A.34a. KPI-rapportage Kapelle 2021

Rapportage KPI-onderzoek 2021 gemeente Kapelle Verslag over het informatiebeheer

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

COLOFON Organisatie: Auteur: Datum: Versie:

Zeeuws Archief Dick de Heer en Stefan Schrier 2 mei 2022 1.0

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

Managementsamenvatting In de archiefregelgeving is bepaald dat de gemeentearchivaris, naast archieven beheren, ook toezicht houdt op het beheer van de informatie bij de gemeente Kapelle. Dit toezicht wordt vorm en inhoud gegeven door onder andere een tweejaarlijks onderzoek naar de stand van het informatiebeheer van de gemeente. Van zo’n onderzoek ligt het rapport nu voor u. Het onderzoek heeft plaatsgevonden aan de hand van de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) die hiervoor door de VNG zijn vastgesteld. Zo’n onderzoek beziet het informatiebeheer in de breedte: Hoe management en bestuur de verantwoordelijkheden hebben verdeeld en hoe deze in afspraken over het informatiebeheer zijn uitgewerkt. Verder hoe deze afspraken worden nageleefd bij het beheer van informatie in de informatiesystemen van het Sociaal Domein en van Leefomgeving, maar ook de informatie op netwerkschijven en in het zaaksysteem. Bijvoorbeeld of relevante e-mails bij de desbetreffende zaak worden opgeslagen. Als er sprake is van een bestuurlijk risico of van een ongewenst type beheer, wordt dit benoemd en worden aanbevelingen geformuleerd. De strategische aanbevelingen voor management en bestuur volgen hieronder. De gemeente heeft actuele regelingen voor het informatiebeheer. In 2022 wordt het VIND Informatie Managementsysteem (VIND IM) geïmplementeerd als instrument om informatiekwaliteit te borgen.

Het systeem wordt onder andere gevuld met het overzicht van taken, rollen en verantwoordelijkheden, de information governance van de gemeente. Aanbevolen wordt de DIV-unit in deze governance een concernbrede regierol te geven en dat management en bestuur de voorwaarden scheppen om deze rol daadwerkelijk in te vullen, zodat op tactisch en operationeel niveau het informatiebeheer wordt geborgd. Als in het overzicht van taken, rollen en verantwoordelijkheden zaken aangepast worden, dienen daarna het besluit informatiebeheer en het mandaatbesluit geactualiseerd te worden. De gemeente Kapelle is aangesloten bij gemeenschappelijke regeling Samenwerking de Bevelanden (GR de Bevelanden). Bij deze gemeenschappelijke regeling zijn de ICT-processen goed geregeld. Beleidsmatig wordt het informatiebeheer van de gemeente Kapelle echter nauwelijks ondersteund door de GR. Positief is dat de gemeente de intentie heeft om voor het deel van de informatie dat zij zelf actief beheert, eigen beleid vast te stellen. Aanbevolen wordt om dit integraal te doen, dus met medeneming van de deeldomeinen informatiebeveiliging (BIO) en privacybescherming (AVG). En daarbij ook rekening te houden met de verschillende systemen waarin de informatie wordt gecreëerd, ongeacht de vraag of dit bij de gemeente zelf gebeurt of bij één van de aan de gemeente verbonden partijen.

Adequaat informatiebeheer is essentieel voor goede informatiekwaliteit, die bijdraagt aan de gemeentelijke ambitie om meer datagedreven te gaan werken. Bij digitaal werken blijft aandachtspunt de wijze waarop individuele medewerkers hun informatie beheren. Consistent persoonlijk informatiebeheer is cruciaal om als organisatie een adequaat informatiebeheer te realiseren. Correct zaakgericht werken en persoonlijk informatiebeheer, alsmede oog hebben voor informatiebeveiliging en gegevensbescherming vergen regelmatige instructie en herhaling van de boodschap vanuit management en bestuur.

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

Aanbevolen wordt dit hoog op de agenda te houden, want informatie kan onvindbaar, onbruikbaar of onbetrouwbaar zijn als onvoldoende aandacht wordt gegeven aan ordening, authenticiteit, metadata, toegankelijkheid en duurzaamheid. Na de vorige rapportage is de personele situatie in 2021 gewijzigd door twee vacante functies op te vullen. Positief is dat de DIV-unit wordt doorontwikkeld met advies van een extern bureau. De beide nieuwe medewerkers volgen daar ook een gerichte opleiding. Aanbevolen wordt bij de realisatie van het ontwikkelplan erop gespitst te zijn dat de DIV-unit daadwerkelijk de regierol kan pakken door een juiste balans tussen uitvoerende werkzaamheden en taken op het tactische niveau. De fysieke en technische voorzieningen voor het beheer van informatie zijn over het algemeen in orde. De verbeterpunten betreffen het overall overzicht van de informatie die voor de gemeente van cruciaal belang is en een systeem om de informatiekwaliteit te meten en te verbeteren. Deze beide voorzieningen wil de gemeente na elkaar realiseren door de applicatie VIND IM te implementeren. Met het overall overzicht en een kwaliteitssysteem informatiebeheer zet de gemeente belangrijke stappen in het realiseren van een adequate informatiehuishouding. Verder gaat Kapelle daarmee aan enkele wettelijke verplichtingen voldoen.

Positief is dat de gemeente Kapelle door de ingebruikname van het zaaksysteem Join een forse stap heeft gezet op de weg naar verantwoord digitaal werken. Verbeterpunt daarbij is het maken van beleid voor het beheer van specifieke typen informatie waarvoor Join onvoldoende functionaliteit bezit. Tenslotte wordt aanbevolen de nodige maatregelen te nemen tot verbetering van het routinematige vervangingsproces zoals beschreven in de ‘Rapportage Audit Routinematige Vervanging Gemeente Kapelle’ en te onderzoeken of het nodig is eerder gedigitaliseerde documenten opnieuw te scannen.

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

Inhoudsopgave 1

Bevindingen .................................................................................................................................... 6 1.1

Eigen regelingen voor het informatiebeheer .......................................................................... 6

1.1.1

Informatieverordening en besluit informatiebeheer ...................................................... 6

1.1.2

Informatiebeleid .............................................................................................................. 7

1.1.3

Mandaatregeling gemeente Kapelle ............................................................................... 8

1.1.4

GR de Bevelanden ........................................................................................................... 8

1.2

Inzet van voldoende mensen en middelen ............................................................................. 8

1.3

Interne kwaliteitszorg en toezicht ........................................................................................... 9

1.4

Het planmatig ordenen van informatie en het waarborgen van de informatiekwaliteit ....... 9

1.5

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding............................. 10

1.6

Tijdige overbrenging van archieven en beschikbaarheid daarvan ........................................ 11

2

Aanbevelingen .............................................................................................................................. 12

3

Bijlagen ......................................................................................................................................... 13 3.1

Overzicht bestudeerde documenten over de informatiehuishouding ................................. 13

3.2

Overzicht geïnterviewde functionarissen.............................................................................. 13

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

1

Bevindingen

De gemeente Kapelle heeft het Zeeuws Archief opdracht gegeven om de actuele situatie van het informatiebeheer te onderzoeken. Dit onderzoek vindt in principe elke twee jaar plaats en wordt verricht aan de hand van kritische prestatie-indicatoren (KPI’s), onderverdeeld naar de onderwerpen: 1. Lokale regelingen 2. Middelen en mensen 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van informatie 7. Tijdige overbrenging van archieven en beschikbaarheid daarvan Bij het onderzoek zijn twee onderzoeksmethoden gebruikt: • Bureaustudie, onder andere van door de gemeente Kapelle aangeleverde documenten; • Interviews met enkele medewerkers over het informatiebeheer. Verder wordt de informatie verwerkt die in diverse andere overleggen gedeeld is, alsmede kennis en indrukken die we in het dagelijks werk hebben opgedaan. Om die reden zijn, naast een i-coach, juist medewerkers uit andere teams dan DIV geïnterviewd. Want het doel is niet het werk van team DIV te onderzoeken, maar het informatiebeheer in de breedte van de gemeentelijke organisatie: Hoe hebben management en bestuur de verantwoordelijkheden verdeeld en hoe zijn deze in afspraken over het informatiebeheer uitgewerkt.

Verder hoe deze afspraken worden nageleefd bij het beheer van informatie in de diverse informatiesystemen, op netwerkschijven en bij individuele mailcorrespondentie. Diverse malen wordt in dit rapport GR De Bevelanden genoemd omdat de gang van zaken daar, impact heeft op allerlei aspecten van het informatiebeheer van de gemeente Kapelle. Wanneer sprake is van een bestuurlijk risico of van een ongunstig gevolg, wordt dit benoemd, ook als de gemeente zelf geen of weinig invloed heeft op de oorzaak ervan. Het informatiebeheer van de GR De Bevelanden wordt beoordeeld door de gemeentearchivaris van Goes. Deze KPI-rapporten worden niet gedeeld met het Zeeuws Archief, dus de bevindingen en aanbevelingen zijn niet meegenomen in dit KPI-onderzoek. Op basis van de bevindingen en verbeterpunten wordt in hoofdstuk 2 een overzicht gepresenteerd van de aanbevelingen, te beginnen bij de belangrijkste op volgorde van afnemend belang of urgentie. De strategische aanbevelingen zijn ook in de Managementsamenvatting opgenomen.

1.1

Eigen regelingen voor het informatiebeheer

Onderwerp van deze paragraaf is of de regelingen van de gemeente Kapelle die over het informatiebeheer gaan, aan de wettelijke eisen voldoen. 1.1.1

Informatieverordening en besluit informatiebeheer

In de archiefwet is voorgeschreven dat alle overheden een eigen informatieverordening opstellen en deze ook in voorschriften en regels voor de praktijk uit te werken. In deze regelingen wordt het volgende geregeld:

6

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

1. De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archieven die door de verschillende gemeentelijke organen worden gevormd; 2. Het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer van de onder punt 1 genoemde archieven; 3. Het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats door de gemeentearchivaris. De gemeente Kapelle heeft in 2017 zowel de informatieverordening als het besluit informatiebeheer geactualiseerd en vastgesteld. Daarmee voldoet de gemeente aan deze KPI. In de afgelopen jaren is gewerkt aan de voorbereiding van het wettelijk verplichte kwaliteitssysteem. Binnen het verband van GR de Bevelanden is door de gemeente Kapelle de applicatie VIND IM aangeschaft. Aanbevolen wordt bij de implementatie van VIND IM als instrument om informatiekwaliteit te borgen, aandacht te geven aan de information governance van de gemeente. Dat is het overzicht van taken, rollen en verantwoordelijkheden van de diverse actoren in het informatiedomein. Informatiebeheer, informatiebeveiliging en gegevensbescherming vergen een integrale benadering. Als de information governance wordt aangepast, dienen wellicht het besluit informatiebeheer en het mandaatbesluit geactualiseerd te worden. 1.1.2

Informatiebeleid

Informatiebeleid is een nadere uitwerking van het besluit informatiebeheer. Hierin worden afspraken vastgelegd over de opslag van gegevens, wel of geen beheer in de cloud, wel of geen versleuteling, vernietiging van informatie op basis van de gemeentelijke selectielijst en de eisen van de AVG. De gemeente Kapelle is aangesloten bij de GR de Bevelanden. Bij de gemeenschappelijke regeling zijn de ICT-processen goed geregeld. De informatietaken blijken echter beleidsmatig voor de gemeente Kapelle nauwelijks ondersteund te worden. Doordat er geen informatiebeleidsplan is, ontbreken de kaders hoe met nieuwe uitdagingen om te gaan. Dit klemt des te meer, omdat in de komende jaren nogal wat nieuwe regelgeving rondom de informatievoorziening door de gemeente geïmplementeerd zal moeten worden. De gemeente Kapelle heeft aangegeven voor het deel van de informatie dat zij zelf actief beheert, beleid te zullen formuleren en te laten vaststellen. Vanwege de samenhang tussen informatiebeheer, informatiebeveiliging (BIO) en gegevensbescherming (AVG) is van belang dat aspecten uit alle drie de deeldomeinen daarin integraal worden beschreven.

Maar ook ongeacht het systeem waarin de informatie wordt gecreëerd, en ongeacht ook de vraag of dit bij de gemeente zelf gebeurt of bij een van de verbonden partijen, zoals bij GR de Bevelanden, Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio of RUD-Zeeland. Aanbevolen wordt met deze partijen afspraken te maken zodat het informatiebeheer daar, aansluit op het informatiebeheer bij de gemeente zelf. De Begroting 2022 van de gemeente Kapelle vermeldt dat het snel kunnen inspelen op digitale trends een landelijke ontwikkeling is waarop de gemeente wil anticiperen. Verder wordt daarin aangegeven dat binnen het Programma Dienstverlening een digitale agenda opgesteld wordt met als speerpunten innovatie en datagedreven sturing. In samenwerking met de Bevelandse gemeenten zullen deze speerpunten in de Visie op Informatievoorziening een plek krijgen. In de toelichting op de begroting wordt de verbinding gelegd tussen datagedreven werken en het "goed zorgen voor de bescherming van de gecreëerde digitale data en voor de privacy". Adequaat informatiebeheer is een essentiële factor in het bereiken van dit doel. Alleen als datakwaliteit en toegankelijkheid geborgd zijn, kan datagedreven werken tot het beoogde resultaat leiden. Uit het onderzoek blijkt dat juist op die punten en wat betreft het borgen van kwaliteit, Kapelle nog belangrijke stappen moet zetten.

7

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

1.1.3

Mandaatregeling gemeente Kapelle

1.1.4

GR de Bevelanden

De gemeente Kapelle heeft per 1 januari 2021 een nieuw mandaatbesluit. De gemeente is sinds 2013 aangesloten bij de GR de Bevelanden, waarin wordt samengewerkt met de gemeenten Borsele, Goes, Noord-Beveland en Reimerswaal. De regeling is in 2016 geactualiseerd waarbij vastgelegd is dat de regeling de gemeenschappelijke belangen van de gemeenten behartigt met betrekking tot de taakvelden ICT, informatievoorziening, P&O en salarisadministratie en werk, inkomen en zorg (WIZ). Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling heeft zowel een informatieverordening als een besluit informatiebeheer vastgesteld in de vergadering van 11 december 2017. Daarmee voldoet deze regeling aan de letter van de daarvoor geldende KPI. Naast dat ondersteuning met informatiebeleid vanuit de GR de Bevelanden ontbreekt, wordt bij de inzet van informatiesystemen binnen de gemeenschappelijke regeling niet effectief samengewerkt. Na aanschaf van applicaties kiest iedere gemeente een eigen implementatie. Als binnen de gemeenschappelijke regeling de gemeenten een gezamenlijke inrichting zouden kiezen, vernieuwingen op dezelfde wijze zouden toepassen en standaardiseren, is duurzame toegankelijkheid van de informatie gemakkelijker te realiseren. Het toezicht op het informatiebeheer van de GR de Bevelanden is belegd bij de gemeentearchivaris van Goes.

In de KPI-rapportage van 2019 is aangegeven dat niet eenduidig vastgesteld kan worden voor welke informatie de gemeenschappelijke regeling verantwoordelijk is en voor welke informatie de gemeente Kapelle. Tijdens het Strategisch Informatieoverleg op 18 juni 2019 in Kapelle stelde de gemeentesecretaris dit beeld echter bij: In principe is de verantwoordelijkheid voor de taakvelden ICT, Informatievoorziening, P&O en salarisadministratie, en Werk, zorg en inkomen volledig overgedragen aan GR de Bevelanden. Die verantwoordelijkheid behelst ook de archivering van de neerslag van deze processen en bij de GR ligt dan ook primair de opdracht om de knelpunten op te lossen. In deze rapportage merken we op dat nergens tot uiting komt hoe de adviezen en aanbevelingen van de Goese inspectie op het informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling doorwerken bij de gemeente. Daarom benadrukken we het belang ervan dat de gemeente Kapelle een goed overzicht heeft van de informatie waarvoor het college bestuurlijk verantwoordelijk is, ook als deze niet, of slechts deels door de organisatie zelf actief beheerd wordt. Het gebrek aan integraliteit op dit punt maakt het voor de gemeente moeilijk inzicht te krijgen in de kwaliteit van dat informatiebeheer en – indien nodig – gerichte maatregelen te nemen.

Aanbevolen wordt het (laten) vullen van lacunes in het informatiebeheer van gemeente en gemeenschappelijke regelingen, bij de juiste instantie of verantwoordelijke te beleggen en het resultaat te monitoren.

1.2

Inzet van voldoende mensen en middelen

Onderwerp van deze paragraaf is of de gemeente Kapelle beredeneerd kan aangeven hoeveel middelen en mensen zij ter beschikking stelt, alsmede hun kwaliteitsniveau, voor het informatiebeheer en de archiefzorg. Na de vorige rapportage is de personele situatie in 2021 gewijzigd door twee vacante functies op te vullen. Positief is dat de DIV-unit wordt doorontwikkeld met advies van een extern bureau. De beide nieuwe medewerkers volgen daar ook een gerichte opleiding.

8

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

Aandacht wordt gevraagd voor de druk van de dagelijkse uitvoering die ertoe leidt dat voor de uitvoering van de taken op het tactische vlak onvoldoende tijd beschikbaar is. Op tactisch niveau is het takenpakket breed: het inrichten van de kwaliteitszorg, het gebruikersvriendelijk maken van Join, het afstemmen van het informatiebeheer in taakspecifieke applicaties op de landelijke standaarden en de implementatie van de komende nieuwe wetgeving op informatiegebied. Verder vraagt de uitvoering van het gemeentelijke informatiebeleid om heldere afspraken in de vorm van een informatiebeheerplan. Geconstateerd is dat de functionarissen in het informatiedomein van de gemeente zich ervan bewust zijn dat de regierol van de DIV-unit concreet moet worden ingevuld. Aanbevolen wordt voor deze regie de concrete personele invulling te borgen.

1.3

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Het college dient ervoor te zorgen dat het beheer van de gemeentelijke informatie voldoet aan de toetsbare eisen van een organisatiebreed toe te passen kwaliteitssysteem (art. 16 Archiefregeling). Het doel van een dergelijk systeem is op structurele wijze te monitoren of het beheer van de informatie voldoet en blijft voldoen aan de minimaal daaraan te stellen wettelijke eisen. Onderwerp van deze paragraaf is dan ook of de gemeente structureel werkt aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding. Het ontbreken van een kwaliteitssysteem informatiebeheer is eerder gesignaleerd en de gemeente heeft in vervolg daarop de afgelopen periode gewerkt aan de invulling van de kwaliteitszorg. Dit jaar is aangesloten bij het gebruik van VIND IM voor meer inzicht in de totale informatiehuishouding. Het gebruik van de content en tooling binnen VIND IM biedt aanknopingspunten voor de kwaliteitszorg. Daarnaast is het van belang om een verbetercyclus te organiseren ten behoeve van de kwaliteitszorg.

1.4

Het planmatig ordenen van informatie en het waarborgen van de informatiekwaliteit

Onderwerp van deze paragraaf is of de informatie volgens een vooraf opgesteld plan wordt geordend. De gemeente dient te beschikken over een overzicht van de totale informatiehuishouding (artikel 18 archiefregeling). Zo’n overzicht is noodzakelijk om integraal informatiebeleid te kunnen ontwikkelen. Hierbij gaat het om alle aanwezige informatiesystemen en (vak)applicaties waarin zich informatie bevindt. De gegevens in de systemen moeten op een logische wijze geordend en toegankelijk zijn, waarbij metadata een belangrijke rol spelen. Metadata beschrijven eigenschappen van informatie zoals bijvoorbeeld de datum van ontvangst, de openbaarheid en de vernietigingstermijn, en geven inzicht in de vereiste volledigheid, authenticiteit en duurzame toegankelijkheid. De gemeente heeft gekozen voor VIND IM als hulpmiddel voor het in kaart brengen van de totale informatiehuishouding: een positieve stap. Met deze applicatie beoogt de gemeente overzicht te krijgen en het informatiebeheer te standaardiseren op de landelijk geaccepteerde normen voor metadatering, op werkprocessen uit de zaaktypecatalogus, inclusief de daaraan gekoppelde termijnen voor vernietiging en bewaring uit de landelijke Selectielijst. De gemeente heeft tot slot aangegeven in de toekomst ook de informatie op de netwerkschijven actief te gaan beheren.

9

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

De gemeente Kapelle heeft door de ingebruikname van het zaaksysteem Join een forse stap gezet ter verbetering van het digitaal werken. Wel enkele aandachtspunten omdat Join niet in alle gevallen voorziet: • Aangegeven is dat in het Sociaal Domein en bij de afdeling Leefomgeving veel informatie buiten het zaaksysteem Join wordt beheerd. Verder wordt soms informatie op alternatieve plaatsen opgeslagen. Dit komt voort uit onvoldoende kennis van het programma JOIN en uit angst informatie niet meer te kunnen vinden. • Soms is de opslag van informatie op een netwerkschijf onvermijdelijk gezien de omvang of het type van sommige bestanden, bijvoorbeeld Autocad-tekeningen, of gezien de inrichting van Join, zoals het informatiebeheer van projecten dat in het stramien van afzonderlijke zaken voor de uitvoerenden erg onpraktisch kan uitpakken. Hier liggen wel enkele aandachtspunten omdat volgens de medewerkers JOIN niet in alle gevallen voorziet in hun behoefte. Gebrek aan kennis van zaken van JOIN speelt hierbij een rol. Over de invulling van projecten wordt met de medewerkers overlegd. Van groot belang is dat de authenticiteit van de informatie geborgd is en de bestanden actief worden beheerd, of dit binnen of buiten Join gebeurt. Dit voorkomt dat de gemeente risico’s loopt op het gebied van informatiebeveiliging en/of bepalingen in de AVG overtreedt.

Aanbevolen wordt dan ook om in het informatiebeheerplan de afspraken hierover vast te leggen. Tenslotte is de planmatige ordening van de informatie en de kwaliteit ervan voor de gemeente Kapelle belangrijk bij de voorbereiding op nieuwe landelijke eisen met betrekking tot het elektronisch berichtenverkeer, de elektronische publicatieplicht, de WOO (Wet Open Overheid) en de daaraan gekoppelde vormvereisten.

1.5

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding

In deze paragraaf gaat het erom of de gemeente zorgvuldig afweegt of archiefbescheiden niet meer van belang zijn voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie, zowel bij de eigen organisatie als in de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente Kapelle aan deelneemt. Daarnaast is gekeken of de gemeente het principe van de archiefwet in de praktijk brengt door overheidsinformatie voor burgers en belangstellenden door tijdige overbrenging toegankelijk te maken. Overbrenging naar de archiefbewaarplaats moet in principe uiterlijk na 20 jaar plaatsvinden Medewerkers kiezen ervoor soms informatie op netwerkschijven op te slaan. Indien daarvan al wordt vernietigd, vindt dat buiten het zicht van DIV plaats. Jaarlijks wordt door de DIV-medewerkers een vernietigingslijst opgemaakt met daarop de dossiertitels die voor vernietiging in aanmerking komen. In de dossiers zitten zowel analoge als digitale documenten. Na toestemming van de afdeling en na akkoord van het Zeeuws Archief worden de hele dossiers, zowel de metadata als de digitale bestanden van de documenten vernietigd. Vooraf wordt dus beoordeeld of de betreffende gegevens voor de gemeente zelf nog van belang zijn, of voor de recht- of bewijszoekende burger of voor historisch onderzoek. Soms worden dossiers bij nader inzien langer bewaard of komen deze alsnog voor blijvende bewaring in aanmerking.

Deze vernietigingslijsten zijn echter nog beperkt tot Corsa-dossiers en data in Join. Ook in andere informatiesystemen en (vak)applicaties bevinden zich data die voor vernietiging in aanmerking komen.

10

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

In de interviews kon echter niet worden bevestigd dat vernietiging daaruit daadwerkelijk plaatsvindt. Mede daardoor is onduidelijk hoeveel informatie in vakapplicaties en op netwerkschijven achterblijft. Tijdige vernietiging is een wettelijke plicht. Sinds 1 januari 2015 werkt de gemeente volledig digitaal. Alle ontvangen analoge stukken worden na ontvangst gedigitaliseerd. De procedure voor digitalisering is vastgelegd in het handboek vervanging, waarin ook een tabel is opgenomen met de voor document- en dossierregistratie te gebruiken metadata. In dit handboek zijn de overwegingen en keuzen rondom bedrijfsvoering, controle en cultuurhistorie verantwoord. In het voorjaar van 2021 heeft een audit plaatsgevonden op het digitaliseringsproces. De rapportage bevat aanbevelingen om op een aantal punten van het proces maatregelen te treffen: • actualiseer het complete handboek vervanging • borg de kwaliteit van de digitalisering • maak inzichtelijk waar en hoe gedigitaliseerd wordt buiten het blikveld van afdeling DIV • zorg voor een tijdige en adequate vernietiging van de papieren originelen zodra de kwaliteit van de digitalisering geborgd is Verder is aanbevolen te onderzoeken of het nodig is eerder gedigitaliseerde documenten opnieuw te scannen, omdat uit de audit is gebleken dat het proces niet garandeert dat de scans constant van voldoende kwaliteit zijn.

De gemeente Kapelle neemt aanbevelingen van de ‘Rapportage Audit Routinematige Vervanging Gemeente Kapelle’ over door het Handboek Vervanging te herschrijven. De scankwaliteit op een hoger niveau te krijgen is een lastiger gegeven. Het nog kort lopende contract voor de huur van multifunctionals biedt weinig mogelijkheden om de aanbevelingen te honoreren. In de aanbesteding van de nieuwe scanapparatuur wordt rekening gehouden met de eisen voor goede scankwaliteit.

1.6

Tijdige overbrenging van archieven en beschikbaarheid daarvan

Op basis van het advies van het Zeeuws Archief over het stellen van beperkingen aan de openbaarheid heeft de gemeente aan het Zeeuws Archief gevraagd hierbij te ondersteunen. Dit is bijna afgerond, waarna de formele overbrenging begin 2022 kan plaatsvinden. Het betreft: • het archief van de voormalige gemeente Kapelle, periode 1795-1969 • het archief van de voormalige gemeente Wemeldinge, periode 1583-1969 • het archief van de huidige gemeente Kapelle, periode 1970-1989 Ambtenaren van de gemeente Kapelle kunnen informatie uit de archieven opvragen bij het Zeeuws Archief. Ook geldt voor burgers en bedrijven dat uit de overgebrachte archieven informatie kan worden opgevraagd, ondanks het feit dat de formele overdracht nog niet geregeld is. In twijfelgevallen is het aan de archivaris van het Zeeuws Archief om inzage van een dossier niet toe te staan.

11

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

2

Aanbevelingen

Hier volgt een opsomming van aandachtspunten op volgorde van afnemend belang of urgentie. Om die reden zijn de eerste aanbevelingen ook al in de managementsamenvatting genoemd. 1. Borg in het lokaal informatiebeleidsplan het informatiemanagement op strategisch en tactisch niveau, geef in de information governance de DIV-unit een concernbrede regierol. 2. Borg bij realisatie van het ontwikkelplan dat door voldoende personele bezetting de DIV-unit de concernbrede regierol daadwerkelijk kan waarmaken. 3. Formuleer - vanwege de urgentie nu al, dus voordat door GR de Bevelanden het strategisch informatiebeleid geformuleerd is, in een integraal lokaal informatiebeleidsplan de eigen kaders en uitgangspunten, neem daarin ook de deeldomeinen informatiebeveiliging (BIO) en privacybescherming (AVG) op en anticipeer met beleidsvoornemens op verwachte (landelijke) ontwikkelingen in het informatiedomein. De eigen kaders en uitgangspunten in het informatiebeleidsplan gelden ongeacht het systeem waarin de informatie wordt gecreëerd, en ongeacht ook de vraag of dit bij de gemeente zelf gebeurt of bij een van de aan de gemeente verbonden partijen, zoals bij GR de Bevelanden, RUD-Zeeland of Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio en dergelijke. 4.

Houdt het individuele informatiebeheer hoog op de agenda, want correct zaakgericht werken en persoonlijk informatiebeheer, alsmede oog voor informatiebeveiliging en gegevensbescherming vergen regelmatige instructie en herhaling van de boodschap vanuit management en bestuur. 5. Leg in het informatiebeheerplan onder andere afspraken vast over: a. de relaties tussen de informatie die zich in Join en in taakspecifieke applicaties bevindt en hoe de beheeraspecten van het geheel worden geborgd; b. de wijze waarop de beheeraspecten ordening, authenticiteit, metadata, toegankelijkheid en duurzaamheid in het dagelijkse informatiebeheer in alle applicaties geborgd wordt; c. hoe geborgd wordt dat de informatie in de diverse systemen ook actief wordt beheerd en dus tijdig wordt verwijderd of overgebracht; d. het beheer van specifieke typen informatie waarvoor Join onvoldoende functionaliteit bezit. 6. Geef bij de implementatie van VIND IM als instrument om informatiekwaliteit te borgen, mede aandacht aan: a. de information governance van de gemeente, het overzicht van taken, rollen en verantwoordelijkheden van de diverse actoren in het informatiedomein; b. de integrale benadering van de deeldomeinen informatiebeveiliging, gegevensbescherming en informatiebeheer; c. het organiseren van een verbetercyclus ten behoeve van de kwaliteitszorg. 7.

Neem de nodige maatregelen tot verbetering van het routinematige vervangingsproces zoals beschreven in de ‘Rapportage Audit Routinematige Vervanging Gemeente Kapelle’ en onderzoek of het nodig is eerder gedigitaliseerde documenten opnieuw te scannen 8. Realiseer het overzicht van de informatie waarvoor het college bestuurlijk verantwoordelijk is en die (deels) elders wordt aangemaakt en beheerd, verkrijg inzicht in de informatierisico’s die zouden kunnen optreden in geval van tekortschietend beheer van deze bestanden. Overleg over deze risico’s en eventueel te nemen beheersmaatregelen, met de concerncontroller. 9. Inventariseer de lacunes tussen het informatiebeheer van de gemeente Kapelle en van gemeenschappelijke regelingen waarin deze participeert, neem – indien nodig – gerichte maatregelen en maak afspraken over de uitvoering van het informatiebeheer, zodat het informatiebeheer elders aansluit op dat bij de gemeente zelf.

12

KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021

3

Bijlagen

3.1

Overzicht bestudeerde documenten over de informatiehuishouding

1. 2. 3. 4. 5.

Organigram gemeente Kapelle Grafische weergave IT-voorzieningen gemeente Kapelle 20211221 Vastgestelde besluitenlijst openbare raadsvergadering dd 02-11-2021 20211102 Vastgestelde Programmabegroting 2022-2025 gemeente Kapelle 20211005 Bijeenkomst VIND IM als kwaliteitszorgsysteem informatiebeheer voor Kapelle, presentatie VHIC 6. 20210101 InformatieBeheer en Archivering IBA Framework als kwaliteitszorgsysteem informatiebeheer, factsheet VHIC 7. 20210623 Rapportage Audit Routinematige Vervanging Gemeente Kapelle 8. 20201217 Algemeen mandaatbesluit gemeente Kapelle gmb-2020-341792 9. 20200707 Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Kapelle v1.0 10. 20200601 model-DSP als risicoclassificatie voor informatiebeveiliging, privacy en duurzame toegankelijkheid v2.0, whitepaper VHIC 11. 20200430 De Bevelanden blikt terug op zaakgericht werken – Gemeenten en GR aan het woord, Jacob Ubbels, Telengy 12. 20191210 JOIN krant Kapelle - communicatiemiddel bij invoering zaakgericht werken 13. 20191127 Plan van Aanpak nav KPI-rapportage Kapelle 2019 2019.10990 14. 20191016 Quickscan naar ontwikkeling van informatievoorziening DIV tbv gemeente Kapelle, VHIC 15. 20180524 Uitgangspunten zaakgericht werken - het Bevelands kader - bij invoering zaaksysteem JOIN in Kapelle, Jacob Ubbels, Telengy 16. 20180410 Privacyreglement gemeente Kapelle 17. 20180410 Privacybeleid gemeente Kapelle 18.

20150422 DVO GR P&O Kapelle en GR De Bevelanden 19. 20150107 Continuïteitsplan v1.1, gemeente Kapelle

3.2 • • • • • •

Overzicht geïnterviewde functionarissen Adviseur informatiebeheer / i-coach Adviseur informatievoorziening Coördinator openbare ruimte Coördinator Sociaal Domein Functionaris Gegevensbescherming Hoofd Afdeling Middelen

13