A.4 D24.316243 Gemeenteraad opvolging aanbeve Gemeenteraad opvolging aanbevelingen subsidieonderzoek

Auteur Wim Fonteine fonteine@rekenkamerkvm.nl

Datum 23-10-2024

Bijlagen 1. Aanbevelingen uit rapport 2.Reactie college op uitvoering en implementatie aanbevelingen

Aan de gemeenteraad van de gemeente Kapelle Door tussenkomst van de raadsgriffier

Onderwerp Opvolging aanbevelingen onderzoek Subsidiebeleid Geachte raadsleden, De rekenkamer heeft in oktober 2019 het rapport “Helpt het subsidiebeleid om de doelen te bereiken?” uitgebracht van onderzoek naar het subsidiebeleid en subsidieverlening in de gemeente Kapelle. Op 26 januari 2021 heeft de raad besloten om: 1. Aanbevelingen 1B, 1C, 2A, 2D en 2E over te nemen, rekening houdend met de wederhoorreactie van het college; 2. Een raadswerkgroep evaluatie subsidiebeleid in te stellen met de opdracht de overige aanbevelingen te betrekken bij de evaluatie van het subsidiebeleid. In het raadsadvies1 heeft het college de toezegging gedaan om de in 2020 voorgenomen evaluatie van het subsidiebeleid te starten en de overige aanbevelingen hierbij te betrekken. Door het college zal de raadswerkgroep worden betrokken bij de voorbereiding van het plan van aanpak en bij de evaluatie van het subsidiebeleid. De rekenkamer heeft het college verzocht om aan te geven op welke wijze de aanbevelingen afgelopen jaren zijn uitgevoerd en geïmplementeerd. De aanbevelingen in het onderzoeksrapport zijn voor de volledigheid opgenomen als bijlage 1. De reactie van het college treft u aan als bijlage 2 bij dit schrijven. Als rekenkamer zijn wij verheugd over de wijze waarop het college en de gemeenteraad met de aanbevelingen uit ons rapport zijn omgegaan. Een compliment is hier zeker op zijn plaats.

1

Zaaknummer Z19.000744; documentnummer D20.242034

Wij zijn ons ervan bewust dat de omschakeling van uit te voeren activiteiten (output) naar te bereiken maatschappelijke effecten (outcome) niet altijd eenvoudig en wellicht niet altijd mogelijk is. Desondanks bent u deze uitdaging wel aangegaan en heeft u 4 maatschappelijke doelen geformuleerd. Dit zal zeker tot gevolg zal hebben dat de subsidieverstrekking beter het door uw raad geformuleerde beleid zal ondersteunen. Aanbevelingen 1. Door de verbeteringen en wijzigingen die zijn aangebracht, de interne evaluatie2 en gelet op onder andere aanbeveling 1D en 1E bevelen wij aan, ook conform het voorstel van de raadswerkgroep3, om erop toe te zien dat de huidige Algemene Subsidieverordening (ASV) 2018 wordt geactualiseerd. Hierbij kan het VNG-model als leidraad worden genomen. 1. Overweeg, naast de aanbevelingen van de raadswerkgroep en de adviesraden4, hierbij ook om subsidies voor meerdere jaren toe te kennen, waar mogelijk en nuttig aansluitend op de beleidscyclus, of de termijn waarbij het maatschappelijk effect toetsbaar is. Dit kan tevens de administratieve last voor de gemeente en de subsidieontvanger beperken. 2. Verder willen wij u in overweging geven om aan het college te verzoeken om in het jaarlijkse subsidieoverzicht op te nemen welke ontvangen subsidieaanvragen zijn afgewezen. Hiermee krijgt u nog beter inzicht in de subsidiebehoefte binnen uw gemeente. Hoogachtend,

ir. S.M. Hoven Voorzitter rekenkamer Kapelle

2

D22.264077 Eind memo werkgroep evaluatie subsidiebeleid, 4 februari 2022; D22.264221 4 Gesprek (aanbevelingen en actielijst) adviesraden, februari 2022 3

Bijlage 1: Aanbevelingen uit rapport “Helpt het subsidiebeleid om de doelen te bereiken?”

Bijlage Aanbevelingen Aanbevelingen 1. Evalueer de ASV en de bijbehorende regelgeving a. Zoals bij de vaststelling van de ASV 2018 en de daarbij behorende beleidsregels is bepaald dient in 2020 een evaluatie van (de werking van) het nieuwe subsidiebeleid te worden uitgevoerd. Bij de (interne) evaluatie bestaat onder andere het voornemen om te beoordelen hoe het beleid uitpakt, wat is betaald en welke aanvragen zijn afgewezen. Wij bevelen aan om hierbij ook de wettelijk verplichte evaluatie, zoals in artikel 4.24 Awb is omschreven, te betrekken. b. Richt het subsidiebeleid op de te bereiken maatschappelijke effecten van de gemeente, met inachtneming van de financiële kaders. Dit betekent dat de financiële kaders opnieuw moeten worden bepaald. Overweeg om dit eens in de vier jaar te doen en in de andere jaren de budgetten te indexeren. De huidige onderbouwing van de subsidies veelal geënt op basis van historie en indexatie. c. Bepaal voor wie de administratieve last moet worden verminderd (gemeente en/of ontvanger) en op welke wijze. d. Pas de koptekst van artikel 22 ASV aan omdat dit artikel betrekking heeft op alle vormen van subsidie tot € 15.000. e. Bepaal bij artikel 24 ASV welke accountantsverklaring gewenst is. 2. Verbeter het subsidieproces en stel maatschappelijke doelen/effecten a.

Wij bevelen aan om integraliteit van beleid door te voeren door de subsidies aan de verschillende instellingen toe te kennen vanuit een overkoepelend beleidskader en daaraan eensluidende doelen en prestaties (output) en resultaten (outcome) te verbinden. Idealiter is er een samenhang in het bouwwerk van visies (waar wil je heen met de gemeente), de daaruit voortvloeiende visies, nota’s en programma’s op de verschillende beleidsterreinen en de instrumenten die je daarbij inzet om je beleidsdoelen te bereiken. Een van de mogelijke instrumenten is subsidie. Dat alles uiteraard zo SMART mogelijk, zodat glashelder is aan welk beleidsdoel een subsidie bijdraagt. b. Wanneer een beleidsnota wordt herzien, voorzie deze dan van de gewenste maatschappelijke effecten met (waar mogelijk) indicatoren. Verwerk dit in de afspraken en beschikkingen met de subsidieontvangers. c. Actualiseer de subsidieregels en maak ze zo SMART mogelijk. Verbind ze zo direct mogelijk met de beleidsdoelen in de beleidsnota’s. d. Stem het jaarlijkse subsidieoverzicht af met de financiële administratie en de begroting. Zorg er voor dat alle betaalde subsidiebedragen in het overzicht worden opgenomen. Betalingen aan gemeenschappelijke

regelingen en betalingen wegens inkoop dienen niet in het subsidieoverzicht te worden opgenomen.

e. Stel een intern controleplan op en zorg dat er jaarlijks controle, met een materieel belang van het totale subsidiebedrag, op de subsidieverstrekking wordt uitgevoerd. Ook de juiste en volledige vastlegging in het subsidieoverzicht (Excelbestand) dient als onderwerp van controle te worden aangemerkt. Geef vervolgens uitvoering aan de aanbevelingen dit uit de interne controle naar voren komen. f.

Alle subsidieontvangers, ook die niet in het subsidieprogramma zijn opgenomen, dienen bij de selectie voor de interne controle te worden betrokken.

g. Leg, waar nodig, de werkprocessen binnen de gemeente expliciet vast.

3. Verbeter de informatievoorziening aan de gemeenteraad Om de raad in staat te stellen inhoud te geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol, dient de informatievoorziening te verbeteren. a. De verbeterde informatievoorziening dient te worden aangevuld met het meer en actief betrekken van de gemeenteraad. Belangrijk is om helder te hebben waarop de raad wil sturen, en hoe dat zich vertaalt in de rapportages die zij ontvangt. Wij bevelen dan ook aan dat de raad dit bij zichzelf nog eens nagaat en aangeeft hoe zij het hebben wil. b. Bundel de aanbieding van het subsidieoverzicht met de jaarlijkse begroting. Hierdoor is direct voor de raadsleden duidelijk wat zij goedkeuren. Ook is dan inzichtelijk welke maximale bedragen aan wie verstrekt zullen gaan worden. c. Het college dient periodiek, conform artikel 4.24 Awb, tenminste eenmaal in de vijf jaar een verslag te publiceren over de doeltreffendheid en de effecten van de verstrekte subsidies. Daarin wordt dan beoordeeld of de gewenste effecten met de subsidieverstrekking worden bereikt (monitorfunctie). Om de resultaten optimaal te kunnen gebruiken moet dit aansluiten op de cyclus van het periodiek herijken van beleidsnota’s.

Bijlage 2: Reactie van het college