2022-37 RV Invulling gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland vanaf 1 januari 2023

*Z0181EF4ED3* Zaaknummer Documentnummer

Z22.013391 D22.270445

Raadsadvies Onderwerp

Invulling gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland vanaf 1 januari 2023

Inhoud

Invulling gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland vanaf 1 januari 2023

Advies

1. Per 1 januari 2023 de instelling van de Zeeuwse Ombudsman te beëindigen. 2. Per 1 januari 2023 aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman op voorwaarde dat de stappen op de pagina’s 7 tot en met 9 van de Notitie Toekomst Zeeuwse ombudsman door de Nationale Ombudsman worden doorlopen. Steller: E. Evers Datum: 14 juni 2022

Beeldvormende behandeling Oordeelsvormende behandeling Besluitvormende behandeling

12 juli 2022 27 september 2022

Portefeuillehouder

A.M.T. Naterop

Datum collegevergadering Besluitnummer Aantal bijlagen Documentnummers v/d bijlagen

21 juni 2022 2022-37 3 D22.265719 D22.265720 D22.265722

Samenvatting De huidige Zeeuwse Ombudsman heeft aan het bestuur van Stichting de Zeeuwse Ombudsman laten weten dat hij zijn taken per 31 december 2022 wenst neer te leggen. Dat was aanleiding voor het bestuur van Stichting de Zeeuwse Ombudsman om zich strategisch te bezinnen op de toekomstige invulling van de gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland na 2022. Hiervoor heeft de Zeeuwse Ombudsman een notitie opgesteld. De notitie gaat in op de meerwaarde van de regionale aanwezigheid en de huidige en toekomstige inhoudelijke en organisatorische kwetsbaarheid. Uw raad wordt geadviseerd om in lijn met het voorstel in de notitie per 1 januari 2023 de instelling van de Zeeuwse Ombudsman te beëindigen en per dezelfde datum aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman. Dit op voorwaarde dat de stappen op de pagina’s 7 tot en met 9 van de Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman door de Nationale Ombudsman worden doorlopen.

-1-

Advies 1. Per 1 januari 2023 de instelling van de Zeeuwse Ombudsman beëindigen. 2. Per 1 januari 2023 aansluiten bij de Nationale Ombudsman op voorwaarde dat de stappen op de pagina’s 7 tot en met 9 van de Notitie Toekomst Zeeuwse Ombudsman door de Nationale Ombudsman worden doorlopen.

Inleiding: waar gaat het over? Elke gemeente is verplicht een ombudsfunctie te hebben. Op basis van de wet benoemt de gemeenteraad de eigen gemeentelijke ombudsfunctie. De wet bepaalt ook dat alle Gemeenschappelijke Regelingen en samenwerkingsverbanden hun gemeenten volgen in de keuze voor een ombudsman. De Zeeuwse gemeenten organiseren de gemeentelijke ombudsfunctie sinds 2001 samen met de Zeeuwse Ombudsman. De huidige Zeeuwse Ombudsman, de heer mr. drs. Gertjan W. van der Brugge, heeft aan het bestuur van Stichting de Zeeuwse Ombudsman laten weten dat hij zijn taken om leeftijdsredenen per 31 december 2022 wenst neer te leggen. Dit is de aanleiding voor het bestuur om zich strategisch te bezinnen op de toekomstige invulling van de gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland na 2022. Het bestuur heeft aan de Zeeuwse Ombudsman zelf en aan de subsituut Zeeuwse Ombudsman (secretaris en plaatsvervanger) gevraagd om voor de 13 aangesloten gemeenten een notitie op te stellen over de gewenste invulling na 2022. De notitie vindt u als bijlage.

Samengevat komt de Zeeuwse Ombudsman tot de volgende bevindingen: de meerwaarde van continuering van de huidige ombudsfunctie is de regionale aanwezigheid, makkelijke fysieke toegang tot burgers, kennis van de regio, de relevante netwerken en het letterlijk en figuurlijk spreken van de taal; potentiële en reële nadelen van continuering van de huidige ombudsfunctie zijn de inhoudelijke en organisatorische kwetsbaarheid. Deze nadelen zullen gezien de huidige ontwikkelingen in de toekomst naar verwachting toenemen. Bovenstaande punten zijn verder uitgewerkt onder het kopje ‘argumenten’. Over dit dilemma heeft de Zeeuwse Ombudsman overleg gevoerd met de Nationale Ombudsman. Daarbij is de gedachte ontstaan om het beste van twee werelden te combineren: aansluiting bij de Nationale Ombudsman met de bijbehorende voordelen, maar behoud van aanwezigheid in Zeeland, regionale netwerkkennis en ander voordelen. Deze gedachte is nader uitgewerkt in een door de Nationale Ombudsman te volgen stappenplan dat is geschetst vanaf pagina 7 van de notitie. Deze stappen houden samengevat in: 1. Aan nabijheid wordt fysiek invulling gegeven door de primaire werkplek van de huidige secretaris in Zeeland te houden. Binnen de organisatie Nationale Ombudsman worden enkele klachtbehandelaren aangewezen als relatiebeheerder van de regio Zeeland.

Zij zijn aanspreekpunt/contactpersoon voor de klachtbehandelaren bij de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen en vergaren relevante kennis over de regio. 2. Met burgers die een klacht of signaal afgeven wordt persoonlijk contact opgenomen en ingegaan op de achtergrond van de klacht, mogelijke oplossingsrichtingen en verwachtingen ten aanzien van de betrokkenheid van de ombudsman. Indien wenselijk of noodzakelijk wordt fysiek een gesprek gevoerd. Met partijen wordt afgestemd welke aanpak het meest effectief is. 3. De Nationale Ombudsman biedt ondersteuning aan de 1e lijns-klachtbehandeling als vraagbaak, sparringpartner en adviseur over (specifieke onderwerpen van) klachtbehandeling. 4. Raadsleden worden via de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de VNG in het algemeen geïnformeerd over aspecten die voor hen relevant kunnen zijn. Daarnaast

-2-

5.

worden uiteraard de gemeenten jaarlijks geïnformeerd over de over hen ontvangen klachten en signalen. Intermediairs (maatschappelijk werk, praktijkondersteuners bij huisartsen, juridische dienstverleners, schuldhulpmaatjes en andere vrijwilligers) worden door de Nationale Ombudsman actief benaderd en uitgenodigd om, bijvoorbeeld via sociale media relevante signalen te delen. In het geval van Zeeland ligt een nauwere samenwerking met het project Samen Recht Vinden voor de hand.

Ten aanzien van dit stappenplan zijn namens het bestuur twee vragen gesteld aan de Zeeuwse Ombudsman. Vraag 1 ging over de formele behandeling van een klacht, door middel van een hoorzitting. Het bestuur wilde graag weten of ook die, net zoals de informele behandeling, plaats zal gaan vinden in de regio (dat werd nu niet vermeld). De Zeeuwse Ombudsman kon daarop bevestigend antwoorden. Vraag 2 ging over de veiligheid van medewerkers. Het bestuur vroeg zich af of het in dat kader wel wenselijk zou zijn voor een secretaris om bij inwoners thuis af te spreken zoals in het stappenplan is vermeld). De Zeeuwse Ombudsman kon daarop antwoorden dat het voortschrijdend inzicht is dat dit inderdaad niet wenselijk zou zijn en dat in plaats daarvan aangeboden wordt om elkaar elders, in een professionele setting, te ontmoeten. De notitie is opgesteld door de Zeeuwse Ombudsman en zijn secretaris. Over de inhoud is door de Zeeuwse Ombudsman met de Nationale Ombudsman afstemming gezocht. De notitie geeft blijk van een goed inzicht in het belang van een goede ombudsfunctie en de randvoorwaarden die daarvoor aanwezig moeten zijn. De notitie geeft ook blijk van realiteitszin: de wereld is sinds de oprichting in 2001 veranderd en de voordelen van een lokale ombudsfunctie wegen niet meer op tegen de, door de gewijzigde omstandigheden, inmiddels ontstane nadelen.

Aansluiting bij de Nationale Ombudsman biedt meer voordelen dan continuering van de huidige ombudsfunctie. Met het stappenplan worden alle denkbare nadelen van aansluiting bij de Nationale Ombudsman weggenomen. Alles overwegend adviseren we het voorstel van de Zeeuwse Ombudsman over te nemen en te besluiten om de instelling van de Zeeuwse Ombudsman per 1 januari 2023 te beëindigen en per dezelfde datum aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman.

Relatie met strategisch beleid Het takenpakket van de gemeenten is in de afgelopen periode verzwaard. Daarmee is ook de reikwijdte van de ombudsvoorziening vergroot. Bovendien wordt steeds meer verwacht dat de ombudsvoorziening ook knelpunten signaleert. Denk aan de rol van de Nationale ombudsman in de toeslagenaffaire. Naar verwachting neemt het belang van en de aandacht voor een deugdelijke ombudsvoorziening in de toekomst verder toe.

Argumenten: waarom geven we als college dit advies? 1.1 De huidige organisatie van de Zeeuwse Ombudsman is inhoudelijk kwetsbaar, dat is de Nationale Ombudsman niet. De totale formatie van de Zeeuwse Ombudsman is minder dan 1 fte. De Zeeuwse Ombudsman werkt daarin voor 385.000 Zeeuwen in hun contacten met 13 gemeenten en tal van samenwerkingsverbanden waar alles bij elkaar een paar duizend ambtenaren werken. Gemeenten hebben daarbij steeds complexere taken. Dat maakt dat de Zeeuwse Ombudsman zich moet ontwikkelen tot een soort super-generalist. Dat lukt niet. Het verdiepen kost steeds meer tijd en nu al wordt steeds vaker beroep gedaan op de kennis van de Nationale Ombudsman. 1.2 De huidige organisatie van de Zeeuwse Ombudsman is organisatorisch kwetsbaar, dat is de Nationale Ombudsman niet. De Zeeuwse Ombudsman is op dit moment een parttime functie van ongeveer 6 uur per week. De secretaris en plaatsvervanger heeft een arbeidsovereenkomst van 0,65 fte. Een -3-

kleine organisatie met beperkte capaciteit waardoor incidenteel een verzoek niet onmiddellijk kan worden afgedaan omdat deze onderzoek vergt. Tijdens vakanties of andersoortige afwezigheid is de dagelijkse telefonische bereikbaarheid kwetsbaar. Daarbij is de organisatie te klein om werkgever te zijn. De secretaris is hierdoor formeel in dienst van de gemeente Middelburg. Deze constructie wordt feitelijk door de wet niet toegestaan vanwege de schijn van belangenverstrengeling. 1.3 Naar verwachting neemt de inhoudelijke- en organisatorische kwetsbaarheid bij het voortzetten van de Zeeuwse Ombudsman in de toekomst verder toe. Als gevolg van de decentralisaties is vanaf 2015 het aantal en/of de complexiteit van klachten toegenomen, zeker omdat deze ontwikkeling hand in hand is gegaan met toenemende mondigheid van de burger voor wie het gezag van de overheid steeds minder vanzelfsprekend is. Naar verwachting neemt de complexiteit verder toe. Zie voor uitgebreidere argumentatie de Notitie Toekomst Zeeuwse Ombudsfunctie.

Kanttekeningen en risico’s: 1.1 Met het aansluiten op de Nationale Ombudsman leveren we deels in op de regionale aanwezigheid, makkelijke fysieke toegang, kennis van de regio en het letterlijk en figuurlijk spreken van de taal. De huidige Zeeuwse Ombudsman heeft met de Nationale Ombudsman gesproken over dit bezwaar. De Nationale Ombudsman heeft toegezegd hieraan tegemoet te komen door de huidige secretaris van de Zeeuwse Ombudsman in dienst te nemen, de primaire werkplek in Zeeland te behouden, klachtenbehandelaren aan te wijzen als relatiebeheerder van de regio Zeeland en deze als aanspreekpunt aan te wijzen voor klachtbehandelaren bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Deze klachtbehandelaren krijgen daarbij de opdracht om relevante kennis en netwerken over en in de regio te verzamelen. 2.1 De kosten voor aansluiting bij de Nationale Ombudsman liggen iets hoger dan de huidige kosten voor de Zeeuwse Ombudsman. De kosten voor continuering van de Zeeuwse Ombudsman liggen echter ook hoger dan de huidige kosten. Zie verder uitleg onder het kopje ‘Financiën’.

Financiën: wat gaat het kosten en hoe gaan we dit financieren? Wanneer we ons als gemeente aansluiten bij de Nationale Ombudsman betalen we € 0,2362 per inwoner per jaar. De kosten worden jaarlijks aangepast bij ministeriële regeling op basis van het prijsindexcijfer van het CBS. Als gemeente betaalden we in 2021 € 0,1900 per inwoner en in 2022 € 0,2200 per inwoner om aangesloten te zijn bij de Zeeuwse Ombudsman. De prijsontwikkeling voor 2021-2023 ziet er daarmee als volgt uit (berekend op basis van 13.025 inwoners): 2021 2022 2023

€ 0,1900 € 0,2200 € 0,2362

€ 2.474,75 € 2.865,50 € 3.076,50

Zeeuwse Ombudsman Zeeuwse Ombudsman Nationale Ombudsman

Indien wordt besloten om aangesloten te blijven bij de Zeeuwse Ombudsman dienen op advies van de accountant van de VZG de kosten per gemeente te worden verhoogd tot minimaal die van aansluiting bij de Nationale Ombudsman. De reden daarvoor is dat de capaciteit dient te worden vergroot om de organisatorische en inhoudelijke kwetsbaarheid te verminderen en om de nieuwe rollen en taken (pro-actief handelen en Venice Principles) adequaat te kunnen vervullen. Een verhoging van het door de gemeente per inwoner per jaar te betalen tarief is in elk scenario onvermijdelijk. De toename aan kosten wordt meegenomen in de begroting 2023. -4-

Wat communiceren we? Wanneer alle raden een besluit hebben genomen neemt het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman de algemene communicatie op zich. We passen de informatie op de gemeentelijke website over de ombudsfunctie aan.

Uitvoering/ aanpak Als alle aangesloten gemeenten hiertoe hebben besloten en het jaar 2022 is afgelopen, wordt de Stichting Zeeuwse Ombudsman opgeheven.

Bijlagen -

Ledenbrief VZG 2022-003 + Bijlage bij Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman over ‘Venice Principles’ (D22.265719 en D22.265721) Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman (D22.265720)

-5-