2021-39 RV Normenkader en controleprotocol 2021 en verder

*Z013A5092D0* Zaaknummer Documentnummer

Z21.010401 D21.254541

Raadsadvies Onderwerp

Normenkader en controleprotocol 2021 en verder

Inhoud

Normenkader en controleprotocol 2021 en verder

Advies

Vast te stellen: 1. Controleprotocol 2021 en verder; 2. Normenkader 2021. Steller: C.M. van Kempen Datum: 15‑6‑2021 Zoeteweij

Beeldvormende behandeling Oordeelsvormende behandeling Besluitvormende behandeling

13-07-2021 13-07-2021 21-09-2021

Portefeuillehouder

J.H. Herselman

Datum collegevergadering Besluitnummer Aantal bijlagen Documentnummers v/d bijlagen

15-06-2021 2021-39 1 Z21.010401/D21.254209

Samenvatting Vanaf verantwoordingsjaar 2021 dient het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. In dit kader is op 20 april 2021 aan uw raad een toelichting gegeven op de wijziging van de wet van de rechtmatigheidsverantwoording. Het college stelt in 2022 voor het verantwoordingsjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording op. De accountant toetst deze op getrouwheid. De gemeenteraad dient ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole 2021 het normenkader en het controleprotocol met daarin opgenomen de goedkeuringstoleranties, verantwoordingsgrens en rapportagegrens vast te stellen.

-1-

Advies Voor het verantwoordingsjaar 2021 verzoeken we uw raad vast te stellen: 1. Controleprotocol 2021 en verder: In het controleprotocol worden de goedkeuringstoleranties, verantwoordingsgrens en rapportage grens benoemd die de accountant en wij voornemens zijn te gaan hanteren voor de verantwoording en controle 2021. Deze grenzen zijn overeenkomstig voorgaande jaren en besproken met accountant. 2. Het normenkader 2021: Het normenkader betreft de inventarisatie van de voor de rechtmatigheidsverantwoording relevante regelgeving.

Inleiding: waar gaat het over? Met ingang van dit jaar legt het college van B&W via een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2021 verantwoording af over rechtmatigheid in plaats van de accountant in zijn controleverklaring. Het college doet dit op basis van een opdracht van uw raad, een opdracht die tot op heden via het zogeheten Normenkader Rechtmatigheid aan de accountant werd verstrekt. Het is niet zo dat de accountant geen aandacht meer schenkt aan rechtmatigheid. De accountant controleert in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening 2021 ook de rechtmatigheidsverantwoording.

Relatie met strategisch beleid De rechtmatigheidsverantwoording is een gevolg van een (nog door te voeren) wijziging van de gemeentewet. Deze wijziging markeert de verantwoordelijkheid van het college voor rechtmatigheid. Het is vervolgens de verantwoordelijkheid van uw raad de rechtmatigheidsverantwoording van het college te bediscussiëren en te beoordelen. Hierin is een rol weggelegd voor de financiële commissie. Daarom zijn plannen besproken in de financiële commissie van 22 maart 2021 en zijn aan u ter informatie aangeboden. Hiernaast dient elk jaar voorafgaand aan het vaststellen van de jaarrekening het normenkader te worden vastgesteld. Het normenkader is een inventarisatie van alle voor de financiële rechtmatigheid van toepassing zijnde externe wetgeving en interne verordeningen die de gemeenteraad heeft vastgesteld. Dit normenkader is door de organisatie geactualiseerd voor 2021. In het controleprotocol 2021 en verder worden de goedkeuringstoleranties, verantwoordingsgrens en rapportagegrens benoemd die van belang zijn voor de accountant om een goedkeurende verklaring te kunnen afgeven respectievelijk voor het college van belang zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording en het geven van nadere toelichting in de bedrijfsvoering paragraaf. Deze toleranties dient de Raad te herbevestigen c.q. vast te stellen.

Argumenten: waarom geven we als college dit advies? 1.1 Het controleprotocol en normenkader Rechtmatigheid is een opdracht aan de accountant en het college. Het controleprotocol verduidelijkt de opdracht aan de accountant en het college en geeft de kaders weer voor de invulling van de werkzaamheden en de rapportage over de bevindingen. De financiële commissie is namens de raad de gesprekspartner voor uw college en de accountant. 1.2 Het controleprotocol geeft richting aan de werkzaamheden voor de interne controle. De uitkomst van de werkzaamheden in het kader van de verbijzonderde interne controle (VIC) is de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. Tevens is het de bedoeling dat de accountant in het kader zijn opdracht gebruik maakt van de verbijzonderde interne controle. Ook hiertoe biedt het controleprotocol een houvast.

-2-

1.3 Risico’s en beheersmaatregelen vormen een basis voor het gesprek tussen raad en college. Het beoogde effect van de rechtmatigheidsverantwoording is een kwaliteitsimpuls van de interne beheersing van de processen, de bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering is het fundament voor het realiseren van de opgaven van gemeente. De zichtbare beheersing uit zich in zichtbare risico’s en zichtbare beheersmaatregelen. Wat één van de adviezen was van de vorige accountant bij de controle van de jaarrekening. 2. De rapportagenorm te stellen op 1% van het totaal van de lasten inclusief mutaties in de reserves Uw raad heeft de keus de rapportagenorm te stellen op maximaal 3% van de lasten (inclusief mutaties in de reserves). Dat wil zeggen dat pas gerapporteerd wordt als de norm van 3% van geconstateerde fouten en onduidelijkheden op het gebied van rechtmatigheid wordt overschreden. De accountant toets de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording met een verplichte tolerantie van 1%. Het advies is aan te sluiten bij die norm. Dat voorkomt een discussie met de accountant. Maar nog belangrijker, dat betekent dat u ervaring opdoet met geconstateerde fouten en onduidelijkheden, verbeteringen afspreekt en in komende jaren meer afstand kan nemen omdat de interne beheersing meer op orde is.

Kanttekeningen en risico’s: Het controleprotocol sluit niet op de ontwikkelingen op het gebied van de rechtmatigheidsverantwoording. Kans: klein Gevolg: groot Maatregel: monitoring op de voortgang van de notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BBV. Deze commissie verfijnt en verduidelijkt met deze notitie de relatie tussen de raad, de financiële commissie en uw college.

Financiën: wat gaat het kosten en hoe gaan we dit financieren? Geen bijzonderheden.

Wat communiceren we? Over het raadsbesluit wordt de accountant geinformeerd.

Uitvoering/ aanpak Uw raad wordt geinformeerd conform de reguliere P&C cyclus over de rechtmatigheidverantwoording in de bestuursrapportages.

Bijlagen D21.254209: Controleprotocol met normenkader 2021 (bijlage 1)

-3-