2022-22a. Definitieve jaarrekening Definitieve jaarrekening 2021 GR Samenwerking De Bevelanden
Tekst van het document
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
JAARREKENING 2021
1
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Inhoudsopgave Inleiding.............................................................................................................................................................. 3 JAARVERSLAG – programmaverantwoording ............................................................................................ 7 1 Programma Werk, Inkomen en Zorg .............................................................................................................. 8 2 Programma ICT / Informatievoorziening....................................................................................................... 15 3 Programma P&O / Salarisadministratie ........................................................................................................ 19 4. Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien ............................................................................................... 24 JAARVERSLAG - paragrafen ........................................................................................................................ 26 5. Paragraaf bedrijfsvoering............................................................................................................................. 27 6. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................. 29 7.
Paragraaf financiering.................................................................................................................................. 34 JAARREKENING ............................................................................................................................................ 36 8. Balans met toelichting.................................................................................................................................. 37 9. Overzicht van baten en lasten in de rekening ............................................................................................. 41 BIJLAGEN ....................................................................................................................................................... 51 10. Bijlage taakvelden...................................................................................................................................... 52 11. Bijlage kostenplaatsen ............................................................................................................................... 55 12. Sisa bijlage Regiodeals 3e Tranche ........................................................................................................... 67
2
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Inleiding Voor u ligt de Jaarrekening 2021 van GR De Bevelanden (hierna GR). Ook in het verslagjaar 2021 is de planning- en control cyclus nauwgezet gevolgd. De beleidsdocumenten die deel uitmaken van deze cyclus heeft u tijdig aangeleverd gekregen. Als onderdeel daarvan bent u in het najaar van 2021 via de Bestuursrapportage geïnformeerd over de stand van zaken en realisatie van de in de Begroting 2021 opgenomen uitgangspunten. In de Jaarrekening 2021 wordt per afdeling zowel financieel als tekstueel verslag gedaan en rekening en verantwoording afgelegd over het kalenderjaar 2021. In 2021 stond de doorontwikkeling van GR de Bevelanden centraal. Het betreft de ontwikkeling die wij als organisatie in 2020 zijn gestart en die wij in 2021 met succes hebben afgerond. De doorontwikkeling van de organisatie betrof enerzijds de inrichting van de financiële processen en de beheersbaarheid van de financiën, maar ook het slagvaardiger maken van de organisatie en het terugbrengen van het aantal managementlagen van drie naar twee. Anderzijds ging het ook om een duidelijke positionering van GR de Bevelanden op de 5e verdieping van het Stadskantoor van de gemeente Goes. Alle GR-medewerkers hebben nu hun werkplek op de 5e verdieping, een plaats waar zij elkaar treffen en die bijdraagt aan het “GR-gevoel”.
Een belangrijk onderdeel vormt ook het verkleinen van de afstand tussen de GR en de deelnemende gemeenten, met name op het onderdeel Werk, Inkomen en Zorg. In de nieuwe structuur heeft er een omvorming van taakgericht werken (Werk, Inkomen en Zorg) naar gebiedsgericht werken plaatsgevonden. Per 1 januari 2022 zijn er 2 gebiedsgerichte teams: Team 1: Goes en Noord-Beveland en Team 2 Kapelle, Borsele en Reimerswaal. Door de gebiedsteams wordt de samenwerking verder verbeterd en wordt invulling gegeven aan een sociaal lokaal loket in de gemeente, dicht bij de burger. Deelnemende gemeenten hebben een persoonlijk aanspreekpunt voor al hun vragen en de vragen van hun burgers. Tenslotte behelst ‘Op de Pedalen’ ook een kwaliteit – een cultuur - impuls te geven aan de organisatie. Binnen GR de Bevelanden werken we aan een cultuur van eigenaarschap en ondernemerschap, de introductie van Peer Coaching en het opzetten van een kweekvijver voor de ontwikkeling van potentials binnen de eigen organisatie. Met bovenstaande is de organisatie aangepast naar de inzichten van deze tijd en wordt ruimte geboden aan medewerkers om zich verder te ontwikkelen. Niet alleen door deze organisatiewijziging heeft GR de Bevelanden een positieve impuls gekregen in 2021. In 2021 hebben 2 aanbestedingen plaatsgevonden: een nieuw financieel systeem en een nieuw e-HRM systeem.
Beide aanbestedingen – die een grote tijdsinvestering hebben gevraagd van de organisatie - zijn succesvol verlopen. Zowel Key2Financiën (financieel systeem) als Motion (e-HRM systeem) zijn inmiddels geïmplementeerd. Met ingang van 1 januari 2022 werken zowel de deelnemende gemeenten als de GR de Bevelanden met deze systemen. In 2021 is de nieuwe website van GR de Bevelanden gelanceerd. Met deze website voldoet GR de Bevelanden aan de standaarden die gesteld worden aan overheden. Zo is de website goed toegankelijk voor mensen die slechtziend zijn (o.a. door kleurcontrast, font en lettergrootte) en zijn de teksten op B1-niveau herschreven.
3
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Daarnaast zijn ook de financiën van de GR de Bevelanden op orde. Hiervan was in 2020 ook al sprake, maar in 2021 hebben wij dit als organisatie weten te bestendigen en verder uit te bouwen.
Managementsamenvatting De exploitatie van de GR De Bevelanden 2021 sluit af met een positief resultaat van € 300.906. Het saldo van de algemene reserve is per ultimo 2020 € 514.627. In januari 2022 is de Cao voor Gemeenten 2021-2022 vastgesteld. In de Cao Gemeenten is opgenomen dat de salarissen per 1 december 2021 met 1,5% en per 1 april 2022 met 2,4% stijgen. In de begroting 2022 is op basis van toenmalige uitgangspunten rekening gehouden met een structurele loonsverhoging van 1,5%, terwijl de VZG-norm 2022 0,9% is. Hierdoor ontstaat een tekort op het budget salarissen van € 205.000 structureel. Voorgesteld wordt om van het rekeningresultaat incidenteel een bedrag van € 205.000 te bestemmen als dekking voor de salarisverhoging voor het jaar 2022. Na bestemming resteert er een bedrag van € 95.906 Verschillende zaken waarvoor in 2021 geld beschikbaar is gesteld zijn niet of deels volledig afgerond. De afronding vindt verder plaats in 2022. In de Bestuursrapportage 2021 is per saldo een bedrag van € 101.527 aan de reserve overhevelen budgetten onttrokken. Voor het overhevelen van budgetten van 2021 naar 2022 wordt voorgesteld om van de in de begroting 2021 beschikbaar gestelde bedragen een bedrag van € 71.500 via resultaatbestemming ten behoeve van begrotingsjaar 2022 te storten in de reserve overhevelen budgetten.
Na storting van het bedrag van € 71.500 in de reserve overhevelen budgetten resteert er een bedrag van € 24.406. Voorgesteld wordt om dit bedrag volgens de verdeelsleutel van de begroting terug te betalen aan de gemeenten. Onderstaand overzicht geeft inzicht in het rekeningsaldo en de resultaatbestemming. Omschrijving
Bedrag
Resultaat voor bestemming Mutatie reserves Resultaat na bestemming Voorstel resultaatbestemming: - Cao 2022 - Storting in reserve overhevelen budgetten Totaal voorstel resultaatbestemming Resultaat
Bedrag 199.379 -101.527 300.906
-205.000 - 71.500 -276.500 24.406
Bedragen in hele euro’s. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
In grote lijnen kent het resultaat na bestemming de volgende uitsplitsing: Werk, Inkomen en zorg ICT / Informatievoorziening P&O en Salarisadministratie Algemene dekkingsmiddelen
€ 320.605 - € 145.715 € 119.367 € 6.649
Voor een nadere analyse en toelichting van dit resultaat per afdeling wordt verwezen naar hoofdstuk 9 (overzicht van baten en lasten in de rekening). Bestemming resultaat jaarrekening Voorgesteld wordt het rekeningresultaat van € 300.906 als volgt te bestemmen: Een bedrag van € 205.000 voor de Cao 2022; Een bedrag van € 71.500 te storten in de reserve overhevelen budgetten; Het rekeningsaldo ad € 24.406 terug te laten vloeien naar de Bevelandse gemeenten.
4
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Conclusie analyse rekeningresultaat Het rekeningresultaat over het kalenderjaar 2021 bedraagt afgerond € 301.000. Afgezet tegen het totale begrotingsvolume van circa € 18,9 mln. is er sprake van een onderschrijding van 1,6%. Op hoofdlijnen kan worden gesteld dat het rekeningresultaat een gevolg is van de slag die, in goed overleg met het bestuur, al in 2020 is ingeslagen om meer grip te krijgen op de financiën van de GR. Vroegsignalering Per 1 januari 2021 is vroegsignalering een wettelijke taak vanuit de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening. Op 8 februari 2021 heeft het Dagelijks Bestuur besloten om het project ‘Vroegsignalering’, met een looptijd tot 1 april 2021, uit te voeren. Voor uitvoering van vroegsignalering hebben de Bevelandse gemeenten voor het jaar 2021 een totaalbedrag van € 140.394 beschikbaar gesteld. Dit bedrag is gelijk aan de middelen die de Bevelandse gemeenten in de decembercirculaire 2020 van het Rijk hebben ontvangen. Vanaf februari 2021 is de afdeling WIZ gestart met de implementatie van de taak vroegsignalering. Onder andere het afsluiten van convenanten met zogenaamde signaalpartners, de aanschaf van een softwarepakket en het werven van personeel. Feitelijk is met de uitvoering definitief een start gemaakt per 1 september 2021. Op dat moment waren de convenanten ondertekend.
Door de latere start is er een bedrag van € 37.513 van de beschikbaar gestelde middelen besteed. Dit betekent dat de resterende middelen naar rato van de beschikbaar gestelde middelen worden terugbetaald aan de Bevelandse gemeenten. Gemeente Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal Totaal
Bijdrage Vroegsignalering Verdeling realisatie Terugbetalen € 22.496 € 6.011 € 16.485 € 75.886 € 20.277 € 55.609 € 11.779 € 3.147 € 8.632 € 7.051 € 1.884 € 5.167 € 23.182 € 6.194 € 16.988 € 140.394 € 37.513 € 102.881
Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) In 2021 heeft de GR uitvoering gegeven aan de Tozo. Gemeenten hebben in 2021 voorschotten van het Rijk ontvangen ter compensatie van het beroep op aanvullende uitkering voor levensonderhoud, leningen voor bedrijfskapitaal en uitvoeringskosten. In overleg met de Bevelandse gemeenten zijn de door het Rijk bevoorschotte bedragen deels overgemaakt aan de GR. De gehele financiële verantwoording van de Tozo verloopt via de balans en niet via de exploitatie van de GR. Onder deze verantwoording valt ook de vergoeding voor uitvoeringskosten. Op basis van het aantal besluiten op aanvragen bestaat er in 2021 (voorlopig) recht op een vergoeding voor uitvoeringskosten tot een totaalbedrag van € 274.400. Van dit bedrag is door middel van besluitvorming tot een totaalbedrag van € 178.240 door de GR geclaimd. Dit betekent dat er een bedrag van € 96.160 kan terugvloeien naar de Bevelandse gemeenten. In het volgende overzicht wordt inzicht gegeven in de verdeling. Gemeente Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal
Vergoeding Uitvoeringskosten € 49.800 € 132.300 € 23.450 € 32.900 € 35.950 € 274.400
Geclaimde Uitvoeringskosten € 31.473 € 77.031 € 22.415 € 18.980 € 28.341 € 178.240
Restant Uitvoeringskosten € 18.327 € 55.269 € 1.035 € 13.920 € 7.609 € 96.160
De regeling is met ingang van 1 oktober 2021 beëindigd. Hierdoor kan een definitieve afrekening met de Bevelandse gemeenten over 2020 en 2021 worden gemaakt. Op basis van de totale realisatie over 2020 en 2021 resteert een bedrag van € 1.843.238 van de middelen die door gemeenten zijn overgedragen aan de GR. Dit bedrag wordt na vaststelling van de Jaarrekening 2021 terugbetaald aan de Bevelandse gemeenten. De gemeenten moeten wel rekening houden met een definitieve afrekening met het Rijk.
5
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Gemeente Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal Totaal
Bevoorschotting Uitgaven LO Uitgaven kapitaal Uitvoeringskosten Baten Reeds terugbetaald Nog te betalen aan GR aan Gemeente aan gemeente € -2.406.544 € 1.674.697 € 112.620 € 94.259 € -73.080 € 98.264 € -499.783 € -5.137.122 € 4.435.681 € 275.223 € 230.705 € -185.372 € 276.077 € -104.809 € -3.353.162 € 1.073.963 € 54.766 € 67.132 € -34.776 € 1.653.891 € -538.186 € -1.296.778 € 1.089.180 € 103.202 € 56.845 € -35.363 € 65.035 € -17.879 € -2.291.946 € 1.365.902 € 147.841 € 84.880 € -83.718 € 94.461 € -682.580 € -14.485.552 € 9.639.423 € 693.652 € 533.820 € -412.309 € 2.187.728 € -1.843.238
Met vriendelijke groet,
K. van Veen Directeur GR De Bevelanden a.i.
6
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
JAARVERSLAG – programmaverantwoording
7
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
1 Programma Werk, Inkomen en Zorg Ontwikkelingen en aandachtspunten Inkomensondersteuning Wij bieden inwoners en zelfstandig ondernemers sociale zekerheid via inkomensondersteuning. De kaders hiervoor zijn geregeld in wet- en regelgeving, zoals: de Participatiewet (PW); de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (Ioaw); de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (Ioaz); het Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz) Minimaregelingen In 2021 is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) verlengd tot 1 oktober 2021 en uitgevoerd door de afdeling WIZ. Verder is de Tijdelijk Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) gestart en uitgevoerd. De TONK is bedoeld voor huishoudens die door corona te maken hebben met ‘een onvoorziene en onvermijdelijke inkomstenterugval’ en voor wie andere regelingen niet of niet voldoende helpen. De regeling ondersteunt inwoners met het betalen van woonlasten. Armoedebestrijding en schulddienstverlening Per 1 januari 2021 is de nieuwe Kadernota Armoedebestrijding en Schulddienstverlening door de deelnemende gemeenten vastgesteld. Naast de kaders uit de kadernota hebben we ook te maken met de kaders uit de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs). De Wgs is per 1 januari 2021 gewijzigd.
Als gevolg van de wijziging zijn er meer mogelijkheden voor gegevensuitwisseling tussen gemeenten en betrokken partijen. Het doel is om inwoners met problematische schulden te ontzorgen en de snelheid van schuldhulpverlening te bevorderen. Een belangrijk onderdeel is de wettelijk verankering van vroegsignalering. Dit wordt projectmatig uitgevoerd gedurende 2021 en 2022. In 2022 wordt een evaluatie van het project opgesteld. Aan de hand van de resultaten wordt een advies over het vervolg van de uitvoering van vroegsignalering ter besluitvorming voorgelegd. Re-integratie In 2021 is sprake van een lichte daling van het uitkeringsbestand. Op 1 januari 2021 bedroeg het totale uitkeringsbestand 1400 en eind 2021 1394. In 2021 zijn 480 uitkeringen toegekend en zijn 486 uitkeringen beëindigd. Het grootste deel van het uitkeringsbestand bestond ook in 2021 uit arbeidsintensieve en moeilijk plaatsbare groepen. Met name uit jonggehandicapten met arbeidsvermogen (voorheen Wajong) en statushouders. De totale taakstelling van de Bevelandse gemeenten voor het huisvesten van statushouders bedroeg voor 2021 158. De taakstelling is volledig gerealiseerd. In totaal zijn 183 personen in 2021 gehuisvest. Dit betekent een overschot op de taakstelling 2021 van 25 personen. Deze worden in mindering gebracht op de taakstelling 2022.
Het WSP heeft in 2021 haar bijdrage geleverd aan het bemiddelen van de gemeentelijke doelgroepen naar werk. Daarnaast heeft het WSP volop geparticipeerd binnen de arbeidsmarktregio Zeeland. Door deelname aan arbeidsmarktprojecten zijn er aanvullende mogelijkheden gecreëerd om doelgroepen van kwalificaties te voorzien. Een voorbeeld hiervan zijn de trajecten die gesubsidieerd worden vanuit Asiel, Migratie en Integratiefonds (AMIF). In totaal hebben 65 statushouders op deze manier gewerkt aan hun taal- of vakinhoudelijke vaardigheden. Het WSP heeft in 2021 in totaal 200 kandidaten begeleidt naar een passende (betaalde) functie. Dat is gezien de impact van corona en het wegvallen van de kansen voor onze doelgroepen een bijzondere prestatie te noemen. Sinds januari 2021 is een jobhunter gestart in het Zeeuws team als onderdeel van ‘Aan de slag in Zeeland’. Dit team bestaat uit jobhunters en jobcoaches afkomstig van het UWV, GR de Bevelanden, Orionis Walcheren, gemeente Schouwen-Duiveland en Werkservicepunt Zeeuws-Vlaanderen. De samenwerking is succesvol en leidt tot plaatsingen, maar ook tot het delen van elkaars netwerk en het leren van elkaar.
8
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
In de eerste helft van 2021 is het Zeeuwse Mobiliteitsteam tot stand gekomen. Het doel is om werknemers die ontslagen zijn als gevolg van de coronacrisis te begeleiden naar een andere betrekking. Hiermee wordt zoveel mogelijk voorkomen dat werknemers onnodig een beroep op de WW of bijstand moeten doen. Het Zeeuwse Mobiliteitsteam werkt nauw samen met het UWV, WSP en de Zeeuwse gemeenten. Met de start van dit team is een waardevolle bijdrage gerealiseerd in het aanbod van re-integratie instrumenten voor burgers die dreigen werkeloos te worden. Ook het Zeeuwse Mobiliteitsteam heeft haar jaardoelstelling in 2021 gehaald. In 2021 zijn 249 plaatsingen gerealiseerd, terwijl de target 128 plaatsingen was. Van de 249 plaatsingen betreft het 149 duurzame plaatsingen; dat wil zeggen in een arbeidsovereenkomst voor langer dan 6 maanden. Een deel van de formatie van het WSP wordt gefinancierd door het werven en binnenhalen van subsidies. Het gaat om een bedrag van € 110.500 per jaar. In 2021 heeft het WSP in totaal € 171.943 aan subsidies binnengehaald. Dit is ruimschoots voldoende om de stelpost WSP over 2021 af te dekken. Zorg Sinds de invoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) worden burgers aangesproken op eigen initiatief en eigen kracht/verantwoordelijkheid.
Het verstrekken van individuele voorzieningen is geen automatisme, maar is pas aan de orde als alle andere oplossingen ontoereikend blijken te zijn. In de praktijk blijkt dat deze (cultuur) omslag bij de burgers tijd nodig heeft. Oplopende kosten op het gebied van de maatwerkvoorzieningen Wmo, maken het noodzakelijk de organisatie van de ondersteuning aan onze burgers te herzien. De afdeling WIZ heeft in samenwerking met de deelnemende gemeenten gezocht naar mogelijkheden om kosten te besparen op maatwerkvoorzieningen en een groter beroep te doen op de eigen verantwoordelijkheid van klanten. De plannen hiervoor zijn in juli 2021 in de diverse gemeenteraden vastgesteld. In de tweede helft 2021 is richting de burgers over bovengenoemde ontwikkelingen en veranderingen gecommuniceerd. Via het Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO) loopt het project ‘Grip op Wmo’. Dit project beoogt ook de kosten van de maatwerkvoorzieningen te verminderen. Hierin participeert de afdeling WIZ. De DVO Beschermd Wonen (BW) is per 1 januari 2021 uitgebreid met taken rondom het iWmo berichtenverkeer, de toegang tot BW in natura en de regiefunctie rondom Team Thuis. Hierbij wordt beoogd om burgers die uitstromen uit een BW-voorziening zo goed mogelijk te begeleiden in de overstap naar (meer) zelfstandig wonen.
Vanaf 1 januari 2022 is de hele toegang tot beschermd wonen een taak die door GR de Bevelanden wordt opgepakt. Het delegatiebesluit wordt hierop nog aangepast. Sinds 1 januari 2021 werken we met specialisten op het gebied van beschermd wonen, woningaanpassingen en complexe problematiek. Het doel is om te komen tot kostenbeheersing en efficiënte uitvoering. Inkomensondersteuning, armoedebestrijding en schulddienstverlening Wat willen we bereiken?
Indicatoren
Wij verstrekken uitkeringen rechtmatig en tijdig. Wij bestrijden fraude. Mensen nemen meer verantwoordelijkheid voor hun situatie en dragen bij aan de oplossing van hun problemen en die van anderen. Voor wie dat nodig heeft is een vangnet beschikbaar. Het aantal huishoudens dat in armoede leeft neemt af door het bieden van voldoende inkomensondersteuning aan hen die het nodig hebben, een groter bereik van de doelgroep en het bieden van meer maatwerk. Schulddienstverlening wordt voor de vijf Bevelandse Gemeenten op een adequate wijze uitgevoerd. Daarnaast willen wij bereiken dat er voor iedere inwoner met (dreigende) financiële problemen een passend aanbod komt voor het voorkomen, verminderen of oplossen van schulden. Meer inzetten op preventie en vroegsignalering waardoor er minder problematische schuldsituaties en armoede ontstaan. Samenwerking met particuliere organisaties op het gebied van armoedebestrijding en schulddienstverlening. Aantal meldingen uitkering levensonderhoud. Aantal ingediende aanvragen levensonderhoud. Aantal aanvragen minimaregelingen. Aantal aanvragen inkomensondersteunende regelingen. 9
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
Aantal kinderen dat gebruik maakt van het Jeugdsportfonds. Aantal kinderen dat gebruik maakt van het Jeugdcultuurfonds. Aantal meldingen schulddienstverlening. Aantal aanvragen schuldhulpverlening. Aantal gestarte schuldregelingen. Aanvragen om uitkeringen worden (na de eventuele zoekperiode) voor 95% van de gevallen afgehandeld binnen een termijn van 4 weken na aanvraag en met een foutenpercentage dat ligt binnen de door de accountant gehanteerde normen. Wij werken de kaders uit de kadernota armoedebestrijding en schulddienstverlening vanaf 2021 uit in concreet uitvoeringsbeleid voor WIZ. Wij ondersteunen kwetsbare doelgroepen gericht met maatwerkvoorzieningen op het gebied van inkomen: individuele inkomenstoeslag, individuele studietoeslag, Declaratiefonds, bijzondere bijstand, collectieve zorgverzekering en compensatie chronisch zieken en gehandicapten. Wij leiden door naar hulp en ondersteuning waar nodig en komen zo tot integrale ondersteuning bij armoede. Wij verstrekken subsidie aan een aantal particuliere organisaties die zich inzetten voor armoedebestrijding. Wij werken mee aan lokale initiatieven gericht op armoedebestrijding. Wij optimaliseren de communicatie/voorlichting over inkomensondersteunende regelingen richting de inwoners van de Bevelandse gemeenten en samenwerkingspartners.
Mensen met (dreigende) financiële problemen kunnen met hun hulpvraag terecht op het spreekuur schulddienstverlening. We zoeken naar een passende oplossing (maatwerk). Over de periode januari 2021 tot en met december 2021 zijn de aanvragen in 90 % van de gevallen binnen een termijn van 4 weken (en 95% binnen de wettelijke termijn van 8 weken) na aanvraag en met een foutenpercentage dat ligt binnen de door de accountant gehanteerde normen, afgehandeld Over de periode januari 2021 tot en met december 2021 verstrekten we de volgende inkomensondersteunende regelingen: o Bijzondere bijstand: 1.001 o Declaratiefonds/minimabeleid: 2.047 aanvragen o Individuele inkomenstoeslag: 809 o Individuele studietoeslag: 17 o Nieuwe deelnemers collectieve zorgverzekering: 104 o Compensatie chronisch zieken: 847 Er zijn beleidsregels TONK vastgesteld. In 2021 zijn 95 aanvragen TONK ingediend, daarvan zijn 77 aanvragen toegekend en 18 aanvragen afgewezen. Wij verstrekten tot 1 april 2021 uitkeringen op grond van TOZO 3, van 1 april 2021 tot 1 juli 2021 op grond van TOZO 4 en van 1 juli tot 1 oktober op grond van TOZO 5. In 2021 zijn 579 aanvragen TOZO 3, 4 en 5 ingediend. De invoering en uitvoering van Vroegsignalering is vanaf 1 september 2021 geborgd met convenanten. Tot 1 september 2021 zijn binnenkomende signalen vroegsignalering wel opgevolgd.
Wij hebben de teksten over onze regelingen en dienstverlening voor de nieuwe website aangepast. Aantal meldingen schulddienstverlening: 183 Aantal aanvragen schuldhulpverlening: 60 Aantal gestarte schuldregelingen: 47
10
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Re-integratie Wat willen we bereiken?
Indicatoren Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
Wij willen de Bevelandse inwoners stimuleren tot zelfstandige participatie in de samenleving, dat wil zeggen een zo hoog mogelijke arbeidsparticipatie dan wel maatschappelijke participatie. Bij toeleiding naar werk gaat de voorkeur uit naar duurzame arbeidsparticipatie (minimaal 6 maanden), maar ook tijdelijke plaatsingen op betaald werk zijn waardevol. Concrete doelstelling is stabilisering van het uitkeringsbestand, dat wil zeggen dat de uitstroom uit de uitkering in een kalenderjaar even hoog is als de instroom. Succespercentage van 50% bij trajecten betaald werk. Een preventiequote rendement van 50%. Het op weg helpen van inwoners naar betaald werk en maatschappelijke participatie waarbij tijdens het traject naar werk zo nodig een inkomensvoorziening op basis van de Participatiewet wordt geboden. Aanbieden van trajecten betaald werk (trede 3 en hoger van de participatieladder) met een succespercentage van 50%, dat wil zeggen dat 50% van de trajecten betaald werk binnen een periode van 1 jaar leidt tot plaatsing op een betaalde baan dan wel instroom in een opleiding met studiefinanciering. Aanbieden van participatietrajecten aan de personen in trede 2 van de participatieladder; het gaat om het verrichten van maatschappelijk nuttige activiteiten in de vorm van een tegenprestatie, vrijwilligerswerk of mantelzorg.
Invulling geven aan de poortwachterfunctie dat wil zeggen dat in de aanvraagperiode de klant maximaal wordt aangesproken op diens mogelijkheden om geen beroep op een uitkering te hoeven doen, door het aanvaarden van betaald werk of het aanspreken van voorliggende voorzieningen. Beoogd resultaat is een rendement van 50%, dat wil zeggen dat 50% van degenen die zich melden voor een uitkering uiteindelijk niet instromen in de bijstand (preventiequote). Personen met een gemeentelijke uitkering zijn verplicht om mee te werken aan hun re-integratie; als zij niet aan deze verplichtingen voldoen, dan volgt er handhaving in de vorm van het opleggen van een maatregel (korting op de uitkering). Het besluit tot het opleggen van een maatregel komt tot stand na het beoordelen van de ernst van de gedraging, de verwijtbaarheid en eventuele bijzondere omstandigheden. Handhaving maakt integraal onderdeel uit van de werkprocessen van activering (re-integratie) en de poortwachter functie. Succespercentage van 44 % bij trajecten betaald werk (46% in 2020). Een preventiequote rendement van 35% (52% in 2020).
11
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Zorg Wat willen we bereiken?
Indicatoren
Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
Inwoners zijn primair zelf eigenaar van hun problemen en verantwoordelijk voor het vinden van oplossingen om invulling te geven aan hun eigen leven. De afdeling WIZ richt zich daarom op: o Het versterken van de eigen verantwoordelijkheid, de onafhankelijkheid en het sociale netwerk van burgers en samenleving; o Het organiseren van effectieve ondersteuning voor inwoners die dat nodig hebben; o Het zoeken naar een nieuw evenwicht tussen de verantwoordelijkheden van overheid en burger op het terrein van de maatschappelijke ondersteuning. Bij inwoners die ondersteuning vragen wordt de persoonlijke situatie integraal in kaart gebracht om zodoende een passende oplossing te zoeken. De ondersteuning door de afdeling WIZ kan (achtereenvolgens) bestaan uit: o het stimuleren van de eigen kracht; o het benutten van de sociale omgeving van de burger; o het inzetten van algemene of collectieve voorzieningen; o het inzetten van maatwerkvoorzieningen. In afstemming op de voorzieningen die door gemeenten worden gecreëerd in het voorliggende veld, door het benutten van de eigen mogelijkheden van de burger en zijn omgeving, en het bieden van maatwerk trachten wij de uitgaven beheersbaar te houden.
Aantal ontvangen meldingen Wmo Aantal afgelegde huisbezoeken bij nieuwe cliënten Tijdig en correct beslissen Aantal uitstaande maatwerkvoorzieningen Structureel afstemmingsoverleg met de beleidscollega’s van de vijf gemeenten Deelname aan gebiedsteams/ sociale teams van de vijf gemeenten We handelen meldingen binnen de onderzoekstermijn van 6 weken af. Als er een aanvraag komt handelen we deze binnen 2 weken af. We informeren betrokkenen actief en duidelijk over cliëntondersteuning, regels en voorwaarden. Ook gedurende het proces worden cliënten mondeling geïnformeerd over de voortgang. Maatwerk realiseren volgens de principes van de Kanteling. De mogelijkheden in de directe omgeving van de burger beter benutten door gebiedsgericht te werken. Via een individueel gesprek (“gesprek aan de keukentafel”) wordt bij ten minste iedere nieuwe klant de persoonlijke situatie in kaart gebracht. De afdeling WIZ is een ketenpartner in de lokale gebiedsgerichte teams. Klanten met meervoudige problematiek worden in samenwerking met de partners in de gebiedsgerichte teams gezamenlijk opgepakt. In 2021 zijn 4.106 meldingen in behandeling genomen, ruim 2% minder dan in 2020. Het lagere aantal meldingen wordt met name veroorzaakt door het introduceren van een “1e screening” aan het begin van het proces. Hierdoor kunnen klanten eerder op het goede spoor (bijv.
voorliggende of algemene voorziening) worden gezet en is het dan niet meer noodzakelijk een melding Wmo op te starten. In 2021 zijn 3.310 aanvragen in behandeling genomen, bijna 20% minder dan in 2020. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door een daling in het aantal aanvragen hulp bij het huishouden in de tweede helft van 2021. In 2021 zijn, vanwege de Coronamaatregelen, conform de landelijke richtlijnen alleen noodzakelijke huisbezoeken uitgevoerd, waarbij de nodige voorzorgsmaatregelen zijn getroffen. 51% van de meldingen zijn binnen de wettelijke termijn afgehandeld (57% in 2020). Van de aanvragen is dat 84% (85% in 2020). In de meeste gevallen heeft de klant wel al een passende voorziening ontvangen voordat de formele afhandeling werd afgerond. Op 1 januari 2022 is het aantal uitstaande maatwerkvoorzieningen: 13.779. Dit betreft 7.556 unieke klanten. 12
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Klantmanagers Zorg participeren in alle 5 lokale gebiedsgerichte teams voor de aanpak van complexe problematiek. Hiervoor worden vaste contactpersonen (klantmanagers) ingezet. We hebben de teksten over onze regelingen en dienstverlening voor de nieuwe website aangepast.
13
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Wat heeft het gekost? Omschrijving Programma Werk, inkomen en zorg Totale lasten Totale baten Resultaat
2020 2021 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil 6.931 0 -6.931
7.265 0 -7.265
260 0 -260
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
14
7.525 0 -7.525
7.140 0 -7.140
-386 0 386
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
2 Programma ICT / Informatievoorziening Ontwikkelingen en aandachtspunten Inleiding De afdeling ICT verzorgt voor de Bevelandse gemeenten en de GR, taken op het gebied van technisch beheer, servicedesk, functioneel beheer, informatievoorziening, projectleiding en informatieveiligheid. Er is een Dienstverleningsovereenkomst opgesteld voor ICT-beheer. Individuele maatwerkafspraken worden in onderling overleg gemaakt en doorberekend. Ieder jaar wordt een jaarplan gemaakt voor de afdeling. Door digitaal werken, digitaal opslaan en een steeds uitgebreidere data-analyse neemt de noodzaak toe om meer te focussen op kwaliteit en beveiliging van gegevens. Ook in 2021 had de afdeling ICT/Informatievoorziening te maken met de effecten van de coronapandemie en de bijbehorende thuiswerkregels. De technische randvoorwaarden inclusief veel thuiswerkplekken, zijn gerealiseerd. De ICT-contracten zijn gescreend en waar nodig opnieuw aanbesteed. Aflopende contracten zijn in beeld en worden in de komende jaren, indien van toepassing, tijdig verlengd rekening houdend met de inkoop- en aanbestedingsregels. Ontwikkelingen De afdeling ICT heeft te maken gehad met diverse ontwikkelingen. Door het werken op afstand als gevolg van de langer aanblijvende coronabeperkingen, zijn plannen voor de korte en langere termijn bijgesteld.
Er is een onderzoek gedaan naar de behoefte aan functionaliteit op langere termijn. Hieruit bleek dat er andere eisen worden gesteld aan de infrastructuur in de toekomst (rapport Cloudlife). Er is een begin gemaakt met het actualiseren van de infrastructuur in de lijn van de roadmap die bij het rapport is geleverd en die leidt tot een toekomstvaste en robuuste infrastructuur. Tegelijkertijd is naar aanleiding van het rapport van KBenP, over evaluatie en I-visie, gestart met de voorbereiding van de realisatie van een I-visie voor de Bevelanden. Verder zijn diverse grote aanbestedingen afgerond en zijn de implementatietrajecten van de nieuwe websites, het nieuwe financieel systeem, het nieuwe e-HRM systeem en WiFi/Govroam begeleid en uitgevoerd. Het tijd- en plaats onafhankelijk werken concept is verder uitgerold en de verhuizing van de GR van 5 locaties naar één locatie op één verdieping in het Stadskantoor van de gemeente Goes werd een feit. ICT Beheer Wat willen we bereiken? Indicatoren
Wat gaan we ervoor doen?
Maximale beschikbaarheid van de software voor de gebruikers binnen de Bevelandse gemeenten en de GR. De systeemomgeving (inclusief databases en netwerk) heeft tijdens de hieronder opgenomen kantooruren (beschikbaarstelling extra) een uptime van minimaal 99%. De Servicedesk streeft ernaar om 75% van de incidenten meteen (binnen 30 minuten) in de 1e lijn af te handelen. Incidenten worden volgens een impactmatrix afgehandeld. Voor het afhandelen van de incidenten in de 2e lijn wordt een norm van 90% binnen de afgesproken doorlooptijden gehanteerd. Periodiek overleg tussen de afdeling ICT en adviseurs. Stimuleren van het gebruik van de aanwezige hulpmiddelen Toepassen van de vervangingsstrategie voor hard- en software. Hiervoor wordt patch-, release en changemanagement gekoppeld aan de vervangingscyclus van de hardware. De benodigde aard en omvang wordt afgestemd door met het team Informatievoorziening vooruit te kijken naar de ontwikkelingen en deze te vertalen naar benodigde capaciteit centraal en op de werkplek. Door ontwikkelen van het beschikbaar stellen van de technische mogelijkheden en het wegwijs maken van gebruikers hier in. Het ontwikkelen van een implementatiestrategie. Niet alleen spullen en 15
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Realisatie
software plaatsen waar om gevraagd wordt, maar ook instrueren van medewerkers voor gebruik ervan. Inzet van middelen om gebruikers te ondersteunen bij het voorkomen van het verstoren van de dienstverlening. Uitvoeren functioneel beheer van de generieke applicaties zoals kantoorautomatisering, e-mail/agenda, e.d. Proactieve monitoring van de systemen. Beschikbaarheid ICT-systemen (totale infrastructuur inclusief netwerk en onderhoud) tijdens kantoortijden > 99%. Dit betreft de systemen die lokaal draaien. Voor de “in de cloud” oplossingen is nog geen rapportage beschikbaar. Veiligheidslek Log4j dreigde het proces te vertragen, maar ondanks het veiligheidslek werd de uptime gehaald. In totaal zijn in 2021 13.972 meldingen geregistreerd via Topdesk. De 1e lijns Servicedesk handelde in 2021 93% (2020 92%) van de meldingen af binnen de afgesproken servicenorm. De 2e lijn handelde 73% (2020 75%) van de meldingen af binnen de afgesproken doorlooptijden. Functionaliteit op de thuiswerkplek. Centraliseren huisvesting GR en flexwerkconcept GR en gemeente Goes, gemeente Borsele en gemeente Kapelle. Uitrol apparatuur voor GR en Bevelandse gemeenten om uniform thuis en flexibel op kantoor te kunnen werken (500 Mobile Thin Cliënts (MTC’s) en dockingstations).
Informatievoorziening Wat willen we bereiken?
Indicatoren
Wat gaan we er voor doen?
Goede en veilige informatievoorziening. De gegevens op de juiste plaats in de juiste vorm en op de juiste tijd beschikbaar. Eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik. Een gegeven wordt eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt Applicaties worden eenduidig ingericht en beheerd. Gegevens worden veilig opgeslagen en beheerd. Gegevens worden op een veilige manier alleen gedeeld met daartoe geautoriseerde entiteiten. Projecten worden op dezelfde wijze beschreven en ondersteund. Periodiek overleg tussen de Informatiemanager en de deelnemers Invulling geven aan het verder harmoniseren en standaardiseren van (werk)processen bij de deelnemers. Uitvoeren functioneel beheer voor de Makelaarsuite (gegevensmakelaar), websites, en Mens Centraal. Centraliseren van overige functioneel beheer als de situatie er om vraagt en/of dit het verstandigste is om te doen in de specifieke situatie. Adviseren deelnemers op het gebied van informatievoorziening en informatieveiligheid Invullen van de rol van Chief Information Security Officer (CISO) voor de GR. Alsmede de rol van Privacy Officer en Security Officer voor deelterreinen zoals Mens Centraal en Suwi. Invullen van de rol van Functionaris Gegevensbescherming (FG) Afstemmen werkwijze functioneel beheer met contactpersonen bij de deelnemers. Projecten leiden en eraan deelnemen.
Samen met de deelnemers wordt jaarlijks een projectenplan samengesteld waarin de prioriteit 16
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Realisatie
wordt aangegeven inclusief wie de projectleiding doet, opdrachtgever en -nemer is en welke tijdsinvestering dit vraagt. Begeleiding, aanbesteding en implementatie websites aan de hand van inkoopkalender. Medewerkers ICT volgden training ITIL (best practice-processen voor het leveren van IT-diensten). Aanbesteding en implementatie financieel systeem en e-HRM. Op diverse veiligheidsissues is adequaat gereageerd. Centrale infrastructuur: inhaalslag gedaan op besturingssoftware (Windows Server) zodat deze weer up to date is. Hiermee is het risico op kwetsbaarheid voor bedreigingen via software van buitenaf aanzienlijk verkleind. De rol van CISO is tijdelijk binnen Informatievoorziening ingevuld. Definitieve en formele invulling van deze rol gaat nog plaatsvinden. De rol van FG is ingevuld onder directe verantwoordelijkheid van directeur GR. De verplichte (ENSIA) audits en pentest zijn succesvol uitgevoerd Functioneel beheer op 5 verschillende systemen overgenomen.
17
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Wat heeft het gekost? Omschrijving Overhead Gemeentelijke overhead ICT / Informatievoorziening Totale lasten Totale baten Resultaat
2020 2021 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil
5.634 101 -5.533
5.532 32 -5.500
614 1 -613
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
18
6.146 33 -6.113
6.306 48 -6.259
160 15 -146
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
3 Programma P&O / Salarisadministratie Ontwikkelingen en aandachtspunten Inleiding Voor de afdeling P&O stond het jaar 2021 in het teken van de uitvoering van het Vervolg plan van aanpak versie 1.1 definitief vastgesteld in het Dagelijks Bestuur van 12 april 2021. De belangrijkste ontwikkelpunten waren, samengevat: Aansturing vindt plaats door een teamleider HRM Nieuwe functies formeel toewijzen aan medewerkers en vacatures invullen Opstellen (taak/resultaat) profielen en inpassen in functieboek GR; Huisvesting team op één locatie (huisvestingsplan GR); Teamontwikkeling in samenspraak met het team; Procesmanagement stapsgewijs oppakken; Overlegstructuren HRM evalueren en in samenspraak met het team verbeteren. Begin 2021 is de Europese aanbesteding voor een nieuw e-HRM systeem afgerond. De implementatie heeft in de rest van 2021 plaatsgevonden met het doel om met ingang van 1 januari 2022 het systeem in gebruik te nemen. Het doel is behaald. Centraal stond voor het team HRM de dienstverlening aan de gemeenten en de GR zelf.
De productencatalogus van de afdeling P&O Diensten Activiteiten Personeels- en Zorgdragen voor correcte uitvoering van salarisadministratie personeel- en salarisadministratie, inclusief de verwerkingen naar ABP en Belasting(en) managementinformatie Personele Instrumenten Adviseren en toepassen van beleid en instrumenten op het gebied van In-, door- en uitstroom, waaronder werving & selectie, arbeidsmarktcommunicatie, mobiliteit, etc. Functioneren (inclusief functiebeschrijvingen, functiewaardering, etc.) en beoordelen. Beloning. Mogelijkheden e-HRM systeem toepassen en uitbreiden. Arbeidsomstandigheden Advisering en uitvoering geven aan verzuimbeleid. (Beleids-)Voorstellen voor afzonderlijke opdrachtgevers of collectief. Uitvoeren en begeleiden/monitoren van Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E); Afsluiten en bewaken van contracten met Arbodienstverleners en vertrouwenspersoon. Managementadvies Advisering aan leidinggevenden over Organisatie inrichting/ontwikkeling Personeelsbezetting. (Strategische) Personeelsplanning. Organisatiecultuur. Integriteitsvraagstukken en inbedding instrumenten Arbeidszaken Advisering en toepassen arbeidsrechtelijke aangelegenheden. Beleidsvoorstellen en toepassen arbeidsvoorwaarden. Monitoring en implementatie wet- en regelgeving (waaronder Cao). Opleidingen Adviesfunctie medewerkers en leidinggevenden.
Ontwikkeling en implementatie beleidsvoorstel opleidingen. Implementeren en onderhouden e-learning Medezeggenschap/GO Adviesfunctie WOR bestuurder. Organiseren/coördineren GO. 19
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
In overleg met de gemeenten en de GR kan de productencatalogus worden aangepast. Als diensten worden gevraagd die niet tot de productencatalogus behoren, worden aanvullende afspraken gemaakt. Wat willen we bereiken? Indicatoren
Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
Invulling geven aan de 3 K’s (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid). Werken binnen beschikbaar gesteld budget P&O. Solistische functies komen (bijna) niet voor. Tevredenheid gemeenten en GR over de dienstverlening van de afdeling P&O aan de hand van de DVO. Strakke budgetdiscipline Focus op standaardpakket diensten P&O (in overleg met deelnemers). Bevorderen deskundigheid in algemene zin, regelen vervanging. Werkprocessen zo mogelijk uniformeren, standaardiseren en digitaliseren. overleg met de gemeenten over de dienstverlening in het Deelnemersoverleg en door P&O advies Waar mogelijk gezamenlijk inkopen van diensten. De invulling van de diensten van HRM is gerealiseerd binnen het beschikbaar gestelde budget. Werkproces indiensttreding is Lean gemaakt als eerste van een reeks nog op te pakken werkprocessen Gestuurd is op “de basis op orde”. Dit betekent dat steeds prioriteit is gegeven aan het standaardpakket diensten (producten diensten catalogus) waardoor administratie en adviseurs hun aandacht kunnen geven aan de diensten waarvoor HRM is “ingehuurd” en er onder andere meer dan 100 nieuwe medewerkers geworven zijn voor de deelnemers Europese aanbesteding e-HRM pakket is gerealiseerd en geïmplementeerd.
Naast de drie K’s is een viertal generieke (kern) competenties opgesteld. Deze worden als volgt ingevuld: Wat willen we bereiken? Invulling geven aan klantgericht, resultaatgericht, kostenbewust en transparant handelen. Indicatoren Monitoren dienstverlening afdeling P&O Gemeenten en GR bereiken hun P&O doelen. Dienstverleningsovereenkomst met eventueel aanvullende SLA. Werken binnen beschikbaar budget. Verbeteren van producten en diensten; efficiënte en effectieve inzet van inzet van mensen en middelen. Reductie van kosten. Wat gaan we ervoor doen? Evaluaties dienstverlening P&O met daaropvolgend plan van aanpak. Werken binnen de gestelde kaders DVO en eventueel aanvullende SLA. Verantwoording op de inzet van middelen en de resultaten daarvan. Doorontwikkeling van de afdeling aan de hand van het Plan van Aanpak en nieuwe inzichten Realisatie Uitvoering gegeven aan Plan van aanpak P&O versie 1.1 die is vastgesteld in Dagelijks Bestuur van 12 april 2021 Keurig binnen budget gebleven Bezetting kwalitatief en kwantitatief weer op orde Teambuilding met als resultaat goede werksfeer en samenwerking
20
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Wat willen we bereiken? Indicatoren Wat gaan we ervoor doen? Realisatie
Wat willen we bereiken?
Indicatoren
Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
Invulling geven aan centrale en decentrale P&O activiteiten die zijn opgenomen in het P&O jaarplan Vastgesteld P&O jaarplan inclusief planning Monitoren planning aan de hand van jaarplan in deelnemersoverleg, kwartaaloverleg gemeenten en (individuele) gesprekken medewerkers Elk kwartaal rapporteert HRM in het deelnemersoverleg over de voortgang van het jaarplan 2021. Hierin opgenomen zijn: aanbestedingen / inkooptrajecten, ontwikkeling HRM beleid en harmonisatieprojecten. Deze activiteiten worden uitgevoerd naast het standaard dienstenpakket. Het Jaarplan HRM 2021 is in overleg met deelnemers vastgesteld. De voortgang van het jaarplan is elk kwartaal in het deelnemersoverleg besproken. Gerealiseerd is naast de dagelijkse dienstverlening: o Afronding aanbesteding e-HRM systeem; o Inrichting nieuw e-HRM systeem (Motion); o Aanbesteding flexcontract; o Aangepast introductiebeleid; o Sociaal Statuut opgesteld (GR en deelnemende gemeenten); o Geschillenregeling vastgesteld én geschillencommissie bemenst; o Start project harmonisatie uitvoeringsbepalingen salaris; o Start inkoopproject Arbodienst; o Evaluatie E-learning. De salarissen zijn tijdig uitbetaald. Organisatieontwikkeling GR Motivatie en plezier in het werk bevorderen. Zorgdragen voor een aanvaardbare werkdruk Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Een laag verzuim.
Actuele functiebeschrijvingen Werkoverleg en teamsessies om tot een goede en effectieve afstemming van taken te komen en de onderlinge samenwerking te bevorderen. Medewerkersgesprekken waarin ruimte voor persoonlijke ontwikkeling Certificaten, bewijs van deelname en diploma’s opgenomen in personeelsdossier. Verzuimpercentage onder landelijk gemiddelde Medewerkerstevredenheidonderzoek Werkoverleg per klantteam en functionele teams houden. Inzetten op continue ontwikkelen onder andere door Lean Medewerkersgesprek GR inzetten en uitbouwen Inspiratieteams inzetten Zorgdragen voor een gezonde werkbelasting van medewerkers en aandacht voor de werkplek. Actief verzuimbeleid uitvoeren. Per afdeling/team en voor de totale organisatie GR opvolgen van de bevindingen van het medewerkersonderzoek. Het organisatieontwikkeltraject ‘Op de Pedalen’ is met het vaststellen van het Organisatie & Formatierapport door het bestuur in de implementatiefase gekomen. Werken met gebiedsteams, kostenbesparing, van drie naar twee managementlagen hebben van de GR een meer robuuste, toekomstbestendige uitvoeringsorganisatie gemaakt. Diploma’s en certificaten die door leidinggevende of medewerker worden aangeleverd worden opgenomen in het personeelsdossier. 21
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Periodiek medewerkersgesprekken: focus op resultaten én ontwikkeling (R&O-gesprekken) worden met de medewerkers gevoerd Voortschrijdend verzuimpercentage van 7,43% Elk team en het MT voor de hele organisatie heeft een plan naar aanleiding van het medewerkersonderzoek opgesteld in overleg met het team Wat willen we bereiken? Indicatoren
Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
De GR manifesteert zich als een goed en aantrekkelijke werkgever Een innovatief en actief HRM beleid initiëren. Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Stimuleren vitaliteit medewerkers. Gebruik maken van uitloopschalen. Loopbaanbeleid/gesprekken voeren. Mogelijkheid om ‘mobiliteitskandidaat’ te zijn Mogelijkheid van flexibel en plaats onafhankelijk werken. Inzet van Strategische personeelsplanning. Afnemen RI&E per 3 of 4 jaar Frequent medewerkersonderzoeken uitvoeren Er is een werktijdenregeling en regeling telewerken die ruimte biedt om flexibel te werken. Medewerkers voorzien van passende middelen. Op basis van een beoordeling kunnen medewerkers in aanmerking komen voor de uitloopschaal, na 5 jaar maximum functieschaal. Voeren van een innovatief Personeelsbeleid GR. De regeling telewerken is naar aanleiding van het nieuwe huisvestingsplan aangepast. Medewerkers spreken met hun leidinggevende af op welke dag(en) zij niet op kantoor werken. Elke medewerker die thuiswerkt kan de kosten voor het inrichten van de thuiswerkplek onder voorwaarden declareren. Hiermee borgen we ook thuis een ergonomisch goede werkplek. Binnen de GR is aandacht voor de ontwikkeling van het HRM beleid op gebied van Werving en selectie, Management development, evaluatie huidige gesprekscyclus, verzuimbeleid en huisvesting.
De Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) wordt geëvalueerd en geactualiseerd, realisatie wordt verwacht in 2022. Er wordt gewerkt met een ‘kweekvijver’ voor aankomend talent Realisatie van huisvesting op de vijfde verdieping van het Stadskantoor van de gemeente Goes bevordert de goede samenwerking vanuit één cultuur binnen de GR. De standaard flexwerkplekken zijn in 2021 gerealiseerd en ook is een aantal vergaderkamers aantrekkelijk ingericht.
22
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Wat heeft het gekost? Omschrijving P&O / salarisadministratie Totale lasten Totale baten Resultaat
2020 2021 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil 1.920 151 -1.769
1.916 30 -1.886
-71 55 126
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
23
1.845 85 -1.760
1.785 144 -1.641
-60 59 119
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
4. Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Wat heeft het gekost? Algemene dekkingsmiddelen Omschrijving
2020 2021 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil
Algemene dekkingsmiddelen Totale lasten Totale baten Resultaat
604 15.991 15.387
631 16.109 15.478
55 409 354
687 16.518 15.832
680 16.518 15.838
-7 0 7
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
Bijdrage per gemeente excl. Nieuwe taken etc 2020 Rekening
Omschrijving Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal Totaal
3.046 7.460 1.381 1.280 2.748 15.915
Primair 3.133 7.441 1.375 1.252 2.909 16.109
2021 Begroting Wijzigingen Na wijzigingen 90 3.223 173 7.614 38 1.412 33 1.285 75 2.984 409 16.518
Rekening 3.223 7.614 1.412 1.285 2.984 16.518
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
Omschrijving Bijdrage GR Aandeel in verrekening rekening resultaat 2020
Borsele Goes 3.222.615 7.614.179 0 0
Kapelle 1.412.458 0
NoordBeveland Reimerswaal Totaal 1.285.117 2.983.958 16.518.327 0 0 0
Bijdragen gemeenten
3.222.615 7.614.179
1.412.458
1.285.117
2.983.958 16.518.327
Bedragen in hele euro's. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
Onvoorzien Omschrijving Totale lasten Totale baten Resultaat
2020 2021 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil 0 74 -74 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -74 74 0 0
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
In 2021 was er een post voor onvoorziene uitgaven van € 74.000. In de verschillende begrotingswijzigingen is deze post geheel ingezet.
24
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Rekeningsaldo voor bestemming Rekeningsaldo voor bestemming (+ = voordelig)
199.379
Reserve Overhevelen budgetten Reserve Plan van Aanpak WIZ Rekeningsaldo na bestemming( + = voordelig)
41.050 -142.577 300.906
Bedragen in hele euro's. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
Rekeningsaldo na bestemming (per gemeente) Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal Rekeningsaldo na bestemming ( + = voordelig)
49.576 156.280 20.957 21.599 52.495 300.906
Bedragen in hele euro's. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
In januari 2022 is de Cao voor Gemeenten 2021-2022 vastgesteld. In de cao is opgenomen dat de salarissen per 1 december 2021 met 1,5% en per 1 april 2022 met 2,4% stijgen. In de begroting 2022 is op basis van toenmalige uitgangspunten rekening gehouden met een structurele loonsverhoging van 1,5%, terwijl de VZG-norm 2022 0,9% is. Hierdoor ontstaat een tekort op het budget salarissen van € 205.000 structureel. Voorgesteld wordt om van het jaarrekeningresultaat incidenteel een bedrag van € 205.000 te bestemmen als dekking voor de salarisverhoging voor het jaar 2022. Verder wordt in de inleiding voorgesteld om bij de vaststelling van de Jaarrekening 2021 als resultaatbestemming een bedrag van € 71.500 te storten in de reserve overhevelen budgetten. Het gaat daarbij om de volgende bedragen: Plan van Aanpak P&O 20.000 Implementatie Motion 36.000 Communicatiebudget Startpunt Geldzaken 15.500 71.500 Bij P&O is er een restant op de middelen Plan van Aanpak. Het bedrag was voorzien om in 2021 volledig in te zetten voor de verdere ontwikkeling van het team HRM. Mede als gevolg van de coronamaatregelen en de implementatie van het nieuwe e-HRM pakket ‘Motion’ zijn niet alle middelen benut. De verdere uitvoering van het Plan van Aanpak P&O vindt plaats in 2022. In de Bestuursrapportage 2021 zijn er middelen geraamd voor de kosten van ondersteuning bij de implementatie van Motion.
Deze middelen zijn niet volledig aangewend in 2021. Om een zorgvuldige implementatie en verdere ontwikkeling van Motion te waarborgen, worden de middelen in 2022 aangewend. Jaarlijks worden middelen beschikbaar gesteld voor communicatieactiviteiten op het gebied van geldzaken. De overheidssteun tijdens de coronacrisis en de communicatie hierover heeft ertoe geleid dat er geen middelen zijn aangewend. De verwachting is dat meer mensen als gevolg van het beëindigen van de overheidssteun in een schuldsituatie dreigen te raken. Zij zullen hun weg moeten gaan vinden richting schuldhulpverlenende instanties. Dit betekent dat de middelen worden aangewend in 2022. Als bij de vaststelling van de Jaarrekening 2021 conform de voorstellen tot resultaatbestemming wordt besloten, wordt per saldo een bedrag van € 24.406 terugbetaald aan de Bevelandse gemeenten. Rekeningsaldo (per gemeente) Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal Rekeningsaldo ( + = voordelig)
-3.684 26.253 -1.525 429 2.934 24.406
25
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
JAARVERSLAG - paragrafen
26
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
5. Paragraaf bedrijfsvoering P&C Cyclus Voor gemeenschappelijke regelingen geldt een andere planning en control cyclus (p&c cyclus) dan die voor reguliere gemeentelijke organisaties. De Jaarrekening over het voorgaande kalenderjaar, als ook de Begroting voor het volgende jaar, moeten al vóór 15 april aan de deelnemende gemeentebesturen worden aangeboden. Gevolg is dat binnen Gemeenschappelijke Regelingen meteen aan het begin van een nieuw kalenderjaar met beide stukken aan de slag moet worden gegaan. Zo ook binnen GR de Bevelanden. Kort na de zomerperiode 2021 is over de voortgang van de Begroting 2021 gerapporteerd in de Bestuursrapportage 2021. Deze rapportage is op 4 oktober 2021 in een gezamenlijke bijeenkomst aan de Bevelandse gemeenteraden toegelicht. Zoals gebruikelijk is aan de samenstelling van de voorliggende Jaarrekening 2021 een uitgebreid traject van analyse en overleg met de betreffende contactpersonen van de deelnemende gemeenten voorafgegaan. De Begeleidingscommissie financiën heeft een advies opgesteld en de gemeenteraden worden in de gelegenheid gesteld om desgewenst een zienswijze kenbaar te maken. Binnen de periode waarin tot een zienswijze kan worden besloten, vindt op 16 mei 2022 een gezamenlijke raadsbijeenkomst plaats, waarin de Jaarrekening wordt toegelicht en vragen worden beantwoord.
Managementteam GR In 2020 is gestart met een doorontwikkeling van het managementteam GR, waar ook in 2021 volop aandacht voor is geweest. Uitgangspunten hierbij zijn ‘eigenaarschap’ en ‘ondernemerschap’. Daarnaast is de veelheid aan overlegstructuren op managementniveau teruggebracht naar 1 managementteam overleg. Dit betekent dat er nu 1 plek is waar besluitvorming plaatsvindt over de bedrijfsvoering van de organisatie. Het ontwikkeltraject ‘Op de Pedalen’ – waarin een en ander formeel is geregeld - is per 1 januari 2022 met succes afgerond. Op basis hiervan is het management van de GR teruggebracht van 12 naar 7 leden; 1 directeur met 6 managers. Begin 2022 start er een intensief programma om als managementteam door te ontwikkelen en met elkaar vorm te geven aan de doorontwikkeling van de organisatie. Overleg Ondernemingsraad Separaat van de formele overlegvergaderingen tussen de Ondernemingsraad en WOR-bestuurder (directeur), is periodiek ook informeel overleg gevoerd tussen de directeur en leden van de OR. Beide partijen willen elkaar graag vroegtijdig informeren en signalen afgeven. Afgelopen jaar heeft de OR (in overleg met de leden) ervoor gekozen om de verkiezingen uit te stellen om met elkaar de doorontwikkeling en organisatieontwikkeling (‘Op de Pedalen’ en ‘Heroriëntatie WIZ’) af te ronden.
De OR is tijdig en nauw betrokken bij de doorontwikkeling van de organisatie en heeft najaar 2021 haar goedkeuring hieraan gegeven. Onderzoek naar governance GR In de doorontwikkeling van de GR is afgelopen jaar gebleken dat het goed is om na 6 jaar GR te onderzoeken of de huidige governance structuur van advies en besluitvorming nog passend is voor de uitvoeringsorganisatie GR. Voorzitter van het Dagelijks Bestuur en voorzitter van de Regiegroep hebben opdracht gegeven aan Berenschot om dit nader te onderzoeken. Medio juni 2021 is het onderzoeksrapport met bevindingen en adviezen aangeboden. Deze zijn in verschillende bestuurlijke en ambtelijke gremia besproken en hebben geresulteerd in een Plan van aanpak uitvoering adviezen Berenschot over governance GR de Bevelanden. Voorzitter van de Regiegroep is hiervoor actiehouder. Klankbordgroep Vanuit iedere gemeenteraad zijn er twee leden die deelnemen aan de Klankbordgroep. In 2021 hebben er meerdere digitale en fysieke bijeenkomsten plaats gevonden. Ondanks de corona uitbraak is het ook afgelopen jaar gelukt om de samenwerking en afstemming met de Klankbordgroep GR te organiseren. In oktober 2021 is er een fysieke bijeenkomst geweest met een externe spreker (Prof. Boogers) en zijn er verkenningen geweest voor een structuur waarbinnen een betere verbinding tussen Klankbordgroep en GR als uitvoeringsorganisatie mogelijk is.
Suggesties hiervoor zijn ook vanuit de GR aangereikt.
27
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 08-04-2022
Heroriëntatie afdeling Werk, Inkomen en Zorg (WIZ) Afgelopen jaar is uitvoering gegeven aan de behoefte vanuit de 5 gemeenten om de GR “robuust” in te richten en daarbij aandacht te hebben tot het verkleinen van de afstand tussen GR en gemeenten. Dit betekent dat in samenwerking met een externe projectleider een nieuwe structuur is ontwikkeld voor de uitvoering van de taken op het gebied van Werk, Inkomen en Zorg. De kern van deze nieuwe structuur is gebiedsgericht werken. Per 1 januari 2022 zijn er daarom 2 gebiedsgerichte teams (Goes en Noord Beveland) en (Kapelle, Borsele en Reimerswaal) gevormd. De Gebiedsteams kijken vanuit het klantperspectief en zorgen voor de juiste ondersteuning en hulp in overleg met de gemeenten en het voorliggende veld (kerken, artsen, Leger des Heils, voedselbanken etc.). In nauw overleg met de deelnemende gemeenten wordt eveneens invulling gegeven aan een sociaal loket in de gemeente, om samen de aanpak van multi-complexe casussen en ondersteuning voor de inwoners vorm te geven. Met bovenstaande wordt voldaan aan de wens van de deelnemende gemeenten om de dienstverlening dichter bij huis te organiseren en in nauwere samenhang met het voorliggende veld vorm te geven. Organisatieontwikkeling ‘Op de pedalen’ Afgelopen jaar is een versnelling gekomen in de doorontwikkeling van de GR-organisatie.