2022-44a. D22.273535 Intern controleplan 2022
Tekst van het document
Intern controleplan 2022
Vastgesteld door het college d.d. 27 september 2022 Ter kennisgeving aangeboden aan de gemeenteraad dd. 18 oktober 2022
Intern controleplan 2022 – 0.5
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ......................................................................................................................... 2 1.
Algemeen .......................................................................................................................... 3 a.
Inleiding ......................................................................................................................... 3
b.
Doelstellingen ................................................................................................................ 3
c.
Leeswijzer...................................................................................................................... 3
2.
Normen ............................................................................................................................. 4 a.
Rechtmatigheidscriteria ................................................................................................. 4 i.
Negen criteria van rechtmatigheid ............................................................................. 4
ii.
Begrotingscriteria ....................................................................................................... 4
iii.
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium ................................................................... 4
iv.
Voorwaardencriterium ............................................................................................ 5
v.
Getrouwheid van rechtmatigheid ............................................................................... 5
b.
Procesbeschrijvingen .................................................................................................... 5
c.
Ambitieniveau ................................................................................................................ 6
d.
Parameterisering ........................................................................................................... 7
3.
i.
Goedkeuringstolerantie .............................................................................................. 7
ii.
Verantwoordingsgrens ............................................................................................... 7
Rollen ................................................................................................................................ 8 a.
Gemeenteraad............................................................................................................... 8
b.
College van burgemeester en wethouders .................................................................... 8
c.
Accountant..................................................................................................................... 8
d.
Organisatie .................................................................................................................... 8
4.
Interne controle ............................................................................................................... 10 a.
Voorgeschiedenis ........................................................................................................ 10
b.
Theoretisch kader en inrichting ................................................................................... 10
c.
Planning....................................................................................................................... 11
d.
Proces ......................................................................................................................... 12
e.
Rapportage en verantwoording ................................................................................... 15 i.
Management/ portefeuillehouder financiën .............................................................. 15
ii.
Accountant ............................................................................................................... 16
iii.
Gemeenteraad ......................................................................................................... 16
Bijlage 1: Normenkader .......................................................................................................... 17
2
Intern controleplan 2022 – 0.5
1. Algemeen a. Inleiding In de vergadering van 23 mei 2019 werd de controleverordening op basis van artikel 213 van de gemeentewet door de gemeenteraad vastgesteld. Deze verordening verplicht het college zorg te dragen voor een getrouwe en rechtmatige informatieverstrekking. In het verlengde hiervan stelt de gemeente Kapelle jaarlijks een intern controleplan op. Dit plan bevat de concrete uitwerking over hoe we in de gemeente Kapelle omgaan met (financiële) risico’s, rechtmatigheid, preventie en beheersmaatregelen.
In het boekjaar 2021 is voor het eerst gestart met interne controlewerkzaamheden binnen de gemeente Kapelle. Hiermee wordt door het college voorgesorteerd op het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording. De interne controle zal daar namelijk een belangrijke plaats in krijgen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is momenteel uitgesteld naar het boekjaar 2023. Het boekjaar 2022 zal daarom gebruikt worden om nog een voor te bereiden op de daadwerkelijke invoering. Tegelijkertijd maakt de accountant al gebruik van de interne controles voor zijn controle en wordt het bewustzijn rond interne controle verder vergroot binnen de organisatie.
b. Doelstellingen De doelstelling van dit document is om aan te tonen hoe de gemeente Kapelle “in control” wil blijven. Om dit doel te bereiken dienen normen, rollen, procedures en controles gedefinieerd te worden. De nadruk bij het bereiken ligt op preventie en controle vooraf in plaats van repareren en controle achteraf. De gedachte hierachter is dat dit zorgt voor een efficiëntere werkwijze.
Vooruitlopend op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor boekjaar 2023 zal ook hier al regelmatig aandacht aan besteed worden. Indien er sprake is van zaken die betrekking hebben op deze nieuwe situatie, zal dit expliciet worden benoemd.
c. Leeswijzer In hoofdstuk 2 worden de verschillende normen per paragraaf besproken. In hoofdstuk 3 volgen beschrijvingen van de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende stakeholders. Aangezien de beschrijving van de aanpak van de interne controle zeer specifiek is, zal deze worden besproken in een apart hoofdstuk. Tussen de verschillende hoofdstukken zal er logischerwijs veel samenhang zijn, waardoor enige overlap onvermijdelijk zal zijn.
3
Intern controleplan 2022 – 0.5
2. Normen a. Rechtmatigheidscriteria i. Negen criteria van rechtmatigheid In de literatuur en wetsgeschiedenis worden negen rechtmatigheidscriteria onderscheiden, namelijk: -
Aanvaardbaarheidscriterium
-
Adresseringscriterium
-
Calculatiecriterium
-
Leveringscriterum
-
Valuteringscriterium
-
Volledigheidscriterium
-
Begrotingscriterium
-
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
-
Voorwaardencriterium
In de huidige situatie controleert de accountant alle negen criteria op getrouwheid en rechtmatigheid. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college zal de accountant nog slechts controleren op getrouwheid; de controle op rechtmatigheid zal binnen de gemeentelijke organisatie zelf plaats gaan vinden. De eerste zes criteria worden met de controle op getrouwheid ook afgedekt op rechtmatigheid. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zijn de onderste drie, dikgedrukte criteria dus essentieel. ii. Begrotingscriteria Het begrotingscriteria stelt dat alle baten, lasten en balansposten in overeenstemming tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s. Het vaststellen van deze begroting gebeurt jaarlijks door de gemeenteraad. Indien er overschrijdingen zijn en deze alsnog vastgesteld worden in de jaarrekening, is de overschrijding alsnog rechtmatig. iii. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium De gemeente dient actief beleid te voeren om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Het gaat hierbij om situaties waarbij overheidssubsidies en uitkeringen ten onrechte worden verstrekt of heffingen niet (volledig) worden betaald (misbruik) of waarin wel de regelgeving tekort schiet en daardoor in strijd is met het doel en de strekking van de regelgeving
4
Intern controleplan 2022 – 0.5 (oneigenlijk gebruik). Bestaande procedures worden regelmatig geëvalueerd en getoetst op misbruik en oneigenlijk gebruik en zo nodig aangepast. iv. Voorwaardencriterium Dit criteria gaat om de vraag of de besteding en inning van gelden door de gemeente gebeurt volgens bepaalde voorwaarden. Deze voorwaarden liggen vast in de wet- en regelgeving, alsook in de gemeentelijke verordeningen en collegebesluiten. Interne regels van college naar ambtelijke organisatie zijn geen onderdeel van deze regels. Een compleet overzicht van deze normen is terug te vinden in bijlage 1. v. Getrouwheid van rechtmatigheid De accountant blijft de getrouwheid van de jaarrekening vaststellen. In de nieuwe situatie zal ook de rechtmatigheidsverantwoording hiervan onderdeel worden. Deze zal door de accountant ook worden getoetst op getrouwheid, evenals de rest van de jaarrekening. Eventuele beheersmaatregelen met betrekking tot rechtmatigheid, zullen onderdeel worden van het jaarverslag. De accountant toetst hier slechts marginaal, wat wil zeggen op verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
b. Procesbeschrijvingen Om de drie rechtmatigheidscriteria en de normen concreter te maken, is de gemeente Kapelle gestart met het beschrijven van processen in Microsoft Excel. Naar de toekomst zal ook het softwareprogramma Engage hiervoor worden ingezet. Tegelijkertijd zal er ook een actualisatie worden doorgevoerd van de verschillende processen.
De procesbeschrijvingen dienen als praktisch handvat voor het volgen van een proces volgens de norm. De uiteindelijke norm blijft uiteindelijke de wet- en regelgeving. Tevens helpt het beschrijven van een proces ook met het onderkennen van risico’s en waar deze zich voor kunnen doen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer er een bepaalde schakel wegvalt en hoe kunnen medewerkers daar op inspelen?
Met de invoering van het zaaksysteem JOIN heeft de organisatie al kennis gemaakt met procesgericht werken. De inrichting van de interne controle zal hier nauw op aansluiten.
5
Intern controleplan 2022 – 0.5 De gemeente Kapelle onderscheidt de volgende processen: Proces Inkoop: •
Inkoop en aanbesteding
•
Financieel proces
Subsidies Verbonden partijen: •
Personeelskosten
•
Wet maatschappelijke ondersteuning
•
Jeugd
•
Belastingen en heffingen
•
Gemeenschappelijke regelingen
Grondexploitaties Verhuur eigendommen en accommodaties Frauderisico-processen Begrotingscyclus Treasury Fiscale processen Uitkering van het rijk Leges en vergunningverlening Overige opbrengsten
c. Ambitieniveau In het vaststellen van de ambities voor de rechtmatigheidsverantwoording worden grofweg drie ambitieniveaus onderscheiden, oplopend in volwassenheid. Het eerste ambitieniveau is basis. Hiermee wordt voldaan aan alle wettelijke normen. Vervolgens is er het ambitieniveau basisplus. Dit is gelijk aan basis, maar er wordt hierbij gekozen om bepaalde relevante processen en thema’s meer aandacht te geven. Tot slot is er het In Control Statement. Hierbij is de verantwoording
gericht
op
brede
bedrijfsvoering
in
navolging
van
internationale
ontwikkelingen. Uiteraard gaan met grotere ambities ook meer werkuren en dus hogere kosten gepaard.
Formeel moet er voor 2022 nog geen ambitieniveau worden vastgesteld door de gemeenteraad vanwege het uitstel van de rechtmatigheidsverantwoording. Om ervaring op te doen met de rechtmatigheidsverantwoording wordt ervoor gekozen om het ambitieniveau voor 2022 vast te stellen op basis. 6
Intern controleplan 2022 – 0.5
d. Parameterisering i. Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.
Het vaststellen van de goedkeuringstoleranties is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Deze tolerantie komt namelijk terug in de controleverklaring van de accountant en bepaald hoe de gemeenteraad een oordeel kan vormen over de jaarrekening.
In het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn minimumeisen gesteld voor de te hanteren goedkeuringstoleranties. Hoewel deze scherper vastgesteld kunnen worden door de gemeenteraad, gebeurt dit in de praktijk nauwelijks. De minimumeisen zijn: Oordeel Goedkeurend Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening ≤ 1% (% lasten) Onzekerheden in de ≤3% controle (% lasten)
Beperking
Onthouding
Afkeurend
>1%<3%
-
≥ 3%
>3%<10%
≥10%
-
Voorgesteld wordt om deze goedkeuringstoleranties over te nemen voor de gemeente Kapelle. ii. Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld percentage, waarboven het college van B&W de afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt tussen de bandbreedte van 0% en 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief dotaties aan de reserves.
De verantwoordingsgrens wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Zowel voor fouten als onduidelijkheden wordt hetzelfde percentage vastgesteld. Deze mogen ook niet bij elkaar worden opgeteld.
De rechtmatigheidsverantwoording gaat pas in voor de jaarrekening 2023. Dit betekent dus dat er voor 2022 formeel nog geen verantwoordingsgrens moet worden vastgesteld. Om ervaring op te doen, wordt er voorgesteld een verantwoordingsgrens te hanteren van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief dotaties aan de reserves. 7
Intern controleplan 2022 – 0.5
3. Rollen a. Gemeenteraad De kaderstellende rol van de gemeenteraad komt tot uitdrukking in het vaststellen van het ambitieniveau, normenkader en de parameters voor de interne controles. Daarnaast gaat het college met de gemeenteraad in gesprek over de rechtmatigheidsverantwoording en de eventuele beheersmaatregelen. Hiermee kan de gemeenteraad invulling geven aan zijn controlerende rol.
b. College van burgemeester en wethouders Het college is verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. Hieruit volgt dat zij ook verantwoordelijk zijn om beleid te maken rond financieel beheer. Een belangrijk onderdeel hiervan is het treffen van (financiële) beheersmaatregelen. Dit plan is een onderdeel hiervan.
c. Accountant De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een controleverklaring waarin hij een oordeel geeft over rechtmatigheid en getrouwheid. Zoals reeds besproken in hoofdstuk 2, paragraaf a, zal de accountant zich in de nieuwe situatie beperken tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording). De accountant zorgt voor een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in een verslag.
De werkzaamheden van de interne controle worden vooraf afgestemd met de accountant. Zo kan er samen gezorgd worden voor een maximale aansluiting tussen de beide werkzaamheden. Dit draagt bij aan een minimalisering van ad-hoc werkzaamheden en efficiëntie.
d. Organisatie De ontwikkeling van (interne) controle binnen de gemeente Kapelle sluit ook aan op het traject van organisatieontwikkeling. Dit traject kent als speerpunten: -
Samen de goede dingen doen
-
Verbeteren dienstverlening
-
Zaakgericht werken aan maatschappelijke opgaven.
In het verleden vonden de controlewerkzaamheden door de accountant vaak plaats tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole. Dit zorgde voor een piekbelasting bij veel werknemers binnen de organisatie. Uitgangspunt is om door middel van interne controle deze drukte meer te spreiden, zodat de pieken zullen afnemen. Dit zal leiden tot betere focus en het doen van de 8
Intern controleplan 2022 – 0.5 goede dingen. Bovendien worden bestaande processen tegen het licht gehouden om te kijken waar verbetering mogelijk is.
De gemeente Kapelle typeert zich als een gemeente die veel taken heeft belegd in gemeenschappelijke regelingen. Met name GR de Bevelanden speelt een belangrijke rol waar het gaat om financiële processen en de bijbehorende risico’s. Het gaat hier met name over de onderdelen HR en ICT. In 2022 zal gezocht worden naar een maximale aansluiting met de interne controles binnen de GR, zodat we ook hier op tijd kunnen participeren.
De werking van de interne controle in verhouding tot de organisatie wordt nader besproken in hoofdstuk 4.
9
Intern controleplan 2022 – 0.5
4. Interne controle a. Voorgeschiedenis Tot en met 2019 waren er bij de gemeente Kapelle geen interne controlewerkzaamheden. De controle door de accountant op getrouwheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties gebeurde voornamelijk achteraf. Vooruitlopend op de veronderstelde invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 door het college en het verminderen van de piekmomenten die de accountantscontrole meenam, is er een project opgestart om interne controle op te zetten.
Voor de interne controle van 2021 is een samenwerking gestart met Adlasz. De samenwerking tussen de gemeente Kapelle, Adlasz en de accountant is prettig verlopen. Gedurende vier kwartalen werden de bevindingen van tussentijdse controles besproken met het management. Hieruit is een lijst met actiepunten opgemaakt.
Vanuit de wens om interne controle aanwezig te laten zijn op de werkvloer en te borgen binnen de organisatie, is in mei 2022 een werknemer aangenomen voor het uitvoeren van de controles.
b. Theoretisch kader en inrichting Gegevens moeten systematisch verzamelt, vastgelegd en verwerkt worden zodat het mogelijk wordt om goed overwogen keuzes te maken en daar verantwoording over af te leggen. Om dit te waarborgen, worden interne beheersingsmaatregelen genomen. Tegengestelde belangen dienen te worden voorkomen. Idealiter zijn daarom de volgende taken gescheiden: -
Beschikken: het aangaan van verplichtingen
-
Uitvoeren: het uitvoeren van een taak conform de norm
-
Registreren: het vastleggen van een uitgevoerde taak
-
Controleren: vaststellen of het proces conform de norm is verlopen
Werknemers binnen de organisatie worden actief betrokken bij het meedenken en vormgeven van deze scheidslijnen. Dit gebeurt in het kader van de procesbeschrijvingen zoals opgenomen in paragraaf 2b. Dit komt ook weer het lerend vermogen van de organisatie ten goede. De concerncontroller en medewerker interne controle hebben een adviserende rol.
10
Intern controleplan 2022 – 0.5
c. Planning Voor 2022 wordt uitgegaan van de volgende planning: Omschrijving
Tijdvak
Opstellen intern controleplan en normenkader
Juni – augustus 2022
Verbijzonderde interne controles Q1
Augustus-
-
Inkoop
-
Grondexploitaties
-
Verhuur eigendommen en exploitaties
-
Frauderisicoprocessen
September
2022
Opmaken memo’s per proces en bespreken binnen MT
Medio september 2022
Verbijzonderde interne controles Q2
September-
-
Inkoop
-
Subsidies
-
Verbonden partijen
-
Grondexploitaties
-
Verhuur eigendommen en exploitaties
Oktober
2022
Opmaken memo’s per proces en bespreken binnen MT
Eind oktober
Interim controle accountant
November 2022
Verbijzonderde interne controles Q3
November-
-
Inkoop
-
Subsidies
-
Grondexploitaties
-
Verhuur eigendommen en exploitaties
-
Leges en vergunningverlening
december
2022
Opmaken memo’s per proces en bespreken binnen MT
Medio januari 2022
Verbijzonderde interne controles Q4
Januari – februari 2022
-
Inkoop
-
Subsidies
-
Grondexploitaties
-
Verhuur eigendommen en exploitaties
-
Overige opbrengsten
Opmaken memo’s per proces en bespreken binnen MT
Eind februari 2022
Opmaak eindconclusie in jaarrekening 2022 en interne evaluatie
Maart 2022
Het opvolgen van eerder benoemde actiepunten (zie paragraaf 4a) en het verfijnen van de procesbeschrijvingen (zie paragraaf 2b) worden gezien als een doorlopend, continue proces.
11
Intern controleplan 2022 – 0.5 In september en oktober zal er ook een SPEND-analyse uit worden gevoerd. Doel van deze analyse is om (extra) inzichten te verkrijgen in het inkoopbeleid en de rechtmatigheid hiervan in het kader van (Europese) aanbestedingswetgeving.
d. Proces Uitgangspunt van de controles is dat als er geen bewijs voor is, het ook niet is gebeurd. Leidend hierin zijn het ERP-systeem Key-to-Financiën (hierna: K2F) en JOIN. De interne controles worden ook compleet vastgelegd in JOIN. De interne controles zijn enkel zichtbaar voor degene die daartoe bevoegd zijn.
De steekproeven vinden plaats op basis van een export uit K2F. Deze export wordt nader ingedeeld op basis van de verschillende processen. Dit gebeurt aan de hand van grootboeknummers en kostensoorten. Vervolgens wordt dit bestand verder opgesplitst naar proces.
Om de grootte van de steekproef te bepalen, wordt de SRA steekproefmethode v2.72 gebruikt. De parameters “Populatietotaal”, “Topstratum” en “Negatieve posten” zijn gebaseerd op de parameters afkomstig uit het selectieblad. De materialiteit is vastgesteld op 1% van de werkelijke omvang van het proces in de tijdsperiode. Als gevolg hiervan zal de materialiteit als percentage van het totaal aan lasten inclusief dotaties aan de reserves eveneens uitkomen op 1%.
De uitvoeringsmaterialiteit is vastgesteld op 65% van de materialiteit. De integrale controlegrens wordt vastgesteld op 50% van de uitvoeringsmaterialiteit. Er wordt een zekerheidsparameter van 95% meegenomen. Tot slot heeft het geïdentificeerde risico betrekking op het voorkomen/bestaan en is de risico-inschatting/controlestrategie “Laag – Gegevensgericht”. Indien er, om uiteenlopende redenen, aanleiding bestaat om alsnog te opteren voor een hogere risicoinschatting, kan hier in een later stadium alsnog voor gekozen worden. De steekproef hiervoor zal dan ad-hoc plaatsvinden.
Tot slot worden via de computer willekeurige nummers geselecteerd totdat de gewenste steekproefgrootte is bereikt. Deze rijen worden vervolgens geselecteerd en gecontroleerd.
e. Aanpak Het proces van interne controle doorloopt de volgende onderzoeksfasen: 1. Analyse van risico’s en beheersmaatregelen per proces.
12
Intern controleplan 2022 – 0.5 2. Analyse van interne controlemaatregelen; 3. Verbijzonderde interne controle.
Om een compleet beeld te geven van de totale aanpak van het onderzoek worden alle fases toegelicht.
i. Fase 1. Analyse van risico’s en beheersmaatregelen per proces Het doel van deze fase is het in beeld brengen van de bedrijfsprocessen van materiële financiële omvang in het kader van rechtmatigheid en getrouwheid. De stappen in het proces, de bij deze stappen te onderkennen risico’s en beheersmaatregelen worden per proces in beeld gebracht. Hiervoor worden interviews gehouden met de medewerkers die een proces omarmt hebben en eventueel andere betrokken medewerkers. In deze fase worden de “ankerpunten” geïdentificeerd, die ervoor zorgen dat de financiële beheershandelingen door de organisatie rechtmatig en getrouw plaatsvinden. Zo bestaat een actueel inzicht in de processen en de daarmee samenhangende risico’s. Het resultaat is dat per activiteit/proces steeds de beheersingsdoelstellingen en - maatregelen in beeld zijn. De beheersingsmaatregelen worden vervolgens afgezet tegen de gesignaleerde risico’s. Er worden (organisatiegerichte) checklists samengesteld. Naast het minimaal éénmaal per jaar actualiseren van bestaande procesbeschrijvingen moeten we steeds alert blijven op de noodzaak om “nieuwe” processen te beschrijven. Hierbij wordt een aansluiting gemaakt bij DIV, wat zorgt voor efficiëntie en eenduidigheid binnen de organisatie.
ii. Fase 2. Analyse van interne controlemaatregelen (toets op bestaan en werking) Hierbij wordt getoetst op het vaststellen of de beheersingsmaatregelen in het proces daadwerkelijk bestaan en werken. Een maatregel kan op papier immers heel sterk zijn en veel risico’s afdekken, maar dat geldt natuurlijk alleen als de maatregel werkt zoals beschreven. Aan de hand van de procesbeschrijvingen en checklists en met de kennis die in de eerste fase is verzameld, wordt gekeken of de beschreven maatregelen ook in de praktijk worden toegepast en of de maatregelen effectief zijn. De manier waarop dit wordt getest is afhankelijk van de te testen maatregel en kan variëren van het maken van aansluitingen, het beoordelen van informatie uit query’s tot het opnieuw beoordelen van een (aantal) dossier(s) om vast te stellen of de besluitvorming ook het hele proces heeft doorlopen. Eventuele verbeterpunten in de uitvoering van de processen (ook zicht op inefficiënte of ineffectieve)
13
Intern controleplan 2022 – 0.5 beheersingsmaatregelen komen hier naar voren, waarbij voorstellen voor verbetering worden gedaan.. Deze controle heeft vooral betrekking op de kwaliteit van het proces en is niet persé op euro’s gericht. De frequentie van de controle wordt per proces bepaald. Deze fase wordt afgesloten met een rapportage, inclusief een risico-inschatting op verwachte fouten in het proces als gevolg van de conclusie op werking van de beheersmaatregelen.
iii. Fase 3. Verbijzonderde interne controle Deze fase betreft het afronden van de controlecyclus. De inventarisatie van de in de organisatie aanwezige risico’s en beheersmaatregelen (fase 1) gekoppeld aan de resultaten van de procesgerichte controle (fase 2) leidt tot een overzicht van de processen waar nog risico’s in aanwezig zijn, die nog niet zijn afgedekt in de vorige fases. Deze risico’s worden in fase 3 nog afgedekt met gegevensgerichte werkzaamheden, om te kijken of er zich geen fouten of afwijkingen hebben voorgedaan. Daarnaast wordt vastgesteld dat euro’s rechtmatig zijn uitgegeven, ontvangen en getrouw zijn verantwoord.
De selectie van de deelwaarnemingen wordt aselect uitgevoerd en heeft betrekking op de periode januari tot en met december. Van de geselecteerde mutaties zal onderliggende documentatie ten behoeve van de controle verzameld worden.
Als er tijdens de controles fouten worden geconstateerd dient eerst te worden vastgesteld of het financiële fouten of niet-financiële fouten betreffen. Niet-financiële fouten zijn wel aandachtspunten voor de AO/IC en worden gerapporteerd maar worden niet meegenomen in de foutenevaluatie. Geconstateerde financiële fouten kunnen in drie categorieën worden ingedeeld: 1. Structurele fouten; dit zijn fouten waarvan de oorzaak bekend is, zodat de financiële gevolgen zijn door te rekenen en te herstellen. Herstelactie is noodzakelijk; 2. Incidentele fouten; van deze fouten is de oorzaak niet bekend, zodat er rekening mee moet worden houden dat zij zich in de gehele massa kunnen voordoen. Extrapolatie is daarom nodig; 3. Unieke fouten; deze fouten zijn van dien aard dat ze verder niet in de massa voorkomen. In feite zijn het structurele fouten die zich eenmalig voordoen. Aangetoond moet worden dat de oorzaak van de fout zodanig van aard is dat deze ook daadwerkelijk verder niet meer voorkomt. Extrapolatie is dan niet nodig.
Er wordt altijd onderzoek gedaan naar het ontstaan van de fout. Dit kan bijvoorbeeld door het uitvoeren van een aanvullende steekproef of het inkaderen van de massa waarin de fout kan 14
Intern controleplan 2022 – 0.5 plaatsvinden. Indien de extrapolatie van incidentele fouten leidt tot een onacceptabel grote financiële (hoger dan de tolerantie) fout, dan wordt er aanvullend onderzoek uitgevoerd. Er wordt aanvullend een steekproef uitgevoerd op het aspect van de geconstateerde fout en de mogelijke gevolgen. Zo nodig worden maatregelen opgesteld om de afwijkingen op te lossen of te verminderen. Dit zijn maatregelen in plannen, processen, systemen. Hiermee wordt het functioneren van de organisatie bijgesteld en beheerst.
Fase 3 leidt per kwartaal en aansluitend op het jaareinde tot een rapport over de interne beheersing met daarin aanbevelingen voor het volgende kwartaal dan wel jaar. Daarnaast wordt er een overzicht gegeven van de gedane aanbevelingen en de mate waarin deze aanbevelingen al dan niet zijn opgevolgd. De betrokken medewerkers worden in het kader van hoor en wederhoor in de gelegenheid gesteld om te reageren op het rapport. In een overleg met het college van burgemeester, secretaris, concerncontroller, afdelingshoofden, medewerkers die het proces omarmt hebben en medewerker VIC worden de rapportages besproken. Daarbij worden prioritaire acties bepaald in relatie tot enerzijds de opgaven te realiseren door de organisatie en de anderzijds de verbetering van de bedrijfsvoering.
iv. Afbakening of samenloop fase 2 en 3 in de praktijk Zoals hierboven fase 2 en 3 zijn beschreven, is er een duidelijke scheiding tussen de controlewerkzaamheden die in de lijn worden uitgevoerd en de verbijzonderde interne controle. In de praktijk, zeker in de eerste jaren, zal er sprake zijn van intensieve samenwerking en overlap. Procesgerichte controle en verbijzonderde interne controle zullen niet altijd zuiver geknipt kunnen worden. Doel is en blijft dat door controle in de lijn eventuele omissies in het proces snel worden opgemerkt en dat kan worden aangetoond dat rechtmatigheid in de processen binnen de gemeente Kapelle geborgd is, te toetsen door de accountant in het kader van zijn werkzaamheden voor de getrouwheid van de jaarrekening.
f. Rapportage en verantwoording i. Management/ portefeuillehouder financiën Zoals reeds beschreven in de planning, wordt van elk gecontroleerd proces per kwartaal een memo opgemaakt met de bevindingen uit de steekproef. Deze worden besproken met het management en eventueel coördinatoren, zodat hoor en wederhoor kan plaatsvinden. Details van de controles uit iedere steekproef kunnen desgewenst ook worden besproken. De concerncontroller en medewerker interne controle zijn eindverantwoordelijk voor het stellen van beheersmaatregelen en aanbevelingen. In de praktijk zal echter worden gestreefd naar consensusgerichte oplossingen. 15
Intern controleplan 2022 – 0.5 ii. Accountant De accountant wordt in een vroeg stadium betrokken bij de werking van de interne controles. De gemeente Kapelle heeft bovendien de intentie om de accountant bij de interim- en eindcontrole zoveel mogelijk te laten steunen op de interne controles, ten einde een belasting van de organisatie in piekmomenten te minimaliseren. iii. Gemeenteraad De eindrapportage zal met uw raad worden gedeeld in een aparte memo. Op deze manier kunnen de leden van uw raad, het college en de organisatie ervaring opdoen met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023.
16
Bijlage 1: Normenkader Proces
Externe regelgeving
Interne regelgeving
Algemene wet bestuursrecht Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden Besluit Begroting en Verantwoording Burgerlijk Wetboek
Klachtenregeling gemeente Kapelle 2012 Informatieverordening gemeente Kapelle Verordening elektronische kennisgeving gemeente Kapelle 2016 Verordening gegevensverstrekking BRP gemeente Kapelle 2014 Verordening inrichting antidiscriminatievoorziening gemeente Kapelle Notitie activering, waardering en afschrijving vaste activa Gemeente Kapelle Controleverordening gemeente Kapelle Financiële verordening Verordening VROM starterslening gemeente Kapelle 2007 Verordening VROM startersregeling gemeente Kapelle 2007 Verordening op de erepenning van de gemeente Kapelle 2015
Fiscale wetgeving
1. Algemeen (financieel) middelenbeheer
Gemeentewet Grondwet Wet open overheid (1-5-2022) Financiële-verhoudingswet Wet op de vennootschapsbelasting 1969 Wet op het BTW-compensatiefonds Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) Algemene plaatselijke verordening gemeente Kapelle Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) Integraal veiligheidsbeleid 2019 - 2022 gemeente Kapelle Invorderingswet 1990 Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen Europese aanbestedingsregels
2. Inkopen aanbesteden
Wet educatie- en beroepsonderwijs Wet Kinderopvang Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderwijs Wet op het voortgezet onderwijs Wet op de expertisecentra Besluit regionale meld- en coördinatiefunctie voortijdig en schoolverlaten Aanbestedingswet 2012
Verordening leerlingenvervoer gemeente Kapelle 2016 Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Kapelle 2010 Verordening Wet kinderopvang gemeente Kapelle
Intern controleplan 2022 – 0.5 Besluit specifieke onderwijsachterstandenbeleid Europese staatsteunregels
uitkeringen
gemeentelijk
Tijdelijke Ondernemersregeling zelfstandigen Gemeentewet Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen Monumentenwet Regeling specificieke uitkering stimulering sport Wet op het specifiek cultuurbeleid Erfgoedwet Leerplichtwet 1969
Subsidieverordening armoedebestrijding en inburgering gemeente Kapelle Subsidieverordening gemeentelijke monumenten 2018 Algemene subsidieverordening gemeente Kapelle Verordening Individuele studietoeslag gemeente Kapelle 2015 Verordening beslistermijn schuldhulpverlening gemeente Kapelle. Verordening materiële financiële gelijkstelling onderwijs gemeente Kapelle.
3. Subsidies 4. Gemeenschappelijke regelingen Wet gemeenschappelijke regelingen Verordening vertrouwenscommissie benoeming en herbenoeming burgemeester Verordening voortgangsgesprekken burgemeester Reglement van orde voor de vergaderingen en andere CAO-Gemeenten werkzaamheden van het college Reglement van orde voor vergaderingen en andere Rechtspositiebesluit burgemeesters werkzaamheden van de raad van de gemeente Kapelle 2019 Gedragscodeintegriteit raadsleden en steunfractieleden gemeente Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden Kapelle 2018 Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Rechtspositiebesluit wethouders Kapelle 2019 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi-) publieke Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente sector (WNT) Kapelle 2014 Sociale verzekeringswetten Verordening Burger Advies Raad Wet op de Loonbelasting 1964 Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Kapelle Inspraakverordening Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (APPA) Ambtenarenwet
4a. Personeelskosten
Wet Maatschappelijke ondersteuning 2015 4b. WMO
Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente Kapelle Stimuleringsregeling opplussen gemeente Kapelle
18
Intern controleplan 2022 – 0.5
4c. Jeugd
4d. Belastingen heffingen
Jeugdwet
Verordening Jeugdhulp gemeente Kapelle 2021
Gemeentewet Wet waardering onroerende zaken
Verordening forensenbelasting 2022 Verordening onroerende-zaakbelastingen 2022 Verordening toeristenbelasting 2022 Verordening watertoeristenbelasting 2022 Verordening afvalstoffenheffing 2022 Verordening rioolheffing 2022 Verordening marktgelden 2018 Afvalstoffenverordening gemeente Kapelle 2017 Marktverordening gemeente Kapelle 2015 Algemene verordening ondergrondse infrastructuren Kapelle 2014
Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz) 2004
Verordening Declaratiefonds gemeente Kapelle 2020 Afstemmings- en Handhavingsverordening Participatiewet, IOAW en IOAZ gemeente Kapelle 2019 Verordening re-integratie en tegenprestatie Participatiewet gemeente Kapelle 2017 Verordening Cliëntenparticipatie gemeente Kapelle 2015 Verordening individuele inkomenstoeslag gemeente Kapelle 2015
en
IOAW IOAZ Participatiewet 4e. Werk en inkomen Besluit ruimtelijke ordening Wet ruimtelijke ordening Woningwet Waterwet Wet bevordering eigen woningbezit Wet Bodembescherming Wet Geluidhinder Wet herverdeling wegenbeheer Wet algemene bepalingen omgevingsrecht
5. Grondexploitaties
Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Wet Milieubeheer
Nota bodembeheer en bodemkwaliteitskaart Archeologiebeleid 2012 Gedragscode Integriteit college van burgemeester en wethouders Bouwsteen Elektriciteit deel 2 van de duurzaamheidsagenda Kapelle Bouwsteen Elektriciteit deel I van de Duurzaamheidsagenda Kapelle Regionale Energiestrategie Zeeland RES 1.0 Nota Grondbeleid 2018 Uitwerking Structuurvisie 2012-2030 met betrekking tot de bouw van woningen in de kernrandzones Beeldkwaliteitsplan nieuw landgoed Schore Vaststelling bestemmingsplan en beeldkwaliteitsplan sportcentrum Kapelle Beeldkwaliteitsplan ontwikkelgebied Zuidhoek fase 3
19
Intern controleplan 2022 – 0.5 Wet Natuurbescherming Wet op de bedrijveninvesteringszones
Beeldkwaliteitsplan Koningin Maximahof te Wemeldinge Erfgoedverordening gemeente Kapelle 2018 Bouwverordening Kapelle 1992 (inclusief 15e wijziging) Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming planschade gemeente Kapelle Beheersverodening Recratriegebieden Wemeldinge Wegsleepverodening gemeente Kapelle Mandaatbesluit Wegsleepverordening gemeente Kapelle Verordening naamgeving en nummering (adressen) 2010 Telecommunicatieverordening gemeente Kapelle Regionaal beleidskader huisvesting arbeidsmigranten Woonvisie gemeente Kapelle 2017+
6. Verhuur en Pacht
Gemeentewet Wet markt en overheid
7. Treasury
Regeling schatkistbankieren decentrale overheden Wet Financiering Decentrale Overheden
Treasurystatuut gemeente Kapelle 2014
8. Uitkering van het Rijk
9. Leges Vergunningen 10. opbrengsten
Paspoortwet Legesverordening 2022 Wet rechten burgerlijke stand Drank- en Horeaceverordening Wet basisregistratie personen Verordening winkeltijden gemeente Kapelle 2015 Wet Inburgering 2021 Alcoholbesluit Alcoholwet Wet administratiefrechtelijke handhaving verkeersvoorschriften en (Wet Mulder) Wet op de lijkbezorging Overige Gemeentewet Wet op de lijkbezorging
Verordening lijkbezorgingsrechten 2022 Begraafverordening 1992
20
in