A.34 aanbiedingsbrief KPI-rapportage gemeente Kapelle 2021 - scan verzonden brief

ZEEUWSARCHIEF

-

I

.

Hofplein 16 · Postbus 70 4330 AB Middelburg (0118) 67 88 oo • info@zeeuwsarchief.nl • www.zeeuwsarchief.nl 1

Aan het college van B&W van de gemeente Kapelle Postbus 79 4420 AC Kapelle

Datum Onderwerp Ons kenmerk Behandeld door Bijlage

: 2 mei 2022 : KPl-rapportage gemeente Kapelle 2021 : A-057 /2022 : Dick de Heer

:1

Geacht college, Met genoegen bied ik u de 'KPl-rapportage Kapelle 2021' aan, het verslag van ons onderzoek naar het informatiebeheer bij uw gemeente. In de archiefregelgeving is bepaald dat de gemeentearchivaris, naast archieven beheren, ook toezicht houdt op het actuele beheer van de informatie bij de gemeente Kapelle. Dit toezicht wordt vorm en inhoud gegeven door onder andere een tweejaarlijks onderzoek naar de stand van het informatiebeheer van de gemeente. Van ons onderzoek ontvangt u hierbij het rapport. Dit kunt u gebruiken als horizontale verantwoording aan de raad over de uitvoering van de archiefwet. In het informatiedomein heeft de gemeente de laatste jaren veel geïnvesteerd. Enkele vacante functies op het gebied van informatiebeheer zijn opgevuld. De gemeente werkt eraan om het informatiebewustzijn en de informatievaardigheden van de medewerkers te vergroten. Ook de fysieke en technische voorzieningen voor het beheer van informatie zijn over het algemeen in orde. Daarnaast signaleren wij enkele punten die uw aandacht behoeven: 1. Geef de DIV-unit een concern brede regierol in de information governance van de gemeente, het overzicht van taken, rollen en verantwoordelijkheden en hoe deze in afspraken over het informatiebeheer uitgewerkt zijn; 2.

Realiseer de randvoorwaarden zodat de DIV-unit de regierol adequaat invullen kan en op tactisch en operationeel niveau het informatiebeheer geborgd wordt; 3. Stel informatiebeleid vast voor dat deel van de informatie dat de gemeente zelf actief beheert en betrek daar de deeldomeinen informatiebeveiliging (BIO) en privacybescherming (AVG) bij, rekening houdend met de verschillende systemen waarin de informatie wordt gecreëerd en of dit bij de gemeente zelf gebeurt of bij één van de aan de gemeente verbonden partijen; 4. Herhaal regelmatig de boodschap dat correct zaakgericht werken en persoonlijk

ZEEUWSARCHIEF

informatiebeheer cruciaal is om als organisatie een adequaat informatiebeheer te realiseren met voldoende oog voor informatiebeveiliging en gegevensbescherming. Medewerkers van het Zeeuws Archief zullen uiteraard mee blijven denken en uw medewerkers nader adviseren . Graag lichten we dit rapport mondeling toe .

Directeur Zeeuws Archief