20230509 korte v2 Kapelle GR regelingen
Tekst van het document
GR regelingen Raadsbijeenkomst Kapelle di. 9 mei 2023
Erik van den Dobbelsteen, MSc Directeur Sabewa Zeeland Juni 2022- heden
VISIE 2023 - 2027
Bevindingen en observaties “Fundament is goed, medewerkers zijn betrokken, basisstructuren zijn aanwezig, processen lopen.”
De basis moeten we weer op orde brengen. Vandaar het voorstel begrotingswijziging 2023.
Situatie We willen het goed doen voor onze burgers. Op die manier kunnen we een betrouwbaar, dienstverlenend en efficiënt verlengstuk zijn van onze deelnemers. Met de vastgestelde visie als kompas willen we naar dit volgende niveau toe groeien.
Obstakel We moeten voorkomen dat de aanslagoplegging onbetrouwbaar wordt door vervuilde bestanden en de
beoordeling van de waarderingskamer afglijdt naar een onvoldoende (2 sterren). Het gevolg daarvan is ontevreden burgers met toenemende klachten, bezwaren en extra kosten.
Aanpak
Daarom gaan we in eerste instantie de basis op orde brengen door achterstanden weg te werken, de bestandskwaliteit te verbeteren en repeterende administratieve handelingen te robotiseren.
Plan/ vraag om besluit
03
Dat vraagt om een positief besluit op onze begrotingswijziging 2023 en begroting 2024.
VISIE 2023 - 2027
Kern van de boodschap/ verzoek gemeenteraad
Wat vraagt Sabewa Zeeland dan precies van de deelnemers?
VISIE 2023 - 2027
Belastingopbrengsten deelnemers Deelnemer Borsele Goes Hulst Kapelle Reimerswaal Sluis Terneuzen Tholen Totaal gemeenten Waterschap Scheldestromen Totaal
Totale belastingopbrengsten 2022 Bijdrage 2022 per deelnemer € 13.894.530 € 428.615 € 20.801.234 € 772.757 € 12.867.980 € 470.891 € 6.037.210 € 212.354 € 10.145.405 € 354.082 € 26.206.902 € 697.474 € 34.199.546 € 962.484 € 11.096.216 € 447.078 € 135.249.023 € 4.345.735 € 105.437.925 € 240.686.948
€ 2.147.578 € 6.493.313
Een totaalbedrag van circa: €1.400.000
€849.449 Versterking organisatie
€296.274 CAO wijziging 2023
Extra bijdrage 2023 gemeente Kapelle van circa: €48.000
€258.334 Overige kosten
VISIE 2023 - 2027
Wat wordt gevraagd aan de deelnemers?
Incidenteel en structureel
€688.685 Incidenteel €160.764 Structureel
€849.449 Versterking organisatie
•
Externe inhuur en uitbreiding medewerkers om achterstanden weg te werken
•
Ontwikkelkosten voor automatisering en robotisering
•
Project: Data op orde t.b.v. datakwaliteit verbeteren
VISIE 2023 - 2027
VERSTERKING
Waarom is een extra bijdrage van de deelnemers nodig?
VISIE 2023 - 2027
(Oorspronkelijke) Begroting 2023 - Programmaplan Beinvloedbare kosten binnen de begroting is circa 1%
Budget programmaplan
# fte
% fte van budget
Bedrag fte
Niet-beïnvloedbare kosten
% van budget
Waarderen
€
2.339.274
13,68
€ 1.175.892
50% €
1.128.917
48%
Heffen
€
1.481.257
14,96
€
962.120
65% €
516.100
35%
Innen
€
1.179.422
11,46
€
746.905
63% €
429.981
36%
Overhead
€
1.121.222
6,67
€
608.404
54% €
512.817
46%
Totaal
€
6.121.175
46,77
€ 3.493.321
57% €
2.587.816
42%
99%
Overzicht van “niet beïnvloedbare” kosten : “Niet beïnvloedbare" kosten Automatisering Interne dienstverlening Directe kosten
Bijvoorbeeld Automatisering huur/leasing software, Telecomm. apparatuur huur/leasing, DVO Automatisering, Telefoonkosten, gesprekskosten DVO financiën, DVO facilitair, DVO Personeelszaken, verzekeringen, accountantskosten, porti, DIGID/MijnOverheid Cyclorama's, Proceskosten vergoeding, Kadasterkosten, Abonnementen, boeken & tijdschriften, Controle toeristenbelasting, Kosten geldverkeer
VISIE 2023 - 2027
Welke kosten kunnen we zelf besparen? Mogelijke besparingen binnen de begroting is circa 1% van totale begroting
Categorie
Inschatting besparing
Opmerking
DVO Waterschap
€
80.000
Reeds €50.000 opgenomen in begroting 2023
DATAB (Post)
€
17.000
Minder post verzendingen per week
Kwijtschelding niet deelnemers
€
18.000
Extra inkomsten na tekenen nieuwe overeenkomst
Totaal
€
115.000
Potentiele besparing begroting 2023 €65.000
* Daarnaast zal Sabewa Zeeland scherper gaan kijken waar aanvullende verzoeken van of extra dienstverlening aan deelnemers vanaf 2023 apart gefactureerd kan worden. Denk aan Query verzoeken, Oekraïense vluchtelingen problematiek etc.
Waarschuwing Waarderingskamer: net voldoende PROCES BEOORDEELD: DE UITVOERING EN BORGING VAN PROCESSEN
BEOORDELING INTERNE BEHEERSING MOET OP ONDERDELEN VERBETERD WORDEN
VOLDOENDE
GOED
Aandachtspunten n.a.v. breed onderzoek: – Tijdig verzenden van de beschikkingen – Tijdig afhandelen van de bezwaarschriften – Afstemming met de BAG – Juistheid van de objectkenmerken – Taxaties woningen
1. Beschikkingen 2. Afhandelingen bezwaarschriften 3. Synchronisatie LV WOZ 4. Objectkenmerken 5. Woningen
Oordeel: Net voldoende
6. Niet-woningen
7. Aansluiting op de BAG 8. Aansluiting op de BRK 9. Aansluiting op het Handelsregister 10. Vakbekwaamheid
EINDOORDEEL
Is besproken, maar heeft geen invloed op eindoordeel
Advies: Investeer in kwaliteit en innovatie.
VISIE 2023 - 2027
Aantallen bezwaren
Aandeel NCNP
NCNP Ongegrond
Sabewa Zeeland
• • •
In 2022: 485 meer bezwaren woningen t.o.v. 2021; Stijging van 12,8 procent in aantallen; Prognose 2023: circa 10.000 bezwaren.
Gemeente Kapelle
• •
• •
In 2022 was het aandeel NCNP: 53 procent; 71 procent van NCNP bezwaren was ongegrond.
Peildatum: 5-5-2023
Aandeel NCNP
NCNP Ongegrond
In 2022: 78 meer bezwaren woningen t.o.v. 2021; Stijging van 43,6 procent in aantallen.
• •
In 2022 was het aandeel NCNP: 59 procent; 77 procent van NCNP bezwaren was ongegrond.
VISIE 2023 - 2027
Extra financiële middelen zijn nodig omdat: Beinvloedbare ruimte te beperkt is voor het dekken van de kosten van de fase basis op orde; Het beschikbare opleidingsbudget is nodig voor het opleiden van (o.a. nieuwe) medewerkers i.v.m. vakbekwaamheid; Potentiele besparingen te beperkt zijn voor de dekking van het plan: Versterking van de organisatie; Sabewa Zeeland geen eigen vermogen of reserves heeft voor het financieren van het plan; De versterking van de organisatie nodig is om een betrouwbare aanslagoplegging te garanderen;
Belangrijke uitdagingen voor ons liggen voor het behouden van de drie sterren en te kunnen blijven voldoen aan steeds toenemende eisen en wet- en regelgeving als verlengstuk van de (lokale) overheid.
Wat gaat Sabewa Zeeland met de extra middelen doen?
VISIE 2023 - 2027
Wat gaan we met de €850.000 doen? De basis op orde te brengen om de kwaliteit van de aanslagoplegging te verbeteren, de proceskostenvergoedingen te verminderen en de basis te leggen om vier sterren bij de Waarderingskamer te behalen en hiermee het serviceniveau richting de burger te kunnen verhogen. • • • • • • • •
Vacatures invullen (incl. boven formatie ruimte); Externe krachten inhuren; Interne medewerkers opleiden en laten doorstromen; Meer tijd en focus creëren voor kwaliteitszorg en procesbeheersing; Investeren in automatisering en robotisering; Kwaliteitszorg uitvoeren; Vakbekwaamheid medewerkers vergroten; Oplossingen voor verlagen proceskostenvergoedingen.
Resultaat: Een goede aanslagoplegging met uiteindelijk minder bezwaren, klachten, telefoon en mailverkeer. Hierdoor zal de tevredenheid van de burger toenemen en er meer ruimte ontstaan voor kwaliteitszorg en controles. Hetgeen weer leidt tot verdere optimalisatie.
VISIE 2023 - 2027 Focus 2023: • Achterstanden wegwerken • Datakwaliteit verbeteren • Processen automatiseren
FASE 1: BASIS OP ORDE | 2023 - 2025
FASE 2: NEXT LEVEL | 2025 - 2027 Door o.a. • 4 sterren van de Waarderingskamer zijn behaald; • Procesbeheersing • Processen worden beheerst en dit leidt tot een hogere kwaliteit • Automatiseren en robotisering van dienstverlening; zijn geimplementeerd • Controles, (interne) audits en steekproeven zijn onderdeel van • 4 Sterren van de de kwaliteitszorg en procesbeheersing; Waarderingskamer zijn behaald. • Automatisering en robotisering zijn gemeengoed en zorgen voor een efficiënte uitvoering van de kernprocessen; • Processen zijn LEAN ingericht; • PDCA zorgt voor continue verbetering en optimalisatie.
• Correcte, volledige en tijdige aanslag en inning van gemeentelijke en waterschapsbelasting; • De databestanden worden op orde gebracht en achterstanden weggewerkt; • Er is een heldere en duidelijke organisatiestructuur geïnstalleerd; • Kwaliteitszorg en procesbeheersing worden geïntensiveerd; • Automatisering verder ontwikkeld en robotisering geïntroduceerd; • PDCA-cyclus wordt als management model gehanteerd; • Uitvoerende capaciteit op orde (FTE); • Begroting is opgesteld naar werkelijkheid en ingezet als kaderstellende begroting; • Dashboard wordt ingericht t.b.v. overzicht van de processen en werkvoorraad.
Doelen • Kwetsbaarheid verminderen • Kwaliteit verhogen • Kostenefficiënt uitvoeren
Organisatiestructuur optimaliseren Automatisering en robotisering Informatie- en dataveiligheid Data op orde Waardingskamer - behouden en doorgroeien Burgergerichtheid – kernwaarden Kennispartner - vakbekwaamheid Aantrekkelijke belastingsamenwerking
VISIE 2023 - 2027
BELANGRIJKSTE KERNPUNTEN VISIEDOCUMENT
VISIE 2023 - 2027
Resume: Kwaliteitsverbetering is nodig om het goed te (blijven) doen voor de burger en deelnemers (Waaderingskamer van 3 naar 4 sterren); Extra financiële middelen zijn nodig om achterstanden weg te werken, datakwaliteit te verbeteren, processen te automatiseren en kwetsbaarheid te verminderen, dit is enkel nog t.b.v. de basis op orde; De data dient in 2 jaar opgeschoond te zijn t.b.v. het aanbestedingstraject belastingapplicatie. Principe schoon aan de poort; De aanslagoplegging kan door blijven gaan, maar de correctheid en tijdigheid ervan is steeds moeilijker te garanderen; Voorkomen dat we in een negatieve spiraal komen van verkeerde aanslagen, meer klachten en bezwaren, hogere proceskosten vergoedingen en minder tijd voor kwaliteitszorg en procesbeheersing; Een (incidenteel en structureel) bedrag is nodig om de organisatie te versterken (basis op orde) en de continuïteit te garanderen.
Situatie We willen het goed doen voor onze burgers. Op die manier kunnen we een betrouwbaar, dienstverlenend en efficiënt verlengstuk zijn van onze deelnemers. Met de vastgestelde visie als kompas willen we naar dit volgende niveau toe groeien.
Obstakel We moeten voorkomen dat de aanslagoplegging onbetrouwbaar wordt door vervuilde bestanden en de
beoordeling van de waarderingskamer afglijdt naar een onvoldoende (2 sterren). Het gevolg daarvan is ontevreden burgers met toenemende klachten, bezwaren en extra kosten.
Aanpak
Daarom gaan we in eerste instantie de basis op orde brengen door achterstanden weg te werken, de bestandskwaliteit te verbeteren en repeterende administratieve handelingen te robotiseren.
Plan/ vraag om besluit
03
Dat vraagt om een positief besluit op onze begrotingswijziging 2023 en begroting 2024.
VISIE 2023 - 2027
Kern van de boodschap/ verzoek gemeenteraad
Zegt u ‘t maar. Vragen?
Verdieping op ontwikkelingen WOZ Bezwaren
VISIE 2023 - 2027
Gemeente Kapelle
VISIE 2023 - 2027
Gemiddelde WOZ waardestijging • Landelijk gemiddelde stijging: 17% • Zeeland gemiddelde stijging: 14% • Kapelle gemiddelde stijging: 14,10%
2023
2022
Marktontwikkelingen SABEWA Zeeland
Gemeente Kapelle
VISIE 2023 - 2027
Aantallen bezwaren
Aandeel NCNP
NCNP Ongegrond
Sabewa Zeeland
• • •
In 2022: 485 meer bezwaren woningen t.o.v. 2021; Stijging van 12,8 procent in aantallen; Prognose 2023: circa 10.000 bezwaren.
Gemeente Kapelle
• •
• •
In 2022 was het aandeel NCNP: 53 procent; 71 procent van NCNP bezwaren was ongegrond.
Peildatum: 5-5-2023
Aandeel NCNP
NCNP Ongegrond
In 2022: 78 meer bezwaren woningen t.o.v. 2021; Stijging van 43,6 procent in aantallen.
• •
In 2022 was het aandeel NCNP: 59 procent; 77 procent van NCNP bezwaren was ongegrond.
Achtergrond informatie Bezwaren en oordeel Waarderingskamer
VISIE 2023 - 2027
Aantallen bezwaren
Aandeel NCNP
NCNP Ongegrond
SABEWA Zeeland
• • •
In 2022: 485 meer bezwaren woningen t.o.v. 2021; Stijging van 12,8 procent in aantallen; Prognose 2023: circa 10.000 bezwaren.
Toelichting:
• • • • •
• • •
Schatting aantal bezwaren 2023: circa 10.000 (verdubbeling van 2022) Mede door toename van het aantal bezwaren Herwaardering steeds later in het jaar afgerond (90% in december, wens is 70% in oktober) Prognoses voor gemeenten daardoor later beschikbaar Meer blokkades op woningen, zorgt voor achterstanden en verlate aanslagoplegging (minder betaaltermijnen burger) Extra tijd voor bezwaren gaat ten koste van de permanente marktanalyse- en veldcontroles Gevolg: bestandskwaliteit verslechterd met meer bezwaren tot gevolg Waarderingskamer kritischer over bestandskwaliteit met risico op lagere beoordeling dan huidige drie sterren
• •
In 2022 was het aandeel NCNP: 53 procent; 71 procent van NCNP bezwaren was ongegrond.
Peildatum: 5-5-2023
Percentage Ongegrond
Toelichting: • • • • • •
Het percentage ongegrond neemt de laatste twee jaar af, m.a.w. burgers krijgen vaker gelijk; In 2021 zijn we van inhoud naar vierkante meter waarderen gegaan (project GO) Complexiteit van bezwaren is toegenomen Daardoor wordt er meer tijd besteed aan de bezwaarfase Minder tijd voor herwaarderingsproces (verslechtering van bestandskwaliteit) Oplossing is investeren in voormeldingen (secundaire objectkenmerken)
Waarschuwing Waarderingskamer: net voldoende PROCES BEOORDEELD: DE UITVOERING EN BORGING VAN PROCESSEN
BEOORDELING INTERNE BEHEERSING MOET OP ONDERDELEN VERBETERD WORDEN
VOLDOENDE
GOED
Aandachtspunten n.a.v. breed onderzoek: – Tijdig verzenden van de beschikkingen – Tijdig afhandelen van de bezwaarschriften – Afstemming met de BAG – Juistheid van de objectkenmerken – Taxaties woningen
1. Beschikkingen 2. Afhandelingen bezwaarschriften 3. Synchronisatie LV WOZ 4. Objectkenmerken 5. Woningen
Oordeel: Net voldoende
6. Niet-woningen
7. Aansluiting op de BAG 8. Aansluiting op de BRK
Advies: Investeer!
9. Aansluiting op het Handelsregister 10. Vakbekwaamheid
EINDOORDEEL
Is besproken, maar heeft geen invloed op eindoordeel
VISIE 2023 - 2027
Vijf verbeteracties benoemd
Voortzetten van het traject 4 naar sterren
Capaciteit versterking en ruimte voor controle
Processen automatiseren/ robotiseren
Monitoring en Sturing
Bestandsverbetering
Achtergrond informatie Kwijtschelding
VISIE 2023 - 2027
Verleende kwijtschelding € Verleende bedrag kwijtschelding
2021
2022
Borsele
€
70.489
€73.000
Goes
€
201.919
€213.000
Hulst
€
186.885
€188.000
Kapelle
€
47.139
€53.000
Reimerswaal
€
107.756
€112.000
Sluis
€
171.955
€169.000
Terneuzen
€
329.372
€351.000
Tholen
€
120.845
€116.000
Totaal gemeenten
€ 1.236.360
€1.275.000
Waterschap
€ 1.648.436
€1.700.000
VISIE 2023 - 2027
Verleende kwijtschelding aantallen Totaal aantal
Toegewezen / gedeeltelijk toegewezen
Afgewezen
Gemeente Kapelle. Aantallen
Kwijtschelding vooraf
7073
4047
3026
99
Kwijtschelding achteraf
4674
3284
1390
83
Administratief beroep
349
215
134
4
VISIE 2023 - 2027
Verleende kwijtschelding 2022 aantallen per gemeenten
Peildatum per 31-12-2022