2023-22f D23.286871 2023 Presentatie aan begeleidingscomm Presentatie fin begeleidingscommissie 25-05-23

Agenda 1. Presentatie Fomatieonderzoek WIZ

John Duinkerke

2. Presentatie HRM

Marc de Crom

3. Presentatie I-visie

Marja Noordhoek

4. Presentatie financien

Dennis Knol

Formatieonderzoek en vervolg Werk, Inkomen en Zorg John Duinkerke

Aanleiding • Start GR 1-1-2015 • Onderzoek formatie BMC in 2016 • Plan van Aanpak 2017-2019 • Eindevaluatie Plan van Aanpak 2020 • Heroriëntering WIZ (“gebiedsgericht”) • Formatie-onderzoek (“ontwikkelingen, groei”)

• Samenloop “Op de pedalen” 2021 (GR-breed)

Trends sociaal domein (1) • Aantal klanten Wmo neemt toe

• Complexiteit

• Extramuralisering • Jongeren met Jeugdhulp • Druk op GGZ

Trends sociaal domein (2) • 1400 gezinnen in een uitkeringssituatie (stabiel) • Verandering op arbeidsmarkt = verandering in de doelgroep PW • Kwetsbare inwoners/ multi-problem • Waarvan 20% niet bemiddelbaar (trede 1) • 55% met een grote afstand tot de arbeidsmarkt

Trends sociaal domein (3) • % Klanten PW met grote afstand arbeidsmarkt stijgt

Trends sociaal domein (4)

• Taakstelling 2024:

(piek bij nareizigers)

Trends sociaal domein (5)

• Schulddienstverlening vs vroegsignalering • Op kracht door: • Extra budget vroegsignalering • Sturing op inzet capaciteit • Doorontwikkeling beleid (bijv. toepassen saneringskredieten)

Formatieonderzoek Benchmark Socaal Domein Onderzoek: • Cijfers over demografie, kengetallen zoals het aantal cliënten, beschikkingen, kosten en aantal fte’s. • Uitvoering in de praktijk d.m.v interviews.

Resultaat: • Vergelijking kosten en formatie voor alle taken (primair proces en overhead) • Andere werklastbepalende factoren • Wijze van uitvoering in vergelijking met andere gemeenten

Uitkomsten: Wmo

Algemene bevindingen: de kosten per Wmo-beschikking liggen op alle onderdelen lager dan die van de referentiegroep (-24%).

Uitkomsten: Participatiewet

Algemene bevindingen: de kosten voor de uitvoering van de Participatiewet liggen onder het benchmarkgemiddelde (13%).

Uitkomsten: Schulddienstverlening

Algemene bevindingen: De kosten schuldhulpverlening liggen rond het benchmarkgemiddelde.

Uitkomsten: Inburgering • Nog geen benchmarkdata beschikbaar • Formatie-indicatie o.b.v. taakstelling 2021/1e helft 2022

Algemene bevindingen: De formatie inburgering wordt bij de uitvoering van het onderzoek voldoende ingeschat.

Werklastbepalende factoren Nadelig: • Ondersteuningsvraag in Bevelanden is hoger. Hogere zorgvraag door ontgroening en vergrijzing. Mensen langer in bijstand. • Werklast medewerkers aantoonbaar hoger. • Veel afstemming met 5 gemeenten; ook verschillende

wensen. In vergelijkbare organisaties is hiervoor extra capaciteit.

Voordelig:

Conclusies onderzoek De beschikbare formatie is de afgelopen jaren achtergebleven bij autonome ontwikkelingen. Dit De huidige formatie zorgt voor hoge werkdruk en hiermee een relatief hoog ziekteverzuim. De hoge werkdruk gaat ten koste van de kwaliteit van het werk, heronderzoeken en klantcontact.

De hoge werkdruk gaat ook ten koste van ontwikkelcapaciteit. Innovatie en digitalisering blijven hierdoor achter. Sturing op clientdoelen en zorgkosten is beperkt mogelijk. De organisatie van de toegang vormt de sleutel tot grip op de zorgkosten!

Advies Berenschot o.b.v. benchmark 3 scenario’s 1. Nul-scenario 1. Disbalans formatie en werklast groeit 2. Kwaliteit en dienstverlening verder onder druk

2. Formatie in overeenstemming met werklast 1. Aanzienlijke investering (inhaalslag)

3. Investering in organisatie en capaciteit 1. Innovatie en verbetering 2. Extra formatie, maar uiteindelijk minder

Wat is daarvoor nodig? Structureel • Formatie + 7,5 FTE extra • 1 FTE uit eigen formatie (saldo = 6,5 FTE)

Incidenteel • Eenmalige investering in verbetering werkprocessen en ICT. Deze kosten t.l.v. algemene reserve GR • Extra tijdelijke capaciteit voor implementatie verbeteringen (advies Poho). Voorstel hiervoor volgt.

HRM GR de Bevelanden Strategische advisering formatie Begeleidingscommissie 25 mei 2023

Opdracht HRM

Opdracht HRM: • Salarisadministratie • Personeelsadministratie • Managementinformatie • HR-advies lijnmanagers • HR- en organisatieadvies directies • Advies rechtspositie/APPA politiek ambtsdragers • HR-beleidsontwikkeling/harmonisering • Advisering Arbo • Arbeidszaken/rechtspositie

Aantal medewerkers op de Bevelanden • Sinds de oprichting van de GR is het aantal medewerkers bij de Bevelanden toegenomen; • In absolute getallen van 806 naar 1024 (218 meer), een stijging van 27%

Aantal medewerkers per jaar 1050

1024

1000 959 939

950

927 912

900 864 850

831 806

800 2015

2016

2017

2018

2019

totaal Bevelanden

2020

2021

2022

Verhouding medewerkers : formatie HRM Index medewerkers Bevelanden vs fte HRM

• aantal medewerkers Bevelandse organisaties is toegenomen met 218 medewerkers;

130,00

• formatie HRM blijft daarop duidelijk achter;

120,00

Index

• HR is mensenwerk. Het aantal mensen heeft direct invloed op de benodigde capaciteit;

127,05

125,00 118,98

115,00

113,15

115,01

116,50

110,00 107,20 105,00 100,00

103,10 102,06 102,06 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00

95,00 2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

2022

Jaar index HRM (2015 = 100)

Index mdw's (2015 = 100)

Arbeidsmarkt • een zeer krappe arbeidsmarkt; • Zeeland “scoort” hoog in Nederland. Met Brabant volgen we koploper Utrecht; • medewerkers kunnen makkelijker switchen en doen dat ook; • de verwachting is dat dit de komende jaren aanhoudt

Uitstroom/instroom = HR-werkzaamheden • uitstroompercentage stijgt* al jaren; percentage uitstroom 11,4%

12,0% 9,3%

10,0%

• toename HR werk zonder groei capaciteit HR heeft gevolg voor werving, selectie en indiensttreding;

9,7%

8,4%

Procent

8,0% 6,0%

5,7%

6,5%

6,3%

• elke medewerker die vertrekt levert een stroom aan werk op voor HR-adviseur en PSA;

• economische en demografische ontwikkelingen en de invloed daarvan op de arbeidsmarkt vraagt ook een beleidsmatig antwoord;

5,3%

4,0% 2,0% 0,0% 2015

2016

2017

2018

2019

jaar percentage uitstroom

2020

2021

2022

* Deze ontwikkeling komt bovenop achterblijvende groei team HRM (HR-fte-ratio)

HR-fte-ratio

Benchmark A&O-fonds

De Bevelanden

Uit onderzoek van het A&O-fonds onder gemeenten komt naar voren dat gemiddeld 1 fte HR per 46 medewerkers beschikbaar is

De HR-fte-ratio bij de Bevelanden 1 fte HR per 54,4 medewerkers beschikbaar (1024 medewerkers : 18,83 fte HR)

1 fte HR per 46 medewerkers *

1 fte HR per 54,4 medewerkers **

Gewenste fte HR obv HR-fte-ratio van 46: 22,23 Verschil 3,4 fte

* Cijfer voor crisis (Corona, arbeidsmarkt, inflatie)

** HR-fte-ratio bij start GR was 46

Advies Geadviseerd wordt om: • voortaan HR-fte-ratio van 46 te hanteren als toegestane formatie HRM (zowel bij groei als bij daling medewerkers deelnemers); • Hier naartoe te groeien in een aantal geleidelijke stappen op basis van kwalitatieve argumentatie

Plan: 1. HR-advies capaciteit (1 fte) tbv borging kennis en ontwikkeling evt invullen recruitment functie; 2. administratieve ondersteuning (1 fte) tbv afhandelen vragen medewerkers (Topdesk meldingen), verbeteren digitale HR-processen en ondersteuning adviseurs; met potlood toekomst: • Adviseur leren en ontwikkelen; • Ontwikkelen HR analytics

Advies

Uitwerking I-visie N A D E R E A N A LY S E

basis op orde en I-Visie

Formatie

Continuïteit en Uitwijk

Security

Wensen

Ontwikkelingenvergelijkingen-benchmark Toename 40 % accounts Toename 27% service desk Toename mobiel werken

Toename informatieveiligheid Toename cybercrime Toename wettelijke kaders

Een voettekst toevoegen

6/22/2023

30

Formatie –basis op orde NOODZAAK VOOR UITBREIDING

verdeling

32,8 fte 19,7 fte * (+3,0 project) 22,7 fte --------------10,1 fte (tekort)

GRDB

tekort voor BOO

+/- 928.000

Formatie-noodzaak

Formatie

3 FTE tactische laag

293.958

3 FTE operationele laag

248.532

(Inhuur)

189.275

189.275

542.490

veiligheidsverbetering Speerpunt bestuur Wettelijke kaders

Continuiteit (nu 10%) Uitwijk (professionaliseren)

Uitwijk PROFESSIONALISEREN

Specialisme

120 100 80 60 40 20 0

Snelle ontwikkelingen Externe audits Verzekering uitwijk nu uitwijk nu

uitwijk prof uitwijk prof

Continuiteit QUICK WINS

120 100

vergroten continuiteit

80

Professionaliseren

60 40 20 0 continuiteit nu continuiteit nu

groei naar 70% groei naar 70%

continuiteit prof continuiteit prof

Uitwijk en Continuïteit INCIDENTEEL

STRUCTUREEL

289.000

381.00

(netwerkontwerp+ realisatie)

Servers + switches

Actualisering VDI

Netwerkverbinding totaal 2e locatie naar een extra beveiligde locatie

beveiliging Innovatie BEVEILIGING 235.000

INNOVATIE 250.000

Investeringen vanaf 2023

incidenteel 1 2 3 4 5

Continuïteit en Uitwijk Hacking Licenties Extra hardware (flexibele wp) Externe deskundigheid Totaal

25.000 13.500 58.000 96.500

structureel 40.000 6.200 85.000 105.000 236.200

Totaal overzicht vanaf 2024

1 2 3 4 5

Continuïteit en Uitwijk Veiligheid Innovatie Formatie Externe deskundigheid Totaal

incidenteel 289.000 40.000 189.275 58.000 576.275

structureel 381.000 235.200 250.000 542.490 1.408.690

GR Algemeen - Borgen kwaliteit en veiligheid - Regeling reiskosten woon-werk verkeer - VZG-indexering

ICT - i-Visie met uitvoeringsplan - Aanvullende indexering ICT-contracten - Functioneel beheer Key2Financiën - Correctie facturen ICT-contracten - Software Ivanti

WIZ - Bevoorschotting WIZ - Aanpassing DVO Beschermd Wonen - Evaluatie Vroegsignalering - Beëindiging DVO SDV gemeente Tholen

Verdeling per gemeente Begrotingswijziging totaal

- € 9.435

+ 2.821.798

Dekking Algemene Reserve

+ € 202.691 +€ 1.686.843 + € 434.963

- € 96.500

+ € 410.302

GR Algemeen - VZG-indexering

ICT - i-Visie met uitvoeringsplan - Aanvullende indexering ICT-contracten

WIZ - Formatie onderzoek

HRM - Formatie onderzoek

1E BEGROTINGSWIJZIGING 2024 Formatie onderzoek…

Formatie onderzoek HRM…

I-Visie €2.060.0 01

VZG indexerin… Aanvullende… Verdeling per gemeente

+ € 278.973 + €373.747

Begrotingswijziging totaal +€ 3.767.951

+ €1.713.156 + € 642.221 + € 759.855