2021-21c. D21.253249 advies mbt businesscase JB west compleet (incl. bijlagen)

Advies bestuurlijke kopgroep Intervence Onderwerp: businesscase Intervence Steller: Ambtelijke kopgroep Intervence Beslispunten: 1) Instemmen met de businesscase van JB west indien kan worden voldaan aan de volgende voorwaarden: a) JB west brengt de cliënten van Briedis onder in de vernieuwde organisatie, gelijktijdig met de uitvoering van het implementatieplan voor de overname van Intervence; b) JB west levert een concretere onderbouwing voor Vaart in Veiligheid, samenwerking met de lokale wijkteams, de landelijke ontwikkelingen kind- en gezinsbescherming en de in te voeren regionale teams; c) JB west levert een concretere beschrijving van de samenwerking met de gemeentelijke toegangen op het moment dat de gewenste omzet van € 7 miljoen wordt bereikt en extra financiële bijdragen van de gemeenten voor de omzetgarantie niet langer nodig zijn; d) acceptatie van de businesscase vindt alleen plaats onder voorbehoud (uitkomst) van vrijwillige transparantie; e) gunning aan JB west Zeeland kan plaatsvinden vanaf 4 juni 2021, mits de gemeenteraden tot financiering van de businesscase besluiten; f) Bestuurlijke fusie om te komen tot JB west Zeeland is mogelijk vanaf 1 oktober 2021. 2) Een bestuurlijk vertegenwoordiger zoeken die zich richt op het waarborgen van steun of het garant staan van het Ministerie i.v.m.

het onrechtmatig handelen en compensatie van of garant staan voor de hieruit voortkomende financiële gevolgen. 3) Via de colleges van B&W aan de 13 Zeeuwse gemeenteraden een voorstel tot financiering van de overname van Intervence door JB west voor te leggen. Context: JB west heeft op verzoek van de 13 Zeeuwse wethouders Jeugd een businesscase geschreven om Intervence over te nemen. Hiermee krijgen de Zeeuwse kwetsbare jongeren en gezinnen die jeugdbescherming of –reclassering nodig hebben een betere continuïteit van zorg. Daarvoor zijn de wethouders volgens de Jeugdwet hoofdelijk aansprakelijk. Maar deze businesscase plaatst de wethouders voor een zwaar dilemma. Instemmen met overname van Intervence door JB west betekent namelijk ook afwijken van de regels voor aanbestedingen. Net als ieder ander dienen overheden zich te houden aan de wet- en regelgeving. De gemeenten hebben ook de zorgplicht voor hun jongeren. In de jeugdbescherming en – reclassering wordt gewerkt met kwetsbare jongeren en hun gezinnen. Zij hebben recht op veiligheid, zorg en hulp. De vorm van jeugdhulp wordt niet voor niets de Intensive Care van de jeugdhulp genoemd. De Raad voor de Kinderbescherming en de Rechtbank zien daar op toe en gecertificeerde instellingen voeren het werk uit. Daarbij staat veiligheid van de jongere en het gezin altijd voorop. Er is in heel Nederland een tekort aan jeugdbeschermers.

Door de problemen bij Intervence en door het beëindigen van het keurmerk van Briedis, zijn er honderden Zeeuwse kinderen waarvoor de continuïteit van zorg zwaar onder druk staat. Er móet dus iets gebeuren. Op korte termijn. Daar dringt het ministerie van Justitie en Veiligheid ook op aan. Overname van Intervence door JB west moet rust brengen en duidelijkheid voor alle betrokkenen: jongeren, gezinnen én medewerkers. De wethouders Jeugd zijn bevoegd om te besluiten over de businesscase, maar moeten voor de financiering daarvan instemming van de 13 Zeeuwse gemeenteraden vragen. De planning is dat uiterlijk vrijdag 4 juni 2021 alle raadsbesluiten genomen zijn. Daarna kan de bestuurlijke fusie van Intervence en JB west plaatsvinden.

Zie ook bijlage 1 voor de businesscase van JB west en bijlage 2 voor een toelichting op de historie. Advies: De veiligheid van kwetsbare jongeren en gezinnen die jeugdbescherming en –reclassering nodig hebben en de kwaliteit en continuïteit van hun zorg is van het grootste belang. Het advies is daarom om, ondanks zwaarwegende juridische en financiële bedenkingen, onder voorwaarden in te stemmen met overname van Intervence door JB west. Deze voorwaarden dammen de risico’s enigszins in en betekenen dat JB west enkele inhoudelijke onderwerpen in de businesscase concreter beschrijft. De Bestuurscommissie wordt geadviseerd via de colleges van B&W aan de 13 Zeeuwse gemeenteraden een voorstel tot financiering van deze overname voor te leggen. Argumenten: Op grond van de Jeugdwet zijn gemeenten verantwoordelijk voor de instandhouding van de GIfunctie. De gemeenten zijn niet verantwoordelijk voor de instandhouding van een GI-organisatie, maar hebben dus wel de wettelijke verplichting om ervoor te zorgen dat de continuïteit van de zorg niet in het geding is of komt. Op dit moment zijn er vier gecertificeerde instellingen (GI’s) in Zeeland gecontracteerd: Leger des Heils, William Schrikker Stichting, Intervence en Briedis. De problemen bij Intervence spelen al enkele jaren en de problemen bij Briedis komen daar nu nog eens bovenop.

Het Keurmerk Instituut heeft in april 2021 namelijk besloten het certificaat van Briedis in te trekken en om te zetten naar een beëindigingscertificaat. Briedis biedt aan zo’n 74 jeugdigen jeugdbescherming en in 14 gezinnen casusregie (vrijwillig kader). Briedis moet hen binnen zes maanden overdragen naar een andere GI (die periode kan eventueel nog verlengd worden met een half jaar). Bij Intervence gaat het om ca. 505 jeugdigen die jeugdbescherming ontvangen, 64 gezinnen casusregie (vrijwillige kader) en 86 jongeren die jeugdreclassering krijgen. Voor al deze jongeren en gezinnen is continuïteit van zorg in het geding. Daarom is het noodzakelijk om nú in te grijpen. De bestuurlijke fusie/overname van Intervence door JB west en het onderbrengen van de cliënten van Briedis in deze vernieuwde organisatie, moet hen én de medewerkers rust en continuïteit van zorg gaan bieden. Vanuit de beleidskant wordt geadviseerd een aantal onderdelen van de businesscase door JB west nader te laten uitwerken en dit als voorwaarde te stellen bij het instemmen met de businesscase. Het betreft de samenwerkingsafspraken in het Samenwerkingsprotocol met de gemeenten en de gecontracteerde GI’s, Vaart in Veiligheid, de samenwerking met de lokale wijkteams, de landelijke ontwikkelingen kind- en gezinsbescherming en de in te voeren regionale teams.

Het advies is ook JB west concreter te laten benoemen hoe de samenwerking met de gemeentelijke toegangen wordt vormgegeven wanneer de gewenste omzet van € 7 miljoen wordt gehaald en extra financiële bijdragen van de gemeenten niet langer nodig zijn. Zie bijlage 3 voor de beleidsmatige onderbouwing. Bestuurlijk vertegenwoordiger De overname van Intervence door JB west voldoet niet aan de Aanbestedingswet. Maar als JB west Intervence niet overneemt, wordt niet voldaan aan de zorgplicht die volgt uit de Jeugdwet. Linksom of rechtsom nemen de Bestuurscommissie en de Zeeuwse gemeenten dus een onrechtmatig besluit. Omdat veiligheid en continuïteit van zorg voor kwetsbare Zeeuwse jongeren en gezinnen de hoogste prioriteit moeten hebben, is het van belang de risico’s goed in beeld te hebben en waar mogelijk te beperken. Zie ook: Risico’s. Het advies is om de Bestuurscommissie richting het ministerie van Justitie en Veiligheid te laten vertegenwoordigen door een ervaren oud-bestuurder. Deze bestuurlijk vertegenwoordiger richt zich op het waarborgen van steun of het garant staan van het Ministerie i.v.m. het onrechtmatig

handelen en compensatie van of garant staan voor de hieruit voortkomende financiële gevolgen. Zie ook: Financiën. Consequenties, inclusief risico’s: De businesscase van JB west heeft een houdbaarheidsdatum. Niet direct instemmen met de businesscase zou als gevolg kunnen hebben dat JB west het aanbod intrekt en de zorgcontinuïteit rondom de beschermingstaken op de korte termijn niet gegarandeerd is. Dit is van invloed op de veiligheid van de Zeeuwse jeugd in kwetsbare situaties. Andere gecertificeerde instellingen zijn niet in staat of bereid om een businesscase voor overname van Intervence te schrijven. Dit geeft JB west een monopoliepositie en zet de Zeeuwse gemeenten voor een voldongen feit. Het juridisch advies is om niet in te stemmen met overname van Intervence door JB West, omdat dit ingaat tegen het uitgangspunt van mededinging en het gelijkheidsbeginsel. Omdat veiligheid en continuïteit van zorg van het grootste belang zijn, is bekeken hoe de juridische risico’s van overname enigszins beperkt kunnen worden. Het advies is daarom gebruik te maken van de zogenoemde vrijwillige transparantie vooraf. Dit is niet opgenomen in de businesscase van JB west. Vrijwillige transparantie is echter in het belang van beide partijen. Hierbij krijgt de markt middels een vooraankondiging de gelegenheid om bezwaren kenbaar te maken en beperkt mogelijk de juridische risico’s.

Dit heeft wel als gevolg dat JB west niet eerder dan 1 oktober 2021 met Intervence kan fuseren in JB west Zeeland. Nadat de Bestuurscommissie op 12 mei een besluit heeft genomen, kan het voornemen gepubliceerd worden. Vervolgens kan dan in principe vanaf 4 juni 2021 gegund worden aan JB west Zeeland, dus nadat alle Zeeuwse gemeenteraden budget beschikbaar hebben gesteld. Zie bijlage 4 voor de juridische onderbouwing. Financiën: Met betrekking tot financiën is het advies om niet in te stemmen met overname van Intervence door JB west vanwege de hoogte van de financiële risico’s. Omdat veiligheid en continuïteit van zorg van het grootste belang zijn, is bekeken wat de financiële gevolgen van zowel accepteren als niet accepteren van de businesscase van JB west zijn en hoe we die zoveel mogelijk kunnen beperken. Accepteren businesscase Eenmalig - Claims à € 210.000.000 (is een maximumpositie); - Transitiekosten € 3.800.000; - Risicobuffer à € 750.000 (Overige GI’s); - Harmonisatie tarieven1 alle GI’s à € 240.000 – 395.000. Waarvan reeds circa € 185.000 in de transitiekosten van € 3.800.000 is opgenomen (pagina 7 van de businesscase). Daar bovenop komen de kosten voor het kwijtschelden van de schulden die Intervence de afgelopen jaren heeft opgebouwd. Overigens geldt dat ook in de situatie dat Intervence failliet zou gaan of zou worden geliquideerd.

Het zijn dus geen extra kosten die samenhangen met deze businesscase. Structureel - De komende 5 jaar wordt € 7 miljoen betaald zonder enige invloed op wat hiervoor wordt geleverd. Veel gemeenten hebben te maken met een taakstelling in het Sociaal Domein (waaronder Jeugdwet). - Als er meer zaken in het vrijwillig kader kunnen blijven zonder op te hoeven schalen naar het gedwongen kader zoals wij graag willen, dan stijgen de kosten in het vrijwillig kader terwijl die in het gedwongen kader niet dalen. Het financi:ele effect in euro’s is op dit moment lastig in te schatten. 1

T.o.v. de huidige situatie kent het effect van Harmonisatie van tarieven een structureel verloop.

Niet accepteren van de businesscase Eenmalig - In ieder geval € 1,2 miljoen aan achtergestelde lening, naar de reeds aanwezig zijnde schuld van Intervence aan de Zeeuwse gemeenten van circa € 1,5 miljoen. Zie bijlage 5 voor de financiële onderbouwing. Uitvoering/Planning De ambtelijke kopgroep begeleidt het besluitvormingsproces. Communicatie: Om de regie zelf in handen te houden, vindt communicatie direct plaats nadat de Bestuurscommissie op 12 mei een besluit heeft genomen. Daarbij hanteren we de volgende uitgangspunten:  Er zijn verschillende belanghebbenden en zij worden op het juiste moment meegenomen in de voortgang. Ontwikkelingen gaan snel en er moet daardoor ook snel, maar vooral zorgvuldig geschakeld worden tussen alle partijen. Interne en externe communicatie zijn op elkaar afgestemd. Intern (colleges, gemeenteraden) gaat voor extern. Ook in de externe communicatie wordt de juiste volgorde betracht: eerst direct betrokkenen zoals medewerkers GI’s, cliënten, Ministerie, JA, Inspecties, GI’s, daarna media.  Pro-actief, open en transparant communiceren op basis van feiten. Meenemen in proces en duiding geven over vervolg.  Woordvoeringslijn vooraf afstemmen met JB west, Intervence en het ministerie van J&V, met begrip en erkenning van elkaars rollen en verantwoordelijkheden. Zie bijlage 6 voor de communicatiekalender op 12 mei, woordvoeringslijn en persbericht.

Bijlagen: De juridische en financiële gevolgen van het onrechtmatig handelen worden door de adviseurs als zeer risicovol beoordeeld. Daarom is het advies om een aantal bijlagen, met bedrijfsgevoelige informatie als onderbouwing, als vertrouwelijk te behandelen. Dit betreft bijlagen 3 en 4. Proces rondom dit advies: Medewerkers van verschillende Zeeuwse gemeenten, de programmamanager Jeugd, de directeur van de Inkooporganisatie en de advocaat van de Inkooporganisatie hebben gezamenlijk in adviesgroepen de bouwstenen opgesteld die aan de basis van dit advies liggen. Planning Ambtelijke kopgroep: donderdag 6 mei 2021 Bestuurlijke kopgroep: vrijdag 7 mei 2021 Transformatieoverleg jeugd: maandag 10 mei 2021 Bestuurscommissie: woensdag 12 mei 2021

Bijlage 1. Business case Jeugdbescherming west Zeeland

Business case Jeugdbescherming west Zeeland April 2021

Raad van Bestuur Jeugdbescherming west 15 april Dit document is met veel zorgvuldigheid in een korte tijd tot stand gekomen. Gezien de aard van het document vragen wij uw terughoudend te zijn in het verspreiden (slechts op basis van ‘need tot know’). Dit document bevat geen contractuele verbindingen voor Jeugdbescherming west. Mochten er vragen zijn over de inhoud of de gebruikte uitgangspunten vragen wij u met ons contact op te nemen.

Inhoudsopgave Introductie en management samenvatting ......................................................... 3 1.1........Introductie ............................................................................................................................. 3 1.2........Waar staan we in het proces?................................................................................................ 4 1.3........Management samenvatting transitieperiode ........................................................................ 5 1.4........Managementsamenvatting contractering 2022 .................................................................... 6 1.5........Samenvatting van (strategische) risico’s................................................................................ 7 1.6........Afsluitend ............................................................................................................................... 8 2. Uitwerking business case ................................................................................. 10 2.1........Opbouw................................................................................................................................ 10 2.2........Financiële uitgangssituatie...................................................................................................

10 2.3........Nieuwe structuur door te kiezen voor bestuurlijke fusie .................................................... 11 2.4........Reguliere exploitatiekosten 2021 ........................................................................................ 12 2.5........Transitieplan ........................................................................................................................ 14 3. Exploitatie 2022 .................................................................................................. 17 3.1........Inleiding................................................................................................................................ 17 3.2........Ontwikkeling maatregelen in tijd ......................................................................................... 17 3.3........Toelichting op onze werkwijze ............................................................................................. 18 3.4........Samenwerking met de wijk- en jeugdteams ........................................................................ 20 3.5........Vaart in Veiligheid ................................................................................................................ 21 3.6........Samenwerking in inzet zorgaanbod .....................................................................................

22 3.7........Vitale organisatie/medewerkers.......................................................................................... 22 3.8........Concept-begroting 2022 ...................................................................................................... 23 4. Overige onderwerpen ........................................................................................ 26 4.1........Opstellen detailplannen van aanpak ................................................................................... 26 4.2........Belangrijkste strategische risico’s ........................................................................................ 28 4.3........Wie hebben we betrokken bij deze business case............................................................... 29 1.

Bijlagen: Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7

Financieel historisch perspectief 2015-2020................................................................. 30 Financiële positie per 31 december 2020 ..................................................................... 31 Mobiliteitsplan ........................................................................................................... 33 Overgang naar IT-infrastructuur JB west ...................................................................... 36 Vitaliteit personeel ..................................................................................................... 38 Toetsingskader inspectie ............................................................................................ 40 Toekomstige huisvesting (vertrouwelijke bijlage) ........................................................ 41

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

2

1. Introductie en management samenvatting 1.1. Introductie Op 12 februari jl. heeft Jeugdbescherming west het verzoek gekregen om een onderzoek uit te voeren naar een mogelijke overname van de activiteiten van de Stichting Intervence. Deze rapportage is een uitwerking van fase 1 van de aanpak van het transitieproces, zoals we hebben beschreven in onze brief van 11 september 20201. De reden dat wij op dit verzoek zijn ingegaan is dat wij graag willen dat Zeeland een robuuste jeugdbeschermingsorganisatie heeft. Dat de kwaliteit en het behoud van de professionals, waar Intervence de afgelopen jaren in heeft geïnvesteerd, wordt voortgezet, dat de gezinnen dezelfde professionals behouden en we daarmee de zorgcontinuïteit borgen en dat we de innovaties die in Zeeland gaande zijn, zoals Vaart in Veiligheid, verdiepen en continueren. Last but not least, de professionals van Intervence zijn getraind in dezelfde methodiek (Funtional Family Parole (FFP)) als JB west en dat betekent dat we methodisch aansluiten en elkaar kunnen versterken. De gehele business case is vanuit deze waarden opgesteld.

Deze uitwerking van fase 1 geeft een oplossing voor de Zeeuwse gemeenten om op structurele wijze te komen tot een kwalitatief goede en betaalbare regionale jeugdbeschermingsorganisatie die voor de dertien gemeenten zorgt voor de uitvoering van de jeugdbeschermings- en jeugdreclasseringsmaatregelen rondom kwetsbare jongeren en gezinnen. Het borgt daarnaast de blijvende kennisoverdracht naar de wijkteams ter voorkoming van verdere escalaties binnen de gezinnen. In dit plan worden bovengenoemde activiteiten (via een bestuurlijke fusie) ondergebracht bij Jeugdbescherming west. Hiermee halen de samenwerkende gemeenten ook landelijke kennis en expertise binnen en kunnen via een gemeenschappelijke ondersteuning kosten worden bespaard. Met dit plan zetten we een streep onder het verleden en maken we een nieuwe start. Niet alleen in financiële zin, maar ook met de regio oppakken van de problemen waar het feitelijk om draait: de gezinnen en jeugdigen die aandacht en zorg nodig hebben. Echter, alleen met een nieuwe naam, een nieuw logo en een nieuw bestuur verandert er nog niets. Het is niet aan ons om vast te stellen of dit het beste alternatief is.

In dit plan geven we geen uitgebreide analyse van het verleden, maar geven we vooral op basis van een financiële analyse een perspectief voor de toekomst waarbij we inzetten op:  Het behouden van de bestaande relatie tussen gezinnen en jeugdbeschermers.  Het maximaal faciliteren van de jeugdbeschermers zodat ze inhoudelijk ondersteund worden om op een vitale en kwalitatief hoogstaande wijze te kunnen werken en ontwikkelen. Je kunt immers pas voor een ander zorgen als je voor jezelf zorgt.  Het steeds doorontwikkelen van onze werkwijze en de samenwerking in de keten, zoals Vaart in Veiligheid. (Paragraaf 3.5)  Het met perspectief en behoud van de continuïteit van de ondersteunende functies; deze enerzijds ombouwen en anderzijds afbouwen en centraliseren. Zodat deze weer past bij het nieuwe perspectief en het volume aan werk.  Een goed, transparant en voorspelbaar financieel beheer.

1

Brief d.d. 11 september met ref 2020.699 RvB/NM inzake Reactie op GI-functie in Zeeland.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

3

De voorliggende business case past binnen de huidige afspraken en bedrijfsvoering zoals deze is uitgewerkt met onze bestaande inkoopregio’s. We zouden dan ook graag zien dat de dertien gemeenten in Zeeland aansluiten bij ons bovenregionale bestuurlijke netwerk zodat daar naast transparantie tussen alle partijen ook innovatieve ideeën met elkaar gedeeld kunnen worden.

1.2. Waar staan we in het proces? In genoemde brief van 11 september 2020 hebben wij aangegeven dat we in dit transitieproces onderstaande vier belangrijke stappen zien: 1. De financiële consequenties in beeld brengen op basis van een business case en een integraal stappenplan (periode van 6 weken na start formele opdracht). 2. Gezamenlijke uitwerking in deelplannen (periode van 6 weken na principe overeenstemming stap 1). 3. Implementatie binnen de bestaande organisatie. 4. Overdracht van verantwoordelijkheid welke samengaat met de wijziging van de naam Intervence naar Jeugdbescherming west Zeeland en vastlegging in nieuwe contractafspraken. Met het opleveren van deze business case hebben we stap 1 afgerond. Op dit moment zijn er vijf onderwerpen die mogelijk op een kritiek tijdpad liggen. Het gaat hierbij om de volgende onderwerpen:  De totale en bindende afspraken over de bestuurlijke fusie kunnen wat ons betreft pas plaatsvinden als wij voldoende zekerheid hebben over de aanbesteding en subsidieafspraken voor 2022 en volgende jaren. De ervaring leert dat dergelijke trajecten al snel een lange doorlooptijd hebben.  Het afstemmen van het mobiliteitsplan (als uitwerking van het sociaal plan) vraagt tijd met vakbonden, instemming van de OR en afstemming met de cliëntenraad. Hiervoor is minimaal zes weken nodig.

Dus dat vraagt besluitvorming vóór uiterlijk 15 mei om de beoogde fusiedatum van 30 juni 2021 te halen.  Er heeft zich een interessante onderverhuurder gemeld voor een belangrijk deel van leegstand in het pand in Middelburg. Besluitvorming moet voor 1 mei plaatsvinden.  Door het digitaliseren van de rechtspraak moet het huidige cliëntinformatiesysteem (IJ) voor 1 september omgezet zijn naar WIJZ. Hiertoe moeten we uiterlijk 1 juli starten met de conversie. Alternatieven zijn omslachtig in de uitvoering en niet wenselijk.  Mogelijke benodigde toestemming van het ACM en/of NZa voor de bestuurlijke fusie. Vooralsnog gaan we er van uit dat hiervan geen sprake van zal zijn omdat niet voldaan wordt aan de grootte criteria (totale omzet blijft onder de € 55 miljoen en Intervence heeft een omzet die lager is dan € 10 miljoen). In fase 2 zien we in ieder geval twee belangrijke toets momenten om deze business case verder te valideren:  We zullen onze externe jurist en fiscalist vragen om een juridische en fiscale due diligence uit te voeren om vast te stellen dat er geen materiële contractuele en andere juridische en fiscale2 risico’s aanwezig zijn bij Intervence.

Voor een dergelijk onderzoek is het van groot belang dat de benodigde documentatie en personen aan de zijde van Intervence snel en efficiënt beschikbaar zijn;  We geven u het advies om een onafhankelijke accountant te selecteren die, gegeven de afspraken die wij maken, zich een oordeel vormt over de eindbalans per 30 juni 2021. Wij 2

Fiscale risico's kunnen zijn gelegen in de vennootschapsbelasting, de omzetbelasting en de loonbelasting en werknemersverzekeringen, schenkbelasting en overdrachtsbelasting.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

4

merken op dat Intervence en Jeugdbescherming west gebruikmaken van hetzelfde accountantskantoor en partner.

Graag bespreken met we met u welke maatregelen en afspraken we op dit moment kunnen maken om deze risico’s te vermijden, op te lossen of te accepteren.

1.3. Management samenvatting transitieperiode Bij het realiseren van deze oplossing is Jeugdbescherming west zich ervan bewust dat het beschikbare geld voor de jeugdzorg als gevolg van opgelegde taakstellingen en andere beleidskeuzes bij alle gemeenten schaars is. Wij begrijpen dat de 13 gemeenten zicht willen hebben op een zinnige, waarde-gedreven en transparante besteding van middelen. Deze begrijpelijke behoefte van de gemeenten sluit, zonder zorgvuldige afstemming, niet zonder meer aan bij onze wens naar meer ruimte voor de professional, minder administratieve lasten en financiële weerbaarheid. Wij zien het als onze gezamenlijke verantwoordelijkheid om dit vraagstuk en de daarbij horende dilemma’s met elkaar, als GI en de gemeenten, op te pakken. Inrichtingskeuzes In de voorliggende business case hebben wij twee inrichtingskeuzes gemaakt. Indien er besloten wordt tot een andere keuze heeft dit invloed op de berekende bedragen en risico’s. 1. Gezien de bestuurlijke complexiteit van het op korte termijn verkopen van het pand aan de Roozenburglaan (Middelburg) hebben wij gekozen om dit pand voorlopig te behouden en noodzakelijk achterstallig onderhoud te gaan uitvoeren. 2.

We hebben, op basis van een afweging van vooral de risico’s voor cliënten en medewerkers, gekozen voor een bestuurlijke fusie en niet voor het oprichten en overdragen van activiteiten naar een nieuwe stichting. Om aanvullende zekerheid te krijgen op mogelijk onbekende juridische aansprakelijkheden zullen wij in fase 2 alleen een juridische en fiscale due diligence laten uitvoeren.

Graag bespreken we met u of u zich kunt vinden in bovengenoemde uitgangspunten rondom het pand en de keuze voor een bestuurlijke fusie.

Realiseren van synergievoordelen en berekenen verlies tot 31 december 2021 De belangrijkste overweging om de JB west groep te vragen deze overname te onderzoeken is gelegen in het feit dat wij een GI zijn met een grotere omvang. De JB west groep is in staat de indirecte kosten (overhead) te verlagen als gevolg van schaalvoordelen bij inkoop van algemene diensten en het gezamenlijk gebruik maken van een opgebouwde en bestaande kennis- en ITinfrastructuur. In paragraaf 2.2 berekenen we dat een besparing van circa € 1,2 miljoen op de kosten noodzakelijk is. Deze € 1,2 miljoen gaat in de business case gerealiseerd worden door:  Op het primaire proces een besparing te realiseren van circa € 0,2 miljoen doordat verzuim en verloop in 2022 berekend is op onze normen.  Een besparing op indirecte kosten te realiseren van € 1,0 miljoen welke in onderstaande tabel is samengevat. Business case Jeugdbescherming west Zeeland

5

Indirecte kosten (x €000)

2020

2022

Indirecte personeelskosten3 IT-integratie Huisvestingskosten (inclusief onderverhuur) Overige bedrijfskosten Subtotaal Verlies 2021 Totaal

1.333 718 201 432 2.684

860 326 189 271 1.646

Beoogde Besparing 473 392 12 161 1.038

Eenmalige kosten 360 635 250 267 1.512 952 2.464

tabel 1 Totaaloverzicht besparing indirecte kosten en te maken éénmalige transitiekosten

Overbrugging van lopende verliezen tot 31 december 2021 Omdat pas in de tweede helft van 2021 de eerste besparingen zichtbaar worden in de exploitatie hebben wij in paragraaf 2.2 berekend dat het verlies in 2021 lager zal zijn dan 2020, maar nog altijd circa - € 0,95 miljoen zal bedragen (- € 0,58 miljoen in periode januari – juni 2021 en - € 0,37 in periode juli – december 2021).

Graag krijgen we de bevestiging dat, in het verlengde van de overbruggingsovereenkomst, u dit verlies tot 30 juni 2021 zult afrekenen met de huidige organisatie (Intervence) en dat wij (Jbwest) volledig worden gecompenseerd voor de te maken transitiekosten en het verlies in de periode juli tot en met december 2021.

1.4. Managementsamenvatting contractering 2022 In hoofdstuk 3 geven wij u een beeld van de nieuwe GI Jeugdbescherming west Zeeland, zijnde de voortzetting van Stichting Intervence. Op basis van zowel inhoudelijke (beschikbaarheid in breed gebied) als financiële gronden (noodzakelijk volume om kosten te dekken) komen wij tot een vast omzetvolume van € 7,04miljoen, een niveau dat in 2022 past bij 54 fte jeugdbeschermers. Ondanks de besparing van € 1,2 miljoen in de directe en indirecte kosten blijft er vooral na integratie een risico aanwezig in de beheersing van de directe kosten. Bij een omzet van € 7,0 miljoen is de organisatie nog steeds zeer kwetsbaar voor risico’s als gevolg van verzuim, verloop en de beschikbaarheid van ervaren of op te leiden jeugdbeschermers. Deze risico's zijn niet in de regio zelf op te vangen. We hebben daarom een voorstel uitgewerkt om te komen tot een risicobuffer. Dit hadden we in de brief van 11 september 2020 ook al aangekondigd. Hiermee kunnen (kleine) schokken in de bedrijfsvoering opgevangen worden door de Stichting JB west Zeeland zelf. Wij willen daarom de volgende twee afspraken maken: - De tarieven voor de wettelijke maatregelen worden per 1 januari 2022 geharmoniseerd naar het niveau van de reeds geharmoniseerde tarieven in onze andere 4 inkoopregio's, inclusief een risico-opslag van 2%.

Deze risico-opslag is bedoeld om risico’s op te vangen en, als deze zich niet voordoen, te gebruiken om een extra risicobuffer op te bouwen. Deze 3

Circa € 200.000 van de van de beoogde besparing op indirecte personeelskosten was al eerder ingang gezet maar niet geëffectueerd doordat betreffende medewerkers langdurig ziek waren. 4 Welke wel jaarlijks wordt geïndexeerd in lijn met de OvA.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

6

-

geharmoniseerde tarieven gaan na de aanbesteding ook voor de andere gecertificeerde instellingen gelden in deze regio; Een beperkte start risicobuffer van 15% van de omzet (budgetratio conform één van de indicatoren in het onderzoek van de Jeugdautoriteit gebaseerd op de norm van het Waarborgfonds) per 1 juli 2021. Deze buffer is ook voor de systeemverantwoordelijke van belang om zekerheid te hebben dat de continuïteit van de wettelijke taak van een regionale GI-functie voor de gehele provincie met beperkt inwonersaantal zeker gesteld is.

Deze risicobuffers vormen één geheel met de gevraagde omzetgarantie van € 7,0 miljoen voor de jaren 2022 tot en met 2026 en moeten in combinatie worden bezien en niet als losstaande elementen.

Om de toekomstige financiële risico's te dekken willen wij over een periode van 5 jaar zekerheid over dit omzetniveau. De samenstelling daarvan over p x q (wettelijke taken) en een subsidiecomponent kan per jaar verschillen. Deze omzetgarantie voor de jaren 2022 tot en met 2026 is onderdeel van de door ons gevraagde risicobuffer en moet in samenhang worden gezien met de 2% risico-opslag in de tarieven en de start risicobuffer in het eigen vermogen (15% van de omzet).

Effect op resultaat 2022 Op basis van bovenstaande uitgangspunten hebben we het verwachte resultaat voor 2022 berekend. Daarbij hebben we er in de tarieven al (zie hoofdstuk 3) rekening mee gehouden dat we de geharmoniseerde tarieven van al onze regio’s hebben overgenomen en laten daarbij het effect van de 2% risico-opslag zien op de tarieven van de maatregelen. Opbouw verwacht resultaat (bedragen luiden in €000) Resultaat voor harmonisering Harmonisering Resultaat na harmonisering Risico-opslag 2% (voor met name directe kosten) Verwacht resultaat

2022 -32 68 36 118 154

In % omzet -0,5% 1,0% 0,5% 1,7% 2,2%

tabel 2 Opbouw verwacht resultaat

Graag bespreken wij met u dit scenario en mogelijke andere scenario’s. Waarbij, wat ons betreft, ook een afspraak gemaakt kan worden dat als er gedurende een periode minder risico’s zijn opgetreden en het vermogen boven een bepaald niveau komt wij dit verrekenen in de subsidie afrekening van het betreffende jaar.

1.5. Samenvatting van (strategische) risico’s In paragraaf 4.2 van dit document sluiten we af met een risicoanalyse (inclusief oplossingsrichtingen) op strategisch niveau en benoemen we alle partijen die wij hebben gesproken en betrokken hebben om tot afronding van deze fase te komen. Samengevat komen wij tot de volgende vijf risico’s:  Het risico dat bestaande begeleiding bij gezinnen/ jeugdigen van Stichting Intervence wegvalt. Business case Jeugdbescherming west Zeeland

7

   

Het risico dat we in de complexiteit van de regels afdwalen van de bedoeling. Het risico dat we als GI en gemeenten onvoldoende samenwerken en daarmee het gezamenlijk doel niet bereiken. Het risico dat we de vitaliteit van medewerkers uit het oog verliezen. Het risico dat we onduidelijk of onvoldoende communiceren over planning en besluitvorming.

Graag bespreken wij of u onze strategische risico’s herkent en of deze volledig zijn en hoe we samen bewaken dat we deze risico’s kunnen beheersen.

De positieve reacties en de feedback die wij hebben gekregen in alle gevoerde gesprekken maakt dat we nog steeds enthousiast zijn om dit proces tot een succesvol einde te brengen.

1.6. Afsluitend Recapitulerend gaat het hierbij dus over de volgende financiële injectie: (Bedragen x € 1 miljoen) Eenmalige transitiekosten Dekking verlies januari – juni Intervence Dekking verlies juli – december Stg Jbwest Zeeland Opbouw risicobuffer Totaal

Bijdrage in kosten 1,5 0,6 0,4 0,3 2,8

Risico buffer

1,0 1,0

Totaal 1,5 0,6 0,4 1,3 3,8

tabel 3 Samenvatting financiële injectie

Indien gekozen wordt voor de variant om het pand te verkopen vóór de bestuurlijke fusie met Jeugdbescherming west wijzigen deze cijfers. Zie hiervoor de nadere toelichting in bijlage 7.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

8

Op basis van de uitwerking van deze business case is het daarom nodig om met elkaar antwoord te geven op onderstaande vragen. # 1

Samenvatting vragen Graag bespreken we met u welke maatregelen en afspraken we op dit moment kunnen maken om een aantal risico’s die door tijdsdruk ontstaan kunnen vermijden, oplossen of accepteren.

2

Graag bespreken we met u of u zich kunt vinden in bovengenoemde uitgangspunten rondom het pand en de keuze voor de bestuurlijke overdracht.

3

Graag krijgen we de bevestiging dat, in het verlengde van de overbruggingsovereenkomst, u dit verlies tot 30 juni 2021 zult afrekenen met de huidige organisatie (Intervence) en dat wij (Jbwest) volledig worden gecompenseerd voor de te maken transitiekosten en het verlies in de periode juli tot en met december 2021.

4

Om de toekomstige financiële risico’s te dekken willen wij over een periode van 5 jaar zekerheid over een stabiel omzetniveau. De samenstelling daarvan over p x q (wettelijke taken) en een subsidiecomponent kan per jaar verschillen. Graag bespreken wij met u op welke wijze de noodzakelijke risicobuffer vormgegeven gaat worden.

5

6

Graag bespreken wij met u of u onze strategische risico’s herkent en of deze volledig zijn en hoe we samen bewaken dat we deze risico’s kunnen beheersen.

tabel 4: Samenvatting vragen

Deze business case is 1 maand geldig. Na 15 mei zullen wij opnieuw moeten bekijken of de uitgangspunten nog valide zijn. Indien deze datum niet gehaald wordt zullen wij de beoogde overgangsdatum ook van 30 juni moeten verschuiven naar 30 september. Daarnaast betreft dit document de afronding van fase 1 en moeten we gezamenlijk ook fase 2, zoals beschreven in hoofdstuk 4, doorlopen om te komen tot de contractuele overdracht.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

9

2. Uitwerking business case 2.1. Opbouw Dit hoofdstuk geeft een overzicht van alle stappen die we hebben genomen om uiteindelijk in 2022 te komen tot een kwalitatief en financieel beheersbare GI in Zeeland.

Startsituatie

Exploitatie 2021

Transitieplan

Exploitatie 2022

(par. 2.2)

(par 2.3)

(par 2.4)

(hfd 3)

Afbeelding 1 Fases in business case

We hebben er op dit moment voor gekozen om voor de berekeningen de feitelijke overgangsdatum van 30 juni 2021 te kiezen. In onze onderliggende modellen is het mogelijk om dit te verschuiven naar bijvoorbeeld 30 september of 31 december 2021. Onze doelstelling is om de transitie- en overbruggingsfase zo kort mogelijk te houden teneinde een voortzetting van de huidige verliesgevende situatie zo beperkt mogelijk te houden en zo snel mogelijk tot een financieel stabiele situatie te komen.

2.2. Financiële uitgangssituatie Historisch perspectief In bijlage 1 van dit document hebben wij de jaarrekeningen van Intervence over de jaren 2015 – 2020 naast elkaar gezet. De daaruit afgeleide ontwikkeling van exploitatie, resultaat en weerstandsvermogen in miljoenen wordt zichtbaar in onderstaande grafieken. Resultaat 1,0 0,5 (0,5) (1,0) (1,5) (2,0)

Exploitatie 12,5 Na extra bijdrage IJZ

10,0 7,5

Opbrengst

5,0 2,5 -

Dir personeel

15 16 17 18 19 20 grafiek 1

Indirecte kn

Weerstandsvermogen 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 (0,5)

15 16 17 18 19 20 grafiek 2

Norm 15%

15 16 17 18 19 20 grafiek 3

In grafiek 1 is zichtbaar dat vanaf 2017 een structureel verlies van circa € 1,2 miljoen per jaar is geleden door Intervence. De incidentele instandhoudingsbijdrage in 2019 (€ 0,8 miljoen) en 2020 (€ 0,6 miljoen) vanuit IJZ waren niet toereikend om een verlies volledig te dekken. In grafiek 2 wordt zichtbaar dat alleen de directe kosten (via sturing op caseload) hebben meebewogen met de (dalende) omzet. Door de lagere omzet in combinatie met de gelijkblijvende (door incidentele posten zelfs een licht stijgende) indirecte kosten is er een structureel verlies ontstaan. Daarmee wordt zichtbaar in grafiek 3 dat het weerstandsvermogen jaarlijks steeds verder gaat afwijken van de norm van 15% van de omzet en in 2020 (- € 0,3 miljoen) zelfs negatief wordt.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

10

De opdracht waar we gezamenlijk voor staan is een scenario uit te werken in de vorm van een bestuurlijke fusie met een grotere GI waarmee schaalvoordelen (minimaal € 1,2 miljoen) kunnen worden gerealiseerd met behoud van de lokale verbinding en noodzakelijke centrale ondersteuning zodat een regionale GI-functie in Zeeland in stand kan worden gehouden. Vergelijking met kostprijsnormen Sinds het uitgevoerde kostprijsonderzoek door Berenschot (juni 2018) volgen wij (Jeugdbescherming west) jaarlijks de opbouw en ontwikkeling in onze kostprijs (exclusief risico- en vermogensopslag). Als we deze kostprijsnorm doorrekenen op het omzetniveau 2015 en 2020 van een zelfstandig Intervence wordt direct zichtbaar dat er door de omzetdaling € 1,2 miljoen dekkingsverlies is ontstaan op de indirecte kosten. Bedragen x € 1 miljoen Omzet Directe personele kosten Sub totaal Indirecte personele kosten Indirecte overige kosten (+ afschr. kosten)

Norm In % 100,0 % 70,6 % 29,4 % 13,8 % 15,6 % 0,0 %

Vergelijking 2015 Norm Werk Afwijk 10,5 10,5 0,0 7,4 6,8 0,6 3,1 3,7 0,6 1,4 1,2 0,2 1,7 2,0 -0,3 0,0

0,5

0,5

Vergelijking 2020 Norm Werk Afwijk 6,6 6,6 0,0 4,7 4,6 0,1 1,9 2,0 0,1 0,9 1,3 -0,4 1,0 1,9 -0,9 0,0

-1,2

-1,2

tabel 5 Opbouw kostprijs in procenten

Niveau indirecte kosten De indirecte personeelskosten van een GI kennen een ondergrens die niet afhankelijk is van een bepaald omzetniveau. Relatief (hoogopgeleide) deskundigen zijn nodig omdat, naast het normenkader dat het Keurmerkinstituut (KMI) toetst, een GI aan strikte (wettelijke) eisen moet voldoen. Denk bij de bedrijfsprocessen aan informatiebeveiliging volgens NEN 7510, AVG, ARBO, CAO, Wet Poortwachter en CBS-rapportages en bij de financiële aspecten aan BW 2 Titel 9 inzake jaarverslag en jaarrekening, DIGIMV, Governance Code zorg, aanbestedingsregels, Wet UBO, CBScijfers. Daarnaast is het noodzakelijk dat de jeugdbeschermers worden ondersteund bij opleiding, intervisie, juridische zaken, vermogensbeheer van pupillen, omgang met social media, omgang met agressie, mediation, klachtenbemiddeling en bij tuchtzaken van het SKJ. Al deze noodzakelijke functies vragen een diversiteit aan (relatief hoogopgeleide) deskundigheid ter ondersteuning van onze professionals in het primaire werkveld. Besparing op overige indirecte kosten is voor een GI alleen mogelijk door schaalvoordelen te realiseren bij inkoop en hier het voordeel te hebben dat bepaalde vaste kosten niet afhankelijk zijn van een zeker omzetniveau.

2.3. Nieuwe structuur door te kiezen voor bestuurlijke fusie In onze business case gaan we ervan uit dat de Stichting Intervence door een wisseling van Raad van Bestuur en Raad van Toezicht en daaropvolgende statutenwijziging onderdeel wordt van Jeugdbescherming west. De daar onder vallende stichtingen zijn zelfstandige entiteiten en worden door de wet als groep beschouwd omdat er sprake is van één Raad van Bestuur en één Raad van Toezicht.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

11

Jeugdbescherming west

Jeugd bescherming

Jeugdbescherming

Jeugbescherming west

Jeugbescherming

west

west

west

Haaglanden

Zuid Holland

Beleid & Bedrijfsvoering

Zeeland

Figuur 1 Overzicht juridische structuur

Al onze stichtingen zijn recent vrijgesteld van vennootschapsbelasting omdat aangetoond is dat er geen winststreven is. De fiscale eenheid voor btw zal worden uitgebreid met Jeugdbescherming west Zeeland. Alle beleid- en bedrijfsvoeringsactiviteiten worden uitgevoerd in een aparte (bestuurs)stichting en op basis van de omzet worden deze kosten met vaste percentages doorbelast aan de uitvoerende stichtingen. Medewerkers hebben een arbeidscontract per stichting. Er wordt op het niveau van Jeugdbescherming west één jaarverslag en één geconsolideerde jaarrekening uitgebracht naast het feit dat iedere stichting zijn eigen jaarrekening met accountantsverklaring heeft. De verschillende gevolgen van een bestuurlijke fusie ten opzichte van het oprichten van een nieuwe stichting (waarna activiteiten via een zogenaamde activa-passiva transactie worden overgedragen) hebben wij onderstaand op een rij gezet: Bestuurlijke fusie met bestaande entiteit  Geen effect voor gezinnen (rondom afgegeven beschikkingen rechtbank)  Arbeidsrechtelijk blijft al het personeel in dienst en moet conform CAO zelfstandig mobiliteitsplan worden gemaakt.  Wat langere transitieperiode nodig als contracten niet opgezegd kunnen worden.

Oprichten en overdragen  Juridisch vraagstuk of alle beschikkingen in bulk gemandateerd moeten worden of dat deze een voor een omgezet moeten worden.  Nemen alleen beschreven risico’s over de rest blijft achter in oude Stichting. Dit vraagt minder onderzoek maar meer juridische beschrijving van feiten.  Snel “opnieuw” beginnen. Want niet bruikbare verplichtingen blijven achter.  Extra kosten faillissement (curator) afbouw en direct nemen van verliezen (bijv. bij niet overnemen eigendom pand).  De bestaande stichting verdwijnt na faillissement en er berust bij de gemeente dan een (juridische) verplichting de resterende schulden af te financieren. Bij overname zijn daar aanvullende afspraken voor nodig zodat anderen niet benadeeld worden.

2.4. Reguliere exploitatiekosten 2021 De maatregelen die in paragraaf 2.5 beschreven zijn moeten ervoor zorgen dat het verlies per maand gaat afnemen naar een licht positief resultaat in 2022. Onderstaand is zichtbaar hoe de indirecte kosten vanaf 1 juli gaan afnemen.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

12

Intervence

juli - sept

okt-dec

133 96

80

JAN

F EB R

MRT

94

APR

100 72

MEI

J UN I

87

J UL I

82

AUG

90

S EP T

48

36

33

OKT

NOV

D EC

tabel 6 Maandelijks geprognotiseerd verlies (hogere verlies in februari komt door minder productie dagen)

(bedragen X €000) Operationeel verlies Gemiddeld per maand

Prognose jan – juni 575 96

Prognose juli -sept 259 86

Prognose okt-dec 118 39

Totaal 2021 952

tabel 7 Resultaatontwikkeling per fase in 2021

We hebben op basis van ons financiële model een prognose gemaakt van resultaat over 2021. Deze hebben we voor de periode januari – februari getoetst bij de financiële administratie van Intervence. We zien over 2021 een lichte daling van de kosten in de periode juli – sept, maar pas na oktober wordt de daling zichtbaar door het mobiliteitsplan. Het effect van de IT-besparing wordt pas echt zichtbaar in 2022. In deze exploitatie voor het eerste halfjaar is uitgegaan van:  Een stabiele ontwikkeling van wettelijke maatregelen in combinatie met een lineaire afname van de preventieve maatregelen van 104 in januari naar 79 in juni waarmee de reguliere p x q financiering door IJZ als opbrengst is afgenomen.  De formatie is conform onze normen gecorrigeerd voor een hoger verzuim (8% i.p.v. 4,65%) voor zover dit niet in de voorziening langdurige zieken is opgenomen. Alsmede een hoger verloop van jeugdbeschermers (15% in plaats van onze norm van 10%).  De huidige verplichtingen rondom IT, facilitair en overige bedrijfsvoering voor zowel het personeel als externe verplichtingen conform de indeling van Intervence. Kostensoort (x €000) Opbrengsten5 Directe personeelskosten Indirecte personeelskosten Overige directe kosten Cliëntgebonden kosten Algemene bedrijfskosten + rente lasten Afschrijving materiële vaste activa Resultaat

Prognose jan -juni 3.212 2.300 553 150 82 630 72 3.787 -575

Ref 50 % 2020 3.305 2.327 634 138 81 651 84 3.915 -610

tabel 8 Berekening van de exploitatiekosten jan – juni

5

In de opbrengsten vergelijking 2020 is geen rekening gehouden de extra bijdrage van de gemeente van € 606.000 x 50%.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

13

2.5. Transitieplan Met de start van Jeugdbescherming west Zeeland start ook de fase van integratie in het kwaliteitsmanagementsysteem en de bedrijfsvoering van de afdeling Beleid & Bedrijfsvoering van Jeugdbescherming west. Dit is in deze fase vormgegeven middels een mobiliteitsplan, een ITintegratieplan, een huisvestingsplan en overige inkoopbesparingen. De integratie van het kwaliteitsmanagementsysteem volgt in de daarop volgende fase. Onderstaand is zichtbaar dat een besparing van € 1,0 miljoen mogelijk is. Indirecte kosten

2020

2022

Indirect personeelskosten6 IT-integratie Huisvestingskosten (inclusief onderverhuur) Overige bedrijfskosten Sub totaal

1.333 718 201 432 2.684

860 326 189 271 1.646

Beoogde Besparing 473 392 12 161 1.038

Eenmalige kosten 360 635 250 267 1.512

tabel 9 Besparingsmogelijkheden op indirecte kosten.

Mobiliteitsplan (afname indirecte formatie) Met de overname van Intervence door JB west zal de organisatiestructuur van Intervence worden aangepast naar het model van JB west. De nieuwe organisatiestructuur zal geen impact hebben op de ondersteuning en begeleiding van gezinsmanagers/jeugdbeschermers en gedragsdeskundigen/gedragswetenschappers. In bijlage 3 zijn de contouren van het mobiliteitsplan uitgewerkt waarbij in tabel 24 is berekend dat er jaarlijks € 473.000 bespaard wordt op de indirecte formatie. Hiertoe worden de functies van zes (met name management) medewerkers opgeheven. De betreffende activiteiten worden overgenomen door bestaande functies bij B&B van JB west. Om dit plan uit te voeren is een éénmalige investering nodig zoals berekend in Tabel 25 van € 360.000. We hebben de hoofdlijnen van het mobiliteitsplan overlegd met de vakbond FNV en ze kunnen zich daar goed in vinden. Doordat al geanticipeerd is om nieuwe medewerkers alleen een tijdelijk contract te geven blijft het aantal gedwongen ontslagen beperkt. We bieden daarnaast een vijftal medewerkers een gelijke baan aan bij JB west. We moeten dan alleen gedwongen afscheid nemen van drie RvB/MT leden. Deze zijn ieder door ons op de hoogte gesteld en begrijpen deze keuze. Overgang naar IT-infrastructuur van JB west Met de overgang naar JB west zal ook de gehele IT-infrastructuur overgaan naar JB west.

We hebben vastgesteld dat er op dit moment de overgang van cliëntregistratiesysteem IJ/GGW naar nieuw (landelijk systeem) WIJZ is bevroren en dat er ook achterstanden zijn in vervangen van laptops en dergelijke. In bijlage 4 hebben we het IT-integratieplan uitgewerkt. Na afronding van het plan kunnen alle medewerkers van Intervence tijd- en plaats-onafhankelijk werken in de beveiligde infrastructuur van JB west. Deze infrastructuur wordt eind van 2021, mede ondersteund door FOX IT en Microsoft Nederland, voorgedragen voor een externe NEN 7510-certificering. Daarmee voldoet deze omgeving aan de hoge kwaliteitseisen zoals voorgeschreven door de Inspectie (IGJ), Jeugdzorg Nederland en Ministerie van VWS. 6

Circa € 200.000,- van de beoogde besparing op indirecte personeelskosten was al eerder ingang gezet maar niet geeffectueerd doordat betreffende medewerkers langdurig ziek waren.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

14

In Tabel 26 van deze bijlage hebben we een samenvatting opgenomen van de noodzakelijke investerings- en transitiekosten ad € 480.000. Daarbij hebben wij ook vastgesteld dat we van de in de balans opgenomen post ad € 196.000 in verband met de overgang van het cliëntregistratiesysteem IJ naar WIJZ € 155.000 in één keer moeten afschrijven. Met de eenmalige investerings- en transitiekosten kan een besparing van € 392.000 worden gerealiseerd per jaar. Jeugdbescherming west neemt de systeembeheerder van Intervence over maar de tijdelijke medewerker automatisering niet. Onderdeel (bedragen x €000) Inhuur persoon Inzet personeel B&B Generieke licenties Applicatie licenties WIJZ jaarlijkse bijdrage Sub totaal Lease/ afschrijvingskosten IT Totaal

2020

2022

Besparing

240 0 176 123 109 648 70 718

10 100 40 40 83 273 53 326

230 -100 136 83 26 375 17 392

tabel 10 Besparing op de reguliere ICT kosten

De besparing wordt gerealiseerd door het niet inhuren van expertise bij derden en schaalgrootte waarbij in veel licenties na een basisbedrag staffels worden gehanteerd. Huisvesting In de vertrouwelijke bijlage 77 hebben we voor het eigendomspand in Middelburg het scenario uitgewerkt van het wel of niet overnemen van het pand. We hebben in de business case het minst complexe scenario uitgewerkt, dat we het pand meenemen en achterstallig onderhoud gaan uitvoeren. Het alternatieve scenario is dat wij geen eigenaar worden en dat het pand voor de bestuurlijke fusie is afgerond, is verkocht. Dit alternatieve scenario heeft een beperkt positief effect op onze exploitatie, maar betekent wel een materiële verbetering van het vermogen en de liquiditeit. Overzicht van effecten (bedragen x €000) Verbetering vermogenspositie Verbetering liquiditeitspositie Eenmalige transitiekosten

Pand niet naar JB west 566 711 Pm

Pand wel in overdracht 0 0 250

Structurele exploitatiekosten

168

156

tabel 11: Samenvatting scenario keuzes eigendom pand in Middelburg

In de bijlage geven wij ook aan dat het in beide scenario’s financieel verstandig is om op korte termijn zaken te doen met een partij die graag een aanzienlijk deel wil huren voor een periode van 2 tot 3 jaar. Overige bedrijfskosten Op deze kosten posten kan ook synergie worden gehaald in abonnementen, accountant en advieskosten. We schatten in dat deze synergie pas in 2022 gerealiseerd kan worden. We hebben op

7

In verband met mogelijke strategische informatie voor mogelijke kopers en onder huurders is deze bijlage als vertrouwelijk bestempeld en geen standaard onderdeel van de business case.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

15

dit moment nog geen aanpassing gedaan in het telefooncontract. Dit is een langjarig contract waarbij ook goed gekeken moet worden naar dekking van bereik in de regio8. Onderdeel (bedragen x €000) Telefoonkosten (+data) Accountant Advieskosten Overige kosten Totaal

2020 Intervence 168 57 51 155 431

2022

Besparing

115 15 0 141 271

53 42 51 14 160

tabel 12 Besparing over overige bedrijfskosten en indirecte personeelskosten.

In de telefoonkosten 2020 zit ook de aanschaf van nieuwe devices en eenmalige extra data kosten in verband met Corona. Onder de overige kosten zijn onder andere de volgende categorieën opgenomen: porti, kantoorbenodigdheden, copiers, verzekeringen, leden bijdrage Jeugdzorg Nederland en cliëntenraad opgenomen. Uitvoering transitieplan Om de gehele transitie ook in goede banen te leiden is het ook noodzakelijk dat er budget beschikbaar is om dat uit te voeren. Op basis van onze huidige inschatting hebben we de volgende kosten begroot. Onderdeel (bedragen x €000) Implementatie bestuurlijke fusie Training driehoek (zie paragraaf 3.3) Advies en onvoorziene kosten

€ 117 50 100 267

tabel 13: Overige transitiekosten

8

Wordt meegenomen in vervolg onderzoek.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

16

3. Exploitatie 2022 3.1. Inleiding In het jaar 2022 realiseren we met de genoemde transitie naar de stichting Jeugdbescherming west Zeeland een stabiele, financieel onafhankelijke gecertificeerde instelling, die onderdeel uitmaakt van de Jeugdbescherming west groep. De JB west groep bestaat verder uit stichting Jeugdbescherming west Haaglanden (GI), stichting Jeugdbescherming west Zuid-Holland (GI) en stichting Jeugdbescherming west Beleid & Bedrijfsvoering (ondersteunende diensten). Een GI wordt van overheidswege gecertificeerd om maatregelen in het kader van de jeugdreclassering en jeugdbescherming te mogen uitvoeren. Een GI is derhalve géén jeugdhulpaanbieder en géén private zorgpartij die op een markt actief is. Wij interveniëren en begeleiden in opdracht van de gemeenten gezinnen in situaties die gaan over de acute en blijvende veiligheid van kinderen. Dit is een maatschappelijke opdracht die is ingebed in een juridische opdracht van de rechter. We vinden het voor het realiseren en vasthouden van de veiligheid belangrijk dat de gemeentelijke wijkteams als procesregisseur voor het geheel betrokken blijft tijdens onze aanpak. Wij delen onze expertise actief zodat we gezamenlijk op tijd zicht hebben op de veiligheid van kinderen en escalaties voorkomen kunnen worden. Daarnaast adviseren wij de gemeenten over passend zorgaanbod.

Dat doen wij vanuit de overtuiging dat door vroeg ingrijpen met de juiste aanpak onveilige situaties voor kinderen voorkomen worden.

3.2. Ontwikkeling maatregelen in tijd Overzicht ontwikkeling maatregelen 2015- 2022 In de onderstaande tabel wordt de ontwikkeling weergegeven van de door Intervence uitgevoerde of uit te voeren maatregelen als gemiddelde van het aantal jeugdigen van de Zeeuwse gemeenten over de periode 2016 tot en met 2020, aangevuld met onze prognose voor 2021 en 2022 zoals opgenomen in de business case: Maatregel Preventieve JB OTS < 1 jaar OTS > 1 jr. Voogdij Reguliere JR Totaal

2016 499 166 155 196 91 1.107

2017 411 151 184 200 95 1.040

2018 379 158 199 188 93 1.017

2019 246 144 217 178 94 879

2020 150 137 216 165 88 756

2021* 74 173 216 160 82 705

2022* 182 222 160 82 646

tabel 14: ontwikkeling maatregelen over de periode 2015-2022 Inkoopregio Zeeland (*onze prognose)

In de afgelopen zes weken van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat er in de regio weinig direct beschikbare managementinformatie voor ons beschikbaar is over de ontwikkeling van maatregelen. Derhalve zijn wij in onze business case uitgegaan van een redelijk stabiele ontwikkeling van het aantal wettelijke maatregelen en hebben we geen preventieve zaken meer opgenomen vanaf 1 januari 2022.

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

17

In fase 2 van het onderzoek willen we dit graag verder met IJZ uitwerken en daarbij antwoord krijgen op de volgende vragen: - Kan er op basis van de ontwikkeling van alle GI inzet over de afgelopen 5 jaar een prognose worden gemaakt voor de komende jaren? - Wat is de veiligheidsstatus van alle preventieve zaken die de afgelopen maanden zijn overdragen aan de wijkteams? - Zijn er wachtlijsten bij ketenpartners en hoe spelen we daar gezamenlijk op in? - Hoe ontwikkelt zich de productie bij de andere GI’s die werkzaam zijn in de provincie Zeeland? Om met elkaar effectief wachtlijstvrij te kunnen werken is het noodzakelijk dat de organisaties in de jeugdzorgketen goed op elkaar aansluiten en informatie hierover altijd actueel is.

3.3. Toelichting op onze werkwijze Onze werkwijze Als GI hebben wij continu zicht op de veiligheid van de kinderen en handelen in geval van onveiligheid. We gaan daarbij uit van de kansen en mogelijkheden van kind(eren) en hun ouders en omgeving. De Gezinsgerichte Aanpak (GGA) is onze werkwijze voor casemanagement ten behoeve van gezinnen waar kinderen onveilig opgroeien en waarvan de ouders niet kunnen of (nog) niet willen veranderen, ongeacht of er sprake is van een jeugdbeschermings- of jeugdreclasseringsmaatregel of preventieve inzet. Binnen de GGA werkt de jeugdbeschermer altijd met Functional Family Parole (FFP). In de onderstaande afbeelding wordt deze werkwijze weergegeven. Centraal hierbij staat altijd het kind met onze missie ‘ieder kind blijvend veilig’. De methode bestaat uit 3 fases en wij werken hieraan volgens onze 9 principes.

Afbeelding 2 Werkwijze JB west Meer informatie; https://jeugdbeschermingwest.nl/wie-zijn-wij/onze-werkwijze/

Business case Jeugdbescherming west Zeeland

18

Onze inrichting van het primaire proces Alle uitvoerende teams bestaan bij voorkeur uit 8 tot 10 jeugdbeschermers (gemiddeld 9 fte). Zij worden begeleid en ondersteund door een teammanager, een gedragswetenschapper en een gespreksbegeleider. Zij geven met de jeugdbeschermers, volgens onze methodiek, uitvoering aan de begeleiding van de gezinnen. Dit wordt de driehoek genoemd. Voor zowel de teammanager als de gedragswetenschapper geldt dat zij 2 basisteams aansturen en begeleiden. De ervaring leert dat de kwaliteit van de casuïstiekbespreking samenhangt met het inregelen van deze duurzame driehoek. Als de driehoek niet intact is zien we dat meestal direct terug in de kwaliteit van het uitgevoerde werk. De teammanager, de gedragswetenschapper, de gespreksbegeleider en de jeugdbeschermers hebben ieder een eigen rol in de wekelijkse casuïstiekbesprekingen. De teammanager faciliteert en bewaakt het proces (het “waarom”) en is onder andere verantwoordelijk voor de planning van de wekelijkse casuïstiekbesprekingen en de agenda van de te bespreken zaken. De gedragswetenschapper zorgt er in de casuïstiekbespreking voor dat de veiligheid besproken wordt, zowel de acute als de blijvende veiligheid.

Verder brengt de gedragswetenschapper zijn of haar aanvullende expertise in om te komen tot een goede probleemanalyse (het “wat”):  Wat is het gezinspatroon en wat zijn mogelijke onderliggende factoren die het patroon in stand houden?  Wat zijn de (mogelijke) onderliggende factoren die het gedrag verklaren?  Wat is er nodig om tot een relevante diagnose (doorverwijzen) van relevante problematiek te komen en welke hulpverlening sluit hierbij aan? De gespreksbegeleider, een rol die door één van de jeugdbeschermers uitgevoerd wordt, ondersteunt de eigen teamleden in de toepassing van de instrumenten van FFP in concrete situaties (het ‘hoe’). De gespreksbegeleider is de supervisor op het methode integer handelen volgens de gezinsgerichte aanpak en FFP. Aanvullend hierop heeft JB west de rol ‘begeleider persoonlijke ontwikkeling’, die is belegd bij een jeugdbeschermer. Deze rol richt zich op de persoonlijke ontwikkeling van nieuwe, startende en relatief onervaren jeugdbeschermers en staat los van de methode. Overgang van Intervence naar JB west Intervence werkt met de methode ‘generiek gezinsgericht werk’ en de medewerkers zijn getraind in FFP. Deze methode en werkwijze sluit aan bij de gezinsgerichte aanpak waar JB west mee werkt. Bij Intervence zijn er in de afgelopen jaren wel een aantal wijzigingen doorgevoerd in de structuur die van belang is bij deze methode.

Deze wijzigingen zijn onder andere voortgekomen vanuit de beschikbaarheid van professionals (managers) en financiële argumenten. Concreet betekent dit dat bij Intervence de regiomanager niet aansluit bij de casuïstiek. De rol van de manager als voorzitter, procesbegeleider en ten aanzien van het “waarom” van de methode, wordt door andere deelnemers ingevuld of niet vormgegeven. Dit verschilt in de huidige situatie per team. De genoemde driehoek ter ondersteuning en borging van de kwaliteit in de teams, wordt vormgegeven door de gedragsdeskundige, de supervisor en de werkcoach. De rol gespreksbegeleider wordt bij Intervence supervisor genoemd. De rol van supervisor bij Intervence heeft slechts wat kleine verschillen met die van gespreksleider bij JB west (vooral door de afwezigheid van de teammanager bij de casuïstiek en in de voorbereiding).