maatschappelijke effecten van beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Kaderstellend onderzoek: hierbij richten we ons op het toekoms ge uit te voeren beleid. Een dergelijk onderzoek wordt in de wetenschap aangeduid als een ex ante effec viteitanalyse. Aan de hand van een effec viteitanalyse vooraf (ex ante) wordt bepaald welk beleid gevoerd moet worden om de beoogde effecten te realiseren. In overleg met de proceseigenaar stelt het onderzoeksteam het normenkader en het toetsingskader op. De audi unc e kan dan worden ingezet voor het brengen van samenhang tussen beleid en uitvoering en een goede eerste inrich ng van het proces. Waarderend onderzoek: dit type onderzoek gaat uit van het principe 'leren van het verleden, ontwikkelen op successen, krachten en gedeelde waardes'. Het gaat uit van het resultaat, waar willen we naartoe, en van de krachten in de organisa e in plaats van de tekortkomingen. Wat willen we wel? Dit wil niet zeggen dat het onderzoek en de bevindingen niet kri sch zijn, of niet benoemen wat er niet goed gaat. De focus is echter bewust ontwikkelings- en oplossingsgericht.

De lijncontrole hee betrekking op de processen uit de voorgaande audits, die al afgesloten zijn. Het doel hiervan is om cyclisch te beoordelen of er aanleiding is een proces opnieuw onder de loep te nemen. Daarnaast doet de auditor voorstellen om de beheersing van het proces waar nodig te op maliseren. De quick scan is een instrument om niet eerder onderzochte processen te beoordelen. De onderzoeker gebruikt de scan om zich een oordeel te vormen over de procesbeheersing en waar nodig voorstellen te doen om het proces te op maliseren. De coördina e van nieuwe verbeterplannen: in de verbeterplannen geven de desbetreffende eigenaren aan, hoe en op welke termijn de aanbevelingen, die uit het onderzoek voortvloeien, worden opgevolgd. Ook bewaakt ze de eenheid en consisten e van de verbeterplannen. De afsluitende bijeenkomst of workshop met de procesbetrokkenen hee als doel om te komen tot een breed gedragen verbeterplan. De monitoring van de verbeterplannen hee betrekking op alle verbeterplannen die nog niet afgesloten zijn en geldt als sturingsinstrument voor het MT/risicomanagement.