2022-21e. concept jaarstukken 2021 RUD Zeeland
Tekst van het document
Hercontroles
99% van hercontroles voeren we uit.
100%
Uitgangspunt is dat we alle hercontroles uitvoeren.
2.3.1 OVERZICHT BATEN EN LASTEN PROGRAMMA MILIEU In het onderstaande overzicht staan de lasten van het programma Milieu waarbij een ‘V’ staat voor voordeel en een ‘N’ voor Nadeel. Tabel 4 Lasten en baten programma Milieu Programma Milieu (bedragen * € 1.000)
Begroting na Gerealiseerd wijziging
Verschil
V/N
Lasten Personele lasten Reis- en verblijfkosten Inhuur personeel van derden Overige directe kosten Materiele budgetten Totaal
5.976 228 1.038 101 1.185 8.528
6.031 140 992 74 786 8.023
56 -87 -47 -27 -400 -505
N V V V V V
Baten Overige inkomsten Materiele budgetten Totaal
-110 -1.149 -1.259
-146 -786 -932
-37 364 327
V N N
Saldo
7.269
7.091
-178
V
Een toelichting op de baten en lasten en een analyse van de resultaten staat in de paragraaf Analyse Rekeningresultaat op pagina 46
24
OVERZICHTEN OVERHEAD ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN ONVOORZIEN
26 26 26
25
3 OVERZICHTEN 3.1
OVERHEAD
Tabel 5 Overhead Omschrijving (bedragen * € 1.000)
2021 2021 2021 2021 Begroting Wijziging Begroting na Gerealiseerd voor wijziging wijziging
Lasten Overhead Totaal lasten Baten Overhead Totaal baten Totaal saldo
3.2
2021 verschil
V/N
3.166 3.166
598 598
3.763 3.763
3.303 3.303
-461 -461
V V
-
-115 -115
-115 -115
-135 -135
-20 -20
V V
3.166
483
3.648
3.168
-481
V
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN
Onder de algemene dekkingsmiddelen nemen we de bijdragen van de deelnemers op. Tabel 6 Lasten en baten Algemene dekkingsmiddelen 2021 Begroting na wijziging
2021 Gerealiseerd
Baten Bijdragen Frictiekostenvergoeding Totaal
-10.166 -326 -10.492
-10.674 -326 -11.000
-508 0 -508
V
Saldo
-10.492
-11.000
-508
V
Algemene dekkingsmiddelen (bedragen * € 1.000)
3.3
2021 V/N Verschil
V
ONVOORZIEN
De directeur van RUD Zeeland mag beschikken over onvoorzien tot een bedrag van € 25.000 per besluit. In de rapportageperiode is door de directeur voor vijf incidentele uitgaven besloten deze kosten te dekken uit onvoorzien. In de vergaderingen van 14 juni 2021 en 15 november 2021 informeerde de directeur het dagelijks bestuur over de beschikking over de post onvoorzien 2021. Vervolgens informeerde het dagelijks bestuur in de vergaderingen van 5 juli 2021 en 6 december 2021 het algemeen bestuur via de bestuursrapportages en verlaagden we de post onvoorzien via begrotingswijzigingen. Tabel 7 Onvoorzien 2021
1. 2.
3. 4. 5.
Onvoorzien beschikbaar (bedragen in €)
147.680
1e bestuursrapportage Vervolgonderzoek/ verkenningsstudie huisvesting Onderzoek samenwerking VRZ en GGD
20.000 25.000
2e bestuursrapportage Ontwikkeling Webformulierengenerator Hosting Webformulieren Uitwerking van content voor Website Restant onvoorzien
24.900 8.600 10.400 58.780
26
4 PARAGRAFEN In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen te weten: - lokale heffingen; - weerstandsvermogen en risicobeheersing; - onderhoud kapitaalgoederen; - financiering; - bedrijfsvoering; - verbonden partijen; - grondbeleid. Deze paragrafen zijn niet allemaal relevant voor RUD Zeeland. In deze begroting zijn de volgende paragrafen opgenomen: BEDRIJFSVOERING 28 FINANCIERING 33 WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING 34
27
4.1
BEDRIJFSVOERING
Corona Heel 2021 hebben we gewerkt onder de maatregelen van de corona pandemie. Thuiswerken was soms verplicht en soms dringend gewenst. Zodra het toegelaten was hebben meer mensen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om fysiek samen te werken. De behoefte aan het fysieke contact met collega’s groeide naarmate de periode van thuiswerken langer werd. Het kantoor was ingericht op veilig werken op 1,5 meter afstand, echter de adviezen van de Rijksoverheid zijn steeds onze leidraad geweest. Door de veranderende standaard van werken, voornamelijk digitaal thuis en nauwelijks fysiek op kantoor, is de behoefte aan goed ingerichte werkplekken thuis groter geworden. De cao heeft daar voor een deel al op ingespeeld en zal in de toekomst nog meer concrete ondersteuning voor bieden.
4.1.1 Bouwsteen Structuur Kwaliteit ISO-certificering Net als voorgaande jaren hebben we in 2021 weer een interne en een externe ISO9001:2015 audit (kwaliteitsmanagementsysteem) gehad. Beide audits worden door een externe partij uitgevoerd, om zo tot een goed objectief beeld te komen. Het primaire doel van een kwaliteitssysteem is zeker te stellen dat afspraken die worden gemaakt met de opdrachtgever worden nagekomen. De klantgerichtheid staat centraal. Tijdens de audits zijn geen afwijkingen geconstateerd. Duidelijk is dat het kwaliteitsbeleid van de organisatie geformuleerd en bekend is bij alle medewerkers. Het toont aan dat we voldoen aan de wettelijke eisen voor een product of dienst en dat we blijven werken aan het verhogen van de klanttevredenheid. Privacywetgeving Het afgelopen jaar hebben we de draad verder opgepakt om volledig te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Hiervoor is verbinding gezocht met gemeente Terneuzen als leverancier van de PIOFACtaken. Uit overleg met gemeente Terneuzen hebben we de toezegging gekregen om de ervaring die zij reeds hebben opgedaan met het inventariseren en opzetten van alle noodzakelijke registers en beveiligingsmaatregelen ook in te zetten voor de RUD. De samenwerking op het terrein van de functionarisgegevensbescherming (FG) werpt zijn vruchten af.
Regionaal zijn stappen gezet om kennis te delen op dat terrein. Een samenwerkingsovereenkomst is in voorbereiding. De integrale dienstverlening op ICT-gebied omvatte (nog) niet de inzet van de FG. De vele dwarsverbanden op ICTgebied maken dat de FG van gemeente Terneuzen een relatief kleine stap hoeft te maken om het proces van de RUD te kunnen auditen. De toezegging om ook daar gezamenlijk in op te trekken is gedaan. Anonimiseren documenten De intreding van Wep en Woo zal ertoe leiden dat er veel meer digitaal gepubliceerd moet gaan worden. Bij het publiceren en verstrekken van bestanden en gegevens hebben we sinds mei 2018 te maken met de Algemene Verordening Gegevensverwerking. Het houdt in dat we bewust met persoonsgegevens, of gegevens die naar een persoon te herleiden zijn, om moeten gaan. Zowel bij het publiceren op onze website, als bij het verstrekken van bestanden in het kader van de Wep of Woo. Om deze persoonsgegevens te anonimiseren, oftewel zwartlakken, is in 2021 een proef uitgevoerd. Uit de proef bleek dat we het meest efficiënt het anonimiseren door een bedrijf kunnen laten doen. Vanaf 1 januari 2022 zal dan ook gestart worden met het periodiek laten anonimiseren van bestanden door dit bedrijf. Deze bovengenoemde extra werkzaamheden in het kader van de Wep, Woo en het anonimiseren zijn geen onderdeel van de betreffende kentallen.
Bij de evaluatie P*Q beoordelen we of het kental hierop moet worden aangepast. Vooraf moet al inzichtelijk worden gemaakt wat de tijdsbesteding voor dergelijke werkzaamheden is.
28
Nieuwe taken Wet elektronisch publiceren De Wep is per 1 juli 2021 in werking getreden. Een verplichting van deze wet is dat vanaf 1 juli 2022 besluiten die ter inzage liggen ook elektronisch ter inzage moeten liggen. Een projectgroep is in de zomer gestart met een interne pilot waarbij een aantal zaken beschikbaar is voor digitale inzage. De resultaten van de pilot worden teruggekoppeld in een deelnemersoverleg begin 2022. De verdere implementatie van deze wet wordt dan ook afgestemd met de deelnemers. Wet open overheid (Woo) De Woo heeft als doel de overheid transparanter te maken. Deze nieuwe wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Het treedt per 1 mei 2022 in werking en vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Eind 2021 is door een kleine werkgroep gestart met het verkennen van de gevolgen van deze wet voor RUD Zeeland en haar deelnemers. In het eerste kwartaal van 2022 zal hiervoor een plan van aanpak gereed zijn. De hieruit voortvloeiende acties zullen te zijner tijd zowel intern als extern worden uiteengezet. De Woo heeft een overlap met de Wep. In het kader van de Woo dienen echter onder andere ook zaken gepubliceerd te worden met betrekking tot beleid en toezicht en handhaving. Archivering De wijze van archivering voldoet niet aan de Archiefwet.
In het najaar van 2021 hebben we het proces van archiveren weer op de kaart gezet. Na overleg en advies van het Zeeuws Archief. Aangezien de deelnemers bevoegd gezag zijn en blijven voor de archivering is het voorzitterschap van dit proces belegd bij de deelnemers. Provincie Zeeland heeft de handschoen opgepakt en is bezig met de voorbereiding om dit onderwerp samen met de andere deelnemers en de RUD voor invoering van de Omgevingswet klaar te hebben staan.
4.1.2 Bouwsteen Cultuur Nieuwe website In 2021 is hard gewerkt om de website te vernieuwen. Nieuwe standaarden en technieken, maar ook nieuwe vereisten qua toegankelijkheid vroegen om een investering op dit terrein. Eind van het jaar is de nieuwe website in de basis opgeleverd en kunnen we ook dit medium gaan gebruiken voor onze dienstverlening en communicatie.
4.1.3 Bouwsteen Mensen Instroom/ uitstroom/ doorstroom De arbeidsmarkt is nog steeds krap, zeker in onze gespecialiseerde sector. We anticiperen hierop door onze wervingsstrategie aan te passen. Dit voorkomt echter niet dat we onze nieuwe medewerkers moeten opleiden en inwerken. Dit leidt tot productieverlies en mogelijk ook tot verlies van inkomsten (P*Q). De vervanging, opleiding en inwerkperiode van nieuwe medewerkers heeft namelijk grote impact op onze productie, uitgaven en inkomsten. In 2021 verlieten vijf medewerkers onze organisatie en vulden we tien vacatures in: een MT lid, vijf inspecteurs en drie specialisten B/vergunningverleners en een specialist informatiemanagement, dat brengt het totaal op 88 collega’s Verzuim Het verzuim bedraagt in het laatste kwartaal 7,3%. Het gemiddeld verzuim stijgt hierdoor van 3,5% (tot en met september) tot gemiddeld 4,5 % over 2021. In 2020 was het gemiddeld verzuim 7,4%. Het verzuim heeft de aandacht van het MT. Zowel het langdurig als het frequent verzuim wordt door partijen in het SMO gevolgd en daar waar nodig worden op individueel niveau acties afgestemd.
29
VTH De projectgroep VTH stelde een Actieprogramma 2021 op dat het AB van 1 maart 2021 ter kennisname aannam. De doelstelling van het Actieprogramma is om de VTH-wetgeving volledig en adequaat geïmplementeerd te hebben en gereed te zijn voor het uitvoeren van de VTH-wetgeving binnen (RUD) Zeeland. Om de doelstelling te halen, stonden er voor de volgende mijlpalen diverse acties op de agenda voor 2021: - Voldoen aan Kwaliteitscriteria 2.2: proces loopt via extern bureau. Het rapport hierover wordt in februari 2022 verwacht. De eerste mondeling terugkoppeling was positief. De verwachting is dat we hieraan voldoen. - Nota Zeeuws VTH Beleid 2021. Via deelname aan diverse werkgroepen worden bepaalde thema’s uit de Nota Zeeuws breed uitgewerkt. Deze Nota bevat een groot aantal werkzaamheden die vallen binnen de reikwijdte van RUD Zeeland en dienen daarom geïmplementeerd te worden binnen onze organisatie. Vorig najaar is door de interne projectgroep VTH een start gemaakt in de zin van het via een Plan van Aanpak in beeld brengen van de concrete acties, inclusief prioritering, planning, eventuele financiële consequenties en ureninzet van de implementatie ervan. Het Plan van Aanpak zal medio 2022 gereed zijn. - Kwaliteitsverordeningen VTH (in gezamenlijk overleg met de deelnemers bepalen van indicatoren m.b.t. jaarlijkse evaluatie VTH-verordeningen): nog niet gestart.
- Ondermijning: Bij besluit d.d. 4 oktober 2021 heeft het AB ingestemd met het Plan van Aanpak Ondermijning. De procedure zienswijze begrotingswijziging is inmiddels gestart (AB 18 juli 2022). Omgevingswet De projectgroep Omgevingswet stelde een Actieprogramma 2021. De doelstelling van het Actieprogramma is gereed zijn voor het implementeren en het uitvoeren van de Omgevingswet binnen RUD Zeeland. Dit is inclusief Invoeringswet en de vier AMvB’s, waarbij vooraf afstemming plaatsvindt met de deelnemers vanuit hun doelstellingen. Voor 2021 is de landelijke lijst met de minimum vereisten leidend. Om de doelstelling te halen, stonden er voor de volgende mijlpalen diverse acties op de agenda voor 2021: - Onderzoek bruidsschat (adviesrol RUD Zeeland aan deelnemers): actie intern opgestart en in 2022 gereed voor uitvoering - Ontwikkelen producten Omgevingswet: inventarisatie van nieuwe producten is gereed en gestart met proces aanpassing PDC in AB d.d. 18 juli 2022. - Oefenen met DSO: met de deelnemers worden testen gedaan om te zien of de aangevraagde activiteiten bij de juiste instanties terechtkomen. - Afspraken maken over de rolverdeling tussen deelnemers en RUD Zeeland bij de omgevingstafel/vooroverleg /casemanagement: dit loopt in overleg met deelnemers. Webinars over omgevingstafel hebben plaats gevonden waardoor beter beeld ontstaat van benodigde competenties.
Inmiddels is bekend dat de verwachte datum van inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2023 is. Niettemin blijft ICT een belangrijke randvoorwaarde. Hiervoor werken we nauw samen met de softwareleverancier (Roxit) en de ICT-ondersteuning van Terneuzen.
30
Vanwege de specifieke expertise op het gebied van vergunning, toezicht en handhaving, vroeg het provinciaal platform SpOZ ons om het voorzitterschap van de werkgroep VTH op ons te nemen. Deze werkgroep stelde een plan van aanpak en een actieplan op. Belangrijkste mijlpaal is het organiseren van een workshop ‘omgevingstafel’.
4.1.4 Bouwsteen Middelen Vervanging Squit XO In het afgelopen jaar zijn voorbereidingen getroffen door de leverancier en gemeente Terneuzen als dienstverlener ICT om de opvolger van Squit 2020 gereed te hebben voor de invoering van de Omgevingswet. Squit 2020 is niet meer ingezet, er is besloten om gelijk over te stappen op de daaropvolgende versie van genaamd RX Mission. Er is nog geen zekerheid of dit tijdig gaat lukken. Stuurgroep, werkgroepen hebben aan de hand van planningen zicht. Ruimte voor tegenslagen is er niet in de huidige planningen. De livegang van RX Mission moet voor 1 januari 2023 volledig getest en opgeleverd worden, waarbij alle noodzakelijke koppelingen en data-migratie geborgd moet zijn. Dit is noodzakelijk om de continuïteit van onze taakuitvoering en de administratie verwerking ervan. Door het wegvallen van een leverancier voor het werken op locatie tijdens controles zijn op de valreep noodvoorzieningen getroffen. Deze noodvoorzieningen moet de periode tot de invoering RX Mission overbruggen. ICT Naar aanleiding van de klachten over de traagheid van het netwerk is medio 2021 een nieuwe serveromgeving aangeschaft. In het 4e kwartaal zijn de gebruikers overgezet op die nieuwe omgeving. Na de aanloopproblemen die deze operatie met zich meebracht heeft het uiteindelijk wel een verbetering in de werking opgeleverd.
Doordat de laptops een virtuele verbinding met de servers maken is het technisch niet mogelijk om vanuit de digitale RUD-omgeving de hardware, zoals camera en microfoon, van de laptop de combineren. Voor digitale overleggen wordt gebruikt gemaakt van andere devices zoals de werktelefoon, iPad of privé-middelen. Medio 2021 zijn nieuwe mobiele telefoons uitgeleverd die naast een afgeschermd werkgedeelte een privégedeelte kennen. Door deze scheiding is de beveiliging van de werkomgeving verbeterd.
4.1.5 Bouwsteen Resultaten Samenwerking GGD, VRZ en RUD Zeeland Tussen november 2020 en juni 2021 heeft het onafhankelijke bureau Berenschot een verkennend onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden voor samenwerking tussen de GGD, VRZ en RUD Zeeland. Een samenwerking die, gezien de doelstellingen van de drie afzonderlijke organisaties (gezond, veilig en schoon), een logische stap lijkt om de kwaliteit van de dienstverlening, de continuïteit en de slagkracht van de organisaties te versterken. Het eindrapport is in december vorig jaar aan de drie Algemeen Besturen van de drie gemeenschappelijke regelingen aangeboden. Uit de verkenning kwamen de volgende scenario’s naar voren: • Nul scenario: er verandert niets. GGD, RUD en VRZ gaan door op dezelfde weg. • Groeiscenario: GGD, RUD en VRZ gaan op onderdelen meer samenwerken, groeien verder naar elkaar toe en trekken vaker samen op. • Scenario maximale integratiebedrijfsvoeringsfuncties: GGD, RUD en VRZ blijven inhoudelijk zelfstandig opereren maar de bedrijfsvoering processen worden samenbracht in één shared service center. • Scenario voor samenwerking op inhoud: GGD, RUD en VRZ werken juist op de primaire taken steeds meer inhoudelijk samen. • Scenario van maximale bestuurlijke en organisatorische integratie: GGD, RUD en VRZ worden één organisatie d.w.z. één gemeenschappelijke regeling.
De conclusie uit het rapport Berenschot luidt dat van deze vijf scenario’s het groeiscenario het meest kansrijk is. De slotconclusie van het rapport geeft bij dit scenario aan dat de investering relatief laag is, de kwetsbaarheid van de drie afzonderlijke organisaties minder wordt en de zeggenschap verbetert. Bovendien is er volgens Berenschot draagvlak voor dit scenario en is het relatief gemakkelijk te realiseren. In januari 2022 is gestart met het uitwerken van het rapport via een vervolgaanpak. Bij de uitwerking hebben de drie Algemeen Besturen gekozen voor acties op de onderstaande thema’s: • advisering over de Omgevingswet (trekker RUD Zeeland);
31
•
stroomlijnen van begrotings-, verantwoordings- en besluitvormingsprocessen richting de deelnemers (gemeenten, provincie en waterschap) (trekker GGD); samenwerking op bedrijfsvoering processen (VRZ).
•
Het is de verwachting dat de vervolgaanpak in medio 2022 wordt aangeboden aan de drie Algemeen Besturen. Stakeholdersonderzoek In februari 2021 is het stakeholdersonderzoek 2020 afgerond en gepresenteerd aan zowel het dagelijks bestuur als alle medewerkers. Het doel van het onderzoek was het verkrijgen van inzicht in de tevredenheid van alle stakeholders op het gebied van kwaliteit. Er zijn 47 interviews afgenomen bij de bestuurders, ambtenaren en de partners. Ook vulden 116 bedrijven en 80 klagers een online-enquête in. Dit heeft een grote hoeveelheid aan informatie opgeleverd, die kritisch bekeken is door een aantal collega’s. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat verbeterpunten telkens een raakvlak hebben met informeren en communiceren. Het thema Communicatie zowel intern als extern behoeft daarom structureel meer aandacht. We constateerden dat het wenselijk is om een communicatiemedewerker in eigen dienst te nemen; via een memo informeerden we ons DB hierover. De andere zaken die in het onderzoek als aandachtspunten zijn benoemd, zijn eveneens uiteengezet. Met voornoemde acties hopen we uiteindelijk een nog hogere tevredenheid bij onze stakeholders te bewerkstelligen. Medewerkerstevredenheidsonderzoek In mei 2021 heeft een externe partij een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd.
De medewerkers konden daarbij volledig anoniem aangeven hoe tevreden zij zijn over het werken bij RUD Zeeland. De betrokkenheid van de medewerkers is hoog, dat bleek uit de enorm hoge respons. Maar liefst 95,5% heeft gereageerd, waar dit bij de benchmark rond 60% ligt. De uitkomsten geven dus een betrouwbaar en realistisch beeld van wat de medewerkers vinden. Als trotspunten kwamen naar voren het tijd en plaats onafhankelijk werken, de collega’s en de samenwerking. De verbeterpunten zijn de samenwerking en omgang met de deelnemers, de communicatie en de visie & doelen. Deze uitkomsten zijn gepresenteerd aan de medewerkers en het dagelijks bestuur. Als vervolg op de uitkomsten is een plan van aanpak door het MT vastgesteld. Teneinde een groot draagvlak in de hele organisatie te bereiken, worden de uitwerkingen per team zelf opgesteld. Een kleine werkgroep monitort de voortgang van deze uitwerkingen en koppelt medio 2022 terug aan het management. Klachtenverordening De klachtenverordening van RUD Zeeland regelt de behandeling van mogelijke klachten van burgers en bedrijven over gedragingen van RUD Zeeland en zijn medewerkers. In 2021 is er slechts een officiële klacht ingediend. Tabel 8 Klachten over RUD Zeeland
Nr.
AFDELING
KLACHT
1.
T&H
Klacht over het optreden twee medewerkers
WIJZE/FASE VAN AFHANDELING Klacht is besproken en de afspraken zijn per e-mail bevestigd.
32
4.2
FINANCIERING
Algemeen De Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO) kent als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van de transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van de renterisico’s. Het beheersen van de risico’s uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm, het afsluiten van geldleningen en het uitzetten van gelden. Daarnaast bestaat de verplichting om een treasurystatuut op te stellen. In deze paragraaf geven we de ontwikkelingen aan met betrekking tot onder andere de kasgeldlimiet en de ontwikkeling wat betreft de renterisiconorm. Treasurystatuut In 2016 stelden we en treasurystatuut op en dit is nog steeds actueel. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet stelden we in de wet FIDO een norm voor het maximumbedrag waarop overheidsinstanties haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Het doel hiervan is om renterisico’s op korte termijn te beperken. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van stortingen in de reserves. Voor 2021 bedraagt de kasgeldlimiet € 0,8 mln. In 2021 overschreden we de kasgeldlimiet niet.
Renterisico De renterisiconorm heeft als doel om het renterisico bij herfinanciering van leningen te beheersen. De renterisiconorm is vastgelegd in de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden en houdt in dat de jaarlijks verplichte aflossing en de renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. De renterisiconorm speelt bij RUD Zeeland niet omdat RUD Zeeland geen geldleningen heeft. Schatkistbankieren Alle decentrale overheden, dus ook RUD Zeeland, moeten banktegoeden aanhouden bij het Ministerie van Financiën (schatkist), met uitzondering van een drempelbedrag. Het is niet meer toegestaan om beleggingen en deposito’s zelfstandig aan te gaan. Het drempelbedrag is in 2022 verhoogd van 0,75% naar 2%. In 2021 hield RUD Zeeland het positieve saldo op haar bankrekeningen, boven het drempelbedrag (€ 250.000), aan bij het ministerie van Financiën. Koers- en valutarisicobeheer Wij gingen geen belangrijke c.q. omvangrijke financiële transacties in vreemde valuta aan. Daarmee zijn er geen koersen valutarisico’s. Relatiebeheer We sloten een rekening-courant overeenkomst af bij de BNG-bank waarbij RUD Zeeland tot een bedrag van € 0,8 mln. een roodstandfaciliteit heeft. In 2021 maakten we daar geen gebruik van.
33
4.3
WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING
Organisaties willen doelen bereiken. Er bestaan altijd risico’s die de realisatie van doelstellingen in de weg kunnen staan. RUD Zeeland wil risico’s, kansen en onzekerheden tijdig onderkennen en deze risico’s optimaal beheersen. Geïdentificeerde risico’s en doorrekening (bedragen in €)
Omschrijving risico
Score
2022
2023
2024
2025
1. Onbalans in taken
845.000
845.000
845.000
845.000
2. Onevenwichtig personeelsbestand en krapte op de arbeidsmarkt
605.000
605.000
605.000
605.000
3. Implementatie Omgevingswet
300.000
300.000
300.000
300.000
4. Ondersteuning ICT als onvoldoende ervaren
-
-
-
-
5. Uitbestede taken (beperkte kwaliteitscriteria)
20.000
20.000
20.000
20.000
6. Onveilige werkomstandigheden toezicht- en handhavingsuitvoering
10.000
10.000
10.000
10.000
7. Inrichting van de huisvesting is niet optimaal
15.000
15.000
15.000
15.000
Totaal benodigde weerstandscapaciteit
1.795.000
1.795.000
1.795.000
1.795.000
Toelichting en ontwikkelingen Opgetreden risico’s 2021 De risico’s 1 (onbalans in taken) en 2 (onevenwichtig personeelsbestand) schatten we in als risico’s die zouden optreden bij de invoering van verrekening op uren of stuksprijs. Dit geplande realisatie is op basis van dit risico gedurende het jaar bijgesteld van 90% (1e bestuursrapportage) naar 95% (2e bestuursrapportage) en is uiteindelijk uitgekomen op een realisatie 101%. Een hogere realisatie in uren heeft als effect dat opbrengsten voor de RUD aanzienlijk hoger zijn dan verwacht en hebben deze risico’s voor 2021 geen financiële consequenties. Dit wordt met name veroorzaakt door lagere inzet op generieke projecten. Daarnaast moesten we als gevolg van corona ook in 2021 de uitvoering van onze werkzaamheden aanpassen. Dit leidde tot creatieve oplossingen. Hoe een en ander voor 2022 zal zijn kunnen we nu nog niet goed inschatten. Natuurlijk hebben we extra kosten, maar andere kosten, bijvoorbeeld reiskosten, zijn weer lager. We verwachten per saldo geen extra lasten. In 2022 zullen we risico’s evalueren en indien nodig bijstellen. Risico’s 1 en 2: Onbalans in taken en onevenwichtig personeelsbestand en krapte op de arbeidsmarkt: Door onze financieringssystematiek kan een medewerker pas na uitdiensttreding worden vervangen.
In vrijwel alle gevallen moeten we de nieuwe medewerker opleiden en inwerken en verliezen we daardoor circa een half jaar aan productiviteit. Deze kosten konden we in 2021 dekken via het besluit van het algemeen bestuur over bestemming van het resultaat. Daarnaast besteedden we o.a. door corona maar ook door uitstel omgevingswet en een latere ingebruikname van RX mission minder uren aan generieke taken en opleiding. We realiseerden hierdoor over 2021 de geplande uren waardoor het risico in 2021 niet is opgetreden. Het risico blijft na 2021 wel voortbestaan. Aan de hand van een nadere analyse van de uren in 2021 en 2022 beoordelen we opnieuw het risico en stellen we doorrekening van dit risico zo nodig voor de komende jaren bij. Actueel risico (2022 e.v.): € 1.450.000 34
Risico 3: Implementatie Omgevingswet De implementatie levert uitgaande van de invoering per 1 januari 2023 een set aan risico’s op: per gemeente ontstaat een lokaal handhavingskader waardoor het risico op niet-juist handhaven toeneemt, bij de implementatie van de Omgevingswet vindt er verschuiving plaats van (vergunningverlening alsmede) toezicht en handhaving van inrichtingen naar activiteiten (hetgeen niet past niet in de huidige P maal Q systematiek), de implementatie c.q. uitvoering van de Omgevingswet vraagt andere (advies-)vaardigheden van medewerkers, lokale systemen dienen aan te sluiten op de landelijke voorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) om informatie uit te wisselen en om aan te sluiten op de DSO dient RUD Zeeland de huidige applicatie te migreren naar een recentere versie (RX mission) waarbij de migratie mogelijk niet of niet tijdig plaatsvindt. Actueel risico (2022 e.v.): € 300.000 Risico 4: Ondersteuning ICT als onvoldoende ervaren In 2020 en 2021 zijn tezamen met de PIOFACH- en ICT-leverancier de nodige inspanningen verricht om de problemen met connectie en digitaal vergaderen op te lossen. De werkplekken op kantoor zijn nu ook voorzien van vaste bekabeling. Door deze inspanningen zijn veel problemen opgelost. Ook is de bouw van een nieuwe ICT-omgeving afgerond door de IT-dienstverlener. Daarmee is de traagheid van het systeem verholpen.
We blijven uiteraard via de servicedeskmeldingen de connectieproblemen monitoren. Actueel risico (2022 e.v.): € 0 Risico 5: Uitbestede taken PIOFACH (beperkte kwaliteitscriteria) Alle taken op het gebied van PIOFACH (Personeel & Organisatie, ICT, Financiën en Communicatie) zijn uitbesteed bij een deelnemer waarbij de dienstverleningsovereenkomst in beperkte mate kwaliteitscriteria bevat. Dit risico is ongewijzigd en het risico zal vermoedelijk nog de gehele contractduur (1 januari 2024) voortbestaan. Uit het stakeholdersonderzoek is naar voren gekomen dat de communicatie een cruciale factor is die kan bijdrage aan grotere tevredenheid bij de stakeholders. De inzetbare capaciteit voor communicatie onder de vlag van de PIOFACH-taken is echter beperkt. Actueel risico (2022 e.v.): € 20.000 Risico 6: Onveilige werkomstandigheden toezicht- en handhavingsuitvoering In 2022 starten we met de taak risicoanalyses (TRA) voor ‘Grijs’ (Milieu). Eerder besloten we een verdiepende taak risicoanalyses (TRA) op te stellen voor ‘Groen’(Natuurwetgeving). Op basis van deze TRA zal een concept uitvoeringsplan opgesteld worden inclusief verbetervoorstellen en planning. Uitvoering en kosten van het plan en de verbetervoorstellen van de werkomstandigheden zullen dan vanaf 2022 plaatsvinden. Het risico is ongewijzigd.
Actueel risico (2022 e.v.): € 10.000 Risico 7: Inrichting van de huisvesting niet optimaal Hybride werken, de combinatie van thuiswerken en werken op locatie, zal na corona verder toenemen Fysiek en virtueel ontmoeten en overleggen vinden in de toekomst gecombineerd plaats. Onze huisvestingsstrategie pasten we op dit onderdeel al aan. Een plan van aanpak voor hybride werken inclusief de beoordeling van de risico’s nemen we mee in de verdere uitwerking. Voor de korte termijn voorzien we risico’s op het gebied van kantoor- en thuiswerkfaciliteiten. Actueel risico (2022 e.v.): € 15.000 Risico 8: corona Door corona hebben we de wijze van uitvoering van onze werkzaamheden moeten aanpassen in 2021. Dit heeft geleid tot creatieve oplossingen. Op basis van de inzichten tot nu toe is het ook de verwachting dat dit in ook 2022 het geval zal zijn. Natuurlijk hebben we extra kosten. Andere kosten, bijvoorbeeld reiskosten, zijn weer lager. We verwachten per saldo geen extra lasten. Actueel risico (2022 e.v.): € 0
35
Weerstandscapaciteit van RUD Zeeland (bedragen in €)
2022
2023
2024
2025
Totaal benodigde weerstandscapaciteit:
1.795.000
1.795.000
1.795.000
1.795.000
Totaal beschikbare weerstandscapaciteit: Incidenteel beschikbare weerstandscapaciteit:
1.253.000 1.104.000
155.000 -
155.000 -
155.000 -
Algemene reserve
1.104.000
(in EUR)
-
-
-
Bestemmingsreserve P maal Q
-
-
-
Stille reserves
-
-
-
Structureel beschikbare weerstandscapaciteit:
149.000
155.000
155.000
155.000
Onvoorzien
149.000
155.000
155.000
155.000
Aanvullende bijdragen deelnemers
P.M.
P.M.
P.M.
P.M.
Ratio weerstandscapaciteit: - enkelvoudig - cumulatief tot en met 2025
0,70 0,24
Het weerstandsvermogen, zijnde de beschikbare weerstandscapaciteit gedeeld door de benodigde capaciteit, geeft de mate aan waarin financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen. Het risico ingeschat op € 1.795.000; onze totale beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt circa € 1.253.000 (algemene reserves, bestemmingsreserve P*Q en restant onvoorzien) waarmee de ratio weerstandsvermogen (enkelvoudig) 0,70 bedraagt. RUD Zeeland heeft als doel een ratio weerstandsvermogen te hebben in de categorie ‘voldoende’ dus tussen 1,0 en 1,4. In deze categorie is er een verantwoorde balans tussen enerzijds de aanwezige risico’s en anderzijds de financiële buffer om deze risico’s op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de organisatiedoelstellingen. Het enkelvoudige weerstandsvermogen is onvoldoende. Cumulatief is de ratio 0,24, waarmee de RUD op de langere termijn, bij ongewijzigde risico-inschattingen en beschikbaar weerstandsvermogen, in de categorie ruim onvoldoende terechtkomt. Kengetallen In de BBV staat een voorschrift om een aantal specifieke kengetallen (inzake solvabiliteit, schuldquote, grondexploitatie, belastingcapaciteit en structurele exploitatieruimte) op te nemen in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing met een beoordeling van deze kengetallen. RUD Zeeland begroot geen rentelasten of aflossingen.
Er is ook geen sprake van grond in exploitatie of inkomsten uit belastingheffing. De structurele lasten zijn in evenwicht met de structurele baten. Alleen het kengetal voor solvabiliteit is dus op RUD Zeeland van toepassing. No.
Omschrijving
Jaarrekening 2021
Begroting 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
Begroting 2025
1.
Solvabiliteit
48%
35%
35%
35%
35%
Solvabiliteit: dit cijfer geeft inzicht in de mate waarin RUD Zeeland in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het kengetal is het eigen vermogen gedeeld door het balanstotaal. In 2021 bedraagt de solvabiliteit 41% dit is ruim voldoende.
36
5 VERANTWOORDING BEGROTINGSRECHTMATIGHEID Overschrijding ramingen op programmaniveau Op grond van artikel 193, lid 3 Provinciewet zijn alle begrotingsoverschrijdingen op de lasten (en daarmee overeenstemmende balansmutaties) onrechtmatig. Bij de afweging van de relevantie van deze onrechtmatige lasten is het criterium ‘passend binnen het door het algemeen bestuur uitgezette beleid’ van belang. In 2021 is er geen sprake van begrotingsoverschrijdingen op de lasten en is er dus ook geen sprake van begrotingsonrechtmatigheid.
37
Jaarrekening 2021
38
6 JAARREKENING 2021 BALANS OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN ANALYSE REKENINGRESULTAAT TOELICHTING BATEN EN LASTEN PER PROGRAMMA OVERZICHT INCIDENTELE LASTEN EN BATEN
40 45 46 50 52
39
6.1
BALANS
Activa
Vaste activa
Balans per 31 december 2021 31-12-2021
Passiva
31-12-2020 Vaste passiva
Eigen vermogen Algemene Reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat Voorzieningen Voorzieningen met een specifieke bestemming
Totaal vaste activa
Vlottende activa
Uitzettingen < 1 jaar Uitzettingen in 's Rijks schatkist < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen
-
3.825.646 3.794.554 31.092 -
-
Totaal vaste passiva
Vlottende passiva
2.748.411 Netto vlottende schulden < 1 jaar 2.643.000 Overig 97.594 7.817
31-12-2021
31-12-2020
58.666
89.320
58.666
89.320
2.427.246
1.685.962
723.114 723.114
1.037.245 1.037.245
2.368.580 1.104.326 375.423 888.831
1.596.642 686.257 458.967 451.418
Liquide middelen Banksaldi
156.107 156.107
1.476 1.476
Overlopende activa Nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde bedragen:
984.922
599.005 Overlopende passiva Nog te betalen bedragen en vooruitontvangen bedragen:
1.816.315
625.685
Europese overheid Rijksoverheid Overige Nederlandse overheden Overig
959.085 25.837
Europese overheid Rijksoverheid 565.683 Overige Nederlandse overheden 33.322 Overig
1.397.134 275.738
97.929 397.118
143.443
130.638
Overmatig verlof Totaal vlottende activa
4.966.675
3.348.892 Totaal vlottende passiva
2.539.429
1.662.930
Totaal
4.966.675
3.348.892 Totaal
4.966.675
3.348.892
40
Toelichting op de balans De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de verslagleggingsvoorschriften van het (BBV). Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij betreffende balansposten anders is vermeld, nemen we de activa en passiva op tegen nominale waarde. De baten en lasten rekenen we toe aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten nemen we slechts voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, nemen we in acht indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend waren. Reserves zijn vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die bedrijfseconomisch vrij te besteden zijn. Aan reserves kunnen we een bepaalde bestemming geven (bestemmingsreserves). Voorzieningen waarderen we op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. De verminderingen in voorzieningen betreffen aanwendingen voor het doel waarvoor de voorziening is ingesteld. Personeelslasten rekenen we toe aan het dienstjaar waarop ze betrekking hebben. Toelichting op de balans per 31 december 2021 De balans ultimo 2021 in vergelijking met voorgaand jaar is als volgt (bedragen in € 1.000) 1. Uitzettingen < 1 jaar 2.
Liquide middelen 3. Overlopende activa Totaal activa
2021 3.826 156 985 4.967
2020 2.748 1 599 3.349
verschil 1.077 155 386 1.618
% 39% 15500% 64% 48%
(bedragen in € 1.000) 4. Eigen vermogen 5. Voorzieningen 6. Netto vlottende schulden < 1 jaar 7. Overlopende passiva Totaal passiva
2021 2.369 59 723 1.816 4.967
2020 1.597 89 1.037 626 3.349
verschil 772 -31 -314 1.191 1.618
% 48% -35% -30% 190% 48%
ACTIVA (bedragen in €) 1. Uitzettingen < 1 jaar a. Uitzettingen in 's Rijksschatkist betreft het verplicht schatkistbankieren. Uitzettingen < 1 jaar Uitzettingen in 's Rijksschatkist
31-12-2021 3.794.554
31-12-2020 2.643.000
Alle decentrale overheden, dus ook RUD Zeeland, zijn verplicht hun banktegoeden aan te houden bij het Ministerie van Financiën wanneer dat een bepaald bedrag (het drempelbedrag) overschrijdt. Tot en met juni 2021 hebben we een maximumbedrag op de betaalrekening aangehouden van € 75.000,00. Per juli 2021 is dit verhoogd naar € 1.000.000,00. In 2021 zijn er geen bedragen boven het drempelbedrag buiten de 's Rijksschatkist aangehouden. Onderstaand een opsomming op basis van de rapportage schatkistbankieren van de aangehouden bedragen in 2021: 1e kwartaal 48.072 2e kwartaal 43.183 3e kwartaal 164.511 4e kwartaal 155.172
41
b. Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen
31-12-2021 31.092
31-12-2020 97.594
De vorderingen op openbare lichamen betreffen doorberekende kosten aan deelnemers, andere overheden en andere omgevingsdiensten. Per 18 februari 2021 zijn alle bedragen ontvangen. c.
Bij uitzettingen < 1 jaar zijn er in 2021 geen overige vorderingen.
2a. Liquide middelen Liquide middelen Liquide middelen
31-12-2021 156.107
31-12-2020 1.476
De saldi van de liquide middelen sluiten aan bij de laatste saldobiljetten van 2021. 3. Overlopende activa a. en b. Er zijn geen nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde bedragen van Europese overheidslichamen of Rijksoverheid. d. De te ontvangen gelden van Nederlandse overheidslichamen Nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde bedragen: Overige Nederlandse overheden
31-12-2021 959.085
31-12-2020 565.683
De te ontvangen gelden van Nederlandse overheidslichamen zijn te ontvangen gelden van gemeenten, provincie, DMCR (m.n. de verrekening van werkelijk geleverde uren versus het gefactureerde voorschot voor 2021) e. Overige overlopende activa Nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde bedragen: Overig
31-12-2021 25.837
31-12-2020 33.322
31-12-2021 1.104.326 375.423 888.831
31-12-2020 686.257 458.967 451.418
Overige overlopende activa betreft o.a. vooruitbetaalde verzekeringspremies 2021.
PASSIVA (bedragen in €) 4. Eigen vermogen Algemene reserve, bestemmingsreserve en gerealiseerd resultaat Eigen vermogen: a. Algemene reserve b. Bestemmingsreserve c. Gerealiseerd resultaat
a. Algemene Reserve
Saldo 1-1-2021 686.257
b. Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve transitiekosten invoering P*Q Bestemmingsreserve persoonlijk ontwikkelbudget Bestemmingsreserve overig
216.651 242.316 0
0 30.557 250.000
216.651 0 147.450
0 272.873 102.550
TOTAAL
1.145.224
698.626
364.101
1.479.749
Overzicht verloop reserve
Toevoeging
Aanwending
418.069
0
Saldo 31-12-2021 1.104.326
a. Algemene reserve en c. Gerealiseerd Resultaat Op 5 juli 2021 besloot het algemeen bestuur om het jaarrekeningresultaat 2020 voor een bedrag van €201.418 toe te voegen aan de algemene reserve. Op 6 december 2021 besloot het algemeen bestuur de bestemmingsreserve P*Q (€ 216.651) te onttrekken en toe te voegen aan de algemene reserve.
42
b. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve transitiekosten invoering P*Q De bestemmingsreserve transitiekosten invoering P*Q is bedoeld voor kosten invoering P*Q. P*Q is door de verrekening van alle producten op uurbasis per 2021 volledig ingevoerd. Overeenkomstig het besluit van het algemeen bestuur op 6 december 2021 is de volledige reserve onttrokken en toegevoegd aan de algemene reserve. Bestemmingsreserve persoonlijk ontwikkelbudget Op basis van paragraaf 4.1 van de cao 2017 krijgen de medewerkers van RUD Zeeland (vast en tijdelijk) de beschikking over een persoonlijk ontwikkelbudget (POB) van € 5.000 per vijf jaar. In 2021 zien we een verdere toename van het aantal aanvragen POB. De huidige regeling voor POB eindigt op 31-12-2022. Het restant in 2021 (circa € 30.000) wordt overeenkomstig het besluit van het algemeen bestuur toegevoegd aan de reserve. Ons algemeen bestuur besloot op 19 november 2018 jaarlijks het bedrag van € 100.000 minus de werkelijke kosten per jaar toe te voegen aan de reserve. Dit ter voorkoming van het risico dat in enig jaar sprake zou zijn van financiële begrotingstekorten als meer aanspraak gemaakt wordt op deze regeling. Bestemmingsreserve overig Het algemeen bestuur stemde voor 2021 in met onttrekkingen uit de bestemmingsreserve voor de dekking van de opleidingskosten, inwerkuren, etc.
voor nieuwe medewerkers (€ 210.000) en voor ondersteuning van projectmanagement en -ondersteuning (€ 40.000). Het restant per 31-12-2021 hevelen we niet over naar het begrotingsjaar 2022, en blijft onderdeel van de bestemmingsreserve. Zo nodig doen we aan het algemeen bestuur een nieuw voorstel voor een aanpassing van de begroting 2022. 5. Voorzieningen Overzicht verloop voorzieningen Voorziening verlofsaldi Voorziening reorganisatiekosten BRZO Voorziening eigenrisicodrager WW TOTAAL
Saldo 1-1-2021 8.820 35.000 45.500 89.320
Toevoeging
Aanwending
0 0 0 0
3.690 16.627 10.337 30.654
Saldo 31-12-2021 5.130 18.373 35.163 58.666
Voorziening verlofsaldi De voorziening verlofsaldi betreft de per balansdatum nog openstaande verlofrechten over 2013. Bij de oprichting van de RUD per 01-01-2014 nam RUD Zeeland de verlofuren van de geplaatste medewerkers over. RUD Zeeland factureerde hiervoor destijds € 140.269 aan de deelnemers. In het totaal ging het om 5.981 uur. Hiervoor vormden we in 2014 een voorziening. Op 31 december 2021 zijn hiervan 219 uren nog niet opgenomen. Het bedrag dat overeenkomt met de nog niet opgenomen uren per 31 december 2021 bedraagt € 5.130. Voorziening reorganisatiekosten Brzo In augustus 2018 besloot provincie Zeeland om de Brzo-taken in Zeeland niet langer door RUD Zeeland te laten uitvoeren. Dit heeft een tot gevolg dat de Brzo medewerkers in dienst van RUD Zeeland in dienst komen van de DCMR. Een groot deel van de kosten vergoedt de provincie. Over één punt van de afrekening, is nog geen overeenstemming. Een onafhankelijk commissie heeft hierover in 2021 een advies uitgebracht. Een advies dat zowel door de provincie als de RUD is overgenomen. De kosten van deze commissie zijn ten laste gebracht van deze voorziening. Provincie Zeeland brengt met ingang van 2022 extra taken in bij RUD Zeeland waardoor de reorganisatiekosten mogelijk vervallen. Zodra de vergoeding in de reorganisatiekosten vervalt, beoordelen we of deze voorziening nog benodigd is.
Voorziening eigenrisicodrager WW We zijn eigenrisicodrager in het kader van de WW waardoor we de kosten van een WW-uitkering, ook na beëindiging van een tijdelijk contract, betalen. In 2020 troffen wij een voorziening met specifieke bestemming voor een voormalig medewerker. In 2021 betaalden we € 10.346 aan het UWV. In 2022 beoordelen we opnieuw of we de voorziening in stand moeten houden.
43
6. Vlottende passiva Vlottende passiva a. Overig
31-12-2021 723.114
31-12-2020 1.037.245
Dit betreffen de facturen 2021 die op 31 december 2021 nog niet betaald zijn. Per 18 februari 2021 zijn deze betaald. 7. Overlopende passiva a. Vooruit ontvangen en nog te betalen bedragen Nederlandse overheidslichamen Overlopende passiva Overige Nederlandse overheden
31-12-2021 1.397.134
31-12-2020 97.929
De vooruit ontvangen bedragen Nederlandse overheidslichamen betreffen onderbestedingen op de uitvoering van het jaarplan (producten en/of materieel budget). De deelnemers zijn in januari op de hoogte gesteld van de te verwachten kosten versus het betaalde voorschot. b. Vooruit ontvangen nog te betalen bedragen overig Overlopende passiva Overig
31-12-2021 275.738
31-12-2020 397.118
De nog te betalen bedragen betreffen onder meer bedragen die over 2021 nog betaald moeten worden, maar waarvoor in 2021 nog geen factuur was ontvangen. c. Vooruit ontvangen bedragen overig Overlopende passiva Overmatig verlof
31-12-2021 143.443
31-12-2020 130.638
Op basis van het BBV moeten we een financiële verplichting opnemen voor overmatig verlof. De RUD merkt het aantal uren boven een verlofstand van 120 uur aan als overmatig. Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen PIOFACH Diensten gemeente Terneuzen: RUD Zeeland ging met gemeente Terneuzen een overeenkomst aan inzake levering PIOFACH-diensten voor een periode van tien jaar. De resterende looptijd bedraagt per 31-12-2021 nog twee jaar. Het jaarlijkse bedrag voor de levering van PIOFACH-diensten bedraagt € 1.336.360 (excl. B.T.W.). Huur huisvesting van gemeente Terneuzen: RUD Zeeland ging met gemeente Terneuzen een huurovereenkomst voor huisvesting aan voor een periode van tien jaar. De resterende looptijd bedraagt per 31-12-2021 nog twee jaar. Het jaarlijkse bedrag van de huur bedraagt € 230.868 (excl. B.T.W.). Onderverhuur contract huisvesting RUD Zeeland ging met een derde een onderverhuurovereenkomst voor huisvesting aan ingaande per 1-10-2019. De resterende looptijd bedraagt per 31-12-2021 nog twee jaar. Het jaarlijkse bedrag voor onderverhuur bedraagt € 46.174 (excl. B.T.W.). Leasekosten voertuigen RUD Zeeland ging met Alcredis Finance B.V. per 28 oktober 2021 een vierjarige leaseovereenkomst aan voor zes auto’s: drie piketauto’s en drie auto’s voor groen toezicht.
Het jaarlijks bedrag voor de leasekosten bedraagt: € 13.356 Vennootschapsbelasting Eind 2017 stemde RUD Zeeland haar fiscale positie opnieuw af. Dit leidde er toe dat RUD Zeeland voor de taken Toezicht/ Handhaving en Vergunningverlening onder de samenwerkingsvrijstelling valt en dat winsten zijn vrijgesteld en dat er niet langer een terugbetalingsverplichting heeft van de resultaten. Voor de expertise en adviserende taken bracht RUD Zeeland in 2021 een kostendekkende prijs in rekening en is er derhalve geen sprake van een resultaat op dit onderdeel. De vennootschapsbelastinglast is in 2021 nihil.
44
6.2
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN
Saldo jaarrekening Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten schrijft expliciet voor hoe we het rekeningresultaat bepalen en presenteren. Primair bepalen wij het totaal saldo van baten en lasten. Dit resultaat is het saldo van de baten en lasten van de programma’s, overhead, onvoorzien en de algemene dekkingsmiddelen. Vervolgens doen we toevoegingen of onttrekkingen aan de reserves waarover het algemeen bestuur besluit. Dit is ten laste c.q. ten gunste van dit resultaat. Het saldo dat dan resteert, noemen wij het Gerealiseerd Resultaat. Waar wij in deze jaarstukken spreken over het rekeningresultaat bedoelen wij het Gerealiseerd Resultaat. Omschrijving (bedragen * € 1.000)
Programma Milieu Overhead Onvoorzien Algemene dekkingsmiddelen Frictiekostenvergoeding Totaal van baten en lasten Mutatie reserves Gerealiseerd Resultaat
Exploitatie (x € 1.000)
2021 Begroting voor wijziging 6.687 3.166 145
2021 Wijziging
2021 Begroting na wijziging
2021 Gerealiseerd
2021 verschil
582 483 -87
7.269 3.648 59
7.091 3.168 -
-178 -481 -59
-9.582 -416 0 0
-584 90 483 -250 233
-10.166 -326 483 -250 233
-10.674 -326 -741 -147 -889
-508 0 -1.225 103 -1.122
2021
2021
2021
2021
2021
Begroting voor
Wijziging
Begroting na wijziging
Gerealiseerd
verschil
V/N
Programma Milieu: Programmalijn Milieu - Vergunningverlening Programmalijn Milieu - Toezicht en Handhaving
2.626 4.061
372 210
2.998 4.271
2.871 4.220
-127 -51
V V
Overhead Onvoorziene lasten
3.166 145
483 -87
3.648 59
3.168 -
-481 -59
V V
Algemene dekkingsmiddelen en reserves Frictiekostenvergoeding Totaal saldo
-9.582 -416 -
-834 90 233
-10.416 -326 233
-10.822 -326 -889
-405 0 -1.122
V V
45
6.3
ANALYSE REKENINGRESULTAAT
Toelichting op baten en lasten Resultaat
Omschrijving
(bedragen x € 1.000)
1. Resultaat 2e
Bestuursrapportage 2. Programma milieu 3. Overhead 5. Algemene dekkingsmiddelen 6. Onvoorzien 7. Onttrekkingen Eindtotaal
-233 178 480 508 59 -103 889
N V V V V N V
Bovenstaande tabel geeft de belangrijkste verschillen tussen de raming en de werkelijkheid van de verschillend programma’s weer. In onderstaande tabel zijn de verschillen per kostensoort inzichtelijk. RUD Zeeland (bedragen * € 1.000) Lasten Personele lasten Reis- en verblijfkosten Inhuur personeel / werken door derden Organisatie kosten Onvoorziene lasten Onttrekkingen reserves Materiele budgetten
Begroting na Gerealiseerd wijziging
Verschil
V/N
7.244 277 1.273 2.312 59 217 1.185
7.062 163 1.089 2.226 217 786
-182 -114 -184 -86 -59 -400
V V V V V V
Totaal
12.567
11.542
-1.024
V
Baten Overige inkomsten Frictiekostenvergoeding Algemene bijdrage deelnemers* Onttrekkingen reserves Materiele budgetten* Totaal
-225 -326 -10.130 -467 -1.185 -12.333
-281 -326 -10.674 -364 -786 -12.431
-56 0 -544 103 400 -98
V V N N V
233
-889
-1.122
N
Saldo
*Omwille van de duidelijkheid verschoven we in de begroting € 36.000 in de algemene bijdrage voor indirecte lozingen en asbestmonsternames naar materiële budgetten. De lasten en baten realiseerden we onder materiële budgetten.
Het financieel resultaat over 2021 bedraagt € 889.000 positief. In de 2e bestuursrapportage gingen we nog uit van een nadeel van € 233.000. Per saldo een positief verschil van € 1.122.000. Onderstaand lichten we de belangrijkste oorzaken toe: Personeelslasten
V 182.000
Bij het invullen van vacatures gaan we ervan uit dat het invullen van vacatures veel inspanning vergt en dat vacatures relatief lang “open” staan. In de praktijk blijkt dat vacatures gemiddeld nog langer “open” staan dan dat we verwachten waardoor we een relatief klein salarisbudget overhouden. Reis- en verblijfskosten
V 114.000
Als gevolg van de corona pandemie zijn de reis- en verblijfskosten evenals vorig jaar lager dan geraamd. In de 1e en 2e bestuursrapportage hebben we de reiskosten al verlaagd. In werkelijkheid zijn de reiskosten over 2021 € 163.000. Dat is € 114.000 lager dan de raming zoals opgenomen in de 2e bestuursrapportage.
46
Inhuur personeel van derden/ werken voor derden
V 184.000
Een deel van de budgetten was voorzien voor ondersteunde projecten uit te voeren door de staf. Doordat de vacature van afdelingshoofd staf per 1 juni 2021 is ingevuld zijn de meeste ondersteunde projecten doorgeschoven naar 2022 en is er geen beroep gedaan op de beschikbare budgetten in 2021. Verder was er geen beroep op de afgesloten waakvlamovereenkomsten VTH in het kader van de kwaliteitscriteria noodzakelijk.
Organisatiekosten/ overige directe kosten
V 86.000
Her voordeel op de organisatiekosten wordt voornamelijk veroorzaakt door lager dan verwachte opleidings- en Piofackosten (€ 62.000). De overige € 24.000 betreffen diverse kleine verschillen.
Onvoorziene lasten
V 59.000
Voor 2021 was een totaalbedrag van afgerond € 148.000 beschikbaar voor onvoorziene uitgaven; € 59.000 hiervan besteedden we niet.
Overige inkomsten en bijdragen deelnemers
V 600.000
Doordat we in 2021 een hoger dan oorspronkelijk geraamde inzet voorzagen voor diverse projecten (zoals omgevingswet, VTH-beleid, landelijke overleggen en overgang naar nieuw zaaksysteem RX-mission) was de verwachting dat we de jaarplannen zoals afgesproken met onze deelnemers niet zouden realiseren. In de 1e en 2e bestuursrapportage hebben we daarover ook gerapporteerd. In de werkelijkheid blijkt dat de inzet voor de diverse projecten toch niet hoger is dan oorspronkelijk geraamd verwacht en is een belangrijk project (ingebruikname VTHzaaksysteem RX-Mission) doorgeschoven naar 2022. Hierdoor was het voor ons toch mogelijk om de jaarplannen te realiseren waardoor de bijdrage van de deelnemers en de overige inkomsten (werken voor derden) € 600.000 hoger zijn dan waarvan we bij de 2e bestuursrapportage 2021 uitgingen.
Onttrekking reserve
N 103.000
Het algemeen bestuur heeft besloten om € 250.000 uit het resultaat 2020 beschikbaar te stellen voor het inwerken/opleiden van nieuwe medewerkers en voor projectmanagement en – ondersteuning. In totaal is hieraan aan € 147.450 besteed. Verder heeft het algemeen bestuur besloten om de bestemmingsreserve P*Q toe te voegen aan de algemene reserve.
47
6.4
WET NORMERING TOPINKOMENS (WNT)
Op 1 januari 2013 ging de Wet Normering Topinkomens (WNT) van kracht. De WNT verplicht tot openbaarmaking van de bezoldiging van de zogenaamde “topfunctionarissen”. Topfunctionarissen” zijn diegenen die leidinggeven aan de gehele organisatie en die de WNT als zodanig aanmerkt. Conform de WNT maakt dit jaarverslag de beloning van de topfunctionarissen binnen RUD Zeeland openbaar. Deze verplichting tot openbaarmaking geldt ook voor de beloning van andere werknemers, indien die bezoldiging meer bedraagt dan het voor topfunctionarissen geldende bezoldigingsmaximum (norm 2021: € 209.000 op jaarbasis). Dit is bij RUD Zeeland niet aan de orde. Bij RUD Zeeland is de directeur in de zin van de WNT een topfunctionaris. De beloning van de directeur valt ruimschoots onder het genoemde bezoldigingsmaximum. Ook de leden van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van RUD Zeeland behoren tot topfunctionarissen, ook al is de vergoeding nihil. Onderstaande tabel geeft de topfunctionarissen van RUD Zeeland volgens de WNT-richtlijnen weer. De directeur heeft in 2021 een fulltime (36 uur) dienstverband. Gegevens 2021
A. van Leeuwen
Functiegegevens
Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2021
01/01 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€ 131.718,22
Beloningen betaalbaar op termijn
€ 22.068,48
Subtotaal
€ 153.786,70
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€ 209.000,00
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging
N.v.t. € 153.786,70
Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
Gegevens 2020
A. van Leeuwen
Functiegegevens
Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2020
01/01 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€ 127.515,95
Beloningen betaalbaar op termijn
€ 20.779,08
Subtotaal
€ 148.295,03
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€ 201.000,00
Totale bezoldiging
€ 148.295,03
48
Functie Naam DB-lid / AB-lid De heer B. van Assche AB-lid De heer G. Depauw AB-lid De heer C. Dekker AB-lid De heer F.J.A. Hommel DB-lid / AB-lid De heer P. Keller DB-lid / AB-lid De heer A.G. van der Maas AB-lid De heer S. Mackintosh AB-lid Mevrouw M. Mulder AB-lid De heer P.P.M. Ploegaert AB-lid De heer R.J. Reijnierse AB-lid de heer A.W. Roelse DB-lid / AB-lid Mevrouw A. Smit DB-lid / AB-lid De heer B.L.L. van der Velde AB-lid De heer D. Verburg AB-lid De heer A.P. Witkam
Beloning €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0
Vaste onkostenvergoeding €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0
Variabele onkostenvergoeding €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0
Voorzieningen ten behoeve van beloning op termijn €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0
Totaal 2021 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0
Totaal 2020 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0
49
6.5
TOELICHTING BATEN EN LASTEN PER PROGRAMMA
Onderstaand overzicht geeft per programma, naast de primitieve begrotingscijfers en de begrotingscijfers na wijziging, de werkelijke baten en lasten evenals het saldo daarvan weer. Totaaloverzicht Omschrijving (bedragen * € 1.000)
Programma Milieu Overhead Onvoorzien Algemene dekkingsmiddelen Frictiekostenvergoeding Totaal van baten en lasten Mutatie reserves Gerealiseerd Resultaat
2021 Begroting voor wijziging 6.687 3.166 145
2021 Wijziging
2021 Begroting na wijziging
2021 Gerealiseerd
2021 verschil
582 483 -87
7.269 3.648 59
7.091 3.168 -
-178 -481 -59
-9.582 -416 0 0
-584 90 483 -250 233
-10.166 -326 483 -250 233
-10.674 -326 -741 -147 -889
-508 0 -1.225 103 -1.122
Begroting na Gerealiseerd wijziging
Verschil
V/N
Programma Milieu Programma Milieu (bedragen * € 1.000) Lasten Personele lasten Reis- en verblijfkosten Inhuur personeel van derden Overige directe kosten Materiele budgetten Totaal
5.976 228 1.038 101 1.185 8.528
6.031 140 992 74 786 8.023
56 -87 -47 -27 -400 -505
N V V V V V
Baten Overige inkomsten Materiele budgetten Totaal
-110 -1.149 -1.259
-146 -786 -932
-37 364 327
V N N
Saldo
7.269
7.091
-178
V
De programma’s Vergunningverlening en Toezicht en Handhaving en vallen uiteen in 2 delen t.w.: - Kosten voor het programma - Materiële budgetten De kosten voor programma’s Vergunningverlening en Toezicht en Handhaving hebben voornamelijk betrekking op de kosten van inzet personeel. De materiële budgetten zijn budgetten die beschikbaar zijn gesteld door provincie Zeeland ten behoeve van specifieke provinciale taken zoals: aanpak bodemverontreiniging, bodemsaneringen, nazorg stortplaatsen, externe veiligheid, luchtmetingen, controlemetingen indirecte lozingen, controle onderzoeken bij bodemsanering, geluidmetingen en de bestuurlijke strafbeschikking milieu (BSBm). Daarnaast stelden de Zeeuwse gemeenten ook materiële budgetten beschikbaar ten behoeve van bemonstering van afvalwater analyses en asbestmonsternames. De materiële budgetten verrekenden we op basis van werkelijke lasten.
50
Overhead Overhead (bedragen * € 1.000)
2021 2021 Begroting na Gerealiseerd wijziging
2021 Verschil
V/N
Lasten Organisatie kosten incl. salarissen Totaal
3.763 3.763
3.303 3.303
-461 -461
V V
Baten Overige inkomsten Totaal
-115 -115
-135 -135
-20 -20
V V
Saldo
3.648
3.168
-481
V
De kosten voor overhead bestaan uit alle overige kosten zoals de kosten voor PIOFACH, opleiding en de kosten voor de staf. Algemene dekkingsmiddelen 2021 Begroting na wijziging
2021 Gerealiseerd
Baten Bijdragen Frictiekostenvergoeding Totaal
-10.166 -326 -10.492
-10.674 -326 -11.000
-508 0 -508
V
Saldo
-10.492
-11.000
-508
V
Algemene dekkingsmiddelen (bedragen * € 1.000)
2021 V/N Verschil
V
De bijdragen betreffen de inkomsten van deelnemers voor de vaste bijdragen en strippenkaart. Daarnaast vergoedt de provincie vanaf 2019 tot en met 2024 de frictiekosten als gevolg van de uitname van de Brzo taken. Voor een toelichting op het programma, overhead en algemene dekkingsmiddelen en reserves verwijzen we naar het onderdeel “Analyse rekeningresultaat” op bladzijde 46. Onvoorzien Onvoorzien (bedragen * € 1.000)
2021
2021
Begroting na wijziging
Gerealiseerd
2021 V/N Verschil
Lasten Onvoorziene lasten Totaal
59 59
-
59 59
V V
Saldo
59
-
59
V
In de vergaderingen van 14 juni 2021 en 15 november 2021 informeerde de directeur het dagelijks bestuur over de beschikking over de post onvoorzien 2021. Vervolgens informeerde het dagelijks bestuur in de vergaderingen van 5 juli 2021 en 6 december 2021 het algemeen bestuur via de bestuursrapportages en verlaagden we de post onvoorzien via begrotingswijzigingen.
51
Reserves Onttrekkingen reserves (bedragen * € 1.000)
2021 Begroting na wijziging
2021 Gerealiseerd
2021 V/N Verschil
Lasten Toevoegingen reserves Totaal Baten Onttrekkingen reserves Totaal
217 217
217 217
-
-
-467 -467
-364 -364
-103 -103
N N
Saldo
-250
-147
-103
N
Het restant per 31-12-2021 hevelen we niet over naar het begrotingsjaar 2022, en blijft onderdeel van de reserve. Zo nodig doen we aan het algemeen bestuur een nieuw voorstel voor een onttrekking.
6.6
OVERZICHT INCIDENTELE LASTEN EN BATEN
Korte omschrijving Volgens artikel 28 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten bevat de toelichting op de jaarrekening een overzicht van de incidentele baten en lasten. Uit dit overzicht blijkt in hoeverre incidentele factoren van invloed waren op het resultaat van de jaarrekening. Het is van belang inzicht te hebben in de incidentele baten en lasten om te beoordelen of er sprake is van een duurzaam financieel evenwicht, waarbij de structurele lasten gedekt zijn door structurele baten. Incidentele lasten (x € 1.000) Onderzoek samenwerking VRZ – GGD Ontwikkeling webformulierengenerator Hosting webformulieren Uitwerking content voor Website Opleiding en compensatie inwerken nieuwe medewerkers Saldo
25 24 8 10 147 214
Incidentele baten( x € 1.000) Subsidie via provincie Zuid-Holland Onttrekking reserves
16 147
Saldo
163
52
7 CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT
53
8 BIJLAGEN JAARREKENING 2021 8.1
INFORMATIE PARAGRAAF VERBONDEN PARTIJEN DEELNEMERS
Op te nemen informatie in paragraaf verbonden partijen deelnemers Naam en vestigingsplaats Juridische grondslag Rechtsvorm Datum ingang Uittreding Ontwikkelingen Deelnemers Bestuurlijk belang Voorzitter AB en DB Samenstelling DB
Samenstelling AB